kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 1 Obsah

Transkript

1 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 1 Obsah Úvod Rekapitulace roku 2009 a vymezení pojmů Popis principu minitendru dle rámcové smlouvy Technologický list Elektronický průvodce podáním nabídky do rámcové smlouvy Průběh uzavírání rámcové smlouvy pro období Subdodavatelé Projektový řádek a minitendr... 6 Následná péče... 6 Kůrovcový základ... 7 Minitendr Nálezová databáze v ostrém provozu Kontrolní systém Předání pracoviště...10 Převzetí pracoviště Průběžná kontrola Následná náhodná kontrola Následná incidenční kontrola Externí kontrola Kontrola podezřele nízké ceny Kontrola k ÚP Rizika Workflow Závěr

2 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 2 2 Úvod V Lesnické práci 4/2009 byl představen pilotní projekt Správy NP a CHKO Šumava tzv. minitendrů, jejich základní principy a očekávání, které by měl splnit. Po roce je čas vyhodnotit, nakolik byl pilotní projekt přínosem a s čím se počítá v NP Šumava na lesnickou sezonu 2010 a V této tematicky zaměřené příloze Lesnické práce je tak vytvořen prostor na podrobné zhodnocení a popis celého řešení, které dosáhlo až nepředpokládaného rozměru efektivity řízení chodu lesního provozu. Lesnické činnosti jsou jednou z významných činností, které zadavatel (Správa Národního parku a Chráněné krajinné oblasti Šumava) zajišťuje na svém území. Rozloha tohoto území představuje největší souvislou lesní plochu v ČR, která podléhá zvláštnímu režimu zacházení dle zákona o ochraně přírody a krajiny, kde veškeré využití národních parků musí být podřízeno zachování a zlepšení přírodních poměrů. Lesy v národním parku nelze zařazovat do kategorie lesů hospodářských. Tyto zákonné mantinely však nejsou zohledněny v zákoně o zadávání veřejných zakázek způsobem odpovídajícím významu národního parku. Platí tedy, že na zadavatele se vztahují standardní postupy pro zadávací řízení dle uvedeného zákona. Kombinací rozsáhlosti území a charakteru činností bylo zadavatelem po předchozí analýze možností zadávání zakázek v roce 2008 rozhodnuto o pilotním projektu rámcových smluv v roce 2009, který kromě zlepšení plánování (nakládání se svěřenými prostředky), efektivity kontroly (zlepšení účinnosti vnitřní kontroly např. tzv. on-line fotodokumentace při předávání pracoviště, průběhu plnění a převzetí činnosti) a provozně-ekonomického řízení (dostupnost informací o provádění plnění a potřebách tzv. on-line). Jeden modul tohoto pilotního projektu představoval také způsob zadávání zakázky prostřednictvím tzv. soutěžní rámcové smlouvy, když pro tento postup hovořily zejména následující skutečnosti: předmět veřejné zakázky nelze dělit a předpokládaná hodnota zakázky jednoznačně ukazuje na povinnost užít zadávací řízení platné pro nadlimitní zakázky, zadání zakázky, vzhledem k hodnotě zakázky, připadne pravděpodobně jednomu či několika málo výhradním velkým tj. kapacitně a tedy i finančně silným subjektům dodavatelům (členěných např. dle území), existence pouze několika subjektů má vliv na vzájemnou nekonkurenci a může vést k blokaci žádoucí soutěže a případné ztráty operativnosti při řešení akutní potřeby zadavatele, využití elektronického způsobů zadávání (dynamický nákupní systém) je kromě nutnosti výlučně používat elektronické prostředky (což vylučuje místní dodavatele) také cenově náročné (poplatky zprostředkovateli z objemu zakázky nebo nutnost vývoje a následné certifikace vlastního systému), použití jiných způsobů, např. jednacího řízení, není dle zákona možné. 1. Rekapitulace roku 2009 a vymezení pojmů Pojmově bude v textu používáno označení zadavatel (Správa NP a CHKO Šumava), dodavatel (v obecném slova smyslu podnikatel v oblasti lesnictví), zájemce (ten dodavatel, který má uzavřenou rámcovou smlouvu a bude se ucházet o minitendry) a minitendr (což je zažité označení způsobu zadání zakázky podle rámcové smlouvy a jde o zákonný a smluvní proces, kterak zájemce získá smlouvu na plnění konkrétní lesnické činnosti v daném místě a objemu). Principem celého projektu je rámcová smlouva. Ta se svými všeobecnými obchodními podmínkami tvoří základní zákonné a smluvní vymezení toho, co má za doby jejího trvání v oblasti zadávání zakázek nastat. Formálně rámcová smlouva musí být, vzhledem k objemu a charakteru veřejné zakázky, uzavřena v nadlimitním otevřeném řízení. Uzavřením rámcové smlouvy však nevzniká konkrétní závazek dodavateli plnit, ani teoretická povinnost zadavatele zakázku v minitendru zadat, jde však o určitý závazný příslib zadavatele nezadat zakázku jinak než způsobem vymezeným v rámcové smlouvě a nikomu mimo okruh zájemců vymezených rámcovou smlouvou. V roce 2009 byly rámcové smlouvy uzavřeny zvlášť na těžební a pěstební oblast, přičemž nebylo možné tyto činnosti vzájemně v rámci zadávání kombinovat. Rámcové smlouvy jsou uzavřeny s více účastníky, to proto, aby bylo zachováno soutěžní prostředí pro vlastní minitendr. Cílem samozřejmě je, aby rámcovou smlouvu uzavřelo co nejvíce kvalifikovaných dodavatelů, přičemž není důležité, jak velkou kapacitou disponují, neboť konkrétní podmínky minitendrů a způsob hodnocení umožňují zadat zakázku vícero dodavatelům podle jejich kapacity. Z tohoto důvodu zadavatel nevyžaduje žádné speciální kvalifikační požadavky na dodavatele (potenciální budoucí zájemce), tj. například požadavek na finanční objemy zakázek za uplynulé roky nebo zavedení ISO standardů, ale soustředí se (kromě zákonných požadavků na bezúhonnost a bezdlužnost) na kapacitu dodavatele a charakter strojů, které má on a jeho subdodavatelé k dispozici. Jakkoliv by tento přístup mohl být diskutován, zda je vhodný či účelný, odpovědí je, že se tak rámcová smlouva zpřístupňuje širokému spektru dodavatelů, bez ohledu na jejich velikost a účelnost plnění, respektive kvalita plnění je zajištěna jak přísným smluvním sankčním režimem, tak efektivním kontrolním systémem, o němž bude řeč dále. Zadavatel si díky těmto nástrojům umí poradit s případnými nepoctivci nebo vychytralci na straně dodavatelů. V roce 2009 mělo rámcovou smlouvu na těžební činnosti uzavřeno XX účastníků a na pěstební činnosti XX účastníků. V průběhu roku však byla rámcová smlouva z důvodu porušení smluvních podmínek zrušena celkem XX účastníkům. Do konce trvání smlouvy, tj. do 13. března 2010, bylo celkem vyhlášeno XX minitendrů. Z toho však bylo XX minitendrů z provozních důvodů zrušeno (ať již bylo důvodem zrušení zánik provozní potřeby, nepřijatelná cena řešení, nepřiměřeně vysoká cena nabídky apod.). Objem zakázky k činí XXX mil. Kč v pěstební činnosti a Xx mil Kč v těžební činnosti. Účastníci rámcové smlouvy zpracovali celkem téměř XX m 3 kalamitního dříví.

3 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 3 2. Popis principu minitendru dle rámcové smlouvy Minitendr principiálně funguje dle tohoto schématu, jednotlivé kroky budou rozebrány dále. Krok 1 existence konkrétní provozní potřebnosti Víme, co je potřeba zadat dodavateli k plnění známe konkrétní činnosti, známe místo plnění (možno až na konkrétní porostní skupinu), definujeme, do kdy je potřeba splnit provozní potřebu (důležité pro rozhodnutí o charakteru typu minitendru). Krok 2 sestavení minitendru Pověřená osoba na základě provozní potřeby vezme sumu požadavků z projektů, spojí ji s činností a stanoví předpokládaný objem činnosti, zvolí případně další hodnotící kriterium, pokud to nebude cena (odůvodní), stanoví datum pro podání nabídky, určí technologickou únosnost pracoviště, SPP atd. systém sestaví poptávku, tak je procesně podle rolí na ÚP (územních pracovištích) postupně schválena (každá role v rámci své odpovědnosti), minitendr je vyhlášen a veřejně publikován, současně je dodavatelům, kteří splňují podmínky minitendru (tj. mají rámcovou smlouvu na konkrétní část plnění) rozeslána em informace o výzvě k podání nabídky. Krok 3 zájemce Zájemce dostane prvotní informaci em (při přesměrování také na mobil), písemnou verzi výzvy k podání nabídky si může vyzvednout na kterémkoliv ÚP nebo v sídle zadavatele (může se pro ni zastavit cestou z pracoviště), pro účely práce se systémem LesIS je na každém ÚP k dispozici dodavatelům informační kiosek, přihlásí se do svého web rozhraní ( npsumava.cz) v systému LesIS, prostuduje si informace dle výzvy (porosty, mapy, speciální podmínky atd.) a rozhodne se, zda bude reagovat či nikoliv, pokud se rozhodne reagovat pro podání nabídky, použije závazně vygenerovaný formulář nabídky ze systému, kde ručně uvádí nabízené hodnoty (je tedy zachována zásada písemnosti), není možné podávat elektronické nabídky, není nutné mít elektronický podpis, ručně tedy uvádí vždy nabízené hodnoty kapacitu a cenu, nabídku vloží do obálky, uvede adresu UP a povinné údaje, odešle nebo doručí osobně nejpozději do lhůty pro podání nabídek (lhůta je zpravidla 7 14 dnů, může být ale v některých případech i pouhé 3 dny). před veřejností přednost (podle nových smluvních podmínek může být o otevírání obálek pořízen obrazový a zvukový záznam), hodnotící komise za možné účasti veřejnosti v určenou hodinu otevře obálky s nabídkami dle seznamu doručených nabídek, hlasitě přečte jednotlivé nabídky a opíše hodnoty z nabídek do systému, o otevírání i hodnocení jsou pořizovány také zápisy, podklad pro hodnotící komise provádí systém automatizovaně dle kapacit a cen tak, jak je uvedeno ve výzvě k podání nabídky, jde zpravidla o hledání nejlevnějšího řešení v čase. Z tohoto důvodu mohou uspět i zájemci s menší kapacitou, neboť systém dokáže zakázku dělit dle míst plnění (např. dílec). Zakázka tak může být zadána i vícero zájemcům, a to až do počtu, který zajistí splnění účelu zakázky (minitendru), informace o jednotlivých etapách a rozhodnutích dostávají zájemci em a je jim zobrazena také v LesIS, výsledek hodnocení je vždy zveřejněn na webové stránce po podpisu smlouvy (tj. akceptaci nabídky) systém vygeneruje podklady pro přípravu oznámení pro tzv. centrální adresu (nově se zasílá informace čtvrtletně) a samozřejmě informuje o podpisu také ostatní zájemce (opět , LesIS). Zde připomínáme, že tato smlouva, která vzešla z minitendru, má označení realizační smlouva (dříve smlouva o dílo), a to je teprve smlouva, z níž vznikají konkrétní práva a povinnosti ke konkrétnímu plnění v minitendru požadovaném (na rozdíl od rámcové smlouvy, kde je pouze vymezen způsob a další podmínky, jak tyto smlouvy budou uzavírány). Krok 5 zadání plnění Vlastní zahájení plnění je vždy řešeno tzv. VKP (výzva k plnění). Buď je součástí smlouvy automaticky nástup na pracoviště 3. den po uzavření smlouvy, nebo je tento termín určen VKP, a to nejpozději v termínu, který je určen realizační smlouvou. Krok 6 průběh plnění, evidence, vady plnění Plnění je v rámci kontrolního systému a pravidel dle smluvních podmínek podrobováno kontrole ze strany zadavatele a dalších kontrolních orgánů, průběh plnění je detailně sledován v rámci řízení lesnického provozu včetně fotografií (předání pracoviště, průběžné kontroly, převzetí pracoviště). Krok 7 fakturace Podkladem pro fakturaci je podklad vygenerovaný ze systému, který je odsouhlasen ze strany zadavatele i zájemce, zejména co do rozsahu příplatků na konkrétní použité technologie. Krok 4 otevírání obálek a hodnocení pověřený pracovník ÚP do listiny přijatých nabídek eviduje doručené a předané nabídky, otevírání obálek je přístupno veřejnosti do naplnění kapacity místnosti, zájemci, kteří podali nabídku, mají 3

4 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 4 3. Technologický list Podstatou pro stanovení odměny je princip popisu a ocenění základního technologického provedení v každé činnosti. Seznam činností pro rok je uveden v tabulce. Tyto činnosti tvoří jednotlivé části rámcové smlouvy a k těmto částem mají dodavatelé oprávnění k podávání nabídek. Dodavatel měl možnost si z celé zakázky vybrat ty části zakázky (činnosti), do kterých hodlal podat nabídku (každá činnost představuje část veřejné zakázky a každé části odpovídá jeden technologický list). Dodavatel jeoprávněn podat nabídku do všech částí, některých částí, nebo jen do jedné části. Na každou část zakázky nabízel cenu za základní technologii pro každou část. Zadávací dokumentace definovala tento závazný úkon takto: Uchazeč stanoví nabídkovou cenu ke každé části zakázky, do níž hodlá podat nabídku. Nabídkovou cenu stanoví ve vztahu k tzv. základní technologii, která je popsána v technologickém listu, a s ohledem na předpokládanou dobu trvání rámcové smlouvy. Nabídková cena bude uvedena v Kč, a to bez DPH [RCTJ]. Bude uvedena v přehledovém listu rámcové smlouvy. Nabídková cena bude v případě uzavření rámcové smlouvy s konkrétním uchazečem součástí rámcové smlouvy. Zadavatel nebude akceptovat nabídkové ceny v částech zakázky, které přesáhnou částky uvedené zadavatelem v technologických listech jako maximální ceny [MCTJ]. Nabídková cena bez DPH je cenou konečnou a bude cenou maximální pro celou dobu trvání rámcové smlouvy [RCTJ]. Cena dle rámcové smlouvy může být dále omezena dle všeobecných obchodních podmínek. V rámci nabídky v minitendru může zájemce nabídnout jen cenu stejnou [RCTJ] nebo nižší (nabídková cena je označena zkratkou NCTJ). Zadavatel nepřipouští překročení nabídkové ceny vyjma případu, kdy se změní sazba DPH v průběhu trvání rámcové smlouvy. Pokud míra inflace vyhlášená ČSÚ za rok 2010 přesáhne 3 %, zvyšuje se RCTJ o tutu faktickou výši vyhlášené inflace od Uchazeč je povinen u každé nabízené činnosti uvést minimální denní kapacitu [MDK]. Ta nesmí být menší než průměrný výkon za normoden dle technologického listu. Uchazeč může uvést minimální objem zakázky v TJ u každé činnosti, pod který nemá zájem plnit [MOZ]. Tento objem může v rámci nabídky do minitendru snížit [SMOZ]. MOZ však nesmí být menší než MDK. Výše uvedené doplňuje, že z původní hranice pro počet možných dodavatelů stanovené 999, se podařilo uzavřít rámcovou smlouvu s 210 dodavateli, což je počet oproti početnímu srovnání sice menší, ale z pohledu jejich možné technologické kapacity je více než dvojnásobný. Činnosti obsažené v technologickém listu 4 Část VZ Kód činnosti Název činnosti TJ 101 PČ 011 Obnova lesa ks 102 PČ 016 Stavba nových individuálních ochran ks 103 PČ 017 Ochrana kultur proti zvěři ks 104 PČ 018 Výstavba nových oplocenek m 105 PČ 019 Ochrana kultur proti buřeni ks 106 PČ Ochrana kultur proti hlodavcům pasti hod 107 PČ Ochrana kultur proti hmyzu ks 108 PČ 025 Prořezávky hod 109 PČ 026 Oprava a údržba oplocení hod 110 PČ 027 Ochrana lesa proti zvěři ks 111 PČ Stavba oplocení přezimovacích obůrek pro zvěř m 112 PČ Ochrana lesa trojnožky ks 113 PČ Ochrana lesa asanace odkorněním m PČ Ochrana lesa instalace lapače ks 115 PČ Ochrana lesa asanace chemická m PČ Aplikace entomopatogenu hod 117 PČ Ochrana lesa kontrola lapačů ks 118 PČ 033 Revitalizace vodního režimu hod 119 PČ Ostatní pěstební práce vyzvedávání sazenic z náletu ks 120 PČ Ostatní pěstební práce včetně údržby infrastruktury hod 121 PČ Odstraňování klestu ručně m PČ Odstraňování klestu mechanizovaně m PČ 211 Sběr semenného materiálu ze stojících či ležících stromů nebo opadu kg 201 TČ Těžba MŘP motorovou přenosnou řetězovou pilou m TČ Těžba dřeva harvestorem kolovým, pásovým nebo kráčejícím m TČ Soustřeďování dříví koňským potahem m TČ Soustřeďování dříví traktory UKT/SLKT m TČ Soustřeďování dříví traktorem na nízkotlakých pneu s vyklizovacím jeřábem m TČ Soustřeďování dříví LVS pásovou nebo kolovou (rok 2011) m TČ Soustřeďování dříví lanové dopravní zařízení m TČ Soustřeďování dříví vyklizovací naviják (železný kůň) m TČ Soustřeďování dříví kolová vyvážecí souprava +5 t m TČ Těžba a soustřeďování dříví lanovým procesorem m TČ Soustřeďování dříví malotraktor m TČ Soustřeďování dříví malý pásový traktor do 65 kw m TČ Soustřeďování dříví moto 4x4 m 3

5 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 5 4. Elektronický průvodce podáním nabídky do rámcové smlouvy S ohledem na administrativní náročnost zadávacího řízení způsobenou zejména rozsahem zakázky a předpokládaným velkým počtem účastníků zadavatel pro snazší podání nabídky připravil pro uchazeče jednotný formulář a elektronického průvodce formulářem nabídky (dále jen EP). Nabídka pak byla podána písemně na vytištěném a vyplněném formuláři vygenerovaném prostřednictvím EP, dostupném na veřejně přístupné internetové adrese. Elektronický průvodce formulářem nabídky byl zpřístupněn po celou dobu, kdy bylo možno podat nabídku. Zadavatel dále ve spolupráci s pověřenou osobou pořádal bezplatná školení k užití EP, a to nejen v ČR, ale i zahraničí (Zvolen, Brno, Praha, Prášily, Srní, Stožec, Spolková republika Německo, Nová Pec, Vrbno pod Pradědem, Vimperk ). Na každém ÚP byl dodavatelům zpřístupněn v obvyklou pracovní dobu informační kiosek, kterého mohl dodavatel využít pro podání nabídky prostřednictvím EP. EP však bylo možno použít prostřednictvím běžného internetového prohlížeče a bezplatného software pro čtení formátu pdf, a to z jakéhokoliv počítače připojeného k veřejné síti Internet. V EP uchazeč vyplní všechny údaje týkající se identifikace dodavatele, jeho subdodavatelů, kapacit a dalších obecných údajů, kromě nabídkových cen. Nebylo pochopitelně dovoleno pozměňovat údaje na technologických listech činností nebo ve smluvních dokumentech. Užití EP nebylo povinné, avšak mělo jednoznačně pozitivní efekt, když se přímo promítlo do standardizace a úrovně zpracování podávaných nabídek (krycí listy, obsahy, vzory čestných prohlášení a smluv). Dále byla snížena formální chybovost uchazečů při podání nabídek, která činila pouze 4% (když právě většina z vyloučených dodavatelů EP nepoužila). 5. Průběh uzavírání rámcové smlouvy pro období Elektronický průvodce, provedení školení a celé zadávací řízení bylo zabezpečováno realizátorem v šibeničních lhůtách s nasazením významné kapacity o víkendech i vánočních svátcích. Z časového hlediska se jednalo o tyto úkony v časovém sledu: Datum odeslání oznámení předběžných informací: Podpis smlouvy na právní služby: Zahájení analýzy a přípravy ZD: Odeslání návrhu na jmenování komise na MŽP: Datum odeslání oznámení o zakázce do ISVZUS: Poskytování ZD dodavatelům: Školení EP a prezentace: Datum otevírání obálek: Jmenování hodnotící komise Vládou ČR: První jednání hodnotící komise: Datum závěrečné zprávy hodnotící komise: Datum podpisu rámcových smluv: Datum odeslání oznámení do ISVZUS: Subdodavatelé Zadavatel předpokládá, že provádění prací v tzv. minitendrech může být řešeno formou subdodávek, a to zcela v rozsahu smluvních podmínek. Možnost plnění prostřednictvím subdodavatelů byl uchazeč povinen uvést již v nabídce, stejně jako měl provést i jejich identifikaci, doložit smluvní náležitosti a jejich technické vybavení. Uchazeči, se kterými byla uzavřena rámcová smlouva, jsou oprávněni plnit v minitendrech pouze pomocí těch subdodavatelů, které identifikovali v podané nabídce. Zadavatel si ve výzvě dále vymínil možnost k podání nabídky (minitendru) povolit provedení prací subdodavatelem, který dosud nebyl uveden v nabídce na uzavření rámcové smlouvy (to zejména v případě kalamitních stavů v porostech). Rozsah plnění subdodavateli je pak vždy závislý na úspěchu vysoutěžení konkrétního plnění zájemcem v minitendru. Důležitou novou vlastností jsou subdodavatelé, kteří mohou být doplněni účastníkem rámcové smlouvy, pokud zadavatel tuto možnost uvede ve výzvě pro podání nabídky. Tuto možnost zadavatel využije poté, jakmile v případě zvýšené poptávky nebude dodavatelská kapacita stávajících dodavatelů stačit. 5

6 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 6 7. Projektový řádek a minitendr LesIS jako informační systém pracuje s hodnotami, které připravují uživatelé již od samotného počátku a cílem LesIS je dosáhnout na samotný konec celého výrobně-ekonomickokontrolního procesu. Konkrétně od projektování přes provedení zásahu, následnou péči, fakturaci i prodej s odvozem dříví. A pochopitelně nad celým tímto procesem prostřednictvím monitorování bdít. Projekty jsou připravovány jako plánované činnosti čtvrtletně plánované, a jako nahodilé činnosti nepředpokládané, které mají vliv na termíny plnění, hrozící škodu apod. Kromě obecného dělení na projekty pěstební a těžební jsou projekty vytvořeny na porostní skupinu a bezporostní skupiny. Pokud jsou projekty vytvořeny na porostní skupinu, promítnou se do všech souvisejících částí zejména do mapové evidence a karty porostní skupiny. Projekty bez porostní skupiny jsou připraveny pro nahodilé činnosti bez předem známé lokalizace. Projekt vytváří správce okrsku lesních ekosystémů (OLE) a při tvorbě projektového řádku se zadává rok, kvartál, porostní skupina, výkon, podvýkon, činnost, způsob provedení modifikátory příplatků, plocha, dřevina, objem činnosti v TJ. Vytvořený projektový řádek lze upravit či rozdělit. Vytvořený projekt musí být v souladu s LHP (provede se kontrola na externí aplikaci). Detail projektů lze vidět na obrázku. Projektové řádky se seskupují do tzv. balíčků, které jsou následně schvalovány (od správce OLE přes vědce až po řídící pracovníky centrály). Balíčkům je přiřazen finanční strop, který je pak možné v průběhu roku v rámci priorit na územním pracovišti dále dělit a redistribuovat. Každé územní pracoviště má tak svůj schválený rozpočet a včas je indikováno, pokud v případě kalamitní situace nedostačuje. Projekty jsou základem pro vyhlašování minitendrů. Projektové řádky se přidávají do tzv. Košíku, který je však místo k pokladně jako u internetových obchodů posunován procesně podle rolí až do fáze vyhlášení minitendru. V průběhu tohoto procesu jsou minitendru přidávány vlastnosti označené jako SPP speciální podmínky plnění. Mezi projektovými řádky, shodně tedy jako u lesnických činností, jsou možné kombinace v konkrétních technologiích, například ruční těžba přiblížení LVS shazování klestu apod. Povolenou kombinaci činností lze vidět na obrázku. Následná péče Podle charakteru ukončených projektů jsou nabízeny navazující výkony a podvýkony, které bude třeba realizovat v následujících letech. Následná péče se nabízí při tvorbě projektu na zalesňování a v krocích je nabídnuta péče o sazenice nátěry, ožínáním, individuální ochranou, oplocenkami včetně jejich následných oprav. Tlačítkem následná péče je možné napojit projektový řádek na následnou péči. Následnou péčí se připravuje projekt s výhledem po dobu péče o sazenici až do jejího zajištění. 6

7 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 7 Kůrovcový základ Kůrovcový základ je přístupný pro editaci v záložce projekt. Kůrovcový základ se vytváří na stisk tlačítka generovat s následnou editací. Po skončení března (konec období pro výpočet kalamitního základu) provedou správci OLE vyplnění tabulky kůrovcového základu a bude proveden export na mapový podklad. V mapovém podkladu se návrh zobrazí na střed porostní skupiny a je nutné ho ručně v mapě zeditovat umístit na místo plánované instalace. Minitendr Bez projektů nelze minitendr vyhlásit. Již v první fázi tvorby projektových řádků jsou kontrolovány přípustné technologie. Automaticky je hlídán také finanční strop projektů a jejich kombinace. Obsluha systému LesIS má tak připraven prostor věnovat se sestavení minitendru na skutečnou provozní potřebu. Detaily sestavení lze vysledovat na jednotlivých obrázcích. Seznam minitendrů na první pohled lze vidět, v jakém stavu se daný minitendr nachází. Detail testovacího minitendru obsahuje průkaznou historii jeho sestavení a obslužnou obrazovku pro tisk dokumentů v pravé části obrázku. 7

8 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka Nálezová databáze v ostrém provozu Po loňském nasazení mobilních zařízení s operačním systémem Android, a to konkrétně telefonu G1, které zadavatel pořídil v rámci obměny mobilních přístrojů (tedy bez neplánovaných investic), se rozvoj zaměřil směrem k využití v oblasti lokalizace různých nálezů, zejména kůrovcových, a evidenci instalovaných opatření přímo v lesním terénu. Do mobilního zařízení G1 se ukládají nálezy týkající se těchto oblastí: Aktivní kůrovec zásahový režim Aktivní kůrovec bezzásahový režim Aktivní kůrovec nevyznačený Polom zásahový režim Polom bezzásahový režim Lapače Lapáky Trojnožky Aplikace entomopatogenu Bez nálezu Pěstování Individuální ochrana Oplocenka Podsadba Prořezávka Holiny Rostliny Ptáci Savci Ostatní Podrobnosti k vybraným skupinám nálezů Aktivní kůrovec zásahový režim slouží k lokalizaci a evidenci vyznačeného kůrovce (značit může pouze správce OLE a zaměstnanci daného územního pracoviště) v zásahových managementech. Uvádí se, v jakém vývojovém stadiu se nález nachází (vajíčko, larva, kukla, brouk), kolik stromů (ks) je napadeno a vyznačeno a kolik je odhad objemu vyznačených stromů (m 3 ) obecně je možné u nálezu zadat poloměr plochy dotčené nálezem, v případě potřeby je možné zadáním lomových bodů zakreslit i skutečnou plochu nálezu. V případě špatného signálu GPS je možné zadat označení porostní skupiny. Aktivní kůrovec bezzásahový režim slouží k lokalizaci a evidenci kůrovce v managementech, kde se proti kůrovci nezasahuje (pravidla stejná jako u předcházejícího nálezu). Pracovníci vědecké sekce by měli tyto záznamy provádět v mapovém rozhraní a to do doby jejich dovybavení přístrojem G1. Aktivní kůrovec nevyznačený tento typ nálezu je určen především pro upozornění na výskyt kůrovce, a to v případě, že tento je nalezen kýmkoliv mimo zaměstnanců konkrétního ÚP. Zodpovědnost za správné vyznačení kůrovce v terénu má především správce OLE, a ten má možnost po prohlédnutí místa a vyznačení stromů napadených kůrovcem změnit tento nález na Aktivní kůrovec zásahový režim. Zadávat tyto nálezy je možné především prostřednictvím kvalifikovaných pomocníků brigádníků, studentů apod., kteří mají povinnost procházet porosty a provádět vizuální kontrolu. Důležité je i označení, že v uvedeném porostu není nález. Bez nálezu slouží k prokázání kontroly v rizikových porostech. Použije se tehdy, není-li v ohrožené porostní skupině nalezen kůrovec. Tyto režimy nálezu jsou tak detailně, včetně konkrétní odpovědnosti osob, evidovány v LesIS pro další účely, zejména průkaznosti přijatých následných opatření. Polom zásahový režim slouží k lokalizaci a evidenci polomů v zásahových managementech. Uvádí se zde množství (ks) a odhad objemu polomového dřeva (m3). Polom bezzásahový režim slouží k lokalizaci a evidenci polomů v bezzásahových managementech. Uvádí se zde množství (ks) a odhad objemu polomového dřeva (m3). Pracovníci vědecké sekce provádějí tyto záznamy do doby, kdy nejsou vybaveni mobilním zařízením v mapovém rozhraní. Lapače slouží k lokalizaci a evidenci lapačů především pro grafickou evidenci kůrovce a opatření proti němu. Uvádí se zde počet lapačů (ks) zpravidla 1 a jeho evidenční číslo. Lapáky slouží k lokalizaci a evidenci lapáků především pro grafickou evidenci kůrovce a opatření proti němu. Uvádí se zde počet lapáků (ks) zpravidla 1 a jeho evidenční číslo. Trojnožky slouží k lokalizaci a evidenci trojnožek především pro grafickou evidenci kůrovce a opatření proti němu. Uvádí se zde počet lapačů (ks) zpravidla 1 a jeho evidenční číslo. Aplikace entomopatogenu - slouží k lokalizaci a evidenci aplikace entomopatogenu především pro grafickou evidenci kůrovce a opatření proti němu. Uvádí se zde množství aplikovaného entomopatogenu, a to v litrech nebo kilogramech včetně čísla šarže entomopatogenu. K lapačům je smluvně stanovena podmínka pro dodavatele prací k zapisování výše odchytů při kontrolách do webového rozhraní aplikace LesIS. Tato podmínka, spolu s propojením do mapových podkladů, umožňuje de facto online možnosti monitorování pro kalamitní štáb. Výhodou je to, že kontrola lapačů je prováděna v termínu, který přesně určí zadavatel (pomocí samostatného VKP) Ostatní kategorie nálezů jsou v G1 také pomůckou pro správce OLE k tvorbě poznámek při práci v terénu, přípravu projektu a podkladů pro evidenční řádky projektů (například u holin). K evidenci holin je nařízeno použití možnosti zakreslení plochy do mobilního zařízení G1 nebo editace v mapách LesIS s následným vytvořením evidenčního řádku s automatickým předvyplněním známých údajů. Jde o významnou časovou úsporu. Jak již bylo uvedeno, pokud není GPS signál v terénu dostatečný, lze zadat do zařízení porostní skupinu a následně

9 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 9 je nález (v obecném slova smyslu) ve webovém rozhraní LesIS zobrazen vprostřed porostní skupiny a prostým přesunutím tahem levého tlačítka myši přesunut na správné místo. Samozřejmě je možné nález také editovat co do rozsahu počtu zasažených stromů nebo odhadu m 3. Jakmile je nález řešen, je uzamčen pro editaci a další údaje jsou k němu dodávány systémem LesIS automaticky. Důležité je, že se na kůrovcový nález v zásahovém režimu dá okamžitě přijmout následující opatření (seřazeno dle rychlosti nástupu dodavatele z rámcové smlouvy). 1. Existuje dodavatel, který je připraven nastoupit do 24 h (48 h). Zadavatel totiž do konce dubna prostřednictvím speciálně vyhlášených minitendrů zarezervoval určité základní dodavatelské kapacity k operativnímu nasazení. 2. Existuje dodavatel, který je již v porostu, plní a má rezervu pokračovat k plnění. 3. Existují dodavatelé z minitendru, kde nebyla určena porostní skupina, a čekají na přidělení práce bude jim přidělena (nástup do 7 dnů). 4. Existují dodavatelé, kteří plní v minitedrech s porostními skupinami na činnost nebo 112.2, ale na jiný výkon, který nemá takovou prioritu, jako je zpracování kůrovce, a je-li zavedena speciální podmínka plnění, tzv. SPP změna místa plnění provede se vygenerování nového VKP s novým místem plnění a novým výkonem a podvýkonem a následný přesun dodavatele na místo nálezu (nástup nejpozději do 7 dnů). 5. Existují dodavatelé, kteří plní v minitendrech s porostními skupinami, na činnost nebo 112.2, a se stejnými výkony a podvýkony, ale jiným místem plnění, a má SPP změna místa plnění (SPP variabilita porostu), pokud zde uvedené porostní skupiny jsou ve vývojovém stadiu, které je méně nebezpečné pro rozšiřování kůrovce, nebo pokud se tyto porostní skupiny podařilo vyřešit jinak provede přesun priorit a dodavatele. 6. Není-li vhodný dodavatel ani vhodný minitendr provede se vyhlášení operativního minitendru, který je možno do 5 dnů začít plnit. Bod 6 už ale dává signál, že je potřeba kapacitu provozu detailněji sledovat. To je prováděno prostřednictví LesIS, kde jsou pro vyhlašování minitendrů připravena postupná opatření: a) umožnění plnění na daném územním pracovišti také dodavatelům z jiných ÚP (pokud si vymezili oblast plnění jen na svá domovská ÚP, b) umožnění zapojení tzv. sezónních dodavatelů z rámcové smlouvy (dodavatel mohl rámcovou smlouvu uzavřít pouze na plnění v termínu , aniž by byl postižen sankcemi za nepodávání nabídek), tohoto využili dodavatelé zejména z Moravy a zahraničí, c) umožnění stávajícím účastníkům rámcové smlouvy doplnit si nové, dosud neregistrované subdodavatele (vždy na konkrétní minitendr), d) změna metodiky hodnocení minitendru z cenového na kapacitní, tzn. že přednost dostanou ti dodavatelé, kteří jsou se svou kapacitou (se zachováním technologické únosnosti pracoviště) schopni dodržet požadovaný závazný termín splnění (na rozdíl od cenové varianty, kde může být řešení posunuto v čase až o 10 dnů za účelem hledání nejlevnějšího řešení, což znamená, že i dodavatel s menší kapacitou dostává přednost, protože dal levnější nabídku), d) pokud výše uvedená opatření nestačí, přistoupí se k zapojení dodavatelů mimo okruh rámcové smlouvy. V této souvislosti je nutné zdůraznit, že zadavatel přesunul možnost navyšovat svou kapacitu plně na své dodavatele, kde jim při dodržení zásady rovnosti garantuje, že nezadá činnost mimo okruh účastníků rámcové smlouvy (a jejich stávajících či doplněných subdodavatelů) dokud budou na jeho poptávky v minitedrech reagovat a kapacitně je pokrývat. Na vlastní nález je pak v systému LesIS navázáno jeho řešení, a to v detailu zahájení plnění konkrétním dodavatelem, průběh kontrol, dokončení práce a tzv. skutečností, viz obrázek. Tento průkazný systém ve spojení s kartou prostní skupiny umožnuje, kromě podkladu pro řízení lesnického provozu, vyvodit odpovědnosti za případné neřešení nálezů. Karta porostní skupiny obsahuje detaily všech provedených a plánovaných provozních činností (čísla MT, detaily plnění dle VKP, bilancí), včetně kontrol při plnění, kontrol následných, údajů z evidencí brigádníků apod., což ve spojení s LHE dává ucelený přehled o porostní skupině, viz obrázky karty porostní skupiny. 9

10 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka Kontrolní systém Požadavkem zadavatele v souvislosti s přípravou zadávacího řízení bylo současně řešit komplexně stávající kontrolní systém, a to i s ohledem na skutečnost, že zadavatel jako příspěvková organizace nakládá de facto s majetkem státu. Pilotní projekt v roce 2009 ukázal, že možnosti zařízení G1 v terénu jsou po stránce technické uspokojivé a po stránce informační předčily očekávání. Za dobu trvání rámcové smlouvy bylo provedeno na kontrolních záznamů, z toho více než 70 % bylo dokladováno fotografií. Bylo zřejmé, že se kontrolní systém musí dopracovat do standardu zákona o finanční kontrole a v návaznosti na další mechanismy efektivní kontroly. Předání pracoviště SOLE provede zápis o předání pracoviště do VKP a pomocí přístroje G1 pořídí min. jednu vypovídající fotografii o předání pracoviště. Převzetí pracoviště Po dokončení díla, a to v termínu dle VKP, v kontrolním řádku VKP, se provede záznam, zda je dílo převzato bez vad a zda je dílo dokončeno. Není-li pracoviště převzato, skutečnost se přepíše do VKP a do G1 včetně fotografie. Při další kontrole (převzetí pracoviště) se provede opět záznam o převzetí pracoviště včetně záznamu do G1 a fotografie. Průběžná kontrola Provádí se v případě, že doba plnění díla je delší než 7 dnů, tzn. že nejpozději 7. den bude provedena kontrola. Kontrolní záznam bude proveden na VKP a do přístroje G1 spolu s min. jednou fotografií. Tato kontrola je opakována v min. intervalech 7 dnů. Vždy je potřeba vyznačit průběh plnění práce. Tato hodnota je součástí monitorování, nakolik je plněn předpoklad, a je součástí celého řízení lesnického provozu až na úroveň vedení sekce (i kalamitního štábu). Všechny výše uvedené kontroly jsou součástí vazby na provedený nález, projektový řádek, mapový podklad, detail porostní skupiny atd. V rámci těchto kontrol jsou řešeny tyto případy druhy nedostatků: Bez závad, Drobný nedostatek (vše, co bezprostředně nemá vliv na celkové dokončení díla a co je možno vyřešit na místě s dodavatelem), Závažný nedostatek například dodavatel provádí práce způsobem, který nebyly určeny VKP, nebo dodavatel porušuje bezpečnost práce či jiný pokyn upravující pracovní postup. Závažný nedostatek také je, když dodavatel přes opakovaný, zdokumentovaný pokyn nezahájí práci nebo ji naopak nedokončí či nehodlá odstranit vady díla. Povinností je samozřejmě nedostatky dokumentovat fotem v G1 (která má GPS lokalizaci, což je výhoda pro průkaznost). Záznamy kontrol pořízené pomocí přístroje G1 je možné po synchronizaci v systému LesIS editovat. Následná náhodná kontrola Kromě povinností provádět kontrolu na místě, která je vázána na roli správce OLE, jsou v systému mechanismy pro nahodilou kontrolu, které pracují následujícím mechanismem. Každý řídící pracovník má v rámci své řídicí odpovědnosti nastaven minimální počet kontrol, které musí provést v rámci měsíce. Tento minimální počet zohledňuje význam jeho řídicí funkce a je zaměřen na konkrétní faktickou stránku věci (čili zda byla kontrola jeho podřízeným provedena na místě včetně revizní složky, tj. pořízení fotodokumentace) nebo pouhou kontrolu procesů (zda je kontrola prováděna a v jaké administrativní kvalitě, tj. bez výjezdu na místo plnění) prováděných podřízenými pracovníky. Důležité je, že se prováděná plnění ke kontrole generují zcela nahodile s ohledem na to, zda plnění probíhá nebo je skončeno a povinností řídícího pracovníka je provést kontrolu v den, kdy si ji nechá systémem vygenerovat. Samozřejmostí je nahrání kontrolního protokolu do G1, přiřazení kontrolních fotografií k protokolu přímo v terénu. Po návratu na pracoviště pak musí řídící pracovník provést editaci a doplnění kontrolního zjištění a jejich dopady na definovaná rizika. Rizika se automatiky spojují s kontrolovanou činností, takže kontrolní pracovník nemusí pracně vymýšlet, dohledávat či snad vytvářet další sestavy. Vše je možné provést v jediné obrazovce. Následná incidenční kontrola Je obdobný způsob provádění kontroly jako následná náhodná kontrola s tím rozdílem, že si vedoucí pracovník vybere dodavatele, systém mu zobrazí jeho probíhající plnění a na některé z nich si pak vedoucí pracovník jako kontrolor připraví kontrolní protokol (opět do G1 atd.) Externí kontrola Je evidenční kontrola času, který řídící pracovník stráví s orgánem provádějícím u zadavatele kontrolní činnost. Současně slouží pro evidenci kontrolních protokolů a sledování opatření podle nich navržených. Kontrola podezřele nízké ceny V rámci řízení lesnického provozu jsou speciálně sledovány ty zakázky, u nichž se nabídková cena odlišuje definovaným procentem od průměru za uplynulé období směrem dolů. Systémem takto označená plnění (minitendry) se zobrazují řídícím pracovníkům, kteří mohou provést následnou kontrolu, kde se zaměřují na dodržování BOZP, správnosti příplatků a důsledné plnění sjednaných podmínek v rámcové smlouvě nebo ve smlouvě realizační. Cílem tohoto opatření je zabránit nekvalitnímu plnění a eliminovat možnosti přiznávání příplatků na činnosti, které nebyly provedeny.

11 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka 11 Kontrola k ÚP Je samostatný typ kontroly, kterou může provést kterýkoliv řídící pracovník na kterémkoliv ÚP. Principem kontroly je skutečnost, že v rámci jiné činnosti mohou řídící pracovníci narazit na problém i mimo jejich pravidelné pracoviště, a tento je nutno řešit (spadlý strom, zjevné porušení podmínek plnění atd.) Provedou velmi jednoduše zadokumentování foto. Lokalizací GPS je určena poloha a věc je automaticky předána na příslušné územní pracoviště k řešení, kde se spouští procesní workflow k vyřešení problému a přijetí opatření. Výsledkem je tak výjezd kontrolní skupiny nebo pouze kontrola správce OLE včetně přijetí příslušného opatření. Je důležité zdůraznit, že všechny typy následných kontrol jsou postaveny nad rámce kontrol na místě a jsou součástí řízení lesnického provozu se všemi vazbami v systému LesIS vazba na kartu porostní skupiny, vazby na VKP, porosty atd. Všechny typy kontrol jsou samozřejmě součástí vnitřního kontrolního systému (včetně plánu, definic a nastavení) a vyhovují zákonu o finanční kontrole. Rizika Samostatnou složkou kontroly je pak práce s riziky v rámci kontrolních protokolů, která díky systému není pouhou činností pro činnost, ale logickým nástrojem jejich eliminace dle příslušných standardů. 11

12 kveten priloha :ps 4/21/10 9:53 AM Stránka Workflow Princip sledování úkolů dle jednotlivých pozic a snaha o nastavení průkazné komunikace, která bude dokládat, kdy k danému úkonu došlo a kdo jej řešil a v jakém čase, vedla k zavedení definování jednotlivých procesů na pozadí obrazovek s tím, že každý čekající úkon je zobrazen ihned po přihlášení do systému. Vždy je volba na uživateli, jaký krok provede dále. Zpravidla je jeho součinnost vyžadována jako aktivní tj. rozhodovací, případně upřesňovací. 11. Závěr Popis vlastností LesIS, vlastností jeho klonu v přístroji G1, by mohl zabrat daleko větší prostor, mohli bychom rozebrat aplikaci pro sledování výjimek, aplikaci pro nálezové brigádníky, podrobně se věnovat zaznamenání skutečností plnění v terénu apod. Mohli bychom se věnovat i tomu, co je v přípravě např. vazba mezi odbytem odvozem a prodejem dříví včetně aukčního prodeje apod. Cílem této přílohy však bylo více než zevrubně představit, jakou cestou se Správa NP a CHKO Šumava jako příspěvková organizace vydala a jaké nástroje k tomu použila. Věřím, že informace zde předložené ukazují, že místo hledání právních kliček a důvodů, proč má být použit způsob ten či onen, jsme se zaměřili na podstatu věci a celé řízení lesnického provozu je způsobem průkazným, a věříme i efektivním. Víme však, že s pouhým držením se zásady nebát se a nekrást sice v tomto případě prospějeme věci, ale nikoliv už tlakům, které lesnictví, jak všichni víme, obecně doprovázejí. Záleží tak na politické reprezentaci, jak dlouho nás v tomto transparentním snažení a nediskriminačním zadávání zakázek bude podporovat. Ing. Tomáš Fait náměstek sekce péče o lesní ekosystémy Právním řešitelem a koordinátorem projektu je advokátní kancelář Mgr. Michala Bernáška z Plzně 12