PRAVIDLA ZPŮSOBILÝCH VÝDAJŮ Příloha č. 1 Příručky pro příjemce

Transkript

1 PRAVIDLA ZPŮSOBILÝCH VÝDAJŮ v1 3. července 2013

2 Pravidla způsobilých výdajů pro ROP Severozápad stanovují základní podmínky způsobilosti výdajů v souladu s právními předpisy ES v kontextu právních předpisů České republiky a v souladu s Pravidly způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze SF a FS na programové období Za způsobilé výdaje v rámci ROP Severozápad pro období jsou považovány pouze ty výdaje projektů, které mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů EU, tedy ty, které jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a České republiky a odpovídají zaměření dané prioritní osy a oblasti podpory ROP Severozápad. Související právní předpisy a dokumenty Oblast způsobilých výdajů upravují na úrovni EU zejména následující právní předpisy: Smlouva o založení Evropského společenství, nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 ze dne 5. července 2006, o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999, nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, o obecných ustanoveních týkajících se Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu a Fondu soudržnosti, a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006, o Evropském fondu pro regionální rozvoj, nařízení Komise (ES) č. 364/2004 ze dne 25. února 2004, kterým se mění nařízení (ES) č. 70/2001, pokud jde o rozšíření jeho oblastí působnosti tak, aby zahrnovalo podporu pro výzkum a vývoj, nařízení Komise (ES) č. 1628/2006 ze dne 24. října 2006, o použití článků 87 a 88 Smlouvy na vnitrostátní regionální investiční podporu, Pokyny k regionální podpoře na období (2006/C 54/08), Doporučení Komise ze dne 6. května 2003 o definici mikropodniků, malých a středních podniků (Úřední věstník EU, L 124 ze dne 20. května 2003, str. 36), Pokyny Společenství pro financování letišť a pro státní podpory na zahájení činnosti pro letecké společnosti s odletem z regionálních letišť (2005/C 312/01), nařízení Rady (EHS) č. 1107/70 ze dne 4. června 1970, o poskytování podpor dopravě po železnici, silnici a vnitrozemských vodních cestách, nařízení Rady (EHS) č. 1191/69 ze dne 26. června 1969, o postupu členských států ohledně závazků vyplývajících z pojmu veřejné služby v dopravě po železnici, silnici a vnitrozemských cestách, ve znění nařízení Rady (EHS) č. 1893/91 ze dne 20. června 1991, kterým se mění nařízení (EHS) č. 1191/69, o postupu členských států ohledně závazků vyplývajících z pojmu veřejné služby v dopravě po železnici, silnici a vnitrozemských vodních cestách, rozhodnutí Komise 2005/842/ES ze dne 28. listopadu 2005, o použití čl. 86 odst. 2 Smlouvy o ES na státní podporu ve formě vyrovnávací platby za závazek veřejné služby poskytované určitým podnikům pověřeným poskytováním služeb obecného hospodářského zájmu, Rámec Společenství pro státní podporu ve formě vyrovnávací platby za závazek veřejné služby (2005/C 297/04), nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006, o použití článků 87 a 88 Smlouvy na podporu de minimis. Základním dokumentem pro oblast způsobilých výdajů jsou na národní úrovni: Pravidla způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti na programové období , vydaná Ministerstvem pro místní rozvoj ČR s platností od 1. ledna

3 Problematiky způsobilých výdajů a jejich vykazování se týká rovněž následující legislativa České republiky: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (rozpočtová pravidla), zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (zákon o finanční kontrole), zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, vyhláška č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví, vyhláška č. 419/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu, vyhláška č. 518/2004 Sb. Ministerstva práce a sociálních věcí, kterou se provádí zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. Základní pravidla způsobilosti výdajů v ROP Severozápad Obecné vymezení způsobilosti výdajů v ROP Severozápad Způsobilé výdaje musejí být vynaloženy v souladu s příslušnými předpisy ES a ČR. Způsobilé výdaje musejí být vynaloženy v souladu s podmínkami a cíli ROP Severozápad a navazujícími dokumenty. Způsobilé výdaje musejí být přiměřené, tj. musejí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým. Způsobilé výdaje musejí být vynaloženy v souladu s následujícími principy: 1. hospodárnosti minimalizace výdajů při respektování cílů projektu, 2. účelnosti přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu, 3. efektivnosti maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu. Časové vymezení způsobilosti výdajů Pro časové vymezení způsobilosti výdajů (zejména pro počáteční a konečný den způsobilosti výdajů) stanovil řídící orgán ROP Severozápad tato pravidla: Výdaje projektů realizovaných v rámci prioritních os 1 4 a nezakládajících veřejnou podporu jsou způsobilé, pokud vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve v den registrace žádosti, tj. v den, kdy byla žádost o dotaci převzata řídícím orgánem ROP Severozápad. 1. Výdaje projektů realizovaných v rámci prioritních os 1 4 v režimu de minimis jsou způsobilé, pokud vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve v den registrace žádosti, tj. v den, kdy byla žádost o dotaci převzata řídícím orgánem ROP Severozápad. 2. Výdaje projektů realizovaných v rámci prioritní osy 5 jsou způsobilé, pokud vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve

4 3. Výdaje projektů zakládajících veřejnou podporu (mimo projekty v režimu de minimis) jsou způsobilé, jestliže vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve v den, kdy řídící orgán ROP Severozápad písemně potvrdí žadateli, že projekt splnil kritéria přijatelnosti z hlediska podmínek ROP Severozápad. Toto pravidlo se vztahuje i na výdaje na projektovou dokumentaci a na výdaje na přípravu těchto projektů. 4. Toto datum nesmí v případě povinnosti notifikace poskytnutí podpory projektu předcházet datu, kdy Komise v souladu s příslušnými právními předpisy ES vyjádřila souhlas s poskytnutím podpory. 5. Výdaje na projektovou dokumentaci (vč. výdajů na průzkum staveniště) a na přípravu dokumentace nezbytné pro podání žádosti (včetně povinných příloh) jsou v případě projektů nezakládajících veřejnou podporu nebo realizovaných v režimu de minimis způsobilé, pokud vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve Konečné datum způsobilosti výdajů (tj. den, do kterého nejpozději musejí tyto výdaje vzniknout a být uhrazeny) u projektů realizovaných ve všech prioritních osách a oblastech podpory programu určí řídící orgán ROP Severozápad vždy ve výzvě k předkládání žádostí o dotaci s ohledem na pravidlo n + 3 (od roku 2011 n + 2). Toto datum nesmí přesáhnout 31. prosinec Výdaje jsou způsobilé, pokud vznikly a byly skutečně uhrazeny mezi počátečním dnem způsobilosti (vymezeným v bodech 1 5) a konečným dnem způsobilosti (vymezeným v bodu 6). Projekty nesmějí být dokončeny před počátečním dnem způsobilosti (vymezeným v bodech 1 5). 8. U projektů realizovaných v rámci prioritní osy 5 Technická asistence může řídící orgán ROP Severozápad v odůvodněných případech rozhodnout o zpětném financování ukončených projektů v této prioritní ose. Projekty dokončené před podáním žádosti o dotaci musejí být v souladu s platnými předpisy ES a ČR, zejména s pravidly řídících a kontrolních systémů, způsobilosti, poskytování informací a publicity a také s pravidly zadávání veřejných zakázek, hospodářské soutěže a environmentálními pravidly. Projekty nesmějí být dokončeny před 1. lednem Řídící orgán ROP Severozápad může v jednotlivých výzvách časové vymezení způsobilosti výdajů upřesnit, případně zúžit. Okamžik vzniku výdaje V případě účetních dokladů vystavených osobou, která není plátcem DPH, je okamžikem vzniku datum uskutečnění účetního případu. V případě účetních dokladů vystavených plátcem DPH je okamžikem vzniku datum uskutečnění zdanitelného plnění. Pro zhodnocení způsobilosti musí být daný výdaj uhrazen ve výše uvedeném časovém rámci a úhrada musí být doložena před jeho proplacením z rozpočtu RR. UPOZORNĚNÍ Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum úhrady faktury, které musí předcházet nebo být rovno datu ukončení fyzické realizace projektu/datu ukončení etapy. Územní vymezení způsobilosti výdajů Projekty spolufinancované z ROP Severozápad musejí mít příčinnou vazbu na region soudržnosti Severozápad. Rozhodujícím kritériem pro posouzení způsobilosti jsou dopady projektu s přihlédnutím k jeho povaze a smyslu. Region soudržnosti Severozápad musí mít z realizace projektu prokazatelně úplný nebo převažující prospěch. Místo realizace projektu musí být dále v souladu s územním zaměřením specifikovaným pro každou oblast podpory. 4

5 Dokladování a úhrada výdajů Výdaje musejí být identifikovatelné a prokazatelné a musejí být doložitelné přijatými účetními doklady, případně doklady splňujícími náležitosti účetního dokladu. Musejí být definitivní a zachycené odpovídajícím způsobem a v souladu s požadavky legislativy v účetnictví nebo daňové evidenci příjemce pomoci. Věcné příspěvky musejí být doloženy účetními doklady, jejichž důkazní hodnota je rovnocenná fakturám (zpravidla půjde o znalecký posudek, který nesmí být starší než 6 měsíců před datem registrace projektu). Nezbytné platby v hotovosti (např. notářské poplatky, poštovné) může příjemce uhradit pouze do výše Kč na jeden pokladní doklad a mohou být doloženy položkovým paragonem. I takto provedená platba se musí promítnout do odděleného účetnictví. Finanční prostředky použité na úhradu výdajů v hotovosti však musí projít přes zvláštní účet projektu (existence záznamu mezi zvláštním účtem a pokladnou). Výdaje převyšující částku Kč musejí být doloženy fakturou. Výdaje, které nejsou řádně doloženy, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé. Transakce související s projektem musejí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících. Příjemce je povinen vést analytickou evidenci projektu. Při kontrole se předkládají kontrolní skupině ve stanovených lhůtách vyžádané doklady (originály a kopie, originály budou po kontrole vráceny). Kopií dokladu je míněna kopie všech listin a stran dokladu tak, jak si jej zakládá příjemce ve své agendě. Výdaje musejí být uhrazeny a jejich uhrazení musí být doloženo před jejich certifikací a proplacením z ROP Severozápad (s výjimkou odpisů, režijních nákladů a věcných příspěvků). Výdaje a veřejná podpora Žádný projekt spolufinancovaný z rozpočtu RR nesmí v sobě zahrnovat zakázanou veřejnou podporu. Míra podpory udělená z ROP Severozápad musí být stejná či nižší než povolená míra veřejné podpory vyplývající z příslušných předpisů ES. Způsobilým výdajem může být jen takový náklad projektu, který nezakládá zakázanou veřejnou podporu. Náklad projektu, který nezakládá veřejnou podporu, nemusí být způsobilým výdajem. V případě projektů, jejichž financování zakládá veřejnou podporu, mohou být za způsobilé považovány pouze výdaje, které splňují rovněž požadavky právních předpisů ES a ČR v oblasti poskytování veřejné podpory. Blíže viz podkapitola Veřejná podpora ve vztahu ke způsobilým výdajům a příloha č. 8 Příručky pro žadatele (Veřejná podpora v rámci ROP SZ). Vícepráce Za vícepráce jsou považovány práce, dodávky a služby, které nejsou zahrnuty v předmětu díla dle smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem. Vícepracemi jsou i nově vložené práce, aktivity nebo služby nad rámec projektu. V souvislosti s vícepracemi dochází ke vzniku vícenákladů. Veškeré vícenáklady jsou nezpůsobilé a příjemce je hradí z vlastních zdrojů. Pojem je dále upřesněn v příloze č. 11 Příručky pro příjemce Metodika změn projektů. Křížové financování Křížové financování dává možnost doplňkovým způsobem v rámci limitu 9 % příspěvku Společenství na prioritní osu a na projekt financovat opatření (aktivity) spadající do oblasti ESF, pokud jsou taková opatření (aktivity) nezbytná pro uspokojivé provádění projektu a přímo s ním souvisejí, a může být využito na aktivity uvedené v Prováděcím dokumentu ROP Severozápad. Žadatel si zvolí možnost křížového financování, resp. aktivity, které budou v rámci křížového financování realizovány, již v žádosti o poskytnutí dotace. Potřebnost a relevance těchto aktivit bude 5

6 posouzena při hodnocení projektu a v případě, že budou odsouhlaseny a projekt vybrán k financování, bude finanční alokace na tyto aktivity uvedena ve smlouvě o poskytnutí dotace. Vývoj čerpání v rámci křížového financování žadatel uvede v každé monitorovací zprávě s žádostí o platbu, kde bude sledováno nepřekročení stanoveného limitu příspěvku Společenství. Aktivity náležející pod křížové financování spadají do hlavních způsobilých výdajů projektu. Účet projektu a platby v hotovosti Příjemce zřídí pro účely projektu samostatný bankovní účet/podúčet, který bude využíván pouze pro transakce spojené s realizací projektu a budou k němu vydávány vlastní výpisy. Účet/podúčet může být založen u kterékoli komerční banky a musí být veden v českých korunách. Přípustný je také další účet pro projekt, a to v případě financování projektu pomocí úvěru. V případě, že má příjemce zřízen úvěrový účet pro uvedený projekt již před podpisem Smlouvy, je nutné doložit doklad o zřízení úvěrového účtu a uvést tento úvěrový účet ve Smlouvě o poskytnutí dotace. V případě, že příjemce zřídí úvěrový účet až po podpisu Smlouvy, je třeba, aby příjemce tuto změnu oznámil podle pravidel uvedených v kapitole 2.4 Příručky pro příjemce. Všechny výdaje musejí být uhrazeny bezhotovostně z tohoto zvláštního účtu/podúčtu, příp. z úvěrového účtu projektu. Výjimkou jsou způsobilé výdaje uhrazené před podpisem smlouvy o poskytnutí dotace, které mohou být uhrazeny z jiných účtů žadatele. Veškeré výdaje projektu jsou standardně propláceny ze zvláštního účtu. Pokud nejsou ve výjimečných případech proplaceny ze zvláštního účtu, musí být přeúčtovány (vyrefundovány) mezi běžným účtem a zvláštním účtem příjemce do okamžiku předložení monitorovací zprávy za etapu, ke které náležejí. Příjemce musí doložit přeúčtování bankovními výpisy obou bankovních účtů, kde tato transakce nastala. Nezbytné platby v hotovosti (např. notářské poplatky, poštovné) může příjemce uhradit pouze do výše Kč na jeden pokladní doklad. I takto provedená platba se musí promítnout do odděleného účetnictví. Finanční prostředky použité na úhradu výdajů v hotovosti však musí projít přes zvláštní účet projektu (existence záznamu mezi zvláštním účtem a pokladnou). Základní pravidla způsobilosti pro jednotlivé druhy výdajů Dlouhodobý majetek Definice dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku pro účely vymezení způsobilých výdajů vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a z českých účetních standardů. Obsahové vymezení majetku, které je obsaženo v jednotlivých prováděcích vyhláškách zákona o účetnictví, je pro potřeby ROP upraveno dle požadavků na způsobilost výdajů. Dlouhodobý nehmotný majetek: nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software, ocenitelná práva (do této kategorie je možné zařadit např. průmyslové a užitné vzory, ochranné známky, výsledky duševní tvůrčí činnosti apod.), jiný dlouhodobý nehmotný majetek, technické zhodnocení (dle příslušné prováděcí vyhlášky zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a 33 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů). Dlouhodobý hmotný majetek: pozemky bez ohledu na výši ocenění (pokud je předmětem činnosti účetní jednotky nákup a prodej nemovitostí a účetní jednotka tyto nemovitosti nepoužívá, nepronajímá a neprovádí na nich technické zhodnocení, ale nakupuje je za účelem prodeje, pak je o nich účtováno jako o zboží, a nikoliv jako o majetku), stavby bez ohledu na výši ocenění a dobu použitelnosti, 6

7 samostatné movité věci a soubory movitých věcí, jejichž doba použitelnosti je delší než 1 rok a od výše ocenění určeného účetní jednotkou (viz doložený vnitřní předpis), jiný dlouhodobý hmotný majetek, technické zhodnocení (dle příslušné prováděcí vyhlášky zákona o účetnictví a 33 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů). Pro všechny výše uvedené kategorie z účetního pohledu platí, že pro vykázání v rámci kategorie dlouhodobého majetku musí být doba použitelnosti majetku delší než 1 rok. V případě, že je účetní jednotka oprávněna stanovit si výši ocenění, od které se bude majetek evidovat jako dlouhodobý majetek, je povinna předložit s první monitorovací zprávou předpis, ve kterém je to stanoveno. Vymezení technického zhodnocení dle 33 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů: technické zhodnocení výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu za zdaňovací období částku Kč, rekonstrukce zásahy do majetku, které mají za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů, modernizace rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku. Drobný (dlouhodobý) hmotný majetek Drobným dlouhodobým hmotným majetkem jsou samostatné movité věci a soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením a dobou použitelnosti delší než 1 rok; ocenění jedné položky je v částce Kč a vyšší a nepřevyšuje částku Kč. Drobný (dlouhodobý) nehmotný majetek Drobným dlouhodobým nehmotným majetkem jsou zejména nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software a ocenitelná práva, pokud jejich doba použitelnosti je delší než 1 rok a ocenění je v částce Kč a vyšší a nepřevyšuje částku Kč. Projektová dokumentace a další dokumentace nezbytná pro projekt projektová dokumentace pro všechny stupně přípravy a realizace stavby (projektová dokumentace stavby, dokumentace pro územní řízení a vydání územního rozhodnutí, dokumentace pro stavební řízení, dokumentace pro zadání stavby, realizační dokumentace), dokumentace pro podání žádosti, EIA, studie proveditelnosti, analýza Cost-Benefit, podnikatelský plán, povinné přílohy. U projektů zakládajících veřejnou podporu, jež jsou financovány na základě blokové výjimky o vnitrostátní regionální investiční podpoře dle nařízení Komise (ES) č. 1628/2006, není možno zahrnout do způsobilých výdajů projektu výdaje na pořízení projektové dokumentace k projektu (dokumentace pro přípravu a realizaci stavby ani zpracování žádosti o poskytnutí dotace). Oceňování Ocenění majetku pro účetní účely může být odlišné od ocenění majetku z pohledu způsobilosti výdajů. Odlišnosti se týkají zejména nákladů souvisejících s pořízením majetku koupí. Příjemce dokládá prostřednictvím např. kupních smluv, faktur, dodacích listů apod. okamžik vzniku a výši výdaje na nákup majetku. Tyto doklady obsahují podrobné vymezení plnění (nákup zařízení, montáž, dopravné), ze kterého je možné určit výši způsobilých výdajů vztahujících se k pořízení majetku. Součástí pořizovací ceny nejsou z hlediska způsobilých výdajů zejména náklady stanovené prováděcími vyhláškami zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, 7

8 na opravy a udržování, kurzové rozdíly, smluvní pokuty a úroky z prodlení, úroky z úvěru, clo, majetkové daně, náklady na přípravu pracovníků pro budované provozy a zařízení apod. Součástí pořizovací ceny jsou z hlediska způsobilých výdajů recyklační poplatky. Pro projekty zakládající veřejnou podporu, jež jsou financovány na základě blokové výjimky o vnitrostátní regionální investiční podpoře dle nařízení Komise (ES) č. 1628/2006, jsou všechny náklady související s pořízením majetku dle prováděcích vyhlášek zákona o účetnictví nezpůsobilé. Výdaje na publicitu Pravidla publicity jsou součástí smlouvy o poskytnutí dotace a jejich dodržení je pro příjemce závazné. Výdaje vynaložené v souladu s těmito pravidly jsou způsobilými výdaji. Nezpůsobilé výdaje výdaje, které nemají prokazatelně přímou vazbu na projekt a nejsou nezbytné pro realizaci projektu, práce svépomocí, úroky z úvěrů, nákup budov vyjma výkupu budov určených k demolici, nákup pozemků převyšující částku 10 % CZV, DPH nebo její část, pokud příjemce plnění má nárok na odpočet daně na vstupu, výdaje na bydlení, včetně související projektové dokumentace, daně (daň z nemovitostí, daň z převodu nemovitostí, daň dědická, daň darovací, silniční daň), clo, rezerva a odměna zpracovateli nárokovaná pouze v případě schválení žádosti, věcné příspěvky, výdaje na reprezentaci, pořízení zvířat, náklady na opravu (např. oprava a údržba strojů a zařízení, oprava nemovitostí), náklady na právní spory, poplatky charakteru sankce (např. pokuty, penále), manka, škody, dávky nemocenské hrazené státem, nákup mobilních telefonů, hovorné, splátky leasingu nevztahující se k období realizace projektu a ostatní výdaje související s leasingovou smlouvou (daně, marže pronajímatele, úroky, režijní výdaje, pojišťovací výlohy, úroky z úvěru), finanční leasing, pořízení uměleckých předmětů, předmětů kulturní hodnoty, exponátů expozic, galerií, muzeí (umělecké předměty lze pořídit pouze doplňkově ve výjimečných a řádně odůvodněných případech a jen tehdy, budou-li pevně spojeny s podkladem a trvale umístěny na veřejném prostranství), výdaje na archeologický průzkum, dohled a dozor. 8

9 Dokladování způsobilých výdajů Vedení účetnictví pro daný projekt Doložení způsobilých výdajů prostřednictvím účetního dokladu se řídí souborem pravidel stanovených národní i evropskou legislativou. Transakce související s projektem musejí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících. Z tohoto důvodu je příjemce povinen vést analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. V době podání žádosti o poskytnutí dotace a realizace projektu je příjemce podpory povinen vést účetnictví v souladu s národní legislativní úpravou. Na národní úrovni je povinnost vedení účetnictví upravena zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro subjekty uvedené v 1 odst. 2. Zákon stanovuje vedení účetnictví v plném rozsahu a pro vybrané subjekty (specifikované v 9 odst. 3 až 5 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů) umožňuje vedení účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Současná legislativní úprava dále připouští vedení daňové evidence dle 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. V tomto případě je však nezbytné rozšířit daňovou evidenci v souladu s Metodikou finančních toků a kontroly programů spolufinancovaných ze SF/CF/EFF na programové období o následující požadavky: příslušné doklady musejí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, (s výjimkou bodu f) pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci, předmětné doklady musejí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost, při kontrole poskytne příjemce na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu, uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují. Obecná pravidla dokladování a zpracování dokladů Účetní doklady musejí splňovat náležitosti dle 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Daňové doklady musejí zároveň splňovat náležitosti zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Náležitosti účetního dokladu: označení účetního dokladu, obsah účetního případu a označení jeho účastníků, peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou jednotku, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování (vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě). Náležitosti daňového dokladu: Běžný daňový doklad faktura musí obsahovat: 9

10 obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění, obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, pro něhož se uskutečňuje plnění, daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem, evidenční číslo daňového dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení daňového dokladu, datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu, jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, základ daně, základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení zákona, výši daně uvedenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nebo na padesátihaléře. Zjednodušený daňový doklad paragon musí obsahovat: obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění, evidenční číslo daňového dokladu, rozsah a předmět plnění, datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve, základní nebo sníženou sazbu daně, částku, kterou plátce získal nebo má získat za uskutečňované plnění celkem. Každý daňový doklad musí být označen registračním číslem projektu, a to: v textu daňového dokladu nebo nalepením samolepky na daňový doklad nebo razítkem na daňovém dokladu nebo ručním vepsáním na daňový doklad. Zálohová faktura Zálohová faktura nemůže být dokladem k proplacení způsobilého výdaje, tímto dokladem je zúčtovací faktura. Další náležitosti dokladů: objednávky: budou obsahovat sdělení pro dodavatele, že může být v rámci projektu kontrolován, kromě zákonných náležitostí musí být na dokladech jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují; identifikaci projektu na dokladu provede dodavatel nebo příjemce (toto opatření zamezí použití jednoho dokladu v rámci více projektů), převzetí stavby, dodávky nebo služby musí být potvrzeno písemně příjemcem (na faktuře, dodacím listu nebo předávacím protokolu). 10

11 Vznik a úhrada způsobilého výdaje Výdaje musejí být vzniklé a uhrazené v průběhu realizace projektu tzn. po dni registrace žádosti o poskytnutí dotace a přede dnem ukončení projektu (před podáním poslední žádosti o platbu). Výjimkou jsou následující typy ZV, které mohou vzniknout a být uhrazené přede dnem registrace žádosti o poskytnutí dotace, nejdříve však po : výdaje na projektovou dokumentaci a další dokumentaci nezbytnou pro podání žádosti o dotaci, výdaje na realizaci výběrových řízení dle podmínek programu. ŘO může stanovit výjimky pro jednotlivé výzvy. U projektů zakládajících veřejnou podporu je dle nařízení Komise (ES) č. 1628/2006 jakýkoli výdaj projektu způsobilý až po sdělení řídícího orgánu o splnění podmínek přijatelnosti projektu. Vznik: pro účetní doklad vystavený neplátcem DPH je okamžikem vzniku datum uskutečnění účetního případu, které je jednou z náležitostí účetního dokladu (ve většině případů je okamžik uskutečnění účetního případu totožný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu), pro účetní doklad vystavený plátcem DPH je okamžikem vzniku datum uskutečnění zdanitelného plnění, které je nezbytnou náležitostí daňového dokladu. Úhrada: způsobilý výdaj musí být uhrazen v období od počátečního data způsobilosti výdajů do konečného data způsobilosti výdajů (den ukončení realizace projektu podání poslední žádosti o platbu), zaplacení musí být doloženo výpisy ze zvláštního účtu/podúčtu projektu, příp. úvěrového účtu projektu, výdajovými pokladními doklady, popř. zápočtem, ve smyslu obchodního a občanského zákoníku. V případě, že se bude jednat o výdaj v cizí měně a platba tohoto výdaje ze zvláštního účtu projektu proběhne až po dni vzniku účetního případu / zdanitelného plnění, bude pro převod tohoto výdaje do české měny použit směnný kurz stanovený Českou národní bankou v den vzniku účetního případu / zdanitelného plnění nebo kurz použitý při převodu ze zvláštního účtu (v případě, že bude nižší než kurz stanovený ČNB ke dni vzniku účetního případu / zdanitelného plnění). Pravidla způsobilosti a dokladování některých typů výdajů Nákup pozemku je způsobilým výdajem, jestliže jsou splněny následující podmínky: pořizovací cena pozemku může být započtena maximálně do výše 10 % celkových způsobilých výdajů na projekt, pozemek bude oceněn znaleckým posudkem (nesmí být starší než 6 měsíců před datem pořízení pozemku) vyhotoveným znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů (zákon o oceňování majetku), ve znění pozdějších předpisů, a dle příslušné prováděcí vyhlášky (oceňovací vyhláška), způsobilým výdajem je pořizovací cena, maximálně však do výše ceny zjištěné znaleckým posudkem, na nákup daného pozemku nebyla v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace poskytnuta podpora z veřejných zdrojů a žadatel tento pozemek v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace nevlastnil; tato skutečnost bude doložena čestným prohlášením žadatele, které bude spolu se znaleckým posudkem předloženo 11

12 při registraci žádosti o poskytnutí dotace nebo s prvním monitorovacím hlášením (zprávou) následujícím po pořízení pozemku. Dokladování kupní smlouva, popř. smlouva o smlouvě budoucí kupní, znalecký posudek (ne starší než 6 měsíců před datem pořízení pozemku) vyhotovený znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů (zákon o oceňování majetku), ve znění pozdějších předpisů, a dle příslušné prováděcí vyhlášky (oceňovací vyhláška), aktuální výpis z katastru nemovitostí (Z hlediska posouzení časové způsobilosti nákupu pozemku je rozhodující datum vkladu práva do katastru nemovitostí. Pokud tedy datum vkladu vlastnického práva do katastru splňuje časový test způsobilosti, není rozhodující, zda byla smlouva o koupi pozemku sepsána mimo rámec časové způsobilosti. Příjemce dokládá vlastnické právo výpisem z katastru nemovitostí nejpozději při podání závěrečné zprávy.), čestné prohlášení o tom, že na nákup daného pozemku nebyla v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace poskytnuta podpora z veřejných zdrojů a žadatel tento pozemek v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace nevlastnil. Nákup staveb určených k demolici je způsobilým výdajem, jestliže jsou splněny následující podmínky: pořizovací cena stavby může být započtena maximálně do výše 10 % celkových způsobilých výdajů na projekt, stavba bude oceněna znaleckým posudkem (nesmí být starší než 6 měsíců před datem pořízení stavby) vyhotoveným znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, ve znění pozdějších předpisů, a dle příslušné prováděcí vyhlášky (oceňovací vyhláška), způsobilým výdajem je pořizovací cena, maximálně však do výše ceny zjištěné znaleckým posudkem, příslušným stavebním úřadem je vydáno platné povolení k odstranění stavby podle zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů, případně podle zákona č. 50/1976 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), jak vyplývá z pozdějších změn, na nákup dané stavby určené k demolici nebyla v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace poskytnuta podpora z veřejných zdrojů a žadatel tuto stavbu v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace nevlastnil; tato skutečnost bude doložena čestným prohlášením žadatele, které bude spolu se znaleckým posudkem předloženo při registraci žádosti o poskytnutí dotace nebo s prvním monitorovacím hlášením (zprávou) následujícím po pořízení stavby. Dokladování znalecký posudek (ne starší než 6 měsíců před datem pořízení stavby) vyhotovený znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů (zákon o oceňování majetku), ve znění pozdějších předpisů, a dle příslušné prováděcí vyhlášky (oceňovací vyhláška), aktuální výpis z katastru nemovitostí a datum vkladu vlastnického práva do katastru nemovitostí (analogický postup jako u nákupu pozemků), čestné prohlášení o tom, že na nákup dané stavby nebyla v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace poskytnuta podpora z veřejných zdrojů a žadatel tuto stavbu v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace nevlastnil, platné povolení k odstranění stavby vydané příslušným stavebním úřadem (bude doloženo při podpisu smlouvy o poskytnutí dotace). 12

13 Vyvlastnění náklady na vyvlastnění nemovitosti (tj. pozemku nebo stavby) jsou způsobilé v případě splnění následujících podmínek: a) vyvlastnění je realizováno na základě pravomocného rozhodnutí o vyvlastnění dle zvláštního zákona (Zákon č. 184/2006 Sb. o odnětí nebo omezení vlastnického práva k pozemku nebo ke stavbě), b) způsobilým výdajem je nejvýše náhrada stanovená v rozhodnutí o vyvlastnění, c) způsobilým výdajem je rovněž náklad stanovený dle zvláštního zákona (tj. náklady na stěhování apod.), d) celkové náklady na pořízení pozemku prostřednictvím vyvlastnění nesmí přesáhnout 10 % celkových způsobilých výdajů na projekt. Dokladování pravomocné rozhodnutí o vyvlastnění dle zvláštního zákona, aktuální výpis z katastru nemovitostí a datum vkladu vlastnického práva do katastru nemovitostí (analogický postup jako u nákupu pozemků), čestné prohlášení o tom, že současný či některý z předchozích vlastníků nemovitosti neobdržel v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace podporu z veřejných zdrojů na tuto nemovitost a žadatel tuto nemovitost v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace nevlastnil. Nákup použitého zařízení (samostatné movité věci nebo soubory movitých věcí, 26 odst. 2 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů) a) pořizovací cena použitého zařízení je nižší než výdaje na obdobné nové zařízení, b) použité zařízení bude oceněno znaleckým posudkem (nesmí být starší než 6 měsíců před datem registrace projektu) vyhotoveným znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, ve znění pozdějších předpisů, a dle příslušné prováděcí vyhlášky (oceňovací vyhláška), c) způsobilým výdajem je pořizovací cena, maximálně však do výše ceny zjištěné znaleckým posudkem, d) na pořizované zařízení nebyla v posledních pěti letech před registrací žádosti o poskytnutí dotace poskytnuta podpora z veřejných zdrojů (prodejce zařízení o této skutečnosti vystaví prohlášení); tato skutečnost bude doložena čestným prohlášením žadatele, které bude spolu se znaleckým posudkem předloženo při první žádosti o platbu následující po pořízení použitého zařízení. Nejedná-li se o samostatné movité věci nebo soubory movitých věcí dle příslušné prováděcí vyhlášky zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a 33 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, je nutno splnit jen body a), d). V případě nákupu použitého zařízení v rámci výběrového/zadávacího řízení je nutné, aby zadavatel vložil do zadávací dokumentace podmínku, aby dodavatel použitého zařízení doložil ocenění použitého zařízení znaleckým posudkem a dodržel všechny podmínky pro nákup použitého zařízení stanovené v této příloze č. 1 Příručky pro příjemce (Pravidla způsobilých výdajů) tak, aby byly výdaje na nákup tohoto zařízení způsobilé. 13

14 Leasing (operativní leasing je pronájem movité nebo nemovité věci, po jehož skončení se předmět leasingu zpravidla vrací pronajímateli) operativní leasing je způsobilým výdajem i v případě, že předmět leasingu není způsobilý pro financování z fondů EU; v tomto případě je nutné prokázat, že předmět leasingu je nezbytný pro realizaci projektu, způsobilé jsou splátky, které se vztahují k období realizace projektu, pokud není předmět leasingu využíván pouze pro daný projekt, je způsobilá pouze alikvotní část leasingových splátek, nájemce musí být schopen prokázat, že operativní leasing je tím finančně nejvýhodnějším řešením pro projekt. Dokladování leasingová smlouva, splátkový kalendář, přijaté faktury vystavené na jednotlivé splátky a doklad o zaplacení příslušných splátek (výpis z bankovního účtu), výpočet poměrné části leasingu (pokud není předmět využíván pouze pro daný projekt nebo jeho využití není totožné s obdobím realizace projektu) z tohoto výpočtu musí být zřejmá doba, po kterou byl předmět leasingu/nájmu využíván pro daný projekt, skutečná výše splátek za rok, metodika výpočtu způsobilého leasingu/nájemného po období realizace projektu (tato metodika nesmí být příjemcem v průběhu projektu ani při finančním vyúčtování měněna) a dále celková výše způsobilého leasingu. Režijní náklady (výjimka z podmínky doložení skutečného zaplacení výdajů, které nejsou doprovázeny skutečným peněžním výdajem v okamžiku, kdy se o nich jako o výdajích účtuje) režijní náklady jsou způsobilými výdaji za předpokladu, že jejich základem jsou skutečné výdaje související s projektem a jsou přiřazeny k danému projektu poměrným způsobem podle řádně odůvodněné, spravedlivé a nestranné metody, která musí být zachována po celou dobu akce včetně závěrečného vyúčtování a případného auditu, druhy režijních nákladů: nájemné, poplatky za nákup vody, paliv a energie, internet, úklid, telefonní poplatky, spotřební materiál (poštovné, kancelářské potřeby). Dokladování doložena metodika výpočtu poměrné části režijních nákladů pro daný projekt, k prokázání vzniku výdaje slouží především smlouvy nájemní, smlouvy dodavatelské, fakturace jednotlivých služeb dodavateli, popř. dodací listy, smlouvy o připojení telekomunikačních služeb apod., k prokázání úhrady slouží zálohové faktury, výpisy z bankovních účtů prokazující uskutečnění platby, výdajové pokladní doklady, zjednodušené daňové doklady (paragony) apod.; způsobilost výdajů doložíte vyúčtováním k datu ukončení etapy/projektu od jednotlivých poskytovatelů služeb. Osobní náklady Mzdové náklady hrubá mzda, plat nebo odměna z dohod 1 zaměstnanců pracujících na projektu (popř. její alikvotní část odpovídající počtu hodin odpracovaných na projektu) včetně zákonných 1 Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti). 14

15 náhrad/příplatků (práce přesčas, ve svátek, pokud zaměstnanec vykonával v tomto období práce přímo související s projektem). Obligatorní výdaje zaměstnavatele za zaměstnance pracujícího na daném projektu, popř. jejich alikvotní část. Osobní náklady nesmějí přesáhnout obvyklou výši v daném oboru, čase a místě. Dokladování Existence pracovněprávního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, v jehož rámci zaměstnanci vykonávají práce související s projektem: pracovní smlouvy uzavřené v souladu se zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů) musejí být uzavřeny písemně a obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do práce, pokud je zaměstnanec přijímán pouze k vykonávání práce na projektu, je nutné v pracovní smlouvě nebo v náplni práce přesně uvést a definovat činnosti prováděné pro daný projekt, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr: dohoda o provedení práce (rozsah práce nepřesáhne 150 hodin v daném kalendářním roce, do rozsahu práce se započítává také doba práce konané zaměstnancem pro zaměstnavatele v témže kalendářním roce na základě jiné dohody o provedení práce) a dohoda o pracovní činnosti (na základě dohody o pracovní činnosti lze vykonávat práci v rozsahu nepřekračujícím v průměru polovinu stanovené týdenní pracovní doby), v pracovních smlouvách/dohodách musí být jednoznačně vymezená pracovní náplň pro práce vykonávané pro daný projekt, minimální výše mzdy, platu nebo odměny z dohod (do mzdy a platu se nezahrnuje mzda ani plat za práci přesčas, příplatek za práci ve svátek, za noční práci), náhrady za překážky v práci jsou obecně nezpůsobilým výdajem. Objem a charakter práce, která byla v rámci projektu zaměstnanci odvedena: pracovní výkazy (tzv. timesheet) pro jednotlivé zaměstnance: musejí být doloženy u zaměstnanců, kteří se podílejí na realizaci projektu pouze částí svého pracovního úvazku, případně se podílejí na více projektech v rámci jednoho pracovněprávního vztahu. V případě, že se jedná o zaměstnance projektu v rámci prioritní osy 5 Technická pomoc a tento zaměstnanec se podílí na implementaci ROP Severozápad % pracovním úvazkem, vykazují se v pracovních výkazech pouze dny strávené jinou agendou, než je implementace ROP Severozápad. Legislativně není obsah pracovního výkazu stanoven, měl by však obsahovat minimálně: název organizace (specifikace účetní jednotky), název a registrační číslo projektu, jméno pracovníka, název funkce (pracovní zařazení pracovníka), vymezení období, za které je výkaz práce zpracován (měsíc a rok), odpracované období v členění na dny a hodiny (popř. vymezení pracovního úvazku), vymezení času, kdy je práce vykonávána, popis činností v jednotlivých dnech, odpovídající formu publicity, podpis pracovníka a podpis osoby odpovědné za kontrolu (nadřízeného). 15

16 Celková výše způsobilých osobních nákladů projektu (tj. zejména hrubá mzda zaměstnanců a sociální a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem): doloženo pomocí výplatních a zúčtovacích listin jsou vyhotovovány za období 1 měsíce a obsahují obvykle údaje o hrubé mzdě za sledované období (včetně jednotlivých složek), o odvodech sociálního a zdravotního pojištění, o záloze na daň z příjmů fyzických osob, o dalších srážkách (spoření, splátky půjček, výživné) a o ostatních položkách, které se nezdaňují (dávky nemocenského pojištění) apod., mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových nákladů zaměstnanců (např. rozpis mzdových nákladů) za sledované období obsahují: počet odpracovaných dnů zaměstnanci na daném projektu, způsobilou hrubou mzdu zaměstnanců za daný projekt, způsobilé pojistné na sociální a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem za zaměstnance v poměru ke způsobilé hrubé mzdě zaměstnance, doložení úhrady mezd zaměstnancům a odvodu příslušné části sociálního a zdravotního pojištění. Cestovní náhrady cestovní náhrady musejí přímo souviset s efektivním provedením projektu, být pro něj nezbytné a souviset s osobami, které jsou přímo zapojené do realizace projektu, jedná se o náhrady jízdních výdajů (za všechny druhy veřejných dopravních prostředků, vlastní osobní motorové vozidlo pracovníka při služební cestě nebo služební motorové vozidlo), výdaje za ubytování, stravné, nutné výdaje (nezbytné pojištění při zahraničních cestách, parkovné), sazby náhrad se mohou ročně měnit, a to vždy k 1. lednu daného roku (dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů). Dokladování výše cestovních náhrad je řešena v rámci zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, k doložení výdajů slouží vystavený cestovní příkaz, vyúčtování služební cesty, cestovní doklady (letenky, doklady o nákupu pohonných hmot apod.) a zprávy ze služební cesty nebo jednání dokládající souvislost cesty s projektem, výše náhrad za ubytování není explicitně stanovena zákonem je nezbytné vycházet z podmínky dodržení hospodárnosti a přiměřenosti výdaje (ceny v místě obvyklé), vznik výdaje faktury, zjednodušené daňové doklady, úhrada výdaje výdajové pokladní doklady, výpisy z bankovních účtů. Finanční výdaje, služby a poplatky nevyhnutelné a s přímou vazbou na projekt výdaje na zřízení a vedení účtu/podúčtu a na finanční transakce na tomto účtu/podúčtu, výdaje na právní poradenství, technické a finanční experty (např. výdaje na organizaci výběrových řízení dle podmínek programu), výdaje na publicitu vynaložené v přímé souvislosti s realizací projektu, účetní výdaje. Dokladování bankovní poplatky (tj. výdaje na zřízení a vedení účtu a na finanční transakce spojené s tímto účtem) bankovní výpisy dokládající jak výši výdajů, tak i jejich uhrazení, popř. jiné dokumenty 16

17 vystavené příslušnou bankovní institucí, ze kterých je patrná výše poplatků za sledované období a jejich úhrada příjemcem, posudky smlouva o poskytnutí služeb znalce, přijaté faktury, doklad o uhrazení služeb znalce, samotný posudek. DPH a jiné daně daně jsou obecně nezpůsobilým výdajem s výjimkou daně z přidané hodnoty. Dle pravidel ROP SZ může plátce DPH do způsobilých výdajů zahrnout pouze tu část DPH, u níž nelze uplatnit nárok na odpočet na vstupu. Zdůrazňujeme, že pravidla vylučují ze způsobilých výdajů tu část DPH, u níž je možno uplatnit nárok na odpočet na vstupu, bez ohledu na to, zda jej příjemce skutečně uplatnil či nikoli, což má význam zejména u krácených nároků na odpočet podle 72, odstavec 4 zákona č. 235/2004 Sb. a u úpravy nároku na odpočet podle ustanovení 78 zákona. U příjemců, kteří jsou povinni krátit odpočet daně za použití koeficientu způsobem stanoveným v 76 zákona č. 235/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů, není DPH způsobilým výdajem projektu a to i tehdy pokud u části DPH v rámci projektu není nárok na odpočet na vstupu. V případě, že aktivity projektu budou takové, že příjemce si u nich nebude moci uplatňovat odpočet DPH na vstupu, nebude mít změna z neplátce v plátce DPH žádný vliv na výši způsobilých výdajů a výši dotace projektu. Tyto skutečnosti příjemce doloží čestným prohlášením. Způsobilá daň z přidané hodnoty se vztahuje pouze k plněním, která musejí být sama považována za způsobilá. V případě, že je plnění způsobilé pouze v alikvotní části, je daň z přidané hodnoty vztahující se k tomuto plnění způsobilá ve stejné alikvotní části. Pokud příjemce dotace z ROP Severozápad uzavřel s Regionální radou regionu soudržnosti Severozápad Smlouvu o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad (dále jen Smlouva) ještě v době, kdy nebyl plátcem DPH, je povinen nahlásit dle Smlouvy příslušnému finančnímu nebo projektovému manažerovi Oddělení realizace a kontroly projektů ÚRR SZ změnu v plátce DPH. Ve formuláři Oznámení příjemce o změnách v projektu příjemce uvede, zda při změně v plátce DPH nebo jiné změně v souvislosti s novelou zákona, bude u projektu dle jeho aktivit uplatňovat odpočet DPH na vstupu či nikoliv, a v jaké výši. Příjemce, který v době uzavření Smlouvy již byl plátcem DPH, je povinen prostřednictvím formuláře Oznámení příjemce o změnách v projektu ohlásit nové skutečnosti v projektu, pokud v souvislosti s novelou zákona nastaly. Pro osoby neregistrované jako plátci DPH je daň z přidané hodnoty vynaložená v souvislosti se způsobilými výdaji projektu taktéž způsobilým výdajem, neboť tyto osoby si nemohou nárokovat odpočet DPH na vstupu. Dokladování příjemce podpory dokládá záznamní povinnost k DPH. Výdaje na publicitu a marketing Dokladování tyto výdaje jsou dokládány prostřednictvím obvyklých dokladů, např. přijatých faktur, zjednodušených daňových dokladů, smluv a dokladů o úhradě (např. výpis z bankovního účtu), dodacích listů, příjemce před podáním žádosti o platbu doloží vzorky publikačních materiálů (např. brožur) nebo fotodokumentace (např. u pamětních desek umístěných na objektech). 17

18 Výdaje na konference a semináře, výdaje na poradenskou činnost, konzultační služby, překlady a tlumočení tato kategorie výdajů může vykazovat znaky typické jak pro dokladování osobních nákladů, tak pro dokladování ostatních služeb. Dokladování v obecné rovině (platné pro ostatní služby) se výdaje opětně prokazují prostřednictvím obvyklých dokladů, např. přijaté faktury, zjednodušené daňové doklady, uzavřené smlouvy s partnery a doklady o úhradě, kromě těchto dokladů předkládá příjemce též prezenční listiny s podpisy účastníků na konferencích a seminářích, popřípadě jinou obdobnou dokumentaci (tato kategorie nákladů může vykazovat znaky typické pro ostatní typy ZV). Dodávky zboží, služeb a stavebních prací Dokladování dokladování zde probíhá prostřednictvím obvyklých účetních dokladů, jako jsou přijaté faktury, zjednodušené daňové doklady, uzavřené smlouvy s dodavateli a doklady o úhradě (výpis z bankovního účtu). Způsobilé výdaje pro jednotlivé prioritní osy 1.1 Podpora rozvojových pólů regionu Hlavní způsobilé výdaje: nákup pozemků (do 10 % CZV), výkup budov určených k demolici ve výjimečných a řádně odůvodněných případech (do 10 % CZV projektu), zabezpečení stavby (inženýrská činnost), odstranění stavby, stavební části stavby (povrchové terénní úpravy, hrubá stavba, střecha, vnitřní úpravy, vnější úpravy) včetně předem plánovaných vyvolaných nákladů, technické zařízení budov (vzduchotechnika, elektroinstalace atd.) a zařizovací předměty (zdravotní technika), technologická zařízení (nákup strojů a zařízení vč. montáže), nákup drážních vozidel pro městskou hromadnou přepravu osob (tramvaje, trolejbusy), vybavení budov nezbytné k naplnění cílů projektu (např. nábytek) 2, nákup dlouhodobého nehmotného majetku (patenty, licence, know-how aj.), DPH (za podmínky, že příjemce plnění nemá nárok na odpočet DPH na vstupu). Ostatní způsobilé výdaje (do 10 % CZV, není-li uvedeno jinak) tyto výdaje nejsou způsobilé u projektů spadajících do režimu regionální investiční podpory: výdaje na dodržení pravidel publicity, projektová dokumentace (projektová dokumentace stavby, dokumentace pro územní řízení a vydání územního rozhodnutí, dokumentace pro podání žádosti, EIA, studie proveditelnosti, CBA, podnikatelský plán), 2 O tomto zařízení musí být účtováno jako o souboru movitých věcí. 18

19 výdaje na finanční služby (poplatky za zřízení, za vedení zvláštního bankovního účtu a za transakce spojené s realizací projektu), výdaje na audit a nezbytné posudky, jsou-li vyžadovány ŘO, výdaje na poradenství, expertní, konzultační a jiné služby, výdaje na realizaci výběrových řízení, mzdové výdaje hrubé mzdy zaměstnanců pracujících na přípravě a řízení projektů včetně sociálního a zdravotního pojištění placeného zaměstnavatelem. Projekt na řízení IPRM: Veškeré výdaje, jež budou uplatňovány v rámci projektu na řízení IPRM, musejí splňovat všechny podmínky způsobilosti výdajů ROP SZ. Výdaje na přípravu a řízení IPRM musejí splňovat zejména věcnou příslušnost výhradně k IPRM, který byl schválen ŘO ROP SZ. Způsobilé výdaje projektu budou hrazeny z oblasti podpory ROP 1.1 Podpora rozvojových pólů regionu, nesmějí překročit 2 % celkových způsobilých výdajů IPRM spadajících do oblasti podpory ROP 1.1 Podpora rozvojových pólů regionu. Zvýšenou pozornost je třeba věnovat oddělení výdajů v rámci projektu na řízení IPRM a výdajů nárokovaných v rámci dílčích projektů IPRM. Stejné výdaje nesmějí být nárokovány v rámci obou projektů. Projekt na řízení IPRM musí být ve schváleném IPRM obsažen, včetně jeho způsobilých výdajů. Nelze tedy požadovat dodatečnou úhradu výdajů za tento projekt, aniž by byl obsažen ve schváleném IPRM, leda že by ŘO ROP SZ v tomto smyslu povolil změnu IPRM, ovšem bez navýšení schválené dotace na IPRM (tj. tyto výdaje budou hrazeny ze schváleného rozpočtu IPRM na úkor ostatních opatření / dílčích projektů IPRM). Odlišný postup lze stanovit ve výzvě k předkládání dílčích projektů (např. při výzvě, ve které se rozdělují rezervní nebo nerozdělené prostředky). Způsobilé výdaje: nákup hmotného majetku výpočetní, kancelářská, informační technika vč. základního příslušenství (kromě dopravních prostředků), vybavení budov nezbytné k naplnění cílů projektu (nábytek) 3, nákup nehmotného majetku (software, licence), nákup drobného hmotného majetku, osobní náklady tj. hrubé mzdy včetně zákonných odvodů (soc. a zdrav. pojištění), dovolených zaměstnanců příjemce vyčleněných (alespoň 30 % měsíční pracovní doby těchto zaměstnanců) pro projekty podpory implementace IPRM jako celku, příp. dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (100 % pracovní doby na implementaci IPRM) nebo výdaje na řízení IPRM formou dodávky (služby), poplatky za semináře, vzdělávání zaměstnanců příjemce podílejících se na realizaci IPRM vč. dílčích projektů z 1.1 ROP (vč. odborné literatury), výdaje na nezbytné právní, technické, finanční, ekonomické poradenství, výdaje spojené s výběrovým řízením na dodavatele, audit vyžadovaný ŘO, znalecké posudky, hodnocení, monitorování apod., ochranné pomůcky, výdaje na propagaci a publicitu IPRM jako celku (publikace, webové stránky, placené tiskové zprávy apod., loga IPRM, vlaječky, propagační předměty, foto- a videomonitoring IPRM), příp. i dílčích projektů, pokud tato není zajištěna z rozpočtů dílčích projektů, pořádání konferencí a seminářů souvisejících s publicitou IPRM a dílčích projektů, pokud tato není zajištěna v rámci těchto dílčích projektů (pronájmy prostor a nezbytného technického vybavení, přiměřené občerstvení), 3 O tomto zařízení musí být účtováno jako o souboru movitých věcí. 19

20 výdaje na zhotovení analýz a zpráv bezprostředně souvisejících s realizací IPRM, včetně výdajů na provedení posouzení vlivů na životní prostředí (SEA), pokud je provedeno přímo na IPRM (nikoliv na dokument, ze kterého IPRM vychází), výdaje na přípravu dokumentu IPRM, výdaje na realizaci výběrových řízení, DPH (za podmínky, že příjemce nemá nárok na odpočet DPH na vstupu). Poznámky: Minimálně 30 % měsíčního pracovního úvazku zaměstnance v pracovním poměru s příjemcem IPRM musí být vykonáváno v rámci 40hodinové týdenní pracovní doby, nikoliv jako práce nad jeho rámec. SPRÁVNĚ ŠPATNĚ Mzdové výdaje lze uplatnit jen u pracovníků, kteří pracují v rámci pracovního úvazku na IPRM. Nelze uplatnit výdaje na odměny za účast v ŘV a pracovních skupinách. Nelze pořizovat dopravní prostředky. 1.2 Podpora revitalizace a regenerace středních a malých měst Hlavní způsobilé výdaje: nákup pozemků (do 10 % CZV), výkup budov určených k demolici ve výjimečných a řádně odůvodněných případech (do 10 % CZV projektu), zabezpečení stavby (inženýrská činnost), odstranění stavby, stavební části stavby (povrchové terénní úpravy, hrubá stavba, střecha, vnitřní úpravy, vnější úpravy) včetně předem plánovaných vyvolaných nákladů, technické zařízení budov (vzduchotechnika, elektroinstalace atd.) a zařizovací předměty (zdravotní technika), technologická zařízení (nákup strojů a zařízení vč. montáže), rozvody datových (komunikačních) sítí (do 10 % CZV projektu), vybavení budov nezbytné k naplnění cílů projektu (např. nábytek) 4, nákup dlouhodobého nehmotného majetku (patenty, licence, know-how aj.), DPH (za podmínky, že příjemce plnění nemá nárok na odpočet DPH na vstupu). Ostatní způsobilé výdaje (do 10 % CZV, není-li uvedeno jinak) tyto výdaje nejsou způsobilé u projektů spadajících do režimu regionální investiční podpory: výdaje na dodržení pravidel publicity, projektová dokumentace (projektová dokumentace stavby, dokumentace pro územní řízení a vydání územního rozhodnutí, dokumentace pro podání žádosti, EIA, studie proveditelnosti, CBA, podnikatelský plán), 4 O tomto zařízení musí být účtováno jako o souboru movitých věcí. 20