Pomoc při vyplnění formuláře Závěrečná zpráva Pro projekty podané k uzávěrce R3/2013 1.3 Projekty participativní demokracie 5.1 Setkání mladých lidí a činitelů zodpovědných za mládežnickou politiku VŠEOBECNÁ PRAVIDLA PRO VYPRACOVÁNÍ ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY: 1. Závěrečná zpráva (ZZ) musí být předložena pro každý projekt podpořený v rámci programu MvA 2. Pro ZZ musí být použit odpovídající formulář formuláře jsou k dispozici ve formátu DOC v sekcích jednotlivých akcí na: http://www.mladezvakci.cz/informace-o-programu/dokumenty 3. ZZ se zasílá: 1x originál včetně příloh s originálními podpisy oprávněné osoby na adresu ČNA 1x v elektronické podobě na zz@mladezvakci.cz UPOZORNĚNÍ: Odevzdány musí být obě formy ZZ! 4. ZZ musí být odevzdána nejpozději do dvou měsíců po skončení projektového období (po skončení projektu). 5. ZZ musí být podepsána osobou oprávněnou k podpisu smlouvy. Přílohy: Originální Podpisová listina musí obsahovat podpisy všech účastníků, vedoucích i koordinátora seznam všech nákladů projektu s vyznačením těch, které jsou hrazeny z grantu KOPIE všech prvotních dokladů viz seznam o bod výše (např. faktury, bankovní výpisy a pokladní doklady). Veškeré další přílohy dokumentující průběh projektu a jeho medializaci kopie přihlášky na projekt, hodnotícího dotazníku, letáků, plakátů, výstřižků z novin, časopisů a jiných médií, kde byly zveřejněny informace o projektu, CD, DVD s fotografiemi a jiné. 1
Vypracování Závěrečné zprávy Část I. Při vyplňování této části vycházejte z údajů ve smlouvě a v žádosti. Pokud nedošlo k významným změnám, budou se údaje v této části shodovat. Jestliže ke změnám došlo, uveďte důvody těchto změn na straně 3. UPOZORNĚNÍ: Všechny změny skutečností uvedených v žádosti o grant musí být oznámeny a schváleny ČNA. Jedná se zejména o změnu termínu, místa konání, partnerů a rozpočtu. Nezapomeňte oznámit i změny bankovních údajů, změnu vedoucího projektu či změnu osoby oprávněné k podpisu smlouvy! Část II. Údaje o příjemci dle aktuálního stavu. Kontaktní osoba tato osoba bude oslovena v případě, že bude mít ČNA jakékoliv dotazy, připomínky, výhrady apod. k ZZ. Proto uvádějte aktuální údaje, aby nedocházelo ke zbytečnému prodlení při případných dotazech a připomínkách. Část III. Partnerské organizace a účastníci Vyplňte dle skutečnosti, k potvrzení počtu účastníků slouží podpisová listina. Část IV. Realizace projektu Tato část je zaměřena na samotné zhodnocení jednotlivých fází celého projektu: přípravu, realizaci a vyhodnocení, průběžnou spolupráci mezi partnery projektu, zhodnocení výsledků projektu a následných aktivit Detailně popište jednotlivé fáze vašeho projektu. Postupujte při vyplňování podle uvedené osnovy. Uvedený sled bodů slouží jako vodítko při popisu aktivit, které jste uskutečnili se svými partnery během vašeho projektu v rámci programu Mládež v akci. Nebojte se zmínit také obtíže a problémy, na něž jste narazili, a upozorněte i na další věci, jež by podle vašeho názoru mohly být užitečné jiným organizacím, které budou chtít v budoucnu pořádat podobné aktivity, včetně dalších informací, doporučení, připomínek a návrhů. 2
Část V. Finanční zpráva Při vyplňování Finanční zprávy vycházejte z toho, že všechny uznatelné náklady projektu musí být zaneseny v účetnictví žadatele, tzn.náklady byly v CZK nebo byly na CZK převedeny. Po provedení vyúčtování musíte pro potřeby Finanční zprávy částky z účetnictví v CZK převést kurzem uvedeným ve Smlouvě na EUR. (Kurz ve smlouvě je administrativní a slouží pouze pro přepočty v ZZ. Nepoužívá se k přepočtům pro účtování!) Podklady pro vyplnění Finanční zprávy: schválený rozpočet, účetnictví žadatele. Doporučujeme každý projekt v účetnictví jasně oddělit, např. pomocí zakázkového čísla. Změny v rozpočtu Rozpočet určuje maximální výši poskytnutého grantu. Je zapotřebí dodržet schválená maxima i v jednotlivých rozpočtových položkách. V průběhu realizace projektu můžete požádat o úpravu schváleného rozpočtu. Přesuny mezi položkami uznatelných nákladů se řídí smlouvou o grantu (čl. I.3.4). Všechny přesuny jste povinni oznámit ČNA a požádat o jejich schválení. Úprava rozpočtu nesmí ovlivnit realizaci projektu. Přesuny nad 10 % v kterékoli položce musí být po schválení ČNA uvedeny v dodatku ke smlouvě. Žádost o úpravu rozpočtu podávejte včas! Není možné vyhovět žádostem o přesun finančních prostředků po ukončení projektu! Vámi uvedené náklady představují celkové náklady na projekt, u kterých ČNA posoudí uznatelnost a stanoví celkové uznatelné náklady, které slouží k určení výše grantu. Celkové uznatelné náklady = celkové náklady neuznatelné náklady Uznatelné náklady - musí souviset s předmětem smlouvy - musí být uvedeny v rozpočtu žádosti o grant - musí být nezbytné k provedení akce - nevznikly by, kdyby se projekt neuskutečnil - musí být přiměřené účelu, na který byly vynaloženy při zohlednění principu hospodárnosti - musí vzniknout během doby trvání akce (organizace projektu, realizace aktivit, hodnocení projektu) - musí být příjemcem grantu skutečně vynaložené - musí být doložené účetními doklady a zanesené do účetnictví žadatele (nebo partnerské organizace, která podepsala smlouvu o partnerství) Položky uznatelných přímých nákladů 1. Cestovní náklady 2. Náklady na ubytování a stravu 3. Organizace seminářů, setkání, konzultací, aktivit 4. Náklady na publikace, překlady, šíření informací 5. Náklady na šíření a využívání výsledků 6. Další náklady přímo spojené s realizací projektu 3
Uznatelnými náklady projektu jsou také nepřímé náklady. Jedná se o náklady, které nelze celé jednoznačně a přímo přiřadit konkrétnímu projektu. Do nepřímých nákladů nelze zařadit náklady, které jsou shodné nebo svou povahou odpovídají nákladům přímým. Nelze tak učinit ani v případě, že tyto náklady nejsou původně plánované v rozpočtu, vzniknou až v průběhu projektu a není je z tohoto důvodu již možné vyúčtovat do kategorie uznatelných přímých nákladů. Za nepřímé náklady se považují např. náklady na stálé pracovníky, vedení účetnictví, provoz internetu a telefonů, správu webových stránek, spotřebu el. energie, nájemné za kancelářské prostory, právní služby, výpočetní techniku a tisk (často jsou označovány jako režijní náklady ). Nepřímé náklady, zahrnuté ve vyúčtování projektu, musí být v účetnictví příjemce doloženy pro případnou kontrolu. Objem nepřímých nákladů nesmí překročit 7 % objemu uznatelných přímých nákladů. Kdo od EU získal grant na provoz (např. v rámci akce 4.1 programu Mládež v akci), nemůže žádat o příspěvek na nepřímé náklady! Upozorňujeme, že originály všech účetních dokladů musí zůstat u organizace min. 5 let po vyúčtování projektu pro případ auditu. Na jaké druhy nákladů si dát pozor: - náklady spojené s odměňováním stálých zaměstnanců žadatele nebo jeho partnerů tyto náklady mohou být pouze částečně podpořeny jako nepřímé náklady, - náklady spojené s účastí osob s rozhodovací pravomocí a odborníků (např. poslanec Evropského parlamentu, odborník z Rady Evropy) jsou považovány za uznatelné, ale nemohou být hrazeny z grantu programu MvA. Je nutné je hradit z jiných zdrojů, - náklady na jízdu automobilem jsou hrazeny z grantu, pokud je prokázána hospodárnost těchto nákladů a pokud je služební automobil nebo osobní automobil uveden a schválen jako typ dopravního prostředku již v žádosti o grant. Amortizaci soukromého automobilu na jednotlivé schválené cesty pak lze hradit z přímých nákladů grantu. Poměrnou část amortizace připadající na schválený služební automobil lze hradit z nepřímých nákladů, - pokud žadatel poskytuje služby, které jsou potřebné pro realizaci projektu (např. ubytování), lze je zahrnout do vyúčtování projektu pouze výši skutečných vynaložených nákladů (nikoliv ve výši, která zahrnuje zisk) V příloze naleznete Náležitosti účetních dokladů a také vzor doporučené tabulky Soupiska dokladů. 4
Pokyny pro vyplnění finanční zprávy Tabulky A., B., C. Všechny údaje jsou do tabulek zaneseny již po přepočtení z českých korun na eura (kurzem ze smlouvy). Tabulka A. Náklady Náklady jsou uvedeny dle jednotlivých položek (stejně jako v žádosti o grant). Tyto položky je potřeba vyplnit následovně: Do 1. sloupce Celková schválená částka podle Vaší smlouvy vyplňte jednotlivé částky, o které jste žádali v žádosti o grant (opište částky uvedené v žádosti). Tyto částky byly schváleny a jsou tedy součástí Vaší smlouvy. Do 2. sloupce Konečná částka (skutečné náklady) vyplňte jednotlivé částky podle reálných nákladů (kolik co opravdu stálo) za CELÝ projekt celkové náklady projektu Do 3. sloupce Závěrečné posouzení (vyplní národní agentura nebo Výkonná agentura) nevyplňujte nic, tento sloupec je určen pro potřeby Národní agentury. Reálné náklady na projekt mohou být odlišné od nákladů uvedených v žádosti o grant. V takovém případě organizace musí vyúčtovat vše dle reality, nikoliv dle položek uvedených v žádosti. Tabulka B. Příjmy Vyplníte obdobně jako tabulku A, místo nákladů budete ale uvádět příjmy. Grant požadovaný z programu Mládež v akci výše této položky nesmí být vyšší než ta, která byla schválena v žádosti. Pokud celkové náklady na projekt byly nižší než předpokládané, potom je zapotřebí dodržet i procento, které schválená výše grantu tvořila ze schválených nákladů. Celkové uznatelné % grantu z celku Výše grantu náklady Žádost - předpoklad 100.000,- 50 % 50.000,- Závěrečná zpráva - skutečnost 70.000,- 50 % 35.000,- Pozor, pokud došlo k výpadku předpokládaného spolufinancování k příspěvku od ČNA, bude krácen i tento příspěvek. Schválený procentuální podíl příspěvku je závazný a neměnný. Spolufinancování Spolufinancování projektu je možné z těchto zdrojů: 1. Vlastní zdroje organizace 2. Zdroje z národní, regionální či místní veřejné instituce např. grant MŠMT, krajský grant, 3. Zdroje od soukromých dárců např. dar, dobrovolnická práce 4. Jiné příspěvky Společenství na tento projekt 5. Spolufinancování ve formě věcného plnění poskytnutého třetími stranami za podmínek uvedených níže např. cestovné hrazené samotnými účastníky projektu. 5
Vykázání dobrovolnické práce formou daru, stejně jako ostatní způsoby spolufinancování, musí být odůvodněny již v žádosti o grant a národní agenturou schváleny a začleněny do celkové výše schváleného grantu uvedeného ve Smlouvě o grantu. Dobrovolnická práce by měla být oceněna cenou v místě a čase obvyklou. Formy spolufinancování musí být schváleny již v žádosti o grant!!! Vypočtená hodnota věcného plnění nesmí překročit: - buď náklady, které třetím osobám skutečně vznikly a které jsou řádně doloženy účetními doklady; - anebo v případě neexistence takových dokladů náklady, které odpovídají obvyklým nákladům na dotčeném trhu. Co není uznatelné jako věcný příspěvek: - využití stálých zaměstnanců v rámci jejich pracovního úvazku pro příjemce grantu, neboť to jsou nepřímé náklady projektu, - nemovitý majetek: poskytnutí půdy, budov nebo prostor, včetně prostor nabídnutých příjemci zdarma třetími subjekty pro účely uskutečnění aktivit projektu, - cokoli, co souvisí s neuznatelnými náklady. Věcné plnění není u právnických osob v České republice v souladu s daňovými předpisy, a proto využívání věcného plnění v rámci žádostí o grant u právnických osob nedoporučujeme. Celkové náklady a celkové příjmy musí být vyrovnané. Tabulka C. Platby zde uveďte výši vyplacené zálohy v EUR (je uvedena ve smlouvě) a rozdíl mezi Vámi vypočtenou výší Grantu požadovaného z programu MvA a vyplacenou zálohou. Poznámka: V případě, že vyplacená záloha byla vyšší než konečný grant, bude se jednat o vratku. Peníze neposílejte ihned, vyčkejte na oficiální oznámení od ČNA. Tabulka D. Podrobný výpočet konečného požadovaného grantu Zde provedete rozčlenění nákladů na projekt podle jednotlivých rozpočtových položek. Dbejte správného zařazení jednotlivých druhů nákladů. Uvádíte všechny náklady a vyznačíte ty, které jste uhradili z grantu (např. tučné písmo, barevné odlišení,...) Skladba nákladů musí odpovídat nákladům, které jste uvedli v žádosti o grant, resp.v žádosti o změnu rozpočtu. 6
Příloha 1: Doporučené náležitosti účetních dokladů Pokladní účtenky, paragony: - přesný popis zboží nebo služby - jednotková cena - množství - celková cena (bez DPH, vč. DPH) - datum prodeje - přesný název prodejní organizace, její IČ, DIČ - nutná čitelnost!!! Nesmí se doplňovat ani obtahovat!!! Faktury: - obchodní firma (nebo jméno a příjmení) a sídlo (či místo podnikání) plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění (prodává) - DIČ plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění - evidenční číslo daňového dokladu - rozsah a předmět plnění (název zboží, služby, údaj o množství zboží, rozsahu služby) - datum vystavení dokladu - datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve (pokud se liší od data vystavení daňového dokladu) - výše ceny celkem včetně DPH - údaj o základní nebo snížené sazbě DPH, případně údaj, že jde o zdanitelné plnění osvobozené od DPH (viz 46-47 zákona o DPH) - obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění (která platí). Pokud je to plátce DPH, tak také jeho DIČ - vyčíslený základ DPH - základní nebo sníženou sazbu DPH (nebo sdělení, že plnění je osvobozené od DPH, a odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH) - výši DPH zaokrouhlenou na koruny nebo na haléře - jednotkovou cenu bez DPH - případnou slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně Výdajové pokladní doklady: - datum vystavení - číslo pokl. dokladu dle evidence - razítko nebo přesný název vyplácející organizace - jméno, komu je vypláceno, vč. čísla identifikačního průkazu (pas, OP, ) - adresa příjemce - měna a přesná částka k výplatě vč. slovního vyjádření - účel platby musí obsahovat tolik údajů, aby bylo na první pohled patrno, že se jedná o daný projekt - podpis pokladníka a schvalující podpis - podpis příjemce peněz Podobné náležitosti má i příjmový pokladní doklad. K cestovnému musí být doloženy všechny cestovní doklady, k letenkám i palubní vstupenky. 7
Smlouvy, dohody (např. o použití vozidla) musí mít náležitosti: - podle občanského zákoníku (smlouvy) podle 51, mezi podnikatelem (firmou) a nepodnikatelským subjektem fyzickou osobou - podle obchodního zákoníku (smlouvy) mezi dvěma podnikatelskými subjekty (firmami) - podle zákoníku práce (dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti mezi zaměstnavatelem a fyzickou osobou), s nimiž nesmí být v rozporu. Minimálně musí obsahovat: - jména, adresy, bankovní údaje účastníků - předmět smlouvy - povinnosti účastníků smlouvy, dohody - platební podmínky - případné sankce - doba trvání smlouvy - datum podpisu - podpisy účastníků (nejprve se podepisuje budoucí smluvní partner, teprve potom navrhovatel smlouvy). Vyúčtování jízdy osobním autem ČNA doporučuje co nejméně využívat k jízdám soukromá vozidla z důvodů hospodárnosti nákladů a požadavku Evropské komise používat nejlevnější druh dopravy. Pokud je nezbytné využít soukromé vozidlo, je třeba počítat s nutností v závěrečné zprávě uvést důvod. Pokud nastane nutnost, kdy je třeba (nutné, vhodné, výhodné) použít soukromé vozidlo, pak ČNA stanovuje následující postup: - řidič doloží počet ujetých km, průměrnou spotřebu PH (dle TP) a cenu čerpané pohonné hmoty, pokud čerpal v době, která se přímo váže k cestě (při vícenásobném čerpání se vypočítá průměrná cena z předložených dokladů). Pokud nedoloží žádný doklad o čerpání PH, jako základ výpočtu náhrady se použije aktuální vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí k aktuálnímu roku stanovená cena. - Výpočet jízdních náhrad = cena PH x prům. spotřeba : 100 x počet ujetých km 8
Pořadové číslo dokladu Příloha 2: Registrační číslo projektu Název projektu Název příjemce finanční podpory Období SOUPISKA DOKLADŮ Položka kapitoly rozpočtu projektu Popis výdaje Částka uvedená na dokladu v Kč Částka zahrnutá k proplacení z grantu v Kč Číslo účetního dokladu v učetnictví Celkem 0,00 0,00 Je možné přidávat další řádky 1. Všechny doklady uvedené na soupisce splňují požadavky formální správnosti účetních dokladů stanovené 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů. 2. Byla provedena úhrada všech účetních dokladů uvedených na soupisce. 3. Kopie účetních dokladů přiložených k soupisce odpovídají jejich originálům. 4.O riginály účetních dokladů uvedených na soupisce jsou k dispozici a přístupné pro kontrolu u příjemce. 9