Metodický list pro kombinované Mgr. studium předmětu

Transkript

1 Metodický list pro kombinované Mgr. studium předmětu N_SAS_A / Spisová a archivní služba Metodický list číslo 2 Název tematického celku: Legislativa spisové a archivní služby v ČR. Správa dokumentů jako důležitá součást veřejné správy v ČR Cíl tematického celku: Základním cílem tohoto tematického celku je nejprve vysvětlit, jak se v historickém vývoji utvářela legislativa spisové a archivní služby v českých zemích, a to nejprve do roku 1974, kdy byl byl přijat historicky první speciální archivní zákon. Další část výkladu bude věnována problematice současné legislativy správy dokumentů (resp. spisové služby) u veřejnoprávních i soukromoprávních subjektů v ČR. Poté bude snaha vytvořit přehled o obecných pravidlech správy dokumentů (resp. o spisové službě). V další části bude charakterizován výběr archiválií v obou svých formách (tj. ve skartačním i mimo skartační řízení), a to jak v souvislosti s činností tzv. veřejnoprávních, tak i tzv. soukromoprávních původců. Tento tématický celek je rozložen do následujících dílčích témat: 1. dílčí téma: Vývoj legislativy archivnictví a spisové služby v českých zemích do roku dílčí téma: Současná legislativa věnovaná správě dokumentů (spisové službě) u veřejnoprávních i soukromoprávních původců v ČR 3. dílčí téma: Spisová služba (správa dokumentů) obecný základ 4. dílčí téma: Skartační řízení a výběr archiválií Ad 1. dílčí téma: Vývoj legislativy archivnictví a spisové služby v českých zemích do roku Šamberger, Z.: Studie k dějinám československého archivnictví. Praha: Národní archiv, Štouračová, J.: Úvod do archivnictví. Brno: Masarykova univerzita, Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu Praha: Státní ústřední archiv, 2004 Vládní nařízení o archivnictví č. 29/1954 Sb. ze 7. května 1954

2 Zákon č. 97/1974 Sb. o archivnictví Vyhláška MV č. 117/1974 Sb., o skartačním řízení Vyhláška MV č. 118/1974 Sb., o podnikových archivech Při studiu věnujte pozornost zejména těmto problémům: 1. Souvislosti vývoje dějin správy a politického a ekonomického vývoje na území českých zemí v historii s budováním českého archivnictví a jeho legislativní stránkou Dobře si zapamatujte vymezení a charakteristiku těchto pojmů: 1. Státní archivní komise 2. archivní rozluka 3. krajské archivy 4. Státní ústřední archiv 5. Jednotný archivní fond 1. Proč nebyl v období habsburské monarchie, ani za tzv. první čs. republiky na území českých zemí uzákoněn předpis upravující archivnictví? 2. Kdy byl přijat historicky první zákon o českém archivnictví? Ad 2. dílčí téma: Současná legislativa věnovaná správě dokumentů (resp. spisové službě) u veřejnoprávních a soukromoprávních původců v ČR 1. Štouračová, J.: Úvod do archivnictví. Brno: Masarykova univerzita, Bittner, I. a kol.: Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. Praha, Linde, Kuntová, O. Kunt, M.: Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví. Ostrava: Montanex, 2002 Zákon č. 343/1992 Sb. (novela), kterým se mění a doplňuje zákon ČNR č. 97/1974 Sb. o archivnictví (vč. jeho prováděcích vyhlášek) Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

3 Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška MV č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška NBÚ č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 309/2009 Sb., kterým se vyhlašuje úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn Vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Vyhláška MV č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Zákon č. 243/2010 Sb., obsahujícíúpné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jak vyplývá z pozdějších změn) Oznámení MV, kterým se zveřejňuje Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (Věstník MV, roč. 2009, částka 76, část II) Popř. další předpisy podle aktuální situace v oboru Při studiu věnujte pozornost zejména těmto problémům: 1. Odlišnosti současné legislativy od legislativy 20. století (v souvislosti s akceptací i jiných nežli státních forem vlastnictví a ochranou osobních údajů) 2. Povinnosti veřejnoprávních a soukromoprávních původců v oblasti správy dokumentů 3. Kompetence různých typů archivů. Dobře si zapamatujte vymezení a charakteristiku těchto pojmů: 1. soukromoprávní a veřejnoprávní původci (podle zákona o archivnictví) 2. spisová služba, podací deník 3. určený původce 4. spisový a skartační řád 5. metadata, jednoznačný identifikátor 1. Kteří původci mají v současnosti povinnost vést spisovou službu? 2. Kteří původci musí vést spisovou službu v elektronické podobě? 3. Kterých původců se týká výběr archiválií (skartační řízení)?

4 Ad 3. dílčí téma: Spisová služba (správa dokumentů) obecný základ 1. Štouračová, J.: Úvod do archivnictví. Brno: Masarykova univerzita, Bittner I. a kol.: Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. Praha: Libri, Kuntová, O. - Kunt, M.: Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví. Ostrava: Montanex, 2002 Zákon č. 309/2009 Sb., kterým se vyhlašuje úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn Vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů Při studiu věnujte pozornost zejména těmto hlavním problémům: 1. Charakteristika hlavních fází spisové služby 2. Tzv. určení původci = povinné vedení spisové služby 3. Současná praxe ukládání dokumentů Dobře si zapamatujte vymezení a charakteristiku těchto základních (klíčových) pojmů: 1. dokument, spis, referátník 2. příruční registratura, spisovna, správní archiv 3. určení původci 4. spisový řád, spisový plán, spisový znak 5. podací razítko, sběrný arch 6. podací deník, číslo jednací, jednoznačný identifikátor 7. specializované spisovny, tzv. komerční spisovny 8. priorování dokumentů (spisů) 9. spisová rozluka

5 1. Které typy dokumentů v rámci spisové služby podléhají evidenci? 2. Jaká jsou základní pravidla pro evidenci a označování dokumentů v rámci vedení spisové služby? 3. Co je třeba splnit, aby mohl být dokument uložen do spisovny? Ad 4. dílčí téma: Skartační řízení a výběr archiválií 1. Štouračová, J.: Úvod do archivnictví. Brno: Masarykova univerzita, Bittner I. a kol.: Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. Praha: Libri, Kuntová, O. - Kunt, M.: Správa dokumentů v praxi spisové služby a účetnictví. Ostrava: Montanex, 2002 Zákon č. 309/2009 Sb., kterým se vyhlašuje úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn Vyhláška MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Při studiu věnujte pozornost zejména těmto hlavním problémům: 1. Kritéria výběru archiválií 2. Hlavní formy výběru archiválií: ve skartačním a mimo skartační řízení 3. Průběh výběru archiválií u původce Dobře si zapamatujte vymezení a charakteristiku těchto základních (klíčových) pojmů: 1. skartační znak, skartační lhůta, spouštěcí událost 2. skartační návrh, skartační komise 3. skartační řád, skartační plán 4. skartační protokol, skartační souhlas 5. trvalý skartační souhlas, vzorkování

6 1. Kdo schvaluje definitivně skartační návrh u příslušného původce? 2. Které subjekty v ČR nemusí povinně kontaktovat svůj příslušný státní archiv za účelem výběru archiválií? 3. Jaké povinné údaje obsahuje spisový a skartační plán? 4. Jakým způsobem se počítá skartační lhůta? 5. Kdy se provádí výběr archiválií mimo skartační řízení? Závěr tematického celku: Hlouběji a obšírněji si můžete danou tématiku osvojit studiem těchto titulů: 1. Babička, V.: Legislativní úprava archivnictví východiska a cíle. In: Archivní časopis, roč. 54, 2004, s. s Internetové stránky Ministerstva vnitra ČR ( 3. Internetové stránky Národního archivu ( 4. Typový skartační rejstřík (novelizované vydání). MV ČR. Ostrava: Montanex, Kinovičová, M. a kol.: Uchovávání účetních a daňových dokladů, skartace a archivace v účetních jednotkách. Praha: BMSS_START, Sulitková, L.: Archivnictví a spisová služba (on-line skripta). Přístupné z Pokud jste zvládli celý tento tématický celek, pokuste se o písemné řešení následujících problémů: 1. Charakterizujte pojem tzv. veřejnoprávního původce podle platného zákona o archivnictví.

7 2. Jaké povinnosti mají tzv. soukromoprávní původci vůči státu na základě současné platné legislativy o spisové a archivní službě, jak je v této souvisloti prováděna kontrola? 3. Jak ovlivnil zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, vlastní vedení spisové služby? 4. Jaká mají specifika obce v rámci vedení spisové služby v ČR? 5. Jaké jsou hlavní rozdíly v praxi výběru archiválií u veřejnoprávních a u soukromoprávních subjektů?