Příloha č. 2 Podrobných postupů administrace drobných příspěvků V 36 PPADP 1.0
OBSAH 1. Základní požadavky na náležitosti a termíny předkládání povinných příloh... 3 2. předkládané spolu s žádostí o drobný příspěvek... 4 2.1. Doklady o právní subjektivitě žadatele... 4 2.2. Popis investičního záměru drobného příspěvku... 5 2.3. Doklady o návštěvnosti... 5 2.4. Fotodokumentace současného stavu... 5 2.5. Smlouva o spolupráci při realizaci drobného příspěvku v rámci Integrovaného plánu rozvoje území... 5 3. předkládané před uzavřením Smlouvy o poskytnutí drobného příspěvku... 6 3.1. Územně plánovací informace... 6 3.2. Rozpočet projektu na základě ukončeného zadávacího řízení... 6 3.3. Kompletní dokumentace po ukončení zadávacího řízení... 6 3.4. Doklady o vedení odděleného účetnictví... 7 V 36 PPADP 1.0 Stránka 2 z 7
1. Základní požadavky na náležitosti a termíny předkládání povinných příloh Pokud má příloha více než jeden list, musí být tyto listy pevně spojeny (např. sešity nebo spojeny pomocí kroužkové vazby; pro spojení listů není vhodné používat spony či eurosložky). Přílohy se dělí podle termínu, kdy je žadatel musí předložit na přílohy předkládané spolu s žádostí o drobný příspěvek a přílohy předkládané před uzavřením Smlouvy o poskytnutí drobného příspěvku: Přílohy předkládané spolu s žádostí o drobný přípěvek žadatel předkládá spolu s žádostí v termínu vyhlášené příslušné výzvy k předkládání žádostí o drobný příspěvek na příslušném oddělení Odboru řízení projektů Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Střední Morava. V průběhu hodnocení formálních náležitostí jsou mj. tyto přílohy kontrolovány. Pokud nebudou dodány požadované povinné přílohy, případně budou dodané přílohy vykazovat nedostatky, bude žadatel vyzván k jejich doplnění. V případě, že žadatel nedoloží tyto přílohy se všemi požadovanými náležitostmi ani v dodatečně poskytnuté lhůtě nebo neodstraní zjištěné nedostatky, bude jeho žádost o drobný příspěvek vyřazena z dalšího hodnocení. Tyto přílohy se předkládají vždy ve 2 paré (ve 2 vyhotoveních) v tištěné a elektronické podobě. V tištěné podobě musí být jedno paré originálem nebo ověřenou kopií dokladu, druhé pare může být prostá (neověřená) kopie dokumentu. Webová žádost a všechny povinné přílohy se předkládají v elektronické verzi na CD nebo na DVD (2 ks). Přílohy předkládané nejpozději před uzavřením Smlouvy o poskytnutí drobného příspěvku (dále i Smlouva) jsou ty přílohy, které je žadatel povinen předložit v případě, že jeho drobný příspěvek bude Výborem Regionální rady (dále jen VRR) vybrán k financování, a to nejpozději do 22 pracovních dnů od doručení dopisu s oznámením této skutečnosti. Ve výjimečných a řádně odůvodněných případech a z objektivních důvodů může řídící orgán lhůtu prodloužit. V případě, že žadatel nedoloží tyto přílohy se všemi požadovanými náležitostmi ve stanoveném termínu (před podpisem Smlouvy), může se stát, že s žadatelem nebude uzavřena Smlouva. Tyto přílohy se předkládají v 1 paré v tištěné (originál nebo ověřená kopie) a elektronické podobě. UPOZORNĚNÍ Upozorňujeme žadatele na fakt, že pracovníci Úřadu Regionální rady jsou oprávněni vyžádat si dodatečné podklady a přílohy k drobnému příspěvku (zejména před uzavřením Smlouvy o poskytnutí drobného příspěvku a v průběhu realizace projektu). V 36 PPADP 1.0 Stránka 3 z 7
2. předkládané spolu s žádostí o drobný příspěvek Výchozím předkládaným dokumentem je Benefit7 webová žádost a její přílohy. Žadatel vždy dokládá 2 paré (1 originál nebo ověřená kopie a 1 kopie prostá) a elektronickou verzi dokumentu (2 CD/DVD). Toto platí pro webovou žádost i její přílohy. V okamžiku předložení žádosti tedy žadatel předkládá následující: webová žádost BENEFIT7, přílohy webové žádosti BENEFIT7, Doklady o právní subjektivitě žadatele, Popis investičního záměru drobného příspěvku, Doklady o návštěvnosti, Fotodokumentace současného stavu Smlouva o spolupráci při realizaci drobného příspěvku v rámci Integrovaného plánu rozvoje území. 2.1. Doklady o právní subjektivitě žadatele Vždy se musí jednat o originály nebo úředně ověřené kopie dokladů od těch orgánů, které o založení či vytvoření subjektu rozhodly, případně které subjekt registrovaly, které identifikují osobu oprávněnou za organizaci jednat, tzn. osobu, která je statutárním orgánem žadatele. Pokud je zastupováním žadatele pověřena osoba, která za žadatele jedná, pak je nutno povinně dodat doklad, který opravňuje danou osobu k zastupování a jednání za žadatele. Tímto dokladem je míněna ověřená plná moc. Podnikatelské subjekty (právnické a fyzické osoby) výpis z obchodního rejstříku / živnostenský list (nebo obojí, pokud jde o fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku), osvědčení, pokud jde o osobu podnikající na základě jiného než živnostenského oprávnění podle zvláštních předpisů ( 2 odst. 2, písm. c) zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, v platném znění). UPOZORNĚNÍ Pokud není z výše uvedených dokladů zřejmé, která osoba jmenovitě (případně osoby) a jakým způsobem může za organizaci (žadatele) jednat, žadatel musí mimo povinné přílohy doložit i takovou přílohu, z níž je to zřejmé. V 36 PPADP 1.0 Stránka 4 z 7
2.2. Popis investičního záměru drobného příspěvku Žadatel vyplní: Rozpočet projektu uvedený ve webové žádosti BENEFIT7 dle pokynů uvedených v Návodu na vyplnění webové žádosti BENEFIT7, Přílohu č. 3 Podrobných postupů administrace drobných příspěvků Popis investičního záměru drobného příspěvku příloha bude vždy obsahovat informace o prováděných pracích, pořizovaném majetku, vč. jejich parametrů, počtu kusů, měrných jednotek atd. Dále zde bude odpovědnou osobou (projektantem) zpracovaný podrobný rozpočet. Poslední částí popisu investičního záměru drobného příspěvku jsou informace o majetkoprávních vztazích. 2.3. Doklady o návštěvnosti V rámci této přílohy žadatel dokládá, jaká byla návštěvnost jeho ubytovacího zařízení za uplynulý kalendářní rok. Žadatel v ověřitelné formě doloží, v jaké výši uhradil příslušné obci, kde se nachází jeho ubytovací zařízení poplatek z ubytovacích kapacit a jaká je výše tohoto poplatku za jednoho ubytovaného návštěvníka. Na základě těchto informací bude prokázána roční návštěvnost ubytovacího zařízení. Dokladem může být např. výpis z účtu, příjmový doklad atd. V případě, že jsou obcí v místě realizace drobného příspěvku vybírány poplatky z ubytovací kapacity paušálně, doloží žadatel, že tyto poplatky uhradil. Dále bude žadatel prokazovat návštěvnost jiným ověřitelným způsobem (např. kopií knihy návštěv, doklady o příjmech z poskytnutých ubytovacích služeb a cenou za jednoho ubytovaného hosta, atd.). V případě, že obec v místě realizace drobného příspěvku poplatky z ubytovací kapacity nevybírá, bude návštěvnost doložena ověřitelným způsobem a to např. kopií knihy návštěv, doklady o příjmech z poskytnutých ubytovacích služeb a cenou za jednoho ubytovaného hosta, atd. 2.4. Fotodokumentace současného stavu Žadatel doloží fotografie současného stavu v tištěné a elektronické podobě. 2.5. Smlouva o spolupráci při realizaci drobného příspěvku v rámci Integrovaného plánu rozvoje území Žadatel doloží Smlouvu o spolupráci při realizaci drobného příspěvku dle přílohy č. 13 Podrobných postupů administrace drobných příspěvků Smlouva o realizaci drobného příspěvku v rámci Integrovaného plánu rozvoje území uzavřenou mezi žadatelem a koordinátorem příslušného IPRÚ. V rámci této smlouvy jsou definována vzájemná práva a povinnosti žadatele a koordinátora IPRÚ. V 36 PPADP 1.0 Stránka 5 z 7
3. předkládané před uzavřením Smlouvy o poskytnutí drobného příspěvku Žadatel vždy dokládá 1 paré v kopii. Před uzavřením Smlouvy o poskytnutí drobného příspěvku tedy žadatel předkládá následující: doklady o vedení běžného účtu, na který poskytovatel zašle drobný příspěvek (dotaci), dále doklady o vedení běžných účtů, ze kterých budou hrazeny výdaje drobného příspěvku. Územně plánovací informace, příp. stavební povolení, je-li vyžadováno, rozpočet projektu na základě ukončeného zadávacího řízení, bylo-li ukončeno, kompletní dokumentace po ukončení zadávacího řízení, bylo-li ukončeno, projektová dokumentace stavebních prací, byla-li zpracována, nájemní smlouva na dobu udržitelnosti příspěvku, pokud objekt dotčený realizací příspěvku není ve vlastnictví žadatele či příjemce, doklady o vedení odděleného účetnictví. Elektronicky dokládá pouze: Podrobné členění výdajů na způsobilé a nezpůsobilé (např. CD) 3.1. Územně plánovací informace U drobných příspěvků, kde budou prováděny stavební úpravy, žadatel doloží územně plánovací informaci vydanou příslušným úřadem dle vyhlášky Ministerstva pro místní rozvoj ČR č. 503/2006 Sb., o podrobnější úpravě územního řízení, veřejnoprávní smlouvy a územního opatření, ve znění pozdějších předpisů. Tuto Územně plánovací informaci lze nahradit listinou, vydanou příslušným stavebním úřadem, pokud je tato listina konečná z pohledu daného stavebního řízení (např. územní souhlas, územní rozhodnutí, ohlášení stavby, stavební povolení aj.) 3.2. Rozpočet projektu na základě ukončeného zadávacího řízení Tento dokument je dokládán pouze za předpokladu, že bylo ukončeno zadávací řízení, a charakter projektu vyžaduje zpracování rozpočtu projektu. 3.3. Kompletní dokumentace po ukončení zadávacího řízení V případě, že bylo ukončené zadávací řízení např. na dodávky, služby či stavební práce, je třeba předložit řídícímu orgánu kompletní dokumentaci k zadávacímu řízení. V 36 PPADP 1.0 Stránka 6 z 7
3.4. Doklady o vedení odděleného účetnictví Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést analytickou či střediskovou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. Příjemci, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou v případě příjmu prostředků z rozpočtu EU povinni vést daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o níže uvedené požadavky, které budou uvedeny ve Smlouvě o poskytnutí dotace: příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, (s výjimkou bodu f) pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci); předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost; příjemce při kontrole poskytne na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu; uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn., že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují. V 36 PPADP 1.0 Stránka 7 z 7