Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení

KARLOVARSKÝ KRAJ KRAJSKÝ ÚŘAD ODBOR VNITŘNÍCH ZÁLEŽITOSTÍ ve smyslu 38 zákona č. 137/2006 Sb. (dále jen zákona) tímto vyzývá k podání nabídky a prokázání kvalifikace a poskytuje zadávací dokumentaci na veřejnou zakázku 1) Název zakázky zadávanou dle 21 odst. 1 písm. f) zjednodušené podlimitní řízení (dále jen veřejná zakázka ) Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení 2) Název a sídlo zadavatele Karlovarský kraj - Krajský úřad se sídlem v Karlových Varech, Závodní 353/88 IČ 70891168 (dále jen Zadavatel) 3) Klasifikace a vymezení plnění veřejné zakázky Klasifikace předmětu plnění 79521000-2. Předmětem plnění veřejné zakázky v rámci tohoto výběrového řízení je pronájem multifunkčních zařízení v rozsahu blíže specifikovaném v příloze č. 2. Specifikace jednotlivých strojů je uvedena v Tabulce B, která je součástí přílohy č. 2. Součástí plnění je zajištění všech činností souvisejících se zajištěním chodu multifunkčních zařízení, kromě níže uvedených, po dobu 36 měsíců. Součástí plnění není: - dodávka papíru - doplňování papíru 4) Doba a místo plnění veřejné zakázky Předpokládaný termín zahájení servisní činnosti je 01. 09. 2013. Doba plnění smlouvy bude sjednána na dobu určitou a to na 36 měsíců. Místem plnění je Krajský úřad Karlovarského kraje, Závodní 353/88, 360 06 Karlovy Vary. 5) Způsob hodnocení nabídek Hodnocení nabídek bude, při splnění všech požadavků zadavatele, provedeno dle výše celkové nabídkové ceny v Kč bez DPH. 6) Požadavky na prokázání kvalifikačních a dalších předpokladů Uchazeči musí prokázat kvalifikační předpoklady ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb. o zadávání veřejných zakázek (dále jen zákon) a další předpoklady. Pravost a stáří všech dokladů musí být v souladu s 57 zákona. Sídlo: Karlovy Vary, Závodní 353/88, 360 06, Karlovy Vary, IČ: 70891168, DIČ: CZ-70891168,tel.: +420 354 222 300, http://www.kr-karlovarsky.cz, e-mail: posta@kr-karlovarsky.cz

Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 2 6.1. Základní kvalifikační předpoklady podle 53 zákona Dodavatel prokazuje splnění základních kvalifikačních předpokladů podle odstavce 1 53 písm. a) až k) předložením čestného prohlášení dle přílohy této zadávací dokumentace. 6.2. Profesní kvalifikační předpoklady podle 54 zákona Splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel předložením výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán výpis nesmí být starší 90 dnů ke dni podání nabídky uchazeč předloží kopie dokladů, dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci uchazeč předloží kopie dokladů Uchazeči mohou k prokázání základních kvalifikačních předpokladů dle 53 odst. 1 a profesních kvalifikačních předpokladů dle 54 využít za podmínek stanovených v 127 zákona výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů ne staršího než 3 měsíce. 6.3. Další požadavky zadavatele Uchazeč předloží cenovou nabídku dle zadání tj. vyplněné tabulky dle přílohy č. 2. Uchazeč předloží podepsaná čestná prohlášení dle přílohy č. 4. a 5. této výzvy. V případě, že uchazeč neuvede v nabídce informace dle článku 6. výzvy, bude z další účasti v soutěži vyloučen! 7) Další povinné součásti nabídky Součástí nabídky musí být rovněž: a) seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních 3 letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele, b) má-li dodavatel formu akciové společnosti, seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek, c) prohlášení uchazeče o tom, že neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zvláštního právního předpisu v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou. 8) Způsob zpracování nabídkové ceny a platební podmínky Nabídková cena 8.1. Nabídková cena bude uvedena dle přílohy č. 2 (Krycí list, Cenová nabídka, Tabulka B, Požadované konfigurace). Jiná forma zpracování cenové nabídky není akceptovaná. 8.2. Nabídková cena bude stanovena pro danou dobu plnění jako cena nejvýše přípustná se započtením veškerých nákladů, rizik (např. vyřazení některých strojů z provozu), zisku a finančních vlivů (např. inflace), po celou dobu realizace zakázky. Platební podmínky Zadavatel požaduje měsíční fakturaci na základě podmínek uvedených v příloze č. 1 zadávací dokumentace. Splatnost faktur 14 dní od doručení faktury na adresu Zadavatele. Zadavatel neposkytuje zálohové platby. Úhradou se rozumí odepsání částky z účtu Zadavatele. 9) Místo pro podávání nabídky, doba v níž lze nabídky podat a místo a termín otevírání obálek Nabídky mohou být uchazeči doručeny osobně do podatelny Krajského úřadu Karlovarského kraje, nebo doporučeně poštou na adresu Krajský úřad Karlovarského kraje, Závodní 353/88, 360 06 Karlovy Vary (doručení do datové schránky zadavatele není přípustné). Nabídky musí být doručeny zadavateli do 10. 7. 2013 do 12:00 hodin. V případě doručení nabídek poštou je za okamžik předání považováno převzetí nabídky podatelnou zadavatele.

Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 3 Otevírání obálek s nabídkami se uskuteční dne 10. 7. 2013 od 12:15 hodin v budově Krajského úřadu Karlovarského kraje, zasedací místnost č. 335A. Při otevírání obálek mají právo být přítomni i zástupci uchazečů. 10) Kontaktní osoba zadavatele Kontaktní osobou ve věcech této výzvy je Ing. Jozef Leško, 354 222 250, e-mail: jozef.lesko@kr-karlovarsky.cz. 11) Požadavek na formální úpravu, strukturu a obsah nabídky 11.1. Nabídka bude zpracována v českém jazyce v tištěné formě, podepsána oprávněným zástupcem uchazeče a zabezpečena proti manipulaci sešitím celé nabídky. Veškeré části nabídky budou po svázání tvořit jeden celek. Zadavatel doporučuje, aby sešití bylo opatřeno přelepkou s razítkem nebo provedeno provázkem s pečetí. Nabídka bude předložena v 1 výtisku vytištěna nesmazatelnou formou. Jednotlivé listy budou parafovány a očíslovány vzestupně od čísla 1 (včetně příloh). 11.2. Vyhotovení nabídky bude mít závazně následující strukturu a pořadí dokumentů: oddíl 1 oddíl 2 oddíl 3 oddíl 4 oddíl 5 oddíl 6 oddíl 7 Krycí list uchazeč závazně vyplní a použije přílohu č. 2 této výzvy Prokázání kvalifikačních a dalších předpokladů (ve struktuře dle bodu 6 této výzvy) Prohlášení k podmínkám zadávacího řízení, čestné prohlášení o pravdivosti údajů (v tomto oddílu nabídky bude formulář Prohlášení k podmínkám zadávacího řízení, čestné prohlášení o pravdivosti údajů, který je přílohou zadávací dokumentace). Prohlášení musí být podepsáno statutárním orgánem Uchazeče nebo osobou pověřenou jednat ve věci této zakázky na základě doložené a ověřené plné moci. Doložená a ověřená plná moc bude v tom případě tvořit poslední dokument nabídky. Cenová nabídka - uchazeč závazně použije tabulku přílohy č. 2 této výzvy Podepsaný návrh smlouvy - Smlouva musí být podepsána statutárním orgánem Uchazeče nebo osobou pověřenou jednat ve věci této zakázky na základě doložené a ověřené plné moci. Doložená a ověřená plná moc bude v tom případě tvořit poslední dokument nabídky Další relevantní údaje k nabídce dle zvážení uchazeče, technické parametry nabízeného zařízení Referenční zakázky odpovídajícího rozsahu. 11.3. Nabídka musí být podána v uzavřené obálce, opatřené na uzavření přelepkami a razítky uchazeče a zřetelně označená Veřejná zakázka Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení, NEOTEVÍRAT NABÍDKA. Na obálce bude dále uvedena adresa uchazeče. 12) Práva zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo: oznámit rozhodnutí dle 60 odst. 2 a dle 76 odst. 6 o vyloučení uchazeče jeho uveřejněním na profilu zadavatele; v takovém případě se rozhodnutí o vyloučení uchazeče považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele uveřejnit oznámení o výběru nejvhodnější nabídky do 5 pracovních dnů po rozhodnutí na profilu zadavatele; v takovém případě se oznámení o výběru nejvhodnější nabídky považuje za doručené všem dotčeným zájemcům a všem dotčeným uchazečům okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele zadavatel nepřipouští variantní řešení nevracet uchazečům podané nabídky neposkytovat náhradu nákladů, které uchazeč vynaloží na účast v soutěži na veřejnou zakázku zrušit výběrové řízení 13) Zadávací lhůta Délka zadávací lhůty je stanovena zadavatelem na 60 kalendářních dnů.

Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 4 14) Přílohy Příloha 1 Zadávací podmínky + specifikace stavu provozu (tabulky A1,A2, A3) Příloha 2 Krycí list a Cenová nabídka Příloha 3 Návrh smlouvy Příloha 4 VZOR - Prohlášení k prokázání základních kvalifikačních předpokladů Příloha 5 VZOR - Prohlášení k podmínkám zadávacího řízení, čestné prohlášení o pravdivosti údajů Příloha 6 VZOR - Výkaz provozu kopírovacích zařízení Příloha 7 VZOR - Statistický report provozu V Karlových Varech dne 24. 6. 2013 Ing. Miroslav Očenášek vedoucí odboru vnitřních záležitostí

BUDOVA PODLAŽÍ MÍSTNOST čb/barva BUDOVA PODLAŽÍ MÍSTNOST čb/barva Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 5 1. Popis současného stavu Zadávací dokumentace Příloha č. 1 V současné době krajský úřad vlastní a provozuje kopírovací stroje uvedené v uvedené Tabulce A1, servis na kopírovací stroje je prováděn dodavatelským způsobem. Dosavadní dodavatel formou pronájmu dále poskytuje další zařízení uvedené v Tabulce A2 Tabulka A1 - stroje v majetku KU - Stav k 31. 5. 2013 značka typ čb barevné Develop D1650iD A 1 126 čb 112 278 3 779 Develop ineo 161 A 1 111 čb 26 853 1 400 Develop ineo+250 A 1 117 b 56 383 10 513 89 121 5 823 Develop ineo 161 A 2 232 čb 110 479 5 159 Develop D2050iD A 4 409 čb 215 571 6 025 Develop ineo+203 A 1 1 b 163 719 35 152 108 465 24 695 Develop ineo+203 B 1 1 b 186 182 30 307 98 669 8 387 Develop D13F B 1 120 čb 26 108 1 862 Develop D13F B 1 121 čb 23 446 4 797 Develop D13F B 1 122 čb 14 541 2 800 Develop D13F B 1 123 čb 27 018 4 538 KM Bizhub C253 D 2 218 b 328 941 2 920 161 132 18 256 Develop ineo 161 C 1 142 čb 29 950 4 162 Develop D3050iD C 2 216 čb 448 078 25 874 Develop Bizhub C253 H 2 2 b 150 959 6 213 101 193 4 879 Tabulka A2 - zařízení v pronájmu - Stav k 31. 5. 2013 čb barevné značka typ KM Bizhub C360 A 1 106 b 34 701 28 315 3 275 2 923 KM Bizhub C360 A 2 2 b 82 715 57 032 32 162 20 307 KM Bizhub C360 A 3 3 b 123 283 91 862 44 089 31 340 KM Bizhub C360 A 4 435 b 22 675 17 017 19 418 14 838 KM Bizhub C360 B 2 2 b 81 077 60 143 38 402 29 519 KM Bizhub C360 B 3 3 b 140 234 99 362 59 385 42 193 KM Bizhub C360 B 4 4 b 118 278 77 931 59 273 43 394 KM Bizhub C360 C 1 132 b 70 640 50 761 49 438 41 062 KM Bizhub C360 C 2 242 b 57 904 40 099 39 236 28 122 KM Bizhub C360 Z 3 325 b 22 040 12 733 5 541 3 114 KM Bizhub C360 A 4 4 b 15 141 9 424 14 031 7 253

BUDOVA PODLAŽÍ MÍSTNOST čb/barva Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 6 Tabulka A3 - zařízení k náhradě pronájmem - Stav k 31. 5. 2013 značka typ RO K PO ŘÍZENÍ čb barevné Develop ineo+203 01/2009 A 1 1 b 163 719 35 152 108 465 24 695 Develop ineo+203 01/2009 B 1 1 b 186 182 30 307 98 669 8 387 Develop D1650iD 10/2004 A 1 126 čb 112 278 3 779 Develop ineo 161 042006 A 1 111 čb 26 853 1 400 Develop ineo 161 04/2006 A 2 232 čb 110 479 5 159 Develop ineo 161 04/2006 B -1 009 čb 37 071 1 397 Develop D13F 08/2007 B 1 120 čb 26 108 1 862 Develop D13F 08/2007 B 1 121 čb 23 446 4 797 Develop D13F 08/2007 B 1 122 čb 14 541 2 800 Develop D13F 08/2007 B 1 123 čb 27 018 4 538 Develop ineo 161 03/2007 C 1 142 čb 29 950 4 162 KM Bizhub C253 12/2007 D 2 218 b 328 941 2 920 161 132 18 256 Develop ineo+250 06/2006 A 1 117 b 56 383 10 513 89 121 5 823 Develop Bizhub C253 12/2007 H 2 2 b 150 959 6 213 101 193 4 879 2. Požadavky na plnění dodávky Předmětem plnění dodávky v rámci tohoto výběrového řízení je : - pronájem multifunkčních zařízení (požadavky na technické parametry viz Tabulka B v Příloze č. 2 a Požadované konfigurace v Příloze č. 2) Servisní činnost bude probíhat výhradně v místě stávajícího či budoucího umístění kopírovacích strojů v prostorách KÚ. Pronajímatel se v rámci plnění servisní činnosti zavazuje k zajištění funkčního, bezporuchového chodu. Za tímto účelem bude ve vlastním zájmu u nájemce provádět pravidelné preventivní periodické prohlídky servisovaných zařízení, spojené s prohlídkou a seřízením, event. výměnou potřebných náhradních dílů či doplnění spotřebních materiálů. 2.1. Požadovaný průběh servisní činnosti Servisní organizace bude v pravidelných měsíčních intervalech provádět odečty počtu kopií na jednotlivých strojích potřebné k fakturaci a to následujícím způsobem: 2.1.1. Termín odečtu bude předem domluven s určeným pracovníkem KÚ, se kterým budou konzultovány všechny následné úkony. Odečty nelze provádět první a poslední pracovní den příslušného kalendářního měsíce. 2.1.2. Servisní technik oznámí svůj příchod na recepci budovy A krajského úřadu, odkud uvědomí určeného pracovníka KÚ o své přítomnosti. 2.1.3. Servisní technik bude viditelně označen tak, aby byla zřejmá jeho příslušnost k servisní organizaci.

Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 7 2.1.4. Po domluvě začne technik sám či v doprovodu pracovníka KÚ obcházet jednotlivé kopírovací stroje. 2.1.5. Po ukončení obchůzky předá technik pracovníku KÚ tabulku s počty černobílých i barevných kopií, jednotlivých strojů. (vzor tabulky viz příloha č. 6 - Výkaz provozu kopírovacích zařízení) 2.1.6. Tabulka s odečty bude pracovníkem KÚ odsouhlasena a potvrzena, následně bude sloužit jako příloha faktury v příslušném měsíci. 2.1.7. Termín provedení pravidelné údržby, pokud nebude provedena v den odečtu, bude konzultován s pracovníkem KÚ. 2.2. Časové požadavky na servis Servisní organizace provede všechny nutné servisní a preventivní činnosti, které zajistí funkčnost zařízení a budou předcházet výpadkům jednotlivých strojů z provozu. 2.2.1. Během plánovaných servisních zásahů bude zjišťovat blížící se dobu konce životnosti jednotlivých dílů tak, aby je mohla včas naskladnit a po skončení doby jejich životnosti vyměnit, aniž by došlo k automatickému odstavení stroje. 2.2.2. V případě neočekávaných závad či poškození (všechny závady, které nejsou automaticky signalizovány strojem a jejichž výskyt nelze odhalit běžnou údržbou), které vyřadí stroj z provozu, provede servisní zásah tak, aby mohl být stroj uveden do provozu do 48 hodin, v rámci pracovních dnů, od nahlášení závady. 2.2.3. V případě, že nebude zařízení do doby definované v bodě 2.2.2. zprovozněno, je povinností dodavatele dodat adekvátní náhradní zařízení, minimálně ze stejnou výbavou a parametry, na celou dobu nefunkčnosti původního zařízení. 2.3. Ostatní požadavky 2.3.1. Zadavatel užívá bezkontaktní identifikační karty (MIFARE 1 S50 Card IC, od společnosti IMA, s.r.o.), požaduje, aby na všech zařízeních, které budou předmětem dodávky, byla instalovaná kompatibilní čtečka karet pro zajištění identifikace uživatele pro dodání potřebných informací do systému SaveQ. 2.3.2. Kopírovací stroje uvedené v TABULCE A3 stroje k náhradě, přílohy č. 1 budou nahrazené dodavatelem příslušným zařízením, dle Požadované konfigurace, přílohy č. 2. 2.3.3. Dodavatel zajistí v rámci služby pravidelný statistický report tří měsíčního provozu na všech poskytnutých zařízeních. Report bude poskytnutý v digitální formě ve tvaru, obsahu a struktuře tak jak je uvedeno v Příloze 7 VZOR Statistický report provozu. Report bude předán nejpozději do desátého dne následujícího měsíce. 3. Požadavky na financování Zadavatel požaduje výše popsaný systém servisní činnosti hradit měsíční platbou. Celková měsíční cena za servisní činnost bude odvozena výhradně od počtu černobílých či barevných kopií uvedeného v Zadavatelem odsouhlasené tabulce (viz bod 2.1.5.), která bude přílohou faktury. 3.1. Cena za servisní činnost bude obsahovat: Cena za servisní činnost bude vyjádřená cenou v Kč bez DPH za jeden výtisk (barevný/čb). V ceně budou zahrnuté veškeré potřebné náklady na zajištění plné funkčnosti zařízení, zejména: 3.1.1. Veškeré náklady na spotřební materiál (tonery, fotoválce, BEZ PAPÍRU), náhradní díly, veškeré servisní práce technika, instalace a dopravu + amortizace zařízení poskytnutého dodavatelem. 3.1.2. Náklady vzniklé v souvislosti s kvalifikační a profesní způsobilostí servisní organizace a jejich pracovníků. 3.1.3. Telefonická konzultační a poradenská služba v běžných záležitostech, týkajících se provozu zařízení. 3.1.4. Zpracování pravidelného tříměsíčního statistického reportu. 3.1.5. Součástí ceny nejsou náklady na papír

Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 8 Příloha č. 4 Prohlášení k prokázání základních kvalifikačních předpokladů V souladu s požadavky zákona č. 137/2006 Sb. na prokázání základních kvalifikačních kritérií dle 50 odst. 1 písm. a) dokládáme jako uchazeč o podlimitní veřejnou zakázku v souladu s 62 odst. 2 následující prohlášení: Čestně prohlašuji, že jako uchazeč o veřejnou zakázku splňujeme předpoklady uvedené v zákoně č. 137/2006 Sb. v 53 odst. 1 písm. a) až k). V.. dne jméno a podpis osoby oprávněné jednat za uchazeče dle OR

Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 9 Příloha č. 5 Prohlášení k podmínkám zadávacího řízení, čestné prohlášení o pravdivosti údajů Čestně prohlašuji, že jako uchazeč o veřejnou zakázku akceptujeme podmínky a specifikaci zadávacího řízení, nabídka splňuje požadavky zadavatele v plném rozsahu, podmínky zadání a že nabídková cena je maximální, se započtením veškerých nákladů, rizik, zisku a finančních vlivů (např. inflace) po celou dobu plnění. Prohlašuji, že nám jsou známy veškeré technické, kvalitativní a jiné požadavky nezbytné k realizaci požadovaných služeb a že disponujeme takovými kapacitními a odbornými znalostmi, které jsou k zajištění služeb nezbytné. Čestně prohlašuji, že veškeré informace uváděné a obsažené v nabídce jsou pravdivé a jako uchazeč jsme vázáni celým obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty až po podepsání smlouvy. Zájemce se zavazuje akceptovat znění vzorové smlouvy, která je uvedená v příloze č. 3 zadávací dokumentace a prohlašuje, že v případě úspěšné účasti v této veřejné zakázce, je připraven tuto smlouvu podepsat. V.. dne jméno a podpis osoby oprávněné jednat za uchazeče dle OR

ZNAČKA TYP BUDOVA PODLAŽÍ MÍSTNOST Outsourcing multifunkčních kancelářských zařízení strana: 10 Výkaz provozu kopírovacích zařízení (VZOR) počáteční čb konečný Příloha č. 6 barevné kopie počáteční konečný kopie stav stav stav stav Develop D2550iD A 1 118 čb 100 000 150 000 50 000 0 Develop D1650iD A 1 126 čb 1 2 1 0 Develop ineo 161 A 1 111 čb 0 0 Develop ineo+250 A 1 117 b 0 0 Canon ir2200 A 1 1 čb 0 0 Develop ineo 161 A 2 232 čb 0 0 Develop ineo+203 A 2 2 b 0 4 321 6 543 2 222 Develop D3050iD A 3 3 čb 0 0 Develop ineo 161 A 3 314 čb 0 0 Develop ineo+250 A 3 3 b 0 0 Develop D2050iD A 4 409 čb 7 25 18 0 KM Di2510 A 4 4 čb 0 0 KM Bizhub C220 A 4 435 b 0 0 Develop D13F B 1 128 čb 0 0 Develop ineo+203 B 2 2 b 0 0 Develop ineo+203 B 3 3 b 0 0 KM Bizhub C253 C 1 132 b 0 0 Develop D3050iD C 2 216 čb 0 0 KM Bizhub C253 C 2 242 b 0 12 345 23 456 11 111 Develop D1531iD H 2 2 čb 25 678 25 987 309 celkem 65 328 13 333 DATUM KONTROLOVAL PODPIS černobílé barevné RAZÍTKO