Příloha č. 6 Pravidla pro zajištění přístupu k informacím (dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím ve znění pozdějších předpisů)
Obsah: strana 1. Úvod 3 2. Základní pojmy 3 3. Poskytování informací 3 4. Zveřejňování informací 3 5. Způsob a rozsah zveřejnění informací (formy) 3-4 6. Ochrana údajů 4 7. Omezení práva na informace 4 8. Povinnosti a postup při vyřizování žádostí o poskytnutí informace 4-6 9. Odvolání 6-7 10. Stížnost na postup při vyřizování informace 7 11. Sazebník úhrad 7 12. Zpracování výroční zprávy 7 13. Závěrečná ustanovení 8 Přílohy: Příloha č. 1 Příloha č.2 Příloha č. 3 Povinně zveřejňované informace Vzor žádosti o poskytnutí informace Sběrač 2
I. Úvod Pravidla upravují organizační a procedurální otázky pro realizaci zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon), v podmínkách Městského úřadu ve Stráži pod Ralskem. II. Základní pojmy 1. Informací pro účely těchto pravidel se rozumí jakýkoliv obsah nebo jeho část v jakékoliv podobě, zaznamenaný na jakémkoliv nosiči, zejména obsah písemného záznamu na listině, záznamu uloženého v elektronické podobě. 2. Žadatelem pro účel těchto pravidel je každá fyzická i právnická osoba, která žádá o informaci. III. Poskytování informací Město Stráž pod Ralskem (dále jen město) poskytuje informace žadateli na základě žádosti nebo zveřejněním. IV. Zveřejňování informací Město jako povinný subjekt dle 2 odst.1 zákona je povinno zveřejňovat dle 5 zákona tyto informace (příloha č. 1): 1) informace o městě jako právnické osobě; 2) organizační strukturu městského úřadu; 3) možnosti podávání opravných prostředků proti rozhodování odborů městského úřadu a dalších orgánů města; 4) postup při vyřizování všech žádostí, návrhů a jiných dožádání občanů, včetně lhůt, které je třeba dodržovat; 5) přehled nejdůležitějších předpisů; 6) sazebník úhrad za poskytování informací; 7) výroční zprávu o poskytování informací za předchozí kalendářní rok (viz bod č. 12 pravidel). Ostatní informace, které město zveřejňuje, jsou usnesení Rady města a Zastupitelstva města, platné obecně závazné vyhlášky a pravidla, rozpočet města na příslušný kalendářní rok, záměry obce převést nemovitý majetek a pronajmout nemovitý majetek, aktuální pořadník pro přidělování bytů. Ostatní informace jsou zveřejňovány dle rozhodnutí orgánů města a vedoucích pracovníků městského úřadu v rámci kompetencí vymezených zákonem o obcích, jednacím a organizačním řádem pro činnost komisí a organizačním řádem městského úřadu. V. Způsob a rozsah zveřejňování informací Město zveřejňuje informace těmito způsoby: 1. na úřední desce; 3. v městském zpravodaji Varta; 4. na jednotlivých odborech městského úřadu; 3
5. na sekretariátu městského úřadu; 6. způsobem umožňujícím dálkový přístup (webové stránky města); VI. Ochrana údajů Zveřejňování a poskytování některých údajů může být vyloučeno, případně omezeno. Děje se tak jen za dodržení podmínek stanovených zákonem, zejména: 1. Ochrana utajovaných skutečností Jako informace spadající do režimu utajovaných skutečností dle 7 zákona jsou považovány informace takto označené v seznamu utajovaných skutečností. Za stanovení a označení příslušného stupně utajení v podmínkách městského úřadu zodpovídá dle 2 odst. 9 zákona č. 148/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů tajemník městského úřadu. 2. Ochrana osobních údajů Osobní údaje, které se nezveřejňují, ani neposkytují, jsou zejména osobní data fyzických osob vedená v informačních systémech dle zákona č. 256/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, (především rodná čísla), informace vypovídající o soukromí občanů a další údaje, které by mohly narušit právo na ochranu osobnosti, přičemž není podstatné, zda se jedná o údaje sdělené žadatelem, jinou osobou nebo získané v rámci správního řízení. 3. Ochrana obchodního tajemství Údaje sdělené uchazeči o veřejné zakázky při podávání nabídek v rámci všech způsobů zadávání dle zákona č. 199/1994 Sb., ve znění pozdějších předpisů, jsou považovány za obchodní tajemství pouze v tom případě, že je za obchodní tajemství uchazeči v nabídkách výslovně označí. 4. Ochrana údajů o majetkových poměrech Jako důvěrné údaje o majetkových poměrech občanů jsou považovány zejména údaje zjištěné při správě místních poplatků, pokut, nákladů řízení, při vymáhání nedoplatků a exekučním řízení, při řízení o poskytování dávek sociální péče. Rovněž se nezveřejňují údaje uvedené žadateli při přidělení bytu pro hodnocení naléhavosti bytové potřeby. VII. Omezení práva na informace Město omezuje práva na informace v souladu se zákonem, které se vztahují výlučně k vnitřním pokynům a personálním předpisům. Dále je v souladu se zákonem omezena informace, která vznikla při přípravě rozhodnutí, pokud zákon nestanoví jinak. To platí jen do doby, kdy se příprava ukončí rozhodnutím ( 11 zákona). VIII. Povinnosti a postup při vyřizování žádostí o poskytnutí informace Žádost o poskytnutí informace lze podle 13 zákona podat ústně nebo písemně. 4
1. Ústně a telefonicky podané žádosti a) Zaměstnanec sekretariátu sdělí žadateli, kde požadovanou informaci dostane. Ústně a telefonicky podané žádosti vyřizují volení zástupci, vedoucí zaměstnanci i ostatní zaměstnanci městského úřadu a městské policie v rámci své působnosti dané Organizačním řádem, na základě pokynu vedoucího zaměstnance. b) Informace pro tisk a ostatní sdělovací prostředky podává pouze starosta nebo místostarosta nebo osoba pověřená starostou nebo místostarostou. c) V případě, že nebude žadateli na ústně podanou žádost informace poskytnuta, nebo bude-li žadatel považovat poskytnutou informaci za nedostačující, je třeba podat žádost písemně. 2. Písemně podané žádosti Žádost je podána dnem, kdy ji městský úřad obdržel. Není-li zřejmé, komu je určena a že se žadatel domáhá poskytnutí informace dle zákona a neobsahuje-li adresu pro doručení není žádostí dle zákona. a) Písemně (stejně tak prostřednictvím faxu a internetu) podané žádosti jsou přijímány na podatelně (dle spisového řádu) a předány na sekretariát (vzor žádostí příl. č. 2), kde jsou centrálně zaevidovány. Žádosti podané jinde (na služebně městské policie, v organizacích apod.) jsou bezprostředně předány na podatelnu. b) Zaměstnankyně sekretariátu vede rejstřík žádostí o písemné informace. Po zapsání do rejstříku předloží žádost tajemníkovi, který určí zpracovatele informace. c) Zaměstnankyně sekretariátu vyplní na formuláři (příloha č. 3) datum převzetí a předá určenému pracovníkovi (zpracovateli) k doplnění a vyřízení. d) Zpracovatel na formuláři doplní předpokládanou cenu za informaci, termín zhotovení a vrátí zpět na sekretariát městského úřadu (při osobní žádosti ihned, jinak do 3 dnů). e) Zaměstnankyně sekretariátu obratem (nejdéle do 5 dnů od podání žádosti zaznamenané na podatelně) odešle žadateli do vlastních rukou výši nákladů na tuto informaci, termín zpracování a poučení. f) Na formuláři zaměstnankyně sekretariátu doplní, kdy a jak bylo zaplaceno (doklad předloží žadatel) nebo poznámku - "dobírka". Žádost je posouzena a: a) pokud obsahuje nedostatek údajů o žadateli vyzve pracovnice sekretariátu žadatele do 7 dnů od podání žádosti, aby žádost doplnil; nedoplní-li žadatel žádost do 30 dnů od doručení výzvy, žádost odloží, b) pokud je nesrozumitelná, není zřejmé jaká informace je požadována nebo je formulována příliš obecně, vyzve zpracovatel žadatele do 7 dnů od podání žádosti, aby žádost upřesnil, neupřesnil-li žadatel žádost do 30 dnů ode dne doručení výzvy, rozhodne zpracovatel o jejím odmítnutí c) pokud obsahuje veškeré náležitosti poskytne zpracovatel informaci ve lhůtě nejpozději do 15 dnů od přijetí žádosti (nebo jejího upřesnění), a to písemně; d) v případě, že požadované informace se nevztahují k působnosti města či městského úřadu, rozhodne tajemník o odložení žádosti a tuto skutečnost sdělí písemně pracovnice sekretariátu s odůvodněním do 7 dnů doručení žádosti žadateli. Veškeré zpracované informace jsou před odesláním předkládány na sekretariát městského úřadu opět k centrální evidenci. Pracovnice sekretariátu je předloží tajemníkovi k nahlédnutí a 5
ke schválení a zajistí přes podatelnu městského úřadu jejich odeslání. Zpracovateli na kopii potvrdí převzetí. Z rejstříku vedeného na sekretariátu musí být zřejmé, jakým způsobem bylo s žádostí o informaci naloženo, jak byla posouzena a zpracována, a zda byly dodrženy zákonem stanovené lhůty. Pokud není žádosti o informaci vyhověno, je vydáno ve lhůtě stanovené pro vyřízení žádosti rozhodnutí o odmítnutí žádosti. Rozhodnutí se doručuje do vlastních rukou žadatele. 3. Lhůty vyřízení Žádost o informaci je podána dnem, kdy ji město obdrželo. Lhůty upravující jednotlivé úkony: - výzva k doplnění žádosti do 7 dní; - poskytnutí požadované informace - do 15 dnů; - prodloužená lhůta ze závažných důvodů - do 25 dní; - zaplacení úhrady nebo zálohy do 60 dnů; - podání odvolání do 15 dnů od doručení rozhodnut o odmítnutí žádosti - rozhodnutí povinným subjektem do 15 dnů od předložení odvolání. Lhůty upravující jednotlivé úkony při podávání informací jsou poměrně krátké a při některých úkonech se postupuje dle zákona č. 500/2004 Sb. o správním řízení, ve znění pozdějších předpisů, v počítání lhůt i v řízení samotném. 4. Náležitosti podání dle zákona a) Údaje o podávající osobě: fyzická osoba jméno příjmení, datum narození, adresa (případně telefon, e-mail) právnická osoba název, adresa sídla, IČ, případně adresa pro doručování; b) určení povinného subjektu; c) obsah podání musí být srozumitelný, musí z něho být zřejmé, jaká informace je požadována, resp. čeho se předmět podání týká. Žadatel může využít pro podání žádosti vzor (příloha. č. 2). IX. Odvolání Proti rozhodnutí o odmítnutí žádosti o informace lze podat odvolání. Odvolání se podává u Městského úřadu Stráž pod Ralskem ve lhůtě do 15 dnů od doručení rozhodnutí. 1. V přenesené působnosti: o odvolání rozhoduje Krajský úřad Libereckého kraje. Odvolací orgán má zákonem stanovenou lhůtu pro rozhodnutí opět 15 dnů. 2. V samostatné působnosti: jde-li o rozhodnutí městského úřadu, které se týká informace ve věcech samostatné působnosti obce, rozhoduje o odvolání Rada města, pokud Zastupitelstvo města nestanoví, 6
že rozhoduje jiný orgán obce. Rada města rozhodne o odvolání do 15 dnů od předložení odvolání. 3. Rozhodnutí o odmítnutí žádosti je přezkoumatelné soudem podle zvláštního právního předpisu. X. Stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace Žadatel může podat stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace z důvodu a způsobem uvedeným v 16a zákona. XI. Sazebník úhrad Zveřejňování informací provádí město na své náklady. Poskytování informace na základě písemné žádosti je prováděno za úhradu. Výši úhrady za poskytnutí informace stanoví zpracovatel dle sazebníku. S předpokládanou cenou musí být žadatel seznámen. Úhradu dle sazebníku provede žadatel na pokladně finančního odboru městského úřadu nebo bezhotovostní platbou na účet města při osobním podání písemné žádosti. Zpracované informace lze odeslat poštou na dobírku nebo doporučeně do vlastních rukou. Krátké ústní a telefonické informace jsou podávány zdarma. Sazebník: a) vyhledávání informací, za každou i započatou hodinu práce 50,- Kč b) pořizování kopií formát A4-2,50 Kč jednostranně, 4,00 Kč oboustranně pořizování kopií formát A3-4,00 Kč jednostranně, 7,00 Kč oboustranně použití nosičů dat- disketa - dle skutečných nákladů disk CD - dle skutečných nákladů c) provozní náklady poštovné dle tarifů České pošty, telefonní spojení dle sazebníků poskytovatele služeb Pokud žadatel do 60 dnů ode dne oznámení výše požadované úhrady nezaplatí, rozhodne tajemník o odložení žádosti. XII. Zpracování výroční zprávy Výroční zprávu o činnosti v oblasti poskytování informací za uplynulý kalendářní rok v rozsahu dle 18 zákona zpracuje na základě údajů z evidence sekretariát městského úřadu. Výroční zprávu kontroluje a předkládá tajemník ke schválení Radě města tak, aby mohla být zveřejněna do 1. března za předcházející kalendářní rok. 7
XIII. Závěrečná ustanovení Koordinaci postupu dle pravidel zajišťuje tajemník městského úřadu. 1. Pokud není v těchto pravidlech uvedeno, platí ustanovení ve znění pozdější předpisů a příslušných prováděcích předpisů k tomuto zákonu 2. Neoprávněné neposkytnutí informace se považuje za porušení pracovní kázně. 3. Zrušují se Pravidla pro zajištění přístupu k informacím ze dne 1. listopadu 2012. 4. Tato "Pravidla" nabývají účinnosti dne 1. února 2013. Ve Stráži pod Ralskem dne Bc. Věra Reslová starostka města 8