PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE GRANTU

Transkript

1 PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE GRANTU Z MALÉHO GRANTOVÉHO SCHÉMATU PROGRAMU CZ 04 OHROŽENÉ DĚTI A MLÁDEŽ FM EHP VERZE 1.0 PLATNÁ OD 8. PROSINCEprosince 2014 (revize č.1 platná od ) 1

2 2

3 Obsah 1 Úvod Vymezení pojmů Povinnosti KP při realizaci projektu Komunikace mezi KP a MPSV při realizaci projektu Rozhodnutí o poskytnutí dotace Vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace Změny Rozhodnutí o poskytnutí dotace Financování projektu Obecná ustanovení pro finanční toky Spolufinancování projektu Konečný příjemce církevní právnická osoba Konečný příjemce ostatní oprávněné právnické osoby Příjmy projektu Úroky z bankovního účtu Platby v rámci projektu Zálohová platba projektu Průběžná a závěrečná platba projektu Způsobilost výdajů Zahrnutí výdaje v rozpočtu Účel výdaje Datum uskutečnění výdaje Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Hospodárnost, účelnost a efektivnost výdaje Vedení účetnictví Přijaté faktury Zálohové platby dodavatelům Způsobilost výdajů partnerů na úrovni projektu Výčet způsobilých výdajů Vybavení a zařízení Nákup služeb Osobní výdaje Cestovní náhrady Daň z přidané hodnoty (DPH) Nepřímé (režijní) výdaje projektů Časové období způsobilosti výdajů Nezpůsobilé výdaje Veřejné zakázky Veřejné zakázky malého rozsahu Veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou 2 mil. Kč a vyšší

4 5.2.1 Příprava zadávací dokumentace Jednání hodnoticí komise Kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy Dodatky ke smlouvám Monitorování projektu Logický rámec projektu Zprávy o projektu Průběžné zprávy o projektu Výroční průběžné zprávy (VPZ) Závěrečná zpráva o projektu (ZZ) Kontrola Kontrola na místě prováděná poskytovatelem dotace Kontroly dalších oprávněných subjektů Externí monitorování Změny v projektech Nepodstatné změny V případě vlivu nepodstatné změny na Rozhodnutí o poskytnutí o poskytnutí dotace vydá MPSV na základě žádosti KP Rozhodnutí o změně Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Podstatné změny Změna v osobě konečného příjemce Administrativní změny v projektu Realokace finančních prostředků mezi projekty Neplnění podmínek projektu a nesrovnalosti v projektu Realizace projektu v rozporu se schválenými dokumenty Neplnění právního aktu o poskytnutí dotace Nesrovnalosti Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni Bilaterální fond na programové úrovni opatření A Bilaterální fond na programové úrovni opatření B Partnerství při realizaci projektu Smlouva/Dohoda o partnerství Způsoby prokazování výdajů zahraničního partnera Publicita projektu Udržitelnost projektu Odstoupení od projektu Vypořádání dotace Archivace Přílohy Seznam zkratek Úvod Vymezení pojmů

5 2.1 Povinnosti KP při realizaci projektu Komunikace mezi KP a MPSV při realizaci projektu Rozhodnutí o poskytnutí dotace Vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace Změny Rozhodnutí o poskytnutí dotace Financování projektu Obecná ustanovení pro finanční toky Spolufinancování projektu Konečný příjemce církevní právnická osoba Konečný příjemce ostatní oprávněné právnické osoby Příjmy projektu Úroky z bankovního účtu Platby v rámci projektu Zálohová platba projektu Průběžná a závěrečná platba projektu Způsobilost výdajů Zahrnutí výdaje v rozpočtu Účel výdaje Datum uskutečnění výdaje Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Hospodárnost, účelnost a efektivnost výdaje Vedení účetnictví Přijaté faktury Zálohové platby dodavatelům Způsobilost výdajů partnerů na úrovni projektu Výčet způsobilých výdajů Vybavení a zařízení Nákup služeb Osobní výdaje Cestovní náhrady Daň z přidané hodnoty (DPH) Nepřímé (režijní výdaje) projektů Časové období způsobilosti výdajů Nezpůsobilé výdaje Veřejné zakázky Veřejné zakázky malého rozsahu Veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou 2 mil. Kč a vyšší Příprava zadávací dokumentace Jednání hodnoticí komise Kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy

6 5.2.4 Dodatky ke smlouvám Monitorování projektu Logický rámec projektu Zprávy o projektu Průběžné zprávy o projektu Výroční průběžné zprávy (VPZ) Závěrečná zpráva o projektu (ZZ) Kontrola Kontrola na místě prováděná poskytovatelem dotace Kontroly dalších oprávněných subjektů Externí monitorování Externí audit Změny v projektech Nepodstatné změny Podstatné změny Změna v osobě konečného příjemce Administrativní změny v projektu Realokace finančních prostředků mezi projekty Neplnění podmínek projektu a nesrovnalosti v projektu Realizace projektu v rozporu se schválenými dokumenty Neplnění právního aktu o poskytnutí dotace Nesrovnalosti Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni Bilaterální fond na programové úrovni opatření A Bilaterální fond na programové úrovni opatření B Partnerství při realizaci projektu Smlouva/Dohoda o partnerství Způsoby prokazování výdajů zahraničního partnera Publicita projektu Udržitelnost projektu Odstoupení od projektu Vypořádání dotace Archivace Přílohy Seznam zkratek Úvod 6

7 Příručka pro příjemce je koncipovaná jako praktický průvodce pro příjemce grantu (konečné příjemce) a obsahuje postupy a pravidla pro všechny úkony týkající se realizace a administrace projektu. Příručka je závazná pro všechny konečné příjemce v rámci malého grantového schématu programu CZ04 Ohrožené děti a mládež financovaného z EHP fondů Závaznou je vždy ta verze Příručky nebo jejích příloh, která je platná ke dni provádění příslušného úkonu souvisejícího s realizací projektu. Každá aktualizace Příručky bude zveřejněna na webových stránkách MPSV, KP je povinen řídit se vždy aktuálním zněním Příručky. V případě potřeby doplňujícího metodického výkladu k postupům stanoveným v Příručce pro příjemce grantu z malého grantového schématu EHP Fondů a Pokynech MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu bude toto doplnění zpracované písemně formou otázky a odpovědi a zasláno všem KP. Zároveň bude zveřejněno na webových stránkách MPSV. V případě potřeby zásadnější úpravy či výkladu některého postupu bude zpracován Pokyn, který bude rozeslán všem KP a zároveň bude zveřejněn na webových stránkách MPSV. Vydané Pokyny a odpovědi na otázky budou následně při nejbližší revizi zapracovány do Příručky pro příjemce grantu z malého grantového schématu EHP Fondů či Pokynů pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. 2 Vymezení pojmů Pro účely Příručky se rozumí: Dohodou o programu dohoda uzavřená mezi Výborem Finančního mechanismu EHP, Ministerstvem zahraničních věcí Norska a Národním kontaktním místem, kterou jsou uděleny finanční prostředky na program a nastavující implementaci daného programu. Dotací peněžní prostředky státního rozpočtu, státních finančních aktiv nebo Národního fondu poskytnuté právnickým nebo fyzickým osobám na stanovený účel vydáním příslušného Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Grantem - příslib peněžních prostředků ze státního rozpočtu, státních finančních aktiv nebo Národního fondu poskytnutých právnickým nebo fyzickým osobám na stanovený účel před vydáním příslušného Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Konečným příjemcem právnická osoba se sídlem v České republice, která je (a) evidovanou právnickou osobou založenou registrovanou církví a náboženskou společností podle 15a, odst. 1 zákona č. 3/2002 Sb., o církvích a náboženských společnostech, v platném znění, (b) obecně prospěšnou společností původně založenou dle zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, nebo dle zákona č. 68/2013 Sb., o změně právní formy občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost a o změně zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (c) spolkem dle ustanovení 214 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (včetně občanských sdružení registrovaných podle zákona č. 89/1990 Sb., o sdružování občanů, jejichž transformace doposud neproběhla), (d) pobočným spolkem dle ustanovení 228 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, nebo (e) ústavem dle 7

8 ustanovení 402 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, které byl na základě předložené a schválené žádosti zprostředkovatelem MGS udělen grant z EHP fondů Malým grantovým schématem soubor sub-projektů realizovaných zprostředkovatelem MGS na základě podmínek a postupů definovaných v pokynech vydaných zprostředkovatelem MGS. Národním kontaktním místem národní veřejný subjekt, určen přijímajícím státem jako subjekt zodpovědný za dosažení cílů EHP a Norských fondů a implementaci Memorand o porozumění. Nařízením - Nařízení o implementaci Finančního mechanismu EHP , které stanovuje základní principy a pravidla fungování FM EHP Obdobím způsobilosti výdajů začátek způsobilosti výdajů (datumje určen datem schválení projektu) a konec způsobilosti výdajů (maximálně do ) je stanoven v právním aktu o přidělení finančních prostředků. (maximálně do ). Partnerem programu veřejný subjekt, ministerstva zodpovědná za relevantní sektor v ČR, který je aktivně zapojen do implementace programu a účinně přispívá k implementaci programu na základě uzavřené Dohody o Partnerství. Partnerem projektu veřejný nebo soukromý, komerční nebo nekomerční subjekt, stejně jako nestátní nezisková organizace, který je právnickou osobou na území nebo má působnost na území České republiky nebo donorského státu, který je uveden ve schválené žádosti o grant a je aktivně zapojen do implementace projektu. Programem dokument stanovující strategii pro dosažení cíle prostřednictvím souboru aktivit. Jednotlivé programy jsou schválené Výborem finančního mechanismu EHP a Ministerstvem zahraničních věcí Norska. V rámci této Příručky se Programem rozumí Program CZ04 Ohrožené děti a mládež financovaný z EHP fondů Projektem ucelený soubor činností realizovaných na základě schválené žádosti o grant. Rozhodnutím o poskytnutí dotace dokument, na jehož základě jsou poskytnuty prostředky konečnému příjemci v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, ve znění pozdějších předpisů, a který obsahuje náležitosti uvedené v Metodice finančních toků, kontroly a certifikace programů financovaných z FM EHP/Norska v programovém období Smlouvou/Dohodou o Partnerství dohoda uzavřená mezi konečným příjemcem a partnerem projektu (včetně partnera z donorského státu), kterou je doložen zájem obou aktérů na vzájemné implementaci projektu prostřednictvím bilaterální spolupráce. Ukončením projektu ukončení realizace aktivit a zároveň proplacení všech způsobilých výdajů projektu (věcné a finanční ukončení projektu). Zahájením projektu datum zahájení realizace aktivit projektu. Zprostředkovatelem malého grantového schématu zprostředkovatelem malého grantového schématu programu CZ04 Ohrožené děti a mládež je Ministerstvo práce a sociálních věcí, které je zodpovědné za implementaci MGS. Způsobilými výdaji výdaje vynaložené na stanovený účel a v rámci období stanoveného v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. 2.1 Povinnosti KP při realizaci projektu Konečný příjemce je při realizaci projektu povinen postupovat v souladu s: 8

9 Rozhodnutím o poskytnutí dotace a Podmínkami poskytnutí dotace, Příručkou pro příjemce grantu z malého grantového schématu FM EHP , Pokyny MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, případnými dalšími pokyny MPSV. 2.2 Komunikace mezi KP a MPSV při realizaci projektu Komunikace mezi KP a MPSV probíhá elektronicky nebo písemnou formou. Veškerou ovou korespondenci KP zasílá na adresu: norsko@mpsv.cz. V případě písemné korespondence KP zasílá dokumenty na adresu: Ministerstvo práce a sociálních věcí Odbor ostatních evropských fondů MGS EHP Fondy Na Poříčním právu Praha 2 Kontakty jsou rovněž uvedeny na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí: 3 Rozhodnutí o poskytnutí dotace 3.1 Vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace Po schválení projektu zašle MPSV příslušnému KP dopis o udělení grantu včetně případných podmínek pro udělení grantu a žádosti o doplnění dokumentů (např. podepsaná smlouva/dohoda o partnerství). KP odsouhlasí podmínky přidělení grantu a případně doplní požadované dokumenty. Na základě dopisu o udělení grantu a potvrzení podmínek ze strany KP, vydá MPSV právní akt o přidělení finančních prostředků - Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále též Rozhodnutí ), kterým poskytuje dotaci konečnému příjemci. Přílohou Rozhodnutí je Logický rámec projektu a rozpočet projektu v členění jednotlivých kapitol (dodávky, služby, management a publicita). Po vydání Rozhodnutí zašle MPSV 3 originály KP. KP je povinen ve lhůtě 10 pracovních dnů po doručení originálů Rozhodnutí zaslat zpět 2 originály Rozhodnutí, kde je na Prohlášení příjemce dotace (poslední strana Rozhodnutí) potvrzeno podpisem statutárního zástupce KP, že KP přijímá všechna ustanovení Rozhodnutí a zavazuje se dle nich realizovat projekt. V případě, že je v projektu schválena zálohová platba, zasílá KP spolu s podepsaným Prohlášením příjemce dotace také žádost o zálohovou platbu. Výše zálohové platby musí odpovídat její schválené výši (podrobněji viz kapitolu 4.4.1). 3.2 Změny Rozhodnutí o poskytnutí dotace MPSV jako poskytovatel dotace může změnit Rozhodnutí o poskytnutí dotace, a to v souladu se zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění, a v souladu s platnými 9

10 manuály. Změnu Rozhodnutí lze provádět pouze na základě žádosti KP (na formuláři Oznámení o změně v projektu/žádost o změnu v projektu viz přílohu č. 7) a takovým způsobem, aby změna nebyla k tíži KP. Změnou Rozhodnutí nelze měnit náležitosti uvedené v 14 odst. 3 písm. a), b) a d) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, v platném znění, tzn. KP a poskytovatele dotace a účel, na který je dotace poskytována. Podmínky rozhodnutí ( 14 odst. 3 písm. g) mohou být měněny pouze do okamžiku, kdy jejich porušením dojde k porušení rozpočtové kázně (tzn. do okamžiku, než byly vyplaceny finanční prostředky). Veškerá rozhodnutí o změně je nutné číslovat. V případě, že v projektu nastane situace, kdy bude nezbytné učinit změnu Rozhodnutí, posoudí MPSV na žádost KP (na formuláři Oznámení o změně v projektu/žádost o změnu v projektu) a pokud bude žádost vyhodnocena jako opodstatněná, vydá Rozhodnutí o změně rozhodnutí o poskytnutí dotace, které zašle KP. 4 Financování projektu 4.1 Obecná ustanovení pro finanční toky Dotace je KP hrazena ze státního rozpočtu České republiky kapitoly 313-MPSV a je KP proplácena v dílčích splátkách ve stanovených intervalech na základě žádosti o platbu. Výše splátky je stanovena na základě skutečně vynaložených způsobilých výdajů na realizaci projektu za stanovené období. KP, kterému byla v žádosti o grant schválena zálohová platba, obdrží po vydání Rozhodnutí schválenou výši zálohové platby. Podrobnější informace k platbám v rámci projektu jsou uvedeny v kapitole 4.4 této příručky. 4.2 Spolufinancování projektu Zajištění spolufinancování je plně v odpovědnosti KP, který se k zajištění spolufinancování a úhradě případných dalších a nezpůsobilých výdajů projektu zavazuje při podání žádosti o grant prostřednictvím podpisu Prohlášení o financování projektu. MPSV konečnému příjemci finanční prostředky na spolufinancování neposkytuje. Povinnost zajištění finančních prostředků je následně specifikována v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Za spolufinancování nelze považovat výnosy projektu. Výše spolufinancování se odvíjí od právní formy žadatele v souladu s Nařízením Konečný příjemce církevní právnická osoba Konečný příjemce, který je evidovanou právnickou osobou založenou registrovanou církví a náboženskou společností podle 15a, odst. 1 zákona č. 3/2002 Sb., o církvích a náboženských společnostech, v platném znění, je povinen zajistit spolufinancování každého způsobilého výdaje realizovaného v rámci projektu ve výši 20 %. Každý výdaj se dělí v patřičném poměru na část krytou z dotace a část krytou ze zdrojů KP. CelkováCelkový výše spolufinancování projektu činí minimálně 20 % celkových způsobilých výdajů projektu. Konečný příjemce je povinen rovněž zajistit financování všech nezpůsobilých výdajů projektu, pokud takové vzniknou. 10

11 4.2.2 Konečný příjemce ostatní oprávněné právnické osoby Konečný příjemce, který je: a) obecně prospěšnou společností původně založenou dle zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, nebo dle zákona č. 68/2013 Sb., o změně právní formy občanského sdružení na obecně prospěšnou společnost a o změně zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, b) spolkem dle ustanovení 214 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (včetně občanských sdružení registrovaných podle zákona č. 89/1990 Sb., o sdružování občanů, jejichž transformace doposud neproběhla), c) pobočným spolkem dle ustanovení 228 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, d) ústavem dle ustanovení 402 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník je povinen zajistit spolufinancování projektu v minimální výši 10 % celkových způsobilých výdajů a má povinnost doložit spolufinancování projektu ve stanovené výši v okamžiku předložení závěrečné zprávy projektu. Konečný příjemce je povinen rovněž zajistit financování všech nezpůsobilých výdajů projektu, pokud takové vzniknou. 4.3 Příjmy projektu Prostřednictvím EHP fondů jsou podporovány projekty ve veřejném zájmu, které negenerují zisk. V případě, že projekt generuje příjmy, musí být výše příjmů a jejich využití vyplněna v žádosti o grant a je zohledněna v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V případě, že projekt generuje příjmy v průběhu jeho implementace nebo v době jeho udržitelnosti, musí být tyto příjmy využity v souladu s účelem projektu. Pokud projekt generuje příjem/zisk po ukončení projektu z výstupu projektu po dobu udržitelnosti projektu, pak jej KP využije na udržitelnost výstupů projektu (Čestné prohlášení o využití příjmů/zisku po ukončení projektu bude přílohou závěrečné zprávy o projektu příloha č. 10 Příručky pro příjemce grantu) Úroky z bankovního účtu V případě, že si KP zřídí pro projekt samostatný úročený účet, pak jsou úroky na daném účtu, které vznikají konečnému příjemci v průběhu realizace projektu, chápány jako příjmy generované z projektu. 4.4 Platby v rámci projektu Zálohová platba projektu KP má nárok na zálohovou platbu, pokud o ni požádal v žádosti o grant a byla mu schválena. Zálohovou platbu ve schválené výši (max. 20 % celkové výše přidělené dotace) převede MPSV na účet KP do 15 pracovních dnů od obdržení žádosti o zálohovou platbu, kterou KP zašle MPSV společně s potvrzením přijetí všech ustanovení Rozhodnutí o poskytnutí dotace. 11

12 Každá poskytnutá záloha musí být vyúčtována v rámci průběžných zpráv o projektu a odečtena od průběžné žádosti o platbu v okamžiku, kdy prokázané způsobilé výdaje dosáhly výše 80 % dotace Zákaz peněžních operací nesouvisejících s projektem V případě zálohových plateb u projektu nesmí KP s finančními prostředky zaslanými zálohovým způsobem k realizaci projektu provádět žádné operace, které nesouvisí přímo s realizací tohoto projektu Průběžná a závěrečná platba projektu Žádost o platbu (viz. Příloha č. 4) je vždy připojena k průběžné/výroční průběžné či závěrečné zprávě o projektu a vztahuje se k realizovaným aktivitám projektu za dané monitorovací období. KP předkládá žádosti o platby pokrývající způsobilé výdaje za dané monitorovací období MPSV spolu s ověřenými kopiemi veškeré podpůrné dokumentace. Pokud jde o VZMR, lze do žádosti o platbu lze zařadit jen výdaje, u kterých byla provedena kontrola průběhu výběrového řízení, a výdaje, které výší částky či svým charakterem nepodléhají povinnosti realizovat výběrové řízení Kontrola žádosti o platbu Při kontrole MPSV prověří celou žádost o platbu a předloženou zprávu o projektu s ohledem na celkový popis realizace projektu, zkontroluje vynaložené výdaje projektu uvedené ve zprávě s přílohami zprávy (se soupisem uhrazených dokladů, soupisem osobních výdajů, kopiemi dokladů a výpisy z účtu). Zároveň zkontroluje oprávněnost výdajů v rámci projektu, realizaci podílu spolufinancování a zamezení duplicitě výdajů Postup pro realizaci plateb 1. KP zasílá žádost o platbu spolu s průběžnou/výroční průběžnou/závěrečnou zprávou MPSV do konce měsíce následujícího po ukončení monitorovacího období (v termínech stanovených v kapitole 6.2.1), resp. 30 kalendářních dnů od ukončení realizace projektumonitorovacího období, resp. 20 pracovních dnů v případě žádosti o závěrečnou platbu. Žádosti jsou předkládány v měně CZK. 2. MPSV provede celkovou kontrolu předložené žádosti o platbu a příslušné zprávy o projektu včetně všech příloh v souladu s postupy popsanými v kapitole Na základě kontroly a schválení listinné podoby průběžné/závěrečné zprávy a žádosti o platbu MPSV zajistí provedení platby. 4. Platby jsou prováděny v měně CZK. 4.5 Způsobilost výdajů Výdaje jsou způsobilé k proplacení v projektu, jestliže splňují následující podmínky: Zahrnutí výdaje v rozpočtu Výdaj je způsobilý, pokud byl zahrnut a schválen v rozpočtu žádosti o grant. Výdaje, které nejsou uvedené v rozpočtu žádosti o grant, nejsou způsobilé, a to ani v případě, že by podle této příručky splňovaly všechny další znaky způsobilosti výdaje Účel výdaje Výdaj musí být nezbytný pro realizaci projektu, musí bezprostředně souviset s realizací aktivit projektu a směřovat ke splnění cílů projektu (tj. musí být vynaložen na položky uvedené ve schválené žádosti o grant). 12

13 4.5.3 Datum uskutečnění výdaje Výdaj je časově způsobilý, pokud vznikl a byl uhrazen ve stanoveném časovém rozmezí pro realizaci projektu uvedeném v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Způsobilost vždy začíná schválením žádosti o grant a je ukončena konečným datem pro způsobilost výdajů projektu. V případě nepřímých výdajů je datem uskutečnění výdaje datum jejich zanesení do účetnictví. Ve výjimečných a zdůvodněných případech a po schválení poskytovatelem prostředků může být úhrada výdaje projektu provedena do max. 30 dnů po datu způsobilosti výdajů stanoveném v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, zároveň však ne později než 30. dubna Hrazený výdaj se však musí týkat aktivity realizované před datem, ke kterému musí být dosaženo účelu projektu (lhůta pro realizace aktivit projektu je stanovena v Rozhodnutí o poskytnutí dotace) Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Výdaj musí být uskutečněn, zaznamenán na bankovních účtech nebo musí být doložen výdajovými pokladními doklady příjemce prostředků, být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložený účetními doklady ve smyslu 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, resp. originály jiných dokladů ekvivalentní průkazní hodnoty. Výjimku z podmínky doložitelnosti účetními doklady představují nepřímé/režijní výdaje neboli veškeré způsobilé výdaje, které příjemce prostředků nemůže přímo identifikovat a odůvodnit ve svém účetním systému jako výdaje, které vznikly v přímé souvislosti se způsobilými přímými výdaji projektu. Nepřímé výdaje projektu představují přiměřený podíl veškerých nepřímých výdajů KP. Jejich výši lze určit pomocí zvolené metody viz kapitolu této příručky Hospodárnost, účelnost a efektivnost výdaje Výdaj musí být přiměřený (musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým) a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy: hospodárnosti minimalizace výdajů při respektování cílů projektu nezbytných pro realizaci projektu; účelnosti přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu; efektivnosti maximalizace v poměru mezi výstupy a vstupy projektu Vedení účetnictví KP je povinen vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s právními předpisy ČR. KP, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést buď oddělený účetní systém, nebo uvádět jednoznačný kód pro všechny transakce související s projektem. KP, kteří nevedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, rozšířenou o níže uvedené požadavky, které budou zmíněny v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, a to, že: 1. příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (s výjimkou písmena f); 2. předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost; 3. při kontrole poskytne příjemce prostředků na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu; 13

14 4. uskutečněné příjmy a výdaje jsou vedeny s jednoznačnou vazbou k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují; doklady nebo jejich přílohy musí obsahovat specifikaci pořizovaného zboží, služeb nebo prací i specifikaci toho, kdo zboží nebo služby nakoupil, pokud se nejedná o zjednodušený daňový doklad. Obecně formulované doklady typu občerstvení, kancelářské potřeby, faktury fakturuji za administrativní činnosti atd. nejsou dostatečné. Originály účetních dokladů/dokladů pro daňovou evidenci konečného příjemce, soupisky a kopie účetních dokladů/dokladů pro daňovou evidenci všech partnerů za projekt musí být k dispozici u konečného příjemce nejen v průběhu implementace projektu ale i po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o Programu ze strany KFM. KP musí být schopen průkazně všechny operace dokladovat při následných kontrolách a auditech Přijaté faktury Všechny přijaté faktury v rámci projektu musí být vystaveny na konečného příjemce nebo na jeho partnery v rámci daného projektu a musí být podloženy objednávkami nebo smlouvami o dodávce služeb nebo zboží. Součástí faktur za dodávky služeb (v případě dodávek založených na práci jednotlivých externích expertů) musí být také formuláře měsíční evidence odvedené práce jednotlivých externích expertů. Faktury musí být opatřeny textem Financováno z EHP/Norských fondů nebo jiným textem stejného významu Zálohové platby dodavatelům Zálohové faktury přijaté od dodavatelů jsou povoleny, ale nejsou způsobilým výdajem. Jako způsobilý výdaj lze uplatňovat pouze vyúčtování zálohových plateb Způsobilost výdajů partnerů na úrovni projektu Výdaje vzniklé a uhrazené partnerem jsou způsobilé podle stejných podmínek jako výdaje vzniklé a uhrazené KP. KP má povinnost archivovat kopie účetních dokladů partnera a doklady prokazující úhradu výdajů ze strany partnera po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o programu ze strany KFM. KP nese celkovou odpovědnost za správné a efektivní využívání poskytnutých finančních prostředků a má také právní a finanční odpovědnost vůči poskytovateli prostředků, a to na základě Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Dodavatelsko-odběratelský vztah není považován za partnerství a není možno tímto způsobem obcházet požadavky na zadávání veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a Pokynem MPSV pro veřejné zakázky malého rozsahu. Vztah mezi KP a jeho partnerem musí být založen na nekomerčním principu, a musí být podložen Smlouvou/Dohodou o partnerství (podrobně viz kapitolu 11.1 této příručky). 14

15 Za způsobilé výdaje partnera jsou považovány pouze skutečně uhrazené výdaje, tj. výdaje partnera uhrazené dodavatelům i výdaje partnera uhrazené expertům partnera za odvedené pracovní dny (tzv. osobodny). Prokazování výdajů u zahraničních partnerů z donorských států bude možné provést rovněž prostřednictvím certifikovaných auditních zpráv, které jsou vydávány na základě auditů a kontrol provedených nezávislými certifikovanými auditory. Auditní zpráva musí prokázat, že výdaje jsou v souladu s Nařízením a s národní legislativou a účetní praxí příslušné donorské země (příp. zahraniční země). Záloha poskytnutá KP partnerovi je povolena, není však způsobilým výdajem. Uplatnit lze pouze její vyúčtování. Výše zálohy, způsob jejího poskytnutí a vypořádání musí být ošetřeny ve Smlouvě smlouvě/dohodě o partnerství. Vyúčtování zálohy mezi KP a partnerem musí být popsáno ve výše zmíněné Partnerské Smlouvě/Dohodě o partnerství a musí se promítnout v účetnictví KP Způsoby refundace výdajů partnera a) Partner učiní a prokáže výdaj a KP ho zkontroluje, ověří jeho způsobilost a následně jej zahrne mezi způsobilé výdaje do soupisu dokladů/žádosti o platbu vč. potvrzené kopie účetního dokladu. Protože je žádost o platbu vystavovaná v české národní měně, přepočet zahraniční měny do CZK se provede měsíčním kurzem EU/ECB platným v den uskutečnění výdaje. Poté, co dojde k proplacení způsobilých výdajů ze strany poskytovatele prostředků na bankovní účet KP, je KP povinen transferovat uplatněné způsobilé výdaje partnera na jím stanovený bankovní účet ve stanovené lhůtě, případně je pověřenému zástupci partnera vyplatit v hotovosti (jak stanoví Smlouva/Dohoda o partnerství). b) Partner učiní výdaj, který mu je na základě kontroly požadovaných dokladů a ověření jeho způsobilosti přímo/ihned refundován KP. Tento výdaj pak KP zahrne do příslušného soupisu dokladů/žádosti o platbu vč. potvrzené kopie účetního dokladu (doklad o zaplacení KP). Přepočet zahraniční měny do CZK se provede měsíčním kurzem EU/ECB platným v den uskutečnění výdaje. Po proplacení způsobilých výdajů ze strany poskytovatele prostředků již KP partnerovi finanční prostředky nezasílá. c) KP převede finanční prostředky partnerovi formou zálohové platby dle podmínek uvedených ve Smlouvě/Dohodě o partnerství, která definuje mj. výši zálohové platby a termíny jejího převedení. KP a partner následně uplatní postup uvedený v odstavci a). d) Pokud je partnerem příspěvková organizace financovaná pouze z příspěvků zřizovatele (v tomto případě KP), zřizovatel (KP) navýší příspěvkové organizaci (partner) příspěvek, který použije na financování způsobilých výdajů projektu a následně zřizovatel (KP) tyto výdaje zahrne do soupisu dokladů/žádosti o platbu. V případě, že se jedná o běžné výdaje (např. letenky pro experty), může je uhradit přímo KP. Pokud má KP uzavřenou smlouvu s partnerem v měně CZK, předejde tím vzniku kurzových rozdílů. 15

16 4.6 Výčet způsobilých výdajů Vybavení a zařízení Výdaje spojené s nákupem vybavení a zařízení, jež nespadá do skupiny odepisovaného majetku, jsou způsobilé v celé výši, ale jen za předpokladu, že se jedná o majetek související se schváleným projektem a je nezbytný pro jeho realizaci: drobný dlouhodobý hmotný majetek, tj. samostatné movité věci, popř. soubory movitých věcí, jejichž pořizovací cena nižší než Kč, např. standardní PC sestava; spotřební zboží a provozní materiál, tj. kancelářské potřeby, provozní materiál, poštovné a jiné výdaje, u kterých může příjemce prostředků prokázat, že jsou pro účelné uskutečnění projektu nezbytné, a které je možné jednoznačně doložit příslušnými účetními doklady, např. náklady na nákup papírů (včetně bloků), materiálu na laminování, psacích potřeb, kancelářských sponek, šanonů, desek na dokumenty, CD, DVD, apod., tj. veškerý materiál či drobné předměty, které nemají charakter zařízení nebo přístroje nebo jsou určeny k jednorázové nebo postupné spotřebě a jejich životnost nepřesahuje dobu 1 roku, a rovněž náklady na pořízení zásob či materiálu pro zajištění občerstvení pracovníků projektu nebo cílové skupiny; drobný dlouhodobý nehmotný majetek s pořizovací cenou nižší než Kč za položku např. software Nákup služeb Výdaje spojené s dodáním služeb jsou způsobilé za splnění podmínky, že dodání služby bude přispívat k realizaci projektu a vytvářet přidanou hodnotu. a) Výdaje projektu zajišťované dodavatelsky V rámci výdajů zajišťovaných dodavatelsky se mohou vyskytovat např. následující druhy služeb: výdaje na publicitu výdaje související s publicitou a propagací projektu a s informačními aktivitami (v souladu s plánem publicity) jinými než prováděnými zaměstnanci příjemce prostředků; právní poradenství; externí řízení veřejných zakázek - služby související s řízením a administrací veřejných zakázek v rámci projektu zajišťované externími firmami (v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek) najatými příjemci prostředků. b) Ostatní výdaje na služby Ostatními výdaji na služby jsou především: výdaje související s pořádáním školení, seminářů, monitorovacích výborů, každoročních setkání, jednání a konferencí (např. občerstvení, pronájem, odměny lektorům, tlumočení); výdaje související s realizací aktivit programu/projektu, které příjemce prostředků není schopen zcela či částečně zajistit sám (např. vytvoření a realizace kurzů/školení, vytvoření metodik, manuálů, překlady, apod.). finanční služby bank schválené v rozpočtu programu/žádosti o dotaci: 16

17 o bankovní poplatky - pokud si KP zřídí samostatný účet pro realizaci projektu, pak bankovní poplatky spojené s vedením účtu a realizací jsou oprávněnými výdaji pouze tehdy, jsou-li povoleny ve schválené žádosti o grant a v rozpočtu projektu Osobní výdaje Osobní výdaje jsou výdaje související s řízením, odbornou realizací a administrací projektů: výdaje na zaměstnance příjemce prostředků, který vykonává specifickou odbornou činnost, která je nezbytná pro dosažení cílů projektu, tj. činnost v souvislosti s obsahovou náplní realizace projektu; výdaje na zaměstnance příjemce prostředků, který vykonává činnosti související s řízením projektu či finančním řízením (koordinátor, manažer, finanční manažer apod.). Základní pojmy osobní výdaje na zaměstnance (schválené v rámci projektu): výdaje na zaměstnance příjemce prostředků (včetně zaměstnanců pracujících na základě dohod o pracovní činnosti a/nebo dohod o provedení práce) ve výši nominálních mezd/platů, zákonných odvodů na sociální a zdravotní pojištění hrazených zaměstnavatelem, případně včetně dalších odvodů, které je zaměstnavatel povinen hradit na základě platných právních předpisů, a to v poměru pracovního času, v jakém se zaměstnanec podílí na implementaci projektu, odměny poskytované pouze za práci v rámci projektu jsou způsobilé v plné výši. nominální mzda/plat: je hrubá mzda nebo plat, který zahrnuje základní mzdu/plat, příplatky a doplatky ke mzdě nebo platu, náhrady mzdy/platu, oproštěné od příjmů, které s daným projektem přímo nesouvisejí. Pravidla způsobilosti osobních nákladů Osobní výdaje za práci zaměstnanců příjemce prostředků při implementaci projektů jsou způsobilé za podmínek popsaných níže. Práce zaměstnanců i externích expertů v rámci implementace projektů musí být v souladu s právními předpisy ČR, zejména se Zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a Zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, v platném znění. V žádosti o grantdotaci žadatel podrobně specifikuje počet zaměstnanců/expertů, jejich časové úvazky v rámci implementace projektu (osobo - dny, osobo - měsíce), výši jednotkových mezd/odměn a celkovou výši osobních výdajů na zaměstnance i externí experty v rámci projektu. Příslušné smlouvy pracovně - právního vztahu musí být mezi zaměstnancem a institucí příjemce prostředků uzavřeny vždy před vznikem příslušného osobního výdaje. Hlavním předpokladem způsobilosti osobních výdajů za práci zaměstnanců příjemce prostředků je přímý podíl zaměstnance na zajištění implementace projektu, který je zohledněn ve smlouvách nebo dohodách, případně jiných dokumentech upravujících pracovně - právní vztah zaměstnance vůči zaměstnavateli příjemci prostředků. Jednotlivci pracující na implementaci projektu jako zaměstnanci příjemce prostředků mohou být zaměstnáni na základě následujících pracovně - právních vztahů: dohoda o pracovní činnosti; 17

18 dohoda o provedení práce; pracovní poměr, příp. dodatek k původní pracovní smlouvě. V případě najímání dodatečných zaměstnanců na zajištění implementace projektu nebo při práci stávajících zaměstnanců na základě dohody o pracovní činnosti, nebo dohody o provedení práce musí takováto dohoda mimo jiné obsahovat: druh a popis prováděné činnosti při implementaci projektu 1 ; výše odměny, která musí odpovídat obvyklé výši výdajů za obdobnou činnost odpovídající odbornosti a náročnosti vykonávané práce v místě realizace. Dohoda o pracovní činnosti/dohoda o provedení práce musí být uzavřena pouze na práce zaměstnance v rámci implementace konkrétního projektu a nemůže obsahovat žádné další činnosti nesouvisející s projektem. Činnosti stávajícího zaměstnance při implementaci projektu na základě původní pracovní smlouvy, příp. jejího dodatku, je možné využívat pouze po předchozím schválení poskytovatele prostředků. V případě, že činnosti stávajících zaměstnanců jsou schváleny předem přímo v žádosti o grant, poskytovatel prostředků je již znovu neschvaluje. V takovém případě je organizace konečného příjemce (nebo jeho partnera) povinna upravit popis funkčního místa (např. formou dodatku k pracovní smlouvě) zaměstnance tak, aby z něj jednoznačně vyplývala: povinnost zaměstnance realizovat přesně vyjmenované činnosti v souvislosti s implementací projektu; podíl pracovního času vynaloženého na tyto činnosti na celkové pracovní náplni stávajícího zaměstnance. Při práci stávajícího zaměstnance na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce v organizaci KP v rámci implementace projektu není možné, aby tento zaměstnanec ve stejném čase vykonával jak své běžné pracovní povinnosti (v rámci pracovního poměru), tak se podílel na implementaci projektu, tj. jednotlivé pracovní úvazky se nemohou překrývat, mohou se pouze doplňovat, maximálně mohou v součtu činit 1,5 pracovního úvazku. Mzda/plat takového zaměstnance vždy v souladu s platovou politikou organizace příjemce prostředků, která je v souladu s platnou legislativou ČR. V případě, že se zaměstnanec podílí na implementaci projektu částí svého pracovního úvazku, jsou způsobilými osobními výdaji pouze výdaje, které odpovídají příslušnému podílu pracovního času zaměstnance na implementaci projektu na celkovém úvazku zaměstnance, který je uveden v upraveném popisu funkčního místa zaměstnance. 1 Druh a popis prováděné činnosti při implementaci projektu v případě najímání stávajících zaměstnanců musí být formulován s ohledem na 34 odst. 2 zákoníku práce, který stanoví, že zaměstnanec v dalším základním pracovně - právním vztahu u téhož zaměstnavatele nesmí vykonávat práce, které jsou stejně druhově vymezeny. Druh práce v dalším pracovním vztahu musí být jinak definován než ve stávající pracovní smlouvě. 18

19 Vykazování práce přesčas zaměstnanců příjemce prostředků jako práce na implementaci projektu není povolena a není tudíž považována za způsobilý osobní výdaj Cestovní náhrady Cestovními náhradami se rozumí: jízdní výdaje tj. výdaje na cestu, které v případě zahraniční cesty zahrnují výdaje na dopravu v zemi pobytu a nutné vedlejší výdaje, za které se považují poplatky za vstup na letiště, vízové poplatky, pojistné za pojištění léčebných výloh a další; výdaje za ubytování; stravné (zahrnující kapesné); ostatní výdaje Cestovní náhrady při cestě českých pracovníků do zahraničí a po České republice Způsobilými jsou výdaje spojené s pracovními cestami zaměstnanců příjemce prostředků při cestách v souvislosti s realizací projektu. Pracovní cestou se rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty. Zaměstnancem se rozumí také osoba, která má s příjemcem prostředků uzavřenou dohodu o provedení práce či o pracovní činnosti, pokud je možnost vyslání na pracovní cestu v dohodě stanovena. U služebních cest realizovaných v rámci projektu musí být příjemce prostředků schopen na požádání doložit písemnou pozvánku, resp. program daného jednání či navštívené akce, zápis ze služební cesty. Cestovní náhrady při cestě českých pracovníků se řídí Zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění, a vyhláškami MPSV a MF, které stanoví výši cestovních náhrad pro daný rok. Jízdné Způsobilými výdaji za jízdné jsou výdaje spojené s dopravou na služební cestě po ČR/do zahraničí, jmenovitě: výdaje za jízdenky veřejné dopravy, místenky, lehátka nebo lůžka - způsobilými výdaji je jízdné za cestu autobusem a za cestu vlakem v základní vozové třídě při cestách nad 300 km je možno vykázat jízdné ve vyšší než základní vozové třídě včetně ceny místenky. Použití vlaku SuperCity je přípustné pouze z důvodů časových, kdy není k dispozici alternativní spoj, a to pouze v II. vozové třídě; Letenky - jsou způsobilým výdajem při vzdálenosti nad 200 km, způsobilým výdajem při použití letadla je letenka v ekonomické třídě a přímo související poplatky (např. letištní) při letu na vzdálenost větší než 500 km. Pokud jde o kratší vzdálenost než 500 km (ale větší než 200 km), je třeba doložit, že výdaje za letenku jsou výhodnější, než výdaje odpovídající ceně jízdenky v I. třídě vlaku vyšší kvality (SuperCity, EuroCity, InterCity, apod.); použití taxi - taxislužby lze použít jen ve zcela výjimečných a odůvodněných případech, kdy nelze přepravu zajistit služebním vozidlem, vlastním vozidlem zaměstnance ani veřejným hromadným dopravním prostředkem; jízdenky místní hromadné dopravy, výdaje související s použitím soukromého vozidla (náhrada vyjadřující odhad míry opotřebení vozidla a náhrada za spotřebované pohonné 19

20 hmoty) či služebního vozidla (náhrada za spotřebované pohonné hmoty) - výše a nárok na tyto náhrady jsou limitovány zákoníkem práce č. 262/2006 Sb. a vyhláškami MPSV, které stanoví výši cestovních náhrad pro daný rok. Jízdní výdaje jsou hrazeny v prokázané výši, a to při respektování hospodárnosti. Stravné a kapesné Výdaje za stravné jsou poskytovány v případě, že jídlo není zahrnuto v ceně ubytování či poskytnuto v rámci programu navštívené akce. V opačném případě je částka stravného přiměřeně snížena. Způsobilým výdajem může být i kapesné, které může příjemce prostředků poskytnout zaměstnancům při zahraniční pracovní cestě v cizí měně do výše 40 % stravného (výše a nárok na kapesné je limitována zákoníkem práce č. 262/2006 Sb.). Ubytování Výdaje za ubytování jsou hrazeny v prokázané výši, a to při respektování hospodárnosti, tj. musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým. Ostatní výdaje Způsobilými výdaji v rámci cestovních náhrad jsou také další úhrady výdajů přímo souvisejících s pracovní cestou. Může jít např. o poplatky za parkovné, dálniční poplatek (v přiměřené výši vzhledem k délce pracovní cesty), poplatky za úschovu zavazadel, v případě zahraničních cest výdaje na cestovní připojištění apod Cestovní náhrady při cestě zahraničních expertů v projektu Způsobilými jsou výdaje spojené s pracovními cestami zahraničních expertů příjemce prostředků při cestách v souvislosti s realizací projektu. Pracovní cestou se rozumí doba od nástupu experta na cestu k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty. U služebních cest realizovaných v rámci projektu musí být příjemce prostředků schopen na požádání doložit písemnou pozvánku, resp. program daného jednání či navštívené akce, zápis ze služební cesty. Jízdné Jízdné do ČR a zpět a dále jízdné po ČR je způsobilé v prokázané výši, a to při respektování hospodárnosti. Jízdné v zemi sídla zahraničního pracovníka/experta v projektu se řídí platnou legislativou země sídla zaměstnavatele pracovníka/experta při respektování principu hospodárnosti. Jízdné do/v zahraničí (mimo ČR) zahraničního pracovníka/experta v projektu se řídí platnou legislativou země sídla zaměstnavatele pracovníka/experta při respektování principu hospodárnosti. Per diem 20

21 Cestovní náhrady, tzv. per diem kryjí výdaje na ubytování, stravné a místní jízdné v ČR a v zahraničí. Per diem pro zahraniční pracovníky/experty v projektu se stanovuje podle sazeb EU publikovaných v poslední aktualizaci na stránce: Per diem jsou zahraničním pracovníkům/expertům v projektu vypláceny při respektování principu hospodárnosti. Cestovní náhrady při cestě po zemi sídla zaměstnavatele zahraničního pracovníka/experta se řídí platnou legislativou dané země sídla zaměstnavatele. Způsobilými výdaji jsou i výdaje na cestovní připojištění Daň z přidané hodnoty (DPH) Daň z přidané hodnoty (DPH) je způsobilý výdaj pouze v případě, kdy plátce nemůže uplatnit nárok na odpočet daně na vstupu. Informace o tom, zda KP je/není plátcem DPH musí být vždy uvedena v předkládané žádosti Nepřímé (režijní) výdaje) projektů Nepřímé náklady jsou veškeré způsobilé výdaje, které konečný příjemce nebo partner projektu nemůže přímo identifikovat jako výdaje projektu (netýkají se aktivit projektu),, ale které lze identifikovat a odůvodnit v jeho účetním systému jako výdaje, které vznikly v přímé souvislosti se způsobilými přímými výdaji projektu. Jedná se zejména o nájem kanceláře, nákup vody, paliv, energie, úklid, údržbu, připojení na internet, poplatky za telefon, fax, provoz služebního vozidla. Nepřímé (režijní) výdaje jsou součástí kapitoly rozpočtu Management. Celkové výdaje rozpočtové kapitoly Management nesmí přesáhnout 10 % celkových způsobilých výdajů projektů Metoda výpočtu nepřímých výdajů a) na základě podkladů z analytického účetního systému, tj. základem jsou skutečné výdaje přímo související s realizací projektu, jež jsou určeny v poměru k dané činnosti projektu. Musí být prokazatelně doloženy za pomoci nestranné a oprávněné metodiky příjemce prostředků (např. rozpočet spotřebovaného tepla podle vytápěné plochy kanceláří využívaných pro účely projektu či podle výše úvazků pracovníků pracujících pro účely projektu apod.). Metodika výpočtu je transparentním vyúčtováním archivovaným v účetnictví k projektu a slouží jako podpůrný účetní doklad. Z výpočtu částky za nájemné (obdobné se týká všech druhů nepřímých výdajů) by měla být zřejmá skutečná roční výše nájemného příjemce prostředků, dále doba, po kterou je kancelář/část budovy pro projekt využívána a výsledné způsobilé výdaje na nájemné; b) v případech, kdy nelze se 100 % určitostí identifikovat skutečné nepřímé výdaje projektu, mohou způsobilé nepřímé výdaje příjemce prostředků dosahovat výše až 20 % celkových čistých přímých způsobilých výdajů na řízení projektu, tj. hodnoty způsobilých výdajů na řízení projektu po odečtení výdajů poskytovaných externě (na základě smlouvy/objednávky). Pokud je zvolena metoda nepřímých výdajů dle písmena b), pak příjemce prostředků není povinen pro prokázání způsobilých nepřímých výdajů dokládat patřičné účetní doklady. Zvolená metoda a metodika výpočtu nepřímých výdajů však musí být zachycena v Žádosti o dotaci a následně v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a v případě, že se nepřímé výdaje týkají i partnerů, pak metoda a metodika výpočtu nepřímých výdajů musí být zachycena i v Dohodě o partnerství. 21

22 Nepřímé (režijní) výdaje jsou součástí kapitoly rozpočtu Management. Celkové výdaje rozpočtové kapitoly Management nesmí přesáhnout 10 % celkových způsobilých výdajů projektu Časové období způsobilosti výdajů Období způsobilosti je stanoveno v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a je odvozeno od data zahájení a data ukončení realizace projektu. Maximální délka projektu je vždy stanovena s ohledem na datum vyhlášení grantové výzvy, resp. datum zahájení projektu, musí však splňovat podmínku ukončení realizace projektu nejpozději do 30. dubna Veškeré způsobilé výdaje projektu se musí vztahovat k období realizace projektu a musí být proplaceny nejpozději do data stanoveného v Rozhodnutí o poskytnutí dotace. 4.7 Nezpůsobilé výdaje Za nezpůsobilé se považují výdaje, které: nebyly uvedeny a schváleny v žádosti o dotaci, nebyly vynaloženy v souladu s účelem projektu; nevznikly v časovém rozmezí pro realizaci projektu; nebyly uhrazeny v době způsobilosti výdajů projektu a nejsou dokladovány příslušnými účetními doklady, není-li uvedeno jinak; nebyly zaznamenány na bankovních účtech příjemce dotace / partnera nebo nejsou doloženy výdajovými pokladními doklady. Nezpůsobilými výdaji konkrétně jsou: pořízení dlouhodobého majetku (hmotného i nehmotného) úroky z úvěrů; debetní úroky; pokuty, penále, finanční tresty; kurzové ztráty; rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; nedobytné pohledávky; správní poplatky; jiné výdaje čistě finančního rázu, např. poplatky za bankovní služby, poplatek za zřízení účtu; poplatek za vedení účtu; poplatek za bankovní převody (vyjma těch, které se týkají projektových výdajů a jsou schváleny v žádosti o grantdotaci); daň z přidané hodnoty s nárokem na odpočet daně; výdaje na právní spory; daně (silniční daň, daň z nemovitostí, daň darovací, daň dědická, apod.); výdaje, které byly nebo budou nárokovány jako způsobilé v rámci jiných dotačních programů. 5 Veřejné zakázky Při zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných z prostředků EHP Fondů se postupuje podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, resp. dle Pokynu MPSV pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. Zároveň je nutné dodržovat obecné zásady Smlouvy o fungování EU, které 22