Interní postupy při realizaci SCLLD Boskovicko žije v programovém období pro programový rámec

Transkript

1 Místní akční skupina Boskovicko PLUS, z.s. Interní postupy při realizaci SCLLD Boskovicko žije v programovém období pro programový rámec Integrovaný regionální operační program Verze č. 1 Datum platnosti od:

2 Přehled změn Revize č. Kapitola č. Předmět revize Zdůvodnění revize Za správnost odpovídá Datum revize 2

3 Obsah 1. Identifikace MAS Administrativní kapacity Orgány MAS Kancelář MAS Postup pro využití externích odborníků Ošetření střetu zájmů Příprava a vyhlášení výzvy Harmonogram výzev Výzvy MAS Změna výzvy Hodnocení a výběr projektů Tvorba kritérií Kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti Věcné hodnocení Výběr projektů Náhradní projekty Přezkum hodnocení projektů Postupy pro posuzování změn projektů Auditní stopa, archivace Komunikace se žadateli Spolupráce s externími subjekty Nesrovnalosti a stížnosti Nesrovnalosti Stížnosti Přílohy interních postupů IROP

4 1. Identifikace MAS Název MAS Místní akční skupina Boskovicko PLUS, z.s. Právní forma Zapsaný spolek IČO Sídlo kanceláře Masarykovo nám. 4/2, Boskovice Předseda PaedDr. Zdeněk Peša Místopředseda Bc. Hana Nedomová Manažer MAS Ing. Radka Bezděková Webové stránky Telefon Datová schránka q7s8sik Bankovní spojení / Administrativní kapacity 2.1. Orgány MAS Hlavním účelem Místní akční skupiny Boskovicko PLUS (dále jen MAS) je realizace komunitně vedeného místního rozvoje dle schválené SCLLD. Pro účely naplňování SCLLD má MAS ustaveny tyto orgány: Valná hromada Předsednictvo Výběrová komise Kontrolní výbor Valná hromada je nejvyšším rozhodovacím orgánem MAS, ve vztahu k implementaci SCLLD plní tyto role: schvaluje stanovy, jejich změny a doplnění schvaluje jednací řád valné hromady a další vnitřní předpisy, pokud nejsou rozhodnutím valné hromady svěřeny jinému orgánu MAS; nese zodpovědnost za distribuci veřejných prostředků a provádění SCLLD v území působnosti MAS; 4

5 zřizuje statutární, rozhodovací, výběrový a kontrolní orgán, určuje počet jejich členů, jejich působnosti, pravomoci, způsob jejich volby a odvolání a způsob jednání; volí a odvolává členy orgánů MAS; schvaluje Strategii komunitně vedeného místního rozvoje. Předsednictvo spolku ve vztahu k SCLLD: má lichý počet členů, nejméně však 5. Konkrétní počet členů pro příslušné funkční období stanoví valná hromada; připravuje SCLLD, zpracovává programové záměry; schvaluje způsob hodnocení a výběru projektů MAS včetně příslušných výběrových kritérií pro výběr projektů; schvaluje výzvy k podávání žádostí; schvaluje výběr projektů a výši alokace na projekty na základě doporučení výběrové komise v případě neschváleného výběru předává zpět výběrové komisi s komentářem, připomínkami a doplněními (týká se pouze nesrovnalostí formálního charakteru, např. chybně provedený součet bodů výběrovou komisí); schvaluje uzavření a ukončení pracovněprávního vztahu s manažerem MAS a s finančním manažerem, samotné uzavření a ukončení pracovněprávního vztahu se řídí zákoníkem práce; rozhoduje o zřizování dalších pracovních míst a jejich obsazování a dohled na činnost pracovníků MAS. Výběrová komise ve vztahu k SCLLD: má lichý počet členů, nejméně však 7. Konkrétní počet členů pro příslušné funkční období stanoví valná hromada. provádí věcné hodnocení předložených žádostí o podporu. vybírá, třídí a hodnotí projekty předložené jednotlivými žadateli stanovuje jejich pořadí podle přínosu k plnění záměrů a cílů SCLLD předkládá vybrané projekty ke schválení předsednictvu. Členové výběrové komise mohou pro své hodnocení využít odborného posudku externího odborníka, který v případě zjištěné potřeby zajistí kancelář MAS. Kontrolní výbor ve vztahu k SCLLD: má lichý počet členů, nejméně však 3. Konkrétní počet členů pro příslušné funkční období stanoví valná hromada. dohlíží na to, že MAS vyvíjí činnost v souladu se zákony, platnými pravidly, standardy MAS a SCLLD; kontroluje metodiku způsobu výběru projektů MAS a její dodržování Nejméně jednou ročně provádí kontrolu nastavení interních postupů MAS a dále zápis z jednání výběrové komise a předsednictva týkající se hodnocení a výběru projektů. V případě zjištěného porušení postupů o tom neodkladně informuje valnou hromadu a řídící orgán a navrhne způsob řešení. vyřizuje žádosti o přezkum hodnocení, které podali žadatelé 5

6 zpracovává a předkládá ke schválení předsednictvu indikátorový a evaluační plán realizované strategie; zodpovídá za hodnocení a monitoring realizace SCLLD Kancelář MAS K zajištění organizace a administrace činností MAS je zřízena kancelář MAS. Kancelář MAS provádí všechny nezbytné činnosti pro zdárný průběh realizace SCLLD. Manažer MAS = vedoucí zaměstnanec pro realizaci SCLLD (0,4 úvazku pro IROP) je spolu s předsednictvem MAS odpovědný za průběh realizace strategie CLLD dle harmonogramu. Koordinuje činnosti k naplnění SCLLD s partnery a subjekty v území, konzultuje se žadateli připravované záměry. V rámci kanceláře deleguje jednotlivé úkoly na další zaměstnance MAS v rámci SCLLD a spolu s projektovým manažerem odpovídá za zadávání dat do MS Provádí hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti včetně případného arbitrážního hodnocení (arbitrážní hodnocení provádí pouze v situaci, kdy se manažer MAS v roli hodnotitele nebo schvalovatele nepodílel na provádění kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti dané žádosti o podporu). Finanční manažer v průběhu roku 2017 je plánováno tuto pozici obsadit ve výši cca 0,2 úvazku pro IROP nebo dle aktuální potřeby), je přímo podřízen manažerovi MAS a kromě finančních záležitostí a evidence a archivace potřebných dokumentů se dále podílí na zpracování podkladů pro vyhlašování výzev, zajišťuje další nutné činnosti v rámci výzev a provádí hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti včetně případného arbitrážního hodnocení (arbitrážní hodnocení provádí pouze v situaci, kdy se finanční manažer v roli hodnotitele nebo schvalovatele nepodílel na provádění kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti dané žádosti o podporu). Projektoví manažeři (0,3 a 0,4 úvazku pro IROP, v průběhu realizace je možné navýšení úvazku) jsou přímo podřízeni manažerovi MAS. Zpracovávají podklady pro vyhlašování výzev, konzultují se žadateli připravované projekty, zajišťují další nutné činnosti v rámci výzev a provádí hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti včetně případného arbitrážního hodnocení (arbitrážní hodnocení provádí pouze v situaci, kdy se projektový manažer v roli hodnotitele nebo schvalovatele nepodílel na provádění kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti dané žádosti o podporu). Spolu s manažerem MAS jsou projektoví manažeři odpovědni za zadávání dat do MS Hodnotitel pro IROP v případě potřeby (např. vyloučení stávajících zaměstnanců IROP z důvodu střetu zájmů, potřeba provedení arbitrážního hodnocení projektu při nemožnosti využití stávajících pracovníků pro IROP - např. pracovní neschopnost), bude do provádění kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí zapojen další pracovník. Bude jím pracovník kanceláře MAS, který nepracuje v rámci SCLLD pro IROP, ale je schopen se v krátké době zapojit do procesu hodnocení na pozici hodnotitele, schvalovatele nebo arbitra interní hodnotitel pro IROP bude provádět činnost v rámci DPP. Ve výjimečných případech je pro tento úkol osloven externí pracovník - hodnotitel pro IROP, který provede činnost v rámci DPP. 6

7 Pracovníci MAS Boskovicko PLUS budou zastávat následující funkce, které jsou spojené s administrací výzev IROP: Hodnotitel / Zapisovatel je zodpovědný za vytvoření a zveřejnění potřebných dokumentů, zápisů, výsledků hodnocení v systému MS2014+ i na webu MAS Boskovicko PLUS, tuto funkci zastává projektový manažer Schvalovatel / Signatář je zodpovědný za kontrolu dokumentů a práce zapisovatele, rovněž zmíněné dokumenty v systému MS + podepisuje. Tuto funkci zastává manažer MAS. 2.3 Postup pro využití externích odborníků V případě, že hodnotitelé MAS nedisponují dostatečnou odbornou kapacitou, může si MAS nechat zpracovat jako podklad pro hodnocení odborný posudek. Externí odborník bude zpracovávat podklady pro kritéria, která vyžadují specifickou odbornost či informace, které nejsou běžně dostupné. Externí odborníci jsou vybíráni objektivně transparentně a nediskriminačně, na základě zkušeností a kvalifikované odbornosti na danou oblast. Rozhodnutí o potřebnosti využití externího odborníka je na výběrové komisi MAS. Potenciální externí odborníci budou osloveni pracovníky kanceláře MAS a zároveň bude informace spolu s požadavky na činnost externího odborníka zveřejněna na webu MAS. Externí odborníci budou pracovat na základě dohody o provedení práce. V případě potřeby využít externího odborníka manažer MAS zajistí návrh/nominaci na externího odborníka či odborníky před prvním zasedáním výběrové komise, na kterém je schvalováno usnesení o přiřazení hodnotitelů pro jednotlivé projekty. Na tomto zasedání bude rovněž rozhodnuto o konečném výběru a přiřazení konkrétního externího odborníka k vypracování odborného posudku k celému či části projektu jako podkladu pro věcné hodnocení. Externí odborník vypracuje posudek maximálně do 10 pracovních dnů od ukončení kontroly podmínek přijatelnosti a formálních náležitostí. Následně odborný posudek přebírá a kontroluje manažer MAS, který jej po té předá daným hodnotitelům. Pokud hodnotitel věcného hodnocení nemá objektivní argumenty ke zpochybnění odborného posudku od externího odborníka v dané oblasti, musí se řídit vypracovaným podkladem pro hodnocení. V případě zpochybnění odborného posudku hodnotitelem bude odborný posudek součástí hodnocení konkrétní části projektu a zároveň i zdůvodnění zpochybnění odborného posudku (objektivní argumenty) a posouzení dané části projektu hodnotitelem z výběrové komise. Posouzení správného hodnocení hodnotitelem schvaluje výběrová komise na svém zasedání. Využití externích odborníků plánuje MAS pouze ve zcela specifických případech. 2.4 Ošetření střetu zájmů Postupy při hodnocení a výběru projektů budou nediskriminační a transparentní, aby nedošlo ke střetu zájmů. K tomu přispějí tyto opatření: postupy pro hodnocení a výběr projektů budou zveřejněny na www stránkách MAS a budou s nimi seznámeni všichni potenciální žadatelé při seminářích k představení výzvy; 7

8 při rozhodování o výběru projektu nebude tvořit žádná zájmová skupina více než 49 %; všechny osoby podílející se na hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti a následně na věcném hodnocení a výběru projektů (včetně případného arbitra a externích odborníků) podepisují etický kodex (viz. Příloha č. 2), čímž se zavazují k nestrannosti, nezávislosti, nepodjatosti a vyloučení střetu zájmů, objektivnímu hodnocení projektů a odpovídajícímu chování; hodnotitel, který by byl ve vztahu k určitému projektu ve střetu zájmů, se nebude podílet na hodnocení a výběru projektů v dané výzvě IROP; v případě hodnocení a výběru projektů, kde je žadatelem MAS, se nesmí osoby, které připravovaly projekt, podílet na hodnocení a výběru projektů v dané výzvě, osoby, které se podílely na přípravě projektu, jsou uvedeny v zápisu z jednání předsednictva MAS, za střet zájmů se považuje především situace, kdy zaměstnanec nebo člen orgánu je předkladatelem či zpracovatelem projektu nebo se na zpracování projektu podílel, anebo má jiný soukromý zájem na projektu; z jednání výběrové komise a předsednictva bude vždy pořízen písemný zápis, který bude obsahovat minimálně datum a čas začátku jednání, jmenný seznam účastníků) včetně uvedení subjektu, který zastupují, seznam hodnocených projektů a jejich bodové hodnocení, včetně zdůvodnění ke každému z nich; zápis z jednání podepsaný všemi zúčastněnými členy bude neprodleně vložen do systému MS2014+ a nejpozději do 15 dnů bude zveřejněn na www stránkách MAS. V případě střetu zájmů, resp. vyvíjení nátlaku na zaměstnance nebo člena některého orgánu organizace tito o této skutečnosti informují manažera MAS, a to před projednáváním věci, která zakládá střet zájmů. V případě střetu zájmu manažera MAS, informuje manažer MAS předsedu předsednictva MAS. Předsednictvo pak rozhodne, zda existuje důvod pro jejich vyloučení z projednávání a rozhodování v dané záležitosti. Etický kodex osoby podílející se na hodnocení či výběru projektů je připojen jako Příloha č. 2 těchto Interních postupů. 3. Příprava a vyhlášení výzvy 3.1 Harmonogram výzev Kancelář MAS vypracuje vždy v průběhu druhého pololetí roku harmonogram výzev na následující rok, který bude připraven manažerem MAS a po schválení předsednictvem MAS uveřejněn na webových stránkách MAS nejpozději do 10 pracovních dní, ve stejné lhůtě bude také zaslán na ŘO IROP a CRR (na metodika CLLD). MAS bude průběžně zajišťovat aktualizaci harmonogramu a informovat o změnách harmonogramu ŘO IROP a CRR (metodika CLLD) ve lhůtě 10 pracovních dní od schválení aktualizovaného harmonogramu předsednictvem MAS. Obsah harmonogramu výzev bude odpovídat předepsanému vzoru ŘO zveřejněného na webových stránkách - složka "Vzorové dokumenty pro MAS" resp. 8

9 3.2 Výzvy MAS Výzvy MAS musí být vždy kolové, v souladu s programem, výzvou ŘO a SCLLD MAS Boskovicko PLUS. Výzvy MAS se vždy musí vztahovat na celé území MAS, na kterém je realizována SCLLD. Výzvy MAS budou vždy vyhlášeny až po schválení ze strany ŘO. Manažer MAS nebo projektový manažer připraví návrh výzvy. MAS musí minimálně 10 pracovních dnů před vyhlášením výzvy samotnou výzvu MAS, včetně hodnotících kritérií, zaslat metodikovi CLLD na krajské pracoviště CRR (metodik předá s připomínkami na ŘO IROP). ŘO IROP výzvu MAS schválí, případně zašle připomínky, které MAS vypořádá ve změnové verzi neprodleně a opět zasílá metodikovi CLLD na krajské pracoviště CRR (vše se opakuje do doby schválení výzvy, včetně kritérií). Po schválení výzvy MAS ŘO IROP a před vyhlášením výzvy musí předsednictvo MAS výzvu schválit. MAS bude dodržovat lhůty, stanovené v MP ŘVHP - v kapitole Formální obsah výzvy MAS se řídí požadavky ŘO IROP a vzor výzvy IROP je Přílohou č. 3 těchto Interních postupů. Manažer MAS dále zajistí uveřejnění výzvy MAS prostřednictvím systému MS a na webových stránkách a dále bude pracovat spolu s ostatními zaměstnanci na její propagaci v území (rozesílání potenciálním příjemcům em apod.). Okamžikem vyhlášení výzvy MAS se rozumí její zveřejnění na internetových stránkách MAS. Výzva MAS musí být vždy vyhlášena minimálně čtyři týdny před ukončením příjmu Žádostí o podporu na MAS a příjem Žádostí o podporu na MAS musí trvat minimálně dva týdny. Lhůta začíná běžet následující den po vyhlášení výzvy. Výzva bude zveřejněna do konce doby udržitelnosti všech projektů nebo do předložení závěrečné zprávy o provádění programu podle toho, co nastane později. Po vyhlášení výzvy bude kanceláří MAS připraven pro žadatele seminář, kde bude prezentován proces příjmu projektových žádostí, aktuální pravidla pro výzvu a fungování systému MS Kromě semináře bude kancelář MAS žadatelům poskytovat individuální konzultace k připravovaným projektům. 3.3 Změna výzvy Pravidla pro provádění změn výzvy budou uvedena přímo v dokumentaci k vyhlášené výzvě. Za realizaci změn výzvy zodpovídá manažer MAS. MAS bude provádět změny znění výzvy co nejméně, a to jen v případě pokud to bude nezbytně nutné. Změnu výzvy schvaluje předsednictvo MAS a následně bude každá změna výzvy postoupena ke schválení ŘO. Následně bude změna zveřejněna stejným postupem jako výzva a bude obsahovat: Popis změny, Důvod provedení změny, Případné dopady na administraci projektů ze strany žadatele/příjemce v MS2014+ (pokud dojde ke změně ještě před ukončením příjmu žádostí o podporu). MAS v průběhu vyhlášení výzvy nebude provádět tyto změny, pokud nejsou vynuceny právními předpisy nebo změnou jednotného metodického prostředí: 9

10 Rušit výzvu, Snižovat alokaci, Měnit max. a min. výši celkových způsobilých výdajů, Měnit míru spolufinancování, Měnit věcné zaměření výzvy, Měnit definici oprávněného žadatele, Posouvat datum ukončení příjmu žádostí o podporu na dřívější datum, Posouvat nejzazší datum pro ukončení fyzické realizace projektu na dřívější datum, Měnit kritéria pro hodnocení projektů. Příjem žádostí o podporu na MAS Žádosti jsou žadateli podávány elektronicky prostřednictvím informačního systému MS Žádost musí být žadatelem elektronicky podepsána oprávněnou osobou. Po ukončení výzvy dle jejího nastavení zpracuje kancelář MAS seznam přijatých žádostí. Seznam v rozsahu název projektu, název žadatele, registrační číslo projektu, celkové způsobilé výdaje, bude vyvěšen na webových stránkách MAS nejpozději do 5 pracovních dnů od ukončení výzvy. 4. Hodnocení a výběr projektů Cílem této aktivity je transparentně vybrat kvalitní projekty, které budou naplňovat věcně a finančně cíle programu. V případě integrovaných projektů CLLD probíhá kontrola přijatelnosti, formálních náležitostí a věcné hodnocení na základě kritérií stanovených MAS. Podmínky, kterými se MAS řídí při hodnocení a výběru projektů musí být nediskriminační a transparentní. Do procesu hodnocení vstupují všechny žádosti o podporu, které byly podány v rámci výzvy MAS prostřednictvím MS Po každé fázi hodnocení může žadatel podat žádost o přezkum rozhodnutí, tato specifická fáze je blíže popsána v kapitole Tvorba kritérií MAS zajistí, že použitá kritéria budou srozumitelná, objektivní, nediskriminační a transparentní v souladu s čl. 7 a 8 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 1303/2013. MAS nastaví kritéria, aby zabránila duplicitám (tentýž aspekt projektu se nesmí hodnotit dvakrát nebo vícekrát) a překrývání (určité kritérium v sobě zahrnuje ještě jiné kritérium). Návrh hodnotících kritérií zpracovává manažer MAS ve spolupráci s členy výběrové komise. Návrh kritérií schvaluje předsednictvo MAS před vypracováním návrhu výzvy. Kritéria formálních náležitostí a přijatelnosti mají formu vylučovacích kritérií v podobě: splněno/nesplněno/nerelevantní/nehodnoceno. Kritéria budou hodnocena odpověďmi ANO (splněno), NE (nesplněno)" následně. Kritéria se hodnotí podle kontrolních otázek, na které hodnotitelé odpovídají ANO/NE/nerelevantní/nehodnoceno (pro případy, kdy je pro vyhodnocení kritéria nutné vyžádat doplnění informace od žadatele). V případě kladného i záporného stanoviska je nutné ke kritériu uvádět jasné a srozumitelné odůvodnění výsledku hodnocení. Pokud se kritérium na daný projekt nevztahuje, je označeno jako nerelevantní". V 10

11 případě, že nelze vyhodnotit některé z kritérií přijatelnosti nebo formálních náležitostí, nebo jsou v žádosti o podporu rozporné údaje, je žadatel vyzván k upřesnění žádosti o podporu. Kritéria pro věcné hodnocení budou obsahovat následující parametry: název kritéria; přiřazení hodnoticí (bodovací) funkce; popis kritéria; způsob hodnocení - k hodnoticím kritériím věcného hodnocení bude uveden maximální možný počet bodů a minimální hranice pro splnění kritéria; určení hlavního zdroje informací - část žádosti o podporu (případně jiný zdroj informací), na základě které probíhá hodnocení daného kritéria. MAS nehodnotí žádosti podle kritérií závěrečného ověření způsobilosti projektů, které provádí CRR. Pokud hodlá použít některé kritérium ze závěrečného ověření způsobilosti projektů, jeho použití odůvodní. Použití některého kritéria ze závěrečného ověření způsobilosti nelze odůvodnit jako preventivní opatření pro ujištění, že žádost splní kritéria na CRR. Alespoň jedno z kritérií bude posuzovat soulad projektu se schválenou strategií. Kancelář MAS vytvoří kontrolní listy k jednotlivým částem hodnocení, které budou hodnotitelé vyplňovat, pro zajištění jednotného přístupu ke všem žadatelům. Kancelář MAS (projektový manažer nebo manažer MAS) zasílá kontrolní listy metodikovi CLLD na krajské pracoviště CRR nejpozději 10 pracovních dní před zahájením hodnocení, metodik zkontroluje, zda MAS uvedla v kontrolním listě kritéria, která schválil ŘO, a svoje připomínky předá na ŘO IROP, oddělení implementace integrovaných nástrojů. Pokud ŘO IROP kritéria schválil a pro další výzvy se nemění, pošle MAS metodikovi CLLD na krajské pracoviště CRR nejpozději 10 pracovních dní před vyhlášením výzvy informaci, že ve výzvě použije původní kritéria. Kritéria pro hodnocení budou zveřejněny na webových stránkách MAS jako součást výzvy. 4.2 Kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti V této fázi jde o posouzení souladu s podmínkami výzvy, splnění základních věcných a administrativních požadavků stanovených výzvou MAS a zajištění dostatečných informací pro následné hodnocení žádosti. Při výkonu kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí bude vždy uplatněno pravidlo čtyř očí. Kontrolu na úrovni formálních náležitostí a přijatelnosti provede kancelář MAS - hodnocení provede hodnotitel a následně bude schváleno schvalovatelem. Schvalovatel je zároveň druhým hodnotitelem tzn., schvalovatel provede schválení hodnocení a zároveň musí ověřit správnost hodnocení prvního hodnotitele, v případě zjištění pochybení může schvalovatel hodnotiteli vrátit hodnocení k přepracování. Hodnocení a kontrola nesmí být prováděna společně ani společně konzultována. Pracovníci kanceláře MAS, kteří žádosti o podporu v průběhu vyhlášené výzvy konzultovali, mohou po ukončení příjmu žádostí o podporu v MS hodnotit tyto žádosti o podporu, které konzultovali v rámci procesu (neplatí pro členy výběrové komise). Hodnotitelé provádějí hodnocení podle předem stanovených kritérií pro hodnocení projektů a vyplňují kontrolní list, který nahrávají do systému MS V případě, že se mezi dvěma hodnotiteli liší výsledek splněno/nesplněno u alespoň jednoho vylučovacího kritéria, musí být provedeno třetí - arbitrážní hodnocení, které rozhodne o konečném výsledku. Arbitrem je pracovník MAS, který se v roli hodnotitele nebo schvalovatele nepodílel na provádění kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti dané žádosti o podporu (manažer MAS, projektový nebo finanční manažer). Ve výjimečných případech je pro tento úkol osloven další pracovník MAS, který nepracuje pro IROP nebo externí pracovník hodnotitel pro IROP, který hodnocení provede v rámci DPP. Arbitr je k projektu přidělen předsedou předsednictva MAS. Arbitrovo hodnocení je dalším nezávislým 11

12 názorem, arbitr vyhodnotí všechna kritéria dané fáze hodnocení. Výsledek hodnocení se stanoví následovně: o jsou vyhodnoceny rozpory ve výsledcích splněno/nesplněno u vylučovacích kritérií, výsledkem je převažující výsledek ze všech tří hodnocení, o i pro arbitra platí nutnost podepsat Etický kodex kvůli zamezení střetu zájmů (viz kapitola 2.4 Ošetření střetu zájmů) a provádět hodnocení jako hodnotitel nezávisle, nestranně a nepodjatě. Pro fázi kontroly formálních náležitostí a kontroly přijatelnosti budou hodnotitelem zpravidla projektový manažer MAS, resp. finanční manažer MAS a schvalovatelem zpravidla manažer MAS. Proces bude vždy nastaven dle aktuální personální situace kanceláře MAS i z důvodu možného střetu zájmů a z toho vyplývající nutnosti zapojit do hodnocení další administrativní pracovníky kanceláře MAS pracující v současné době mimo úvazek pro IROP. Takový zapojený pracovník pak bude do hodnocení zapojen v rámci DPP neprodleně po ukončení příjmu žádostí o podporu s výkonem funkce hodnotitele nebo schvalovatele. Za přidělení jednotlivých žádostí konkrétním hodnotitelům zodpovídá předseda předsednictva MAS. Pracovník na DPP bude smluvně zajištěn nejpozději před hodnocením formálních náležitostí a přijatelnosti u každé výzvy. Hodnotitelé provádějí hodnocení podle předem stanovených kritérií pro hodnocení projektů a vyplňují kontrolní list, který bude platný pro danou výzvu. Ten je pak zaznamenán do systému MS pracovníkem MAS. Hodnotitelé (včetně případných arbitrů) vyplní a svým podpisem potvrdí souhlas s Etickým kodexem (viz příloha č. 2). V případě nesplnění jednoho kritéria, které bude ve výzvě MAS označeno jako nenapravitelné, musí být žádost o podporu vyloučena z dalšího procesu hodnocení. V případě nesplnění jednoho či více napravitelných kritérií bude žadatel bezodkladně vyzván (maximálně však 2x) prostřednictvím systému MS formou depeše k doplnění (ne k dopracování) žádosti, a to ve lhůtě 5 pracovních dnů od data doručení výzvy k doplnění. Žadatel může v odůvodněných případech písemně depeší požádat o prodloužení lhůty k doplnění a to max. 5 pracovních dnů. Schválení prodloužení lhůty je žadateli odesláno interní depeší jako odpověď na doručenou žádost o prodloužení lhůty. Po doplnění požadovaných informací bude opět vykonána kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti u kritérií nedotčených změnami převezmou hodnotitelé hodnocení z původního hodnoticího posudku, u ostatních kritérií provedou hodnocení nové. Pokud žadatel ani po opakované výzvě nepodá doplněnou žádost o podporu splňující všechna kritéria, nebo žádost nebude na základě výzvy k doplnění doplněna ve stanoveném termínu, je hodnocení ukončeno a projektový manažer zasílá žadateli interní depeší informaci o vyřazení projektu z důvodu nesplnění kritérií přijatelnosti a formálních náležitostí, o tomto kroku informuje žadatele formou interní depeše." Lhůta pro kontrolu formálních náležitostí a přijatelnosti: do 29 pracovních dnů od konečného termínu pro podání projektů v kolové výzvě. V případě doplňování žádosti se lhůta na danou dobu pozastavuje. Kritéria formálních náležitostí jsou vždy napravitelná. Jsou shodná s individuálními projekty. Tato kritéria jsou uvedena v následující tabulce. 12

13 Kritéria formálních náležitostí: Název kritéria: Způsob hodnocení Napravitelnost Zdroj informací Funkce Žádost o podporu je podána v předepsané formě. ANO X NE NAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Žádost o podporu je podepsána oprávněným zástupcem žadatele. ANO X NE NAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Jsou doloženy všechny povinné přílohy a obsahově splňují náležitosti, požadované v dokumentaci k výzvě. ANO X NE NAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Kritéria přijatelnosti jsou rozdělena na obecná a specifická. Tato kritéria si stanovuje sama MAS. U kritérií MAS vždy označí, zda se jedná o kritéria napravitelná nebo nenapravitelná. Obecná kritéria přijatelnosti: Název kritéria: Způsob hodnocení Napravitelnost Zdroj informací Funkce Projekt musí splňovat účel a rozsah programového rámce MAS. ANO X NE NENAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Projekt je realizován na území působnosti MAS. ANO X NE NENAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Žadatel splňuje definici oprávněného příjemce pro příslušný specifický cíl a výzvu. ANO X NE NENAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Projekt respektuje limity způsobilých výdajů, pokud jsou stanoveny. ANO X NE NAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ 13

14 Projekt respektuje minimální a maximální hranici celkových způsobilých výdajů, pokud jsou stanoveny. ANO X NE NAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Specifická kritéria přijatelnosti: Název kritéria: Způsob hodnocení Napravitelnost Zdroj informací Funkce Projekt je v souladu s SCLLD. ANO X NE NENAPRAVITELNÉ KRITÉRIUM ŽÁDOST VYLUČOVACÍ Specifická kritéria mohou být ze strany MAS doplňována, vždy však budou uveřejněna jako součást výzvy. Informování žadatele o výsledku hodnocení přijatelnosti a formálních náležitostí probíhá formou depeší prostřednictvím systému MS Výsledek kontroly formálních náležitostí a přijatelnosti může nabývat těchto stavů: - Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti, - Žádost o podporu nesplnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti, - Žádost o podporu splnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti po doplnění, - Žádost o podporu nesplnila formální náležitosti a podmínky přijatelnosti po doplnění. 4.3 Věcné hodnocení Věcné hodnocení je prováděno u všech žádostí o podporu, které uspěly ve fázi hodnocení přijatelnosti formálních náležitostí. Cílem věcného hodnocení projektů je vyhodnotit kvalitu projektů s ohledem na naplňování věcných cílů programu a charakter podporovaných aktivit a umožnit srovnání projektů podle jejich kvality. Kritéria pro věcné hodnocení budou mít formu hodnotících (bodovacích) kritérií. Bodové rozpětí věcného hodnocení včetně jasné charakteristiky bude uvedeno ve výzvě MAS. Každé kritérium musí mít objektivně stanovenou bodovací škálu. MAS dále stanovuje minimální bodovou hranici pro splnění věcného hodnocení, ta bude alespoň 50 % z celkového počtu bodů. Kritéria jsou hodnocena body, které budou jasně charakterizované. Pokud projekt neobdrží ve výzvě minimální počet bodů, bude z dalšího procesu hodnocení vyloučen. Věcné hodnocení projektů provádí nezávisle dva hodnotitelé (vybraní členové z řad výběrové komise. Hodnotitelé jsou vybíráni z členů výběrové komise s ohledem na možný střet zájmů osoby k danému projektu a na ochotu hodnotitelů zabývat se danou problematikou. O přiřazení konkrétních žádostí o podporu konkrétním hodnotitelům rozhoduje na svém jednání před zahájením věcného hodnocení výběrová komise. Hodnocení nesmí být hodnotiteli prováděno společně a ani společně konzultováno. Hodnotitelé provádějí věcné hodnocení podle předem stanovených kritérií pro hodnocení projektů a 14

15 vyplňují kontrolní list. Tento kontrolní list na věcné hodnocení projektů bude zhotoven s vyhlášenou výzvou. Na závěr hodnocení stanoví výsledný počet bodů daného projektu. Kontrolní list je pak zaznamenán do MS pracovníkem kanceláře MAS. Výsledek věcného hodnocení se určuje tímto postupem: 1. stanovením výsledného počtu bodů, tj. průměr vypočítaný z bodového hodnocení obou hodnotitelů (počítáno z výsledku celého hodnocení, nikoliv z hodnocení jednotlivých kritérií), 2. ověřením, že výsledný počet bodů překročil minimální bodovou hranici, v případě nepřekročení minimální bodové hranice musí být žádost o podporu vyloučena z dalšího procesu hodnocení. Pro případ rozporu v hodnocení (jeden hodnotitel hodnotil s výsledkem nevyhověl a jeden hodnotitel s výsledkem vyhověl ) bude využit arbitr, jehož hodnocení rozhodne o konečném výsledku. Arbitr bude vždy předběžně stanoven výběrovou komisí zároveň s hodnotiteli pro dané konkrétní projekty. Využit bude pouze v případě vzniklého rozporu mezi 2 stanovenými hodnotiteli. Arbitr provede další nezávislé hodnocení stejným postupem jako předchozí hodnotitelé. Arbitrovo hodnocení je třetím názorem a ze všech zpracovaných hodnocení je následně zpracován závěr. Arbitr bude vybrán z členů výběrové komise O přiřazení hodnotitelů i potenciálního arbitra rozhoduje výběrová komise na návrh předsedy VK veřejným hlasováním. Arbitr provádí hodnocení nezávisle, nestranně a nepodjatě. Výsledek hodnocení žádost o podporu, u kterého došlo k arbitrážnímu hodnocení, je stanoven takto: 1 je vyhodnocen celkový výsledek bodů projektu ze všech zpracovaných hodnocení (včetně hodnocení arbitra) se vylučuje to hodnocení, které se od ostatních nejvíce liší (počítáno z výsledku celého hodnocení, nikoliv z hodnocení jednotlivých kritérií), výsledkem je průměr zbylých 2 hodnocení; v případě shodných odchylek se při výběru projektů vychází ze všech tří hodnocení, výsledkem je průměr ze všech 3 hodnocení, 2 bude ověřeno, že výsledný počet bodů překročil minimální bodovou hranici pro splnění věcného hodnocení, v případě nepřekročení minimální bodové hranice musí být žádost o podporu vyloučena z dalšího procesu hodnocení. Osoby, které jsou ve vztahu k určitému projektu ve střetu zájmů, se nemohou podílet na hodnocení a výběru daného projektu, ani ostatních projektů, které danému projektu při výběru konkurují. MAS zajistí, že při schvalování věcného hodnocení projektů výběrovou komisí nebude mít veřejný sektor ani jiná zájmová skupina více než 49 % hlasů. Všichni hodnotitelé (včetně potenciálních arbitrů) schválení výběrovou komisí budou před předáním žádostí k hodnocení v souvislosti s aktuální výzvou proškoleni manažerem MAS nebo jiným pověřeným pracovníkem MAS o významu jednotlivých preferenčních kritérií a o formě dostatečného prokázání žadatelem. Výstupem věcného hodnocení bude seznam žádostí v pořadí podle počtu bodů. Jednotlivé žádosti o podporu jsou dle výsledků věcného hodnocení seřazeny dle výše bodového hodnocení od nejvyššího počtu bodů k nejnižšímu. V případě, že se v seznamu vyskytují dva nebo více projektů se stejným počtem bodů, jsou seřazeny: 1. podle výše dotace zvýhodněny budou žádosti o podporu od nejnižší výše celkových způsobilých výdajů. V případě shodné výše dotace budou projekty řazeny podle data a času podání žádosti o podporu v MS2014+ specifikovaného v bodu 2 níže, 15

16 2. podle data a času podání žádosti o podporu v MS2014+ (žádost o podporu podaná dříve bude řazena na vyšší pozici)". O výsledku věcného hodnocení bude žadatel informován formou interní depeše v MS Na webových stránkách MAS Boskovicko PLUS a v systému MS2014+ je zveřejněn písemný zápis obsahující minimálně: datum a čas začátku jednání, jmenný seznam účastníků a uvedení subjektu, který zastupují, přehled hodnocených projektů, jejich bodové hodnocení a zdůvodnění. Zápis z jednání, podepsaný členy výběrové komise MAS provádějící hodnocení, musí být vložen neprodleně do MS2014+ a na webových stránkách MAS nejpozději do 15 pracovních dnů od data uskutečnění hodnocení. Lhůta pro věcné hodnocení: do 30 pracovních dnů od ukončení kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí u všech projektů dané výzvy MAS. Přitom okamžikem ukončení kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí se rozumí okamžik, kdy byl vyřízen případný přezkum u všech projektů, u nichž byla žádost o přezkum podána. 5. Výběr projektů Výstupem práce výběrové komise je seznam projektů sestavený sestupně dle výsledků bodování ve věcném hodnocení. Tento seznam s vyznačením doporučených a nedoporučených žádostí k financování předkládá manažer MAS bezprostředně před jednáním předsednictvu MAS ke schválení. Jednání předsednictva MAS je upraveno stanovami MAS a jednacím řádem předsednictva MAS. Uvedené dokumenty jsou uveřejněny na webových stránkách MAS, oddíle MAS Boskovicko PLUS ( 1007/p1=1298). Předsednictvo schvaluje seznam doporučených a nedoporučených žádostí, tím vybírá projekty k realizaci a stanovuje výši alokace na projekty na základě návrhu výběrové komise. Počet projektů, které je možné podpořit, je limitován alokací na danou výzvu. Ostatní projekty dosahující minimální bodové hranice, které není možné financovat z důvodu vyčerpání alokovaných finančních prostředků na výzvu, mohou být zařazeny do zásobníku náhradních projektů. V případě dosažení stejného počtu bodů se o pořadí projektů rozhoduje dle postupu uvedeného v kapitole 4.3. Věcné hodnocení. Předsednictvo nemůže měnit pořadí ani hodnocení žádostí o podporu. Z jednání předsednictva je pořizován zápis. Odpovědnost za vytvoření zápisu má zapisovatel z řad zaměstnanců kanceláře MAS, který je určen v úvodu jednání. Přílohou zápisu je seznam schválených a neschválených žádostí. Předsednictvo provede výběr projektů nejpozději do 30 pracovních dnů od ukončení kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí. Manažer MAS předá kompletní seznam schválených i neschválených žádostí prostřednictvím MS na CRR, kde bude provedeno závěrečné ověření způsobilosti. CRR následně předá žádosti na ŘO, který vydá právní akt o poskytnutí dotace. O výběru projektů jsou žadatelé informování prostřednictvím MS2014+, kam pracovníci MAS zadávají výsledky výběru projektů do 10 pracovních dnů od schválení Zápisu z jednání předsednictva MAS. 16

17 5.1. Náhradní projekty Seznam náhradních projektů schvaluje předsednictvo MAS dle pořadí v seznamu doporučených žádostí. Do seznamu náhradních projektů budou zařazeny projekty, které splnily podmínky hodnocení projektů a byly doporučeny k financování, ale není možné je financovat z důvodů vyčerpání alokace na výzvu MAS. V případě, že se uvolní část prostředků (např. z důvodu nezpůsobilých výdajů, úspor v projektech, odstoupení od realizace projektu), nabídne je MAS prvnímu náhradnímu projektu (dosáhnou-li alespoň 30 % jeho dotace z EFRR). Lhůta na vyjádření žadatele je 15 pracovních dní ode dne doručení výzvy k vyjádření. V případě, že žadatel souhlasí s nabídnutou částkou, předloží žádost o změnu (ŽoZ) v projektu, ve které aktualizuje údaje v žádosti, a je mu vydán právní akt. V případě, že žadatel nesouhlasí s nabídnutou částkou, oznámí toto písemně MAS a ta pak uvolněné finanční prostředky nabídne dalšímu žadateli na seznamu náhradních projektů. 6. Přezkum hodnocení projektů Žádosti o přezkum hodnocení žádosti projednává a vyřizuje kontrolní výbor MAS. Žadatel může podat žádost o přezkum proti negativnímu výsledku každé fáze hodnocení (kontrola přijatelnosti a formálních náležitostí, věcné hodnocení) žádosti o podporu, ve které neuspěl, nebo pokud žadatel nesouhlasí s přiřazeným počtem bodů ve věcném hodnocení (tedy i v případě pozitivního hodnocení). Proti výběru projektů žadatel nepodává přezkum hodnocení projektů ale stížnost proti postupu MAS. Negativním výsledkem hodnocení se rozumí stav, který je překážkou pro postup do další fáze schvalování projektu tj. doporučení/nedoporučení projektu rozhodovacím orgánem MAS. O přezkum může žadatel požádat po každé fázi pouze jednou. Jednotný formulář pro vyřizování žádosti o přezkum hodnocení je Přílohou č. 4 těchto postupů. Žádost o přezkum musí být podána do 15 kalendářních dnů ode dne doručení oznámení o výsledku hodnocení formou depeše prostřednictvím systému MS (postup pro vyplnění je přílohou každé výzvy MAS). V případě, že z jakéhokoliv důvodu nebude možné žádost o přezkum hodnocení a výběru projektů podat v systému MS2014+, může žadatel využít písemné formy. V takovém případě žadatel využije jednotného formuláře pro vyřizování žádostí o přezkum rozhodnutí (dostupného na webových stránkách a ten doručí na adresu MAS Boskovicko PLUS, z.s. V obou případech žadatel uvede odkaz na konkrétní část hodnocení i kritéria, ke kterým se odvolává s popisem odůvodnění žádosti o přezkum rozhodnutí. V případě využití písemné formy podání žádosti o přezkum hodnocení, manažer MAS žádost o přezkum přijme a neprodleně, tj. nejpozději následující den po doručení ji zadá do systému MS2014+ a také předá k vyřízení kontrolnímu výboru, který má na vypořádání lhůtu 20 pracovních dnů od doručení žádosti o přezkum. Z průběhu jednání kontrolního výboru je vždy pořízen zápis, za jehož řádné vypracování zodpovídá předseda. Vzor zápisu z jednání kontrolního výboru MAS k přezkumu hodnocení projektů je uveden v Příloze č

18 Vypořádání žádosti o přezkum musí obsahovat informaci o způsobu a závěrech prošetření žádosti o přezkum ze strany kontrolního výboru, tj. zda byla žádost o přezkum shledána důvodnou, částečně důvodnou či nedůvodnou, včetně jednoznačného zdůvodnění. Bude-li žádost o přezkum shledána důvodnou nebo částečně důvodnou, přezkumná komise uvede, která kritéria považuje za nutné přehodnotit. Následně bude žádost o podporu vrácena zpět do přezkoumávané fáze hodnotícího procesu, tj. do: - Hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti - totožný hodnotitel, proti jehož rozhodnutí byla vznesena žádost o přezkum hodnocení, provede opravné hodnocení kritérií. Hodnotitel se musí řídit závěry přezkumné komise vzešlými z vypořádání připomínek. Opětovné hodnocení probíhá podle stejných pravidel a ve stejných lhůtách jako původní hodnocení. - Věcné hodnocení - je svoláno nové jednání hodnoticí komise, výsledek nového věcného hodnocení musí být schváleno předsednictvem MAS. V případě, že je žádost o přezkum shledána nedůvodnou, není možné vrátit žádost o dotaci do procesu hodnocení. V některých případech může kontrolní výbor rozhodnout o způsobu vypořádání připomínek a zohlednit své závěry ve výsledcích hodnocení (například zjevná chyba/omyl v posouzení vylučovacího kritéria). O ukončení přezkumu hodnocení a jeho výsledku je žadatel vyrozuměn interní depeší v systému MS 2014+, a to maximálně do 5 pracovních dnů od rozhodnutí kontrolního výboru o výsledku. V kolové výzvě MAS, kde souhrn požadavků na podporu v žádostech překračuje alokaci výzvy, nelze ukončit výběr projektů před dokončením všech přezkumů hodnocení a všech opravných hodnocení, pokud alokace předložených žádostí o podporu překračuje alokaci výzvy. Proti rozhodnutí kontrolního výboru, kdy ten nevyhověl žádosti žadatele o přezkum, tj. nevrátí žádost zpět do procesu hodnocení, není v rámci MAS možnost dalšího odvolání. Za přijetí žádosti o přezkum a následné informování žadatele o výsledku zodpovídá manažer MAS, za vlastní proces přezkumu pak zodpovídá kontrolní výbor. 7. Postupy pro posuzování změn projektů Žadatel má povinnost předem oznámit příslušné MAS změny, které v projektu nastanou v době mezi podáním žádosti o podporu a ukončením udržitelnosti projektu. K podstatným změnám se vyjadřuje příslušná MAS prostřednictvím projektového manažera, který posoudí, zda navrhovaná změna neovlivní výsledek hodnocení projektu a nemá vliv na plnění cílů strategie CLLD. Podstatné změny projektu: změny termínů ukončení realizace projektu, změny termínů naplnění indikátorů, změny cílových hodnot indikátorů a hodnot milníků, změny, které ovlivní výstupy, výsledky či dopady projektu, změny, které ovlivní cíle, obsah nebo zaměření projektu, změny aktivit projektu, které mají vliv na splnění účelu projektu či indikátoru, 18

19 finanční a termínové změny, které způsobí změnu rozložení příspěvku ESI fondů, případně čerpání státního rozpočtu v letech. Postup projednání změny: 1. Oznámení změny Provádí se prostřednictvím Žádosti o změnu podané v MS2014+ na záložce Žádost o změnu (v případě příloh také přes Dokumenty). Příjemce vybere ty oblasti, ve kterých je třeba provést změnu a z nich je sestaven formulář ŽoZ, do kterého příjemce zanese změněná data. Neplánované změny je příjemce povinen ohlásit neprodleně, jakmile nastanou. 2. Konzultace změny Příjemce nejdříve změnu zkonzultuje s pracovníkem MAS, podá vysvětlení a popíše všechny okolnosti, které ho vedou ke změně. Doporučujeme konzultovat všechny změny v dostatečném časovém předstihu. Zejména u změn, které vyvolají změnu integrované strategie, je třeba počítat s větší časovou rezervou". Upozorňujeme, že konzultace změny není povinná. Konzultace probíhá osobně, telefonicky nebo ovou komunikací 3. Posouzení vlivu změny Na základě získaných informací od příjemce pracovník MAS posoudí vliv změny na výsledek kontroly přijatelnosti a formálních náležitostí, vliv na výsledek věcného hodnocení projektu a zejména vliv změny na plnění cílů strategie CLLD. 4. Vydání stanoviska ke změně MAS vydá stanovisko ke změně nejpozději do 15 pracovních dnů ode dne, kdy mu příjemce předložil žádost o změnu. Vzor je přílohou Obecných pravidel IROP č. 31. a. K návrhu změny MAS vydá souhlasné stanovisko a ta nezakládá změnu schválené strategie CLLD Příjemci je vydáno kladné stanovisko ke změně a následně může podat žádost o změnu b. K návrhu změny MAS vydá souhlasné stanovisko a ta zakládá změnu přijaté strategie CLLD Postup dle Obecných pravidel IROP kapitola Příjemci je vydáno kladné stanovisko k návrhu změny, ale zároveň v souvislosti se změnou je nutná úprava strategie CLLD. Příjemce nesmí podat žádost o změnu dříve, než bude schválena změna strategie CLLD. c. K návrhu změny MAS vydá nesouhlasné stanovisko MAS vydá příjemci projektu záporné stanovisko k návrhu změny. Příjemce tedy nesmí podat žádost o změnu. 5. Podání žádosti o změnu v MS Příjemce podá žádost o změnu v MS dle postupu v Obecných pravidel IROP a specifických pravidel příslušné výzvy, do které podával projekt. Přílohou žádosti bude stanovisko ke změně příslušné MAS. 8. Auditní stopa, archivace Auditní stopa bude zajištěna v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a s podmínkami ŘO IROP. 19

20 MAS zajišťuje po dobu určenou právními předpisy, minimálně do , uchování veškeré dokumentace, související se strategií CLLD a její realizací, a poskytovat informace a dokumentaci, vztahující se k integrované strategii, zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů Ministerstva pro místní rozvoj ČR, Ministerstva financí ČR, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, Auditního orgánu (dále jen ( AO ), Platebního a certifikačního orgánu (dále jen PCO ), příslušného orgánu finanční správy a dalších oprávněných orgánů státní správy). Ze strany MAS budou archivovány tyto typy dokumentů ve vztahu k realizaci SCLLD strategie s přílohami vč. změn, právní akty, žádosti o změny SCLLD, monitorovací zprávy a závěrečnou zprávu, výzvy vč. všech příloh pravidla k dané výzvě vč. přílohy, manuálů (např. manuál hodnotících kritérií, jenž bude vyžadován při kontrole dokumentů k výzvě MAS kontrolním orgánem) a všech verzí interních postupů, dokumentace k jednotlivým předloženým žádostem o dotaci (žádost o podporu, hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti, protokol o hodnocení projektu, případné změny projektu, korespondence k projektu, atd.) seznamy schválených a neschválených projektů, korespondenci s řídícími a kontrolními orgány, s příjemci daného projektu, prezenční listiny a zápisy z jednání orgánů MAS, příp. fotodokumentace, pozvánky na semináře k výzvám, prezenční listiny, fotodokumentace. Všechny dokumenty budou archivovány v písemné podobě, elektronicky na nosičích dat (vše, co je archivováno elektronicky nemusí se archivovat písemně a naopak) nebo elektronicky v systému MS Každé archivační médium bude označeno datem, názvem a jeho obsahem. Veškeré dokumenty budou ukládány bezpečně, zajištěny proti poškození, ztrátě či manipulaci neoprávněnými osobami. Za archivaci zodpovídá projektový manažer, resp. finanční manažer MAS. 9. Komunikace se žadateli Komunikací MAS se žadateli je pověřena kancelář MAS. Komunikace ve smyslu konzultací projektových žádostí může probíhat některým z následujících forem: - osobně v kanceláři MAS, - telefonicky, - elektronicky em, - datovou schránkou, - doporučenou poštou. Manažer MAS zajistí uveřejnění výzvy MAS prostřednictvím systému MS a na webových stránkách a dále bude pracovat spolu s ostatními zaměstnanci na její propagaci v území (rozesílání potenciálním příjemcům em apod.) V rámci výzvy bude zveřejněn telefonický a ový kontakt na pracovníka MAS pověřeného konzultacemi pro potencionální žadatele. 20

21 Po zaregistrování žádosti ze strany žadatele do systému MS se pak hlavním komunikačním prostředkem mezi MAS a žadatelem stávají interní depeše v rámci MS Spolupráce s externími subjekty MAS má povinnost poskytovat informace a dokumentaci ke SCLLD zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů Ministerstva pro místní rozvoj ČR, Ministerstva financí ČR, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, Auditního orgánu (dále jen ( AO ), Platebního a certifikačního orgánu (dále jen PCO ), příslušného orgánu finanční správy a dalších oprávněných orgánů státní správy), umožnit výkon kontrol a poskytnout součinnost při provádění těchto kontrol. MAS informuje ŘO IROP o zahájení a výsledku těchto kontrol. Oprávněnou osobou ke komunikaci s kontrolními orgány je předseda předsednictva MAS, případné podklady připraví pracovníci kanceláře MAS pod vedením manažera MAS. 11. Nesrovnalosti a stížnosti 11.1 Nesrovnalosti Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů EU nebo předpisů ČR v důsledku jednání či opomenutí subjektu zapojeného do realizace programů nebo projektů spolufinancovaných z rozpočtu EU, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR. Pojmové znaky nesrovnalosti a) Porušení komunitárního práva za porušení je nutné považovat porušení jakéhokoliv národního právního předpisu. b) Ohrožení nebo poškození finančních zájmů EU v důsledku porušení komunitárního práva došlo k ohrožení nebo porušení finančních zájmů EU. MAS je povinna všechna podezření na nesrovnalost písemně a bezodkladně oznámit ŘO IROP, oddělení kontroly. Toto hlášení provádí manažer MAS nebo projektový manažer. Trestný čin spáchaný při realizaci programů nebo projektů spolufinancovaných z rozpočtu EU se vždy považuje za nesrovnalost (více viz kapitola 17 Obecných pravidel) Stížnosti MAS musí prošetřit každý podnět na ověření správného, objektivního, transparentního a nediskriminačního postupu. Zodpovědnost za prošetřování stížností má kontrolní výbor MAS. Postup pro vyřizování stížností - Stížnost může podat fyzická osoba, právnická osoba nebo více těchto osob, kterých se činnost MAS týká. Stížnost lze podat písemně, ústně, telefonicky či elektronicky ( em). O ústních stížnostech, které nelze vyřídit při jejich podání, sepíše manažer MAS písemný záznam, z něhož musí být patrné, kdo ji učinil, které věci se týká a co se v ní navrhuje. 21

22 - Jestliže stížnost postrádá některé informace, je stěžovatel vyzván k jejich doplnění, zároveň je poučen, že pokud nejasnosti, které by bránily dalšímu postupu, neodstraní, stížnost bude odložena. Odložení stížnosti s odůvodněním se zaznamená do složky projektu, resp. spisu. - Stížnost se posuzuje podle obsahu a bez ohledu na to, je-li jako stížnost označena. Anonymní podání (bez uvedení adresy pro doručování či telefonického kontaktu) se prošetřují pouze, jsou-li věcné. Rozhodnutí, že anonymní stížnost prošetřována nebude, se založí do projektové složky, resp. spisu. Jeli rozhodnuto, že anonymní stížnost bude vyřízena, postupuje se při jejím vyřizováním stejným způsobem, jako u stížnosti, kde je odesílatel znám. - Stížnost je po doručení na MAS předána kontrolnímu výboru k projednání. Pokud je kontrolním výborem zjištěno, že MAS není k vyřízení stížnosti příslušná, postoupí ji bez zbytečného odkladu příslušnému subjektu dle obsahu stížnosti. - Kontrolní výbor MAS podanou stížnost vyřídí v co nejkratší době, nejpozději do 30 kalendářních dnů (ve složitých případech do 60 kalendářních dnů) od jejího doručení na MAS. Stanovenou lhůtu lze překročit, nelze-li v jejím průběhu zajistit podklady potřebné pro vyřízení stížnosti. V uvedené lhůtě musí být stěžovatel vyrozuměn o vyřízení stížnosti. Ve vyrozumění je uvedeno, zda podaná stížnost byla shledána důvodnou, částečně důvodnou či nedůvodnou. Kontrolní výbor MAS se vyjádří ke všem bodům stížnosti. Sdělí, která šetření provedl a kterými postupy se při posuzování stížnosti řídil. V odůvodnění vyřízení uvede, o které skutečnosti a právní předpisy se opírá a uvede informace o opatřeních přijatých k nápravě. Byla-li stížnost shledána důvodnou nebo částečně důvodnou, učiní MAS nezbytná opatření k nápravě. O provedení opatření k nápravě rozhoduje předsednictvo MAS. - O výsledku šetření a opatřeních, přijatých k nápravě, učiní projektový manažer záznam do spisu. Důvodná nebo částečně důvodná stížnost se považuje za vyřízenou, jakmile byla učiněna opatření potřebná k odstranění zjištěných nedostatků a stěžovatel o nich byl vyrozuměn. Nedůvodná stížnost je vyřízena vyrozuměním stěžovatele. - Proti rozhodnutí kontrolního výboru o stížnosti není v rámci MAS možnost dalšího odvolání. 12. Přílohy interních postupů IROP Příloha č. 1 Nastavení procesu administrace výzvy SCLLD souhrn Příloha č. 2 Etický kodex Příloha č. 3 Vzor výzvy Příloha č. 4 Jednotný formulář pro vyřizování žádosti o přezkum Příloha č. 5 Vzor zápisu z jednání kontrolního výboru MAS B+ k přezkumu hodnocení projektů 22