Postup zadávání veřejné zakázky v otevřeném řízení

Transkript

1 Postup zadávání veřejné zakázky v otevřeném řízení Pro nadlimitní zakázky veřejného zadavatele Podle právního stavu k

2 Obsah A. Schéma postupu zadávání veřejné zakázky Úvodní poznámky Komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem Uchovávání dokumentace Zásady Zpracování zadávacích podmínek Oznámení o zahájení zadávacího řízení Zadávací dokumentace Obsah Co nesmí zadávací dokumentace obsahovat Předběžné oznámení Uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení Uveřejnění zadávací dokumentace Odůvodnění veřejné zakázky Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek Poskytování zadávací dokumentace Dodatečné informace Prohlídka místa Evidování podaných nabídek Stanovení termínu otevírání obálek Otevírání obálek s nabídkami Komise pro otevírání obálek Otevírání obálek Otevírání nabídek v elektronické podobě Otevírání obálek v listinné podobě Protokol o otevírání obálek Ustanovení hodnotící komise Složení hodnotící komise Jednání hodnotící komise Posouzení kvalifikace

3 10.1 Požadavky na kvalifikaci Protokol Posouzení a hodnocení nabídek Posouzení nabídek Mimořádně nízká nabídková cena Hodnocení nabídek Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek Elektronická aukce Výběr nejvhodnější nabídky Uzavření smlouvy Uzavírání smlouvy Oznámení o výsledku zadávacího řízení Zrušení zadávacího řízení Písemná zpráva zadavatele Uveřejnění smluv, výše skutečně uhrazené ceny a seznamu subdodavatelů Některé instituty Uveřejňování Profil zadavatele Jistota Zdroje

4 běh lhůty pro podávání nabídek A. Schéma postupu zadávání veřejné zakázky Zpracování zadávacích podmínek Uveřejnění předběžného oznámení Uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení Zveřejnění zadávací dokumentace Zveřejnění odůvodnění veřejné zakázky Poskytování zadávací dokumentace Poskytování dodatečných informací Umožnění prohlídky místa Evidování podaných nabídek Otevírání obálek Posuzování kvalifikace uchazečů Posouzení a hodnocení nabídek Elektronická aukce Výběr nejvhodnější nabídky Uzavření smlouvy Zpráva o veřejné zakázce Uveřejnění smluv, výše skutečně uhrazené ceny a seznamu subdodavatelů 4

5 1. Úvodní poznámky 1.1 Komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem V průběhu celého zadávacího řízení je třeba mít na paměti požadavky kladené na komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem. Pravidla komunikace 148 Při komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem musí být zajištěna důvěrnost podaných nabídek a úplnost údajů v nich uvedených. Zejména tedy zadavatel nesmí poskytovat tyto údaje jiným dodavatelům. Stejně tak není zadavatel oprávněn údaje v nabídkách jednotlivých uchazečů jakýmkoliv způsobem měnit či upravovat. Pokud např. hodnotící komise shledá v nabídce nějaké nejasnosti, není oprávněna s nabídkou jakkoli manipulovat, avšak měla by využít institut písemného vysvětlení nabídky či případně přizvat uchazeče na jednání komise za účelem vysvětlení nabídky. 152 Na druhou stranu dodavatel je povinen dbát požadavků na ochranu informací a dokladů poskytnutých zadavatelem, za podmínek jím stanovených. Komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem musí probíhat v českém jazyce. Zadavatel tedy není oprávněn vyloučit použití českého jazyka a stanovit jiný jazyk jako oficiální a jediný. Může však v zadávacích podmínkách stanovit další oficiální jazyk, kterým lze komunikovat vedle jazyka českého. Doručování písemností Písemnosti podle tohoto zákona lze doručit: - osobně - prostřednictvím osoby, která provádí přepravu zásilek (kurýrní služba) - prostřednictvím držitele poštovní licence - elektronickými prostředky ( 149(4) v takovém případě je vyžadován elektronický podpis) - prostřednictvím datové schránky - jiným způsobem Zadavatel by však vždy měl být schopen prokázat odeslání informace. Vedení evidence Zadavatel je povinen v souvislosti se zadávacím řízením vést písemnou evidenci všech úkonů učiněných dodavatelem vůči zadavateli a zadavatelem vůči dodavatelům, ÚOHS či Evropské komisi. Písemná evidence musí obsahovat: - pořadové číslo úkonu - označení úkonu, tedy o jaký úkon se jedná - datum - identifikační údaje dodavatele 1.2 Uchovávání dokumentace 155 Zadavatel má povinnost uchovávat: - dokumentaci o veřejné zakázce. 16(písm. w) Jsou tím míněny veškeré dokumenty, které v souvislosti s veřejnou zakázkou vzniknou, ať už v listinné či elektronické podobě, včetně úplného znění originálů nabídek a uzavřených smluv 5

6 - záznamy o úkonech učiněných elektronicky. Detaily pořizování záznamů o elektronických úkonech stanovuje 6 vyhlášky č. 9/2011 Sb. a to po dobu 10 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení. Vzhledem k tomu, že účelem této povinnosti je umožnění následné kontroly průběhu zadávacího řízení, zadavatel by měl dokumentaci zabezpečit proti poškození nebo zničení. Zadavatel musí také přijmout vhodná opatření pro dokumentování průběhu zadávacích řízení i jeho částí prováděných elektronickými prostředky. Bude se jednat zejména o zálohování dat, nebo uchování dokumentace v tištěné verzi. 1.3 Zásady 6 Při postupu a veškerých činnostech souvisejících se zadáváním veřejné zakázky musí zadavatel dodržovat obecné zásady Zásada transparentnosti Je třeba postupovat takovým způsobem, aby celý proces byl co nejvíce průhledný a tím pádem i přezkoumatelný. Tato zásada se zejména projevuje v nutnosti odůvodňovat všechna rozhodnutí nebo při vymezování kritérií pro hodnocení nabídek. Zásada rovného zacházení Vůči všem dodavatelů je třeba postupovat stejným způsobem. Pokud se tedy zadavatel rozhodne během zadávacího řízení využít některého svého práva, měl by ho uplatnit vůči všem stejnou měrou (například nemůže jednoho uchazeče rovnou vyloučit, zatímco dalšího požádá objasnění údajů v nabídce, přičemž u obou se vyskytly stejné nejasnosti). Zásada zákazu diskriminace Porušení této zásady může spočívat stanovení kvalifikačních předpokladů takovým způsobem, že budou uzavírat přístup dodavatelům do zadávacího řízení, aniž by takové podmínky byly nutné. 2. Zpracování zadávacích podmínek Předpokladem pro zahájení zadávacího řízení je zpracování zadávacích podmínek, tedy oznámení o zahájení zadávacího řízení a zadávací dokumentace. 2.1 Oznámení o zahájení zadávacího řízení Pro oznámení o zahájení zadávacího řízení se použije formulář Oznámení o zakázce dostupný na: kde je k dispozici i metodický pokyn pro jeho vyplnění. Při vyplňování oznámení o zahájení zadávacího řízení je třeba mít na paměti: - 44(6) Pokud chce zadavatel omezit, aby se určitá vymezená část veřejné zakázky plnila prostřednictvím subdodavatele, musí to vymezit v oznámení - bod III.1.4) formuláře. Nelze však zcela vyloučit plnění prostřednictvím subdodavatelů. - Zadavatel zde musí uvést lhůtu pro podávání nabídek - bod IV.3.4) formuláře. Více oddíl Při vymezení předmětu zakázky v oznámení o zahájení zadávacího řízení je zadavatel povinen použít klasifikaci podle referenční klasifikace na základě příloh k nařízení ES č. 2195/ bod II.1.6) formuláře. 6

7 o Při specifikaci předmětu je třeba dodržet zákaz odkazů na konkrétní výrobky a značky více oddíl Pokud bude zadavatel požadovat složení jistoty podle 67, musí to zde uvést - bod III.1.1) formuláře (více o jistotě oddíl 18.3). - Pokud chce zadavatel jako prostředek hodnocení nabídek použít elektronickou aukci, je třeba to uvést v oznámení včetně dalších údajů týkajících se realizace elektronické aukce - bod IV.2.2) formuláře (více oddíl 12). Podrobnosti je možné uvést v zadávací dokumentaci. - 50(2) Je třeba zde stanovit požadavky na prokázání splnění kvalifikace - bod III.2) formuláře; podrobná specifikace může být uvedena v zadávací dokumentaci (více ke kvalifikaci oddíl 10.1). o 56(5) ohledně technických kvalifikačních předpokladů (bod III.2.3 formuláře) musí: stanovit rozsah požadovaných informací a dokladů uvést způsob prokázání splnění těchto předpokladů vymezit minimální úroveň technických kvalifikačních předpokladů odpovídající povaze veřejné zakázky - 78(3) zadavatel v oznámení zvolí základní hodnotící kritérium - bod IV.2.1) formuláře (více o hodnotících kritériích oddíl 11.2) V oznámení musí být uvedena zadávací lhůta - Bod IV.3.7) formuláře o je to lhůta, po kterou jsou uchazeči vázáni svými nabídkami, zadavatel stanoví její délku v oznámení nebo její konec datem -> ze zadávací lhůty vyplívají povinnosti rovněž zadavateli, a to zejména během této lhůty učinit veškeré nezbytné a potřebné úkony tak, aby mohl ještě během zadávací lhůty rozhodnout o výběru nejvhodnější nabídky a aby během této lhůty nejen odeslal, ale i doručil uchazečům oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. o Tato lhůta začíná běžet okamžikem skončení lhůty k poddávání nabídek a končí dnem doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. Uchazečům, se kterými lze uzavřít smlouvu, se prodlužuje až do doby uzavření smlouvy. Lhůta neběží, jsou-li podány námitky ( 43(4)) a také, přezkoumává-li řízení ÚOHS ( 43(5)) - pokud bude zadavatel požadovat úhradu za poskytnutí zadávací dokumentace, resp. její části, která nebude zveřejněna na profilu zadavatele, musí zde tak uvést - zda budou připuštěny varianty nabídek bod II.1.9) formuláře o varianty jsou přípustné, pouze je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky K podmínkám uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení oddíl Zadávací dokumentace 44 Zadávací dokumentace obsahuje podrobnou specifikaci předmětu veřejné zakázky a údajů uvedených v oznámení o zahájení zadávacího řízení. Pro zpracování zadávací dokumentace není předepsaný žádný formulář Obsah Zadavatel musí v zadávací dokumentaci vymezit veškeré podrobnosti předmětu veřejné zakázky, které jsou nezbytné k zpracování nabídek dodavateli, zadavatel odpovídá za správnost a úplnost 7

8 zadávací dokumentace, tzn. případné nedostatky nemohou jít k tíži uchazečů. V případě, že zadavatel neví přesný rozsah plnění, musí určit alespoň předpokládaný rozsah, aby mohli uchazeči uvést nabídkovou cenu vzhledem předpokládanému množství. 1 Dále musí obsahovat alespoň: - obchodní podmínky o zejména způsob či periodicita fakturace, splatnost jednotlivých faktur, náležitosti faktur, možnost poskytování záloh atd. o zadavatel by měl také uvážit, zda v podmínkách připustí překročení nabídkové ceny, například v případech, kdy se jedná o dlouhodobé plnění. Vždy ale překročení nabídkové ceny musí být vázáno na objektivní podmínky, nikoliv na subjektivní potřebě či návrhu zadavatele či vybraného uchazeče. Za objektivní podmínky pro překročení nabídkové ceny je tak možné považovat např. změnu sazby DPH, která je relevantní pro danou veřejnou zakázku, změnu indexu růstu spotřebitelských cen zboží a služeb (inflace), v odůvodněných případech kursové změny apod. Za objektivní podmínky pro překročení nabídkové ceny není možné naopak považovat např. vícepráce požadované zadavatelem či uchazečem apod. 2 Pokud se vyskytne potřeba víceprací nad rozsah původní zakázky, jedná se o nový předmět plnění, který musí být zadaný jednou z forem zadávacího řízení. V takovém případě lze za podmínek 27 odst. 7 písm. a) použít jednací řízení bez uveřejnění. Naopak méně práce se řeší dodatkem k původní smlouvě. 3 - technické podmínky, je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky o zejména u zakázek na dodávky a stavební práce bude třeba specifikovat předmět veřejné zakázky pomocí technických podmínek. Naopak to nebude nutné u některých zakázek na služby a předmět tak bude muset být popsán zadavatelem jiným způsobem. o V případě zakázek na dodávky a služby se technickými podmínkami rozumí vymezení charakteristik a požadavků způsobem, aby byl zřejmý účel požadovaného plnění o V případě zakázky na stavební práce se jedná o souhrn všech technických popisů, které vymezují požadavky na stavební práce, a dodávky a služby související s těmito pracemi. Z takové specifikace musí být také zřejmý účel požadovaného plnění. o Obecně platí, že technické podmínky nesmí být stanoveny tak, aby poskytovaly určitým dodavatelům konkurenční výhodu nebo jinak vytvářely překážky soutěže o 46 Technické podmínky se formulují: odkazem na české technické normy, česká technická schválení, obecné technické specifikace, jiné typy dokumentů vydané evropskými normalizačními orgány, stavební a technická osvědčení více 46 odst. 1 a 2 Formou požadavků na výkon nebo funkci, což může zahrnovat i hlediska vlivu na životní prostředí. Takovýto způsob vymezení technických podmínek 1 PODEŠVA, V. et al. Zákon o veřejných zakázkách. Komentář. 2. Vydání. Praha : Wolters Kluwer ČR, a. s., tamtéž 3 Výkladové stanovisko ÚOHS k zadávání víceprací. Dostupné z: 8

9 připadá v úvahu, kdy není možné nebo vhodné použít odkaz na technické normy. Opět se ale musí jednat o takovou specifikaci, která umožní dodavatelům identifikovat potřeby zadavatele a zpracovat porovnatelné nabídky. Tento způsob bude obvyklejším v případě zakázek na dodávky a služby. 4 - zvláštní technické podmínky, je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky o uplatní se v případě dodávek na vozidla technické podmínky zohledňující energetické a ekologické provozní dopady - podrobnosti stanovuje vyhláška č. 162/2011 Sb. - požadavky na varianty nabídek (podle 70), pokud je zadavatel připustil v oznámení o vymezení jednotlivých variant musí být natolik dostatečné, aby na tomto základě mohli dodavatelé zpracovat své nabídky - požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny o zásadní je, že zadavatel musí popsat způsob, jakým mají být nabídkové ceny strukturovány a kalkulovány a to tak, aby zadavatelé došli tímto způsobem k cenám, které budou vzájemně porovnatelné. V případě nedostatečného vymezení způsobu stanovení nabídkové ceny se zadavatel vystavuje riziku zrušení zadávacího řízení ze strany ÚOHS. Zadavatel například nesmí požadovat zpracování nabídkové ceny jako ceny za jednu položku, aniž by uvedl celkový (alespoň předpokládaný) počet položek. 5 - podmínky a požadavky na zpracování nabídky, o jde o podmínky čistě formálního charakteru. Mohou jimi být například požadavky zadavatele na strukturu nabídky, počet výtisků, členění nabídky atd. 6 o nesplnění těchto požadavků nemůže znamenat vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. Mají zadavateli pouze usnadnit proces posuzování a hodnocení nabídek. o Tyto podmínky by měli mít spíše doporučující charakter. 7 - způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií o vzhledem k tomu, že dílčí hodnotící kritéria nemusí být vždy dostatečně určitým vodítkem pro dodavatele při zpracování nabídek, je třeba stanovit, jaké parametry z nabídek budou předmětem hodnocení, jaké nabídky budou považovány za výhodnější a jak bude hodnocení prováděno. To musí být dostatečně určité, aby si na základě tohoto popisu mohli zadavatelů udělat představu, jak budou nabídky hodnoceny. - 50(2) V zadávací dokumentaci můžou být specifikovány kvalifikační předpoklady - jiné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky o lze sem podřadit vše, co se plnění zakázky týká a není vymezeno zejména obchodními podmínkami. Např. pojištění. 8 V případě veřejné zakázky na stavební práce musí dále obsahovat: 4 PODEŠVA, V. et al. Zákon o veřejných zakázkách. Komentář. 2. Vydání. Praha : Wolters Kluwer ČR, a. s., tamtéž 6 tamtéž 7 tamtéž 8 tamtéž 9

10 - příslušnou dokumentaci v rozsahu podle prováděcího předpisu natolik podrobnou, aby bylo možno stanovit předmět veřejné zakázky - soupis stavebních prací, dodávek a služeb podle prováděcího předpisu - 46d obchodní podmínky musí být v souladu s prováděcím právním předpisem - musí zde být stanoveno, že technický dozor stavby nesmí provádět dodavatel ani osoba s ním propojená ve smyslu 66a Obchodního zákoníku Zadavatel může dále v zadávací dokumentaci požadovat, aby uchazeč v nabídce specifikoval, jaké části veřejné zakázky má v úmyslu zadat subdodavatelům a aby uvedl jejich identifikační údaje. Dále je patrně třeba v zadávací dokumentaci stanovit: 9 - podmínky týkající se ochrany určitých informací, údajů či dokladů poskytovaných dodavatelům, pokud takové požadavky zadavatel má - doba prohlídky místa, pokud je možná zpracovat nabídku pouze po prohlídce místa Co nesmí zadávací dokumentace obsahovat 44(11) Naopak zadávací dokumentace ani oznámení o zahájení zadávacího řízení nesmí obsahovat: - požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku za příznačné, patenty na vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých dodavatelů nebo určitých výrobků. Toto lze výjimečně připustit: - není-li možné dostatečně přesně vymezit předmět obecným způsobem - v případě stavebních prací lze takový odkaz připustit, pouze pokud nepovede k neodůvodněnému omezení hospodářské soutěže a to pouze za předpokladu, že zadavatel výslovně umožní plnění veřejné zakázky i za použití jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení. Takový odkaz na např. konkrétní značku by měl být doprovázen slovy nebo rovnocenný Předběžné oznámení ( 86) Zadavatel je oprávněn zahájit zadávací řízení nejdříve 1 měsíc od odeslání předběžného oznámení. Povinnost předběžného oznámení však zadavatel nebude mít v případě, kdy předchozí zadávací řízení s obdobným předmětem zrušil podle 84 odst. 1 písm. e) z důvodu, že obdržel pouze jednu nabídku nebo po posouzení nabídek zbyla k hodnocení pouze jedna nabídka. Součástí předběžného oznámení je odůvodnění účelnosti veřejné zakázky (podrobnosti prováděcí právní předpis) Zákon hovoří o zadávacích podmínkách, ale ve formuláři oznámení o zahájení zadávacího řízení není k dispozici patřičná kolonka 10 Toto ustanovení je transpozicí směrnice, která slova nebo obdobný uvádí, viz. PODEŠVA, V. et al. Zákon o veřejných zakázkách. Komentář. 2. Vydání. Praha : Wolters Kluwer ČR, a. s., 2011, str. 197, odst Veřejný zadavatel uvede odůvodnění účelnosti veřejné zakázky ve formuláři Oznámení předběžných informací pro: 10

11 Předběžné oznámení se uveřejňuje pomocí formuláře způsobem uvedeným v oddílu Do formuláře uvede zadavatel pouze ty údaje, které jsou mu známy v okamžiku odeslání k uveřejnění. 4. Uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení ( 26) Otevřené řízení zahajuje zadavatel odesláním oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění způsobem uvedeným v oddílu Tak může učinit nejdříve 1 měsíc od odeslání předběžného oznámení k uveřejnění. Lhůta pro podání nabídek Dnem následujícím po dni odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení začíná běžet lhůta pro podávání nabídek a prokazování kvalifikace dodavatelů. Lhůta pro podání nabídek musí být zadavatelem určena (v oznámení o zahájení zadávacího řízení) s ohledem na předmět veřejné zakázky. V případě nadlimitní veřejné zakázky však nesmí být kratší než 52 dnů, u významné veřejné zakázky (nad 50 mil.) se lhůta musí prodlužit alespoň o polovinu, tj. celkem na 78 dnů. ( 40) Lhůtu je: - možno zkrátit o 5 dnů, pokud zadavatel uveřejní na profilu zadavatele zadávací dokumentaci v plném rozsahu již ode dne, kdy oznámení o zahájení zadávacího řízení bylo uveřejněno. - nutno přiměřeně prodloužit, pokud není zadávací dokumentace či dodatečné informace k zadávací dokumentaci zaslána dodavateli ve lhůtách podle oddílu 7.1 a oddílu nutno přiměřeně prodloužit, mohou-li být nabídky podány až po prohlídce místa -> oznámí uveřejněním na profilu zadavatele a odešle informaci o tom všem známým dodavatelů, tj. těm kteří požádali o zadávací dokumentaci nebo si ji vyzvedli - nutno přiměřeně prodloužit, provede-li zadavatel úpravy zadávacích podmínek. V případě takové změny podmínek, která může znamenat rozšíření okruhu možných dodavatelů, musí být lhůta prodloužena tak, aby od okamžiku změny činila celou původní délku lhůty. Lhůta pro podání nabídek je zároveň i lhůtou, ve které musí uchazeči prokázat svoji kvalifikaci (o kvalifikaci oddíl 10). 5. Uveřejnění zadávací dokumentace ( 48) Ode dne uveřejnění 12 oznámení o zahájení zadávacího řízení je zadavatel povinen zveřejnit alespoň textovou část zadávací dokumentace na profilu zadavatele. Musí zde být uveřejněna alespoň do konce lhůty pro podání nabídek. 6. Odůvodnění veřejné zakázky ( 156) Do 3 pracovních dnů od uveřejnění 13 oznámení o zahájení zadávacího řízení musí zadavatel uveřejnit na profilu zadavatele odůvodnění: 1. Stavební práce - v bodě IIA. 8) - Další informace. Pokud text odůvodnění účelnosti veřejné zakázky obsahuje více než 8000 znaků, zadavatel dokončí odůvodnění v Oddíle VI. 2). 2. Dodávky nebo služby - v bodě IIB. 8) - Další informace. Pokud text odůvodnění účelnosti veřejné zakázky obsahuje více než 8000 znaků, zadavatel dokončí odůvodnění v Oddíle VI. 2). Dostupné z portálu o veřejných zakázkách: 12 Den odeslání oznámení není dnem uveřejnění, více oddíl

12 - účelnosti veřejné zakázky - přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady - vymezení obchodních a technických podmínek veřejné zakázky ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele - stanovení základních a dílčích hodnotících kritérií a způsobu hodnocení nabídek ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele. Pokud se jedná o významnou veřejnou zakázku (zakázku s předpokládanou hodnotou nad 50 mil.), pak musí zadavatel předložit odůvodnění ke schválení zastupitelstvu. Schválení zastupitelstvem je podmínkou pro zahájení zadávacího řízení. Podrobnosti stanoví prováděcí předpis 7. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek 7.1 Poskytování zadávací dokumentace Ty části zadávací dokumentace, které nebyly uveřejněny na profilu zadavatele, zadavatel předá či odešle dodavateli na jeho žádost a to do 3 pracovních dnů ode dne doručení písemné žádosti. Ovšem to, že dodavatel požádá o poskytnutí zadávací dokumentace nebo si ji vyzvedne, není podmínkou pro podání nabídky. Za poskytnutí těchto částí zadávací dokumentace má zadavatel právo požadovat úhradu, pokud si to vyhradil v zadávacích podmínkách. V takovém případě musí být v zadávacích podmínkách stanoveny, jaké jsou tyto náklady na reprodukci, poštovné, balné, platební podmínky. Náklady nesmí jít nad rámec obvyklých nákladů. Detaily poskytování zadávací dokumentace elektronickou cestou upravuje 4 vyhlášky č. 9/2011 Sb., v zásadě jde o požadavek elektronických podpisů/značek jak v případě žádosti dodavatele, tak v případě poskytované dokumentace. 7.2 Dodatečné informace ( 49) Zadavatel je povinen poskytnout dodatečné informace k zadávacím podmínkám na žádost dodavatele. Tyto dodatečné informace slouží k vysvětlení a konkretizaci zadávací dokumentace, zadavatel jimi nesmí měnit zadávací podmínky. Písemná žádost o poskytnutí dodatečných informací musí být zadavateli doručena nejpozději 6 pracovních dnů před koncem lhůty pro podávání nabídek. Zadavatel je pak povinen dodatečné informace odeslat dodavateli do 4 pracovních dnů po doručení žádosti. Tyto dodatečné informace včetně znění požadavku, na který jsou reakcí, musí zadavatel současně odeslat i všem ostatním dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí zadávací dokumentace, nebo jim byla poskytnuta (jde tedy o všechny dodavatele známé zadavateli). Neodešle jim však identifikační údaje žadatele. 13 Den odeslání oznámení není dnem uveřejnění, více oddíl

13 Zadavatel také vždy uveřejní dodatečné informace včetně přesného znění dotazu na profilu zadavatele. Zadavatel může také poskytnout dodatečné informace i z vlastní iniciativy. I zde musí zadavatel dbát toho, aby informace byla zveřejněna na profilu zadavatele a poskytnuta všem dodavatelům a ve stejnou dobu. Detaily poskytování elektronickou cestou opět upravuje 4 vyhlášky č. 9/2011 Sb. požadavkem na elektronické podpisy. 7.3 Prohlídka místa [ 49(5)] Je-li to nezbytné pro zpracování nabídky nebo realizaci veřejné zakázky, zadavatel musí umožnit prohlídku místa plnění veřejné zakázky všem dodavatelům, kteří mají zájem o podání nabídky. Dobu prohlídky určí v zadávacích podmínkách. Musí být umožněna nejpozději 12 dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek. 7.4 Evidování podaných nabídek Nabídky jsou podávány písemně a to v listinné nebo elektronické podobě. 69(6) Zadavatel eviduje podané nabídky s uvedením pořadového čísla, data a času jejich doručení. Vzhledem k tomu, že otevírání nabídek doručených v listinné a elektronické podobě probíhá odděleně, je nutné vést oddělenou evidenci. Zadavatel musí nabídky podané v listinné a elektronické podobě číslovat zvlášť v jiné číselné řadě a to tak, že nabídky podané v elektronické podobě budou předcházet nabídky podané v listinné podobě. 148(1) Zadavatel se nesmí seznamovat s obsahem nabídek před uplynutím lhůty stanovené pro jejich podávání. V té době je pouze přijímá a eviduje. V případě elektronických nabídek to znamená, že k jejich odšifrování dojde až po uplynutí lhůty ( 5 vyhlášky č. 9/2011 Sb., toto ustanovení specifikuje i detaily podávání nabídek elektronicky). 7.5 Stanovení termínu otevírání obálek 71 Pokud není informace o termínu otevírání obálek obsažena v zadávacích podmínkách, zadavatel písemně vyrozumí o termínu otevírání obálek všechny dodavatele, kteří podali nabídku. Pokud zadavatel stanovuje termín před uplynutím lhůty pro podání nabídek, vyrozumí všechny dodavatele, kteří si vyzvedli zadávací dokumentaci. Toto vyrozumění musí být učiněno nejméně 5 pracovních dnů před termínem otevírání obálek. Termín nesmí být před koncem lhůty pro podávání nabídek a měl by být ihned po uplynutí lhůty pro podávání nabídek Od v zákoně chybí pokyn k provedení otevírání obálek do 30 dnů po uplynutí lhůty pro podávání nabídek 13

14 8. Otevírání obálek s nabídkami 8.1 Komise pro otevírání obálek 71 Pro otevírání obálek stanoví zadavatel minimálně tříčlennou komisi. Její členové jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti se svou účastí v komisi. Stanoví-li tak zadavatel, může tuto funkci plnit hodnotící komise (více o hodnotící komisi oddíl 9). 8.2 Otevírání obálek 71(6) Otevírání obálek/nabídek se týká pouze těch, které byly podány ve stanovené lhůtě. Na nabídku podanou po lhůtě se hledí jako by nebyla podána. O této skutečnosti se dodavateli zašle oznámení na adresu, kterou má povinnost uvést na obálce. Pozdě podaná nabídka se uchazeči nevrací, ale archivuje Pokud zadavatel obdrží ve lhůtě pro podávání nabídek pouze jednu nabídku, obálka/nabídka se neotvírá a o této skutečnosti vyrozumí dodavatele, který tuto nabídku podal. Oznámení pak zašle dodavateli na adresu uvedenou na obálce nabídky. V takovém případě zadavatel zruší zadávací řízení podle 84 odst. 1 písm. e) Otevírání nabídek v elektronické podobě 72 Otevírání obálek doručených v listinné a elektronické podobě probíhá odděleně. V případě nabídek v elektronické podobě se otevíráním obálek pak rozumí zpřístupnění obsahu komisi (nabídka se odšifruje, detaily 5 vyhlášky č. 9/2011 Sb.). Otevírání nabídek podaných v elektronické podobě proběhne kdykoliv v době mezi skončením lhůty pro podávání nabídek a termínem pro otevírání obálek nabídek v listinné podobně. Komise otevírá nabídky postupně podle pořadového čísla a kontroluje zda: - Nabídka je zpracována v požadovaném jazyku - Návrh smlouvy je podepsán osobou oprávněnou jednat jménem dodavatele, který podal nabídku - Je nabídka autentická (tj. zda je opatřena elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu) - s datovou zprávou nebylo před jejím otevřením manipulováno Pokud nabídka nevyhoví, komise ji vyřadí a bezodkladně o tom písemně vyrozumí uchazeče Otevírání obálek v listinné podobě 72(4) Jsou-li ve lhůtě doručeny pouze nabídky v elektronické podobě, otevírání obálek s nabídkami v listinné podobě se nemusí konat. Zadavatel o této skutečnosti bezodkladně vyrozumí dodavatele, kteří podali nabídku. 71 Otevírání obálek mají právo účastnit se dodavatelé, jejichž nabídky byly doručeny ve lhůtě (o termínu byli informováni viz. oddíl 7.5) a další osoby, které určí zadavatel. Zadavatel může požadovat, aby dodavatelé potvrdili svou přítomnost podpisem v listině přítomných uchazečů. 15 Metodika k zákonu o veřejných zakázkách. Dostupné z: str

15 Otevírání obálek se však koná bez přítomnosti dodavatelů, pokud v oznámení zadávacího řízení zvolil zadavatel jako prostředek hodnocení nabídek elektronickou aukci (více oddíl 12). 72(3) Před samotným otevíráním obálek sdělí komise přítomným účastníkům výsledky otevírání nabídek podaných v elektronické podobě: - zda nabídky podané v elektronické podobě vyhovují požadavkům (tj. zda jsou zpracovány v požadovaném jazyce, návrh smlouvy je podepsán osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče) - jejich nabídkovou cenu - informace o údajích odpovídajících číselně vyjádřeným dílčím hodnotícím kritériím (více oddíl 11.2). Komise otevírá obálky postupně podle pořadového čísla a kontroluje, zda je: - nabídka zpracována v příslušném jazyku - návrh smlouvy podepsán osobou oprávněnou jednat jménem dodavatele, který podal nabídku Zda byla nabídka podána v uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky, na které je uvedena adresa pro zasílání oznámení o podání nabídky po lhůtě, nebo o skutečnosti, že byla podána pouze jedna nabídka 17 Komise sdělí přítomným po kontrole každé nabídky: - identifikační údaje uchazeče - zda nabídka splňuje požadavky - nabídkovou cenu - údaje odpovídající číselně vyjádřeným dílčím hodnotícím kritériím (více oddíl 11.2). Pokud nabídka nevyhoví, komise ji vyřadí a bezodkladně o tom písemně vyrozumí uchazeče. 8.3 Protokol o otevírání obálek 73 O otevírání nabídek v elektronické podobě a o otevírání obálek v listinné podobě sepíše komise protokol o otevírání obálek. Ten sepisuje i v případě, že neproběhlo veřejné otevírání obálek. V pořadí, v jaké komise nabídky otevírala, uvede ke každé nabídce: - identifikační údaje uchazeče - zda splňuje požadavky - nabídkovou cenu - údaje odpovídající číselně vyjádřeným dílčím hodnotícím kritériím. U nabídek podaných v elektronické podobě uvede dále: - informace o postupu při otevírání nabídek - zda je nabídka autentická - zda s datovou zprávou nebylo před jejím otevřením manipulováno 16 Od bylo zrušeno 71 odst. 9 písm. c), podle kterého komise kontrolovala, zda nabídka obsahuje všechny náležitosti stanovené zákonem či zadavatelem 17 Metodika k zákonu o veřejných zakázkách. Dostupné z: str

16 V případě, že se zadavatel uvedl v oznámení úmysl použít elektronickou aukci, je povinen v protokolu uvést identifikační údaje uchazečů odděleně od ostatních informací tak, aby bylo zachováno utajení totožnosti. Uchazeči pak nemohou nahlédnout do těch částí protokolu, které obsahují identifikační údaje. Protokol podepisují všichni členové. Protokol se pak spolu s listinou přítomných uchazečů přikládá k seznamu nabídek. Do protokolu o otevírání obálek mohou na žádost uchazeči nahlédnout, pořídit výpis nebo opis. Pokud se nekonalo otevírání obálek, protože byly doručeny pouze nabídky v elektronické podobě, zadavatel bezodkladně zpřístupní protokol uchazečům. Zákon nestanoví údaj o usnášeníschopnosti komise, nicméně s ohledem na obecný požadavek na alespoň tři členy komise lze usuzovat, že komise může přistoupit k otevírání obálek v případě, že jsou přítomni alespoň tři členové komise. To znamená, že u tříčlenných komisí je nezbytná účast všech členů komise, u komisí vícečlenných účast alespoň tří členů Ustanovení hodnotící komise 9.1 Složení hodnotící komise 74 Posouzení a hodnocení nabídek provádí hodnotící komise, kterou ustanoví zadavatel. Požadavky na složení komise jsou následující: - musí mít alespoň 5 členů - je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, musí mít hodnotící komise nejméně jednu třetinu členů s příslušnou odborností ve vztahu k předmětu veřejné zakázky. Tyto důvody budou dány zejména u veřejných zakázek na stavební práce, specializovaných dodávek či služeb. Také v případech, kdy bude základním hodnotícím kritériem nejnižší nabídková cena, nebude zpravidla nutná odbornost členů komise členem hodnotící komise musí být vždy alespoň jeden zástupce veřejného zadavatele. Tento zástupce však nemusí být zaměstnancem veřejného zadavatele. - za každého člena hodnotící komise musí být veřejným zadavatelem jmenován náhradník, a to tak, že za každého jednotlivého člena hodnotící komise je určen jeden konkrétní náhradník; je-li jednání hodnotící komise přítomen za člena jeho náhradník, pohlíží se na náhradníka jako na člena komise a náhradník má tedy veškerá práva a povinnosti jako člen této komise. - členové hodnotící komise a jejich náhradníci nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce nebo k uchazečům podjatí. To znamená, že se zejména nesmí podílet na přípravě nabídky, se zřetelem k výsledku zadávacího řízení jim nesmí vzniknout osobní výhoda nebo újma, nesmí mít osobní zájem na zadání veřejné zakázky a s uchazeči je nesmí spojovat osobní ani pracovní či jiný obdobný poměr. - členové hodnotící komise i jejich náhradníci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s účastí v komisi; tuto povinnost mají členové i náhradníci nejen po celou dobu zadávacího řízení, ale i po jeho skončení, zejména 18 PODEŠVA, V. et al. Zákon o veřejných zakázkách. Komentář. 2. Vydání. Praha : Wolters Kluwer ČR, a. s., tamtéž 16

17 pokud jde o skutečnosti, které by mohly porušit či ohrozit právem chráněné zájmy zadavatele či některého z dodavatelů. Před prvním jednáním hodnotící komise sdělí zadavatel členům identifikační údaje všech uchazečů. Každý člen pak na počátku prvního jednání hodnotící komise učiní písemné prohlášení o své nepodjatosti. Vznikne-li členovi důvod k podjatosti v průběhu činnosti komise, bezodkladně to oznámí zadavateli. Zadavatel ho z další činnosti vyloučí. Obdobně postupuje zadavatel v případě, že mu vznikne pochybnost o nepodjatosti člena komise. 9.2 Jednání hodnotící komise 75 První jednání hodnotící komise svolá zadavatel a každý z jejích členů na něj musí být pozván alespoň 5 pracovních dnů předem. Na prvním jednání se ze svých řad zvolí komise předsedu a místopředsedu. Další jednání pak svolává a řídí předseda, v případě jeho nepřítomnosti místopředseda. Komise je usnášení schopná, jsou-li přítomny alespoň dvě třetiny jejích členů nebo jejich náhradníků. Rozhoduje většinou hlasů přítomných. Nemůže-li se člen na jednání dostavit, informuje bezodkladně předsedu, případně místopředsedu, který zajistí účast náhradníka. Jednání hodnotící komise mohou být přítomny i jiné osoby, které určí zadavatel nebo komise. I tyto osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost. O jednání hodnotící komise se sepisuje protokol o jednání. Podepisují ho všichni členové. Zastává-li člen odlišný názor od většiny členů, uvede ho do protokolu i s odůvodněním. 10. Posouzení kvalifikace 51 Prokázání splnění kvalifikace je předpokladem pro posouzení a hodnocení nabídky uchazeče. Prokázání splnění kvalifikace posuzuje: - sám veřejný zadavatel - zvláštní komise stanovená veřejným zadavatelem - hodnotící komise. Je na zadavateli aby určil, kým bude kvalifikace posuzována. V případě posuzování zvláštní komisí platí pro členy stejná pravidla ohledně podjatosti a mlčenlivosti, jak v případě hodnotící komise. Uchazeč musí prokázat kvalifikaci ve lhůtě pro podávání nabídek ( 52). Zadavatel může v případě nejasností po uchazeči požadovat, aby písemně objasnil předložené informace či doklady. Uchazeč tak musí učinit v přiměřené lhůtě stanovené zadavatelem ( 59). Jedná se o možnost dodavatele, ne o jeho povinnost, je tak v jeho kompetenci, zda požádá uchazeče o objasnění informací nebo ho ze zadávacího řízení vyloučí. Toto může Zadavatel využít v případech, kdy je zřejmé, že dodavatel předložil informace či doklady prokazující splnění kvalifikace, avšak tyto informace či doklady nejsou jednoznačné, srozumitelné, či nejsou úplné. Nelze toto však použít 17

18 v případech, kdy uchazeč určitou část kvalifikace neprokázal vůbec, tj. požadovaný doklad zcela chybí. V každém případě však musí zadavatel dodržet zásadu rovného zacházení s uchazeči Požadavky na kvalifikaci 50 Požadavky na kvalifikaci stanovuje zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení, popřípadě podrobněji specifikuje v zadávací dokumentaci. Je povinen omezit rozsah požadované kvalifikace pouze na to, co bezprostředně souvisí s předmětem veřejné zakázky. Kvalifikovaným k plnění veřejné zakázky je dodavatel, který splňuje: - základní kvalifikační předpoklady o tyto předpoklady jsou vyjmenovány v 53 odst. 1 o předpoklady podle 53 odst. 1 písm. a), b) a k) tj. v podstatě bezúhonnost vzhledem k vymezeným trestným činům/deliktu neprokazuje pouze fyzická osoba - statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, ale i samotný dodavatel právnická osoba. 21 o 53 odst. 3 pak určuje, jakými doklady jsou prokazovány o Tyto doklady nesmějí být starší 90 dnů ke dni podání nabídky o Základní kvalifikační předpoklady může dodavatel prokázat i výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů ( 127) - profesní kvalifikační předpoklady o tyto předpoklady jsou vyjmenovány v 54 o výpis z obchodního rejstříku nesmí být starší 90 dnů ke dni podání nabídky o profesní kvalifikační předpoklady může dodavatel prokázat i výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů ( 127) a to v rozsahu, v jaké tuto kvalifikaci prokazují - technické kvalifikační předpoklady o 56 odst. 1 vyjmenovává, jaké technické kvalifikační předpoklady může zadavatel vyžadovat v případě zakázek na dodávky, 56 odst. 2 v případě zakázek na služby a 56 odst. 4 v případě zakázek na stavební práce o pokud není dodavatel z objektivních důvodů schopen prokázat kvalifikaci způsobem uvedeným v oznámení, může tak učinit i rovnocennými doklady. Ty je možno odmítnout jen z objektivních důvodů. o V případě, že se tyto předpoklady prokazují jinak než předložením dokladu, je veřejný zadavatel povinen poskytnout příslušnou součinnost. O prokázání vydá doklad. o Vzorky předložené dodavatelem je zadavatel povinen na základě písemné žádosti vrátit po uzavření smlouvy nebo zrušení zadávacího řízení, případně uhradit jejich hodnotu. - předloží čestné prohlášení o své ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku 20 Výkladové stanovisko ÚOHS k Objasnění informací či předložení dodatečných dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Dostupné z: 21 Společné stanovisko Ministerstva pro místní rozvoj a Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže k aplikaci novelizovaných základních kvalifikačních předpokladů podle 53 odst. 1 písm. a), b) a k) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Dostupný z: 18

19 Subdodavatelé a spoludodavatelé Dodavatel může prokázat profesní a technickou kvalifikaci prostřednictvím subdodavatele. Za tímto účelem musí být mezi dodavatelem a subdodavatelem uzavřena smlouva, která zavazuje subdodavatele k plnění v rámci veřejné zakázky a to alespoň v rozsahu, v jakém je prokazována kvalifikace subdodavatelem. Dále je třeba předložit doklad o tom, že subdodavatel není v seznamu osob se zákazem plnění a výpis z obchodního rejstříku či jiné evidence, kde je subdodavatel zapsán. Pokud je nabídka podávána několika dodavateli společně, každý z nich musí prokázat základní kvalifikační předpoklady a výpis z obchodního rejstříku či jiné evidence ( 54 písm. a). Profesní a technické kvalifikační předpoklady pak musí prokázat společně. Dále je třeba, aby dodavatelé předložili smlouvu, vyjadřující jejich závazek být z veřejné zakázky zavázáni společně a nerozdílně. Forma dokladů Splnění kvalifikačních předpokladů lze splnit i pomocí elektronických prostředků, je-li to vzhledem k povaze dokumentů možné. 57 Dodavatel předkládá v zásadě kopie dokladů, zadavatel však může před uzavřením smlouvy požadovat předložení originálů. Seznam kvalifikovaných dodavatelů Pokud zadavatel prokazuje základní nebo profesní kvalifikační předpoklady výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, zadavatel je povinen přijmout výpis, který není starší než 3 měsíce k poslednímu dni lhůty pro podávání nabídek. Zadavatel si může v oznámení vyhradit, že k prokázání kvalifikace podle 53(1) písm. f) až h) bude i v případě předložení výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů požadovat předložení dokladů. Splnění kvalifikace prokazuje i výpis ze zahraničního seznamu kvalifikovaných dodavatelů v případě, že je vydaný ve státě Evropského hospodářského prostoru. Systém certifikovaných dodavatelů 134 Prokázání kvalifikace je také možné pomocí certifikátu vydaného v rámci systému certifikovaných dodavatelů. V rozsahu v něm uvedených údajů nahrazuje prokázání splnění kvalifikace dodavatelem Protokol 59 O posouzení kvalifikace pořídí veřejný zadavatel (v případě, že posuzovala komise, pak komise) protokol. Uvede v něm: - identifikační údaje dodavatelů, jejichž kvalifikace byla posuzována - seznam dokladů, kterými uchazeči technické a kvalifikační předpoklady. K těmto dokladům pak uvede: o název dokladu o označení osoby, která doklad vyhotovila o datum vyhotovení 19

20 o u dokladů k prokázání technických kvalifikačních předpokladů poskytnutím seznamu významných dodávek, resp. služeb či stavebních prací ( 56(1) písm. a), (2) písm. a), (3) písm. a)), označení těchto dodávek, služeb či stavebních prací o v případě prokazování profesní či technické kvalifikace dodavatelem prostřednictvím subdodavatele, identifikační údaje subdodavatele a název a datum uzavření smlouvy, kterou se subdodavatel zavazuje k poskytnutí plnění v rámci veřejné zakázky o označení dokladů, které byly doloženy dodatečně na základě žádosti dodavatele - údaj o tom, zda uchazeč kvalifikaci prokázal či neprokázal Pokud je kvalifikace posuzována komisí, podepíší protokol všichni členové komise, zastává-li člen odlišný názor, uvede ho i s odůvodněním. Zadavatel je povinen umožnit všem dodavatelů, jejichž kvalifikace byla posuzována nahlédnout do protokolu a pořídit si z něj výpisy nebo opisy. 60 Dodavatel, který nesplní kvalifikaci nebo přestane do rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky splňovat kvalifikaci, musí být zadavatelem vyloučen z účasti. Tuto skutečnost zadavatel bezodkladně dodavateli oznámí s uvedením důvodu. 11. Posouzení a hodnocení nabídek 11.1 Posouzení nabídek 76 Hodnotící komise posoudí nabídky uchazečů z hlediska splnění: - zákonných požadavků. V nabídce musí být: o 68 identifikační údaje uchazeče o návrh smlouvy podepsaný oprávněnou osobou jednat jménem či za uchazeče o seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních 3 letech od konce lhůty pro podání nabídek byli v pracovněprávním, funkčním či obdobném poměru u zadavatele o má-li dodavatel formu akciové společnosti, seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu, vyhotovený ve lhůtě pro podání nabídek o prohlášení uchazeče o tom, že v souvislosti se zadávanou veřejnou zakázkou neuzavřel a neuzavře zakázanou dohodu podle zákona č. 143/2001 Sb., o ochraně hospodářské soutěže. o 69 dalším požadavkem zákona je, dodavatel nesmí prokazovat kvalifikaci prostřednictvím subdodavatele, který podal svou vlastní nabídku v řízení o Dodavatel také může podat pouze jednu nabídku. Pokud podá více nabídek ať už sám, nebo společně s jinými dodavateli, musí být vyřazeny všechny tyto nabídky. Dodavatel ovšem může podat svou nabídku a zároveň figurovat v jiné nabídce jako subdodavatel. - požadavků zadavatele vyplívajících ze zadávacích podmínek o 77 v rámci posouzení souladu nabídky se zadávacími podmínkami, posoudí komise také výši nabídkových cen v poměru k předmětu veřejné zakázky více oddíl v případě veřejné zakázky na stavební práce, kde je součástí zadávací dokumentace příslušná dokumentace podle 44 odst. 4 písm. a) podle prováděcího právního předpisu, 20