MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ ZASTUPITELSTVA MĚSTA PÍSKU DNE

Transkript

1 Odbor vnitřních věcí V Písku dne: MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ ZASTUPITELSTVA MĚSTA PÍSKU DNE MATERIÁL K PROJEDNÁNÍ Výběr řešení pro video přenos jednání zastupitelstva města Písek na základě poptávkového řízení NÁVRH USNESENÍ Zastupitelstvo města 1. stanovuje jako nejvýhodnější pro zajištění video přenosu z jednání zastupitelstva města a) nabídku uchazeče Zdeněk Němec, Hloušecká 25, Kutná Hora v 1. variantě s video streamerem s celkovou cenou dodávky ,00 Kč bez DPH a průměrnou cenou za 1 jednání zastupitelstva 2 800,00 Kč bez DPH. b) nabídku uchazeče Zdeněk Němec, Hloušecká 25, Kutná Hora v 1. variantě s video streamerem s celkovou cenou dodávky ,00 Kč bez DPH a průměrnou cenou za 1 jednání zastupitelstva 2 800,00 Kč bez DPH. s připomínkami c) jiné usnesení JUDr. Ondřej Veselý starosta Návrh předkládá Návrh zpracoval Ing. Jiří Votýpka vedoucí odboru Ing. Vladimír Pokorný vedoucí oddělení informatiky

2 Důvodová zpráva: Zastupitelstvo města projednalo návrh na zajištění video přenosu z jednání zastupitelstva města dodavatelem hlasovacího a konferenčního systému, který je používán při jednání zastupitelstva. Návrh byl odložen usnesením číslo 23/11 za účelem přípravy méně finančně náročné varianty. Na základě výše uvedeného usnesení bylo vyhlášeno poptávkové řízení ve dvou variantách. První varianta předpokládá zajištění video přenosu prostřednictvím statických kamer. Výhodou varianty je předpokládaná nižší cena a jednodušší instalace kamerového systému před jednáním zastupitelstva. Nevýhodou je malá velikost jednotlivých osob na obrazovce diváka, která může při nižší rychlosti internetového připojení znemožnit vizuální identifikaci řečníka. Druhá varianta vychází z původního návrhu s předpokladem, že při účasti více uchazečů může být nabízená cena nižší, než v návrhu, projednávaném Výhodou varianty je možnost sledovat řečníka v detailu i při nižší rychlosti internetového připojení. Nevýhodou je vyšší cena a komplikovaná instalace kamerového systému před jednáním zastupitelstva, kdy je potřeba v kamerovém systému předem nastavit pozice kamer podle aktuálního zasedacího pořádku. Zadávací dokumentace byla em zaslána těmto možným dodavatelům: AV MEDIA a.s., Žižkova České Budějovice Ladislav Ministr, Pernerova 444, Pardubice Mediawork group s.r.o., Jugoslávských partyzánů 1580/3, Praha 6 Dejvice System602 a.s., Zelený pruh 99 / 1560, Praha 4 Zdeněk Němec, Hloušecká 25, Kutná Hora Zadávací dokumentace byla zveřejněna od do na webových stránkách města Písek v sekci výběrových řízení. Zadavateli byly doručeny nabídky dvou uchazečů. Oba uchazeči podali nabídky pro obě varianty. Nabídky jsou kompatibilní s používaným konferenčním a hlasovacím systémem H.E.R. SYSTEM ve všech požadovaných parametrech. Podrobnosti o hodnocení nabídek jsou v přiložené Zprávě o posouzení a hodnocení nabídek. Po ukončení poptávkového řízení byla zpracovatelům doručena em informace ředitelky Sladovna Písek o.p.s. o výběrovém řízení na kamerový systém v prostorách Sladovny. Informace je uvedena v příloze. V době přípravy tohoto materiálu nebylo zpracovatelům známo, v jakém rozsahu a za jakou cenu by bylo možné využít nový kamerový systém ve Sladovně k zajištění video přenosu z jednání zastupitelstva města Písek. Doporučení zpracovatele: Po zvážení finanční náročnosti nabídek ve variantě 1 a 2 doporučujeme stanovit jako nejvýhodnější nabídku uchazeče Zdeněk Němec, Hloušecká 25, Kutná Hora v 1. variantě s video streamerem s celkovou cenou dodávky ,00 Kč bez DPH ( ,20 Kč s DPH) a průměrnou cenou za 1 jednání zastupitelstva 2 800,00 Kč bez DPH (3 360,00 Kč s DPH). Doporučená nabídka je o ,80 Kč (částka s DPH) levnější než druhá nejlevnější nabídka. stránka 2 (celkem 10)

3 S realizací zakázky doporučujeme vyčkat na podklady Sladovny Písek o.p.s. o možnosti využití nového kamerového systému Sladovny k zajištění video přenosu z jednání zastupitelstva města Písek. Vztah k rozpočtu: Náklady jsou zahrnuté v rozpočtové změně, která má být projednána zastupitelstvem města Vztah ke strategickému plánu: Materiál nemá vztah ke strategickému plánu. Přílohy: 1. Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek 2. Zadávací dokumentace poptávkového řízení 3. Informace ředitelky Sladovna Písek o.p.s. stránka 3 (celkem 10)

4 Příloha číslo 1 Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek do poptávkového řízení na zakázku malého rozsahu dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů Rozšíření konferenčního a hlasovacího systému o video přenosy z jednání zastupitelstva města I. Seznam posuzovaných nabídek Číslo Obchodní firma nebo název Sídlo uchazeče Datum Čas nabídky podání podání nabídky nabídky 1 Zdeněk Němec Hloušecká 25, :00 Kutná Hora 2 AV MEDIA, a.s. Žižkova 1, :59 České Budějovice Oba účastníci podali nabídku pro obě varianty zakázky. II. Seznam nabídek, které byly hodnotící komisí vyřazeny Žádná nabídka nebyla vyřazena III. Popis způsobu hodnocení nabídek Způsob hodnocení nabídek zadavatel stanovil v zadávacích podmínkách. Hodnocení proběhlo podle ekonomické výhodnosti nabídky podle tří dílčích hodnotících kriterií: - celková cena zařízení a software bez DPH, váha dílčího kriteria 50% - cena za zajištění videopřenosu z jednoho jednání bez DPH, váha dílčího kriteria 30% - úroveň kompatibility se stávajícím konferenčním a hlasovacím systémem H.E.R. SYSTEM, váha dílčího kriteria 20% Každá varianta byla hodnocena samostatně. Celkové pořadí nabídek v jedné variantě bylo seřazeno podle dosaženého bodového ohodnocení. Při hodnocení podle dílčího hodnotícího kriteria cena za zajištění videopřenosu z jednoho jednání bez DPH byly průměrné ceny z nabídky uchazeče Zdeňka Němce vypočítány pro 9 jednání zastupitelstva za rok. stránka 4 (celkem 10)

5 IV. Výsledek hodnocení nabídek VARIANTA 1 2 UCHAZEČ KRITERIUM Zdeněk Němec AV MEDIA, a.s. Zdeněk Němec AV MEDIA, a.s. HODNOTA BODY HODNOTA BODY HODNOTA BODY HODNOTA BODY CELKOVÁ CENA ZAŘÍZENÍ A SOFTWARE , ,00 41, , ,00 70,806 REDUKOVANÁ BODOVÁ HODNOTA 50 20, ,403 CENA ZA ZAJIŠTĚNÍ VIDEOPŘENOSU Z JEDNOHO JEDNÁNÍ 2 800, ,00 51, , ,00 51,095 REDUKOVANÁ BODOVÁ HODNOTA 30 15, ,328 ÚROVEŇ KOMPATIBILITY AUTOMATICKÉ PŘEPNUTÍ ano 20 ano 20 ano 20 ano 20 PŘIDÁNÍ ZVUKU DO VIDEA ano 20 ano 20 ano 20 ano 20 ZOBRAZENÍ PRŮBĚHU A VÝSLEDKU HLASOVÁNÍ ano 20 ano 20 ano 20 ano 20 ZOBRAZENÍ JMÉNA NEBO POPISU DISKUTUJÍCÍHO ano 20 ano 20 ano 20 ano 20 ZOBRAZENÍ NÁZVU PROJEDNÁVANÉHO BODU ano 20 ano 20 ano 20 ano 20 REDUKOVANÁ BODOVÁ HODNOTA BODY CELKEM , ,73 stránka 5 (celkem 10)

6 POŘADÍ V. Návrh hodnotící komise Hodnotící komise doporučuje rozhodnout, že pořadí uchazečů po provedením hodnocení nabídek je následující: - v 1. variantě je na prvním místě nabídka uchazeče Zdeněk Němec, Hloušecká 25, Kutná Hora, na druhém místě je nabídka AV MEDIA, a.s., Žižkova 1, České Budějovice - ve 2. variantě je na prvním místě nabídka uchazeče Zdeněk Němec, Hloušecká 25, Kutná Hora, na druhém místě je nabídka AV MEDIA, a.s., Žižkova 1, České Budějovice VI. Složení hodnotící komise a podpisy členů hodnotící komise Titul, jméno a příjmení Datum podpisu zprávy Podpis člena komise Ing. Pavel Kadlec Ing. Vladimír Pokorný Ing. Roman Svoboda Ing. Jiří Uhlík Ing. Jiří Votýpka stránka 6 (celkem 10)

7 Příloha číslo 2 zadávací dokumentace poptávkového řízení Poptávkové řízení k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu dle 12 zák. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů, s názvem Rozšíření konferenčního a hlasovacího systému o video přenosy z jednání zastupitelstva města Zadavatel: město Písek Velké náměstí 114/ Písek IČ: DIČ: CZ zastoupené JUDr. Ondřejem Veselým, starostou I. Předmět zakázky: Varianta 1 1. Dodávka zařízení pro zajištění video přenosů z jednání zastupitelstva města: - zařízení musí umožňovat celkový záběr zastupitelů a řečníků u řečnických pultů z pevně instalovaných kamer. - přenos zvuku z mikrofonu řečníka a zastupitelů, optimálně z výstupu konferenčního systému - zobrazení průběhu a výsledku hlasování s jmenovitým rozlišením stisknutého hlasovacího tlačítka, optimálně převzetí zobrazení z hlasovacího systému - záruční doba na všechna zařízení minimálně 2 roky 2. Zajištění distribučního internetového serveru po dobu jednání zastupitelstva města s možností online připojení nejméně 300 účastníků a zajištění přenosu signálu na tento server s využitím internetového připojení poskytovatele jednacího sálu. Varianta 2 1. Dodávka zařízení pro zajištění videopřenosů z jednání zastupitelstva města: - zařízení musí umožňovat detailní záběr každého zastupitele na jeho místě a řečníka u řečnického pultu. - automatické natáčení kamer na předem nastavené pozice, optimálně ve vazbě na přidělení slova v konferenčním systému - přenos zvuku z mikrofonu řečníka a zastupitelů, optimálně z výstupu konferenčního systému - zobrazení průběhu a výsledku hlasování s jmenovitým rozlišením stisknutého hlasovacího tlačítka, optimálně převzetí zobrazení z hlasovacího systému - záruční doba na všechna zařízení minimálně 2 roky 2. Zajištění distribučního internetového serveru po dobu jednání zastupitelstva města s možností online připojení nejméně 300 účastníků a zajištění přenosu signálu na tento server s využitím internetového připojení poskytovatele jednacího sálu. II. Specifikace stávajícího konferenčního a hlasovacího systému: 1. Při jednání zastupitelstva města je používán konferenční a hlasovací systém H.E.R. SYSTEM, dodavatel Zdeněk Němec, Hloušecká 25, Kutná Hora. Systém sestává z 27 stránka 7 (celkem 10)

8 konferenčních jednotek (jedna pro každého zastupitele). Přes mixážní pult jsou do systému připojeny 2 bezdrátové mikrofony z řečnických pultů. 2. Rychlost internetového připojení jednacího sálu je nejméně 1,5 Mbit/s. 3. Uspořádání stolů při jednání zastupitelstva je znázorněno v příloze. III. Hodnotící kriteria a způsob hodnocení 1. Hlavním hodnotícím kriteriem je ekonomická výhodnost nabídky. Hlavní hodnotící kriterium sestává ze tří dílčích kriterií, a to: a) celková cena zařízení a software bez DPH, váha dílčího kriteria 50% b) cena za zajištění videopřenosu z jednoho jednání (poplatek za internetový server apod.) bez DPH, váha dílčího kriteria 30% c) úroveň kompatibility se stávajícím konferenčním a hlasovacím systémem H.E.R. SYSTEM, váha dílčího kriteria 20% 2. Dílčí hodnotící kriterium celková cena zařízení a software bude hodnoceno tak, že nejnižší hodnotě bude přiřazeno 100 bodů, ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky k hodnotě hodnocené nabídky. 3. Dílčí hodnotící kriterium cena za zajištění videopřenosu z jednoho jednání bude hodnoceno tak, že nejnižší hodnotě bude přiřazeno 100 bodů, ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky k hodnotě hodnocené nabídky. 4. Dílčí hodnotící kriterium úroveň kompatibility se stávajícím konferenčním a hlasovacím systémem bude hodnoceno tak, že za splnění každého z následujících požadavků bude přiřazeno 20 bodů, za nesplnění 0 bodů: a) ve variantě 1 automatické přepnutí na záběr z kamery snímající osobu, které je přiděleno slovo v konferenčním systému. Ve variantě 2 automatické nastavení kamery na detail osoby, které je přiděleno slovo v konferenčním systému b) do videa bude přidán zvuk z výstupu konferenčního systému c) zobrazení průběhu a výsledku hlasování z hlasovacího systému ve stejné podobě, jako je zobrazováno v jednacím sále d) zobrazení jména nebo popisu osoby, které je přiděleno slovo, převzaté z konferenčního systému e) zobrazení názvu projednávaného bodu z konferenčního systému Hodnocení za celé dílčí kriterium vznikne součtem bodů přidělených jednotlivým požadavkům. 5. Celkové pořadí bude sestaveno tak, že bodová hodnota nabídky bude násobena vahou kritéria a ve všech dílčích kritériích bude takto vypočtena redukovaná bodová hodnota kritéria pro každou nabídku na dvě desetinná místa, součet redukovaných hodnot určí výslednou bodovou hodnotu nabídky. Celkové pořadí nabídek pak je dáno absolutní hodnotou bodového ohodnocení nabídek tak, že nejvýhodnější je nabídka, která získá nejvyšší celkový počet bodů. V případě rovnosti bodových hodnot dvou či více nabídek rozhoduje o celkovém pořadí nabídek pořadí v kritériu s nejvyšším stupněm významu. Budou-li i v tomto případě bodové hodnoty dvou či více nabídek shodné, rozhodne o pořadí nabídek los za účasti těch uchazečů, jejichž nabídky získali shodné bodové hodnoty. IV. Doba a místo plnění předmětu zakázky 1. Doba plnění předmětu zakázky dodávky zařízení a software je od do Doba plnění zajištění videopřenosu je při každém jednání zastupitelstva města po dobu nejméně 5 let od dodávky zařízení. 2. Místem plnění zakázky dodávky zařízení a software je sídlo zadavatele V. Splatnost faktur a záruční lhůta 1. Faktury budou splatné do 14 kalendářních dnů od jejich doručení zadavateli stránka 8 (celkem 10)

9 2. Záruční doba dodaných zařízení nesmí být kratší než 24 měsíců, záruční doba software nesmí být kratší než 3 měsíce. VI. Místo a lhůta pro doručení nabídky 1. Nabídka musí být doručena v písemné podobě v zalepené obálce, na které bude uvedeno NEOTEVÍRAT zakázka videopřenosy z jednání zastupitelstva, na podatelnu městského úřadu Písek, Velké náměstí 114/3, Písek. 2. Nabídka musí být doručena poštou nebo osobně nejpozději do 14:00 hodin. VII. Smluvní zajištění nabídky 1. Součástí nabídky musí být návrh smlouvy, která bude obsahovat následující ustanovení: a) cenu za dodávku zařízení a software bez DPH a s DPH b) cenu za zajištění jednoho videopřenosu bez DPH c) záruční lhůty d) možnost výpovědi smlouvy bez udání důvodu s výpovědní lhůtou 6 měsíců od doručení výpovědi druhé smluvní straně e) souhlas se zveřejněním úplného textu smlouvy s výjimkou případných osobních údajů na internetových stránkách zadavatele V Písku Ing. Jiří Votýpka vedoucí odboru vnitřních věcí stránka 9 (celkem 10)

10 Příloha číslo 3 informace ředitelky Sladovna Písek o.p.s. From: SLADOVNA - reditelka [mailto:reditelka@sladovna.cz] Sent: Tuesday, June 07, :45 AM To: Votýpka Jiří Subject: Kamerový systém Vážený pane Votýpko, Informuji Vás, že Sladovna Písek o.p.s. je ve fázi výběrového řízení na kamery a kamerový systém, který by měl být instalován do místností-galerií. Protože jsem se dozvěděla, že město má záměr pořídit kamerový systém pro přenos zasedání zastupitelstva, navrhuji, abychom postupovali společně a tím by se celková cena - náklady na pořízení - měla výrazně snížit. Prosím, sdělte mi, jaký postup navrhujete za město, jsme připraveni spolupracovat. Renata Skronská stránka 10 (celkem 10)