Závěrečná zpráva o řešení grantu Fondu rozvoje VŠ č. 258/2002 Název projektu: Digitalizace a zpřístupnění diplomových a habilitačních prací AMU Zprávu předkládají: PhDr. Iva Horová PhDr. Marie Kratochvílová PaedDr. Radim Chvála, CSc. AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V PRAZE PRAHA 2003
Obsah: Úvod... 3 1. Popis výchozího stavu... 3 2. Cíle řešení úkolu... 3 3. Způsob řešení úkolu... 4 4. Konkrétní výstupy... 5 5. Návaznosti výsledků řešení tohoto projektu na rozvoj Knihovny AMU... 6 6. Čerpání finančních prostředků... 6 Příloha č. 1: Schválení žádosti o změnu ve struktuře neinvestičních prostředků (přesun prostředků z položky služby do položky OON). 2/6
Úvod Grant navazuje na úkoly, kterými se řešitelka kontinuálně zabývá od roku 1994 a jejichž obecným cílem je zvyšování kvality knihovnicko-informačních služeb na AMU v prostředí počítačových sítí (granty FR VŠ: č. 0917/94 Vybudování automatizovaného souborného katalogu Knihovny AMU, zpřístupnění fondů veřejně přístupnými stanicemi a připojení Knihovny AMU na Internet", č. 0735/95 Automatizace knihovny DAMU" a č. 0541/96 Automatizace knihovny FAMU, grant č. 133/98 Automatizace výpůjčního protokolu knihovny HAMU, č. Digitalizace a zpřístupnění méně dostupných zvukových záznamů knihovny HAMU). Zejména v rámci těchto projektů byly ve všech třech fakultních knihovnách AMU vybudovány technické a technologické předpoklady pro postupnou automatizaci většiny knihovnických činností a pro budování základů digitální knihovny. V roce 2001 Knihovna AMU řešila úkol zpřístupnění digitalizovaných zvukových záznamů prostřednictvím počítačové sítě. Využito při tom bylo vlastností knihovního systému T Series, kterou je mj. také možnost zpřístupnit přímo z katalogizačního záznamu jinde uložený záznam v podobě různých formátů (*.mp3, *.pdf apod.). Této vlastnosti bylo opět využito při řešení tohoto projektu. 1. Popis výchozího stavu Součástí fondů knihovny Akademie múzických umění v Praze (resp. tří jejich fakultních knihovnických pracovišť) je mj. cca 4 500 diplomových prací absolventů školy včetně řady významných osobností. Habilitační práce a některé profesorské přednášky pedagogů AMU jsou dosud zpřístupněny pouze v knihovně DAMU. Práce jsou mnohdy významné v daném oboru svou novostí pojetí předmětu zkoumání, a v některých případech představují jediné sylaby či dokonce základní literaturu pro nově založené studijní obory nebo předměty. Zájem o studium všech těchto prací se soustavně zvyšuje, jsou půjčovány pouze prezenčně a tedy v návaznosti na provozní dobu knihoven. Všechny fakultní knihovny postupně budují k uvedeným fondům elektronický katalog na bázi TINLIB. Opakované a frekventované používaní tyto nenahraditelné dokumenty postupně a trvale stále více poškozuje. Proto bylo rozhodnuto zahájit jejich postupnou systematickou digitalizaci. V první fázi v rámci řešeného projektu šlo o výběr nejhodnotnějších titulů všech fakult. O zviditelnění výsledků tvůrčí činnosti školy pečuje především Nakladatelství AMU, které (ještě jako Ediční centrum AMU v rámci grantu Open Society Fund) v roce 2000 vystavilo na www stránkách AMU 10 nejnovějších a nejzdařilejších absolventských a habilitačních titulů v tzv. Elektronické čítárně, zatím ovšem bez vazby na elektronické katalogy knihoven a tedy i bez možnosti vyhledávání podle různých kritérií. Na kladně přijímanou akci navázal tento společný projekt Nakladatelství AMU, Knihovny a Počítačového centra AMU. 2. Cíle řešení úkolu Cílem grantového projektu bylo vybrat (plánováno bylo cca 20 titulů) nejhodnotnější tituly, převést je do digitální podoby a zpřístupnit jako plné texty prostřednictvím knihovního 3/6
katalogu a Elektronické čítárny Nakladatelství AMU na www amu. Druhým cílem bylo pořídit trvalé archivní kopie jedinečných dokumentů. K dosažení těchto cílů bylo třeba: a) vytipovat vhodné tituly k digitalizaci b) pořídit potřebné chybějící technické vybavení c) provést přepisy, snímání, převedení dokumentů do distribučního formátu d) provést potřebné úpravy v elektronickém knihovním katalogu e) vyřešit graficky a logicky otázku přístupnosti textů z www AMU a provázanosti s katalogem knihovny f) řešit otázky autorských práv, uzavřít licenční smlouvy g) převést přepisy do počítačových souborů na server a zpřístupnit je v počítačové síti 3. Způsob řešení úkolu Výběr titulů byl předmětem rozhodnutí fakult (podle návrhů kateder) a jednání Ediční a Knihovní rady AMU. a) Během jara proběhla jednání ediční rady AMU, která měla za úkol doporučit významné tituly k digitalizaci na jednotlivých fakultách. b) Proběhlo vytipování a konečný výběr prací na DAMU a posléze i na HAMU, zmapování celé oblasti způsobu uložení a archivace diplomových prací na jednotlivých fakultách AMU. c) Současně bylo třeba řešit problém nedostupnosti některých titulů z důvodů rekonstrukce FAMU. d) Nakladatelství provedlo analýzu vybraných dokumentů a určilo způsob digitalizace jednotlivých prací (scanování, fotografování, přepis). e) Zařízení Nakladatelství bylo dokompletováno o 2 počítače, scanner a fotoaparát. f) Červen 2002 pořízení zkušebního vzorku dat, rozhodnutí o pokračování v započaté práci g) Rozšíření diskové kapacity distribučního serveru tak, aby bylo možné využívat výsledků projektu v rámci celé školy. h) Ošetření autorských práv formou licenčních smluv s příslušnými autory: (příprava a zpracování smluv, obeslání a získání souhlasu autorů prací, výplata autorských honorářů). i) Zpracování obsahů a anotací dokumentů, jejich překlad do angličtiny, redakční práce na dokumentech, smluvní zajištění externích spolupracovníků a jejich odměn. j) Stanovení koncepce způsobu prezentace textů a propojení s knihovním katalogem. k) Převzetí prací zpracovaných elektronicky. l) Přepis prací odevzdaných v papírové podobě. m) Převod textů do prezentačního formátu (*.pdf). 4/6
n) Zadání a výroba webových stránek Elektronické čítárny Nakladatelství AMU (včetně smluvního a termínového zajištění). o) Vytvoření chybějících katalogizačních záznamů na převáděná díla, do stávajících záznamů doplnění odkazů na příslušná URL, podle kterých pak www prohlížeč propojí katalogizační záznamy s příslušnými textovými záznamy (soubory *.pdf) na distribučním serveru. p) Zabezpečení nežádoucí manipulace s texty ze strany uživatelů Elektronické čítárny. U textů, kde nebyl získán souhlas autora zpřístupnit práci mimo AMU, je technicky zablokován přístup na server a umožněn pouze ze strojů s IP adresami AMU. 4. Konkrétní výstupy Výsledkem je: - rozšíření a zkvalitnění nabídky elektronických publikací o nových 35 titulů - propojení mezi katedrou (fakultou), Elektronickou čítárnou a Knihovnou AMU, což umožní pedagogům přímo odkazovat na studijní materiály - zajištění přístupu k vybraným kvalifikačním pracím AMU ze dvou úrovní informačního systému školy: 1) Z webové stránky AMU resp. tzv. Elektronické čítárny AMU na adrese www.amu.cz. Zde (bez možnosti zadávat podmínky pro selekci) je k dispozici seznam zpřístupněných prací formou plného textu, dále anotace a odkaz na bibliografický záznam přímo do katalogu knihovny 2) Z katalogu knihovny (jak lokálního tak z webového): uživatel hledá v katalogu knihovny, kde má naopak možnost zadávat různá kriteria pro výběr. V případě, že najde právě digitalizovanou práci, se může z katalogu rovnou přepnout do jejího plného textu. Dalším výstupem je také zkvalitnění prezenčních služeb knihovny HAMU: Bude docházet k minimalizování časových ztrát uživatelů: uživatel se obslouží sám, může studovat ihned po vyhledání příslušného titulu v elektronickém katalogu, nemusí žádat knihovníka o primární dokument, čekat na jeho expedici a po práci jej vracet; Budou se zmenšovat se časové ztráty a zefektivní se práce knihovníků: požadovaný primární dokument není třeba vyhledávat a expedovat ze skladiště a opět jej vracet na místo Kapacita studijních míst je rozšířena tím, že je možné studovat plné texty i na všech počítačových stanicích. Přístup k digitalizovaným textům je umožněn i mimo prostory knihovny a mimo její provozní dobu. Na realizaci úkolu se podíleli: pracovníci Nakladatelství AMU, vedoucí Počítačového centra AMU, ředitelka Knihovny AMU a externí dodavatelé. V rámci tohoto projektu bylo zpřístupněno celkem Řešitelé považují vytčené cíle projektu za splněné. 5/6
5. Návaznosti výsledků řešení tohoto projektu na rozvoj Knihovny AMU V celkové transformaci a modernizaci Knihovny AMU přináší řešení tohoto projektu cestu k dalšímu rozšíření, zefektivnění a zpříjemnění služeb knihovny směrem k uživatelům. Projekt zapadá do celkového současného trendu zvýšené pozornosti věnované kvalifikačním vysokoškolským pracím. Jejich informační hodnota je nesporná a propojování primárních a sekundárních informačních zdrojů, tedy zpřístupnění těchto zdrojů on line znamená další krok v budování digitální knihovny AMU. Inovace spočívá jednak v rovině studijní, kde přispívá k posílení vypovídací hodnoty dokumentů využitím hypertextových technologií, ke schopnostem studentů pochopit problematiku elektronického publikování, produkovat vlastní elektronické dokumenty a využívat digitální knihovny. V rovině organizační částečně řeší problém s přístupností dokumentů v čase a v prostoru (přístup k internetu je již takřka všude) i potíže s různými místy uložení prací (knihovna, studijní oddělení, katedry,..). Zkušenosti, které byly dosud získány při řešení problematiky digitalizace budou plně využity při postupném pokračování v postupném převodu a zpřístupňování dalších titulů. Řešitelka také získala v letošním dotaci na projekt Digitalizace zvukových záznamů Knihovny AMU (FRVŠ 446/E2/2003). Jedná se o projekt který opět navazuje na zde řešenou problematiku a je pokračováním v trendu modernizace a zvyšování komfortu služeb Knihovny AMU. 6. Čerpání finančních prostředků Z FRVŠ bylo přiděleno celkem 289 000 Kč (využití popsáno ve Výkazu). Prostředky byly použity na zakoupení digitálního fotoaparátu, počítačů a rozšíření diskové kapacity distribučního serveru. Dále na získání souhlasu autorů se zveřejněním a na zajištění souboru prací, potřebných k vytvoření a vystavení textů v prezentačním formátu. Během řešení projektu se ukázala nutnost provést změnu ve struktuře přidělených prostředků: honoráře za licenční smlouvy nebylo možné hradit z prostředků na služby (fakturací), proto řešitelka požádala na FRVŠ o souhlas s jejich využitím formou OON. Souhlas byl udělen viz příloha. Z prostředků AMU bylo hrazeno: 68 667 Kč neinvestičních prostředků (služby, spotřební materiál, drobný hmotný majetek, odměny řešitelům včetně zákonných plateb). Celkové náklady: INV ONEI celkem FRVŠ 150 000 139 000 289 000 AMU 77 000 68 667 145 667 CELKEM 227 000 207 667 434 667 Celkové náklady projektu činily 434 667 Kč, z toho podíl AMU 145 667 Kč, tj. 33, 5%. V Praze, 18. 1. 2003 6/6