ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Transkript

1 ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ Zásady v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 obecné nařízení o ochraně osobních údajů ze dne (dále jen GDPR ) a další platnou legislativou ČR stanovují pravidla ochrany osobních údajů a kompetence zaměstnanců ALKA, o.p.s. (dále jen organizace ), kteří se seznamují a využívají osobní údaje, data, sdělení, informační systémy a jiné komunikační nástroje v rámci interní i externí výměny informací, tj. seznamují se a zpracovávají osobní údaje: Uchazečů o zaměstnání Zaměstnanců Uživatelů služeb (opatrovníků, zákonných zástupců) Ostatních fyzických osob nebo právnických osob. Osobní údaje se zpracovávají pouze s výslovným souhlasem poskytujícího a pouze za konkrétně uvedeným účelem. Správcem osobních údajů je ředitelka, neurčí-li písemně jinou fyzickou nebo právnickou osobu. Za zpracovávání osobních údajů se považuje jakákoli operace nebo soubor operací: Shromažďování, zaznamenávání (včetně foto nebo videa), uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, šíření, zpřístupnění přenosem, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení. 1 Předává-li fyzická (příp. právnická) osoba osobní údaje ke zpracování, musí s takovým zpracováním vyslovit souhlas, který je za legislativně stanovených podmínek odvolatelný. I. Agendy osobních údajů A. Vedoucí pracovník má v rámci jednotlivých agend přísně stanoveny přístupy k osobním údajům a je oprávněn činit operace s osobními údaji pouze v rozsahu, přístupu a kompetence stanovené v náplni práce nebo z titulu písemného pověření správcem: Agenda personální přístup pro úrovně I a II 2 - Ředitelka, - vedoucí Centra péče o handicapované ALKA (CPHA), - manažerka provozu. 1 Přijímání, předávání, zpracovávání a uchovávání dokumentace upravuje Spisový a skartační řád. Archivace a skartace dokumentace se provádí dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů. 2 Úrovně nejvyššího přístupu I, a nižších II, III kopírují stupně řízení v organizaci 1

2 Agenda provozně ekonomická přístup pro úrovně I a II - Ředitelka, - manažerka provozu. Agenda kontrolní s přístupy do systému e-quip přístup pro úrovně I a II - Ředitelka, - manažerka provozu. II. Přístupy k zadávání údajů do jednotlivých agend B. Zaměstnanci mají stanoveny přístupy ke zpracovávání osobních údajů pouze v rámci organizace: Osobní karta uživatelů sociálních služeb a přístupy do systému e-quip - ředitelka, - vedoucí týmu služeb, - metodik kvality sociálních služeb/andragog. Výkazy výkonů (úkonů a činností) sociálních služeb zadávaných do systému e- Quip (úložiště informačního systému) - ředitelka, - vedoucí týmu služeb (sociální pracovník), metodik kvality sociálních služeb/andragog, - odborně způsobilí pracovníci, - pracovníci v sociálních službách. Výkazy úkonů a činností (výkonů) zdravotních služeb, včetně záznamů zadávaných do systému e-quip (úložiště informačního systému) - ředitelka, - vedoucí týmu služeb, - rehabilitační lékař, - fyzioterapeut - odborně způsobilí pracovníci. Písemnosti agendy spisové služby - administrativní pracovnice. 2

3 Písemnosti projektů a ekonomiky - ekonom/projektový specialista, - účetní. Personální spisy (zaměstnanci organizace) - Ředitelka, - manažerka provozu, - administrativní pracovnice/personalistka. III. Úložiště osobních údajů Úložiště osobních údajů je zabezpečeným místem, kde k osobním údajům mají přístup zaměstnanci organizace dle (organizačním řádem) stanovené kompetence: Osobní údaje personální agendy, agendy provozní a ekonomické, agendy kontrolní jsou uloženy a uzamčeny pouze v kanceláři vedení organizace I. a II. stupně řízení. Osobní údaje agendy sociálních služeb v písemné formě jsou uloženy a uzamčeny pouze v kanceláři vedoucích týmu služeb ve III. stupni řízení. Osobní údaje agendy zdravotních služeb (zvláštní kategorie osobních údajů) v písemné formě jsou uloženy pouze v kanceláři vedoucích týmu služeb, uzamčeny a přístupny pouze pro lékaře rehabilitace. Záznamy poskytovaných úkonů a činností v agendě sociálních služeb nebo výkonů zdravotních služeb zaznamenávají zaměstnanci pouze do informačního systému e-quip. Dokumentace obsahující osobní údaje, která je uložena a uzamčena ve spisovně dle spisového a skartačního řádu, je přístupná pouze vedení organizace ve II. a I. stupni řízení a administrativní pracovnici. Za stanovení technických podmínek pro bezpečné uchovávání a individuálních přístupů k elektronicky vedené ZD odpovídá správce informačního systému e-quip. Zaměstnanci jsou povinni řídit se při zpracovávání veškeré dokumentace, KTERÁ OBSAHUJE OSOBNÍ ÚDAJE A ZVLÁŠTNÍ KATEGORII OSOBNÍCH ÚDAJŮ, platnou legislativou. IV. Zdravotnická dokumentace (dále jen ZD ) Obsahuje: Souhlas se zpracováním osobních údajů. Každý vyšetřovací, léčebný, ošetřovatelský, edukační nebo administrativní úkon týkající se duševního, tělesného příp. i sociálního zdraví jednotlivce. 3

4 Diagnostická nebo terapeutická rozvaha a rozhodnutí. Hodnocení výsledků vyšetření nebo účinků léčby. Vystavení dokladu o posouzení zdraví pacienta/klienta lékařem, dokladu o předpisu léčiv a zdravotnických pomůcek. Kontakt s projevem pacientovy/klientovy vůle léčit se (cvičit) nebo léčení (cvičení) odmítnout. Vedení záznamů ve ZD Osobami, které jsou odpovědné za správnost vedení rehabilitační ZD odpovídající formálním náležitostem i spektru a intenzitě poskytované péče jsou: a) Rehabilitační lékař, který má uzavřený platný písemný smluvní vztah s organizací, b) fyzioterapeut. ZD jako celek vždy obsahuje: Název pracoviště (ALKA, o.p.s.), identifikační číslo pracoviště ( ), telefonní kontakt na lékaře, ordinační dobu (středa od 12,00 18,00 hodin), jméno, příjmení a číslo pojištěnce (datum narození), adresu místa trvalého pobytu pacienta/klienta nebo jinou kontaktní adresu (je-li odlišná od adresy místa trvalého pobytu); jde-li o cizince, adresu místa pobytu na území České republiky a nemá-li ji, adresu bydliště v cizině, kód zdravotní pojišťovny, jméno, příjmení, telefon a adresu místa trvalého pobytu osoby, jíž lze sdělit informace o zdravotním stavu pacienta/klienta nebo jinou kontaktní adresu, je-li odlišná od adresy místa trvalého pobytu, popřípadě jiný kontakt. Osobu pro sdělování informací musí uvést a odsouhlasit pacient/klient popřípadě jeho zákonný zástupce (opatrovník). Na každém listu ZD musí být uvedeno: - Jméno, příjmení a číslo pojištěnce/klienta (datum narození), - název společnosti (zařízení), - číslo stránky, event. Evidenční číslo listu. Všechny zápisy ve ZD musí být vedeny průkazně, pravdivě a čitelně. Každý zápis o poskytnuté zdravotní péči je proveden do ZD bezodkladně po zapisované události a musí být opatřen datem, časem a identifikací autora zápisu (jméno, příjmení a titul zdravotnického pracovníka a jeho podpis). Uvedený zápis musí prokazovat časovou posloupnost provedených úkonů. Opravy ve ZD se provádějí novým zápisem, a to tak, aby původní zápis zůstal čitelný (zápis se jednoduše přeškrtne). Nový zápis musí být s uvedením času, dne opravy, identifikací a podpisem osoby, která opravu provedla. 4

5 Výsledkové listy, popisy vyšetření, výsledkové protokoly, záznamy apod. je možné vést elektronicky nebo ručně. Musí obsahovat identifikaci pacienta/klienta, identifikaci pracoviště, datum a hodinu provedení vyšetření a vystavení popisu, identifikaci a podpis autora popisu, případně osoby odpovědné za kontrolu validity výsledku. Do ZD se zapisují nežádoucí účinky léčiv, zdravotnických prostředků a další nežádoucí události přímo související s léčbou pacienta/klienta. Rozsah každého provedeného výkonu musí odpovídat předpisům stanovujícím podmínky pro vykázání kódu tohoto výkonu (např. rozsah komplexního, kontrolního vyšetření apod.) a zároveň vnitřním předpisům společnosti. Oprávnění zapisovat a nahlížet do ZD Do ZD jsou oprávněni nahlížet a zapisovat a) zdravotničtí a jiní odborní pracovníci pouze v souvislosti s poskytováním zdravotní péče konkrétnímu pacientovi/klientovi. b) Osoby provádějící kontrolu ZD. Dále mohou do ZD nahlížet oprávněné osoby: Externí konzultanti se souhlasem pacienta/klienta. Oprávněné osoby z titulu znění zákona. Osoby z titulu pověření nebo smluvního vztahu (např. zmocněnec). Pozůstalý. Určený zaměstnanec před nahlížením do ZD ověří totožnost osoby, která o nahlédnutí, výpis, opis nebo kopii žádá, zda se skutečně jedná o osobu oprávněnou. Má-li důvodnou pochybnost o tom, zda příslušná osoba je oprávněná, vydání opisů a kopií neumožní a neprodleně oznámí tuto skutečnost ředitelce organizace (správce osobních údajů) a v případě její nepřítomnosti vedoucímu pracovníkovi pověřenému zastupováním, kteří rozhodnou o dalším postupu. Ve výjimečných případech může ředitelka organizace rozhodnout, že kopii ZD nemusí oprávněná osoba převzít osobně, ale bude jí zaslána s dodejkou včetně faktury za vyžádanou službu včetně poštovného (do vlastních rukou na dodejku) dodejka s podpisem této osoby bude založena do zdravotnické dokumentace příslušného pacienta/klienta. Jestliže je požadována ZD pacienta/klienta pro potřeby soudu, soudního znalce nebo jiného správního orgánu, je vždy předána pouze kopie ZD či výpis ze ZD, a to bezúplatně. Do ZD osob mladší 18 let a osob omezených na způsobilosti k právním úkonům mají právo nahlížet zákonný zástupce nebo opatrovník ustanovený soudem nebo zvláštního zákona. O pořízení kopií a o nahlédnutí do ZD pořizuje zaměstnanec Záznam, který je součástí ZD chorobopisu. 5

6 Povinné vedení ZD v informačním systému e-quip V elektronické podobě jsou zapisovány a sdíleny následující údaje: Vyšetření, recepty, žádanky, anamnéza. V případě poruchy e-quipu jsou výše uvedené údaje vedeny v zabezpečeném textovém editoru a jsou do e-quipu vloženy dodatečně. Kontrola zdravotní dokumentace Za kontrolu řádného vedení ZD všech pacientů/klientů odpovídá rehabilitační lékař organizace, pokud jde o lékařské zápisy. Za kontrolu řádného vedení zdravotnické dokumentace odpovídá vedoucí pracovník. Zjistí-li při kontrolní činnosti, že ZD pacientů/klientů není řádně vedena, je povinen projednat tuto skutečnost se zaměstnancem, který se pochybení dopustil, vytknout mu zjištěné nedostatky a uložit opatření k jejich nápravě, jakož i zkontrolovat dodatečně, zda náprava byla skutečně provedena. Kontrolu ZD na svěřeném úseku provádí namátkově, nejméně 1x za rok, o kontrole provedou zápis a uloží opatření k nápravě. V přiměřené lhůtě pak následnou kontrolou ověří, zda opatření k nápravě byla splněna. Dokumentace lékařského vyšetření/ošetření Práce lékaře je dokumentována na záznamu o vyšetření/ošetření. Zpráva se zapíše elektronicky v informačním systému e-quip. Zápisy jsou opatřeny časovým údajem a průkaznou identifikací lékaře. Pacientovi/klientovi se zpráva o ošetření předává: Při vyšetření, když je potřeba písemná edukace pacienta nebo jeho blízkých o léčbě či informace o dalším postupu, když je pacient v péči více lékařů, při konziliárním vyšetření. Dokumentace opakované návštěvy pacienta Zápis o dalším vyšetření lékařem je veden elektronicky v informačním systému e-quip. Zpráva se vytiskne a vloží do karty. Záznam obsahuje: Stručný souhrn důvodů k opakovanému vyšetření, subjektivní obtíže, objektivní nález zaměřený k průběhu nebo výsledku léčby, pomocná vyšetření, diagnózu (diagnostická rozvaha), 6

7 závěr a doporučení dalšího postupu, epikríza 1x za měsíc, pokud je pacient/klient delší dobu v péči pro stejnou diagnózu. Zápis stavu pacienta při propuštění z rehabilitačního vyšetření Před propuštěním pacienta/klienta z ošetřování je vždy zhodnocen a zapsán jeho aktuální zdravotní stav (např. pacient odchází ve stabilizovaném stavu apod.). Výsledky vyšetření Rehabilitační karta obsahuje přehledně uspořádané výsledky vyšetření, která byla provedena. Výsledky jsou uchovávány v papírové formě na originálních listech. Je nutné provést zápis o způsobu informování pacienta včetně výsledků. Dokumentace fyzioterapie Zápis musí odpovídat vykázání kódu provedeného výkonu. V. Sociální dokumentace Sociální dokumentace v písemné nebo elektronické formě obsahuje: Souhlas se zpracováním osobních údajů. Žádost zájemce/uživatele/klienta o službu. Předvídatelná rizika v průběhu poskytování služeb. Sociální a biografická anamnéza. Popis sociální situace. Každý sociálně-vyšetřovací, edukační nebo administrativní úkon týkající se tělesného a sociálního stavu jednotlivce. Smlouvu o poskytování sociálních služeb včetně dodatků. Individuální plán. Úkony a činnosti dle druhu poskytované sociální služby. Záznam o nahlížení do osobní dokumentace. Pro zásady vedení, zapisování, nahlížení a kontroly sociální dokumentace analogicky platí zásady vedení, zapisování, nahlížení a kontroly ZD. VI. Ostatní dokumentace Součástí personální, sociální nebo zdravotní dokumentace mohou být posudky, vysvědčení, zprávy pro policii, vyžádané výpisy z cizí dokumentace, kopie žádostí o umístění na lůžko následné péče nebo na sociální lůžko, kopie žádostí o umístění v azylových domech, domovech pro seniory, sociálně zdravotní záznam, souhlas s převozem, podnět ke svolání opatrovnické rady apod. 7

8 Ostatní dokumentace podléhá ochraně osobních údajů ve shodě s výše uvedenými zásadami a postupy. Každý jednotlivý dokument je součástí konkrétní agendy organizace. VII. Únik nebo zneužití osobních údajů Ochrana osobních údajů v organizaci podléhá pravidelné kontrole. Každý zaměstnanec je vázán mlčenlivostí 3. Porušení zabezpečení osobních údajů je taková situace, která vede k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů. Zaměstnanec, který zjistí možný únik nebo zneužití osobních údajů, informuje o této skutečnosti přímého nadřízeného jako o mimořádné události. Pracovník (zpracovatel a správce osobních údajů) zjištěný únik s hrozbou zneužití osobních údajů oznamuje příslušnému dozorovému úřadu veřejné správy (Úřad na ochranu osobních údajů) do 72 hodin dle stanoveného postupu legislativou ČR 4 a konzultuje s úřadem přijetí opatření po linii organizace. 1x příloha Záznam o nahlédnutí do dokumentace V Příbrami, dne 25. května 2018 Mgr. Šárka Hájková v.r. ředitelka 3 Viz 100 zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách 4 Oddíl 2, čl. 55 GDPR 8