Povinnosti MAS při administraci projektů IV.1.2

Transkript

1 Povinnosti MAS při administraci projektů IV.1.2 I. Vyhlašování výzvy vyhlašuje výzvu pro příjem Žádostí o dotaci (ŽoD) podle rozhodnutí Valná hromada (VH) MAS minimálně 1 x za kalendářní rok v rámci příslušného kola Programu rozvoje venkova ČR (PRV). Vyhlášení výzev se nesmí překrývat, musí být vždy ukončeno předcházející kolo příjmu žádostí. Návrh textu výzvy dle pokynů VH připraví manažer MAS. VH stanoví, pro které kole PRV bude výzva vyhlášena, dále stanoví, na které fiche bude možné podávat ŽoD a také budou stanoveny alokace finančních prostředků na jednotlivé vyhlášené fiche, dle aktuální částky uvedené na Portálu farmáře. Výzva se vždy bude vztahovat na celé území MAS Partnerství venkova. Po schválení návrhu ve VH MAS a před vyhlášením každé výzvy zadají manažeři MAS prostřednictvím Portálu farmáře Žádost o schválení výzvy, ve které vyplní požadované kolo příjmu PRV, datum vyhlášení výzvy, časové rozmezí příjmu žádostí na MAS, výčet vyhlášených Fichí, a odešlou ji ke schválení na CP SZIF, které do 10-ti dnů rozhodne o schválení /neschválení/ výzvy. Bez schválení výzvy na CP SZIF nesmí být výzva vyhlášena, je neplatná! MAS po schválení výzvy na CP SZIF obdrží prostřednictvím Portálu farmáře i unikátní formulář Žádosti o dotaci, který je platný pouze pro danou výzvu a MAS. Tato schválená výzva už se nesmí měnit, musí být v souladu s platnými Fichemi, se SPL, s Pravidly MAS a Pravidly pro opatření IV.1.2. Manažeři MAS po schválení výzvy plný text zveřejní na webu MAS Výzva bude zveřejněna od data vyhlášení výzvy až po poslední den příjmu projektů na MAS. Výzvu bude vyhlášena vždy s dostatečným předstihem, minimálně však 3 týdny před ukončením příjmu žádostí na MAS. Zkrácený text výzvy bude zaslán elektronicky všem obcím MAS ke zveřejnění na jejich www stránkách i vývěskách. V případě shody s vydáním Zpravodaje MAS bude text výzvy zveřejněn i v tomto Zpravodaji a distribuován do všech obcí MAS. Výzva ke zveřejnění bude obsahovat: název MAS a SPL, seznam vyhlášených Fichí, časové rozmezí a místo příjmu Žádosti o dotaci, informaci o termínu příjmu povinných příloh k Žádosti o dotaci a sdělení, že neúplné Žádosti nebudou MAS přijaty, odkaz na internetové stránky MAS, jména a kontakty na pracovníky MAS poskytujícího informace konečným žadatelům /telefon, /, minimální částku SPL alokovanou pro jednotlivé Fiche, příp. způsob rozdělení částek na jednotlivé Fiche, kolo příjmu PRV, ve kterém budou Žádosti registrovány na SZIF. Manažeři MAS připraví dvě školení, na kterých budou zájemci seznámeni s výkladem výzvy i způsobem vyplňování a podáváním ŽoD. Školení proběhne v obou mikroregionech na území

2 MAS (Letovicko, Malá Haná). II. Příjem a kontrola Žádostí o dotaci Příjem žádostí se provádí jen v termínech dle schválené výzvy a výhradně v kanceláři MAS Partnerství venkova. Příjem ŽoD od žadatelů nebo pověřených zástupců provádějí pracovníci MAS Partnerství venkova. V případě pověřených zástupců provede MAS kontrolu správnost údajů v předložené plné moci. Plná moc bude založena do složky projektu. Žadatel doručí na MAS Žádost o dotaci v elektronické podobě. Formulář Žádosti o dotaci bude následně vytisknut v kanceláři MAS. Pracovník MAS na základě připraveného kontrolního listu zkontroluje, zda je ŽoD kompletní, tzn., zda obsahuje všechny povinné přílohy. Následně vypíše registrační list žádosti, originál předá žadateli a kopii založí do složky projektu. Po ukončení příjmu žádostí na MAS provádí pracovníci MAS u zaregistrovaných žádostí administrativní kontrolu a kontrolu přijatelnosti. V případě, že při administrativní kontrole zjistí, že je nutné opravit nedostatky, písemně vyzve konečného žadatele s pevně daným termínem k doplnění Žádosti o dotaci. V případě nedoplnění ve stanoveném termínu ukončí administraci dané Žádosti z důvodů nesplnění podmínek Pravidel pro předložení Žádosti o dotaci. Po provedené administrativní kontrole a kontrole přijatelnosti informují pracovníci MAS konečné žadatele o výsledku kontroly nejpozději do 5 pracovních dnů od ukončení kontroly /doporučeným dopisem nebo osobním předáním proti podpisu/. Žádosti o dotaci, které úspěšně prošly administrativní kontrolou a kontrolou přijatelnosti, budou předány výběrové komisi MAS k hodnocení. Žadatel, který byl vyřazen na základě administrativní kontroly nebo kontroly přijatelnosti MAS, může do 7 pracovních dnů ode dne následujícího po odeslání doporučené zásilky či osobního převzetí podat žádost o přezkoumání postupu MAS na. Projednání odvolání s žadatelem probíhá za účasti předsedy MAS a manažerů. Pokud žadatel není spokojen se závěry řešení svého odvolání na MAS, má právo se odvolat na RO SZIF Brno. Tuto skutečnost musí dát na vědomí. Musí tak učinit nejpozději v termínu, kdy MAS předkládá na RO SZIF vybrané projekty k zaregistrování, což mu musí umožnit nastavení administrativních postupů MAS. V případě, že bylo odvolání po přezkoumání RO SZIF uznáno jako správné, bude Žádost znovu zařazena do hodnocení a proveden nový výběr Žádostí k podpoře. III. Realizace projektů konzultuje v průběhu realizace i lhůty vázanosti projektu na účel se všemi úspěšnými žadateli případné dotazy a problémy.

3 Žadatel předá MAS kopii Dohody mezi RO SZIF a konečným žadatelem. Před zahájením výběrového řízení žadatel prokazatelně pozve zástupce MAS k výběru dodavatele. Před zahájením realizace projektu pozve žadatel zástupce MAS na kontrolu místa realizace před zahájením akce. Žadatel doloží na MAS smlouvu o dílo, případně objednávku s vybraným dodavatelem na realizaci projektu. Žadatel prokazatelně přizve zástupce MAS k zahájení akce, u stavebních prací k předání staveniště. Žadatel prokazatelně přizve zástupce MAS na kontrolní dny, případně další jednání týkající se projektu. MAS konzultuje s žadatelem veškeré kroky směřující k zajištění správnosti realizace projektu a k omezení rizik. Žadatelé jsou informováni o veškerých administrativních změnách v pravidlech, které jsou uvedeny na stránkách MAS. Hlášení o změnách V případě nutnosti podání Hlášení o změnách převezmou manažeři MAS Hlášení od konečného žadatele/příjemce dotace, potvrdí jeho převzetí a provedou kontrolu. Pokud je Hlášení v pořádku a MAS s ním souhlasí, Hlášení potvrdí. Pokud MAS s navrhovanou změnou nesouhlasí, písemně informuje o této skutečnosti konečného žadatele a požádá ho o nápravné opatření. Součástí tohoto sdělení musí být vždy odůvodnění. Pokud žadatel s nápravným opatřením MAS nesouhlasí, podá Hlášení o změnách na RO SZIF spolu s nesouhlasným vyjádřením MAS. Doručení Hlášení o změnách na RO SZIF zajistí kancelář. Žádost o proplacení (ŽOP) Žádost o proplacení bude předložena ke kontrole na MAS nejpozději 7 pracovních dnů před termínem předložení ŽOP na RO SZIF. Manažeři provádí kontrolu správnosti a úplnosti každé Žádosti o proplacení včetně příloh. Následně vyplní kontrolní list kopie kontrolního listu bude doložena k Žádosti o proplacení. MAS potvrdí svým podpisem na Žádosti její úplnost a souhlas s proplacením. V případě, že MAS s údaji nebo proplacením nesouhlasí, sdělí tuto skutečnost spolu s odůvodněním písemně konečnému příjemci dotace a uloží mu opatření k nápravě. Pokud konečný příjemce dotace s nápravným opatřením nesouhlasí, podá Žádost o proplacení na RO SZIF spolu s vyjádřením MAS k jejímu nesouhlasu. IV. Monitoring Členové monitorovacího výboru společně s pověřeným manažerem MAS provádějí na základě harmonogramů realizace vybraných projektů monitoring v místě realizace. Komise monitorovacího výboru provádí první kontrolu projektu před zahájením jeho realizace. Druhá kontrola proběhne v průběhu realizace projektu, kdy komise zhodnotí postup prací na projektu a reálnost jeho dokončení ve stanoveném termínu. Jsou srovnávány parametry uvedené v Žádosti o dotaci se skutečností.

4 Poslední kontrola je prováděna v týdnu před podáním Žádosti o proplacení, kde je zkontrolována celá realizace, včetně monitorovacích kriterií, která projekt naplňuje. O všech kontrolách je sepsán záznam, který je doplněn fotodokumentací. Všech kontrol se účastní i zástupce žadatele. MAS zajistí účast svého zástupce při kontrole na místě před proplacením dotace konečnému příjemci dotace, kterou provádí pracovníci SZIF. V případě, že se uskuteční kontrola ex-post, je o tom MAS dopředu informována a kontroly se zúčastní. Monitorovací kritéria vytvořená pro každou Fichi budou průběžně sledována a vyhodnocována při pravidelných kontrolách realizace projektu. Záznamy o těchto kontrolách budou zaneseny do monitorovací tabulky, která bude sestavena pro každý podpořený projekt zvlášť. Do monitorovací tabulky budou vyhodnocovány jak povinné indikátory, tak indikátory nepovinné a po ukončení projektu poslouží k vyhodnocení jeho celkové úspěšnosti. Obdobně bude sledováno plnění monitorovacích indikátorů pro každou Fichi monitorovací tabulky pro jednotlivé Fiche a obdobně bude posuzována naplněnost jednotlivých Fichí. Dále bude vedena souhrnná monitorovací tabulka, kde budou sledovány monitorovací indikátory povinné i nepovinné za všechny podpořené projekty. Tato souhrnná monitorovací tabulka pak bude základním podkladem pro hodnocení úspěšnosti, či neúspěšnosti a naplňování, či nenaplňování cílů SPL. Monitoring budou provádět pracovníci kanceláře MAS a členové monitorovacího výboru. Názorná tabulka průběhu monitoringu: Povinné indikátory Nepovinné indikátory Celkové Kontrola hodnocení průběžná závěrečná průběžná závěrečná Monitorovací tabulka projektu X X X X projektu Monitorovací tabulka Fiche X X X X Fiche Monitorovací tabulka SPL X X X X SPL Monitorovací kritéria pro monitoring SPL: Název kriteria 1. Počet zbudovaných dětských hřišť, sportovních hřišť a odpočinkových prostorů 2. Počet rekonstruovaných budov v obci, včetně kulturních domů, hasičských zbrojnic, škol, jejich vybavení a ostatních budov, které slouží ke spolkové a společenské činnosti v obci 3. Počet nově zbudovaných nebo rekonstruovaných budov pro ubytování včetně modernizace Vstupní hodnota Výstupní hodnota

5 vybavení a technologií těchto objektů 4. Počet obcí, kde byl zlepšen jejich vzhled, zlepšení infrastruktury Počet zmodernizovaných staveb a technologií v rostlinné, živočišné výrobě a skladovacích prostorů včetně zemědělské techniky Počet rekonstrukcí a zhodnocení památkových budov a kulturních prvků na 0 2 vesnici 7. Počet vzdělávacích akcí 1 1 Monitorovací kriteria jsou stanovena na základě odhadu očekávaných a požadovaných výsledků realizace projektů jednotlivých Fichí a byla volena tak, aby byla měřitelná a měla význam pro region. V. Vyhodnocení SPL (evaluace) Vyhodnocování evaluace SPL probíhá ve třech rovinách: Ex ante (před zahájením) v SPL jsou jasně stanoveny výchozí hodnoty jednotlivých monitorovacích indikátorů, které při svém naplnění plně doloží úspěšnost SPL i práce MAS On going (v průběhu) v průběhu každého projektu bude sledováno a vyhodnocováno plnění monitorovacích indikátorů pro daný projekt, stejně tak budou sledovány a hodnoceny monitorovací indikátory pro každou Fichi a celkově pro celý SPL viz. předchozí kapitola názorná tabulka monitoringu. To znamená, že výstupem kontrol budou tabulky monitorovacích kritérií, z kterých budou vytvořeny názorné grafy reálného (v daném čase) plnění cílů projektů, Fichi i SPL samotného. Na základě těchto grafů budou zpracovávány zprávy o průběhu realizace programu, které budou základním podkladovým materiálem pro případné úpravy jednotlivých Fichí, monitorovacích kritérií a rozdělení finančních prostředků mezi jednotlivé Fiche v následujících letech ( za předpokladu, že to bude povoleno ŘO). Ex post (po ukončení) vyhodnocování ex-post bude probíhat obdobně jako v případě evaluace on-going, opět pro každý projekt zvlášť, souhrnně za každou Fichi a také souhrnně za celý SPL. Výsledky budou opět znázorněny graficky a jednoznačně prokáží úspěšnost, či neúspěšnost naplnění cílů jednotlivých projektů, Fichí i SPL. Po 2 letech budeme znovu hodnotit dopady projektů a zda byly splněny jejich cíle Zapracování výsledků vyhodnocení SPL: Tabulky Grafy Tiskové zprávy pro webové stránky i tisk Zveřejňování výsledků a evaluace SPL: Statistické zpracování výsledků na webových stránkách MAS

6 Tiskové zprávy pro místní a regionální tisk Obecní vývěsky a tabule Zpravodaj MAS Dosažené výsledky SPL a výsledky průběžného vyhodnocování budou předmětem každoročně vydávané Výroční zprávy. Vyhodnocení zvenku (externě) Hodnocení provede jiná MAS. Budou hodnoceny jednotlivé oblasti dle následující tabulky. Důležitým přínosem tohoto hodnocení je vzájemná výměna zkušeností mezi MAS. Hodnocení rok.. 1. Činnost Programového výboru 2. Činnost výběrové komise 3. Monitoring 4. Vyhodnocování výsledků SPL 5. Zajištění funkce kanceláře 6. Web 7. Aktivity mimo SPL 8. Projekty mimo SPL 9. Projekty se zahraničím 10. Propagace 11. Financování Slovní komentář Doporučení Hodnocení provedl/a Školní známka 1,2,3,4,5 Komentář