N_SAS / VŠFS / LS 2016 / DS Přednáška č. 19 + 20 Zpřístupňování archiválií Hlavní okruhy problémů: A/ Před zpracováním archiválií B/ Třídění C/ Pořádání archiválií D/ Standardy MAR pro popis archivních fondů Etapy archivní práce: - Vymezení archivního fondu - Třídění - Pořádání (inventarizace) A/ Před zpracováním archiválií Tzv. vymezení archivního fondu: zda jde o Fond = soustavný soubor dokumentů, který vznikl výběrem z registratury původce (viz provenienční registraturní princip) Manipulace = dodatečně v archivu vytvořené nebo uměle vzniklé soubory dokumentů z původních registratur nebo fondů původce (pertinenční princip) Sbírka = uměle vytvořené soubory dokumentů podle formální nebo věcné souvislosti (viz pertinenční princip) např. sb. soudobé dokumentace Další otázky v rámci přípravy pořádání: - zjistit, zda dokumenty k fondu nejsou uloženy i v jiných archivech (viz možnost řízení o scelení archivního fondu v příslušném archivu), 1
- provést základní průzkum fondu a nalézt -registraturní pomůcky, -údaje o spisové manipulaci, -organizační a jiné normy o kompetenci původce, -zjistit údaje o činnosti a historii původce, vč. odborné literatury B/ Třídění - Třídění = přípravná fáze, současně se archiválie kompletují, - Vnitřní skartace = vyřazení duplicit, dokumentů bez archivní hodnoty, - Delimitace archiválií (v archivu / mimo archiv) C/ Pořádání Provenienční princip obsahuje v sobě 2 zásady: 1. samostatnost a nedělitelnost fondu, 2. vnitřní uspořádání dokumentu ve fondu. Pořádání = systematické řazení arch. fondu nebo sbírky podle předem stanoveného třídícího schématu (rekonstrukce původní provenience nebo umělé schéma) Vytvářejí se - inventární jednotky (viz nejmenší obsahová jednotka) - každá inventární jednotka má inventární záznam (popis jejího obsahu) - inventarizace = sestavení základní archivní pomůcky = inventář (dnes nejen v papírové ale i v elektronické podobě) 2
Základní části inventáře: 1/ Úvod: má 5 předepsaných částí: obr. 001 - vývoj původce fondu (sbírky), obr. 002 - vývoj a dějiny fondu (sbírky), - archivní charakteristika fondu a metody jeho pořádání, - stručný rozbor obsahu fondu (sbírky), - záznam o uspořádání fondu (sbírky) 2/ Inventární seznam: v pořadí registraturní pomůcky obr. 003 listiny knihy rukopisy vlastní spisy (aktový materiál) obr. 004 + obr. 005 účetní materiál a další typy dokumentů 3/ Rejstříky (osobní, věcný, zeměpisný) 4/ Závěrečná tiráž (autor, datum a místo zpracování apod.) Archivní pomůcky (viz vyhláška MV č. 213/2012 Sb.): Základní: prozatímní inventární seznam (viz současná praxe přejímek program JANUS) Inventář (popř. dílčí inventář) katalog rejstřík Speciální: tematický katalog tematický rejstřík soupisy dokumentů 3
Referenční: popisy a soupisy fondů (sbírek) průvodce po archivech speciální edice dokumentů Závěrečné práce při pořádání: - schválení archivní pomůcky, - zveřejnění archivní pomůcky. D/ Popis archiválií (standardy Mezinárodní archivní rady - MAR + situace v ČR): - poprvé v r. 1994 přijala MAR základní směrnici: zasedání v Ottawě a poté v roce 1999 potvrzena ve Stockholmu jako standard General International Standard Archival Description ISAD(G) Jeho poslední verze vyhlášena na mezinárodním archivním kongresu ve Vídni v roce 2004, - od roku 1995 práce v ČR na obdobné speciální normě pro popis osobních a rodinných fondů i fondů korporací jako standard Standard of Archival Autority Record for Corporate Bodies, Persons and Families - ISAAR V ČR dříve: - 1958: Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu (vydala AS MV): popis archivních dokumentů jako jedna z činností v rámci celkového zpřístupňování -nyní: od 2009: pracovní skupina pro sestavení nových Základních pravidel : - 2015: nová Základní pravidla pro zpracovávání archiválií 4
Obr. Věcná skupina Struktura popisu: MZO 1945 1968 Sekretariát ministra Kolegia MZO Kolegium MZO 21. 9. 1956 fond část fondu série (věcná skupina) spis 1 materiál porady (bod jednání) komponenta 5