MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í

Transkript

1 č.j.: 72/2018 MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í č. 65 ze dne Rámcová smlouva o poskytnutí služeb hybridní pošty a smlouva o zpracování osobních údajů Rada městské části I. s c h v a l u j e II. 1. Rámcovou smlouvu o poskytnutí služeb hybridní pošty dle přílohy č. 1 tohoto usnesení. 2. Smlouvu o zpracování osobních údajů dle přílohy č. 2 tohoto usnesení. u k l á d á 1. Ing. Vladislavě Hujové, starostce MČ 1.1. Podepsat rámcovou smlouvu o poskytnutí služeb hybridní pošty dle přílohy č. 1 tohoto usnesení Podepsat smlouvu o zpracování osobních údajů dle přílohy č. 2 tohoto usnesení. Ing. Vladislava Hujová starostka městské části Mgr. Lucie Vítkovská zástupkyně starostky

2 2018/01856 O: CZ zastoupen: : CB: /0300 (Brno: /0300) a, Praha 3 O: CZ zastoupena: 27- s. Objednatel s 1746 odst. 2 89/2012 Sb.,, ve o S. Strana 1 (celkem 9)

3 1. P Smlouvy 1.1 ch : ), 1.1.5, , 1.2 Popis nebo pokyny Objednatele. 1.3 Smlouvy: jen. Dohody Objednatel v Smlouvy, a to e- adres 1.7 Objednatel, je- Objednatele povinnosti z s v souladu Strana 2 (celkem 9)

4 je v 2.3 je povinna k Objednatele dle 1, bod V kou v v. u, nebo m P povinnosti 3.2 logem Objednatele. V o ky. kturu z p zaplacena.. ky, a to do doby, dokud 3.8 Sm 4.1 Datov P povinnosti Objednatele Strana 3 (celkem 9)

5 osobou ky Objednatel je po ku zaplatit ujednanou cenu. 4.9 V, tento a ky ), nebudeharmonogramu. (Postservis, 4.12 Jeve Z a jsou-li ce, je Objednatel 6. V na o logem Postservis: Strana 4 (celkem 9)

6 Seznam OLZ R CP OP CB O DB Na jednotliv 5.2, 5.3 a 5.4 ky Objednatele s ky. - kalkulaci, pokud Objednatelem 5.2 ze souladu s 1 bod 1.4. v s 8 bod 8.2 ky. Objednatel v souladu ( a na i Objedn v souladu se, 5.4 nebo pokynech objednatele Strana 5 (celkem 9)

7 u, a to pokud Objednatel 5.5. ky a ky Objednateli. ucto.fakturaceceskaposta@cpost.cz na e- - - ucto.fakturaceceskaposta@cpost.cz na e- 5.6 V ek, a to do doby, dokud 5.7 dokladu 5.8 Objednatel D D D D D u pokuty dle Objednatelem. ku p resp. z 6. Ujedn ky, Strana 6 (celkem 9)

8 6.2 pokutu ve 6.3 5, bod 5.8 je O (slovy: stra 7. O a) jakubz@praha3.cz, b) jonasm@praha3.cz, c) martinakr@praha3.cz, a) senior, bina.petr@cpost.cz, b) safr.jaroslav@cpost.cz, a) , postservis-obchod.ozjm@cpost.cz b), , postservis.ozjm@cpost.cz 7.4 nebo Objednatele a) , prokes.michal@cpost.cz 7.5 st dodatku k. 8.1 Tato, a to do Tato smlouv ch stran registru smluv ,- bez DPH,. Pokud Objednatel Ob Strana 7 (celkem 9)

9 8.3 Objednatelem. 8.4 skartaci. u jeho 8.5 z na Objednatele nebo kdykoliv v 8.6 o v souladu s souladu Dle dohody, v v registru smluv dle. Strana 8 (celkem 9)

10 ato Smlouva m 8.14 Tato Smlouva je vyhotovena ve 4 (slovy: ) stejnopisech s Vztahy m em e a 8.18 y: V dne: V Praze dne: Key Account Manager Strana 9 (celkem 9)

11 Příloha č.2 usnesení č.65 ze dne Smlouva o zpracování osobních údajů Smlouva o zpracování osobních údajů ke Smlouvě o poskytnutí služeb Hybridní pošty SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Smluvní strany: Městská část Praha 3 se sídlem Havlíčkovo nám. 700/9, PSČ Praha 3 IČO: DIČ: CZ zastoupená Ing. Vladislavou Hujovou (dále taktéž jen Správce ) a Česká pošta, s.p. se sídlem Praha 1, Politických vězňů 909/4, PSČ Subjekt je zapsaný v OR u Městského soudu v Praze, oddíl A, vložka 7565 IČ: DIČ: CZ Zastoupen/jednající: Ing. Lubomír Fedák, Key Account Manager (dále jen Zpracovatel nebo Česká pošta ) (Zpracovatel a Správce jsou dále taktéž označováni společně jako Smluvní strany nebo jednotlivě jako Smluvní strana ) VZHLEDEM k tomu, že dne uzavřel Zpracovatel se Správcem rámcovou smlouvu o poskytnutí služby Hybridní pošty, na jejímž základě Zpracovatel zpracovává osobní údaje vybraných subjektů údajů, dále zde i jen zákazníků Správce, rozhodly se Smluvní strany uzavřít v souladu s ustanovením 6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen ZOOU), následující Smlouvu o zpracování osobních údajů (dále jen Smlouva ), která je smlouvou závislou na Smlouvě o poskytování služby Hybridní pošty: I. Předmět Smlouvy Předmětem této Smlouvy je závazek Zpracovatele zpracovávat pro Správce osobní údaje uvedené v čl. III. této Smlouvy, k nimž získá Zpracovatel přístup na základě poskytování služeb dle uzavřené Smlouvy o poskytnutí služeb Hybridní pošty, a dále závazek Smluvních stran zachovávat mlčenlivost o těchto vzájemně poskytnutých informacích, a to v rozsahu a za podmínek stanovených touto Smlouvou. Strana 1 (celkem 5)

12 Příloha č.2 usnesení č.65 ze dne Smlouva o zpracování osobních údajů Smlouva o zpracování osobních údajů ke Smlouvě o poskytnutí služeb Hybridní pošty II. Prohlášení Správce 1. Správce prohlašuje, že je správcem osobních údajů dle příslušných ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen ZOOÚ ). 2. Správce prohlašuje, že osobní údaje uvedené v odst. 1. článku III. této Smlouvy jsou Správcem získávány a zpracovávány v souladu s ZOOÚ, jsou přesné, odpovídají stanovenému účelu a jsou v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. 3. Správce dále prohlašuje, že je oprávněn pověřit Zpracovatele ke zpracovávání osobních údajů ve smluvně stanoveném rozsahu, za smluvně stanoveným účelem a na dobu ve Smlouvě stanovenou. III. Zpracování údajů 1. Správce pověřuje Zpracovatele po dobu účinnosti Smlouvy ke zpracování osobních údajů zákazníků Správce (dále jen Zákazník ) v souvislosti s plněním povinností dle Smlouvy o poskytnutí služeb Hybridní pošty v následujícím rozsahu: a. jméno b. příjmení c. titul d. údaje o adrese/adresách e. registrační značka vozidla ve vlastnictví osoby f. údaje o přestupku vozidla ve vlastnictví osoby 2. Osobní údaje specifikované v odstavci 1. tohoto článku je Zpracovatel oprávněn zpracovávat za účelem plnění Smlouvy o poskytování služeb Hybridní pošty, v následujícím rozsahu: - tisk dokumentů, dotisk do formulářů z předaných datových souborů, - vývoj a správa tiskových aplikací, grafická úprava dokumentů, adresní úprava - kompletace zásilek (obálkování, balení), 3. Zpracovatel bude zpracovávat osobní údaje Zákazníků zejména shromažďováním a předáváním, a to v elektronické podobě. IV. Práva a povinnosti Smluvních stran 1. Smluvní strany se zavazují vzájemně si neprodleně ohlašovat všechny jim známé skutečnosti, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z této Smlouvy. Strana 2 (celkem 5)

13 Příloha č.2 usnesení č.65 ze dne Smlouva o zpracování osobních údajů Smlouva o zpracování osobních údajů ke Smlouvě o poskytnutí služeb Hybridní pošty 2. Správce se zavazuje poskytnout Zpracovateli součinnost nezbytnou pro plnění této Smlouvy a zajistit všechny technicko-organizační podmínky, které jsou nezbytně nutné pro plnění předmětu této Smlouvy. Správce je zejména povinen v případě, že pro plnění povinností Zpracovatele dle této Smlouvy jsou nutné jakékoli písemné podklady, předat tyto podklady Zpracovateli bez zbytečného odkladu poté, co o to bude Zpracovatelem požádán. 3. Informační povinnost dle 11 a povinnost dle 12 ZOOÚ, ve vztahu k subjektům údajů, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány dle této Smlouvy, bude plněna Správcem, nedohodnou-li se Smluvní strany jinak. 4. V případě, že žádost subjektu údajů dle 21 odst. 1 ZOOÚ určená Správci, je shledána oprávněnou, zavazuje se Správce odstranit neprodleně závadný stav. 5. Dojde-li z jakéhokoli důvodu (např. rozhodnutí státního orgánu atp.) k nutnosti změny dohodnutých pravidel při plnění předmětu této Smlouvy, zavazuje se Správce neprodleně o této skutečnosti Zpracovatele informovat. Smluvní strany jsou povinny v takovém případě zahájit jednání o změně této Smlouvy. S ohledem na to, že 28. května 2018 vstoupí v účinnost nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, které mění dosavadní právní úpravu ochrany osobních údajů, dohodly se smluvní strany, že v případě potřeby uzavřou dodatek k této smlouvě, tuto změnu reflektující. Návrh takového dodatku se zavazuje předložit Česká pošta. 6. Zpracovatel je povinen postupovat při poskytování plnění dle této Smlouvy v souladu s ZOOÚ, s odbornou péčí, řídit se pokyny Správce a jednat v souladu se zájmy Správce. Zpracovatel je povinen neprodleně písemně upozornit Správce na porušování povinností Správce v souladu s ustanovením 8 ZOOU. 7. Zpracovatel se zavazuje: a) zpracovávat pouze osobní údaje v podobě přesně tak, jak je získá od Správce; b) zpracovávat pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu; c) zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, ke kterému byly shromážděny; d) zpracovávat osobní údaje pouze otevřeně; e) nesdružovat osobní údaje, které byly získány k rozdílným účelům; f) uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování Zpracovatel se zavazuje zajistit technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů a přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jejich jinému zneužití. Mezi taková opatření patří zejména: přesně stanovit pravidla pro práci s danými informačními systémy, zajistit, aby systémy pro automatizované zpracování osobních údajů používaly pouze oprávněné osoby, aby tyto osoby měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, pořizovat elektronické záznamy, které umožní určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány a zabránit neoprávněnému přístupu k datovým nosičům, zejména prostřednictvím nastavení hesel, přístupových práv, šifrování, centrálního pultu ochrany, dokumentace k přijatým technicko-organizačním opatřením, zámků, mříží apod. 8. Zpracovatel odpovídá za své zaměstnance, kteří v rámci plnění stanovených oprávnění a povinností přicházejí do styku s osobními údaji u Zpracovatele a jsou povinni v souladu se ZOOÚ Strana 3 (celkem 5)

14 Příloha č.2 usnesení č.65 ze dne Smlouva o zpracování osobních údajů Smlouva o zpracování osobních údajů ke Smlouvě o poskytnutí služeb Hybridní pošty zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací. Zároveň mají zaměstnanci Zpracovatele povinnost v souladu s ustanoveními zákona č. 29/2000 Sb., o poštovních službách, ve znění pozdějších předpisů, zachovávat mlčenlivost o skutečnostech týkajících se poskytované nebo poskytnuté poštovní služby, které se při své činnosti dozvěděli. Znalosti těchto skutečností smějí využívat jen pro potřeby poskytování poštovní služby a nesmějí umožnit, aby se s nimi neoprávněně seznámila jiná osoba. Zpracovatel je povinen dohlížet na plnění uvedených povinností ze strany jeho zaměstnanců. 9. Zpracovatel je povinen včas oznámit Správci všechny problémy, které by mohly bránit řádnému a včasnému poskytování předmětu plnění dle této Smlouvy. 10. Jakmile pomine účel zpracování osobních údajů ve smyslu této Smlouvy o zpracování osobních údajů a Smlouvy o poskytnutí služeb Hybridní pošty, nebudou osobní údaje dále zpracovávány. V tomto případě budou údaje nenávratně zlikvidovány ve smyslu 4 ZOOÚ písm. i) dle pokynů Správce a v souladu s ustanovením 20 ZOOÚ a ostatními relevantními předpisy. 11. V případě prokázaného nesplnění závazků vyplývajících z ustanovení tohoto článku je porušující Smluvní strana povinna uhradit druhé Smluvní straně smluvní pokutu ve výši ,- Kč, a to do 21 dnů ode dne doručení písemné výzvy k jejímu zaplacení. Tímto ustanovením není dotčena povinnost k náhradě škody, a to včetně škody přesahující smluvní pokutu. V. Trvání a zánik Smlouvy 1. Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího řádného podpisu oběma Smluvními stranami. Tato Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou. 2. Tato Smlouva může být ukončena jedním z následujících způsobů: a. písemnou dohodou Smluvních stran, jejíž součástí je i vypořádání vzájemných závazků a pohledávek, ke dni stanovenému v takové dohodě, b. písemným odstoupením některé ze Smluvních stran v případě podstatného porušení povinnosti dle této Smlouvy druhou Smluvní stranou. 3. Odstoupení od Smlouvy musí být písemné a nabývá účinnosti dnem doručení druhé Smluvní straně. Odstoupení od Smlouvy se nedotýká nároku na zaplacení smluvní pokuty, úroků z prodlení, popř. nároku na náhradu škody. Odstoupením od Smlouvy nebo zánikem práv a povinností z této Smlouvy vyplývajících z jakéhokoliv jiného důvodu nevzniká Smluvním stranám povinnost vrátit uhrazené smluvní pokuty či úroky z prodlení, na něž Smluvním stranám vznikl nárok v době účinnosti této Smlouvy. 4. Tato Smlouva zaniká dnem zániku Smlouvy o poskytnutí služeb Hybridní pošty. 5. Smluvní strany se dohodly, že v případě zániku Smlouvy si vzájemně vypořádají veškeré závazky a pohledávky do 30 dnů ode dne zániku Smlouvy. Zpracovatel je povinen v rámci této lhůty provést likvidaci osobních údajů, které mu byly poskytnuty na základě této Smlouvy. Strana 4 (celkem 5)

15 Příloha č.2 usnesení č.65 ze dne Smlouva o zpracování osobních údajů Smlouva o zpracování osobních údajů ke Smlouvě o poskytnutí služeb Hybridní pošty VI. Závěrečná ustanovení 1. Vztahy mezi Smluvními stranami výslovně v této Smlouvě neupravené se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění. 2. Veškeré změny této Smlouvy je možné provést pouze formou očíslovaných písemných dodatků, které se po jejich podpisu oprávněnými zástupci obou Smluvních stran stanou nedílnou součástí této Smlouvy. 3. Pokud by se z jakéhokoli důvodu jakékoli ujednání této Smlouvy stalo neplatným nebo nevymahatelným, neplatnost nebo nevymahatelnost takového ujednání nebude mít vliv na platnost a účinnost zbývajících ujednání, pokud z povahy tohoto ujednání nebo z jeho obsahu nevyplývá, že neplatné nebo nevymahatelné ujednání nelze oddělit od ostatního obsahu Smlouvy. Pokud se jakékoli ujednání této Smlouvy stane neplatným nebo nevymahatelným, zahájí Smluvní strany jednání za účelem nové úpravy vzájemných vztahů tak, aby byl zachován původní záměr Smlouvy. 4. Tato Smlouva je vyhotovena ve čtyřech stejnopisech, přičemž každá Smluvní strana obdrží po jednom řádně podepsaném vyhotovení. V Praze dne V Praze dne.. Ing. Lubomír Fedák Key Account Manager..... Ing. Vladislava Hujová starostka městské části Strana 5 (celkem 5)

16 Důvodová zpráva Zpracoval: Martin Kadlec, vedoucí odboru technické správy majetku a investic Od roku 2018 přechází na městskou část Praha 3 agenda vyřizování přestupků vzniklých při parkování v zónách placeného stání. Tuto agendu bude zajišťovat odbor dopravy. Na základě odhadu lze očekávat, že odbor dopravy bude v rámci uvedené agendy měsíčně vypravovat několik jednotek tisíc tzv. prvních výzev provozovateli vozidla. Tento předprocesní úkon není řešen v rámci správního řízení, charakter písemnosti tedy umožňuje vypravovat ji prostřednictvím služby tzv. hybridní pošty. Principem služby hybridní pošty je komplexní řešení korespondence pro hromadné podavatele. Úřad městské části předává data ke zpracování v elektronické podobě a PostServis je tiskne, obálkuje - tedy transformuje do fyzické podoby. Vyrobené zásilky okamžitě předává k doručení. Tento nástroj pro vypravování výzev provozovateli vozidla využívá rovněž MHMP. Z porovnání nákladů na službu hybridní pošty s odhadem časové náročnosti a personálních kapacit odboru dopravy se jeví využití této služby jako hospodárné rovněž pro městskou část. Rámcová smlouva o poskytování služby hybridní pošty, jejímž jediným poskytovatelem na trhu je společnost Česká pošta s. p., je navrhována uzavřít na dobu určitou, a to do , nebo do vyčerpání 2 mil Kč. Městská část bude službu využívat na základě objednávek dle aktuálních požadavků. Společně s rámcovou smlouvou o využívání služeb hybridní pošty je Radě MČ předkládána smlouva o zpracování osobních údajů. Vzhledem k tomu, že městská část bude při využívání služby hybridní pošty předávat data třetímu subjektu, je nutné upravit vztah správce a zpracovatele dat a povinnost mlčenlivosti. S ohledem na blížící se účinnost nařízení GDPR (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) se předpokládá, že předkládaná smlouva bude s ohledem na uvedené s nabytím účinnosti GDPR aktualizována. Obě smlouvy jsou vzorovými smlouvami České pošty. Znění smluv bylo konzultováno s AK Veselý. Doložka prokazující soulad dokumentů s právním řádem je podkladem k jednání.