Interní postupy Místní akční skupiny Krkonoše, z. s. pro Programový rámec Program rozvoje venkova.

Transkript

1 Interní postupy Místní akční skupiny Krkonoše, z. s. pro Programový rámec Program rozvoje venkova. MAS Krkonoše, z.s. dále jen MAS se řídí platnými předpisy MZe a SZIF. (Pravidla , Pravidla a schválenou Strategií CLLD) 1. Podání žádosti o dotaci na MAS Žádost o dotaci podává žadatel samostatně za každou Fichi v souladu s Pravidly pro operaci Žádost o dotaci musí být vygenerována z účtu Portálu farmáře žadatele a po vyplnění žadatelem podána prostřednictvím Portálu farmáře v souladu s podrobným postupem pro vygenerování Žádosti o dotaci a postupem od podání na MAS k podání na RO SZIF přes Portál farmáře v operaci , který je zveřejněn na internetových stránkách a A také na internetových stránkách MAS v odkaze příslušné výzvy. Žádost o dotaci je možné nejprve konzultovat na MAS. Za datum podání Žádosti o dotaci na MAS se považuje datum podání Žádosti o dotaci přes Portál farmáře. Povinné i nepovinné přílohy k Žádosti o dotaci se podávají v elektronické podobě současně s Žádostí o dotaci přes Portál farmáře žadatele. (Vybrané přílohy může žadatel vzhledem k jejich velikosti, příp. formátům, předložit v listinné podobě např. projektová dokumentace). Všechny dokumenty musí být doručeny v termínu stanoveném výzvou MAS. 2. Příjem a kontrola projektů Na místě uvedeném ve výzvě pověření pracovníci MAS zaevidují pouze projekty podané v řádném termínu. Při příjmu žádosti je ze strany MAS připraven předávací protokol a kontrolní list povinných a nepovinných příloh. Do něhož jsou zaznamenány veškeré přijaté dokumenty a je také zaznamenáno datum a čas příjmu žádosti. Tento formulář je následně podepsán pověřeným pracovníkem MAS a žadatelem, který je oprávněn žádost podat. Příjem žádostí začíná dle časového harmonogramu výzvy a trvá až do jejího ukončení (není-li ve výzvě uvedeno jinak). Do 5 pracovních dnů od ukončení příjmu žádosti je zveřejněn na webových stránkách MAS seznam přijatých žádostí. Všechny zaevidované projekty prochází administrativní kontrolou (tj. kontrola obsahové správnosti) a kontrolou přijatelnosti a kontrolou dalších podmínek vztahujících se na daný projekt. Kontrolu provedou 2 pracovníci MAS (vedoucí pracovník pro realizaci SCLLD

2 a další pověřený pracovník MAS) max. do lhůty 20 dnů. Zjištěné nedostatky zaznamenají do kontrolního listu a do databáze projektů. Pokud bude ze strany MAS zjištěn nedostatek, vyzve žadatele s pevně daným termínem k doplnění Žádosti o dotaci (max. však 5 pracovních dní). Žadatel může provést opravu maximálně dvakrát. Žadateli je zaslán dopis o výsledku administrativní kontroly a kontroly přijatelnosti. Tento dopis je podepsán vedoucím pracovníkem pro SCLLD a je zaslán doporučeně nebo předán osobně oproti podpisu žadatele a zároveň odeslán elektronickou poštou do 5 pracovních dní od ukončení kontroly. Stručný výsledek hodnocení bude rovněž zveřejněn na webových stránkách MAS. 3. Hodnocení projektů Programový výbor MAS (dále jen PV )rozhodne o způsobu výběru projektů, hodnotících kritériích, preferenčních kritériích a o výši finanční alokace na výzvu s rozdělením podle jednotlivých Fichí. Dále schválí výzvu a její časový harmonogram. Hodnocení projektů, které prošly administrativní kontrolou a kontrolou přijatelnosti provádí členové Výběrové komise (dále jen VK ). Každý hodnotitel musí před hodnocením podepsat čestné prohlášení o své nepodjatosti vůči žadateli a projektu a dále o mlčenlivosti z průběhu hodnocení a uvědomění si důvěrnosti informací (Etický kodex). V případě střetu zájmů /podjatosti člena VK vůči projektu /žadateli je člen VK vyloučen z hodnocení příslušné fiche v hodnocené výzvě. Střetem zájmu člena VK se rozumí: je sám žadatelem, je členem rozhodovacího orgánu žadatele, je vůči žadateli v pracovním poměru, podílel se na zpracování žádosti o dotaci, má nebo může mít osobní zájem na realizaci projektu, je v profesním, příbuzenském, sousedském vztahu se žadatelem, existují další skutečnosti, které by mohly nasvědčovat o jeho podjatosti. V úvodu jednání se uskuteční veřejné slyšení žadatelů před Výběrovou komisí. Každý projekt hodnotí 2 členové VK, které určí předseda VK. Určený člen VK hodnotí projekt individuálně a přiděluje body za jednotlivá preferenční kritéria a celkové body (součet bodů za všechna preferenční kritéria), a to na základě prostudování Žádosti o dotaci a všech příloh. Hodnocení a veškeré informace s tím spojené jsou důvěrné, hodnotitelé jsou povinni zachovávat mlčenlivost a zajistit nezpochybnitelnost procesu hodnocení. Každý hodnotitel zapisuje přidělené body do protokolu. Hodnotitel správnost doplněných údajů v tabulce stvrzuje svým podpisem. V případě rovnosti bodů rozhoduje: Datum a čas zaregistrování Žádosti o dotaci. V případě velkého bodového rozdílu rozhoduje: Pokud rozdíl mezi nejvyšším a nejnižším hodnocením bude větší než 100 %, tak bude přizván další hodnotitel, který ohodnotí projekt a toto hodnocení nahradí předešlé hodnocení, které se více vzdaluje od průměru.

3 Bodování proběhne do 20 pracovních dnů od předání žádostí VK. Výběrová komise zpracuje protokol, který bude obsahovat souhrnný počet bodů, počet bodů přidělených v každém kritériu, komentáře resp. zdůvodnění velmi nízkých a velmi vysokých bodových hodnot, výrok doporučeno nebo nedoporučeno k financování. Odůvodnění se neuvádí v případě, že je uveden komentář u preferenčního kritéria, doložením povinné či nepovinné přílohy. Po vyhodnocení projektů bodování předají členové VK originál protokolu pro hodnocení předsedovi VK, kopii si ponechají. 4. Schválení projektů Do 10 pracovních dnů od ukončení etapy bodového hodnocení projektů svolá předseda Programového výboru (dále jen PV ) zasedání. Tohoto zasedání se mohou zúčastnit všichni členové MAS Krkonoše. Programový výbor rozhodne, které projekty budou navrženy k financování. Rozhodování se řídí těmito zásadami: - Musí být respektováno pořadí, v jakém jsou projekty seřazeny dle bodového hodnocení. Toto pořadí se nesmí měnit. - Projekty, které nedosáhnou minimálního počtu 50% z maxima možného počtu získaných bodů, budou vyřazeny s možností získat finanční dotaci v rámci dané výzvy. - Projekty, které nebudou PV navrženy k vyřazení, budou konfrontovány s finanční částkou alokovanou danou výzvou. Tato částka bud postupně rozdělována od projektu s nejvyšším počtem dosažených bodů až do svého vyčerpání. - Hraniční projekt v pořadí, na který zbude pouze část požadovaných finančních prostředků, bude navržen k vyřazení z možnosti získat finanční dotaci v rámci dané výzvy stejně jako všechny projekty následující v pořadí za ním. - Je třeba respektovat alokaci stanovenou na danou výzvu. Alokace nesmí být překročena, ale může zůstat nedočerpána v případě, že nebyl podán dostatek projektů, které splňovali kritéria přijatelnosti. 5. Informování žadatelů Úspěšní a neúspěšní žadatelé budou písemně informováni o výběru projektů do 5ti pracovních dnů po konečném výběru projektů ze strany MAS Krkonoše. - Neúspěšní žadatelé projekt nebyl vybrán ke spolufinancování z důvodu nedostatku disponibilních finančních prostředků či vyřazení projektu. - Úspěšní žadatelé projekt byl schválen ke spolufinancování, získaný počet bodů za jednotlivá kritéria a závazky spojené s udělenými body. Současně MAS provede registraci schválených projektů na RO SZIF, o této skutečnosti bude rovněž žadatel písemně informován. Seznam vybraných a nevybraných žádostí bude zveřejněn na webových stránkách MAS do 5 pracovních dnů po registraci. 6. Administrace na RO SZIF Po výběru projektů MAS vybrané Žádosti o dotaci elektronicky podepíše, povinné příp. nepovinné přílohy verifikuje (dokument elektronicky podepíše, popř. jej v papírové podobě podepíše, přidá razítko MAS a naskenuje do elektronické podoby

4 neplatí pro aktivní pdf formuláře) a předá žadateli minimálně 3 pracovní dny před finálním termínem na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS. Žadatel tuto žádost včetně příloh zkontroluje a podá přes svůj účet na Portálu Farmáře nejpozději do finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS k závěrečnému ověření jejich způsobilosti před schválením (informace o přílohách v listinné podobě musí žadatel uvést u zasílané Žádosti o dotaci přes portál Farmáře). Přílohy v listinné podobě musí MAS označit identifikačními údaji žadatele a předat na RO SZIF nejpozději do finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS. Žadatel bude informován o zaregistrování Žádosti o dotaci přes Portál farmáře SZIF nejpozději do 14 kalendářních dnů od finálního termínu registrace na RO SZIF stanoveného ve výzvě MAS. 4. Postup pro odvolání žadatele a další postupy při neplnění podmínek Pravidel Žadatel má možnost podat žádost o přezkoumání hodnocení projektu do 7 pracovních dnů ode dne následujícího po doručeném odeslání výsledků administrativní a kontroly a kontroly přijatelnosti z MAS. Na základě této žádosti je svoláno jednání kontrolní komise MAS (přítomen je žadatel a vedoucí pracovník MAS pro SCLLD). MAS zajistí řešení odvolání žadatele a nesouhlasu žadatele s postupem MAS v těchto případech: - odvolání proti ukončení administrace - odvolání proti hodnocení projektu a postupů MAS. Odvolání řeší kontrolní komise MAS do 14 pracovních dní po doručení odvolání na MAS Krkonoše. V případě že žadatel podal žádost o přezkoumání v souladu s postupy SZIF a MAS a do doby registrace na RO SZIF nedošlo ke konsenzu mezi MAS a žadatelem, může se žadatel písemně obrátit na RO SZIF a pokud tak učiní, má zároveň povinnost dát tuto skutečnost MAS na vědomí.ro SZIF mí na přezkoumání 30 kalendářních dnů a žadatel bude o výsledku písemně informován. 5. Hlášení změn Hlášení o změnách včetně příloh příjemce dotace podává nejdříve na MAS, MAS provede kontrolu (zejména s ohledem na preferenční kritéria) do 10 pracovních dnů od obdržení tohoto Hlášení. MAS veškeré změny, které žadatel požaduje, zaznamená do formuláře Hlášení změn a vyplní stanovisko za MAS souhlas /nesouhlas se změnami. 6. Žádost o platbu Žádost o platbu se předkládá nejdříve na MAS ke kontrole a podpisu a to nejpozději v den podání Žádosti o platbu na MAS v termínu stanoveném Dohodou, resp.

5 Hlášením o změnách (termín předložení Žádosti o platbu na MAS se počítá automaticky 15 kalendářních dní před termínem podání Žádosti o platbu na RO SZIF). MAS provede kontrolu žádosti o platbu a jejích příloh podle kontrolního listu zejména zkontroluje dodržení preferenčních kritérií. V případě neúplnosti žádosti o platbu zašle žadateli do 7 kalendářní dnů žádost o doplnění s termínem min. 5 kalendářních dnů. Žadatel prostřednictvím Portálu Farmáře poté Žádost o proplacení podá nejpozději v termínu uvedeném v Dohodě. Pokud žadatel s nápravným opatřením či stanoviskem k Žádosti o platbu nesouhlasí, předá na MAS písemné vyjádření o svém nesouhlasu, které je následně předáno spolu se Žádosti o platbu na příslušný RO SZIF, do Žádosti o platbu uvede MAS svoje stanovisko. Přílohy v listinné podobě předkládá příjemce dotace na Podatelnu RO SZIF nejpozději do 3 dnů od odeslání Žádosti o platbu (listinné přílohy budou vždy označeny registračním číslem Žádosti o platbu). Schválila Rada MAS Krkonoše dne: Podpisy: 1.) Ing. Aleš Maloch 2.) PhDr. Michal Vávra 3.) Tomáš Grégr 4.) Ing. Ivana Čílová 5.) Ing. Karel Polívka 6.) Mgr. Hynek Dvořák 7.) Mgr. Adéla Cupáková