Elektronické objednávanie sortimentu lekárne

Transkript

1 Elektronické objednávanie sortimentu lekárne Praktická príručka elektronického objednávania pre lekárne používajúce informačný systém WinLSS PharmINFO spol. s r.o. 2009

2 PharmINFO Centrum podpory zákazníkom Začínate s elektronickým objednávaním a máte otázky? V tom prípade nás neváhajte kontaktovať, radi Vám ich zodpovieme. Kontaktujte nás na adrese support@pharminfo.sk, alebo na tel. čísle 02/ Obsah 1 ADC ČÍSELNÍK.pharmacy systém jednoznačnej identifikácie farmaceutického sortimentu Nastavenie prístupových údajov lekárne k produktom PharmINFO Stiahnutie ADC ČÍSELNÍKA Viacnásobne spárované ADC Kódy Príčiny vzniku viacnásobne napárovaných ADC Kódov Vytlačenie alebo export tabuľky Viacnásobne spárovaných ADC Kódov do Excelu Aktualizácia ADC ČÍSELNÍKA Automatické napárovanie ADC ČÍSELNÍKA-a s Číselníkmi materiálu Ručné priradenie ADC Kódu na skladovú kartu Ručné priradenie ADC Kódu položke z Číselníka materiálov Ručné priradenie ADC Kódu v Zozname materiálu na objednanie Nastavenie distribútorov pre elektronické objednávanie Elektronické objednávanie sortimentu lekárne Ručné pridanie položky do objednávkového súboru Odoslanie elektronickej objednávky na distribútora Odozva k elektronickej objednávke Overenie dostupnosti tovaru u distribútorov NobelPLUS.Pharmacy nastavenie automatického zobrazovanie piktogramov a odborných informácií pri expedovaní v okne Pokladňa NobelPLUS.Pharmacy odborné informácie pri expedovaní Informácie o liekoch a produktoch, ktoré lekáreň nemá na sklade

3 1 ADC ČÍSELNÍK.pharmacy systém jednoznačnej identifikácie farmaceutického sortimentu ADC ČÍSELNÍK.pharmacy je zoznam položiek sortimentu lekárne, ktoré sú jednoznačne identifikované tzv. ADC Kódom. Tento zoznam je denne aktualizovaný, čiže denne do neho pribúdajú nové položky a vyraďujú sa položky neaktuálne. Spoločnosť PharmINFO dodáva tento produkt prostredníctvom moderných technológií, ktoré dnes umožňuje využívať stále dostupnejší internet. To znamená, že z prostredia svojho známeho lekárenského informačného systému (LIS) sa pripojíte na internetový server PharmINFO a jednoduchým kliknutím na príslušné tlačidlo vo svojom LIS si okamžite stiahnete ADC ČÍSELNÍK.pharmacy do svojho počítača. 1.1 Nastavenie prístupových údajov lekárne k produktom PharmINFO Stačí do príslušného políčka v programe WinLSS napísať meno užívateľa, ktorým je príslušný kód PZS a heslo, ktoré nájdete v prehľade svojich licencií na portáli PharmINFO ( odkiaľ ste uskutočnili objednávku licencie NobelKOMPLET. Stlačte Správca / Konfigurácia aplikácie / Objednávky materiálu a otvorí sa okno s nastavením parametrov, kde vpíšete požadované údaje z klientského portálu PharmINFO. Meno a Heslo je identické pre ADC ČÍSELNÍK aj pre NobelPLUS. Obrázok 1.1 Nastavenie prístupových údajov lekárne 3

4 1.2 Stiahnutie ADC ČÍSELNÍKA Po zadaní prístupových údajov k produktom PharmINFO kliknite na Správca / Číselníky/ ADC Číselník. Obrázok 1.2 Prístup k ADC ČÍSELNÍKU Pre prvotné načítanie (stiahnutie) ADC ČÍSELNÍKA z internetu stlačte tlačidlo Funkcie a Načítaj číselník z internetu. Obrázok 1.3 Načítanie ADC ČÍSELNÍKA z internetu V závislosti od výkonu Vášho počítača a rýchlosti internetového pripojenia si WinLSS za minút stiahne ADC ČÍSELNÍK. Obrázok 1.4 Sťahovanie ADC ČÍSELNÍKA 4

5 Po stiahnuté ADC ČÍSELNÍKA WinLSS zobrazí počet stiahnutých položiek. Obrázok 1.5 Úspešné stiahnutie ADC ČÍSELNÍKA 1.3 Viacnásobne spárované ADC Kódy Po stiahnutí ADC ČÍSELNÍKA a ukončení automatického párovania WinLss zobrazí tzv. tabuľku zdvojeného párovania resp. viacnásobne spárovaných ADC Kódov. Ide o tabuľku zobrazujúcu tie karty, ktorým WinLss v rámci automatického párovania ponúka viacero možností z ADC ČÍSELNÍK-a. Obrázok 1.6 Tabuľka Viacnásobne spárovaných ADC Kódov Príčiny vzniku viacnásobne napárovaných ADC Kódov V priebehu automatického párovania skladových kariet s ADC ČÍSELNÍKOM môže dôjsť k situácii, kedy systém WinLss priradí k jednej karte v lekárni viac možností s ADC ČÍSELNÍK-a. Tento jav môže byť spôsobený viacerými skutočnosťami, preto je počet položiek s viacnásobne spárovanými ADC Kódmi v každej lekárni individuálny. V priemere sa jedná o cca položiek, u ktorých je potrebné doriešiť postupne tento stav a odstrániť príčinu viacnásobného spárovania. Medzi najčastejšie príčiny viacnásobného spárovania ADC Kódov na niektoré karty patrí: a) Systém zakladania kariet v lekárni- na jednej karte so všeobecným názvom sa eviduje viacero rôznych balení alebo variant jedného produktu od jedného či viacerých výrobcov. Napríklad máte založenú kartu na prípravok ABC SPEKTRUM TBL WAL, no keďže v ADC ČÍSELNÍK-u sa nachádza ABC SPEKTRUM v 30 tabletovom aj 60 tabletovom balení WinLSS ponúka z ADC ČISELNÍK-a tieto 2 možnosti ako potenciálne páry na danú kartu. b) Chyba, ktoré sa v minulosti udiali pri príjme elektronického dodacieho listu systémom PharmNet I.: na kartu s prípravkom A bol v minulosti prijatý z elektronického dodacieho listu omylom prípravok B. Toto priradenie si mohol systém omylom zapamätať aj napriek tomu, že lekárnik následne prípravok B nahral na správnu kartu. Výsledkom tejto chyby je, že karta k prípravku A eviduje vo svojej pamäti nielen interné kódy dodávateľov k prípravku A, ale aj interný kód k prípravku B, ktorý sa v minulosti na kartu priradil omylom. Keďže interný kód dodávateľa jedným z parametrov, na základe ktorého prebieha automatické párovanie, môže systém pri automatickom párovaní ponúknuť z ADC ČÍSELNÍKA na kartu k prípravku A okrem správneho prípravku aj prípravok B. 5

6 1.3.2 Vytlačenie alebo export tabuľky Viacnásobne spárovaných ADC Kódov do Excelu Tabuľku je potrebné si vytlačiť (stlačenie tlačidla Tlač ) alebo je možné urobiť si export do súboru čitateľného v programe EXCEL. Tento export urobíte jednoducho kliknutím na tlačidlo Excel a následne Export do CSV pre EXCEL. Obrázok 1.7 Export tabuľky do CSC pre EXCEL Vyberte možnosť Uložiť a uložte exportovaný súbor s viacnásobne spárovanými ADC Kódmi do vášho PC na miesto, kde ho budete vedieť v budúcnosti nájsť. Obrázok 1.8 Uloženie exportovanej tabuľky Po tom, ako si tento súbor uložíte kliknite v tejto tabuľke na tlačidlo Zruš všetky zlé páry. 6

7 1.4 Aktualizácia ADC ČÍSELNÍKA Akonáhle budete mať ADC ČÍSELNÍK stiahnutý vo svojom počítači, jeho aktualizácie sú už len otázkou sťahovania zmien a preto bude aktualizácia možná kedykoľvek počas prevádzky a jej trvanie bude oveľa kratšie. Aktualizáciu ADC ČÍSELNÍKA vykonáte stlačením tlačidla Funkcie a následne Aktualizuj číselník z internetu. Obrázok 1.9 Aktualizácia ADC ČÍSELNÍKA Po spustení stiahnutia ADC ČÍSELNÍKA program skontroluje aktuálnosť ADC ČÍSELNÍKA v lekárni. Pokiaľ sa na internete nachádza aktuálnejšia verzia, automaticky sa stiahnu zmeny. Obrázok 1.10 Potvrdenie voľby aktualizácia ADC ČÍSELNÍKA 1.5 Automatické napárovanie ADC ČÍSELNÍKA-a s Číselníkmi materiálu Po dokončení sťahovania ADC ČÍSELNÍKA sa ihneď automaticky spustí proces párovania Vašich skladových kariet na položky v ADC ČÍSELNÍKU, čím Vaše skladové karty získajú ADC Kód. Pre automatické napárovanie sa využívajú údaje z Vašich skladových kariet (ŠUKL kód, dodávateľské kódy, kódy EAN). Váš lekárenský informačný systém WinLSS Vám umožňuje napárovať ADC ČÍSELNÍK aj dodatočne. V menu ADC ČÍSELNÍK stlačte Funkcie a Spustiť automatické párovanie. Obrázok 1.11 Spustenie automatického napárovania 7

8 1.6 Ručné priradenie ADC Kódu na skladovú kartu Nakoľko nie všetky položky z Číselníka materiálov je možné napárovať na ADC ČÍSELNÍK automaticky, Váš lekárenský informačný systém umožňuje k položke z Číselníka materiálov ručne priradiť ADC Kód. Ručné priradenie ADC Kódu je možné uskutočniť viacerými spôsobmi Ručné priradenie ADC Kódu položke z Číselníka materiálov Kliknite na Sklad / Číselníky materiálu. Obrázok 1.12 Otvorenie Číselnikov materiálu Najskôr je potrebné nájsť položku, ktorej chceme priradiť ADC Kód. Ako prvé sa Vám zobrazí okno, do ktorého môžete zadať výberovú podmienku a podľa tejto následne filtrovať Číselníky materiálu. Obrázok 1.13 Vyhľadávanie materiálu Ak hľadáme konkrétny tovar, môžeme zadať buď názov alebo kód materiálu. Obrázok 1.14 Vyhľadávanie konkrétnej položky v Číselníkoch materiálu V prípade, že sa chystáme postupne párovať všetky položky, ktoré nemajú priradený ADC Kód, stlačíme tlačidlo Výberová podmienka. Zobrazí sa okno, v ktorom je možné zadefinovaním rôznych podmienok filtrovať Číselník materiálov. Obrázok 1.15 Výberová podmienka - výber všetkých položiek bez ADC Kódu 8

9 Po dohľadaní skladovej karty, ktorej chceme priradiť ADC Kód, je potrebné kliknúť na tlačidlo Oprava. Obrázok 1.16 Oprava skladovej karty Otvorí sa tzv. skladová karta. Po stlačení tlačidla... pri kolónke ADC Kód sa otvorí kompletný ADC ČÍSELNÍK. Obrázok 1.17 Ručné priradenie ADC Kódu Užívateľovi sa zobrazia produkty v ADC ČÍSELNÍKU a jeho úlohou je presne dohľadať v ADC ČÍSELNÍKU ten produkt, ktorý zodpovedá položke z Číselníkov materiálu teda nájsť príslušný pár. Pre vyhľadanie položky v ADC ČÍSELNÍKU stlačte tlačidlo Vyhľadanie F2. Obrázok 1.18 Vyhľadanie položky v ADC ČÍSELNÍKU Obrázok 1.19 Vyhľadanie položky v ADC ČÍSELNÍKU - vyhľadávacie okno 9

10 Po dohľadaní zodpovedajúceho produktu teda nájdení správneho páru položiek stlačením klávesu Enter počítač doplní položke z Číselníka materiálov príslušný ADC Kód. Obrázok 1.20 Výber zodpovedajúceho páru z ADC ČÍSELNÍKA Po potvrdení tlačidlom F5 Ulož bude skladovej karte priradený ADC Kód, ktorý sme vybrali z ADC ČÍSELNÍKA. Obrázok 1.21 Na skladovej karte pribudol ADC Kód Ručné priradenie ADC Kódu v Zozname materiálu na objednanie Ručné priradenie ADC Kódu tovaru je možné uskutočniť aj v menu Objednávka/ Materiál na objednanie. Položky, ktoré nemajú priradený ADC Kód sú podfarbené ružovou farbou. Vyberte položku, ktorej chcete priradiť ADC Kód, stlačte tlačidlo Funkcie a Napáruj položku na ADC číselník. Obrázok 1.22 Priradenie ADC Kódu 10

11 2 Nastavenie distribútorov pre elektronické objednávanie Predtým, ako začnete elektronicky objednávať, je potrebné nastaviť prihlasovacie údaje pre distribútorov. Nastavenie zrealizujete cez Správca/ Číselníky/ Dodávatelia. Obrázok 2.1 Nastavenie prihlasovacích údajov (krok 1) Následne si vyberiete distribútora (dodávateľa), ktorému chcete nastaviť prihlasovacie údaje. Kliknite na tlačidlo Oprava. Obrázok 2.2 Nastavenie prihlasovacích údajov (krok 2) Zobrazí sa karta zvoleného dodávateľa. Následne je potrebné v časti El. objednávky prepnúť voľbu Elektronická objednávka z NIE na ÁNO. Prihlasovacie údaje sa automaticky stiahnu z internetu. Obrázok 2.3 Nastavenie prihlasovacích údajov (krok 3) Obrázok 2.4 Nastavenie prihlasovacích údajov (krok 4) 11

12 3 Elektronické objednávanie sortimentu lekárne Položky, ktoré chceme objednať, sa vo Vašom programe zapisujú do objednávkového zoznamu tzv. Zoznam materiálu na objednanie. Kliknite na Objednávky/ Materiál na objednanie. 3.1 Prístup k Zoznamu materiálu na objednanie 3.1 Ručné pridanie položky do objednávkového súboru Novú položku do objednávkového zoznamu pridáme tak, že sa stlačíme klávesu Nový F3. Do riadku môžeme vpísať začiatočné písmená tovaru, ktorý chcem objednať. Stlačíme Enter. 3.2 Zoznam materiálu na objednanie a pri danie tovaru do objednávky Zobrazí sa zoznam položiek z Cenníka položiek. Vyberieme tovar, ktorý chceme objednať a po stlačení klávesy Enter potvrdíme svoj výber. 3.3 Výber položky do Zoznamu materiálu na objednanie 12

13 Do objednávkového súboru môžete zadávať nové položky aj z okna pokladne pomocou stlačenia kombinácie klávesov Ctrl+O. Stlačením tejto kombinácie klávesov na konkrétnej položke sa otvorí okno, do ktorého môžete vpísať množstvo požadované na objednanie. Obrázok 3.4 Stlačenie tlačidla CTRL + O v okne Pokladňa 3.2 Odoslanie elektronickej objednávky na distribútora V Zozname materiálu na objednanie môžete položkám priradiť dodávateľa, od ktorého ich chcete elektronicky objednať. Ak však chcete všetky položky elektronicky objednať u jedného dodávateľa stačí v Hlavičke objednávky zvoliť : Polož. bez dodáv. :ÁNO. Ak máme nastavenú a skontrolovanú objednávku, klikneme na tlačidlo Funkcie/ Generuj elektronickú objednávku. Následne sa zobrazí tzv. Hlavička objednávky, v ktorej vyberiete distribútora, ktorému chcete objednávku odoslať. Pre výber stlačte Pokračuj. 3.5 Stlačenie tlačidla CTRL + O v okne Zoznam materiálu na objednanie 13

14 Po výbere sa zobrazí Elektronická objednávka pre konkrétneho dodávateľa s výpisom tovarov, ktoré chceme u neho objednať. Nasleduje stlačenie tlačidla Odoslať objednávku. Obrázok 3.6 Objednávka na dodávateľa Po stlačení tlačidla Odoslať objednávku už dôjde k zaslaniu objednávky na dodavateľa. V ľavom dolnom okne vidíme Priebeh odosielania. 3.7 Odoslanie objednávky cez tlačidlo "Odoslať objednávku" 14

15 3.3 Odozva k elektronickej objednávke Odozva k elektronickej objednávke sa zobrazí v priebehu niekoľko sekúnd po odoslaní. Odozvu na objednávku si môžeme pozrieť v menu Objednávky/ Objednávky na dodávateľov. 3.8 Odozva na elektronickú objednávku v menu Objednávky na dodávateľov Klikneme na tlačidlo Ukáž Enter alebo 2x klikneme na konkrétnu objednávku a zobrazí sa prehľad položiek v danej elektronickej objednávke, kde si vieme pozrieť v akom množstve a čo nám distribútor dodá. Obrázok 3.9 Prehľad potvrdených a nepotvrdených položiek z elektronickej objednávky Pre ukončenie objednávky stlačte v menu Objednávky na dodávateľov tlačidlo Funkcie a potom Ukonči objednávku. Obrázok 3.10 Ukončenie objednávky 15

16 3.4 Overenie dostupnosti tovaru u distribútorov Overovanie dostupnosti tovaru u distribútorov je teraz možné uskutočniť priamo z okna Pokladňa a to v reálnom čase. Vyberte si tovar, ktorého dostupnosť chcete overiť a stlačte klávesovú skratku CTRL+O. Obrázok 3.11 Overenie dostupnosti tovaru Následne stlačte tlačidlo F11 Dostupnosť. Váš program následne overí dostupnosť vybraného tovaru u všetkých distribútorov podporujúcich elektronické objednávanie. Obrázok 3.12 Dostupnosť tovaru u distribútorov 16

17 4 NobelPLUS.Pharmacy nastavenie automatického zobrazovanie piktogramov a odborných informácií pri expedovaní v okne Pokladňa Na to, aby sa Vám v okne Pokladňa zobrazovali automaticky piktogramy a odborné informácie z databázy NobelPLUS.Pharmacy, je potrebné zmeniť nastavenia liekového informačného systému vo WinLSS na všetkých pracovných staniciach v lekárni. Pre zmenu nastavení kliknite na Správca/ Konfigurácia aplikácie. Obrázok 4.1 Zmena nastavenia Liekového informačného systému (krok 1) Otvorí sa okno Konfigurácia aplikácie, kde je potrebné najprv kliknúť na Liekový informačný systém. Následne je potrebné odznačit systém, ktorý nechcete používať a označiť kliknutím systém, ktorý používať chcete. Takisto je potrebné označiť NobelPLUS zobrazovať automaticky piktogramy. Užívateľ si môže zvoliť veľkosť zobrazovaných piktogramov (Malé/Stredné). Obrázok 4.2 Zmena nastavenia Liekového informačného systému (krok 2) Obrázok 4.3 Zmena nastavenia Liekového informačného systému (krok 3) 17

18 5 NobelPLUS.Pharmacy odborné informácie pri expedovaní Produkt NobelPLUS.Pharmacy predstavuje najnovšiu generáciu lekárenských informačných systémov. NobelPLUS.Pharmacy je kompatibilný s každým existujúcim lekárenským softvérom. Systém NobelPLUS.Pharmacy ponúka informácie nielen o liekoch, ale aj o doplnkovom sortimente lekárne. Uvedené odborné informácie sa (na rozdiel od starších systémov) zobrazujú automaticky pri každom vydávanom, alebo požadovanom prípravku bez toho, aby expedujúci lekárnik musel opúšťať svoju bežnú pracovnú plochu na monitore a tiež bez toho, aby si informáciu k danému lieku musel od systému pýtať. V rámci NobelPLUS.Pharmacy sú obsiahnuté nasledovné typy informácií: Súhrn charakteristických vlastností lieku (SPC) Ide o základný odborný text pre daný liek, ktorý obsahuje všetky potrebné informácie v rámci jedného obsiahleho a súvislého textu. Je tiež základom pre čerpanie jednotlivých čiastkových informácií, ktoré sú podkladom pre každodennú prácu v lekárni (dispenzačné minimum, kontraindikácie, interakcie a podobne). SPC schvaľuje ŠÚKL. Písomná informácia pre používateľov (PIL) Ide o informáciu pre pacienta, ktorá nie je použiteľná na čerpanie odborných informácií. Keďže pacienti sa mnohokrát odvolávajú na informácie z príbalového letáku, je vhodné, aby mal lekárnik tento text k dispozícii. V prípade tzv. rozbaľovaných balení je niekedy potrebné vytlačiť PIL pre pacienta. PIL schvaľuje ŠÚKL. Dispenzačné minimum pre daný liek Ide o stručnú informáciu, ktorú je potrebné poskytnúť každému pacientovi, ktorý nemá skúsenosti s užívaním daného lieku. Obsahuje informáciu o obvyklom dávkovaní, vzťahu k potrave, informácie o správnom použití alebo aplikácii, o špecifických podmienkach uchovávania a iné potrebné informácie pre pacienta. Všetky informácie v dispenzačnom minime sú čerpané z SPC (lekárnik už nie je odkázaný na zdĺhavé vyhľadávanie). V prípade výživových doplnkov a kozmetických výrobkov sa pre tieto účely používa funkcia SP (pozri nižšie). Spôsob použitia výživového doplnku alebo kozmetického výrobku Ide o stručnú informáciu o správnom použití výživového doplnku alebo kozmetického výrobku. Obsahuje informáciu o obvyklom dávkovaní, vzťahu k potrave, informácie o správnom použití alebo aplikácii, o špecifických podmienkach uchovávania a iné potrebné informácie pre pacienta (lekárnik už nie je nútený odčítavať dané informácie z obalu). V prípade liekov sa pre tieto účely používa funkcia DM (pozri vyššie). Základné indikácie pre daný liek Stručný popis indikácií schválených pre daný liek s podobe, ktorú je možné okamžite použiť pri komunikácii s pacientom (neobsahuje terminológiu, ktorá je pre pacienta nezrozumiteľná). V prípade výživových doplnkov a kozmetických výrobkov sa pre tieto účely používa funkcia UR (pozri nižšie). 18

19 Základné určenia pre použitie daného výživového doplnku alebo kozmetického výrobku Stručný popis určení, na ktoré je možné použiť daný výživový doplnok alebo kozmetický výrobok. Informáciu je možné okamžite použiť pri komunikácii s pacientom (lekárnik nie je nútený odčítavať príslušné určenia z obalu). V prípade liekov sa pre tieto účely používa funkcia INTRO (pozri vyššie). Zoznam účinných/aktívnych látok obsiahnutých v prípravku V prípade liekov sa zobrazí zoznam účinných látok (lekárnik nie je pri poskytovaní informácií o lieku odkázaný na vyhľadávanie v SPC). Uvedená funkcia je praktická a užitočná hlavne v prípade viaczložkových prípravkov (multivitamíny, čajové zmesi a podobne, infúzne lieky a podobne). V prípade výživových doplnkov sa zobrazí zoznam aktívnych látok vo výživovom doplnku (lekárnik nie je nútený odčítavať aktívne látky z obalu výživového doplnku). Zoznam liekov pre realizáciu generickej substitúcie Zoznam liekov z danej ATC skupiny ktorými je možné genericky nahradiť požadovaný liek. V prípade, ak je pre daný liek zámena možná a existujú registrované a kategorizované generické náhrady, sú ponúkané lieky uvádzané aj aktuálnym doplatkom pre pacienta, a to vzostupne od lieku s najnižším doplatkom, až po najvyšší doplatok. Všeobecné informácie o lieku alebo doplnkovom sortimente Informácie o držiteľovi rozhodnutia, registračných údajoch, kódoch, ale aj cenách a v prípade kategorizovaných liekov aj doplatkoch a iných preskripčných a indikačných obmedzeniach pre výdaj. Piktogramy... Grafické zobrazenie informácií týkajúcich sa dispenzačného minima/spôsobu použitia, ako aj iných odporúčaní a obmedzení pre výdaj a použitie daného prípravku (obmedzenia pre tehotenstvo, dojčenie, vek a podobne). Podrobný popis piktogramov je súčasťou prílohy. 5.1 Informácie o liekoch a produktoch, ktoré lekáreň nemá na sklade V prípade liekov aj doplnkového sortimentu je možné čerpať odborné informácie aj k produktom, ktoré lekáreň reálne nemá na sklade, ale lekárnik k nim potrebuje mať prístup (vrátane úplne nových produktov na trhu). Databáza NobelPLUS.Pharmacy je vždy aktuálna, a to práve vďaka systému on-line pripojenia. Vďaka tomu sa do lekárne dostane vždy aktuálna informácia k danému produktu, a to aj v prípade, že sa táto náhle zmenila (napríklad zmena štatútu viazanosti lieku na predpis). Viac informácií o NobelPLUS.Pharmacy nájdete na 19

20 20

21 Poznámky

22 Poznámky 22