PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE PODPORY Z PROGRAMU ŠVÝCARSKO-ČESKÉ SPOLUPRÁCE

Transkript

1 PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE PODPORY Z PROGRAMU ŠVÝCARSKO-ČESKÉ SPOLUPRÁCE s účinností od 22. února 2013 verze 1 Schválili: JUDr. Miroslav Fuchs ředitel odboru EU a mezinárodní spolupráce Ing. Vendulka Zmeškalová ředitelka odboru programového financování

2 Obsah Obsah VYMEZENÍ POJMŮ METODICKÉ POKYNY PRO KONEČNÉ PŘÍJEMCE DOHODA O PROJEKTU A OZNÁMENÍ O POSKYTNUTÍ GRANTU Konečné rozhodnutí o udělení grantu a dohoda o projektu ROZHODNUTÍ O POSKYTNUTÍ DOTACE Sloučený řídicí dokument Registrace akce a Rozhodnutí o poskytnutí dotace Změna Rozhodnutí o poskytnutí dotace Změna Rozhodnutí o poskytnutí dotace v důsledku výběru zhotovitele/dodavatele zakázky Ostatní změny Rozhodnutí o poskytnutí dotace VEŘEJNÉ ZAKÁZKY ZMĚNY V PROJEKTECH Nepodstatné změny v projektu Podstatné změny v projektu OPRÁVNĚNÉ VÝDAJE Investiční výdaje Neinvestiční výdaje Oprávněnost výdajů Zařízení a vybavení Nákup služeb Výdaje na řízení zajišťované dodavatelsky Osobní výdaje na realizaci projektu Cestovní náhrady Daň z přidané hodnoty DPH Neoprávněné výdaje Datum uskutečnění výdaje Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Efektivita výdaje Veřejná podpora EVIDENCE A VEDENÍ ÚČETNICTVÍ FINANCOVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU ŘÍZENÍ A MONITOROVÁNÍ PROJEKTU Řídicí výbor projektu Průběžné zprávy o projektu (IR) Šestiměsíční průběžné zprávy o projektu (6IR) a žádosti o platbu Dvouměsíční průběžné zprávy o projektu (2IR) a žádosti o platbu Mimořádná průběžná zpráva o projektu a žádost o platbu Výroční zprávy o projektu (APR) Závěrečná zpráva o projektu (PCR) Závěrečné vyhodnocení projektu Závazné a monitorovací ukazatele KONTROLA Kontrola podle mezinárodních smluv NESROVNALOSTI Vymáhání prostředků dotčených nesrovnalostí UDRŽITELNOST PROJEKTU ARCHIVACE Pravidla archivace KOMUNIKACE BĚHEM REALIZACE PROJEKTU ODSTOUPENÍ OD PROJEKTU Seznam zkratek Přílohy... 29

3 1 VYMEZENÍ POJMŮ Pro účely Příručky se rozumí: 1. Auditním subjektem soukromá firma s uznávanou profesionální reputací, která pracuje v souladu s mezinárodními kontrolními standardy a je členem Komory auditorů ČR. Auditní subjekt stanovený v rámci celého Programu švýcarsko-české spolupráce bude uveden v Dohodě o projektu nebo oznámen dodatečně. 2. Evidenčním dotačním systémem (dále jen EDS ) je informační systém programového financování, který je určen pro vstup a zpracování dat částí státního rozpočtu. 3. Dohodou o projektu dohoda mezi ČR a Švýcarskem o implementaci konkrétního projektu. 4. Grantem nevratný finanční příspěvek poskytnutý Švýcarskem na základě Dohody o projektu na schválený projekt. 5. Individuálním projektem (dále jen IP případně jen projekt ) soubor aktivit uvedených v Dohodě o projektu, na které je poskytován grant, naplňující cíle Programu švýcarsko-české spolupráce. Grant bude činit minimálně 1 mil. CHF. 6. Konečným příjemcem předkladatel individuálního projektu, na který byl v souladu s Dohodou o projektu udělen grant. 7. Národní koordinační jednotkou (dále jen NKJ ) subjekt pověřený koordinací Programu švýcarsko-české spolupráce, tj. Ministerstvo financí ČR. 8. Nesrovnalostí jakékoliv jednání nebo opomenutí směřující k neoprávněnému čerpání anebo užití prostředků dotace, zejména podvod, zpronevěra, uvedení klamavých údajů, porušení povinností vyplývajících z Dohody o individuálním projektu, porušení řádného využití dotace apod. 9. Partnery české a švýcarské subjekty (soukromé i veřejné) vzájemně spolupracující 1 v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce na realizaci projektu a zajišťující udržitelnost jeho výstupů. 10. Předfinancováním předfinancování výdajů, které mají být kryty z prostředků grantu, prostředky SR kapitoly MPSV. V praxi to znamená, že KP obdrží prostředky SR, které mají být kryty prostředky grantu, a po vynaložení tohoto výdaje ze SR jsou prostředky grantu převedeny z účtu NF na účet MPSV. 11. Příspěvkem nevratný finanční příspěvek poskytnutý Švýcarskem na základě Rámcové dohody v celkové výši 109,780 mil. CHF. 1 Jedná se zejména o spolupráci, při které švýcarský subjekt poskytne technologie a know-how potřebné pro splnění konkrétního projektu. 3

4 12. Rámcovou dohodou Rámcová dohoda o implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce na snížení hospodářských a sociálních rozdílů v rámci rozšířené Evropské unie mezi Švýcarskou federální radou a vládou České republiky. 13. Rozhodnutím o poskytnutí dotace dokument zpracovaný v informačním systému, v němž jsou stanoveny cíle projektu, termíny, parametry, indikátory, bilance finančních potřeb a zdrojů a podmínky pro financování a realizaci akce. 14. Švýcarskou agenturou pro rozvoj a spolupráci (dále jen SDC) je agentura, která má za úkol zajistit strategické a operační řízení na celkové úrovni, poskytovat podporu při přípravě a výběru projektů a dohlížet na celkovou realizaci Programu švýcarsko české spolupráce prostřednictvím ověření na místě. 15. Závěrečným vyhodnocením se rozumí vyhodnocení splnění stanoveného cíle, termínů, parametrů, indikátorů a bilance finančních potřeb a zdrojů. 16. Zprostředkujícím subjektem (dále jen ZS ) veřejný subjekt (organizační složky státu) pověřený NKJ na základě Dohody o delegování, který vykonává činnosti NKJ vůči KP. Zprostředkujícím subjektem je v tomto případě odbor EU a mezinárodní spolupráce MPSV. 4

5 2 METODICKÉ POKYNY PRO KONEČNÉ PŘÍJEMCE Konečný příjemce je při realizaci projektu povinen postupovat v souladu s: Dohodou o projektu, Rozhodnutím o poskytnutí dotace a Podmínkami pro poskytnutí dotace, Příručkou pro příjemce pomoci z Programu švýcarsko-české spolupráce, Pokyny pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, Manuálem pro zadávání veřejných zakázek v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce, dalšími Pokyny MPSV. V případě potřeby doplňujícího metodického výkladu či podpory k postupům stanoveným v Příručce pro příjemce pomoci z Programu švýcarsko-české spolupráce a Pokynech pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu bude toto doplněné zpracované písemně formou otázky a odpovědi a zasláno všem KP. Zároveň bude zveřejněno na webových stránkách MPSV, v sekci Programu švýcarsko-české spolupráce. V případě potřeby zásadnější úpravy či výkladu některého postupu bude zpracován Pokyn, který bude rozeslán všem KP a zároveň bude zveřejněn na webových stránkách MPSV, v sekci Programu švýcarsko-české spolupráce. Vydané Pokyny a odpovědi na otázky budou následně při nejbližší revizi zapracovány do Příručky pro příjemce pomoci z Programu švýcarsko-české spolupráce či Pokynů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. 3 DOHODA O PROJEKTU A OZNÁMENÍ O POSKYTNUTÍ GRANTU 3.1 Konečné rozhodnutí o udělení grantu a dohoda o projektu SDC rozhodne s konečnou platností o udělení/neudělení grantu pro daný projekt. Kladné rozhodnutí SDC o udělení grantu je zasláno prostřednictvím švýcarského velvyslanectví v České republice Národní koordinační jednotce dopisem s informací o udělení grantu a se specifickými podmínkami pro udělení grantu. Po obdržení dopisu o udělení grantu vyzve Národní koordinační jednotka neprodleně předkladatele projektu k písemnému potvrzení přijetí stanovených podmínek pro udělený grant a k předložení potvrzení o zajištění spolufinancování projektu do 30 kalendářních dnů (pokud NKJ nestanoví jinak) NKJ CZP 1. O tomto zároveň informuje MPSV odbor EU a mezinárodní spolupráce - zasláním kopie dopisu o rozhodnutí SDC. NKJ CZP 1 zároveň požádá MPSV o potvrzení zajištění předfinancování nejpozději do 30 kalendářních dnů NKJ CZP 1 a v kopii pro informaci KP. V případě, že KP odmítne grant nebo nesouhlasí s podmínkami stanovenými v rozhodnutí SDC o udělení grantu, zašle NKJ CZP 1 dopis s uvedením důvodů nesouhlasu nebo odmítnutí grantu do 30 kalendářních dnů. Dopis musí být podepsán statutárním zástupcem 5

6 organizace KP. NKJ může požádat KP o vysvětlení nebo dodatečné informace k Potvrzení o přijetí podmínek udělení grantu, Potvrzení o zajištění spolufinancování. Tyto dodatečné informace je KP povinen dodat elektronicky nejpozději do 5 pracovních dní a následně písemně. V případě, že předkladatel projektu a NKJ (CZP 1) podmínky udělení grantu přijímají a spolufinancování a předfinancování projektu je zajištěno, potvrdí NKJ písemně přijetí podmínek švýcarské straně - Švýcarskému velvyslanectví v ČR. Informaci o udělení grantu projektu zveřejní NKJ také na stránkách V případě, že SDC rozhodne o neudělení grantu, zašle prostřednictvím švýcarského velvyslanectví v České republice Národní koordinační jednotce dopis s informací o neudělení grantu a zdůvodněním, proč byl konečný návrh projektu zamítnut. V případě neudělení grantu je předkladatel návrhu projektu o tomto informován Národní koordinační jednotkou do 15 kalendářních dnů od obdržení dopisu švýcarské strany na NKJ-CZP 1 a proti tomuto rozhodnutí se může odvolat NKJ do 15 pracovních dní od obdržení dopisu NKJ. Následně NKJ do 10 pracovních dní postoupí odvolání švýcarské straně. Jakmile NKJ písemně potvrdí švýcarské straně přijetí podmínek, SDC zašle NKJ k podpisu dva originály Dohody o projektu podepsané zástupcem švýcarské strany. Dohoda o projektu je mezinárodní smlouva uzavřená mezi Švýcarskem a ČR, kterou se Švýcarsko zavazuje poskytnout nenávratný grant na konkrétní projekt. Za českou stranu tuto dohodu podepisuje pověřená osoba NKJ. V návaznosti na podpis Dohody o projektu zašle MF do dvou měsíců ode dne uzavření Dohody o projektu MPSV Oznámení o poskytnutí grantu s podmínkami pro poskytnutí dotace na realizaci projektu. 4 ROZHODNUTÍ O POSKYTNUTÍ DOTACE 4.1 Sloučený řídicí dokument Registrace akce a Rozhodnutí o poskytnutí dotace MPSV vyzve KP k doplnění následujících podkladů pro vydání sloučeného řídicího dokumentu Registrace akce a Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále jen Řídicí dokument ) ve lhůtě 30 dnů od obdržení výzvy: Doklad o zajištění předfinancování a spolufinancování předložený formou čestného prohlášení Vyplněný formulář EDS (viz příloha č. 10) adresa banky a číslo účtu nebo podúčtu závazné rozhodnutí o zvoleném monitorovacím období (dvouměsíční či šestiměsíční) prohlášení k DPH Následující čestná prohlášení dle bodu 9.1 dokumentace programu 11335: o Čestné prohlášení, že předložené doklady komplexně postihují celou akci, 6

7 o Prohlášení KP, že v pořizovaném nebo reprodukovaném majetku budou poskytovány sociální služby po dobu minimálně 10 let, o Čestné prohlášení, že KP není plátcem DPH nebo kopie registrace plátce DPH, o Čestné prohlášení, že KP nemá v evidenci daní zachyceny daňové nedoplatky, nemá nedoplatky na pojistném a na penále na veřejném zdravotním pojištění, sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, V případě, že u některých výdajů již byly provedeny výběry zhotovitelů/dodavatelů nebo uzavřeny smlouvy, KP předloží dle bodu 9.2 dokumentace programu následující podklady: Vstupní data na formulářích EDS/SMVS (dle přílohy č. 2 vyhlášky č. 560/2006 Sb.), Potvrzení, že zadání veřejné zakázky proběhlo v souladu s národní legislativou a příslušnými směrnicemi EU dle článku 5.6 Podmínek, Smluvní dokumenty týkající se realizace projektu, včetně jejich příloh (především harmonogram stavebních prací a dodávek, položkové rozpočty), Všechny dosud uzavřené smlouvy nebo objednávky vztahující se k projektu, Fotodokumentaci současného stavu interiéru a exteriéru v případě realizace stavebních prací. Na základě předložených podkladů vypracuje MPSV návrh Řídicího dokumentu včetně podmínek (vzor podmínek viz příloha č. 1), které obsahují podrobné pokyny pro výběr zhotovitelů a dodavatelů, podmínky pro čerpání finančních prostředků státního rozpočtu, dokumenty požadované pro vydání změn Řídicího dokumentu. Přílohou Řídicího dokumentu je rovněž kopie Dohody o projektu mezi SDC a NKJ k danému projektu, včetně příloh. Řídicí dokument je vydán ve lhůtě do 2 měsíců ode dne vydání Oznámení o poskytnutí grantu a podepisuje jej I. náměstek ministra. Po podpisu je ve 4 originálech zaslán KP. KP zašle zpět MPSV 3 originály Řídicího dokumentu, kde je na Prohlášení příjemce dotace (poslední strana podmínek) potvrzeno podpisem statutárního zástupce KP, že KP přijímá všechna ustanovení podmínek a zavazuje se dle nich realizovat projekt. MPSV následně zašle jeden podepsaný a potvrzený originál Řídicího dokumentu NKJ k archivaci a dalšímu využití. 4.2 Změna Rozhodnutí o poskytnutí dotace O vydání změny Rozhodnutí žádá KP prostřednictvím formuláře Oznámení o změně v projektu (viz příloha č. 2) Změna Rozhodnutí o poskytnutí dotace v důsledku výběru zhotovitele/dodavatele zakázky V Rozhodnutí jsou vždy uvedeny veškeré finanční prostředky (potřeby i zdroje) z ukončených (vysoutěžených) veřejných zakázek i zakázek, které ještě ke dni vydání realizovány nebyly (nebo k nim doposud nebyly příjemcem předloženy podklady). Po realizaci výběru dodavatele/zhotovitele se částka v Rozhodnutí upravuje na skutečně dosaženou výši 7

8 nákladů vzešlou z výběrového řízení. Pouze výdaje, u kterých byl proveden výběr zhotovitelů a dodavatelů, je možné, po předchozím schválení průběhu výběrového řízení, zařadit k proplacení do žádosti o platbu. Příjemce do 5 pracovních dnů po jeho obdržení potvrdí svým podpisem Prohlášení příjemce ke Změně Rozhodnutí o poskytnutí dotace na všech třech výtiscích a vyhotoveních a doručí 2 výtisky zpět na MPSV. Jeden výtisk si příjemce založí dle podmínek archivace. MPSV si vyhrazuje právo zamítnout ze závažných a řádně odůvodněných důvodů vydat rozhodnutí o poskytnutí dotace a také si vyhrazuje právo iniciovat změny v návrhu Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V případě zamítnutí MPSV zasílá žadatelům dopis s doručenkou oznamující tuto skutečnost Ostatní změny Rozhodnutí o poskytnutí dotace MPSV jako poskytovatel dotace může dále změnit Rozhodnutí o poskytnutí dotace, a to v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v souladu s Dohodou o projektu a s manuály, příp. Oznámením o poskytnutí grantu. Změnu rozhodnutí lze provádět pouze na základě žádosti KP (na formuláři Oznámení o změně v projektu viz příloha č. 2) a takovým způsobem, aby změna nebyla k tíži KP. Změnou rozhodnutí nelze měnit náležitosti uvedené v 14 odst. 3 písm. a), b) a d) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, tzn. KP a poskytovatele dotace, a účel, na který je dotace poskytována. Podmínky rozhodnutí ( 14 odst. 3 písm. g) mohou být měněny pouze do okamžiku, kdy jejich porušením dojde k porušení rozpočtové kázně (tzn. do okamžiku, než byly vyplaceny finanční prostředky). Veškerá rozhodnutí o změně je nutné číslovat. Změna v osobě KP je možná výlučně v těchto případech: změna právní formy KP, kdy ostatní údaje zůstanou nezměněny; sloučení/splynutí KP s jinou právnickou osobou (v tomto případě dochází k právnímu nástupnictví původního KP právnické osoby, která zanikla bez likvidace); změna KP ze zákona, kdy od určitého data dojde k jejímu přejmenování či změně právní formy; případy, kdy zřizovatel sloučí více subjektů, avšak IČ vždy zůstává nezměněno. Naopak nelze akceptovat přechod práv a povinností z titulu rozhodnutí o poskytnutí dotace z důvodu rozdělení odštěpením anebo vkladu fyzické osoby do základního kapitálu právnické osoby, neboť v tomto případě se nejedná o právní nástupnictví. Při změně v osobě KP bere MPSV změnu na základě písemného oznámení KP (na formuláři Oznámení o změně v projektu viz příloha č. 2) na vědomí, avšak nemění samotné Rozhodnutí. Současně se MPSV přesvědčí a ověří, že nástupnický subjekt vstoupil do všech práv a závazků původního subjektu, které se týkaly poskytnuté dotace. Pokud by k takovému přechodu práv nedošlo, bylo by nutné činit kroky k vrácení dotace do příslušné kapitoly SR z důvodu porušení rozpočtové kázně dle zákona č. 218/2001 Sb., o rozpočtových pravidlech. 8

9 MPSV může omezit možnost změny právních forem, případně slučování subjektů přímo v textu rozhodnutí. Výše uvedený postup bude aplikován obdobně i při změně adresy KP. 5 VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Zadávání veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou od Kč bez DPH v případě služeb a dodávek a od Kč bez DPH v případě stavebních prací, resp Kč bez DPH v případě stavebních prací zadávaných od je KP povinen realizovat v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a při jejich realizaci postupovat dle Manuálu pro zadávání veřejných zakázek v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce, publikovaném na stránkách Ministerstva financí ČR ( a v souladu s dalšími specifickými pravidly Programu švýcarsko-české spolupráce pro zadávání veřejných zakázek, které jsou uvedeny v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a v Dohodě o projektu. Při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu je KP povinen postupovat v souladu s Pokyny pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. KP je povinen poskytovat informace o přípravě a průběhu zadávání veřejných zakázek CFCU a MPSV v rozsahu a termínech stanovených v Manuálu pro zadávání veřejných zakázek, resp. Pokynech pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (Příloha č. 12 této Příručky). 6 ZMĚNY V PROJEKTECH KP je povinen projekt realizovat v souladu s Dohodou o projektu, jejími přílohami a s Rozhodnutím o poskytnutí dotace. V rámci projektu musí být realizovány aktivity, které byly popsány v Dohodě o projektu, resp. jejích přílohách, které směřují k naplnění deklarovaných cílů projektu. KP je povinen dodržet strukturu rozpočtu uvedenou v Dohodě o projektu a jejích přílohách, tj. dodržet poměr rozdělení výdajů do rozpočtových položek. Aktivity projektu a čerpání oprávněných výdajů musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem. Přestože se předpokládá, že projekt byl správně naplánován, mohou v průběhu implementace projektu nastat situace, které si vyžádají změnu projektu. Obecně lze druh změny rozdělit na Podstatné změny v projektu a Nepodstatné změny v projektu. Podstatné změny mají přímý a zásadní dopad na plnění projektu v souladu s Dohodou o projektu, významný vliv na rozpočet nebo termíny ukončení projektu/oprávněnosti výdajů. KP nesmí takovou změnu realizovat dříve než po jejím nahlášení a schválení MPSV a schválení NKJ a švýcarskou stranou. Nepodstatné změny jsou změny administrativního charakteru nebo dílčí změny v projektu, které zásadním způsobem neovlivní cíle projektu, jeho rozpočet a harmonogram stanovený v 9

10 Dohodě o projektu. Nepodstatné změny nepodléhají ex-ante schválení MPSV, NKJ ani švýcarské strany. Změny v Dohodě o projektu mohou, v závislosti na jejich povaze a závažnosti, vyvolat i nutnost změny právních aktů vydaných NKJ nebo MPSV. Změny projektu v průběhu realizace budou administrovány/schvalovány v souladu s níže uvedenými postupy. 6.1 Nepodstatné změny v projektu a) změna adresy KP; b) změna kontaktní osoby projektu; c) změny v časovém harmonogramu, týkající se měkkých neinvestičních aktivit, které nemají vliv na termín ukončení projektu/oprávněnosti výdajů dle Dohody o projektu (např. dílčí zpoždění v aktivitách); Nepodstatné změny v projektu uvedené pod písmeny a)-c) je KP povinen oznámit písemně na příslušném formuláři (viz příloha č. 2) MPSV nejpozději do konce monitorovacího období, ve kterém změna proběhla. Dále je KP povinen tyto změny zohlednit ve všech relevantních částech průběžné zprávy za dané monitorovací období. 6.2 Podstatné změny v projektu Podstatné změny jsou všechny změny, které nepatří do kategorie nepodstatných změn, popsaných výše. Podstatné změny v projektu jsou zejména: a) změna právní formy KP; b) změna zdroje spolufinancování; c) rozšíření nebo jiný zásah do účelu projektu; d) změna indikátorů a parametrů projektu; e) zpoždění ohrožující řádný termín ukončení/termín pro oprávněnost výdajů dle Dohody o projektu; f) zásadní strategické nebo koncepční změny (nerealizování některé z plánovaných aktivit, zahrnutí nové aktivity či komponenty do projektu, počet a typ veřejných zakázek, zásadní změna technologií atd.); g) navýšení celkových oprávněných výdajů projektu (z jakýchkoliv důvodů výsledky výběrového řízení, nutné vícepráce atd.); h) přesuny částek dosahující více než 10 % celkových oprávněných výdajů projektu a/nebo více než 50 % hodnoty každé dotčené rozpočtové položky; i) změna v časovém harmonogramu projektu týkající se realizace stavebních úprav; j) využití úspory v projektu dosahující max. 1 % celkových oprávněných výdajů projektu (jednorázově nebo kumulativně tzn. po sečtení všech předešlých dílčích využití úspor) 10

11 na financování aktivit, které jsou součástí projektu, a kde došlo k navýšení výdajů na tyto aktivity; k) přesuny částky dosahující max. 10 % celkových oprávněných výdajů projektu a současně maximálně výše 50 % hodnoty každé dotčené rozpočtové položky. Všechny podstatné změny projektu podléhají ex-ante schválení MPSV, podstatné změny uvedené v bodech a) h) navíc podléhají ex-ante schválení NKJ, respektive švýcarské strany. KP je povinen bez zbytečného prodlení a v dostatečném předstihu před uskutečněním změn (s ohledem na nutnost ex-ante schválení změny švýcarskou stranou) oznámit podstatné změny MPSV na příslušném formuláři (viz příloha č. 2) a písemně požádat MPSV o jejich schválení. MPSV změnu posoudí a do 10 pracovních dnů zašle KP vyrozumění o jejím schválení / neschválení. V případě schválení změny zašle MPSV neprodleně žádost o změnu písemně na NKJ spolu s potvrzením souhlasu MPSV s navrhovanou změnou, vč. zdůvodnění souhlasu. V případě nejasností ohledně navrhované změny si může NKJ vyžádat další informace. Po odsouhlasení změny NKJ zajistí NKJ projednání změny se švýcarskou stranou, která vydá konečné stanovisko. Poslední žádosti o podstatné změny v projektu je možné předložit nejpozději dva měsíce před datem ukončení projektu stanoveném v Dohodě o projektu. V případě, že KP zašle žádost o již provedenou podstatnou změnu, respektive KP změnu provede před jejím schválením, budou veškeré výdaje se změnou spojené považovány za neoprávněné a nebudou z prostředků alokovaných na projekt proplaceny. 7 OPRÁVNĚNÉ VÝDAJE 7.1 Investiční výdaje Investičními výdaji se rozumí pořízení dlouhodobého nehmotného nebo hmotného majetku. Zatímco pojem investiční výdaj je pojmem ekonomickým, hmotný a nehmotný majetek je vymezen v české legislativě (ve vyhláškách provádějících některá ustanovení zákona o účetnictví: Vyhláška č. 504/2002 Sb., k provedení zákona o účetnictví pro nepodnikatelské subjekty, ve znění pozdějších předpisů, Vyhláška č. 410/2009 Sb., k provedení zákona o účetnictví pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů). 7.2 Neinvestiční výdaje Podobně jako u pojmu investiční výdaje nejsou neinvestiční výdaje vymezeny v platné legislativě ČR. Jedná se o ekonomické označení určité skupiny výdajů. Do této skupiny výdajů 11

12 patří např. osobní výdaje, cestovní náhrady, materiál, výdaje na řízení, výdaje na služby, finanční výdaje aj. 7.3 Oprávněnost výdajů Informace uvedené dále jsou obecná pravidla pro oprávněnost výdajů v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce. Konkrétní výdaj je oprávněný, pouze pokud byl zahrnut a schválen v rámci konečného návrhu projektu (indikativní rozpočet) a je tedy uveden v Dohodě o projektu (příloha Rozhodnutí) Zařízení a vybavení Oprávněné jsou výdaje spojené s nákupem nového vybavení či zařízení hmotné povahy a výdaje na nehmotný majetek. Nákup nemovitostí není oprávněným výdajem. Nákup dopravních prostředků je oprávněným výdajem pouze ve výjimečných a řádně zdůvodněných případech. Vybavení, zařízení a dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek zakoupený pro realizaci projektu musí, po dobu realizace projektu a po stanovenou dobu od ukončení projektu uvedenou v Rozhodnutí poskytnutí dotace, být využíván v souladu se stanoveným účelem projektu. Pokud není v příslušné Dohodě o projektu stanoveno jinak, nesmí KP nebo jeho partner majetek pořízený v rámci projektu v průběhu jeho realizace prodat ani jinak postoupit třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu švýcarské strany Nákup služeb Výdaje spojené s dodáním služeb jsou oprávněné za splnění podmínky, že dodání služby bude přispívat k realizaci projektu a vytvářet přidanou hodnotu. Jedná se zejména o odborné služby pro realizaci projektu, pojištění majetku nebo výdaje související s pořádáním školení a seminářů (např. občerstvení, pronájem) Výdaje na řízení zajišťované dodavatelsky V rámci výdajů na řízení zajišťovaných dodavatelsky se mohou vyskytovat následující druhy služeb: o externí řízení projektu služby související s řízením a administrací projektu zajišťované externími firmami (v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek) najatými KP; o výdaje na publicitu výdaje související s publicitou a propagací projektu (v souladu s plánem publicity), jiné než ty prováděné zaměstnanci KP. Externí řízení projektu je oprávněné za následujících podmínek: potřeba externího řízení projektu je zdůvodněna v záměru projektu; 12

13 rozpočtovaná částka odpovídá cenám obvyklým na tento druh služeb v regionu v čase vyhlášení příslušného zadávacího řízení; externí společnost je vybrána v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce. Výdaje na publicitu jsou oprávněné pro všechny typy projektů Osobní výdaje na realizaci projektu Osobní výdaje na realizaci projektu jsou oprávněnými výdaji za podmínky, že zapojení vlastních zaměstnanců konečného příjemce je nutné pro úspěšnou realizaci aktivit, jsou řádně zdůvodněny v záměru projektu, včetně specifikace zapojení zaměstnanců KP v časových jednotkách a celkovými výdaji. Osobní výdaje na řízení projektu nejsou pro individuální projekty oprávněnými výdaji. Osobní výdaje představují výdaje na zaměstnance konečného příjemce (včetně zaměstnanců zaměstnaných na základě dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce). Základní principy oprávněnosti osobních výdajů: výdaje musí odpovídat nominálním mzdám, eventuelně platům, a zákonným odvodům hrazeným zaměstnavatelem (sociální a zdravotní pojištění) 2 výdaje na zaměstnance, které svým charakterem mají zejména motivační a stabilizační funkci (odměny a prémie, příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, příspěvky na rekreaci apod.) nejsou oprávněnými výdaji. Osobní výdaje musí být stanoveny na základě průměrné mzdy zaměstnance v organizaci KP během období 6 měsíců za srovnatelnou práci v daném místě, čase, oboru, kvalifikaci zaměstnance a na jeho pracovní pozici. Metodika výpočtu průměrné mzdy musí být popsána v záměru projektu. Pracovní úvazek zaměstnance v rámci projektu (osobní výdaje na řízení, osobní výdaje na realizaci projektu) musí být jednoznačně oddělen od jeho běžné agendy. Pracovní úvazky zaměstnance se nesmí překrývat a není možné, aby byl placen za stejnou práci vícekrát. Čas skutečně strávený realizací projektu je třeba dokladovat pracovními výkazy jednotlivých osob zapojených do realizace projektu. Osobní výdaje jsou oprávněné v poměru pracovního času, v jakém se zaměstnanec podílí na implementaci projektu. Osobní výdaje musí být prokazatelně doloženy celkovými skutečnými osobními výdaji zaměstnance a metodika výpočtu poměru osobního výdaje z projektu k celkovým osobním výdajům zaměstnance musí být zachována po celou dobu projektu včetně závěrečného vyúčtování a auditu. 2 Dovolená v průběhu projektu a náhrada mzdy zaměstnanci při dočasné pracovní neschopnosti placená zaměstnavatelem jsou oprávněnými výdaji. 13

14 7.3.5 Cestovní náhrady Oprávněné jsou výdaje spojené s pracovními cestami zaměstnanců KP a zaměstnanců partnerů při cestách v souvislosti s realizací projektu. Cestovní náhrady pro tuzemské zaměstnance musí být stanoveny v souladu s platnou českou legislativou zákoníkem práce č. 262/2006 Sb., a navazujícími předpisy vyhláškami MPSV a MF, které stanoví výši cestovních náhrad pro daný rok. Cestovní náhrady pro zahraniční zaměstnance kryjí výdaje na ubytování, stravné a cestovné v ČR. Dále je oprávněným výdajem výdaj za dopravu experta do ČR a zpět. Cestovní náhrady pro zahraniční zaměstnance jsou v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce stanoveny následovně: výdaje za ubytování a stravné do maximální výše Kč (orientačně 350 CHF) za noc, cestovné do ČR a zpět je oprávněné ve skutečné výši na základě předložených dokladů za úhradu jízdného. Není dovoleno cestovat letadlem 1. třídy a business třídou. U služebních cest realizovaných v rámci projektu musí být KP schopen na požádání doložit písemnou pozvánku, resp. program daného jednání či navštívené akce, zápis ze služební cesty Daň z přidané hodnoty DPH DPH je oprávněným výdajem pouze v případě, že nemůže plátce uplatnit nárok na odpočet daně na vstupu za předpokladu splnění základních principů pro uznání oprávněných výdajů a za podmínky, že se daň z přidané hodnoty vztahuje k plněním, která jsou sama považována za oprávněná. DPH není oprávněným výdajem v případě, že existuje nárok na odpočet daně na vstupu. Nárok na odpočet daně má plátce, pokud přijatá zdanitelná plnění použije pro uskutečnění své ekonomické činnosti. DPH není oprávněným výdajem projektu ani v případě, že plátce DPH neuplatní nárok na odpočet daně na vstupu z vlastního rozhodnutí. Stejným způsobem se postupuje i v případě DPH ze zahraničních faktur. Další podrobnosti jsou upraveny zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Příjemce podpory, který je plátcem daně z přidané hodnoty před vydáním Registrace akce prohlásí, zda v případě projektu, tedy při poskytnutí stavebních a montážních prací zařazených do klasifikace produkce CZ-CPA 41 až 43 bude vystupovat jako plátce daně v režimu přenesení daňové povinnosti. 14

15 7.3.7 Neoprávněné výdaje Neoprávněnými výdaji jsou výdaje, které: nebyly uvedeny a schváleny v konečném návrhu projektu (v indikativním rozpočtu), případně jejich dodatečné začlenění do rozpočtu nebylo předem schváleno švýcarskou stranou; nebyly vynaloženy v souladu s účelem projektu; nevznikly v časovém rozmezí pro realizaci projektu; nebyly uhrazeny v době oprávněnosti výdajů projektu; nejsou dokladovány příslušnými účetními doklady; nebyly zaznamenány na bankovních účtech KP (nebo partnerů) nebo nejsou doloženy výdajovými pokladními doklady; jsou v jiných ohledech v rozporu s ustanoveními Pokynu č. 1 NKJ - Oprávněné výdaje projektů Programu švýcarsko-české spolupráce. Dotaci nelze poskytnout na tyto výdaje: úroky z úvěrů; nákupy nemovitostí; pokuty, finanční tresty a právní výlohy související s právním sporem; daň z přidané hodnoty s nárokem na odpočet daně; jiné daně (silniční daň, daň z nemovitostí, daň darovací, daň dědická apod.); správní poplatky (výpis z katastru nemovitostí, výpis z obchodního rejstříku apod.); výdaje, které jsou součástí likvidace společnosti, nedobytné pohledávky a jiné; výdaje na právní spory vzniklé v souvislosti s určitým projektem, např. výdaje na uhrazení soudního poplatku, na pořízení důkazů, na právní zastoupení v případě sporu; odstupné; debetní úroky; výdaje spojené se zpracováním záměru projektu; kurzové ztráty; rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; výdaje, které byly nebo budou nárokovány jako oprávněné v rámci jiných dotací či programů; výdaje spojené s financováním běžného provozu organizace, které nesouvisí s projektem; výdaje na práce prováděné jakožto povinné ze zákona, včetně souvisejícího školení; nájemné, kdy je KP vlastníkem nemovitosti nebo ji užívá zdarma. 15

16 7.3.8 Datum uskutečnění výdaje Výdaj je oprávněný, pokud vznikl v časovém rozmezí pro realizaci projektu 3 uvedeném v Dohodě o projektu a v Rozhodnutí a byl uhrazen v časovém rozmezí pro oprávněnost výdajů uvedeném v Dohodě o projektu a v Rozhodnutí. Obecně doba pro realizaci projektu začíná dnem podpisu Dohody o projektu oběma smluvními stranami a končí datem uvedeným v čl Dohody o projektu (toto datum je také uvedeno v Rozhodnutí). Obecně doba oprávněnosti výdajů projektu začíná dnem podpisu Dohody o projektu oběma smluvními stranami a končí 12 měsíců po datu ukončení projektu, které je uvedeno v Dohodě o projektu a v Rozhodnutí. Výdaje vynaložené před podpisem Dohody o projektu jsou vždy neoprávněné vyjma výdajů odsouhlasených švýcarskou stranou za účelem dopracování projektového záměru do podoby konečného návrhu projektu (hrazené z Fondu pro přípravu projektů na základě samostatného Rozhodnutí o poskytnutí dotace, které vydává NKJ - CFCU) Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Výdaj musí skutečně vzniknout, být zaznamenán na bankovních účtech, nebo musí být doložen výdajovými pokladními doklady KP nebo jeho partnerů, musí být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložený účetními doklady ve smyslu 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, resp. originály jiných dokladů ekvivalentní průkazní hodnoty Efektivita výdaje Výdaj musí být přiměřený (musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým) a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy: o hospodárnosti minimalizace výdajů při respektování cílů projektu nezbytných pro realizaci projektu; o účelnosti přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu; o efektivnosti maximalizace v poměru mezi výstupy a vstupy projektu. Zálohové faktury dodavatelům v rámci projektu je možno hradit pouze v případě, že budou do konce projektu vyúčtovány. Pokud nebudou zálohové platby vyúčtovány, nebudou zálohové faktury uznány jako oprávněné výdaje projektu Veřejná podpora Všechny výdaje projektu musí být v souladu s pravidly o poskytování veřejné podpory a v souladu s příslušnými směrnicemi EU. 3 s výjimkou výdajů na monitorování, audit a evaluaci, které byly schváleny v rámci konečného návrhu projektu tyto výdaje mohou vzniknout až do konce doby oprávněnosti výdajů projektu 16

17 8 EVIDENCE A VEDENÍ ÚČETNICTVÍ Příjemce je povinen v době realizace a udržitelnosti projektu vést účetní evidenci v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů). Příjemce je povinen vést své příjmy a výdaje s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu projektu, tzn., že musí jednotlivé účetní záznamy týkající se příjmů a výdajů vztahujících se k realizaci projektu identifikovat. Příjemce je povinen vést oddělený účetní systém nebo odpovídající účetní kód pro všechny transakce související s operací, aniž by tím byly dotčené vnitrostátní účetní předpisy Příjemce musí být schopen všechny operace dokladovat při následných kontrolách a auditech a výstupy účetní evidence a další údaje o projektu je příjemce povinen poskytovat kontrolním orgánům. Účetní záznamy musí být chráněny a uchovány v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Každý originální účetní doklad musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt Programu švýcarsko české spolupráce (každý doklad je označen evidenčním číslem projektu, identifikačním číslem EDS a názvem projektu podle schváleného rozhodnutí o poskytnutí dotace). 9 FINANCOVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU Procentní výše grantu poskytovaného z Programu švýcarsko-české spolupráce se stanoví individuálně pro projekt dle Dohody o projektu: 85 % celkových oprávněných výdajů pro projekty financované z veřejných zdrojů; 100 % celkových oprávněných výdajů pro projekty realizované nevládními organizacemi. Všechny prostředky grantu jsou KP předfinancovány ze státního rozpočtu České republiky kapitoly MPSV formou ex-post plateb, a to: průběžných ex-post plateb (následné proplácení oprávněných výdajů již vynaložených konečným příjemcem); závěrečné ex-post platby. KP předkládá MPSV ve stanovených termínech žádosti o platbu v CZK pokrývající oprávněné výdaje za dané monitorovací období spolu s kopiemi veškeré podpůrné dokumentace a průběžnou zprávou o projektu (IR) podrobně viz kapitola 10.2 Příručky. MPSV ověří úplnost, potvrdí správnost předložených dokumentů a realizuje platbu na účet KP. MPSV následně předloží Platebnímu orgánu žádost o platbu, který ji zkontroluje a odsouhlasí a poté předloží žádost o refundaci Švýcarsku ke schválení a proplacení. 17

18 Konečné datum pro oprávněnost výdajů je definováno v Dohodě o projektu. Výdaje jsou oprávněné teprve od data podpisu Dohody o projektu a max. 12 měsíců po plánovaném datu ukončení projektu, ale nesmí překročit deset let od schválení švýcarským parlamentem podle článku 3 Rámcové dohody. V případě nepoctivého jednání je Švýcarsko oprávněno okamžitě zastavit refundace, dát pokyn NKJ, aby zastavila platby a požadovat vrácení neoprávněně vyplacených refundací v jakékoli fázi Projektu. Důvody pro uvedené pokyny budou písemně sděleny NKJ a dalším zainteresovaným partnerům. 10 ŘÍZENÍ A MONITOROVÁNÍ PROJEKTU Monitorováním se rozumí pravidelné a systematické předkládání zpráv o projektu jak z hlediska věcného plnění cílů projektu, tak z hlediska jeho finančního plnění. V průběhu realizace je KP povinen předkládat MPSV následující zprávy: Průběžné zprávy o projektu a žádosti o platbu; Výroční zprávy o projektu; Závěrečnou zprávu o projektu. Monitorovací zprávy jsou úzce spojeny se žádostmi o platbu, proto může neplnění povinnosti předkládat tyto zprávy k pozastavení plateb KP. Po ukončení realizace projektu po stanovenou dobu udržitelnosti projektu je příjemce povinen předkládat MPSV pravidelná hlášení o udržitelnosti projektu (viz kapitola 13 Udržitelnost projektu). Za řízení projektu je zodpovědný KP, který projekt řídí sám nebo s pomocí externí firmy. V souladu s Dohodou o projektu je KP dále povinen ustavit Řídicí výbor projektu Řídicí výbor projektu Řídicí výbor by měl projednávat návrhy na strategická rozhodnutí týkající se projektu, zejména by měl doporučovat: Schválení věcné a finanční části zpráv o projektu; Změny harmonogramu a rozpočtu projektu; Jakákoliv opatření, která budou nezbytná, aby byly dosaženy plánované cíle. Řídicí výbor je složen ze zástupců následujících subjektů: Zprostředkujícího subjektu (MPSV), který je předsedou Řídicího výboru; Národní koordinační jednotky (MF); Konečného příjemce. Zasedání Řídicího výboru se rovněž účastní zástupce švýcarské strany v roli pozorovatele. 18

19 Konečný příjemce plní roli sekretariátu Řídicího výboru a zajišťuje organizaci jednání Řídicího výboru, která by měla proběhnout minimálně jednou ročně a dále na základě podnětu některého z členů Řídicího výboru Průběžné zprávy o projektu (IR) Průběžné zprávy o projektu (IR) jsou základem monitorovacího systému Programu švýcarskočeské spolupráce. IR obsahuje informace týkající se celkového stavu realizace projektu, postupu v aktivitách a čerpání oprávněných výdajů včetně potvrzení o spolufinancování ve vymezeném období. Její součástí musí být žádost o platbu. IR zprávy je KP povinen předkládat v šestiměsíčním období. Alternativně lze zvolit i dvouměsíční období pro předkládání IR. KP si závazně zvolí délku monitorovacího období před vydáním Rozhodnutí o poskytnutí dotace Šestiměsíční průběžné zprávy o projektu (6IR) a žádosti o platbu Šestiměsíční průběžné zprávy o projektu (6IR) jsou předkládány v anglickém jazyce ve stanoveném formátu (viz příloha č. 4) vždy po každých šesti měsících realizace projektu, a to písemně včetně všech příloh a zároveň elektronicky. 6IR obsahuje informace týkající se postupu v aktivitách a čerpání oprávněných výdajů, včetně potvrzení o spolufinancování ve vymezeném období. Porovnává skutečné výdaje s plánovanými, informuje o průběhu zadávacích řízení a popisuje celkový stav realizace projektu. Součástí 6IR musí být i žádost o platbu (viz příloha č. 6). Předvyplněnou 6IR včetně pokynu k vyplnění rozesílá MPSV elektronicky KP po ukončení monitorovacího období. KP je povinen předložit vyplněnou 6IR v anglickém a českém jazyce včetně všech příloh a žádosti o platbu elektronicky a zároveň písemně ve dvou vyhotoveních nejpozději do 1 měsíce od ukončení daného monitorovacího období. Poslední 6IR je KP povinen předložit do 1 měsíce od konce posledního monitorovacího období, nejpozději však do 3 měsíců před konečným datem oprávněnosti výdajů, stanoveným v Dohodě o projektu. MPSV provede kontrolu 6IR a realizaci platby ve lhůtě 35 pracovních dnů. Při kontrole MPSV prověří celou žádost o platbu a 6IR s ohledem na celkový popis realizace projektu, zkontroluje vynaložené výdaje projektu uvedené ve zprávě s přílohami zprávy (se soupisem uhrazených dokladů, soupisem osobních výdajů, kopiemi dokladů a výpisy z účtu). Zároveň zkontroluje oprávněnost výdajů v rámci projektu, realizaci podílu spolufinancování a zamezení duplicitě výdajů. KP je povinen zajistit případné dopracování 6IR v souladu s požadavky MPSV ve lhůtě, která bude stanovena MPSV dle charakteru doplnění. KP odpovídá za kvalitu a správnost informací uvedených ve zprávě a v související dokumentaci. KP proto informuje MPSV o jakýchkoli skutečnostech, které by mohly ovlivnit včasné předložení vyplněné či upravené 6IR. 19

20 Dvouměsíční průběžné zprávy o projektu (2IR) a žádosti o platbu KP, který si před vydáním Rozhodnutí o poskytnutí dotace zvolí alternativní dvouměsíční periodu pro předkládání žádostí o platbu (oproti standardní povinné šestiměsíční) bude nad rámec povinných 6IR v anglickém jazyce předkládat ve dvouměsíčních intervalech dvouměsíční průběžné zprávy o projektu (2IR) v českém jazyce (viz příloha č. 5), včetně žádosti o platbu (viz příloha č. 6). První monitorovací období začíná dnem ukončení prvních šesti měsíců od data podpisu Dohody o projektu (měsíc n = měsíc podpisu Dohody o projektu), první 2IR tedy předloží po ukončení měsíce n+7, po 8. a dále po 10., 12., 14., 16. měsíci realizace, atd. Jedenkrát za 6 měsíců tedy KP předloží zároveň 2IR v českém jazyce se žádostí o platbu a také 6IR v anglickém jazyce, která bude obsahovat shrnující informace o pokroku v projektu za celých 6 monitorovacích měsíců. 2IR se předkládá v českém jazyce a obsahuje informace týkající se postupu v aktivitách a čerpání oprávněných výdajů, včetně porovnání skutečných výdajů s plánovanými. Zároveň obsahuje potvrzení o spolufinancování ve vymezeném období. Součástí 2IR musí být i žádost o platbu. KP odpovídá za kvalitu a správnost informací uvedených ve zprávě a v související dokumentaci. KP proto informuje MPSV o jakýchkoli skutečnostech, které by mohly ovlivnit včasné předložení vyplněné či upravené 2IR. KP je povinen předložit vyplněnou 2IR včetně všech příloh a žádosti o platbu nejpozději do 1 měsíce od ukončení daného monitorovacího období písemně ve dvou vyhotoveních včetně všech příloh a zároveň elektronicky. MPSV provede kontrolu zprávy a realizaci platby ve lhůtě 35 pracovních dnů. Při kontrole MPSV prověří celou žádost o platbu a 2IR s ohledem na celkový popis realizace projektu, zkontroluje vynaložené výdaje projektu uvedené ve zprávě s přílohami zprávy (se soupisem uhrazených dokladů, soupisem osobních výdajů, kopiemi dokladů a výpisy z účtu). Zároveň zkontroluje oprávněnost výdajů v rámci projektu, realizaci podílu spolufinancování a zamezení duplicitě výdajů. KP je povinen zajistit případné dopracování zprávy v souladu s požadavky MPSV ve lhůtě, která bude stanovena MPSV dle charakteru doplnění. KP odpovídá za kvalitu a správnost informací uvedených ve zprávě a v související dokumentaci. KP proto informuje MPSV o jakýchkoli skutečnostech, které by mohly ovlivnit včasné předložení vyplněné či upravené dvouměsíční monitorovací zprávy Mimořádná průběžná zpráva o projektu a žádost o platbu KP, který si zvolí režim dvouměsíčních průběžných zpráv o projektu a žádostí o platbu, má v případě potřeby možnost v prvních šesti měsících po podpisu Dohody podat jednu mimořádnou průběžnou zprávu o projektu se žádostí o platbu. Mimořádná průběžná zpráva o projektu a žádost o platbu má stejné náležitosti a její zpracování a schválení se řídí postupy platnými pro standardní 2IR. 20

21 10.3 Výroční zprávy o projektu (APR) Výroční zpráva o projektu (APR) obsahuje informace týkající se postupu v aktivitách a platbách provedených ve vymezeném období i kumulativně za minulá období a popisuje dosažené výstupy a výsledky projektu spolu s odůvodněním odchylek a návrhem nápravných opatření. APR obsahuje souhrn finančních dat, nicméně není spojena se žádostí o platbu. Předvyplněnou APR zasílá MPSV elektronicky, po jejím obdržení od NKJ, KP s pokynem k vyplnění. První APR předkládá KP v písemné podobě ve dvou vyhotoveních (viz příloha č. 7) a zároveň ji zasílá elektronicky, a to nejpozději do 20 pracovních dnů roku následujícího po roce podepsání Dohody o projektu a zpráva bude zahrnovat období od podpisu Dohody o projektu do 31. prosince roku, v němž byla Dohoda o projektu podepsána. Další APR budou pokrývat kalendářní rok a budou předloženy vždy nejpozději do 20. pracovního dne následujícího po kalendářním roku, k němuž se zpráva bude vztahovat, a to jak v písemné tak i v elektronické podobě Závěrečná zpráva o projektu (PCR) Závěrečná zpráva o projektu (PCR) shrnuje implementaci projektu se zaměřením zejména na popis výsledků a výstupů projektu v porovnání s plánem. Informuje o dosažení účelu projektu a jeho celkového cíle, prezentuje závěry a ponaučení do budoucna a přibližuje principy, jakými jsou horizontální témata či udržitelnost. Součástí PCR je i souhrn finančního plnění projektu. Vyplněnou PCR (viz příloha č. 8) je KP povinen předložit MPSV nejpozději do 1 měsíce po konečném datu oprávněnosti výdajů projektu na předvyplněném formuláři závěrečné zprávy o projektu, který obdrží elektronicky od MPSV po schválení poslední 6IR ze strany NKJ. KP předkládá PCR v písemné podobě ve dvou vyhotoveních a zároveň i v elektronické podobě. MPSV zajistí kontrolu příslušných částí PCR, při které využije závěry závěrečného finančního auditu. MPSV má právo si vyžádat jakékoliv další dokumenty a doklady, které se vztahují k realizaci a ukončení projektu. KP je povinen zajistit případné dopracování PCR v souladu s požadavky MPSV ve lhůtě, která bude stanovena MPSV. KP odpovídá za kvalitu a správnost informací uvedených v PCR a související dokumentaci, kterou potvrzuje podpisem statutárního zástupce KP. KP proto informuje MPSV o jakýchkoli skutečnostech, které by mohly ovlivnit včasné předložení vyplněné či upravené PCR. Po dokončení projektu mohou česká nebo švýcarská strana požadovat nezávislé hodnocení. Jeho náklady budou hrazeny stranou, která o ně požádala Závěrečné vyhodnocení projektu KP předloží MPSV v písemné podobě dokumentaci k závěrečnému vyhodnocení v termínu stanoveném Rozhodnutím o poskytnutí dotace. Termínem předložení je den doručení na 21

22 podatelnu zprostředkujícího subjektu. Obsahem dokumentace k závěrečnému vyhodnocení je: - Zpráva o plnění stanovených cílů, termínů, parametrů, indikátorů a finanční bilance potřeb a zdrojů, - aktualizovaná vstupní data na formuláři EDS, - postup zatřídění jednotlivých finančních nákladů vyplývajících ze smluv, objednávek, vč. rozdělení do jednotlivých let, - soupis uzavřených smluv a přijatých faktur ve struktuře uveřejněné správcem programu, - kopie podepsaných smluv a objednávek, vč. všech souvisejících uzavřených dodatků a příloh, pokud nebyly předloženy, - soupis faktur, - kopie protokolu o předání a převzetí stavby, - kopie protokolu o převzetí strojů a zařízení, - kopie technického průkazu vozidla, vč. kopie zápisu do evidence motorových vozidel, - kopie dokladu, které opravňují účastníka programu užívat stavbu podle zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů - kopie dokumentu o zařazení majetku do užívání, - kopie registrace poskytovatele sociálních služeb, - fotodokumentace, zachycující vývoj realizace akce - další dokumenty, které jsou uvedené v Podmínkách Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V případě nedodržení některého ze stanovených cílů, termínů, parametrů, indikátorů a finanční bilance potřeb a zdrojů, příjemce doloží řádné věcné a technické zdůvodnění Závazné a monitorovací ukazatele Konečný příjemce je povinen prokázat naplnění hodnot monitorovacích indikátorů uvedených v logickém rámci projektu a závazných ukazatelů definovaných v Rozhodnutí o poskytnutí dotace ve stanovených termínech (k datu ukončení realizace projektu nebo v době udržitelnosti projektu viz příloha č. 9). Konečný příjemce je zároveň povinen zajistit udržení výstupů projektu po dobu povinné udržitelnosti projektu, což bude dokládat formou pravidelných hlášení o udržitelnosti. 22

23 11 KONTROLA Kontrola je vykonávána na základě zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Cílem kontroly je ověřit soulad skutečnosti s předkládanými doklady a informacemi uváděnými ve zprávách včetně ověření, že uplatňované výdaje byly skutečně vynaloženy v souladu s podmínkami. Fyzické kontroly spočívají v kontrole na místě u konečného příjemce nebo u partnerů příjemce. Každá kontrola musí být příjemci oznámena předem. V případě, že by oznámení kontroly předem mohlo vést ke zmaření účelu kontroly, lze kontrolu oznámit až na místě. Kontrolu mohou provádět pouze pracovníci, kteří se prokážou pověřením k provedení kontroly daného projektu. Příjemce je poskytnutím podpory zavázán umožnit vstup kontrolou pověřeným osobám pracovníkům poskytovatele podpory, pracovníkům Nejvyššího kontrolního úřadu, pracovníkům Ministerstva financí ČR, finančního úřadu a Auditního subjektu 4, kteří mohou být doprovázeni dalšími přizvanými osobami. Umožnit vstup kontrolou pověřeným osobám je příjemce povinen v průběhu trvání projektu a po dobu deseti let po obdržení závěrečné platby. Příjemce podpory je povinen kontrolním orgánům umožnit přístup na místo realizace projektu včetně přístupu k veškeré dokumentaci týkající se projektu. Stejné ustanovení musí být obsaženo ve smlouvě o partnerství Kontrola podle mezinárodních smluv V souladu s čl. 6 Rámcové dohody ze dne 20. prosince 2007 je Švýcarsko nebo jakákoliv jiná pověřená třetí strana jednající jeho jménem oprávněna podle svého uvážení navštěvovat, monitorovat, přezkoumávat, kontrolovat, provádět audit a vyhodnocovat veškeré činnosti a postupy týkající se realizace projektů financovaných z příspěvku. Zaměstnanci kontrolovaných institucí České republiky, příslušných orgánů veřejné správy České republiky, kontrolní orgány a auditní subjekt poskytnou veškeré vyžádané nebo užitečné informace a učiní, resp. zajistí, aby byla učiněna veškerá opatření umožňující úspěšnou realizaci takovýchto pověření. 4 NKJ vybere pro všechny projekty jeden auditní subjekt, který bude uveden v Dohodě o projektu. Rozsah kontroly, kontrolních a auditních postupů bude uveden v čl. 10 Dohody o projektu. Auditní subjekt bude realizovat finanční audity projektů ve smyslu zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech. Auditní subjekt bude provádět průběžný(é) finanční audit(y), není-li v Dohodě o projektu stanoveno jinak, u všech projektů trvajících déle než 2 roky a přesahujících částku CHF. Jeho závěry a doporučení předloží auditní subjekt NKO, NKJ, MPSV a KP. Při dokončení všech projektů provede auditní subjekt Závěrečný finanční audit. Jeho závěry a doporučení budou předloženy KP, MPSV, NKJ a NKO. Závěry a doporučení Závěrečného finančního auditu, zpracované do Zprávy ze závěrečného finančního auditu, NF předloží SDC spolu se Závěrečnou zprávou o projektu. 23