Směrnice pro vedení účetnictví, oběh účetních dokladů a evidenci majetku. č. 1/ Legislativní rámec

Transkript

1 Směrnice pro vedení účetnictví, oběh účetních dokladů a evidenci majetku č. 1/ Legislativní rámec Tato směrnice je zpracovaná v souladu dle následujících právních norem: - Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění - Vyhláška č. 410/2009 Sb. o účetnictví Zákon č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech Vyhláška 323/2002 Sb. o rozpočtové skladbě Zákon č. 586/1992 o daních z příjmů Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění, ve smyslu vyhlášky č. 416/2004 Sb., v platném znění Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění II. Podpisová oprávnění a schvalovací postupy Ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění: osoba odpovědna za účetní případ (schválil) - (starosta, místostarosta) osoba odpovědná za jeho zaúčtování (zaúčtoval) - (účetní) Ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění: - příkazce operace - (starosta,místostarosta) hlavní ú četn í, správce rozpočtu - (účetní) Příloha č. 1 - Podpisové vzory odpovědných osob III. Oběh dokladů Oběh účetních dokladů v organizaci Účetní doklady jso u písem nosti, které musejí mít tyto náležitosti: a) označení účetního dokladu b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků c) peněžní částku nebo údaj o množství a ceně d) okam žik vyhotovení účetního dokladu e) datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem vystavení dokladu f) podpisy osob odpovědných za účetní případ a odpovědných za jeho zaúčtování

2 Účetní doklady faktury přijaté faktury vydané bankovní výpisy pokladní doklady interní doklady Oběhem účetních dokladů se rozumí postup, kterým každý účetní doklad prochází od okam žiku jeho vyhotovení, ověření, po zaúčtování až do okam žiku jeho úschovy. Starostovi obce (místostarostovi) a oprávněným osobám přísluší oprávnění nakládat s finančními prostředky na všech bankovních účtech obce, zřizovat účty u peněžních ústavů, přikazovat peněžním ústavům provádění úhrad v platebním styku (dispozice) a přikazovat pokladně výplaty peněžních hotovostí. Schválením m ajetkové nebo účetní operace oprávněná osoba: - potvrzuje správnost k provedení navrhované operace, dává tím příkaz a závazně schvaluje požadavek, aby operace byla provedena a přejímá odpovědnost za operaci, jež bude provedena podle dispozic, které schválila. - dodatečně potvrzuje svůj souhlas s již provedenou operací na základě potvrzení a řádně uzavřené objednávky nebo smlouvy o převodu majetku. Odpovědnost oprávněného pracovníka za operace, které nařídil a schválil, je v obou případech odpovědnost za to, že operace není v rozporu s platnými právními předpisy, jinými závaznými normami, jakož i s obecně platnými směrnicemi. Oběh účetních dokladů zahrnuje tyto činnosti: 1) přezkušování správnosti 2) třídění a číslování 3) úschova účetních dokladů (viz. Archivace) 1) Přezkušování správnosti účetních dokladů Veškeré účetní doklady, ověřující účetní operaci, musí být přezkušovány po stránce věcné a formální správnosti, a to před jejich zaplacením a zaúčtováním. Účetní doklady se přezkušují: 1. z hlediska věcného a číselného 2. z hlediska formálního 3. z hlediska přípustnosti operace Dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění přezkušování účetních dokladů z věcného hlediska spočívá především v ověřování: správnosti všech údajů účetních dokladů včetně přezkoušení jejich početní správnosti. Přezkušuje se: údaje účetních dokladů, zda odpovídají provedeným pracím, výkonům, dodávkám atd.

3 a jsou provedeny na základě objednávky, smlouvy - údaje o cenách, sazbách a jiné číselné údaje - jsou-li doloženy všechny účetní doklady i po stránce číselné - rozdělení finančních prostředků dle jednotlivých zdrojů financování včetně uvedených příslušných ÚZ. Přezkušování účetních dokladů z hlediska věcného je třeba provádět zásadně před zaúčtováním účetních dokladů. Pracovníci, kteří jsou odpovědni za přezkušování účetních dokladů z věcného hlediska jso u uvedeni v příloze těchto směrnic. Po stránce formální spočívá tato kontrola v ověřování oprávněnosti osob, které operace nařídili nebo schválili, a v ověřování úplnosti náležitostí předepsaných pro účetní doklady. V příloze této směrnice jsou uvedeni pověřené osoby určené starostou obce k přezkušování dokladů. Záznam o přezkoušení se provádí pouze písemnou formou na likvidační příloze dokladu. Dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění přezkušováním účetních dokladů se prověřuje: Schvalovacím postupem příkazce operace se prověří: správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku orgánu veřejné správy, soulad výše závazku s individuálním příslibem nebo lim itovaným příslibem. Schvalovacím postupem hlavního účetního se prověří: soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku orgánu veřejné správy s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je tento orgán povinen zaplatit věřiteli, podle označení na pokynu, zda se jedná o operaci s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem, soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období, jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy4), souvisejících účetních rizik, které se mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami, hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. 2) Třídění a číslování 2.1. Došlé faktury Došlé faktury musí být ihned po doručení předány účetní obecního úřadu. Evidence přijatých faktur je vedena účetní obecního úřadu v knize došlých faktur prostřednictvím výpočetní techniky. Účetní obecního úřadu po zápisu v knize došlých faktur předá ihned faktury s připojeným platebním poukazem osobám uvedeným na tiskopise Podpisový vzor k řádném u překontrolování věcné správnosti a následném u podpisu odpovědné osoby a zajistí

4 vystavení příkazu k úhradě, který nechá podepsat osobám oprávněným disponovat bankovními prostředky a předá bankovnímu ústavu k provedení úhrady. V případě úhrady z bankovního účtu, ke kterému je zřízeno internetové bankovnictví, provede účetní úhradu pomocí výpočetní techniky sama. Veškeré tyto úkony musí být provedeny z časového hlediska tak, aby byla dodržena splatnost přijatých faktur. U faktur za práce a služby, pokud není zřejmý rozsah prací a služeb přímo z faktur, musí být připojen rozpis prokazující správnost peněžních částek na ní uváděných. Tyto písemnosti tvoří nedílnou součást faktury. Pokud by na faktuře byl materiál na sklad, je nutné ji doložit příjemkou. Pracovník, který přejímá materiál do spotřeby, potvrdí svým podpisem jeho převzetí a odpovědnost za řádné a účelné využití. Zálohové faktury m usí být vyúčtovány ihned po provedení prací nebo zakázky. Na platebních poukazech k fakturám za nákup hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku, drobného dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku musí být uvedeno inventární číslo. Vratký přeplatků záloh (zejména za odběr elektrické energie, plynu, vody, ale i vyúčtování telefonních poplatků soukromým osobám), které se vztahují k minulým rozpočtovým rokům, ale i z části k minulému rozpočtovému roku a k zálohám hrazeným v běžném rozpočtovém roce, se zaúčtují na položku přijaté nekapitálové příspěvky a náhrady Vydané faktury Vydané faktury vystavuje účetní obecního úřadu na základě požadavku oprávněných osob. Evidence vydaných faktur je vedena účetní obecního úřadu v knize vydaných faktur. Číslování je vždy v běžném roce číselnou řadou od č. 1. Po uhrazení vydané faktury je tato odepsána s číslem výpisu a datem úhrady, popř. úhradou v hotovosti, z knihy vydaných faktur Cestovní náhrady Při likvidaci cestovních náhrad je postupováno v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění. Zaměstnanci jsou povinni do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a též vrátit nevyúčtovanou zálohou. Souhlas k použití soukromého motorového vozidla vydává pro pracovníky starosta obce, a to před uskutečněním služební cesty. K vyúčtování cestovních a ostatních náhrad se použije tiskopis Cestovní příkaz. Sazby tuzemského stravného případně sazby základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a výše průměrných cen pohonných hmot cestovních náhrad je vypláceno v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění Pokladna Pokladna je vedena v pokladní knize obecního úřadu. V eškeré výdaje z pokladny m usí být prováděny na podkladě výdajových dokladů. Příjmy hotovosti do pokladny jsou prováděny příjm ovým i doklady. Limit pokladny je stanoven ve výši ,- Kč. V případě překročení limitu hotovosti bude přebytek nejpozději druhý pracovní den odveden na účet obce V knihovně je povolena pokladna pro výběr hotovosti za služby (dle schváleného ceníku). Pracovnice knihovny vystavuje příjmové pokladní doklady, které mají vlastní číselnou řadu, tento příjem zapíše do pokladní knihy. Každý měsíc (nejpozději poslední den v měsíci) odvede tento příjem do pokladny obce.

5 Jednorázové a stálé zálohy na drobná vydání V odůvodněných případech mohou být vedoucím poskytnuty zálohy k vyúčtování na drobná vydání v hotovosti, a to: - Jednorázové, které m usí být vyúčtovány nejpozději do 5 dnů po splnění účelu. Souhrnný doklad o vyúčtování musí obsahovat přijatou zálohu a rozpis jednotlivých položek a částek doložených jednotlivými doklady. Nelze-li uskutečnit výdaj, na který byla jednorázová záloha poskytnuta, musí být záloha vrácena nejpozději příští pracovní den, po zjištění této skutečnosti. Další záloha může být pracovníkovi poskytnuta pouze po vyúčtování zálohy předchozí. - Hotovosti musí být uschovány v bezpečnostních pokladních skříních, popř. jiných zařízeních, která m usí být uzamčena Číslování účetních dokladů Obec vede účetní doklady v pěti základních číselných řadách: - Pokladní doklady - Přijaté faktury - Vydané faktury - Interní doklady - Bankovní výpisy Účetní doklady jsou číslovány souvislou číselnou řadou od čísla 1 na začátku účetního roku, tak jak jso u denně zúčtovány, a to podle vzniku a charakteru účetního případu. Z hlediska povahy a určení se majetek dělí: 1. Dlouhodobý nehmotný majetek IV. Majetek - Software (programové vybavení) jejichž ocenění je vyšší než ,-K č v jednotlivém případu a doba použitelnosti delší než lro k - účet Drobný dlouhodobý nehmotný majetek - software (programové vybavení), jejichž ocenění je vyšší než 1.000, Kč a nepřevyšuje částku , Kč v jednotlivém případu a doba použitelnosti delší než 1 rok - účet Dlouhodobý hmotný majetek - Budovy, stavby (bez ohledu na pořizovací cenu) - účet 021. Samostatné movité věci a soubory movitých věcí se samostatným technickoekonomickým určením, jejichž ocenění je vyšší než , Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok - účet Drobný dlouhodobý hmotný majetek - samostatné movité věci, jejichž ocenění je vyšší než 3.000, Kč a nižší než , Kč a doba použitelnosti delší než 1 rok - účet 028.

6 3. Pořízení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku - výdaje spojené s pořízením dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku do doby jeho uvedení do užívání se evidují na účtu a 042. Drobný dlouhodobý nehm otný m ajetek se při pořízení zaúčtuje na stranu M D účtu 018 Drobný dlouhodobý nehmotný majetek a na stranu D účtu Oprávky k drobnému dlouhodobém u majetku. Drobný dlouhodobý hmotný majetek se při pořízení zaúčtuje na stranu MD účtu Drobný dlouhodobý hmotný majetek a na stranu D účtu Oprávky k drobnému dlouhodobém u majetku. 4. Poskytnuté zálohy na nehmotný a hmotný majetek - účet 051 a Dlouhodobý finanční majetek - podílové cenné papíry a vklady v podnicích s rozhodujícím vlivem - účet ostatní dlouhodobé cenné papíry a vklady - účet ostatní dlouhodobý finanční m ajetek - účet Odepisování dlouhodobého majetku Dlouhodobý hm otný a nehm otný m ajetek obec neodepisuje. 7. Evidence majetku V evidenci majetku se uvádí: inventární číslo, popis, cena, datum a způsob nabytí, umístění majetku a způsob vyřazení. Majetek je zapisován do evidence dle dokladu o nabytí. 8. Vyřazování majetku z evidence - Dlouhodobý m ajetek dle smlouvy o prodeji Vyřazení z evidence majetku obce musí být provedeno v den, kdy je smlouva podána Katastrálním u úřadu k provedení zápisů vkladu vlastnických práv - Dlouhodobý m ajetek dle rozhodnutí o dem olici objektu na základě protokolu o vyřazení. - Drobný hm otný m ajetek dle protokolu o vyřazení Vyřazení majetku z evidence a jeho likvidace musí být schváleno jm enovanou inventarizační komisí (popř. likvidační komisí). U tohoto vyřazovaného majetku musí být doložena oprávněnost vyřazení. Ad b) Zásoby Obecní úřad nenakupuje materiál na sklad, ten se vydává ihned do spotřeby, drobný hmotný m ajetek do 3.000, K č se účtuje přím o do spotřeby. U zásob, kdy je použitelnost delší nežli

7 rok nebo je z důvodu inventarizace vhodné vést evidenci se majetek v ceně pořízení vede na podrozvahovém účtu č Ad c) Krátkodobý finanční majetek Peněžní prostředky - viz. část IV Ceniny - znám ky - oceňují se nom inálním i hodnotami. Ad d) Závazky a pohledávky Knihu závazků (kniha došlých faktur) a pohledávek vede účetní obecního úřadu. Oceňování m ajetku a závazků 1. Hmotný m ajetek krom ě zásob se oceňuje pořizovacím i cenami 2. Nakoupené zásoby se oceňují pořizovacími cenami nebo reprodukčními pořizovacími cenami 3. Peněžní prostředky a ceniny se oceňují jejich nom inálním i hodnotam i 4. Cenné papíry a m ajetkové účasti se oceňují cenami pořízení 5. Pohledávky a závazky se oceňují jejich nom inálním i hodnotam i 6. Nakoupený nehm otný m ajetek, kromě pohledávek, se oceňuje pořizovacím i cenami Druhy cen a způsob oceňování: 1. Pořizovací cenou se rozumí cena, za kterou byl majetek pořízen a náklady sjeho pořízením související 2. Reprodukční pořizovací cenou se rozumí cena, za kterou byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. 3. Cenou pořízení se rozumí cena, za kterou byl majetek pořízen bez nákladů sjeho pořízením souvisejících. Evidence majetku: V. Evidence majetku 1) Syntetická - dle účtové osnovy, tj. účetnictví 2) A nalytická - dle účtové osnovy (dle potřeb organizace) 3) Podrozvahová evidence - zde vede obecní úřad majetek v hodnotě od 300, Kč do 2 999,-K č. M ajetek do 300, Kč je účtován přím o do spotřeby. Evidence majetku je vedena na základě řádných účetních dokladů formou inventárních souborů, karet a pomocí prostředků výpočetní techniky. Společně s obecním úřadem provádí inventarizaci majetku i jednotlivá zařízeními, která za majetek odpovídají. Účetní evidence musí být vedena na podkladě řádných účetních dokladů podle příslušných ustanovení zákona o účetnictví a účtové osnovy a směrnic. Musí být provedena dle zákona o účetnictví, úplná a pravdivá, snadno kontrolovatelná a organizována tak, aby tvořila jeden celek.

8 Evidenci m ajetku v rám ci účetní evidence zabezpečuje obecní úřad. VI. Inventarizace Ke dni řádné i mimořádné účetní uzávěrky je nutné ověřit, zda stav majetku a závazků odpovídá skutečnosti. Inventarizace se provádí podle 29 a 30 zákona 563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění. Fyzická inventarizace se provádí vždy tři měsíce před a jeden měsíc po ukončení účetního období, dokladová inventarizace se provádí vždy k příslušného roku ( např. Fyzickou inventarizaci zajistí starosta obce k datu běžného roku, a to ve všech zařízeních, které jsou majetkem obce. K roční uzávěrce běžného roku je provedena dokladová inventarizace a dopočítání stavu fyzické k tomuto datu). Inventarizaci provádějí inventarizační komise, které jsou jmenované starostou obce každý rok. Inventarizační komise provádí závěrečný zápis o inventarizaci, který musí být inventarizační komisí podepsaný a výsledek uvádí ve zprávě o výsledku hospodaření obce. Inventarizací majetku a závazků se zjišťuje skutečný stav fyzickou inventurou, zda je zajištěna jejich ochrana, zda jsou řádně udržovány a zda jso u zápisy o nich pravdivé. U peněžních hotovostí se inventarizace provádí 4x ročně. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu pěti let po jejím provedení. VII. Bankovní dispozice Oprávnění provádět bankovní dispozice přísluší starostovi obce, místostarostovi a účetní, přičemž k platné bankovní dispozici je nutný podpis dvou osob a razítko Obec Lovčice. Podpisové vzory jso u uloženy na obecním úřadě a tvoří přílohu této směrnice. Dle přílohy č. 1. Dle přílohy č. 2. VIII. Podpisové vzory IX. Dohody o hmotné odpovědnosti X. Ú četní uzávěrky a uzavírání účetních knih Obecní úřad provádí uzávěrkové práce 13x ročně. V rámci měsíční uzávěrky jsou zúčtovány veškeré operace, které hospodářsky patří do příslušného měsíce. M ěsíční uzávěrka je vyhotovena vždy v termínu, který určí krajský úřad Královéhradeckého kraje a je předána k dalším u zpracování. 1) K provedení roční uzávěrky je potřeba provést přípravné práce a) inventarizaci majetku a závazků vždy 1 x ročně za účetní období k roku b) zaúčtování veškerých účetních případů patřících do účetního období c) statistické výkazy 2) U zavírání účtů a) vztahující se k rozpočtovém u hospodaření b) vztahující se k rozvahovým účtům

9 3) Sestavení účetní závěrky a) čtvrtletně - rozvaha organizačních složek státu ÚČ O Ú P b) měsíčně - výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územních a samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí FIN 2-12M c) čtvrtletně - příloha účetní závěrky organizačních složek státu, územně samosprávných celků d) výkaz zisku a ztráty organizačních složek státu, územ ně sam osprávných celků e) 4) O tevírání knih na počátku roku na nové účetní období XI. Seznam účetních knih a) Deník - v němž jsou účetní zápisy uspořádané z hlediska časového, čímž se prokazuje zaúčtování všech účetních případů v účetním období. b) Hlavní kniha - v níž jsou vedeny účetní zápisy upořádané z hlediska věcného, zahrnuje SU 1. zůstatky účtů ke dni otevírání hlavní knihy 2. souhrnné obraty MD a DAL účtů za kalendářní měsíc 3. zůstatky účtů ke dni otevírání hlavní knihy 4. plnění příjm ů a výdajů rozpočtu c) Analytická evidence je vedena na základě účtování přes jeden účet d) Další pomocná evidence - předpisné seznamy místních poplatků, nájmů kniha závazků a pohledávek. f) organizačních složek státu, územ ně sam osprávných celků a příspěvkových organizací

10 XII. Časové rozlišování k 69 vyhlášky č. 410/2009 Sb. ČI. 1 V zájmu správného vyčíslení výsledku hospodaření je třeba umísťovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisejí. Proto všichni pracovníci schvalující účetní případy a všichni pracovníci odpovědní za jejich zaúčtování, jsou povinni dbát následujících zásad. Právní rámec vyhláška č. 410/2009 Sb.: 69 M etoda časového rozlišení (1) Ú četní jednotky náklady (výdaje) a výnosy (příjmy) zachycují podle těchto zásad: a) náklady a výnosy se zachycují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí, b) opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se zachycují na položkách nákladů a výnosů, kterých se týkají, c) náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se zachycují do výnosů běžného účetního období, d) náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě 1. nákladů příštích období, 2. výdajů příštích období, e) výnosy a příjm y, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě 1. výnosů příštích období, 2. příjm ů příštích období. (2) U účetních případů, které se časově rozlišují podle odstavce 1, musí být známy tyto skutečnosti a) věcné vym ezení, b) výše a c) období, kterého se týkají. (3) Metodu časového rozlišení nepoužije účetní jednotka v případě, pokud náklady na získání informace převýší přínosy plynoucí z této informace a tato informace se nepovažuje za význam nou. Přehled: Určení dle obsahu účetního případu Podmínka 1 přesná výše nákladů, výnosů Časové rozlišování Ano Ne Dohadné položky (není známa přesná částka + nevyfakturované dodávky =389) Podmínka 2 nákladový, výnosový druh Ano výdaj dříve než náklad 381 Náklady příštích období 314 Poskytnuté zálohy náklad dříve než výdaj 383 Výdaje příštích období 389 Dohadný účet pasivní příjem dříve než výnos 384 Výnosy příštích období 324 Přijaté zálohy výnos dříve než příjem 385 Příjmy příštích období 388 Dohadné účty aktivní Ano ČI. 2 Každý účetní doklad musí být posouzen kromě hledisek, které jsou zmíněny v jiných vnitřních norm ách (sm ěrnicích), též z hlediska věcné a časové příslušnosti. Pokud se účetní

11 doklad týká jiného účetního období (tj. obvykle kalendářního roku), než v kterém je vystaven, pak pracovníci, kteří tento doklad vystavují, musí tuto skutečnost na doklad výslovně uvést, pokud z něj již jednoznačně nevyplývá. Účetní pracovníci pak odpovídají za jeho zaúčtování do správného účetního období využitím techniky časového rozlišení, případně jiného vhodného způsobu. Časového rozlišení bude použito vždy, když je známo jakého období se účetní případ týká, výše a věcné vymezení. ČI. 3 Položky časového rozlišení podléhají inventarizaci a při ní se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. ČI. 4 Další zásady časového rozlišení 4.1. Účetní jednotka rozlišuje v závislosti na počtu m ěsíců v běžném období 4.2. Náklady a výnosy minulých období do roku 2009 včetně se s ohledem na změnu metody rozlišují na účtu 406 zápisem na str. MD nebo D dle své povahy 4.3. Ze zásady časového rozlišování se stanoví následující výjimky: Nevýznam né částky nepřesahující Kč týkající se nákladů za: Nákup novoročenek, kalendářů, PF Předplatné novin a časopisů. Předplatné účasti na seminářích a kurzech, kde zahájení kurzu bylo v minulém účetním období a jeho ukončení bude v následujícím období. Přefakturace telefonních hovorů a další předfakturace nevýznam né hodnoty (obědy apod.) Cestovné (pracovní cesty zahájeny v běžném období, ukončené v následujícím období) Všech případů nákupu materiálu (kancelářských potřeb, drobného materiálu pro údržbu a úklid., paliva) a PHM, které byly učiněny před koncem účetního období a byly, při dodržení pravidel stanovených vnitřním předpisem zúčtovány přímo do nákladů bez použití účtu zásob. V tomto případě nebude k rozvahovému dni zjišťováno, zda byly nakoupené předm ěty spotřebovány Pravidelně se opakující platby bez ohledu na jejich velikost Pojistné Auditorské služby a služby daňových poradců Paušální platby za technickou podporu, servisní služby a služby obdobné Nájem díla dle autorského zákona včetně nájmu SW Členské příspěvky DSO, SMO, MAS, zájmovým sdružením právnických osob, kde je obec členem, pokud nejsou roční nebo mají splatnost před koncem roku na další období Nevýznam né částky nepřesahující Kč týkající se výnosů za: Nájmy hrobových míst Nájm y zahrádek a dalších prostor přijím ané v periodách delších než jeden rok Pravidelně se opakující výnosy (paušální úhrady za služby, apod.) Výnosy budoucích období hrazené dopředu Úroky z vkladových účtů a z poskytnutých a přijatých půjček Vyúčtování služeb nakupovaných a určených k přefakturaci, kde by se vytvořila ve stejné výši dohadná položka aktivní i pasivní.

12 Časové nerozlišování těchto plateb nesmí výrazněji ovlivnit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů Vždy m usí být časově rozlišováno: Spotřeba vody, plynu a elektrické energie musí být zahrnuta do nákladů období, kterého se týkají. Tam kde se platí zálohy, bude jako dohadná položka proúčtována výše záloh zúčtovaná v běžném roce. V případech, kdy se neplatí zálohy, bude vytvořena dohadná položka dle posledního zúčtování (případně vypočtená dle skutečně zjištěné výše spotřeby). Dohadná položka na vodné a stočné bude proúčtována již při obdržení zúčtování v průběhu období, pokud lze další fakturu očekávat až po uzavření účetních knih. V případě, že uhrazené zálohy nebo faktura z minulého období jsou výrazně odlišné od očekávané hodnoty spotřeby (nižší spotřeba, změna cen, zm ěna sazby DPH), bude dohadná položka vyměřena dle naměřených hodnot spotřeby a platných cen a sazeb dodávky k datu účtování o časovém rozlišení Nájemné bytů, domů, pozemku, významné pronájmy zařízení Nájemné jak u nájmů, tak i pronájmů s výjimkou bod pro časové rozlišení musí být zúčtováno do období, kterého se týká, bez ohledu na to, zda a kdy bylo uhrazeno. To platí i pro finanční leasing. U toho je též třeba časově rozlišit nájemné hrazené předem po celou dobu nájemní doby počínaje měsícem, v kterém byl předmět převzat ve stavu schopném provozování, tj. po případné m ontáži a schválení provozu, pokud je předepsáno Dotace a transfery poskytnuté na více období Dotace a transfery rozlišujeme vždy bez ohledu na výši příjmu 4.5. Časové rozlišení účetních případů ve významné hodnotě časového rozlišení (nad 5 000,- Kč) Úroky z vkladových účtů a z poskytnutých a přijatých půjček je nutno časově rozdělovat do období, do kterého časově patří, pokud dosahují významné hodnoty. To znamená, že příslušné úroky budou rozděleny do běžného a následujícího období Přijatá plnění Faktury za plnění, jejichž dodávka byla ukončena v běžném období a které byly přijaty v následujícím období do 15. dne následujícího období, budou zapsány do deníku faktur běžného období. Všechny faktury došlé do účetní jednotky po tomto datu budou zapisovány do deníku účetního období dle data přijetí. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou do účetní jednotky před účetní závěrkou, ale po uzávěrce KDF, budou účtovány na vrub účtu nákladů běžného období a ve prospěch účtu 383. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou do účetní jednotky po účetní závěrce, budou účtovány na vrub účtu nákladů období následujícího, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté před účetní závěrkou, ale po uzavření KDF, budou zúčtovány na příslušné účty zásob běžného období a ve prospěch účtu 383 Pokud předmětná zásoba v uplynulém období nedošla a byla oprávněně vyfakturována, pak bude zúčtován převod na účet materiálu či zboží na cestě.

13 Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté po účetní závěrce, i když došlo k plnění v běžném období, budou zúčtovány na příslušné účty zásob následujícího období, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní Poskytnutá plnění Na všechny provedené a dle smlouvy řádně ukončené práce v účetním období musí být vystavena faktura. Za předání příslušných podkladů k fakturaci do...(kdy)... odpovídá...(kdo Všechny provedené výkony a dodávky za běžné období musí být proúčtovány do výnosů běžného roku. Za tím účelem je udržován deník vystavených faktur i po rozvahovém dni do téhož dne jako deník došlých faktur. Pokud by výjimečně nebyla vystavena faktura, je nutno zabezpečit zúčtování příjmů příštích období, nebo dohadnou položku aktivní, pokud není znám a částka. Za vystavení faktur a poskytnutí patřičných inform ací účtárně 4.8. H otovost a cestovné Pokladní výdaje a příjmy uskutečněné v následujícím roce je nutno prověřovat z časového hlediska. Při zjištění položek patřících do běžného období, bude použito účtu výdajů příštích období, případně příjm ů příštích období. To platí jak pro hotovostní příjmy, tak pro výplaty cestovních účtů, či jiné hotovostní výdaje, pokud dosahují významné hodnoty pro časové rozlišení, (nad 5 000,- Kč). Náklady na služební cesty, které byly zahájeny v jednom účetním období a byly nebo mají být ukončeny v období následujícím, je nutno rozdělit tak, aby jejich příslušná část byla zahrnuta do nákladů toho roku, kterého se týká DDHM a DDNM V případě jednorázově pořízeného vybavení drobnými předměty dlouhodobé spotřeby, popřípadě při jejich jednorázovém obnovení v částce vyšší jak 100 tis. Kč bude náklad na vybavení časově rozlišen na dobu 2 let Časové rozlišení nákladů sankční povahy Do nákladů nebo výnosů je třeba zaúčtovat náklady a výnosy ze smluvních pokut, penále a úroků z prodlení vyplývajících z uzavřených smluv. ČI. 5 Všechny uvedené případy budou rozlišovány pouze koncem účetního období.

14 XIII. Archivace dokladů Všechny účetní doklady jsou označeny a uloženy v účetním archivu, přičemž je dodržována směrnice MV č.j. VSC/1-793/92. Po uplynutí lhůty k archivaci jsou doklady skartovány na základě povolení Okresního archivu v Hradci Králové. V yřazení se zaznam enává v archivní knize. S účinností od...1. ledna 2010 V Lovčicích dne...3:., ' O B E C L O V Č tw Lovčice 185 okr. Hradec Králové IČ: , tel.fax: :

15 Příloha č. 2 - Dohoda o hmotné odpovědnosti Organizace: název, sídlo, IČO jejím ž statutárním orgánem j e... (dále jen "zaměstnavatel") Pan (paní) :... B ydliště:... Datum narození:... Sjednaný dru p rá c e :... (dále jen "zaměstnanec") uzavírají tuto dohodu o převzetí odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, které je zam ěstnanec povinen vyúčtovat: 1. Zaměstnanec přejímá hm otnou odpovědnost...(vyjmenovat prostředky), v celkové hodnotě... Kč, které převzal na základě inventurního soupisu ze dne..., který tvoří nedílnou součást této dohody o hmotné odpovědnosti. Zaměstnanec dále přebírá hmotnou odpovědnost za výše uvedené hodnoty, které převzal v době trvání této dohody. 2. Obě strany potvrzují, že při uzavírání dohody byla u provedena o hodnotách uvedených v inventurním soupise řádná fyzická inventura. 3. Zaměstnanec se zavazuje učinit vše potřebné k zabránění schodku na svěřených hodnotách, vést a předkládat potřebné doklady a výkazy ve stanovených lhůtách. 4. Zaměstnavatel se zavazuje, že v souladu s ustanovením 170 odst. 1 zákoníku práce vytvoří zam ěstnanci takové pracovní podmínky, aby m ohl své povinnosti řádně plnit. 5. Při zjištění schodku na hodnotách, které zaměstnanec převzal k vyúčtování, je zaměstnanec povinen nahradit tento schodek v plné výši pokud neprokáže, že schodek vznikl zcela nebo částečně bez jeho zavinění. 6. Obě strany prohlašují, že v době podpisu této dohody jim nejsou známy závady, jež by bránily zaměstnanci v řádném plnění jeho pracovních povinností touto dohodou převzatých. Zjistí-li zaměstnanec takové závady dodatečně, je povinen je neodkladně oznám it zam ěstnavateli, který je povinen přijm ou opatření k jejich odstranění. 7. Zaměstnanec potvrzuje, že byl seznámen s předpisy platnými pro výkon své práce, jakož s předpisy o své odpovědnosti. 8. Obě strany zjišťují, že na pracovišti jsou všechna potřebná zařízení a zabezpečení, jakož i podm ínky pro řádný výkon pracovních povinností touto dohodou převzatých, 9. M ožnosti odstoupení od této smlouvy upravuje 177 zákoníku práce. 10. Tato dohoda o hmotné odpovědnosti ruší dohodu o hmotné odpovědnosti uzavřenou dne... Tato dohoda byla sepsána ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno převzal zaměstnanec a druhé zaměstnavatel. Obě smluvní strany podepisují tuto dohodu na důkaz souhlasu s jejím obsahem. V...d n e... zaměstnanec zaměstnavatel