Zásady pro zajištění ochrany osobních údajů podle Obecného nařízení EU 2016/679.

Transkript

1 Zásady pro zajištění ochrany osobních údajů podle Obecného nařízení EU 2016/679. I. Základní pojmy Správcem osobních údajů je družstvo. Jako Správce provádí shromažďování, zpracování a archivaci údajů. Zpracovatelem osobních údajů je jednak Správce a také subjekty, které zajišťují zpracování osobních údajů na základě požadavků a smluv se Správcem. Subjekt osobních údajů je fyzická osoba, jejíž osobní údaje má k dispozici Správce. Osobním údajem je jakýkoli údaj, podle něhož nebo v kombinaci s dalšími lze identifikovat určitou fyzickou osobu, zejména jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, trvalý pobyt, doručovací adresa, mailová adresa a telefonní kontakt. Družstvo může využívat ustanovení čl. 30 Nařízení EU a nemusí vést záznamy o zpracování osobních údajů. Družstvo je ve smyslu Nařízení EU mikropodnikem, na který se toto nařízení vztahuje přiměřeně menším možnostem pro jeho zajišťování. II. Osobní údaje, jejichž správcem je Družstvo Osobní údaje dále uvedené družstvo potřebuje za účelem plnění zákonných požadavků právního postavení a zajištění předmětu činnosti a podnikání a zajištění práv a povinností dotčenými subjekty osobních údajů. Jiné než zde uvedené osobní údaje Družstvo neshromažďuje, nezpracovává ani nearchivuje. Zaměstnanci a členové statutárních orgánů a kontrolní komise: Osobní údaj Účel Odkaz na zákon Jméno a Příjmení Smlouvy podle Zákoníku práce Datum narození Dtto Dtto Rodné číslo Dtto Dtto Adresa bydliště a korespondenční adresa pro doručování písemností Dtto Zákoník práce, Zákon o daních z příjmu a sociálním a zdravotním pojištění Zákon o veřejných rejstřících Dtto Členové družstva: Osobní údaj Účel Odkaz na zákon

2 Jméno a Příjmení Seznam členů, nájemní a podnájemní smlouvy bytu a GS, přihláška za člena družstva, smlouva o DČV, návrhy pro členskou schůzi družstva, vyúčtování služeb spojených s bydlením Datum narození Dtto Dtto Adresa bydliště a korespondenční adresa pro doručování písemností Seznam členů, nájemní a podnájemní smlouvy bytu a GS, přihláška za člena družstva, smlouva o DČV, návrhy pro členskou schůzi družstva, Telefonní spojení Bezpečnost domu, ochrana proti škodám, havárie vody Operativní komunikační kanál s členem, nájemcem, podnájemcem Mailová adresa Dtto Dtto Zákon 89 a 90/2012 Sb. Stanovy družstva Zákon o vyúčtování služeb Zákon 89 a 90/2012 Sb. Stanovy družstva Ostatní nájemci bytů, členové společné domácnosti, nájemci prostoru k podnikání a GS: stejné údaje jako u členů, pouze účel neobsahuje vedení seznamu členů a tím odpadá i zákonná podpora 90/2012 Sb. III. Umístění dokumentů s osobními údaji Dokumenty s osobními údaji či samotné osobní údaje jsou uloženy a zajištěny: Fyzické dokumenty (papírové) jsou uloženy výhradně v uzamčených kancelářských skříních, které jsou instalovány v uzamčené kanceláři družstva. Do tohoto úložiště mají přístup pouze členové představenstva družstva. Přehled kontaktů na nájemce bytů a garážových stání je uložen v uzamčené kanceláři družstva a je přístupný pouze členům statutárních orgánů družstva, a to z důvodu potřeby při poruchách vodovodních zařízení nebo jiných haváriích či událostech v domě. Elektronické verze některých dokumentů s osobními údaji jsou uloženy v osobních počítačích členů představenstva jako nezbytná podmínka řádného plnění funkce člena představenstva a jsou zajištěny osobním přístupovým heslem. IV. Opatření k ochraně osobních údajů.

3 Osobní údaje dle čl. II slouží výhradně potřebám družstva a nesmí být předány jiným subjektům ani fyzickým osobám. Při zajišťování právních povinností dle Seznamu členů, vedeného podle zákona je nezbytné dbát ochrany dle této směrnice, tj. k předání osobních údajů musí být získán souhlas jejich subjektu a žadatel musí předat prohlášení o jejich ochraně. Při skončení funkčního období člena orgánu družstva je tento povinen vrátit přístupové prostředky do úložiště osobních údajů družstvu a elektronické verze dokumentů s osobními údaji trvale odstranit. Při zajišťování agend, které obsahují osobní údaje třetí stranou, resp. zpracovatelem osobních údajů je nezbytné zajistit v příslušné smlouvě jejich ochranu a sjednat odpovědnost za jejich ochranu. Současně musí být zajištěn souhlas subjektu údajů. Příslušné orgány družstva jsou povinny zajistit, aby v případě, že zanikne zákonná nebo sjednaná doba pro správu a zpracování osobních údajů konkrétní osoby došlo neprodleně k jejich trvalému odstranění. Každý subjekt osobních údajů má právo dostat informaci o tom, které osobní údaje a za jakým účelem jsou o něm shromažďovány, zpracovávány a archivovány. Pokud právo shromažďovat osobní údaje není dáno zákonem, může se tak dít pouze s náležitým souhlasem subjektu osobních údajů. Vzor souhlasu se zpracováním osobních údajů je v příloze č.1 těchto zásad. V. Archivace osobních údajů Doba uložení dokumentů s osobními údaji je určena zákonnými normami, zejména z oblasti daní, odvodů na zdravotní a sociální pojištění, evidence obyvatel a Občanského zákoníku. Po uplynutí této doby musí být osobní údaje odstraněny. Účinnost zásad od VI. VII. Závěrečná ustanovení Tyto zásady byly schváleny usnesením členské schůze družstva dne Ing. Vladimír Šalek, předseda představenstva, v.r. Jan Zoubek, místopředseda představenstva, v.r.

4 Zpracování osobních údajů Příloha č. 1 Já níže podepsaný uděluji tímto souhlas nadepsanému bytovému družstvu, aby ve smyslu platných právních předpisů o ochraně osobních údajů zpracovávalo tyto mé osobní údaje: Jméno a příjmení Datum narození Rodné číslo Adresa bydliště a adresa pro zasílání písemností Telefonní a mailový kontakt (číslo) Uvedené osobní údaje je nezbytné zpracovávat za účelem: Vedení seznamu členů družstva Plnění nájemních a podnájemních smluv Vyúčtování služeb spojených s bydlením Přijetí za člena družstva, smlouvy o dalším členském vkladu Kontakt pro případ poruchy či havárie technologických systémů domu Vzniku pracovně právního vztahu nebo členství v orgánech družstva Osobní údaje budou Správcem zpracovány po dobu existence členství v družstvu, nájemního vztahu k bytu nebo garážovému stání v majetku družstva či po dobu trvání pracovně právního vztahu a členství v orgánu družstva. Takto stanovená doba se prodlužuje o dobu, po kterou trvají práva a závazky z ní, např. vyúčtování služeb spojených s nájmem bytu nebo o dobu stanovenou zákonem. Zpracování osobních údajů je prováděno Správcem, osobní údaje mohou zpracovávat pro správce i tito zpracovatelé: Marcela Hendlová, účetní, Na Pankráci 34, Praha 4 Další poskytovatelé služeb správy bytových domů, které však v současné době Správce nevyužívá. Podle právních předpisů pro ochranu osobních údajů je právem subjektu osobních údajů zejména: Požadovat na Správci informace, jaké vaše osobní údaje zpracovává Vyžadovat k těmto údajům přístup a tyto nechat aktualizovat či požadovat vysvětlení Vzít souhlas kdykoli zpět a případně také požadovat výmaz osobních údajů, pokud tím nedojde k nepřiměřenému poškození práv a povinností Správce V Praze dne Podpis subjektu osobních údajů:

5