JEDNACÍ ŘÁD RADY MĚSTA PODĚBRADY Rada města Poděbrady se na své schůzi dne 6. 4. 2016 přijala toto znění jednacího řádu: Článek I. 1. Postavení a rozhodovací pravomoc Rady města Poděbrady (dále jen RM nebo rada ) se řídí zákonem č.128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů. 2. Rada je výkonným orgánem města v oblasti samostatné působnosti. Při výkonu samostatné působnosti je rada odpovědná zastupitelstvu města (dále jen zastupitelstvo ). V oblasti přenesené působnosti přísluší radě rozhodovat, jen stanoví-li tak zákon. Článek II. 1. Jednací řád RM upravuje přípravu, svolání, průběh, usnášení, kontrolu zápisu a zabezpečování plnění přijatých usnesení. Článek III. 1. RM má 7 členů. RM tvoří starosta, místostarosta a další členové rady, volení z řad členů zastupitelstva. Členy rady volí, případně z funkce odvolává zastupitelstvo, které rovněž určuje počet členů rady. 2. RM se schází podle předem schváleného termínového kalendáře, jehož návrh na následující rok předkládá vždy před koncem kalendářního roku tajemník MěÚ a schvaluje RM. Ten je připraven s dostatečným předstihem vždy na příslušný kalendářní rok. 3. Schůzi řídí starosta nebo jím pověřený člen rady města. 4. Ve výjimečných případech lze svolat mimořádné zasedání RM (zasedání mimo schválené termíny). 5. Schůze RM je neveřejná a koná se v budově radnice. Ve výjimečných případech lze svolat schůzi rady mimořádně na jiném místě. 6. RM na svých schůzích přijímá k projednávaným bodům usnesení. 7. Tajemník MěÚ se vždy účastní schůzí RM s hlasem poradním. 8. Jednání RM se účastní tiskový/á mluvčí města a zapisovatel/ka. Článek IV. 1. Přípravu RM organizuje včetně technického zajištění odbor Kancelář starosty (dále jen KS ) a odbor informatiky (dále jen IT ), starosta, popř. jeho zástupci. Program je sestaven dle předložených návrhů materiálů. 2. Do RM je oprávněn předložit návrh materiálu: - radní - zastupitel - tajemník MěÚ - vedoucí odboru - vedoucí organizační složky - velitel městské policie - předseda komise prostřednictvím příslušného vedoucího odboru, v jehož náplni práce je příslušná komise zařazena. Příslušný odbor předloží na jednání RM zápis z komise, ke kterému případně předloží své stanovisko, pokud je rozdílné od stanoviska komise 1
- předseda místního výboru prostřednictvím odboru KS, který k předloženému materiálu zajistí právní stanovisko - ředitel příspěvkové organizace (dále jen PO ) prostřednictvím příslušného vedoucího odboru, v jehož náplni práce určené Organizačním řádem je PO zařazena - ředitel společnosti Městská realitní, a.s. v rozsahu stanoveném příkazní smlouvou - ředitel, jednatel společnosti založené městem Poděbrady v případě, že předkládá ve funkci valné hromady prostřednictvím odboru KS, který k předloženému materiálu zajistí právní stanovisko - ředitel nebo jednatel společnosti založené městem Poděbrady prostřednictvím odboru, v jehož náplni práce je příslušná agenda zařazena dle organizačního řádu. Příslušný odbor k takovémuto materiálu předloží své stanovisko 3. Předložené materiály obsahují: datum schůze RM název materiálu jména předkladatelů a zpracovatelů, případně přizvaných osob a osob, se kterými byl materiál projednán důvodovou zprávu, která bude obsahovat zhodnocení dosavadního stavu, vysvětlení záměru a cíle, k němuž má rozhodnutím dojít, odůvodnění navrhovaných řešení, zhodnocení výhod a nevýhod a zhodnocení finanční náročnosti. Předkládané materiály a důvodová zpráva musí být zpracovány tak, aby umožnily radním rychle se v problému orientovat a komplexně posoudit projednávanou problematiku. Navrhovatel může na zasedání předložené informace doplnit ústně. Je-li to možné a účelné, předkladatelé resp. zpracovatelé (zejména vedoucí úředníci MěÚ, starosta, místostarostové a radní) své materiály pro větší přehlednost doprovodí textovými a obrazovými přílohami, které jsou při jednání promítány. návrh na usnesení musí být konkrétní a mít samostatně (bez přihlédnutí k důvodové zprávě) jednoznačně vypovídající hodnotu. případné přílohy (např. záměr o vyvěšení, posudky, katastrální mapy s vyznačením projednávané věci, ekonomické analýzy). 4. Předkladatel nebo zpracovatel projedná materiál předkládaný do RM se všemi odbory resp. odděleními, kterých se týká. Výsledek projednání bude uveden na konci důvodové zprávy písemnou poznámkou. Poznámka obsahuje údaje kdy, s kým, na jakém odboru s jakým výsledkem a v jakém rozsahu byl materiál projednán. Rozsah projednání určí vedoucí odboru, kde se materiál zpracovává, a který také za řádné projednání a písemnou poznámku v materiálu odpovídá. Minimálně se musí projednat: požadavky na finanční prostředky včetně přesunů, jakékoliv nakládání s majetkem města, úkoly pro jiné odbory nebo organizace města (případně zásah do jejich kompetencí) než je odbor, který materiál předkládá. Nebude-li součástí důvodové zprávy taková informace, může předsedající materiál odložit. Pokud jsou ke splnění příslušného návrhu usnesení nezbytné finanční prostředky, vždy musí být návrh do RM předkládán spolu s návrhem na rozpočtové opatření. 5. Předkládané zprávy musí být zpracovány tak, aby umožnily členům RM komplexně posoudit projednávanou problematiku a přijmout odůvodněná opatření. 6. Návrhy usnesení jsou před odevzdáním do sekretariátu kontrolovány právníkem, a to dle termínů stanovených tajemníkem MěÚ. Za předání ke kontrole zodpovídá předkladatel. 7. Materiály, dle termínů stanovených tajemníkem MěÚ (s výjimkou svolání RM v čase kratším viz článek III/4), musí být do sekretariátu předloženy vždy písemně ve 2 vyhotoveních včetně podpisů osob, které se na zpracování materiálu podílely, pokud jsou materiály předávány členům RM elektronicky. Předkladatel je dále zašle na odbor KS (sekretariát) prostřednictvím elektronického systému TED. 8. Do programu RM může být mimořádně zařazen také návrh na projednání materiálu po stanoveném termínu odevzdání podkladů, a to za předpokladu, že neprojednáním by hrozila městu nějaká reálná újma (finanční, právní, prestižní), která nesnese odkladu do další RM. O opodstatněnosti zařazení mimo tato pravidla rozhoduje starosta nebo místostarosta. V těchto výjimečných 2
případech (např. v den zasedání RM) lze materiály předložit v počtu 10 vyhotovení a současně pak elektronicky na odbor KS (sekretariát). 9. Ústní podání zprávy přímo do jednání RM je přípustné pouze v ojedinělých případech, pokud hrozí nebezpečí z prodlení. 10. Za kvalitu a správnost obsahu odpovídá předkladatel. 11. Pokud je předkladatelem člen RM nebo zastupitel, předloží zpracovaný materiál odboru KS (sekretariát), který zajistí vložení materiálu do elektronického systému TED. Článek V. 1. Členové RM jsou povinni zúčastnit se každé schůze RM. Svou neúčast omlouvají u starosty, případně na odboru KS (sekretariát), s uvedením důvodu neúčasti. 2. Účast na schůzi stvrzují členové RM podpisem do prezenční listiny, kterou připraví odbor KS (sekretariát). 3. Předkladatel nebo jeho zástupce se účastní jednání RM při projednávání předkládaného materiálu. Článek VI. 1. Předsedající po zahájení zjistí počet přítomných členů rady. Rada je schopná usnášet se, je-li přítomna nadpoloviční většina všech jejich členů. 2. Není-li při zahájení přítomna nadpoloviční většina a během 30 minut se tento stav nezmění, ukončí předsedající jednání. 3. Předsedající řídí způsob jednání a rovněž hlasování k jednotlivým bodům, jehož výsledek zjišťuje a vyhlašuje. 4. Program schůze předkládá starosta nebo jiný předsedající ke schválení na začátku jednání Předsedající předloží RM návrh programu jednání, který může být na základě návrhů a připomínek členů RM upraven. Další jednání probíhá podle schváleného programu. 5. V úvodu každé schůze předsedající uskuteční kontrolu plnění úkolů z minulého jednání RM. Kontrola probíhá takovým způsobem, že splněné úkoly jsou zapsány do zápisu jako projednané a členové RM se s nimi mohou následně seznámit prostřednictvím zápisu z jednání. Předsedající v rámci kontroly zápisu pouze otevírá ta témata, o jejichž plnění není informován, nebo z průběhu jejich plnění vyplynuly nové úkoly. 6. Pokud úkol není splněn ve stanoveném termínu, požádá nositel úkolu na nejbližším jednání RM o prodloužení termínu plnění, přičemž v žádosti o prodloužení vždy uvede krátké zdůvodnění. 7. Jednání RM se mohou zúčastnit jen osoby přizvané k projednání konkrétního bodu programu zpravidla předkladatel, zpracovatel projednávané zprávy nebo další osoby přizvané na základě doporučení předkladatele, starosty, místostarosty nebo člena RM. Rada může rozhodnout, že budou přizvány na jednání i další osoby. 8. Předsedající může vyzvat při projednávání jednotlivé předkladatele k ústnímu doplnění jejich písemných zpráv. Ke zprávám řídí rozpravu a po jejím ukončení dává hlasovat o usnesení. Je-li vznesen protinávrh, hlasuje se o něm přednostně. Při více variantách protinávrhů hlasuje se o každém zvlášť od posledního k prvnímu. Pokud je některý z protinávrhů přijat, o ostatních se již nehlasuje. 9. Předsedající při řízení schůze dbá, aby schůze měla pracovní charakter a věcný průběh. Může diskutujícím odejmout slovo, pokud diskuse není věcná a stručná nebo nesměřuje ke konečnému rozhodnutí RM nebo odchýlí-li se diskutující od projednávaného tématu či opakuje stejné argumenty. 10. Kterýkoli člen RM má právo navrhnout ukončení diskuze k projednávanému bodu a o tomto návrhu nechá předsedající hlasovat. 11. Diskuse k projednávaným návrhům: 3
11.1 Předkladatel návrhu svůj návrh uvádí jen v tom případě, pokud došlo k nějaké zásadní změně od zpracování návrhu, nebo chce změnit nebo doplnit návrh usnesení, nebo chce doplnit důvodovou zprávu. 11.2 Předkladatel může ke svému návrhu diskutovat jako kterýkoliv jiný člen RM. 12. Usnesení je přijato, hlasovala-li pro něj nadpoloviční většina z celkového počtu všech členů RM. Hlasování může být organizováno i tak, že se hlasuje o jednotlivých bodech návrhu na usnesení. Nezíská-li v případě hlasování o variantách žádná z nich potřebnou většinu, může předsedající bod buď odložit na další schůzi RM, nebo ustanovit dohadovací skupinu, která vypracuje písemný návrh jediné varianty. V průběhu jednání dohadovací skupiny je schůze rady přerušena. Neschválíli rada dohodnutou variantu, projednávání bodu programu se ukončí. 13. Hlasování může být i tajné, pokud o to některý z členů RM požádá, a pokud s tím bude souhlasit většina přítomných členů RM. 14. Standardně se při veřejném hlasování používá elektronické hlasovací zařízení. Článek VII. 1. O průběhu schůze RM se pořizuje zápis, za jehož vyhotovení zodpovídá odbor KS (sekretariát). Zápis podepisuje starosta spolu s místostarostou nebo jiným radním. Originály podepsaných zápisů jsou zakládány na odboru KS (sekretariát). Přílohou zápisu jsou výsledky veřejného hlasování, včetně informace kdo a jak hlasoval. Zápis může být předán členům RM v písemné nebo elektronické podobě. 2. V zápise se uvádí den, hodina a místo konání, počet přítomných členů RM (jmenovitě), program schůze RM s případným doplněním, stručná charakteristika diskuse, jednotlivá usnesení, průběh a výsledek hlasování. 3. Zápis je vyhotoven referentkou odboru KS (sekretariát) do 5 pracovních dnů od konání zasedání a předává se členům RM s pozvánkou a materiály na příští schůzi, dále tajemníkovi MěÚ a vedoucím odborů. Odbor KS po obdržení podepsaného zápisu z RM zpracuje do 3 pracovních dnů informaci z jednání RM pro účely zveřejnění, která bude obsahovat program jednání RM, přijatá usnesení a hlasování členů RM podle jmen, vše v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. 4. Námitky k zápisu se řeší na začátku dalšího zasedání RM. Po rozhodnutí RM o vyřízení námitek proti zápisu ze schůze RM nelze proti tomuto zápisu již vznášet další námitky. 5. Za splnění usnesení je zodpovědný ten, komu byla uložena povinnost usnesení splnit. Pokud není zodpovědnost stanovena, zodpovídá za splnění usnesení předkladatel resp. zpracovatel. V případě, že dojde k opomenutí zodpovědné osoby či termínu plnění rozhodne o zodpovědné osobě nebo termínu plnění starosta na návrh odboru KS (sekretariát). 6. Zodpovědnou osobou může být určen pouze starosta, místostarosta, člen RM, tajemník, vedoucí odboru, vedoucí organizační složky, předseda komise, ředitel nebo jednatel společností zřízených nebo založených městem a velitel městské policie. 7. Záznam o splnění usnesení provádí v programu TED tajemník a vedoucí odboru, vedoucí organizační složky, oddělení kontroly, ředitel Městské realitní, a.s. Zbývající zodpovědné osoby předkládají písemný záznam o splnění usnesení odboru KS (sekretariát), který následně přepíše záznamy do elektronického systému TED. 8. Úkoly, které vzejdou z jednání RM, kromě usnesení budou odborem KS (sekretariátem) vloženy do úkolů v elektronickém systému TED. 9. Kontrolu plnění usnesení provádí Kontrolní výbor ( 119 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, v platném znění). 4
Článek VIII. 1. Změnu či aktualizaci tohoto jednacího řádu může iniciovat kterýkoliv člen RM. 2. Tento jednací řád RM byl schválen na jednání RM dne 6.4.2016 usnesením číslo 227/2016 a tímto dnem nabývá i účinnosti a současně ukončuje platnost jednacího řádu RM schváleného usnesením č. 445/2015 ze dne 25.5.2015 včetně jeho pozdějších změn a aktualizací. PhDr. Ladislav Langr v. r. Mgr. Ivan Uhlíř v. r. starosta města místostarosta 5