XIV. Náklady na reprezentaci školy 1 Základní údaje o směrnici Název Název vyjadřuje samu podstatu a účel této směrnice. Určité výdaje, u kterých mohou vznikat pochybnosti, zda nejde o dary, je možné čerpat a zaúčtovat pouze tehdy, pokud se označí jako náklady na reprezentaci školy. Nejde o obcházení zákona či skrývání skutečné podstaty, uvedené řešení například umožňuje zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění. Ten uvádí, že za dar se nepovažuje reklamní nebo propagační předmět, který je opatřen obchodní firmou nebo ochrannou známkou poskytovatele tohoto předmětu nebo názvem propagovaného zboží nebo služby, jehož hodnota bez daně z přidané hodnoty nepřesahuje 500 Kč, a který není s výjimkou tichého vína předmětem spotřební daně [ 25 odst. 1 písm. t)]. Výdaje na pořízení těchto předmětů jsou daňově uznatelné pro daň z příjmů. Příjemce daru (fyzická osoba) nemusí z takové přijaté věci platit daň z příjmů. Související právní předpisy Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění Příspěvková organizace není oprávněna poskytovat dary jiným subjektům, s výjimkou obvyklých peněžitých nebo věcných darů svým zaměstnancům a jiným osobám ze svého fondu kulturních a sociálních potřeb ( 37). Důvody pro vydání směrnice Zajistit prostředky pro výdaje, bez kterých se škola neobejde, zvláště v rámci rozvíjející se mezinárodní spolupráce. Čerpat tyto prostředky v souladu s právními předpisy, hospodárně a účelně. Rizika Poskytnutí darů nebo neobratné označení a zaúčtování výdajů může být označeno jako závažné porušení právních předpisů se všemi možnými negativními dopady pro ředitele. 199
VNITŘNÍ PŘEDPISY, SMĚRNICE A ŘÁDY VE ŠKOLSTVÍ Lhůty, doby Právní předpisy nestanovují povinnost vydání směrnice, neurčují tedy ani žádné lhůty v této oblasti, např. jak výdaje evidovat nebo kontrolovat. Kontroly Kontroly těchto výdajů jsou předmětem běžných kontrol hospodaření školy. Sankce Možný postih ředitele školy odpovědného za hospodaření školy. Praxe Školy směrnici nebo pravidla v ní obsažená často vůbec nemají a jejich výdaje v této oblasti bývají zpochybňovány nebo označovány za nehospodárné čerpání. Proto se školy uchylují raději k jinému způsobu financování, buď výdaje hradí ředitel školy sám ze svých soukromých prostředků nebo z neevidovaných příjmů školy či ředitele. Chyby Chyb v nakládání s dary je v příspěvkových organizacích poměrně hodně, například: a) škola věnuje návštěvám či žákům určité předměty, které pak v účetnictví označí a zaúčtuje jako dary, b) škola přijme finanční dar, potvrdí dárci, že bude využit pro účely rozvoje školství, aby dárce mohl dar zahrnout do svého daňového přiznání, ale pak dar použije na jiné účely, c) škola přijme a zaúčtuje dar a pak jej předá k využití sdružení rodičů, bez jakýchkoli dokladů, d) výdaje jsou neúměrně vysoké, zvláště pokud škola požaduje navýšení rozpočtu, e) předání těchto předmětů návštěvám či žákům není dostatečně doloženo, vznikají pochyby, zda návštěva uvedený předmět skutečně obdržela. Změny Zákaz poskytování darů příspěvkovými organizacemi je stanoven zákonem č. 250/2000 Sb., od nabytí účinnosti, tedy od 1. 1. 2001. 200
NÁKLADY NA REPREZENTACI ŠKOLY 2 Příklady vhodné konkretizace obecných právních předpisů Vydáním směrnice ředitel školy prokáže řádnou péči o majetek zřizovatele, hospodárné čerpání rozpočtu. V případě neshod se zřizovatelem je vhodné mít v záloze i jiné zdroje pro čerpání prostředků na tyto účely, zejména nejrůznější sdružení rodičů. 3 Chybná řešení v praxi Škola přijala věcný dar od podnikatele, v darovací listině potvrdila, že dar bude využit pro účely rozvoje vzdělávání, školství a podpory mládeže ve smyslu 20 odst. 8 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Věcný dar nezaúčtovala do majetku školy, ale věnovala jej do tomboly na školním plese. Škola věnovala dary svým žákům, úspěšným vítězům soutěží či žákům odcházejícím po ukončení vzdělávání a výdaje takto zaúčtovala jako dary, údajné předání nebyla schopna doložit žádným dokladem, potvrzením přebírající osoby. 4 Vzor směrnice Možný vzor směrnice Základní škola a Mateřská škola, Brno, Filipova 18, příspěvková organizace se sídlem 614 00 Brno, Filipova 18/217 59. Náklady na reprezentaci školy Č.j.: Spisový znak Skartační znak 196/2011-Mi A.1. A5 Vypracoval: Schválil: PhDr. Barbora Marková, zástupce ředitele školy Ing. Milan Mikáč, ředitel školy Pedagogická rada projednala dne: 29. 6. 2011 Školská rada schválila dne: 29. 8. 2011 Směrnice nabývá účinnosti dne: 1. 9. 2011 201
VNITŘNÍ PŘEDPISY, SMĚRNICE A ŘÁDY VE ŠKOLSTVÍ Obecná ustanovení Na základě ustanovení zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, vydávám jako statutární orgán školy tuto směrnici. 4.1 Působnost a zásady směrnice Tato směrnice upravuje pravidla pro čerpání nákladů na reprezentaci školy. Zásady směrnice: musí být vydána písemně, nesmí být vydána v rozporu s právními předpisy, nesmí být vydána se zpětnou účinností, vzniká na dobu neurčitou, je závazná pro zaměstnance i zaměstnavatele, ředitel školy je povinen seznámit zaměstnance s vydáním, změnou nebo zrušením této směrnice nejpozději do 15 dnů, směrnice musí být přístupná všem zaměstnancům. 4.2 Použití prostředků na reprezentaci školy 4.2.1 Účelem směrnice je sjednotit zásady pro čerpání prostředků na reprezentaci školy a poskytnutí propagačních a upomínkových předmětů školy, dodržovat zásady hospodárnosti. 4.2.2 Prostředky lze použít pouze ke krytí nezbytných potřeb, a to do výše rozepsaného finančního limitu. V souladu s 37 zákona č. 250/ /2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění, nejde o dary poskytované příspěvkovou organizací, protože příspěvková organizace není oprávněna poskytovat dary jiným subjektům, s výjimkou obvyklých peněžitých nebo věcných darů svým zaměstnancům a jiným osobám ze svého fondu kulturních a sociálních potřeb. Jde o náklady na reprezentaci a propagaci školy ve smyslu ustanovení 25 odst. 1 písm. t) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění, podle kterého reklamní nebo propagační předmět je takový předmět, který je opatřen obchodní firmou nebo ochrannou známkou poskytovatele tohoto předmětu nebo názvem propagovaného zboží nebo služby, jehož hodnota bez daně z přidané hodnoty nepřesahuje 500 Kč, a který není s výjimkou tichého vína předmětem spotřební daně. Jako takový je pak tento výdaj veden v účetnictví školy. 202
NÁKLADY NA REPREZENTACI ŠKOLY 4.2.3 Pro účely této směrnice se výdajem určeným na reprezentaci školy rozumí: a) propagační či upomínkové předměty školy předávané návštěvám školy, b) propagační či upomínkové předměty školy předávané žákům školy jako ocenění jejich úspěšné účasti v soutěžích, podílu na reprezentaci školy nebo ocenění jejich mimořádných zásluh při ochraně majetku školy, zdraví a bezpečnosti osob. Lze doplnit o další varianty podle potřeb organizace. 4.2.4 Předměty uvedené v předchozím odstavci pod písm. a) a b) jsou zejména knihy, propagační materiály školy, obce či regionu, předměty typické pro školu, obec či region. Předměty musí být vždy označeny tak, aby bylo zřejmé, že jde o reprezentaci a propagaci školy (logo, kontaktní údaje, doprovodný text). Výčet nebo bližší popis, o jaké předměty by se mělo jednat, žádný právní předpis nebo výklad neuvádí. Formulaci uvedenou ve směrnici je možno velmi volně interpretovat, také díky vhodně doplněnému slovíčku zpravidla. Celý odstavec uvádí, že se při těchto výdajích bude organizace chovat hospodárně, v mezích pravidel. Ale pro jistotu jsou zde z tohoto přesně vymezeného prostoru pootevřena zadní vrátka. 4.2.5 Výše částky odpovídá významu návštěvy. Opět je vhodné zmínit užitečnost pojmu zpravidla a odvolání se na význam návštěvy. Tyto formulace ponechávají možnost odchýlit se ve výjimečných případech od stanovených pravidel. 4.2.6 Výši částky schvaluje ředitel školy. 4.2.7 Výše nákladů, které lze vynaložit na výdaje uvedené v bodu 4.2.3: a) 400 Kč b) 500 Kč 203
VNITŘNÍ PŘEDPISY, SMĚRNICE A ŘÁDY VE ŠKOLSTVÍ 4.3 Závěrečná ustanovení a) 4.3.1 Kontrolou provádění ustanovení této směrnice je statutárním orgánem školy pověřena hospodářka školy. O kontrolách provádí písemné záznamy. b) 4.3.2 Zrušuje se předchozí znění této směrnice č.j. 2105/1951-Mi. Její uložení, archivace a skartace se řídí spisovým a skartačním řádem školy. c) 4.3.3 Směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 9. 2011. Ke zveřejnění předpisu, jeho archivaci a skartaci platí: ředitel školy je povinen seznámit zaměstnance s vydáním, změnou nebo zrušením této směrnice, předkládat jej kontrolním orgánům, a to vždy ve znění platném v kontrolovaném účetním období, uschovat jej po dobu 5 let ode dne ukončení doby jeho platnosti, jde o archiválii ve smyslu zákona č. 499/2005 Sb., o archivnictví, k jeho skartování je zapotřebí souhlas příslušného archivu. Brno 29. 6. 2011 (běžné razítko) (podpis) Ing. Milan Mikáč ředitel školy 204