Průvodní dopis k žádosti o zaměstnání Jednotlivé části a tipy Uvědomte si prosím při psaní své žádosti o zaměstnání, že chcete vzbudit zájem čtenáře. To se Vám nejlépe podaří tím, když se pozitivně odlišíte od jiných uchazečů. Již první věta Vašeho dopisu může být rozhodující. Kdo svůj dopis začne standardní formulací...tímto se ucházím o..., zcela jistě se nedočká žádného ocenění. Náš tip Buďte kreativní! Struktura průvodního dopisu uchazeče o zaměstnání Nejlepších výsledků dosáhnete, budete-li se řídit pravidly tzv. zásady AIDA. A Attention Vzbudit pozitivní pozornost čtenáře I Interest Vzbudit zájem čtenáře o Vaši žádost o zaměstnání a přimět ho k tomu, aby pokračoval ve čtení. D Desire U čtenáře vznikne přání Vás poznat. A Action Čtenář Vás písemně nebo telefonicky pozve k přijímacímu pohovoru. Následně uvedené rozměry a formáty jsou pouhá orientační doporučení. Nikdo nebude Vaše podklady a obaly přeměřovat a podle toho Vaši žádost posuzovat. Dbejte však bezpodmínečně na to, abyste nepřekročili délku jedné stránky! Všeobecná doporučení pro dopis ve formátu A4 Levý okraj 2,5 cm, pravý okraj 2,0 cm, horní a dolní okraj 2 cm. Běžná velikost písma 11, druh písma např. Arial, Verdana nebo Tahoma. Nepoužívejte zdobné serifové písmo. Nepoužívejte ve své žádosti různé druhy písem. Rozhodněte se pro jeden druh písma a ten poté důsledně použijte ve všech podkladech. Vaše adresa První řádek může být zarovnaný zleva nebo zprava, může však být vložený jako záhlavní řádek. Důležitý je především kompletní obsah, při dotváření můžete popustit uzdu své kreativitě. Do záhlavního řádku můžete vložit své kontaktní údaje a tento řádek poté můžete jednotně vkládat do všech Vámi koncipovaných podkladů (titulní list, životopis, atd.). To působí dojmem řádné struktury a dobré organizace. Jméno, příjmení Ulice a číslo domu. PSČ a místo Telefonní číslo s předčíslím, (číslo mobilu se nemusí uvádět) Email career international(me) Březen 2011 / Strana 1
Dbejte na úplnost svých kontaktních údajů. Pro pracovníka personálního oddělení není nic horšího než pracné vyhledávání Vašeho telefonního čísla jen proto, aby Vás mohl kontaktovat. To samé platí pro Vaši emailovou adresu. Nezapomeňte kontrolovat svou emailovou schránku, protože Vám pozvání k přijímacímu pohovoru může přijít elektronickou poštou. Důležité je, abyste byli vždy k dosažení. Adresní pole Adresní pole začíná cca na 11. řádku úplně vypsaným názvem firmy, přesně tak jak byl zveřejněn v inzerátu nebo jiném zdroji. Název podniku s právní formou Oddělení Kontaktní osoba (bez k rukám ) Ulice, číslo domu nebo číslo poštovní schránky PSČ, místo Místo/datum cca na 16. řádku se zarovnáním zprava Věc Slovo "Věc: ' se dnes již nepíše. V cca 20. řádku se uvádí již jen vlastní předmět dopisu. Tento text se zvýrazní tučným tiskem nebo podtržením. Při uvádění názvů deníků nepoužívejte zkratky jako AZ nebo SZ, ale vypisujte celé názvy Abendzeitung nebo Süddeutsche Zeitung. Příklady formulací Váš inzerát v Süddeutsche Zeitung z 15.01.04 organizační programátor Váš inzerát v Süddeutsche Zeitung z 15.01.04 značka XXX (Tip: Pokud je uvedena značka, dbejte bezpodmínečně na to, abyste ji uvedli ve svém dopise. Neuvedete-li ji, mohl by čtenář Vašeho dopisu mylně dovozovat, že Vám chybí nezbytná míra pečlivosti, protože jste inzerát četli jen nedbale.) Vaše nabídka Referent prodeje z 15.01.04 v "Die Zeit" Iniciativní žádost o zaměstnání jako cizojazyčná korespondentka Oslovení Cca tři prázdné řádky po uvedení věci/předmětu (respektive vynechejte odpovídající místo). Vážené dámy, vážení pánové, Ještě lepší je oslovit kontaktní osobu přímo jejím jménem. Pozorně zkontrolujte, zda je v inzerátu nebo jiném zdroji, například na webových stránkách, uvedeno jméno kontaktní osoby.toto jméno pak použijte v oslovení a napište ho správně. Bylo by škoda, kdybyste si v důsledku banálních nedbalostních chyb již na samém začátku vysloužili minusové body. career international(me) Březen 2011 / Strana 2
Dbejte rovněž na možné akademické tituly (Dr., Prof.), například: Vážená paní Dr. Maierová, Po oslovení vynechejte jeden řádek (vložte odstavec). 1. odstavec - úvod V úvodu má být čtenář osloven a má být vzbuzen jeho zájem. Nezačínejte prosím formulacemi jako tímto se ucházím nebo Hledáte..., ucházím se o.... Lépe zní formulace S velkým zájmem jsem si přečetl Vaši nabídku zaměstnání. Nebo Vaše nabídka zaměstnání vzbudila můj zájem... nebo... mou pozornost / mě velmi oslovila, protože se kryje s mými znalostmi a zkušenostmi a proto bych Vám rád nabídl/a svou spolupráci. Pokud jste před odesláním své žádosti o zaměstnání byli s kontaktní osobou cílového podniku již v telefonickém kontaktu, odkažte na tuto skutečnost ve svém dopisu, například takto: Děkuji za informativní a příjemný telefonický rozhovor z 23.02.11. V souladu s příslibem v našem telefonickém hovoru dnes posílám své podklady uchazeče o zaměstnání. 2. odstavec popis Vaší osoby Odůvodněte, proč jste právě Vy pro cílový podnik zajímavým/zajímavou uchazečem/uchazečkou. Popište své odborné a osobní schopnosti, respektive své tzv. hard skills a soft skills. Dbejte přitom na profil požadovaný či uvedený v nabídce zaměstnání a konkrétně na něj reagujte. V tomto odstavci se musíte vynasnažit, abyste čtenáře přesvědčili, že jste to právě Vy, pro kterého se má jeho podnik rozhodnout. Vyhýbejte se ale přehnaně sebevědomým a vyumělkovaně působícím frázím jako...jsem přesvědčený/přesvědčená, že budu díky svým schopnostem a znalostem pro Váš podnik přínosem. O tom, zda tomu tak skutečně bude, stále ještě rozhoduje sám podnik, respektive jeho pověřený zaměstnanec. Takovými a podobnými formulacemi ho jen rozladíte. Popište klidně své silné stránky, nehodnoťte je však. Hovořit, respektive psát o svých přednostech představuje pro mnohé uchazeče problém. Proto je důležitá analýza situace. Pokud důkladně popřemýšlíte a rozeberete své klady, schopnosti a kvalifikace, snadněji a přesvědčivěji se Vám podaří je ve své písemné žádosti o zaměstnání vylíčit. Použijte přitom pozitivně laděné formulace a slovní obraty k vyjádření, že máte vysokou motivaci, angažovanost a profesní identifikaci. Popište, co Vás na Vašem povolání baví a těší. Podniky takové pracovníky potřebují, protože jen takoví lidé něco uvádějí do pohybu a ženou dopředu. Lidé, kteří svou práci vykonávají s radostí a zájmem, jsou vysoce motivovaní a tím ochotní a schopní podávat vyšší výkony. Takoví lidé jsou přesvědčiví! career international(me) Březen 2011 / Strana 3
Již 4 roky pracuji pro podnik... Mé pole působnosti/odpovědnosti zahrnuje.... Baví/těší mě zejména kontakt se zákazníky a mnohotvárná činnost. K mým přednostem patří otevřený přístup při jednání s lidmi a flexibilita v nových situacích. Jsem cílově orientovaný/orientovaná a rád plním úkoly v týmu. "V současné době pracuji jako / se účastním..." "Mé dosavadní profesní zkušenosti leží zejména na úseku..." "Po ukončení studia/profesního vzdělání... Dbejte přitom vždy na vkládání odstavců. 3. odstavec motivace pro změnu zaměstnání Důležité je, abyste zdůraznili, že jste se cílovým podnikem zabývali (např. na webových stránkách) a proč se o zaměstnání ucházíte právě u tohoto podniku. Například proto, že firmu již znáte jako zákazník, že máte zájem o její produkty nebo služby, nebo že se s ní identifikujete. Vytvořte si k cílovému podniku konkrétní vztah a vyjádřete jasně svou motivaci pro cílový podnik a požadované či nabízené zaměstnání! Při ukončení předchozího zaměstnaneckého poměru záleží na důvodech, které k tomu vedly. Nikdy se nevyjadřujte negativně o svém předchozím zaměstnavateli. Uveďte důvody a zvažte přitom, zda vyznějí ve Váš prospěch či neprospěch. Nemusíte je však podrobně vysvětlovat, například proč jste po vyučení v podniku nezůstali. Napište prostě...po vyučení nyní hledám novou profesní výzvu/nové pole činnosti.... Neuvádějte negativní skutečnosti, např....přesto, že jsem na svou žádost o zaměstnání obdržel/a již více než 80 negativních odpovědí, nevzdávám se a ucházím se nyní o zaměstnání také u Vás.... Pokud to není výslovně požadováno, měla by být výše platu zmíněna teprve v přijímacím pohovoru. Je-li však v inzerované nabídce zaměstnání uveden požadavek, aby uchazeči uvedli své platové představy, samozřejmě na něj reagujte. Na webových stránkách www.gehaltscheck.de nebo přes profesní svazy si můžete zjistit průměrné platy podle pozice, funkce, velikosti podniku, odvětví a regiónu. Požadovaný plat pak uvádějte jako roční příjem a nezapomeňte zahrnout i 13. plat. V každém případě by však měl při uvádění výše platu zůstat ještě určitý prostor k jednání. V případě nejistoty můžete napsat i tuto věru: Dosud neznám platové struktury Vašeho podniku a proto nejsem schopen/schopna uvést konkrétní výši. Jsem si však jistý/jistá, že Vaše nabídka bude odpovídat mé kvalifikaci. career international(me) Březen 2011 / Strana 4
4. odstavec závěrečné formulace Zde je několik závěrečných formulací, kterými čtenáře Vaši žádosti o zaměstnání můžete motivovat k tomu, aby se s Vámi ihned spojil Těším se na osobní setkání.... se na osobní pohovor a děkuji Vám za Vaši pozornost. Velmi se těším na podrobný osobní pohovor. "K osobnímu pohovoru jsem Vám kdykoli rád/a k dispozici." Těším se na Vaši zprávu Nepiště prosím...očekávám Vaše pozvání k osobnímu pohovoru. Poté vložte odstavec a po něm pozdrav, například S přátelským pozdravem nebo S pozdravem z... do.... Po napsání pozdravu vynechejte tři řádky a podepište se modrým inkoustem s uvedením jména a příjmení. Poté vynechejte další řádek a uveďte přílohy, které však nemusíte jednotlivě vyjmenovávat. Náš tip: Vyhýbejte se podmiňovacímu způsobu, opakování slov a častému používání slova Já..." na začátku věty. Neformulujte příliš ležérně, vágně nebo střízlivě. Žádost o zaměstnání má ukázat, proč jste pro danou pozici vhodný/vhodná uchazeč/ka. Vaše žádost musí vyjadřovat nejen Vaši aktivitu, dynamiku a motivaci ale i Vaši pozitivní identifikaci s Vaším povoláním. Dbejte na formu a layout dopisu a na dostatečně množství odstavců. Písemná žádost je Vaše vizitka, respektive reklamní prospekt Vaší osoby. Přejeme Vám mnoho úspěchů! career international(me) Březen 2011 / Strana 5