Compliance: Vždy v mezích

Compliance: Vždy v mezích 2014 Compliance program Compliance příručka Hodnoty podniku & směrnice pro zaměstnankyně a zaměstnance

2 Profil Energie Mobilita Obsah Profil Profil 2 Integrovaný systém řízení 4 Hodnoty v podniku 5 Jsme PROTI 6 Jsme PRO 9 Směrnice 13 Dávání & přijímání dárků 14 Pohoštění 16 Akce 17 Chování vůči veřejným činitelům 18 Ochrana životního prostředí 18 Ochrana & bezpečnost dat 19 Vystupování podniku 19 Kartely & Konflikty zájmů 20 Slušné chování & Praní špinavých peněz 21 Interní/externí komunikace 22 Diskriminace 23 Doslov 22 Skupina EQOS Energie disponuje osmi pobočkami po celé Evropě, a od svého založení v roce 1920 se tak ze středně velké společnosti vyvinula v mezinárodní koncern působící v oblastech výroby energie, přenosu energie a energetických aplikací. Díky své schopnosti být na správném místě a využít možnost propojení zdrojů a technologického knowhow z nejrůznějších oborů v rámci celého koncernu je skupina EQOS Energie tím, čím dnes je. Jsme tak schopni soustředit všechny naše znalosti na mezioborová řešení pro naše zákazníky. Protože všichni táhneme za jeden provaz, dává skupina EQOS Energie již mnoho let spolehlivé odpovědi na zásadní otázky naší doby: spolehlivost zásobování, komunikace bez hranic, trvale udržitelná ochrana životního prostředí a klimatu a výkonné dopravní systémy. Přebíráme tak odpovědnost a zajišťujeme technologický náskok a Kontakt 24

Telekomunikace blahobyt naší společnosti. Tuto silnou pozici budujeme v oblasti řízení portfolia s citem, prozíravostí a finančním rozumem. Rozhodujícím faktorem pro úspěch našeho podniku jsou naši zaměstnanci. S vynikajícím vzděláním a vysokou motivací jsou hnacím motorem inovační síly podniku dnes i v budoucnu. Naše velká důvěra v kvalifikaci a připravenost našich zaměstnanců podávat výkony se projevuje v neustálém zvyšování vlastních výkonů v podniku. Díky tomu jsme flexibilní, a jsme tak výborně připraveni na budoucí výzvy. Oblasti činnosti Rozvodné sítě Vedení vysokého a středního napětí Trakční vedení Dopravní systémy Komunikační technika Technické zařízení budov a průmyslové instalace Zařízení na výrobu energie Inženýring

4 Integrovaný systém řízení Integrovaný systém řízení (IMS) Hospodářský úspěch a převzetí společenské odpovědnosti patří ve skupině EQOS Energie k sobě. Myslíme a jednáme z komplexní perspektivy, a chceme tak dosáhnout trvale udržitelných úspěchů nejen v zájmu našich zákazníků, zaměstnanců, partnerů a majitelů, ale i v zájmu společnosti a životního prostředí. To se však podaří pouze tehdy, pokud naše klíčové kompetence spojíme s ekonomickými a společenskými zájmy. Například tak, že ekologické jednání spojíme s operativní činností a budeme přitom klást důraz na zdraví a bezpečnost našich zaměstnanců. Disponujeme vyhraněnou kulturou podniku, která je založena na etických hodnotách a pravidlech chování uplatňovaných při naší každodenní činnosti. Na základě této kultury podniku, která klade důraz na férové jednání, otevřenost, respekt a integritu, stanovuje toto řízení hodnot (Compliance) závazné směrnice pro jednání všech organizací a osob, které jsou součástí skupiny EQOS Energie. Cílem tohoto kodexu chování je usměrňovat a vést naše jednání tak, abychom se vždy chovali poctivě, čestně a v souladu se zákony. Compliance Environmentální management Management bezpečnosti práce Management jakosti IMS EQOS Energie management hodnot Marketingový management Německo, Rakousko, Švýcarsko, Lucembursko, Polsko, Česka republika, Maďarsko Management nákupu Management ochrany dat........... Finanční management & management rizik Personální management

Hodnoty v podniku Základem tohoto programu hodnot je společné úsilí o společensky odpovědné vedení podniku. Řídíme se přitom všeobecně platnými etickými hodnotami a zásadami, které kladou důraz zejména na integritu, poctivost a respekt před lidskou důstojností. S našimi zákazníky, obchodními partnery, zaměstnanci a majiteli jednáme tak, jak chceme, aby oni jednali s námi. Při jednání s našimi partnery vždy dbáme na to, abychom se chovali férově a poctivě. Vždy jednáme v souladu s platnými zákony a pravidly férové soutěže. Každé směšování soukromých a obchodních zájmů může vést ke konfliktu zájmů, a je proto zásadně odmítáno. Vedlejší činnosti musejí být předem schváleny.

6 Hodnoty v podniku Zaručená neúplatnost Jednotnost díky rozmanitosti Jakýkoli druh korupce a nekalých obchodních praktik striktně odmítáme. Obchodním partnerům nesmějí být slibovány, nabízeny nebo poskytovány žádné osobní výhody. Rovněž je zakázáno přijímat, požadovat nebo si nechat slibovat nepřípustné výhody od obchodních partnerů. V našem podniku nestrpíme žádnou diskriminaci osob a je jedno jakého druhu. Tím je rozuměna jakákoli forma neoprávněného znevýhodňování, nerovného zacházení nebo obtěžování jednotlivých osob nebo skupin například na základě jejich věku, etnického původu, postižení, světového názoru, víry nebo sexuální orientace. Jsme PROTI korupci diskriminaci

Důvěrné je důvěrné Dodržování práv Akceptujeme a chráníme soukromou sféru našich kolegyň a kolegů. Se všemi informacemi o aktivitách našeho podniku a našich obchodních partnerů zacházíme důvěrně. Informace musejí být třetím osobám předávány vždy s maximální opatrností a pouze se svolením našich obchodních partnerů a zadavatelů. Zásadně neklábosíme. Našim obchodním partnerům dáváme jasně najevo, že od nich očekáváme stejné chování. Skupina EQOS Energie se zavazuje k dodržování uznávaných lidských práv. Odsuzujeme, kromě jiného, práci dětí a jakoukoli formu nucené práce a požadujeme totéž i od našich obchodních partnerů. zneužívání osobních údajů porušování lidských práv

8 Hodnoty v podniku Legální prostředky Každý za sebe Naše obchody vedeme pouze s váženými partnery, kteří své obchody uzavírají zákonným způsobem a jejichž prostředky pocházejí ze zákonných zdrojů. Proto musejí všichni zaměstnanci dodržovat příslušné zákony proti praní špinavých peněz a interní procesy podniku, které slouží k vypátrání podezřelých plateb a k jejich zamezení. Podnik se zasazuje o to, aby své obchody vedl v souladu se zásadami férové soutěže. Proto klade velký důraz na přísné dodržování kartelových zákonů a předpisů, které usilují o to, aby byla soutěž chráněna před jednáním odporujícím pravidlům hospodářské soutěže. Jsme PROTI praní špinavých peněz kartelům

Slušné chování S poctivostí nejdál dojdeš S našimi kolegyněmi a kolegy jednáme stejně jako s našimi zákazníky a obchodními partnery férově a s respektem. Je povinností každého zaměstnance, aby se vůči podniku choval poctivě a naprosto loajálně. Obchodní rozhodnutí jsou činěna pouze v nejlepším zájmu podniku, ne na základě možných osobních výhod. Každý zaměstnanec musí zabránit jakémukoli konfliktu zájmů a dokonce i jakémukoli náznaku konfliktu zájmů. Jsme PRO férové chování poctivost

10 Hodnoty v podniku Svoboda projevu Náš zelený palec Svoboda projevu a svobodné vyjádření názoru jsou akceptovány a chráněny. Přispíváme k trvale udržitelné ochraně životního prostředí tím, že neustále usilujeme o snižování negativních vlivů našeho podniku na životní prostředí. Náš podnik se zavazuje, že bude jím způsobené zatěžování životního prostředí kontrolovat, snižovat nebo se mu bude snažit zabránit. Jsme PRO svobodu projevu ochranu životního prostředí

Síla spočívá v týmu Ochrana zdraví & bezpečnost práce Naše soužití se vyznačuje vzájemnou úctou. Chováme se partnersky a pečujeme o pozitivní pracovní atmosféru. Jsme si vědomi toho, že jen zřídkakdy můžeme dosáhnout komplexních řešení sami. Proto řešíme zadané úkoly v týmu a využíváme při tom silné stránky každého člena týmu. Ochrana zaměstnankyň a zaměstnanců před újmou na zdraví je hlavním cílem našeho podnikatelského jednání. Na základě aktivního prosazování ochrany zdraví a bezpečnosti práce chráníme naše zaměstnance před fyzickou i psychickou újmou na zdraví. Za bezpečnost práce však nese odpovědnost i každá jednotlivá zaměstnankyně a každý jednotlivý zaměstnanec. Ohrožení zdraví je třeba zabránit prozíravým, uvážlivým a odpovědným chováním. Nedostatky týkající se bezpečnosti práce musejí být neprodleně nahlášeny příslušnému vedoucímu pracovníkovi. týmovou práci ochranu zdraví

12 Hodnoty v podniku Ochrana oznamovatelů Jednotné vystupování Nestrpíme žádné represivní jednání vůči zaměstnancům, kteří ohlásí porušení zásad programu hodnot. S osobními údaji oznamovatele bude zacházeno diskrétně a budou použity výhradně v souvislosti s příslušnými procesy. Všichni zaměstnanci ovlivňují vnímání našeho podniku veřejností. Používáme jednotné, společné firemní logo. Používáme standardizované předlohy dokumentů, které doprovázejí naše podnikové procesy, a v telefonu se představujeme celým jménem našeho podniku: EQOS Energie. Jsme PRO oznamovatele jednotný firemní styl

Směrnice & zásady chování Všichni členové představenstva, jednatelé, vedoucí pracovníci a zaměstnanci našeho koncernu jsou povinni dodržovat program hodnot a zásady chování. Všichni zaměstnanci jsou povinni se seznámit s obsahem našich směrnic, musejí je znát a na jejich základě jednat. Tento program hodnot a zásady chování tvoří základ pro naši každodenní práci. Za zprostředkování a prosazování tohoto programu hodnot a zásad chování nesou odpovědnost vedoucí pracovníci. Porušení programu hodnot Porušení zásad programu hodnot škodí našemu podniku. Z tohoto důvodu jsou všichni zaměstnanci povinni ohlásit příslušným místům jakékoli nedodržování, nerespektování nebo porušování zákonů a směrnic, kterého si všimnou. Zacházení s majetkem podniku S firemním majetkem zacházíme tak odpovědně, jako by byl náš vlastní. Pro každého zaměstnance našeho podniku je samozřejmé, že majetkové hodnoty podniku chráníme, zacházíme s nimi pečlivě a šetrně, nepoužíváme je neodborně nebo nedovoleně pro vlastní účely a nepřivlastňujeme si je. Nerespektování předpisů Každý zaměstnanec musí v případě nerespektování zákonů, programu hodnot, zásad chování nebo jiných podnikových předpisů počítat s pracovněprávními a disciplinárními důsledky. Toto porušení může mít i trestněprávní následky.

14 Směrnice Dávání dárků Nevyžadující povolení: reklamní a zdvořilostní dárky nízké hodnoty. Faktury musejí být vystaveny na skupinu EQOS Energie s uvedením adresy. Orientační veličina: < 50,-, celkem maximálně 100,- na osobu a rok. Musí být patrné, že se jedná o dárek (natištěné logo, karta atd.). Musejí být poznamenány jméno a firma příjemce dárku. U drobných dárků do 10,- nemusí být předložen seznam zákazníků. Odpočitatelný provozní výdaj. Úplný odpočet vstupní DPH. Vyžadující povolení: dárky vyšší hodnoty, které odpovídají zásadám skupiny EQOS Energie. Orientační velikost: 50 až 100,- (povolení od nadřízeného). Dárky v hodnotě od 100,- : povolení Compliance Officer nutné. Musí být předem schválené nadřízeným s uvedením jména a názvu společnosti příjemce daru. Faktury (účtenka nestačí!) musejí být vystaveny na skupinu EQOS Energie s uvedením adresy. Musí být patrné, že se ze strany skupiny EQOS Energie jedná o dárek. Žádný provozní výdaj. Žádný odpočet vstupní DPH. Nepřípustné: žádným způsobem! Finanční příspěvky všeho druhu (hotovost, bankovní převody, úvěry, neoprávněné dobropisy). Všechny ostatní dárky, které neodpovídají výše uvedeným zásadám skupiny EQOS Energie. Totéž platí i pro příspěvky nebo výhody jakéhokoli druhu. Více: Protikorupční směrnice

Přijímání dárků Nevyžadující povolení: reklamní a zdvořilostní dárky nízké hodnoty. Maximální hodnota dárku: 50,-. Maximální hodnota dárků přijatých od jednoho obchodního partnera za rok: 100,-. Vyžadující povolení: dárky vyšší hodnoty. Jednotlivá hodnota > 50,-. Celková hodnota dárků přijatých od jednoho obchodního partnera za rok: 100,-. Nutné povolení od příslušného nadřízeného, dokumentační povinnost. Dárky v hodnotě přesahující 100,- : nutné povolení od CCO. Nepřípustné: žádným způsobem! Finanční příspěvky všeho druhu, plnění mající peněžní hodnotu (používání firemního majetku, využívání zvláštních výhod). Požadování dárků, všechny ostatní dárky a zvláštní výhody, které neodpovídají výše uvedeným zásadám skupiny EQOS Energie. Více: Protikorupční směrnice

16 Směrnice Pohoštění obchodních partnerů/ obchodními partnery Nevyžadující povolení: běžné pracovní obědy. Musí existovat obchodní souvislost. Orientační velikost: < 50,-. Způsob a rozsah musejí odpovídat místním obchodním zvyklostem. Pokud je pozvání nabídnuto dobrovolně a ne v očekávání protislužby/zvýhodnění. Při proplácení nákladů na pohoštění je třeba uvést jméno a firmu pozvané osoby. Vyžadující povolení: pohoštění bez obchodní souvislosti. Pohoštění, u kterých není obchodní souvislost bezprostředně zjevná. Orientační velikost: 50 až 100,- (povolení od nadřízeného). Náklady na pohoštění od 100,- : povolení Compliance Officer nutné. Povolení je třeba si vyžádat předem. Dokumentační povinnost s ohledem na jméno, firmu a adresu pozvané osoby. Výše uvedené zásady platí i pro účast na pozváních. Nepřípustné: Nutné povolení výjimky od Compliance vedoucího pracovníka! Pohoštění, která jsou v rozporu s výše uvedenými zásadami skupiny EQOS Energie. (výstřední, velmi drahé pracovní obědy, např. > 100,- ). Účast na pozváních na takto drahé pracovní obědy. Požadování pozvání jakéhokoli druhu. Více: Protikorupční směrnice

Pozvání na akce Nevyžadující povolení: Akce s bezprostřední a pro každého zjevnou obchodní souvislostí (např. veletrhy). Orientační velikost: < 50,-. Pozvání smí platit pouze pro vlastní akci, ne pro příjezd, hotel nebo rámcový program. Při účasti na náklady obchodního partnera: dokumentační povinnost. Vyžadující povolení: Akce s nepřímou obchodní souvislostí nebo neobchodními prvky. Orientační velikost: 50 až 100,- (povolení od nadřízeného). Náklady na pohoštění od 100,- : povolení Compliance Officer nutné. Např. udržování kontaktů při společné návštěvě sportovní akce. Např. nákladné rámcové programy při pozvání na veletrh. Povolení je třeba si vyžádat předem: dokumentační povinnost. Nepřípustné: Nutné povolení výjimky od Compliance vedoucího pracovníka! Všechna pozvání na akce, která neodpovídají zásadám skupiny EQOS Energie (např. cesty, které mají převážně charakter dovolené, > 100,- ). Požadování pozvání na akce. Přijímání příspěvků nebo výhod jakéhokoli druhu na akcích. Více: Protikorupční směrnice

18 Směrnice Chování vůči veřejným činitelům Nepřípustné: žádným způsobem! Hmotné a nehmotné příspěvky jakéhokoli druhu pro zaměstnance nebo zmocněnce státních zařízení nebo pro jejich členy jsou zásadně zakázány. Příspěvky jakéhokoli druhu pro politické strany a jejich zástupce nebo pro poslance a kandidáty na politické funkce jsou rovněž zásadně zakázány. Je třeba zabránit jakémukoli podezření, že by mohl být veřejný činitel nezákonně ovlivňován. Více: Protikorupční směrnice Ochrana životního prostředí Naše cesta: S kancelářskými potřebami, jako jsou papír, tonery a psací pomůcky, zacházíme odpovědně a efektivně. Po ukončení montážních prací zanecháváme staveniště v takovém stavu, v jakém jsme je před zahájením prací našli. Přispíváme k trvale udržitelné ochraně životního prostředí tím, že neustále usilujeme o snižování negativních vlivů našeho podniku na životní prostředí. V našich kancelářských prostorech a na našich staveništích realizujeme pečlivě promyšlenou koncepci likvidace odpadu. Více: Směrnice pro integrované systémy řízení (IMS)

Ochrana & bezpečnost dat Naše cesta: Nesdělujeme důvěrné informace o podniku externím osobám nebo bývalým kolegyním a kolegům. Chráníme osobní údaje našich zaměstnankyň a zaměstnanců. Dodržujeme podnikové směrnice. Ukládáme podniková data ve firemní síti. Více: IT směrnice Neakceptovatelné a zakázané: Používání softwaru, který nebyl pořízen podnikem, na firemních počítačích. Předávání osobních údajů našich zaměstnanců bez povolení. Ukládání podnikových dat na soukromé nosiče. Ukládání soukromých videozáznamů, fotografií a hudebních souborů na firemních počítačích. Otevírání pornografických nebo protiústavních internetových stránek. Provozování soukromých počítačů ve firemní síti. Rozšiřování výroků, které poškozují dobrou pověst podniku, prostřednictvím internetu. Jednotné vystupování podniku Naše cesta: Existuje pouze jedno platné firemní logo pro celou skupinu EQOS Energie. Více: Příručka pro jednotný firemní styl (CI)

20 Směrnice Kartely Nepřípustné: žádným způsobem! S žádným konkurentem nesmějí být uzavírány dohody, které potlačují hospodářskou soutěž, omezují obchody s dodavateli a rozdělují zákazníky, trhy, oblasti nebo výrobu. Je zakázáno hovořit s konkurenty o cenách, objemech výroby, výrobních kapacitách, prodejích, nabídkách, ziscích, ziskových maržích, nákladech a jiných parametrech s cílem vyvolat paralelní chování konkurenta. Je zakázáno uzavírat ujednání a dohody, které omezují svobodu stanovení cen při opětovném prodeji nebo které obsahují doložky nejvyšších výhod či dohody o exkluzivitě, a dohody o upuštění od hospodářské soutěže. Více: Kartelová směrnice Konflikty zájmů Naše cesta: Každý zaměstnanec musí zabránit jakémukoli konfliktu zájmů a dokonce i jakémukoli náznaku konfliktu zájmů. Žádný zaměstnanec se během svého zaměstnaneckého poměru nesmí podílet na aktivitách, které pro podnik představují konkurenci, nebo podporovat společnost, která podniku přímo nebo nepřímo konkuruje. Každý zaměstnanec, který přímo či nepřímo vlastní nebo získá účast na zákazníkovi, dodavateli zboží, poskytovateli služeb nebo jiném obchodním partnerovi podniku, musí tuto skutečnost neprodleně oznámit příslušnému personálnímu oddělení a svému nadřízenému. Více: Směrnice pro konflikt zájmů

Slušné chování Naše cesta: Chováme se k sobě zdvořile. Respektujeme názory jiných. Jsme k sobě upřímní a udržujeme dobré, zdvořilé kontakty. Vždy se chováme korektně. Jednáme se všemi stejně. Neakceptovatelné a zakázané: Nemluvíme špatně o jiných a už vůbec ne za jejich zády. Nikoho svévolně nezvýhodňujeme. Praní špinavých peněz $ Naše cesta: Dodržujeme všechny povinnosti týkající se vedení účetnictví, vedení záznamů a finančních zpráv, které platí pro platby v hotovosti a jiné platby v souvislosti s transakcemi. Podezřelé chování obchodních partnerů ohlásíme Compliance vedoucímu pracovníkovi.

22 Směrnice Interní/externí komunikace Naše cesta: Svobodné vyjádření názoru je akceptováno a chráněno. Vzniklé problémy řešíme s příslušnou osobou, ne se třetími osobami. Neprobíráme firemní interní záležitosti na sociálních sítích. Pro doručení našich žádostí používáme elektronickou schránku našich obchodních partnerů a snažíme se zabránit opakovaným telefonátům. Se zákazníky a kolegyněmi/kolegy jednáme uctivě a nezapomínáme ani ve výjimečných situacích na naše dobré vychování. Takto ne: Nadávky, urážlivý tón, osobní útoky, hlučné a hrubé výměny názorů jsou zásadně zakázané. Nepokládáme telefon a nepřerušujeme telefonní spojení. Nezasíláme e-mailové zprávy nekonečným rozdělovníkům, ale vybraným adresátům. Doslov Počestný obchodník Obrázek počestného obchodníka můžeme sledovat už od středověku. Tehdy byly počestností obchodníka myšleny spíše jeho praktické schopnosti, jako jsou psaní, počítání a snaha o dosažení zisku. K dlouhodobému úspěchu obchodu však přispívaly také ctnosti, jako jsou tolerance, mírumilovnost a podpora kultury. Před mnoha staletími byli obchodníci většinou také kočovníky. Často jsme k nim přistupovali s nedůvěrou. Někteří obchodníci byli dokonce podezíráni z podvádění. Důvěru a víru ve svou bezúhonnost mohli kočovní obchodníci získat pouze tehdy, pokud se prokázali jako počestní lidé. S povinností dodržovat při uzavírání obchodů etické zásady přebírali obchodníci také odpovědnost za svoji

Diskriminace Naše cesta: Spolupracujeme s kolegyněmi/kolegy jakékoli barvy pleti, národnosti, rasy a víry, jakéhokoli původu, věku, pohlaví nebo světového názoru. Usilujeme o rovnoprávnost s ohledem na pracovní poměr mezi zaměstnankyněmi/ zaměstnanci a podnikem v oblasti stanovení odměny, dobrovolných sociálních dávek, dalšího vzdělávání a povýšení až do ukončení pracovního poměru. Nezačleněným kolegyním/kolegům poskytujeme aktivní podporu. Nepřípustné: Netolerujeme žádnou diskriminaci. Tím je rozuměna jakákoli forma neoprávněného znevýhodňování, nerovného zacházení nebo sexuálního či jiného obtěžování. domovinu. Obrázek počestného obchodníka se vyvíjel od raného novověku až do dnešní doby. Jednoduše se přizpůsobil ekonomickým rámcovým podmínkám. K tomu se přidaly hodnoty, jako jsou odpovědnost vůči spotřebitelům, zaměstnancům, investorům, veřejnosti, systému sociálního tržního hospodářství, státu a životnímu prostředí. V jádru nezměněný slouží dnes tento obrázek jako vzor nejen pro obchodníky, ale i pro podniky jako je skupina EQOS Energie.

Hlášení porušení Zaměstnanci, kteří vědí nebo se na základě dobrých důvodů domnívají, že byly porušeny zákony nebo předpisy, tento kodex chování nebo jiné interní předpisy, by měli příslušnou záležitost ohlásit prostřednictvím oznamovacího systému používaného v podniku (https://www.bkms-system. net/eqos-energie) nebo by ji měli nahlásit Compliance vedoucímu pracovníkovi. Hlášení mohou být na přání zprostředkována anonymně prostřednictvím systému upozornění. Pokud nebudou zadány informace, ze kterých by bylo možné odvodit identitu osoby, chrání systém BKMS anonymitu technicky. Hlášení by mělo být učiněno nehledě na pozici osoby, která je za porušení odpovědná. Všechna hlášení budou neprodleně prošetřena. Bude-li to nutné, budou učiněna nápravná opatření. Vydání: leden 2015 compliance@eqos-energie.com EQOS Energie Holding S.à r.l. 4 Rue des Artisans 3895 Foetz Lucembursko T +352 26 17 41-11 F +352 26 17 41-20 www.eqos-energie.com