Operačný program Informatizácia spoločnosti

Transkript

1 TVORÍME VEDOMOSTNÚ SPOLOČNOSŤ Európsky fond regionálneho rozvoja Operačný program Informatizácia spoločnosti Usmernenie č. 16/2015 Vec: Usmernenie SORO OPIS k niektorým náležitostiam v oblasti publicity pri ukončovaní projektov Prioritnej osi 1 a 3 OPIS Adresáti: Prijímatelia NFP v rámci OPIS, prioritnej osi 1 a 3 Vydáva: Odbor riadenia OPIS Sekcia informatizácie spoločnosti Ministerstvo financií Slovenskej republiky Vydané a platné dňa: Určené pre: prijímateľov NFP v rámci OPIS, prioritnej osi 1 a 3 Obsah: I. Cieľ usmernenia II. Výklad pojmov III. Zoznam použitých skratiek IV. Vzájomná koordinácia s PR manažérom SORO V. Registrácia elektronických služieb na Ústrednom portáli verejnej správy (ÚPVS) na adrese VI. Facebook slovensko.sk VII. Vydávanie a formát tlačových správ

2 1 CIEĽ USMERNENIA Usmernenie bližšie definuje niektoré povinnosti prijímateľa v oblasti publicity v rámci procesu ukončovania projektov OPIS. Usmernenie nenahrádza Manuál pre informovanosť a publicitu v platnom znení ani Usmernenie SORO č. 11/2014 k ukončovaniu projektov OPIS v rámci programového obdobia , ale dopĺňa tieto dokumenty. Vzhľadom na veľký mediálny záujem o tému rozvoja informačnej spoločnosti, ako aj na základe skúseností SORO z procesu ukončovania projektov OPIS, vzišla potreba bližšie zadefinovať niektoré povinnosti, ktorých splnenie bude viesť k jednotnej komunikácii OPIS, ako aj lepšej publicite nasadených elektronických služieb medzi občanmi a podnikateľmi. Usmernenie definuje 4 základné oblasti, v ktorých SORO vidí veľký priestor na zlepšenie vzájomnej koordinácie a kooperácie. Týmito oblasťami sú: Koordinácia a kooperácia pri realizácii mediálnych alebo informačných aktivít; Registrácia služieb na Kooperácia pri tvorbe obsahu facebookovej stránky slovensko.sk; Koordinované vydávanie tlačových správ. Usmernenie je záväzné odo dňa platnosti pre prijímateľov prioritnej osi 1 a 3. Pre prijímateľov, realizujúcich projekty, ktorých výsledkom nie sú elektronické služby, sa neuplatňujú body 2 až 5 kapitoly č. 5 týkajúcej sa registrácie elektronických služieb na Ústrednom portáli verejnej správy na adrese 2

3 OBSAH 1 Cieľ usmernenia Výklad pojmov Zoznam použitých skratiek Vzájomná koordinácia s PR manažérom SORO Registrácia elektronických služieb na Ústrednom portáli verejnej správy (ÚPVS) na adrese Facebook slovensko.sk Vydávanie a formát tlačových správ

4 2 VÝKLAD POJMOV ukončenie realizácie projektu - v súlade s čl. 88, ods. 1 všeobecného nariadenia sa projekt považuje za ukončený, ak došlo k fyzickému ukončeniu projektu (skutočne sa zrealizovali všetky aktivity projektu) a finančnému ukončeniu projektu, prijímateľ uhradil všetky výdavky a prijímateľovi bol uhradený zodpovedajúci NFP. Momentom ukončenia realizácie projektu sa začína obdobie udržateľnosti projektu. 3 ZOZNAM POUŽITÝCH SKRATIEK EÚ MF SR NASES NFP OPIS SORO SR ÚPVS Európska únia Ministerstvo financií Slovenskej republiky Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby Nenávratný finančný príspevok Operačný program Informatizácia spoločnosti Sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom Slovenská republika Ústredný portál verejnej správy 4

5 4 VZÁJOMNÁ KOORDINÁCIA S PR MANAŽÉROM SORO 1) Vzhľadom na náročnosť procesu ukončovania projektov OPIS, ako aj potrebu koordinovanej spolupráce pri informovaní odbornej a laickej verejnosti o dosiahnutých výsledkoch je prijímateľ povinný pred vydaním tlačových správ, článkov, poskytovaním rozhovorov a pri realizácii ďalších aktivít informovania a publicity povinný informovať o týchto aktivitách SORO, ktoré zároveň zabezpečí ďalšie šírenie informácií o prínosoch projektov prostredníctvom vlastných komunikačných kanálov (napr. tlačové správy, OPIS News, OPIS Newsletter, facebooková stránka slovensko.sk a pod.). Súčinnosť v tejto oblasti by mala zabezpečiť vzájomnú informovanosť medzi jednotlivými subjektmi v rámci OPIS, ako aj dostatočnú a prehľadnú informovanosť SORO, kde sa sústreďujú výstupy publicity jednotlivých projektov. 2) Keďže jednotlivé subjekty implementujúce OPIS majú systém publicity nastavený rozdielne, čiže vstupujú do nej viaceré osoby na rôznych úrovniach (napr. tlačové oddelenia riešia mediálne výstupy, informácie o projekte projektoví manažéri prijímateľov a pod.), je potrebné nastaviť fungujúci systém. Koordinácia aktivít v oblasti publicity môže prebiehať dvoma scenármi, v nadväznosti na nastavenie vnútornej komunikácie v rámci rezortu prijímateľa: Scenár A: Prijímateľ komunikuje s verejnosťou a médiami výlučne prostredníctvom tlačového odboru prijímateľa. Postup komunikácie medzi SORO a prijímateľom v tomto prípade prebieha nasledovne: a) Projektový manažér prijímateľa informuje príslušný tlačový odbor v rámci svojho rezortu. Na tlačovom odbore by sa tak sústredili všetky informácie za predmetné projekty: tlačové správy (na začiatku aj na konci projektu, aj v prípade významného míľnika), informácie o pripravovaných kľúčových mediálnych výstupoch (elektronické, printové aj online médiá), informácie o pripravovanej tlačovej besede, kampani, záverečnej konferencii, workshope, informácie o projekte, plánované na uverejnenie na webovom sídle príslušnej inštitúcie, ako aj ich aktualizácie, pripravované informačné letáky, projektové brožúry a pod. b) Tlačový odbor prijímateľa, zašle vyššie uvedené informácie koordinátorovi PR aktivít OPIS na adresu soro_pr@mfsr.sk. Týmto nezaniká povinnosť projektového manažéra prijímateľa informovať o realizácii aktivít projektu (aj v oblasti publicity) projektového manažéra SORO. c) SORO bude dané informácie od prijímateľov kumulovať, vyhodnocovať a následne zabezpečovať ďalšiu publicitu v rámci webového sídla a v odôvodnených prípadoch (zváži sa aktuálnosť, prínos, pridaná hodnota informácie) aj prostredníctvom tlačového odboru MF SR. SORO je oprávnené požadovať úpravu informácií/článkov/tlačových správ. d) Grafická schéma pre scenár A: 5

6 Scenár B: Prijímateľ komunikuje s verejnosťou a médiami výlučne prostredníctvom projektového manažéra prijímateľa alebo externej spoločnosti. Postup komunikácie medzi SORO a prijímateľom v tomto prípade prebieha nasledovne: a) Projektový manažér prijímateľa sústreďuje všetky informácie za predmetný projekt: tlačové správy (na začiatku aj na konci projektu, aj v prípade významného míľnika), informácie o pripravovaných kľúčových mediálnych výstupoch (elektronické, printové aj online médiá), informácie o pripravovanej tlačovej besede, kampani, záverečnej konferencii, workshope, informácie o projekte, plánované na uverejnenie na webovej stránke príslušnej inštitúcie, ako aj ich aktualizácie, pripravované informačné letáky, projektové brožúry a pod. b) Projektový manažér, zašle vyššie uvedené informácie koordinátorovi PR aktivít OPIS na adresu soro_pr@mfsr.sk. Týmto nezaniká povinnosť projektového manažéra prijímateľa informovať o realizácii aktivít projektu (aj v oblasti publicity) projektového manažéra SORO. c) SORO bude dané informácie od prijímateľov kumulovať, vyhodnocovať a následne zabezpečovať ďalšiu publicitu v rámci webového sídla a v odôvodnených prípadoch (zváži sa aktuálnosť, prínos, pridaná hodnota informácie) aj prostredníctvom tlačového odboru MF SR. SORO je oprávnené požadovať úpravu informácií/článkov/tlačových správ. d) Grafická schéma pre scenár B: 6

7 5 REGISTRÁCIA ELEKTRONICKÝCH SLUŽIEB NA ÚSTREDNOM PORTÁLI VEREJNEJ SPRÁVY (ÚPVS) NA ADRESE 1) Portál predstavuje jednotný komunikačný a prístupový kanál pre využívanie elektronických služieb financovaných z OPIS. Spoločným cieľom jednotlivých subjektov zapojených do implementácie OPIS je priniesť občanovi a podnikateľovi elektronické služby, ktoré budú dostupné z jedného miesta. Zároveň v zmysle 6 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-governmente) orgány verejnej moci sú v súlade so štandardmi informačných systémov verejnej správy povinné: a) prostredníctvom komunikačného rozhrania a podľa 6 odseku 2 písm. c) vyššie uvedeného zákona zabezpečiť tvorbu informačného obsahu o svojej činnosti pre verejnosť a ten zverejňovať a aktualizovať prostredníctvom ústredného portálu, pričom zodpovedajú za jeho správnosť a úplnosť, b) na účely výkonu verejnej moci elektronicky umožniť elektronickú komunikáciu s nimi prostredníctvom ústredného portálu prepojením informačných systémov verejnej správy v ich správe s ústredným portálom, a to bez ohľadu na to, či takúto komunikáciu a výkon verejnej moci elektronicky poskytujú aj prostredníctvom špecializovaného portálu. 2) Prijímateľ je povinný využiť jeden z nasledovných spôsobov poskytovania elektronických služieb prostredníctvom ÚPVS (portálu a) prostredníctvom všeobecných formulárov 1, b) prostredníctvom registrovaného a zverejneného formulára orgánu verejnej moci v module eform pre elektronické podanie (resp. rozhodnutie), c) prostredníctvom zverejnenia externej linky na službu orgánu verejnej moci mimo prostredia ÚPVS, d) integráciou informačných systémov orgánu verejnej moci na ÚPVS. 3) Postup registrácie a spôsob poskytovania elektronických služieb na ÚPVS definuje Metodické usmernenie č. 1/2015 Národnej agentúry pre sieťové a elektronické služby k registrácii a poskytovaniu elektronických služieb orgánov verejnej moci prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy, ako aj dokument Návod na registráciu a správu služieb orgánov verejnej moci na ÚPVS. 4) Prijímateľ je v súčinnosti s NASES povinný zabezpečiť nasledovné: agendy na portáli sú popísané správne, teda zodpovedajú reálnej skutočnosti; v lokátore služieb funguje vyhľadávanie danej služby cez všetky funkcie uvedené v lokátore; cez vyhľadávanie je možné nájsť informácie o životných situáciách a agendách, ktoré sa týkajú konkrétneho projektu/služieb; informácie o elektronických službách, ako aj samotné elektronické služby za daný projekt sú užívateľovi k dispozícii aj v záložkách: Agendy, Služby ; prijímateľ je povinný poskytnúť NASES súčinnosť pri tvorbe obsahu v záložke Životné situácie ; registráciu elektronických služieb takým spôsobom, aby boli elektronické služby prístupné pre občana a podnikateľa bez ohľadu na to, ktorý z nižšie označených navigačných prvkov používateľ využije: 1 Vzory všeobecných formulárov sú registrované správcom modulu elektronických formulárov a sú automaticky pridelené každému orgánu verejnej moci, ktorý má na ÚPVS zriadenú elektronickú schránku. 7

8 funguje prelinkovanie danej služby portálu na stránku prijímateľa/poskytovateľa služby (ak relevantné). 5) Povinnou súčasťou registrácie elektronických služieb v rámci portálu je aj vydanie informácie o registrácii elektronických služieb a ich sprístupnení. Informácia sa zverejňuje na portáli v časti Oznamy. Predmetná informácia povinne obsahuje nasledovné prvky: a) Uvedenie informácie, v rámci akého projektu boli služby sprístupnené; b) Stručnú informáciu o prínosoch elektronických služieb a ich praktickom využití; c) Informácia, komu sú služby určené (používatelia/cieľové skupiny); d) Uvedenie informácie, kde sú dostupné informácie o jednotlivých službách (napr. prostredníctvom lokátora na portáli a ďalšia dostupnosť, napr. portál prijímateľa); e) Uvedenie dátumu registrácie služieb na portáli f) V prípade, ak nejde o jednorazové vypublikovanie služieb, uvedenie takejto informácie (informácia o ďalších službách, ktoré budú zavádzané); g) Uvedenie informácie, že projekt v rámci ktorého boli zavedené služby je spolufinancovaný z prostriedkov Európskej únie z Európskeho fondu regionálneho rozvoja prostredníctvom Operačného programu Informatizácia spoločnosti. Pričom jej rozsah je maximálne 2500 znakov bez medzier. Informáciu pred jej zverejnením (odporúča sa aspoň 3 pracovné dni) je prijímateľ povinný zaslať na adresu soro_pr@mfsr.sk, ktorý po posúdení zaslanej informácie buď navrhne jej úpravu alebo zverejnenie bez úpravy. Po odsúhlasení informácie SORO je potrebné informáciu zaslať na ovú adresu redakcia@nases.gov.sk. Redakcia ÚPVS bezodkladne zabezpečí zverejnenie informácie v sekcii Oznamy. 8

9 6 FACEBOOK SLOVENSKO.SK 1) V súlade s komunikačnou kampaňou pre OPIS spustilo SORO v rámci svojich aktivít facebookovú stránku slovensko.sk. V tejto súvislosti je prijímateľ povinný poskytovať súčinnosť pri tvorbe obsahu príspevkov zadávaných na facebookovú stránku slovensko.sk. Zo strany prijímateľov pôjde predovšetkým o poskytovanie súčinnosti pri tvorbe odpovedí na otázky týkajúce sa konkrétneho projektu v pôsobnosti prijímateľa. 2) Administrátor facebookovej stránky, bude oslovovať prijímateľa len v prípade potreby, za účelom zabezpečenia odbornej odpovede pre návštevníkov spomínanej stránky. Administrátor bude komunikovať prostredníctvom mailovej adresy soro_fb@mfsr.sk. 3) Tlačové správy, resp. ich časti, ktoré pripraví prijímateľ môžu byť použité na informovanie širokej verejnosti prostredníctvom postu na facebookovej stránke slovensko.sk. 4) Informácie zverejňované na portáli k registrácii elektronických služieb, môžu byť prevzaté a zverejnené na facebookovej stránke slovensko.sk za účelom ďalšej distribúcie týchto informácií širokej verejnosti. 5) Komentáre pod príspevkami, resp. diskusie spravuje administrátor facebookovej stránky slovensko.sk. Administrátor môže v tejto súvislosti v prípade nutnosti požiadať prijímateľa o súčinnosť. 6) Prijímateľ môže vo vlastnom záujme osloviť administrátora facebookovej stránky so žiadosťou o publikovanie postu so zaujímavou témou, aktualitou, či novinkou týkajúcou sa jeho služby/projektu na mailovej adrese soro_fb@mfsr.sk. 7 VYDÁVANIE A FORMÁT TLAČOVÝCH SPRÁV 1) V zmysle usmernenia SORO č. 11/2014 k ukončovaniu projektov OPIS v rámci programového obdobia je prijímateľ povinný podľa Manuálu pre informovanie a publicitu OPIS po ukončení realizácie projektu vydať tlačovú správu s informáciami o výsledkoch projektu. Pre dosiahnutie vyššej efektivity v oblasti publicity ukončovaného projektu prijímateľ zašle tlačovú správu pred jej vydaním na schválenie SORO, a to aspoň 10 pracovných dní pred jej plánovaným zverejnením. SORO do 3 pracovných dní od obdržania tlačovej správy odsúhlasí tlačovú správu, alebo zašle prijímateľovi návrh na úpravu/zmenu obsahu. V prípade nejednoznačného termínu ukončenia projektu bude prijímateľ postupovať podľa usmernenia, ktoré mu poskytne SORO. Vzhľadom na potrebu zabezpečenia jednotného formátu informovania odbornej ako aj laickej verejnosti musí tlačová správa obsahovať nasledovné informácie: a) Názov ukončovaného projektu; b) Uvedenie termínu ukončenia realizácie projektu (uvedie sa do päty tlačovej správy); c) Uvedenie výšky NFP, ktorú prijímateľ získal (uvedie sa do päty tlačovej správy); d) Výsledky projektu a ich prínos pre používateľov/cieľovú skupinu, resp. cieľové skupiny (uviesť špecifikáciu); e) Uvedenie príkladu max. 5 služieb pre občanov/podnikateľov a stručný popis aspoň jednej vybranej služby (jej praktické využitie); f) Uvedenie odkazu, kde sú zverejnené projektom zavedené služby; g) V hlavičke tlačovej správy: znak EÚ s odkazom na Európsku úniu, odkaz na príslušný fond, vyhlásenie Tvoríme vedomostnú spoločnosť, logo OPIS, odkaz na inštitúcie zodpovedné za publikované informácie a konkrétny riadiaci orgán a sprostredkovateľský orgán. V päte tlačovej správy by bolo vhodné umiestniť text: Projekt je/bol spolufinancovaný z prostriedkov Európskej únie z Európskeho fondu regionálneho rozvoja prostredníctvom Operačného programu Informatizácia spoločnosti. 2) Rozsah tlačovej správy je maximálne 1 A4. 3) V zmysle Manuálu pre informovanie a publicitu sa v rámci odporúčaných opatrení informovania a publicity uvádza vydávanie tlačových správ pri každom významnom pokroku v realizácii projektu, resp. pri dosiahnutí určitého významného míľnika v projekte (akým je napr. spúšťanie elektronických služieb a pod.). Týmito tlačovými správami sa dosiahne zvýšená informovanosť širokej verejnosti o pokroku 9

10 v prijímateľom realizovanom projekte. Z dôvodu lepšej distribúcie takýchto informácií prijímateľ zašle tlačovú správu aj na vedomie SORO (najneskôr v deň jej zverejnenia 2 ), ktoré môže následne správu umiestniť na webovom sídle Pri tvorbe týchto správ je potrebné uplatniť relevantné body a) a g) tejto kapitoly. 2 Prijímateľ však môže postupovať pri tvorbe takýchto tlačových správ aj tak, ako je uvedené na začiatku kapitoly a správy môže zaslať SORO na schválenie podľa uvedených lehôt. 10