Vznik pracovního poměru strana 14 4.4 DOKLADY PŘI VZNIKU PRACOVNÍHO POMĚRU 4.4.1 Doklady předkládané zaměstnancem Při vzniku pracovního poměru budeme od zaměstnance vyžadovat: 1. Osobní dotazník a životopis zaměstnance Oba dokumenty se založí do spisu zaměstnance (osobní spis). V osobním dotazníku musí být uvedeny všechny důležité údaje, které zaměstnavatel bude potřebovat. Jedná se o tato data: - jméno a příjmení, dosažené akademické tituly, rodné příjmení a všechna předchozí příjmení; - rodné číslo, datum a místo narození; - trvalé bydliště a přechodné bydliště; - rodinný stav zaměstnance; - rodinné příslušníky - manžel(ka), děti - včetně rodných čísel a jejich bydliště; - přehled školního vzdělání; - přehled předchozích zaměstnání; - údaje o dalších znalostech zaměstnance, např. jazykové znalosti, řidičský průkaz atd.; - údaje o zdravotním postižení; - údaje o druhu přiznaného důchodu (starobní, invalidní, částečný invalidní, vdovský, vdovecký); - údaje o výdělečné činnosti mimo pracovní poměr (vedlejší pracovní poměr u jiného zaměstnavatele, podnikatelská činnost); - údaje o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy. Obsah osobního dotazníku V osobním dotazníku musí být v případě zaměstnavatele, který odměňuje zaměstnance podle zákona o platu, přesně uveden přehled celkové a odborné praxe včetně dob, které tuto dobu nahrazují (doba mateřské dovolené, výkon základní vojenské služby, civilní služby). 2. Doklady o dosaženém vzdělání Zaměstnanec předloží originály dokladů o dosaženém vzdělání včetně osvědčení z odborných kurzů. Fotokopie těchto dokladů se zakládají do spisu zaměstnance. Vzdělání
Vznik pracovního poměru strana 15 3. Zápočtový list Potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list ) se zakládá do osobního spisu. Jestliže se jedná o osobu, která vykonávala samostatnou výdělečnou činnost, pak se bude jednat o potvrzení vydané příslušnou správou sociálního zabezpečení. Obsah zápočtového listu V zápočtovém listu musí být uvedeny tyto údaje: - doba trvání pracovního poměru u zaměstnavatele; - údaje rozhodné pro posouzení nároku na dávky nemocenského pojištění (výpis dob nemocenských dávek za dobu posledních 12 měsíců ke dni ukončení pracovního poměru); - údaje o prováděných srážkách ze mzdy; - čistý průměrný výdělek; - další údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii pro účely důchodového pojištění za dobu do 31. 12. 1992; - údaje rozhodné pro sledování nejvýše přípustné expoziční doby; - byla-li se zaměstnancem před 1. červnem 1994 uzavřena dohoda o setrvání v pracovním poměru po určitou dobu po vykonání závěrečné zkoušky nebo maturitní zkoušky nebo po uplynutí doby studia, uvádí se v zápočtovém listu údaje o těchto skutečnostech včetně doby, kdy tato doba skončí. 4. Pracovní posudek Pracovní posudek se zakládá do osobního spisu v případě, že je zaměstnancem předložen. Z hlediska zaměstnavatele je povinnost vydat pracovní posudek do 15 dnů od podání žádosti. Zaměstnavatel však není povinen vydat posudek dříve než v době 2 měsíců před skončením pracovního poměru. Povinnost vydat prac. posudek 5. Personální reference Při obsazování určitých profesí je vhodné, aby uchazeč uvedl osoby, které o něm mohou spolehlivě referovat. Organizace má též možnosti volit další kontaktní zdroje, u nichž se bude nezávisle informovat. Zpravidla se získávají dvě až tři reference o uchazeči.
Vznik pracovního poměru strana 16 6. Posudek zdravotního stavu U posudků zdravotního stavu rozlišujeme zpravidla odborné posudky lékařské a psychologické. Lékařské jsou výsledkem běžné vstupní zdravotní prohlídky a dále takové, při nichž je posudek zaměřen na zjištění zdravotního stavu uchazeče s ohledem na jeho pracovní činnost v budoucnosti, pro kterou je do organizace přijímán. Nezbytnost lékařského dobrozdání o způsobilosti se vyžaduje zcela bezpodmínečně pro tyto účely: - pro výběr pracovníka na samostatné místo (zaměstnanec pracuje zcela sám a jeho nahrazení by způsobilo organizaci potíže); - pro odpovídající provozy, v nichž je vyžadována hygienická prevence (potravinářství, zdravotnictví, apod.); - v případě pochybnosti organizace (osoba ucházející se o místo je po úrazu); - je-li to dáno zvláštními předpisy, například předpisy o ochraně a bezpečnosti zdraví při práci (provoz s výrazným rizikem vzniku alergie atd.); - při předchozí neschopnosti pracovníka vykonávat tentýž druh práce jako v minulosti (např. v důsledku stresových zátěží apod.). Údaje o zdravotním stavu V 28 zákoníku práce je zakotvena povinnost zaměstnavatele, aby se v případech stanovených orgány státní zdravotní správy zaměstnanec podrobil vstupní lékařské prohlídce před uzavřením pracovní smlouvy. Další povinnost je uvedena v 133 odst. 1 písm. c) ZP, kdy zaměstnavatel nesmí dovolit, aby v případech stanovených zvláštním právním předpisem (zákon č. 20/1966 Sb., o péči o zdraví lidu, ve znění pozdějších předpisů) vykonávala příslušné práce osoba bez zdravotní způsobilosti. V takovém případě je navíc organizace povinna smluvně zabezpečit provádění nejen vstupních, ale i preventivních prohlídek a lékařských vyšetření (tzv. závodní lékaři). V souladu s 9 odst. 2 zákona č. 20/1996 Sb. a 11 odst. 1 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb. je závodní preventivní péče vyloučena ze svobodné volby lékaře. Je vhodné, aby na formuláři o přijetí zaměstnance byl prostor pro lékařský posudek, z něhož bude jasně patr
Vznik pracovního poměru strana 17 né, o jakou funkci se osoba uchází a jaký je posudek lékaře. Psychologické posudky jsou zaměřeny na zkoumání osobnostních předpokladů pracovníka pro výkon dané funkce. 7. Výpis z trestního rejstříku Tento doklad je v praxi vyžadován u všech uchazečů o funkce, s nimiž je spojena neomezená hmotná odpovědnost. Z hlediska posouzení bezúhonnosti budoucího zaměstnance by měl být založen v každém osobním spisu. Doporučuje se, aby výpis z trestního rejstříku nebyl starší 3 měsíců. 8. Místopřísežná prohlášení nahrazující některé chybějící doklady V případě, že budoucí zaměstnanec nepředloží zápočtový list od předchozího zaměstnavatele nebo konec předchozího zaměstnání plynule nenavazuje na nástup do nového zaměstnání, je nutné, aby zaměstnanec podepsal prohlášení, v němž uvede průběh pracovních neschopností za posledních 12 měsíců (respektive jen za dobu, která není pokryta zápočtovým listem). Jedná-li se o poživatele starobního důchodu nebo plného invalidního důchodu, pak prohlášení o době případné pracovní neschopnosti se bude vztahovat pouze na období příslušného kalendářního roku, protože podpůrčí doba u těchto zaměstnanců (84 kalendářních dnů v kalendářním roce) je vázána na kalendářní rok. 9. Prohlášení pro účely zdravotního pojištění Aby mohl zaměstnavatel provádět správně odvodové povinnosti vůči příslušné zdravotní pojišťovně, kde je nový zaměstnanec registrován, je nejvhodnější takové prohlášení zaměstnance, na němž jsou uvedeny všechny rozhodné skutečnosti týkající se zdravotního pojištění zaměstnance. Jedná se tedy: - o příslušnost k dané zdravotní pojišťovně; - v případě souběhu více zaměstnání je nutné, aby pojistné u zaměstnanců, kteří nejsou pojištěnci státu, Údaje pro účely ZP
Vznik pracovního poměru strana 18 bylo odváděno alespoň z minimální mzdy. Je-li tedy od druhého zaměstnavatele předloženo potvrzení o tom, že zdravotní pojištění je odváděno alespoň z minimální mzdy, druhý zaměstnavatel je povinen odvádět pojistné pouze z dosaženého vyměřovacího základu pro odvod pojistného na zdravotní pojištění, a to i v případě, že nebude dosahovat ani minimální mzdy; - o úhradě zdravotního pojištění v případě poskytnutí volna bez náhrady příjmu (tzv. omluvené neplacené volno). 10. Usnesení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy Z osobního dotazníku, respektive ze zápočtového listu, by mělo být zřejmé, je-li vůči budoucímu zaměstnanci nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy. V takovém případě je nutné, aby zaměstnanec předložil originál rozhodnutí. Zaměstnavatel musí učinit další opatření, která mu ukládá zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů. Srážky ze mzdy 12. Rozhodnutí o přiznání starobního, invalidního nebo částečného invalidního důchodu Aby organizace mohla plnit veškeré ohlašovací povinnosti vyplývající ze zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, musí zaměstnanec předložit originál dokladu o přiznání důchodu. Kopie se stává součástí osobního spisu. 13. Doklad o zdravotním postižení Tento dokument je rozhodující pro zaměstnavatele z několika hledisek: - pro plnění povinného podílu zaměstnanců se zdravotním postižením; - pro plnění ustanovení 148 ZP (zaměstnavatel je povinen zaměstnance se zdravotním postižením zaměstnávat na vhodných pracovních místech a umožňovat jim výcvikem nebo studiem získávání potřebné kvalifikace);