Postup pri zriadení a správe elektronickej schránky orgánu verejnej moci

Transkript

1 Postup pri zriadení a správe elektronickej schránky orgánu verejnej moci Dátum zverejnenia: Verzia dokumentu: 6 Dátum aktualizácie: Popis: Tento dokument je určený pre fyzické osoby, ktoré sú oprávnené podať žiadosť o zriadenie alebo zrušenie elektronickej schránky orgánu verejnej moci (OVM) a pre zákonných zástupcov OVM, ktorí chcú zmeniť údaje evidované o OVM. Obsah dokumentu sa môže meniť v závislosti od aktualizácií funkcií Ústredného portálu verejnej správy. Vypracovalo: oddelenie redakcie ÚPVS, Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby 1/10

2 Obsah 1. Úvod Zriadenie a správa elektronických schránok OVM Postup pri zriadení elektronickej schránky OVM elektronicky Postup pri zmene údajov orgánu verejnej moci Postup pri zrušení elektronickej schránky orgánu verejnej moci /10

3 1. Úvod Podľa zákona č. 305/2013 Z. z. o e-governmente (ďalej len zákon o e- Governmente ) zriadi Úrad vlády SR elektronickú schránku každému orgánu verejnej moci (ďalej len OVM ) bezodkladne po tom, ako sa dozvie o vzniku OVM. Nakoľko referenčný register OVM, ktorým je Register právnických osôb (ďalej len RPO ) vedený Štatistickým úradom SR počas prechodného obdobia neposkytuje údaje potrebné na zriadenie schránok OVM, zriaďovateľ elektronických schránok na tento účel zverejňuje elektronické formuláre, ktoré sú dostupné v sekcii Nájsť službu pod Úradom vlády Slovenskej republiky ÚPVS na titulnej stránke Ústredného portálu verejnej správy (ďalej len ústredný portál ) na adrese (Obr. 1). Formuláre v tejto sekcii sú dostupné po prihlásení sa na portál. Ide o Formulár pre nahlásenie údajov na účely zriadenia elektronickej schránky orgánu verejnej moci a Žiadosť o zrušenie elektronickej schránky orgánu verejnej moci. Formulár určený na zmenu údajov OVM, spolu s formulármi spomenutými vyššie, je dostupný aj v sekcii Inštitúcie, ktorá je sprístupnená po prihlásení sa na portál v mene OVM. Na úspešné odoslanie vybraného formulára je potrebné sa najprv na ústredný portál prihlásiť, vyplniť povinné údaje a niektoré formuláre je potrebné podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom (ďalej len KEP). Obr. 1 Sekcia Nájsť službu Prihlásenie sa na portál je podmienené vlastníctvom občianskeho preukazu s čipom (eid karty), čítačky čipových kariet a zadaním bezpečnostného osobného kódu (BOK). Pred prvým prihlásením je potrebná inštalácia aplikácie eid klient a na autorizáciu elektronických podaní KEP-om je potrebné mať nainštalovanú aplikáciu 3/10

4 na vytváranie KEP D.Signer/XAdES. Obe aplikácie sú k dispozícii na stránke Formulár pre nahlásenie údajov na účely zriadenia elektronickej schránky orgánu verejnej moci podľa zákona o e-governmente je možné podať aj v listinnej forme na adresu Úradu vlády SR. Listinná žiadosť je dostupná na ústrednom portáli v sekcii Tlačivá, Žiadosti pre orgány verejnej moci zverejnené pod Úradom vlády SR. 2. Zriadenie a správa elektronických schránok OVM 2.1 Postup pri zriadení elektronickej schránky OVM elektronicky Elektronickú schránku OVM zriadi Úrad vlády SR na základe elektronického formulára Formulár pre nahlásenie údajov na účely zriadenia elektronickej schránky orgánu verejnej moci (Obr. 2), ktorý je dostupný v sekcii Nájsť službu na titulnej stránke portálu, pod Úradom vlády Slovenskej republiky ÚPVS. Podstatnou náležitosťou na spracovanie formulára je zadanie identifikátora (meno, priezvisko, rodné číslo) vedúceho OVM, pretože na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou OVM je zo zákona oprávnený práve vedúci OVM, pre ktorý bola elektronická schránka zriadená. Vedúci OVM je zákonným zástupcom a sú mu sprístupnené všetky funkcionality elektronickej schránky OVM. Upozornenie: Podľa novely zákona o e-governmente sa elektronická schránka OVM aktivuje na doručovanie prvým prihlásením sa do nej, najneskôr však na desiaty deň odo dňa jej zriadenia. Uvedená úprava bola prijatá kvôli poskytnutiu času na zabezpečenie administratívnej prevádzky a udelenie oprávnení na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou. Na desiaty deň po zriadení elektronickej schránky bude OVM sprístupnený v sekcii Nájsť službu a bude mu priradená služba Všeobecnej agendy, prostredníctvom ktorej majú fyzické alebo právnické osoby možnosť zasielať podania, akými sú napr. žiadosť, sťažnosť, stanovisko a pod. Na úspešné odoslanie formulára je potrebné, aby ste sa prihlásili na portál ako fyzická osoba a vyplnili jednotlivé povinné polia, ktorými sú: názov, IČO a typ OVM, meno, priezvisko a rodné číslo vedúceho orgánu verejnej moci, 4/10

5 údaje kontaktnej osoby zadáte údaje na kontaktnú osobu (zamestnanca) OVM a adresu OVM. V prípade, že disponujete dokumentom preukazujúcim vznik OVM, priložíte ho k formuláru ako prílohu. Po vyplnení jednotlivých polí a prípadnom priložení prílohy formulár podpíšete kvalifikovaným elektronickým podpisom a odošlete ho stlačením tlačidla Odoslať. Pozn.: Návod ako podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom nájdete v sekcii Návody na adrese Obr. 2 - Formulár pre nahlásenie údajov na účely zriadenia elektronickej schránky orgánu verejnej moci 5/10

6 Po odoslaní formulára vám do elektronickej schránky fyzickej osoby príde informácia o prijatí vášho podania na spracovanie ústredným portálom (Obr. 3). Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi podania, časový údaj o prijatí podania na spracovanie ústredným portálom a údaje, akými sú identifikátor a predmet správy. Obr. 3 Informácia o prijatí správy na spracovanie na ÚPVS Zriadenie elektronickej schránky OVM podlieha overovaciemu a schvaľovaciemu procesu. Bezodkladne po spracovaní formulára a overení údajov v ňom uvedených vám príde do schránky potvrdenie o tom, že elektronická schránka OVM bola zriadená v podobe Výsledku spracovania žiadosti (Obr. 4). Obr. 4 Výsledok spracovania žiadosti Výsledkom úspešného podania a spracovania formulára je zriadenie elektronickej schránky OVM a registrácia oprávnenej osoby na prístup a disponovanie s 6/10

7 elektronickou schránkou OVM vedúceho OVM, ktorý má zastupovanie zo zákona na elektronickú schránku OVM. Po prihlásení sa do schránky, najneskôr však na desiaty deň odo dňa jej zriadenia je elektronická schránka automaticky aktivovaná na doručovanie. Na desiaty deň po zriadení elektronickej schránky bude OVM sprístupnený v sekcii Nájsť službu a bude mu priradená služba Všeobecnej agendy, prostredníctvom ktorej majú fyzické alebo právnické osoby možnosť zasielať podania, akými sú napr. žiadosť, sťažnosť, stanovisko a pod. 2.2 Postup pri zmene údajov orgánu verejnej moci Ak sa OVM zmenili údaje ako napr. názov, typ, adresa alebo telefónne číslo, môže si ich na účely výkonu verejnej moci elektronicky aktualizovať prostredníctvom ústredného portálu. Elektronický formulár Žiadosť o zmenu údajov orgánu verejnej moci (Obr. 5) sa nachádza v sekcii Inštitúcie, ktorá sa sprístupní po prihlásení sa na portál v mene OVM. Na úspešné odoslanie podania musíte byť prihlásený ako zákonný zástupca OVM. Vo formulári sa predvyplní Identifikačné číslo organizácie (IČO) OVM, v mene ktorého ste prihlásení a ktorého údaje žiadate zmeniť. Ak má OVM priradený sufix predvyplní sa aj toto číslo. Prostredníctvom formulára môžete zmeniť údaje OVM, ktorými sú napr. názov, typ OVM, adresa alebo telefónne číslo. Obr. 5 Žiadosť o zmenu údajov orgánu verejnej moci 7/10

8 Po vyplnení všetkých povinných polí v žiadosti stlačíte tlačidlo Odoslať. Odoslanú žiadosť budete mať zaevidovanú v priečinku odoslaných správ v elektronickej schránke OVM. Po odoslaní formulára vám príde informácia o prijatí vašej žiadosti na spracovanie ústredným portálom (Obr. 6). Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi žiadosti, časový údaj o prijatí žiadosti na spracovanie ÚPVS a údaje, akými sú identifikátor a predmet správy. Obr. 6 Informácia o prijatí správy na spracovanie ÚPVS O tom, že zmeny údajov OVM boli spracované, vám príde potvrdenie Výsledok spracovania žiadosti (Obr. 7). Obr. 7 Výsledok spracovania žiadosti 8/10

9 2.3 Postup pri zrušení elektronickej schránky orgánu verejnej moci V prípade, že zanikne OVM, je potrebné požiadať o zrušenie jeho elektronickej schránky. Zrušenie elektronickej schránky má za následok, že OVM už nebude možné vyhľadať v sekcii Nájsť službu, a osoby, ktoré mali oprávnenie na prístup a disponovanie elektronickou schránkou, už nebudú mať možnosť sa do nej prihlásiť. Elektronickú schránku OVM je možné zrušiť prostredníctvom elektronického formulára Žiadosť o zrušenie elektronickej schránky orgánu verejnej moci (Obr. 8), ktorý je dostupný v sekcii Nájsť službu na titulnej stránke portálu, pod Úradom vlády Slovenskej republiky - ÚPVS. Na podanie formulára je potrebné, aby ste sa prihlásili na portál ako fyzická osoba a vyplnili jednotlivé povinné polia, ktorými sú IČO a dátum, od ktorého žiadate zrušenie elektronickej schránky OVM. Zadanie spätného dátumu nie je umožnené. V prípade, že disponujete dokumentom preukazujúcim zánik OVM, priložíte ho k formuláru ako prílohu. Po vyplnení jednotlivých polí a prípadnom priložení prílohy formulár podpíšete kvalifikovaným elektronickým podpisom a odošlete ho stlačením tlačidla Odoslať umiestneným vľavo dole. Pozn.: Návod ako vytvoriť kvalifikovaný elektronický podpis nájdete v sekcii Návody na adrese Obr. 8 Žiadosť o zrušenie elektronickej schránky OVM Po odoslaní formulára vám príde informácia o prijatí vašej žiadosti na spracovanie Ústredným portálom verejnej správy (Obr. 9). Informácia obsahuje údaje o odosielateľovi a prijímateľovi žiadosti, časový údaj o prijatí žiadosti na spracovanie ÚPVS a údaje o žiadosti, akými sú identifikátor a predmet správy. 9/10

10 Obr. 9 Informácia o prijatí správy na spracovanie na ÚPVS Zrušenie elektronickej schránky OVM podlieha overovaciemu a schvaľovaciemu procesu. Bezodkladne po spracovaní žiadosti vám príde do elektronickej schránky potvrdenie o tom, že elektronická schránka OVM bola zrušená v podobe Výsledku spracovania žiadosti (Obr. 10). Obr. 10 Výsledok spracovania žiadosti Výsledkom úspešného podania a spracovania žiadosti je zrušenie elektronickej schránky, OVM už nebude možné vyhľadať v sekcii Nájsť službu a osoby, ktoré mali oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou, už nebudú mať možnosť sa do nej prihlásiť. 10/10