S M Ě R N I C E ŘEDITELE KRAJSKÉHO ÚŘADU č. SE 03/2006 SMĚRNICE O POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ KARLOVARSKÝM KRAJEM Zpracovatel: Ing. Lydie Stráská, odbor kancelář hejtmana Rozsah působnosti: krajský úřad Nabývá účinnosti: Počet stran: Počet příloh: 5. 6. 2006 6 - Tímto předpisem se ruší předpis číslo: - Originál předpisu je uložen: Elektronická podoba předpisu je uložena na Předpis je zveřejněn na internetových stránkách Karlovarského kraje Oddělení legislativní a právní odboru majetkoprávního Intranetové stránky krajského úřadu Za oddělení legislativní a právní schválil: Mgr. Ing. Vladimír Doležal, vedoucí oddělení legislativního a právního Vydal: Ing. Roman Rokůsek, ředitel krajského úřadu Obdrží: všichni vedoucí odborů krajského úřadu V souladu s ustanovením 69 odst. 2 písm. f) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o krajích ), vydávám tuto
Preambule Karlovarský kraj (dále jen kraj ) je vyšším územním samosprávným celkem 1[1], společenstvím občanů a veřejnoprávní korporací 2[2]. Jako takový má kraj povinnost informovat o své činnosti, svých rozhodnutích, o nakládání s veřejnými finančními prostředky, se svým majetkem apod. své občany i širokou veřejnost 3[3]. Tato povinnost kraje jako orgánu veřejné správy je zakotvena již v ústavním pořádku České republiky 4[4]. Poskytování informací však není pro kraj pouze zákonnou povinností, je jeho logickým a legitimním vlastním zájmem. Včasné, profesionální, vstřícné a korektní poskytování informací vytváří image kraje jako instituce fungující transparentně, efektivně a v nejlepším veřejném zájmu. Cílem této směrnice je nastavit taková pravidla vnitřní i vnější komunikace, aby byl kraj vnímán jako správně pracující instituce, reprezentující svůj region i jeho občany. Článek I Úvodní ustanovení 1. Tato směrnice stanoví postup při poskytování informací o činnosti kraje a jeho orgánů. 2. Pro účely této směrnice se rozumí a) tiskovým oddělením : Oddělení vnějších vztahů a styku s veřejností odboru Kancelář hejtmana Krajského úřadu Karlovarského kraj (dále jen krajský úřad nebo úřad ), b) vedením kraje : členové Rady kraje a ředitel krajského úřadu, c) vedoucím zaměstnancem : vedoucí odborů a oddělení krajského úřadu, nebo ředitel organizace zřizované krajem, d) žádostí o informaci : žádost o poskytnutí informace podle zákona 106/1999 Sb. 5[5], e) dotazem : žádost o informaci podaná jiným způsobem než podle zákona 106/1999 Sb., kterou přijalo tiskové oddělení, f) zjišťováním : dotaz tiskového oddělení na pracovníka krajského úřadu či jiného orgánu či organizace kraje, který určitou informaci v rámci kraje (jeho orgánů či jím zřizovaných organizací) vytvořil, zpracoval, či do jehož působnosti požadovaná informace spadá. 1[1] Ústavní zákon č. 347/1997 Sb., o vytvoření vyšších územních samosprávných celků 2[2] Zákon 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), 1, odst. 1 a 2 3[3] Zákon 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím 4[4] Zákon č. 2/1993 Sb., Listina základních práv a svobod, článek 17, odst. 1 a 5 5[5] 13-14 uvedeného zákona
Článek II Pravomoc zveřejňovat informace 1. Pracovištěm krajského úřadu, pověřeným podávat informace o činnosti kraje a jeho orgánů je tiskové oddělení. 2. Informace z veřejných jednání a Zastupitelstva kraje či jiných orgánů, stejně jako z krajem pořádaných veřejných akcí, se považují za zveřejněné během tohoto jednání či akce. 3. Informace o neveřejných jednáních Rady kraje či jiných orgánů kraje obvykle podávají informace členové Rady kraje osobně, na následné tiskové konferenci. 4. Informace, které orgány kraje, např. odbory krajského úřadu, zveřejňují ze zákona, zveřejňují určení pracovníci stanoveným způsobem, tj. obvykle vyvěšením na úřední desce či na internetových stránkách. 5. Informace, kterých se netýká zákonná povinnost zveřejnění, jsou zveřejňovány prostřednictvím tiskového oddělení. Článek III Povinnosti pracovníků krajského úřadu při zjišťování a zveřejňování informací 1. Pracovištěm, které přijímá a vyřizuje žádosti o informace, případně dotazy, je tiskové oddělení. Ostatní pracoviště krajského úřadu předávají žádosti o informace a dotazy tiskovému oddělení. 2. Informace tisku nebo veřejnosti, především odpovědi na dotazy či informace určené pozornosti široké veřejnosti, zveřejňuje výhradně tiskové oddělení, případně osobně přímo členové vedení kraje. Ostatní pracovníci pouze výjimečně, s vědomím tiskového oddělení, případně souhlasem vedení kraje. Toto se netýká sdělení nebo odpovědí na dotazy, které nejsou určeny široké veřejnosti, ale například účastníkům správního řízení atp. 3. Tiskové oddělení zjišťuje informace pro zodpovězení dotazů a žádostí o informace u zodpovědných pracovníků krajského úřadu, případně u pracovníků dalších organizací kraje. a) Povinností každého vedoucího zaměstnance je mít přehled o agendě jemu svěřeného úseku a o aktuálních tématech. Mezi ně patří přehled o věcech nedávno realizovaných, o věcech aktuálních včetně stavu jejich rozpracovanosti, a o věcech plánovaných či předpokládaných v blízké budoucnosti včetně předpokládaných termínů jejich uskutečnění. To se týká i věcí periodicky se opakujících, statistických ukazatelů, apod. i. Na konci každého kalendářního roku poskytne na žádost tiskového oddělení stručnou zprávu o činnosti a důležitých událostech na jeho úseku v uplynulém roce, stejně jako o předpokládané činnosti na rok nadcházející.
ii. Na konci každého kalendářního měsíce poskytne na žádost tiskového oddělení stručnou zprávu o činnosti a důležitých událostech v oboru jeho kompetence v uplynulém měsíci, stejně jako o plán předpokládané činnosti v měsíci nadcházejícím. iii. Na vyžádání zpracuje vedoucí zaměstnanec pro tiskové oddělení informace či případně také náměty na článek, prezentaci apod. (například pro potřeby měsíčníku Karlovarský kraj, webových stránek kraje, tématických článků, prezentací, apod.) b) Pokud pracovník oslovený při zjišťování nemůže danou informaci sdělit, sdělí alespoň co nejvíce doprovodných informací 6[6]. V praxi to například znamená, že pokud oslovený pracovník danou informaci není schopen momentálně sdělit, ale ví, že i. tato informace byla již jednou zveřejněna, odkáže na místo, kde lze tuto informaci získat dálkovým přístupem, tedy na internetové, intranetové či podobné stránky. ii. je k dispozici u jiného pracovníka, odkáže tiskové oddělení na něj. iii. iv. tato informace není prozatím kompletní, např. schválená Zastupitelstvem či jiným rozhodujícím orgánem kraje, poskytne dostupné podrobnosti této informace i s upozorněním na její nekompletnost. tato informace není zatím známa, ale bude známa k určitému okamžiku v budoucnosti, sdělí termín. v. na její zpracování v požadovaném rozsahu bude potřeba určitá lhůta, oznámí tuto lhůtu tiskovému oddělení. Lhůta nesmí být nepřiměřeně dlouhá. Běžné informace daného úseku dle Článku III odstavce a., tedy např. přehledy, statistiky, správní akty apod., informace o nedávných, aktuálních či plánovaných věcech v působnosti daného úseku by měly být podávány bez prodlení. vi. tato informace vůbec nespadá do kompetence kraje či jeho orgánů a organizací, sdělí tuto skutečnost tiskovému oddělení i s odkazem na instituci, která danou kompetenci má. vii. tato informace je utajovanou informací 7[7], sdělí místo informace tuto skutečnost. c) Především dotazy jsou časově kritické. Pracovník oslovený při zjišťování je povinen učinit vše pro to, aby požadovaná informace byla dána tiskovému oddělení k dispozici v požadovaném termínu a rozsahu. Neschopnost podat především běžné informace včas poškozuje bezdůvodně zodpovědný úsek i samotný kraj. 6[6] Zákon 106/1999 Sb., 3 odst. 6: Doprovodnou informací pro účel tohoto zákona je taková informace, která úzce souvisí s požadovanou informací (například informace o její existenci, původu, počtu, důvodu odepření, době, po kterou důvod odepření trvá a kdy bude znovu přezkoumán, a dalších důležitých rysech). 7[7] Utajovaná informace dle zákona 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o bezpečnostní způsobilosti
4. Každý vedoucí zaměstnanec poskytuje kromě informací, na které je dotazován při zjišťování, také další aktuální informace za svůj úsek, určené ke zveřejnění. V případě, že se jedná o informace o věcech v samostatné působnosti, je vhodné, aby tyto informace předal ke zveřejnění prostřednictvím nebo se souhlasem příslušného radního. 5. Informace určené ke zveřejnění musí být a) jasné, stručné, věcné, co nejvíce srozumitelné i laikům, musejí být podány s důrazem na to, jak se dotknou života občanů kraje a jaký mají smysl v reálném životě regionu. b) vyčerpávající, tj. neopomíjející žádnou logickou náležitost, tedy: i. kdo, který orgán, která instituce koná ii. iii. iv. kdy, odkdy, dokdy, termíny co učiní, financuje, plánuje, schvaluje, atp. pro jaký účel, efekt, potřebu v. komu je určeno, kdo může využít vi. vii. viii. ix. jaké si vyžádá náklady přímé, nepřímé co bude hrazeno z krajského rozpočtu, co z jiných, co ze strany občanů případné další odkazy, srovnání grafický materiál (nejlépe v elektronické podobě), pokud existuje c) přiměřené, tedy bez přehnaných superlativů, emočně neangažované, apod. 6. Neschopnost dostát těmto povinnostem při poskytování informací může mít nejen právní následky, ale především může vytvářet zdání nekompetentnosti, neochoty informovat, utajování informací či nesmyslné byrokracie, tedy ve svém důsledku poškozovat image a dobrou pověst kraje. Článek IV Povinnosti tiskového oddělení 1. Zajišťuje tok informací mezi veřejností a médii na jedné straně a vedením kraje a krajským úřadem na straně druhé. 2. Přijímá a vyřizuje žádosti o informace dle zákona 106/1999 Sb. Každoročně zveřejňuje výroční zprávu o žádostech o informace podle tohoto zákona. 8[8] 3. Přijímá a vyřizuje dotazy mimo režim zákona 106/1999 Sb. 8[8] Zákon 106/1999 Sb., 5 odst. 1 písm. g) a 18
4. Podle pokynů vedení kraje a informací od vedoucích zaměstnanců kraje vydává tiskové zprávy. 5. Organizuje a svolává podle pokynů vedení kraje tiskové konference, zve média k důležitým akcím pořádaným krajem. 6. Zajišťuje vyjádření pro audiovizuální média (rozhlas, televize), případně organizuje natáčení audiovizuálních záznamů se členy vedení kraje. 7. Obsahově zajišťuje vydávání měsíčníku Karlovarský kraj a aktualizaci webu Hejtmanské listy. 8. Vede seznam důležitých témat 9[9] podle oblastí působnosti kraje, sleduje stav jejich rozpracovanosti. Seznam témat na aktuální měsíc a rok zjišťuje ve spolupráci s vedoucími zaměstnanci a v souladu s informacemi pocházejícími od vedení kraje nebo z jednání orgánů kraje. 9. Provádí monitoring tisku, informuje vedení kraje, případně vedoucí zaměstnance kraje o zjištěných tématech, které se dotýkají činnosti kraje. 10. Reaguje na informace uveřejněné v médiích, které se dotýkají jména nebo dobré pověsti kraje či jeho orgánů a organizací, a žádá o zveřejnění odpovědi podle zákona 46/2000 Sb. 10[10] a zákona 468/1991 Sb. 11[11] 11. Sleduje významná témata, eviduje všechny uveřejněné informace i podněty a informace podané krajem, vede složku ke každému významnému tématu. 12. Vyhodnocuje mediální dopad důležitých témat na image kraje, zjišťuje možné rezervy v mediální komunikaci a stanovuje možná řešení pro podobné případy v budoucnu. 13. Vede evidenci / archiv vydaných odpovědí na žádosti o informace podle zákona 106/1999 Sb., tiskových zpráv, odpovědí médiím, audiovizuálních prohlášení pro média a pozvánek pro média. Článek V Závěrečná ustanovení 1. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 5. 6. 2006 V Karlových Varech dne 5. června 2006 9[9] Seznam témat vede a aktualizuje tiskové oddělení ve formě elektronického dokumentu 10[10] Zákon č. 46/2000 Sb., o právech a povinnostech při vydávání periodického tisku a o změně některých dalších zákonů (tiskový zákon), ustanovení 10-13 11[11] Zákon č. 468/1991 Sb., o provozování rozhlasového a televizního vysílání, ustanovení 5a-5d
Ing. Roman Rokůsek ředitel krajského úřadu