ZADÁVACÍ DOKUMENTACE k veřejné zakázce zadávané ve zjednodušeném podlimitním řízení podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ) Název veřejné zakázky: Název zadavatele: Dokončení procesu digitalizace MMO Statutární město Ostrava IČ zadavatele: 00845451 Kontaktní adresa zadavatele: Kontaktní osoba zadavatele: Prokešovo nám. 8, 729 30 Ostrava Ing. Tomáš Smolík Telefon, fax: 599 442 399, 599 442 010 E-mail: tsmolik@ostrava.cz I. Účel veřejné zakázky Účelem veřejné zakázky je zajištění plné podpory oběhu dokumentů v elektronické podobě v rámci elektronické spisové služby Magistrátu města Ostravy (MMO). Součástí projektu je vybavení podatelen MMO velkokapacitními automatickými skenery, rozšíření datových úložišť pro ukládání dat spisové služby a pořízení SW pro skenování dokumentů. Skenování dokumentů na vstupu úřadu zajistí dostupnost digitálního obrazu dokumentů u všech doručovaných dokumentů. Veřejná zakázka je realizována v rámci projektu Dokončení procesu digitalizace MMO, reg. č. CZ.1.06/2.1.00/22.09339, spolufinancovaného z prostředků Evropské unie prostřednictvím Integrovaného operačního programu (dále též jen IOP ). II. Vymezení předmětu veřejné zakázky Předmět veřejné zakázky spočívá v dodávce technologií sloužících k digitalizaci příchozích dokumentů zpracovávaných spisovou službou a rozšíření datových úložišť pro ukládání digitalizovaných elektronických obrazů dokumentů pro zajištění realizace projektu Dokončení procesu digitalizace MMO. Plnění veřejné zakázky sestává z následujících dílčích plnění: 1/5 a) Vybavení skenovacích pracovišť - dodávka skenerů a tiskáren a čteček čárového kódu b) Poskytnutí SW pro integraci se stávající spisovou službou zadavatele (včetně potřebných SW licencí) c) Dodávka HW pro rozšíření stávajícího datového úložiště zadavatele d) Poskytnutí služeb 1. instalace HW a SW vybavení (včetně příslušných licencí) 2. integrace na elektronickou spisovou službu úřadu 3. komplexní zaškolení uživatelů e) Zpracování provozní Obsahem dokumentace je zejména: 1. Bezpečnostní dokumentacee 2. Systémová příručka 3. Uživatelská příručka f) zajištění příslušných publicitních opatření v souladu s pravidly pro provádění informačních a propagačních
opatření IOP. Formy zajištění tohoto dokumentu. publicity projektu (veřejné zakázky) jsou uvedeny v závěru přílohy č. 1 Bližší specifikace požadavků na předmět plnění veřejné zakázky je obsažena v příloze č. 1 zadávací U této veřejné zakázky se přepokládá, že předmět plnění bude spolufinancován z prostředků EU, Evropského fondu pro regionální rozvoj v souladu s Integrovaným operačním programem. Další podmínky plnění předmětu veřejné zakázky jsou uvedeny v požadavcích na obsah smlouvy ze strany zadavatele - příloha č. 2 zadávací III. Doba a místo plnění veřejné zakázky Místem odevzdání a převzetí předmětu plnění je sídlo zadavatele a další zadavatelem určená pracoviště nacházející se na území Ostravy, zejména: - Technologická místnost Magistrátu města Ostravy (dále také MMO ): MMO Nová radnice, Prokešovo náměstí 8, 729 30 Ostrava - Technologická místnost společnosti OVA!!!CLOUD.net, a. s. Hájkova 1100/13, 702 00 Ostrava, Přívoz - Pracoviště podatelen Magistrátu města Ostravy: MMO Nová radnice, Prokešovo náměstí 8, 729 30 Ostrava MMO Gorkého, Gorkého 2, 701 50 Ostrava, MMO ul. 30. dubna 2d, 730 81 Ostrava MMO ul. 30. dubna, ul. 30. dubna 635/35, 701 98 Ostrava, MMO ul. Špálova, Špálova 19, 702 00 Ostrava. Doba plnění veřejné zakázky je stanovena následovně: - předmět plnění dle článku II. písm. a), b), c), d) a e) zadávací dokumentace bude předán do 2 měsíců po nabytí účinnosti smlouvy; - zkušební provoz plnění jako celku bude trvat 2 měsíce, po jeho úspěšném dokončení dojde k finální akceptaci plnění do produkčního provozu; - plnění dle článku II. písm. f) smlouvy. zadávací dokumentace bude předáno do 4 měsíců po nabytí účinnosti IV. Způsob hodnocení nabídek Hodnocení nabídek k veřejné zakázce bude probíhat podle kritéria - nejnižší nabídková cena bez DPH V. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny, platební podmínky Uchazeč stanoví nabídkovou cenu za celé plnění veřejné zakázky. Nabídková cena bez DPH bude cenou nejvýše přípustnou. Nabídková cena bude zpracována v souladu se zadávací dokumentací a v členění dle požadavků na obsah smlouvy, přičemž cena za zajištění publicity projektu nepřesáhne částku 30.000,- Kč bez DPH Platební podmínky: 2/5
Zálohy nejsou přípustné. Doba splatnosti daňových dokladů bude stanovena na 30 kalendářních dnů ode dne doručení daňového dokladu zadavateli. Podrobnosti platebních podmínek jsou uvedeny v požadavcích na obsah smlouvy ze strany zadavatele. VI. Podmínky, při jejichž splnění je možno překročit výši nabídkové ceny Zadavatel nepřipouští překročení nabídkové ceny, vyjma změny sazeb DPH. VII. Obchodní podmínky Obchodní podmínky jsou vymezeny požadavky na obsah smlouvy, které jsou uvedeny v příloze č. 2 zadávací VIII. Pokyny pro zpracování nabídky Nabídka bude předložena v jednom originále a v jedné kopii v listinné podobě, v jazyce českém. Uchazeč použije pořadí dokumentů specifikované v následujících bodech tohoto článkuu zadávací 1. Krycí list nabídky. Pro sestavení krycího listu uchazeč použije přílohu č. 3 zadávací 2. Obsah nabídky s uvedením čísell stránek u jednotlivých oddílů (kapitol). Nabídka bude zabezpečena proti manipulaci s jednotlivými listy. 3. Doklady, jimiž uchazeč splňuje kvalifikaci specifikovány v následujícím článku zadávací 4. Seznam subdodavatelů, kterým má uchazeč v úmyslu zadat část veřejné zakázky v souladu s 44 odst. 6 zákona, v němž uvede subdodavatele, jímž za plnění subdodávky uhradí více než 10 % z celkové ceny veřejné zakázky, k čemuž uchazeč využije přílohu č. 4 zadávací 5. Písemný návrh smlouvy, zpracovaný v souladu s Požadavky na obsah smlouvy, jež jsou přílohou č. 2. této zadávací Tento návrh smlouvy musí být podepsaný osobou oprávněnou podepisovat, a to stanoveným způsobem. Oprávnění k podpisu, včetně jeho způsobu dokládá uchazeč příslušným oprávněním (např. výpisem z obchodního rejstříku, plnou mocí). Smlouva nepodléhá režimu obchodního tajemství podle ust. 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. 6. Písemné prohlášení uchazeče o seznámení se s odkazy v kupní smlouvě - příloha č. 5 této zadávací 7. Součástí nabídky musí být rovněž dle 68 zákona odst. 3 písm.: a) seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních 3 letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele, b) má-li dodavatel formu akciové společnosti, seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek, c) prohlášení uchazeče o tom, že neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zvláštního právního předpisu v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou. Uchazeč použije přílohu č. 6 této zadávací 8. Ostatní. 9. CD nosič (popř. DVD, USB flash disk), který bude obsahovat textové a tabulkové části nabídky (zejména návrh smlouvy) ve formátech kompatibilních s programy MS Word, MS Excel. IX. Požadavky na kvalifikaci 1. Kvalifikovaným pro plnění veřejné zakázky je uchazeč, který: a) splní základní kvalifikační předpoklady podle 53 zákona; b) splní profesní kvalifikační předpoklady podle: 3/5
i. 54 písmene a) zákona doložením výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán; ii. 54 písmene b) zákona doložením dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci; c) splní technické kvalifikační předpoklady podle: i. 56 odst. 1 písm. a) zákona doložením seznamu min. 3 dodávek obdobného charakteru realizovaných uchazečem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby plnění, a osvědčení příp. smlouvy s jinou osobou a doklad o uskutečnění plnění uchazeče v souladu s ust. 56 odst. 1 písm. a) body 1-3 zákona. Za dodávku obdobného charakteru je považována realizace dodávky zařízení pro zajištění uložení dat v digitální podobě nebo zařízení pro hromadnou digitalizaci dat vždy včetně jejich instalace o finančním objemu minimálně 1 mil. Kč bez DPH / 1 zakázka. 2. Splnění požadovaných kvalifikačních předpokladů podle odstavce 1 tohoto článku uchazeč prokáže předložením čestného prohlášení, k čemuž použije přílohu zadávací dokumentacee č. 7. Uchazeč, se kterým bude uzavřena smlouva, je povinen před jejím uzavřením předložit zadavateli originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace podle odstavce 1 tohoto článku zadávací X. Zadávací lhůta Zadávací lhůta končí dne 30. 04. 2015. XI. Otevírání obálek Otevírání obálek se uskuteční dne 02. 03. 2015 ve 13:00 hod. v zasedací místnosti č. 222 v sídle zadavatele. XII. Další podmínky, požadavky a informace zadavatele 1. Zadavatel nepřipouští variantní řešení nabídky. 2. Zadavatel si v souladu s ust. 76 odst. 6 zákona vyhrazuje právo oznámit rozhodnutí o vyloučení uchazeče jeho uveřejněním na profilu zadavatele. Oznámení rozhodnutí o vyloučení uchazeče se považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele. 3. Zadavatel si v souladu s ust. 81 odst. 4 zákona vyhrazuje právo oznámit rozhodnutí o výběru nevhodnější nabídky jeho uveřejněním na profilu zadavatele. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky se považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele. 4. Předpokládaná hodnota této veřejné zakázky: 4.930.000,- Kč bez DPH. Z uvedené částky činí 30 000 bez DPH předpokládanou hodnotu nákladů na zajištění publicity projektu v souvislosti se spolufinancováním z prostředků EU. 5. V případě, že zadávací podmínky obsahují požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku za příznačné, patenty a vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, umožňuje zadavatel použití i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení, které však musí být zcela kompatibilní se stávajícím IT vybavením zadavatele. 6. Nabídka uchazeče bude v listinné podobě v řádně uzavřené obálce opatřené adresou uchazeče a bude označená: Veřejná zakázka Dokončení procesu digitalizace MMO - neotvírat! 7. Realizace této veřejné zakázky je podmíněna financováním z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Integrovaného operačního programu Ministerstva pro místní rozvoj ČR. Neposkytnutí finanční podpory nebo překročení předpokládané hodnoty veřejné zakázky je důvodem hodným zvláštního zřetele pro zrušení předmětné veřejné zakázky dle 84 odst. 2 písm. e) zákona. 8. Dodavatelé jsou oprávněni po zadavateli požadovat písemně dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději do 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Poskytované dodatečné informace k zadávacím podmínkám budou zadavatelem 4/5
uveřejňovány na profilu zadavatelee - https://verejnezakazky.ostrava.cz/. XIII. Přílohy zadávací dokumentacee Bližší specifikace požadavků na předmět plnění veřejné zakázky příloha č. 1 Požadavky na obsah smlouvy ze strany zadavatele příloha č. 2 Krycí list nabídky příloha č. 3 Seznam subdodavatelů příloha č. 4 Prohlášení uchazeče o seznámení se s odkazy v kupní smlouvě příloha č. 5 Seznam a prohlášení k 68 odst. 3 zákona příloha č. 6 Čestné prohlášení příloha č. 7 5/5