OBCHODNĚ-PROPAGAČNÍ ČINNOST

Transkript

1 Druh dokumentu: POKYN PŘEDSEDY Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: Mgr. Petr Prchal ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Schválil: Funkce: Podpis: JUDr. Rostislav Dvořák předseda Změna č.1: datum Garant: Ověřil Schválil: Změna č.2: datum Garant: Ověřil Schválil:

2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY Zkratky Pojmy... 4 Část II ÚČEL... 4 Část III ZÁVAZNOST... 4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Právní předpisy Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty Přílohy Související šablony a formuláře... 4 Část V Všeobecně Akce OPČ... 5 Část VI PLÁNOVÁNÍ ČINNOSTÍ Příprava a schválení plánu činností Zveřejnění koncepce Vyhodnocení - všeobecně... 6 Část VII TISKOVÉ KONFERENCE A PROHLÁŠENÍ Tiskové konference svazu Tisková prohlášení svazu Spolupráce s médii... 7 Část VIII ÚČAST NA VELETRZÍCH Všeobecně... 7 Část IX ODVĚTVOVÉ KONTRAKTY Všeobecně... 7 Část X OSTATNÍ ZPŮSOBY PROPAGACE Propagační materiály Internetové stránky svazu Ostatní způsoby propagace... 8 Část XI NAKLÁDÁNÍ S MAJETKEM ZÁKAZNÍKA Všeobecně... 8

3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář

4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz družstvo předseda generální ředitel OPČ koncepce Svaz českých a moravských výrobních družstev výrobní či jiné družstvo, které je členem svazu českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev generální ředitel Svazu českých a moravských výrobních družstev obchodně propagační činnost Koncepce propagace SČMVD v roce 20xx 1.2 Pojmy obchodně-propagační činnost public relations propagační materiály útvar zaměstnanec služby v oblasti propagace činnosti svazu a družstev společně s podporou obchodních příležitostí pro družstva práce a styk s veřejností propagační tiskoviny, brožury a plakáty, informace v elektronické podobě (CD, VHS, DVD), propagační předměty (např. tašky, psací potřeby), apod. organizační jednotka v rámci vnitřní organizace svazu fyzická osoba, která je v pracovněprávním vztahu ke svazu Část II ÚČEL Tento pokyn předsedy upravuje řízení obchodně-propagační činnosti v rámci svazu. Část III ZÁVAZNOST Tento pokyn předsedy je závazný pro všechny zaměstnance, kteří se na činnostech popsaných v tomto pokynu podílejí. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy Není právními předpisy upraveno. 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty NP-02 Organizační řád NP-11 Spisový, skartační a archivní řád PT-07 Informační technologie PT-08 Vnitřní hospodaření 4.3 Přílohy PR-/01 Seznam záznamů k 4.4 Související šablony a formuláře Bez šablon a formulářů.

5 Část V 5.1 Všeobecně OPČ zajišťuje odbor podnikatelských služeb a regionální pracoviště v dílčí spolupráci s ostatními útvary Případná podpora OPČ ze strany jiných útvarů je upřesněna v NP-02 Organizační řád OPČ se plánuje a realizuje jako významná činnost při podpoře svazu a družstev v jejich podnikatelské činnosti a není určena jiným právnickým ani fyzickým osobám V případech, kdy jsou pro zajištění obchodně-propagačních akcí nebo materiálů využíváni externí dodavatelé, je postupováno v souladu s PT-08 Vnitřní hospodaření Ukládání materiálů OPČ provádí příslušný zaměstnanec v souladu s NP-11 Spisový, skartační a archivní řád. 5.2 Akce OPČ Mezi nejčastější akce OPČ patří: a) pořádání tiskových konferencí, b) vydávání tiskových prohlášení, c) psaní článků, propagačních textů a komentářů, d) spolupráce s médii, e) spolupráce s výstavními a reklamními agenturami, f) organizace a zajištění účasti na veletrzích, g) organizace odvětvových kontraktů, h) propagace družstevnictví, i) návrh a zajišťování propagačních materiálů, j) zajišťování obsahu internetových stránek svazu a jejich aktualizace. Část VI PLÁNOVÁNÍ ČINNOSTÍ 6.1 Příprava a schválení plánu činností Systém plánování OPČ je založen na ročním plánovacím období v souladu s konáním zasedání představenstva svazu na konci každého kalendářního roku Plán OPČ je nazýván Koncepce propagace SČMVD v roce 20xx Příslušný zaměstnanec odboru podnikatelských služeb sestavuje ke konci každého kalendářního roku v rámci své působnosti požadavky na realizaci OPČ pro budoucí roční období Podkladem pro sestavení koncepce jsou informace Ministerstva průmyslu a obchodu ČR, sdělovacích prostředků, agentur, organizací a sdružení zveřejněné pro danou oblast Koncepci na daný kalendářní rok předběžně schvaluje ředitel odboru podnikatelských služeb a předseda, s konečnou platností pak představenstvo svazu zpravidla na svém posledním zasedání v roce předcházejícím plánovanému období. O schválení koncepce nebo připomínkách k jejímu obsahu je proveden záznam (do zápisu ze zasedání představenstva svazu). V případě realizace akce, která není zahrnuta v koncepci, je toto schvalováno v rámci porady vedení (záznam je proveden v zápisu z porady vedení, příp. parafou předsedy na návrhu realizace akce).

6 Zveřejnění koncepce Schválená koncepce je vnitřním předpisem svazu Informace o vybraných akcích, např. veletrzích a výstavách jsou zveřejňovány v Informačním přehledu Vybrané akce mohou být avizovány také na internetových stránkách svazu Za zveřejnění informací podle bodu a odpovídá příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb, kontrolu provádí vždy k poslednímu pracovnímu dni kalendářního měsíce ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb. 6.3 Vyhodnocení - všeobecně Vyhodnocení realizované OPČ jako celku za uplynulé období je prováděno zpravidla na posledním zasedání představenstva v příslušném kalendářním roce. Za zpracování materiálu pro zasedání představenstva odpovídá ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb Vyhodnocení jednotlivých realizovaných akcí provádí příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb s ohledem na povahu jednotlivých konaných akcí a požadavků vrcholového vedení svazu. Část VII TISKOVÉ KONFERENCE A PROHLÁŠENÍ 7.1 Tiskové konference svazu Příprava a realizace tiskových konferencí vychází ze schválené koncepce, případně z požadavku předsedy, generálního ředitele nebo vedoucích jednotlivých útvarů. Oprávnění svolat tiskovou konferenci na dané téma má předseda Příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb je odpovědný za shromáždění podkladů pro tiskovou konferenci, za jejich zpracování a za přípravu vlastní tiskové konference Konečné schválení tiskových materiálů a podkladů pro tiskovou konferenci před její realizací provádí předseda Příprava tiskové konference zahrnuje zajištění prostor pro konferenci, zajištění dostatečného počtu podkladů pro účastníky tiskové konference a případně zajištění občerstvení Příslušný zaměstnanec dále vhodným způsobem zve účastníky a informuje o konání tiskové konference prostřednictvím rozesílané pozvánky. 7.2 Tisková prohlášení svazu Tisková prohlášení a tiskové informace jsou vydávány svazem v rámci OPČ v oblasti public relations, kterou provádí odbor poradenských a podnikatelských služeb Za přípravu a vypracování tiskového prohlášení nebo tiskové informace je odpovědný vedoucí útvaru, kterého se prohlášení nebo informace týká, s tím, že může vypracováním pověřit podřízeného zaměstnance Připravené tiskové prohlášení nebo tiskovou informaci schvaluje vedoucí daného útvaru a předseda. Bez souhlasu předsedy není možné tiskové prohlášení nebo tiskovou informaci poskytnout médiím.

7 V případě, že je tiskové prohlášení nebo tisková informace vydávána jiným útvarem, obdrží odbor poradenských a podnikatelských služeb vždy kopii tohoto tiskového prohlášení nebo tiskové informace. 7.3 Spolupráce s médii Ke spolupráci s veřejnoprávními i soukromými médii je oprávněn příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb, ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb a předseda nebo jím pověřený zaměstnanec Spolupráce s médii zahrnuje přípravu článků a podkladů, poskytování rozhovorů či informací sdělovacím prostředkům a dále navazování a udržování formální spolupráce a vzájemné informovanosti a pomoci v oborech žurnalistiky a public relations Podávání písemných informací médiím podléhá schválení jako v bodě Část VIII ÚČAST NA VELETRZÍCH 8.1 Všeobecně Účast svazu nebo družstev na veletrzích je plánována v souladu se schválenou koncepcí Rozsah účasti na veletrhu a její forma je schvalována ředitelem odboru poradenských a podnikatelských služeb na základě návrhu příslušného zaměstnance odboru podnikatelských služeb Ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb ve spolupráci s příslušným zaměstnancem odboru poradenských a podnikatelských služeb (případně i s předsedou) upřesňuje způsob prezentace družstev a svazu ve výstavních prostorách veletrhu Vyhodnocování účasti jednotlivých družstev a svazu na veletrzích je v kompetenci příslušného zaměstnance odboru poradenských a podnikatelských služeb, který volí nejvhodnější formu zajištění zpětné vazby od účastníků veletrhu (ze strany vystavovatelů i návštěvníků) tak, aby bylo možné vyhodnotit účast na veletrhu a přijmout případná opatření ke stále se zvyšující kvalitě poskytovaných služeb a způsobu prezentace družstev a svazu. Část IX ODVĚTVOVÉ KONTRAKTY 9.1 Všeobecně Odvětvové kontrakty se organizují pro obory a odvětví v ČR nebo zahraničí, a to podle požadavků a potřeb družstev Realizací je pověřen, komplexně ji zajišťuje a odpovídá za ni příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb Realizaci schvaluje a vyhodnocuje ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb K účasti na kontraktech mohou být zvány i nedružstevní organizace, pokud to povede k posílení významu a obchodního dosahu akce.

8 Část X OSTATNÍ ZPŮSOBY PROPAGACE 10.1 Propagační materiály Vstupním požadavkem na přípravu a zajištění propagačních materiálů je požadavek předsedy, generálního ředitele, požadavek vedoucích jednotlivých útvarů nebo požadavek zaměstnance odboru poradenských a podnikatelských služeb, který je přípravou a zajištěním propagačních materiálů pověřen Požadavky ostatních zaměstnanců jsou v rámci vnitřní komunikace předávány vedoucím jednotlivých útvarů, kteří je předávají řediteli odboru poradenských a podnikatelských služeb Propagační materiály jsou ukládány ve vymezených prostorech. Za uložení propagačních materiálů odpovídá příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb. Kontrolu provádí vždy k poslednímu pracovnímu dni kalendářního měsíce ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb Distribuce propagačních materiálů je realizována s ohledem na účelnost a efektivitu vynaložených nákladů Internetové stránky svazu Aktualizací vybraných informací na internetových stránkách svazu je pověřen příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb, který úzce spolupracuje s příslušnými zaměstnanci ostatních útvarů na shromažďování, ověřování a zveřejňování potřebných informací. Kontrolu provádí vždy k poslednímu pracovnímu dni kalendářního měsíce ředitel odboru poradenských a podnikatelských služeb Ostatní způsoby propagace O ostatních způsobech propagace rozhoduje předseda nebo jím pověřený zaměstnanec Propagace výrobního družstevnictví v zahraničí, při obchodních jednáních, obchodních misích a konferencích je řízena přímo předsedou Předseda (v případné spolupráci s generálním ředitelem, vedoucími útvarů a příslušným zaměstnancem odboru poradenských a podnikatelských služeb) rozhoduje o vydání propagačních materiálů v jiném než českém jazyce. Část XI NAKLÁDÁNÍ S MAJETKEM ZÁKAZNÍKA 11.1 Všeobecně 11.1 Příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb je oprávněn jednat s družstvy ve věci nabídky a zajištění vystavení jejich výrobků Příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb je povinen pořizovat a vést záznamy o převzetí a vrácení předmětů zapůjčených k vystavení. V záznamech mohou být (je-li to družstvem požadováno) upřesňující informace o způsobu a podmínkách vystavování jednotlivých předmětů Předměty, převzaté od družstva k vystavení, musí být vhodným způsobem identifikovány.

9 Příslušný zaměstnanec odboru poradenských a podnikatelských služeb je povinen neprodleně informovat družstvo, dojde-li k poškození, zničení nebo ztrátě vystavovaného předmětu. O informování družstva o poškození, zničení nebo ztrátě vystavovaného předmětu musí příslušný zaměstnanec udržovat záznamy.