e-příloha Auditor elektronická příloha časopisu Komory auditorů ČR číslo 8/2014 Manuál řízení kvality samostatně činný auditor bez zaměstnanců...

Transkript

1 e-příloha Auditor elektronická příloha časopisu Komory auditorů ČR číslo 8/2014 Obsah Manuál řízení kvality samostatně činný auditor bez zaměstnanců... 2 Právo a rekodifikace Elektronická fakturace při zadávání veřejných zakázek...14 Otevírání obálek pojem ihned v rozhodovací praxi...15 Jednatelé jako kolektivní orgán Tyto dokumenty Komora auditorů ČR nevydává tiskem, jsou k dispozici pouze ve formátu pdf k individuálnímu využití.

2 strana 2 e-příloha Auditor č. 8/2014 Manuál řízení kvality samostatně činný auditor bez zaměstnanců Vzorový manuál Komu je určen? Jak ho používat? Pravidla a postupy navrhované v tomto vzorovém manuálu jsou určeny samostatně činným auditorům, kteří při své práci nevyužívají zaměstnanců ani jiných osob s výjimkou administrativních pracovníků. Cílem tohoto manuálu je pomoci samostatně činným auditorům se zřízením a zavedením systému řízení kvality v souladu s ISQC 1. Obsah tohoto manuálu by měl být přezkoumán a doplňován tak, aby vystihoval konkrétní okolnosti každého samostatně činného auditora bez zaměstnanců. OBSAH Obecná pravidla Hlavní úlohy a odpovědnost samostatně činného auditora a jeho zaměstnanců Odpovědnost vedení za kvalitu v případě samostatně činného auditora Tón, který udává vrcholový management Pozice vedení Relevantní etické požadavky Nezávislost Konflikt zájmů Zachování důvěrnosti informací Přijetí a pokračování vztahů s klientem a přijetí konkrétních zakázek Přijetí a pokračování vztahů s klientem Návrhy nových klientů Odstoupení od vztahu s klientem Lidské zdroje Provedení zakázky Role samostatně činného auditora jako vedoucího zakázky Konzultace Rozdílnost v názorech Kontrola kvality zakázky Monitorování Monitorovací program Postupy inspekce Zpráva o výsledcích monitorování Vyhodnocení, projednání a náprava nedostatků Stížnosti a obvinění Dokumentace Dokumentace pravidel a postupů společnosti Dokumentace zakázky Dokumentace kontroly kvality zakázky Přístup ke spisům a jejich uchování...9

3 strana 3 e-příloha Auditor č. 8/2014 Obecná pravidla Cílem samostatně činného auditora (SČA 1 ) je vytvoření, zavedení, udržování, monitorování a posilování systému řízení kvality, který poskytuje přiměřené ujištění, že SČA splňuje Mezinárodní standard řízení kvality (ISQC) 1 Řízení kvality u společností provádějících audity, prověrky účetních závěrek, ostatní ověřovací zakázky a související služby a že zprávy o zakázkách jsou přiměřené daným okolnostem. Hlavní úlohy a odpovědnosti samostatně činného auditora Je nezbytné, aby se SČA přizpůsobil následujícím pokynům: jednání v souladu s etickým chováním a kvalita služeb jsou základní prioritou; obchodní záměry nemohou převýšit kvalitu vykonané práce; seznámení se, porozumění a dodržování Etického kodexu; porozumění odpovědnosti SČA rozpoznat, zveřejnit a zdokumentovat hrozby ohrožení nezávislosti a postup, který je třeba uplatnit, aby došlo k pokrytí a řízení identifikovaných hrozeb; vyhýbání se okolnostem, při nichž může být (nebo se může zdát) nezávislost oslabena; dodržování požadavků kontinuálního profesního rozvoje, včetně vedení záznamů o něm; udržování kontaktu se současným vývojem profese, platného koncepčního rámce účetního výkaznictví a ověřovacích standardů (například IFRS, ISA), účetních postupů a postupů zveřejňování, řízení kvality, firemních standardů a vývojem příslušných odvětví a specifik klientů; vedení přesných a podrobných časových záznamů ke sledování a určení času stráveného na zakázkách a ostatních pracích (jak fakturovatelné, tak nefakturovatelné); udržování dat SČA a klientů, obchodních a klientských informací a osobních informací způsobem zaručujícím jejich ochranu a plné utajení; zajištění, aby se společností generovaná informace o klientech či SČA ukládala v síti v souladu s vhodnými postupy pro ukládání dat (pokud je to aplikovatelné); dokumentování a udržování vhodných záznamů o kontaktování všech významných klientů, jakmile je jim poskytováno odborné poradenství či jakmile je požadováno. 1. odpovědnost vedení za kvalitu v případě samostatně činného auditora 1.1 Tón, který udává vrcholový management SČA rozhoduje ve všech klíčových záležitostech týkajících se odborné praxe a zároveň vykonává veškeré potřebné činnosti. Využívání sekce 1.1. tedy pozbývá smyslu. 1.2 Pozice vedení Funkce kontroly kvality zakázky a monitoringu bude obsazena vhodně vzdělaným externím odborníkem. 2. relevantní etické požadavky 2.1 Nezávislost SČA musí být nezávislý jak myslí, tak chováním na klientech i ověřovacích zakázkách. Nezávislost musí být udržována po celou dobu plnění zakázky pro všechny ověřovací zakázky, jak je uvedeno v: Etickém kodexu, vydaném Mezinárodní radou pro etické standardy, zejména v sekci 290 a sekci 291; ISQC 1 a Mezinárodním auditorském standardu (ISA) 220 Řízení kvality auditu účetní závěrky. V případě, že ohrožení nezávislosti nemůže být zavedením vhodného ochranného opatření eliminováno nebo sníženo na přijatelnou úroveň, SČA odstraní činnost, zájem nebo vztah, který vytváří tuto hrozbu, nebo odmítne přijmout nebo pokračovat v plnění zakázky (tam, kde odstoupení není možné). SČA musí zajišťovat vhodná rozhodnutí k vyřešení hrozeb omezení nezávislosti. SČA je povinen sledovat konkrétní okolnosti tak, aby se vyvaroval ohrožení nezávislosti. SČA musí zdokumentovat podrobnosti identifikovaných hrozeb, včetně vztahů nebo okolností týkajících se klienta, a opatření, která proto zavedl Dlouhodobé spojení vedoucích pracovníků (včetně rotace partnerů) na auditorských zakázkách pro subjekty veřejného zájmu SČA se musí řídit dle sekce 290 a sekce 291 Etického kodexu, které se týkají povinné rotace vedoucích zakázek a rotace osob provádějících kontrolu kvality na všech zakázkách subjektů veřejného zájmu. Podle odstavce , v případě, že je audit- 1 Zkratkou SČA se rozumí v kontextu tohoto manuálu řízení kvality samostatně činný auditor bez zaměstnanců.

4 strana 4 e-příloha Auditor č. 8/2014 ní klient subjektem veřejného zájmu a SČA byl 7 let v pozici statutárního auditora, nemůže dále již tuto funkci vykonávat, ani se jakkoli podílet na zakázce dokud neuplynou alespoň 2 roky Konflikt zájmů SČA se musí řídit sekcí 220 Etického kodexu, která popisuje zájmy, vlivy a vztahy, které mohou způsobit střet zájmů. SČA musí být bez jakýchkoli zájmů, vlivů nebo vztahů v záležitostech týkajících se klientů, které by narušily profesní úsudek nebo objektivitu. 2.3 Zachování důvěrnosti informací SČA musí chránit a udržovat důvěrnost veškerých informací o klientovi, u nichž je požadována důvěrnost a ochrana v souladu s platnými zákony, regulatorními pravomocemi, sekcí 140 Etického kodexu a s konkrétními instrukcemi a dohodami s klientem. 3. přijetí a pokračování vztahů s klientem a přijetí konkrétních zakázek 3.1 Přijetí a pokračování vztahů s klientem SČA přijme nové zakázky nebo pokračuje v existujících zakázkách a ve vztahu ke klientovi jen poté, co byl proveden kontrolní proces jím samým nebo (spíše ve výjimečných případech) osobou, jejíž kvalifikace je pro tento proces vhodnější. Pro každou pokračující zakázku je vhodné zdokumentovat, zda bylo prověřeno pokračování vztahu s klientem na základě předchozí zakázky a plánování pokračující zakázky s uvážením a určením, zda je vhodné pokračovat v poskytování služeb klientovi. Prověřovací proces by měl vzít v úvahu také požadavky na rotaci (viz 2.1.1). SČA musí schválit a rozhodnout, zda přijmout nebo pokračovat v zakázce v souladu se svými pravidly a postupy. Pokud po dokončení fáze přijetí a naplánování zakázky dojde k identifikaci významných rizik spojených s klientem nebo zakázkou, SČA zváží konzultaci s externím kvalifikovaným odborníkem a zdokumentuje, jak bude tato záležitost vyřešena. Pokud po přijetí či pokračování zakázky SČA obdrží informace, které, pokud by je znal dříve, by vedly k odmítnutí zakázky, SČA musí zvážit, zda pokračovat v zakázce, a obvykle bude hledat právní poradenství ohledně své pozice a svých možností, aby zajistil splnění veškerých profesních, regulatorních a právních požadavků. Při vyhodnocování, zda SČA může či nemůže přimout zakázku nebo v ní pokračovat, musí zvážit: zda SČA je, nebo se může přiměřeně rychle stát dostatečně kompetentní vykonat zakázku (to by mělo zahrnovat znalost oboru a podnikání a zkušenosti s regulatorními požadavky a požadavky na výkaznictví); přístup k odborníkům, kteří mohou být využiti na zakázce; určení osoby k vykonání kontroly kvality zakázky (pokud je třeba) a její dostupnost; jakékoliv navržené využití práce jiných auditorů a účetních expertů (včetně jakékoliv spolupráce, která může být nutná s jinou kanceláří společnosti či společností v síti); schopnost plnit termíny zakázky; zda existuje jakýkoliv skutečný či potenciální konflikt zájmů; zda jakékoliv identifikované hrozby omezení nezávislosti mají nebo mohou mít zabezpečovací prvky aplikované a prosazované ke snížení hrozeb na přijatelnou úroveň; kvalitu managementu (potenciálního) klienta, stejně tak těch, kteří jsou odpovědni za správu a řízení, a těch kdo řídí či vykonávají významný vliv nad účetní jednotkou, včetně jejich bezúhonnosti, schopností a podnikatelské pověsti (zahrnující zvážení jakýchkoliv soudních případů nebo negativní publicity okolo organizace) v souladu se současnou a minulou zkušeností s firmou; přístup těchto osob a skupin k vnitřním kontrolám a jejich náhled na agresivní či nevhodné interpretace účetních standardů (včetně uvážení jakýchkoliv modifikovaných výroků, které byly dříve vydány, a povaha těchto modifikací); povahu činností účetní jednotky, včetně podnikatelských postupů a finančního zdraví organizace; zda je SČA ze strany klienta tlačen k dodržování fakturačních hodin, resp. fakturovaných cen na nepřiměřeně nízké úrovni; zda SČA očekává jakékoliv omezení v rozsahu; zda existují jakékoliv znaky kriminální činnosti a spolehlivost práce vykonané předcházejícím auditorem a způsob, jakým tento předchůdce reagoval na komunikaci (včetně znalosti důvodů, proč se klient rozhodl změnit auditora). 3.2 Návrhy nových klientů Každý nový klient musí být prověřen a toto prověření musí být zdokumentováno, a to ještě před přijetím zakázky. Tento proces zahrnuje vyhodnocení všech rizik spojených s klientem. SČA se dotáže pracovníků nebo třetích stran (včetně předchozího auditora), zda existují okolnosti bránící přijetí nového klienta. SČA využívá dostupných online informací. 2 V případě auditu subjektů veřejného zájmu se interní rotace mění na rotaci externí. Musí tedy dojít k určení jiného statutárního auditora v souladu se zákonem č. 93/2009 Sb., o auditorech.

5 strana 5 e-příloha Auditor č. 8/ Odstoupení od vztahu s klientem Níže uvedený postup by měl být uskutečněn v případě, že se uvažuje o odstoupení ze vztahu s klientem. SČA se setká s managementem klienta a s těmi, kteří jsou pověřeni správou a řízením, k projednání skutečností a okolností vedoucích k odstoupení. SČA zdokumentuje významné skutečnosti, které vedly k odstoupení, včetně výsledků všech konzultací, dosažených závěrů a podkladů pro tyto závěry. Jestliže existují profesní, regulatorní nebo zákonné požadavky, které nutí SČA, aby pokračoval v zakázce, měly by být tyto důvody zdokumentovány včetně zvážení konzultace s právním zástupcem. 4. lidské zdroje SČA vykonává veškeré činnosti samostatně, problematiku lidských zdrojů tedy neřeší. 5. provedení zakázky Prostřednictvím vytvořených pravidel a postupů SČA provádí veškeré zakázky tak, aby byly v souladu s profesními standardy a požadavky příslušných právních předpisů. 5.1 Role SČA jako vedoucího zakázky Tato subkapitola není pro SČA bez zaměstnanců relevantní. 5.2 Konzultace SČA konzultuje s jinými vhodně kvalifikovanými externími osobami všechny významné, obtížné nebo sporné otázky identifikované v průběhu plánování či provádění zakázky. Jestliže je nutná externí konzultace, má být tato situace dostatečně zdokumentována se všemi podrobnostmi, aby všichni ti, co budou dále pracovat se spisem, byli schopni pochopit plný rozsah povahy konzultace, kvalifikaci a příslušnou znalost odborníka a doporučený postup opatření. Externí odborník má být vybaven všemi relevantními fakty, aby byl schopen poskytnout informovanou radu. Při vyhledávání porad není vhodné odepřít fakta nebo přímý informační tok s cílem získat konkrétní požadovaný výsledek. Externí odborník je nezávislý na klientovi, není v konfliktu zájmů a udržuje vysoký standard objektivity. Rada poskytnutá externím odborníkem bude zpravidla využita jako řešení nebo bude tvořit část řešení sporné skutečnosti. Pokud je provedena více než jedna konzultace, přidá se do auditní dokumentace shrnutí obecné diskuze a palety názorů nebo navržených možností. Konečná přijatá rozhodnutí a jejich důvody budou rovněž zdokumentovány. SČA provede konečné rozhodnutí týkající se všech záležitostí a zdokumentuje konzultace a důvody konečných rozhodnutí. 5.3 Rozdílnost v názorech Tato subkapitola není pro SČA bez zaměstnanců relevantní. 5.4 kontrola kvality zakázky Všechny zakázky musí být posouzeny dle přijatých kritérií SČA k určení, zda musí být provedena kontrola kvality zakázky. Toto posouzení by mělo být v případě nového klienta učiněno před přijetím zakázky a v případě pokračujícího vztahu s klientem ve fázi plánování zakázky. Kontrola kvality zakázky je vyžadována před datováním jakékoliv zprávy o auditu účetní závěrky kótované účetní jednotky. Při všech ostatních okolnostech, kdy je provedena kontrola kvality zakázky, nesmí být zpráva o zakázce datována před dokončením kontroly kvality zakázky. Dokončení kontroly kvality zakázky před datováním zprávy o zakázce je vhodné, když: záležitosti předmětu zakázky se vztahují k organizacím, které jsou významné pro část veřejnosti nebo veřejnost jako celek; zprávu o zakázce obdrží velké množství minoritních akcionářů, společníků, partnerů, spoluinvestorů, beneficientů či jiných podobných stran a budou se na ni spoléhat; existuje identifikované riziko spojené s rozhodnutím přijmout nebo pokračovat v zakázce; existují otázky ohledně schopnosti nepřetržitého trvání účetní jednotky a potenciální dopad na třetí strany (jiné než management) je významný;

6 strana 6 e-příloha Auditor č. 8/2014 podstatné dopady a rizika na uživatele plynou z nových a velmi složitých transakcí, jako jsou deriváty a zajišťovací účetnictví, platby akciemi, neobvyklé finanční nástroje, rozsáhlé odhady managementu a úsudky, které mohou potenciálně významně ovlivnit ostatní uživatele; celková odměna placená klientem představuje vysoký podíl tržeb SČA (například více než %). Dále mohou existovat faktory, které vyvolají kontrolu kvality zakázky poté, co zakázka již byla zahájena. Ty mohou zahrnovat situace, kdy: riziko zakázky se zvýšilo v průběhu zakázky, například když se klient stává předmětem zájmu o převzetí; jsou identifikováni noví a významní uživatelé účetní závěrky; klient je účasten významného sporu, který se nekonal v průběhu procesu přijetí zakázky; významnost a stav opravených a neopravených nesprávností zjištěných v průběhu zakázky je znepokojivý; existují neshody s managementem ohledně významných účetních záležitostí nebo omezení rozsahu auditu a existují omezení rozsahu auditu Povaha, načasování a rozsah kontroly kvality zakázky SČA musí zkontrolovat spis před provedením celkové kontroly kvality zakázky. Rozhodnutí provést kontrolu kvality zakázky, dokonce i tehdy, když zakázka splňuje kritéria, a rozsah této kontroly kvality zakázky bude záviset na složitosti zakázky a spojených rizicích. Kontrola kvality zakázky nesnižuje odpovědnost SČA za zakázku. Kontrola kvality zakázky bude minimálně obsahovat: projednání významných záležitostí s SČA; kontrolu účetní závěrky nebo jiných informací, které jsou předmětem ověření, a navržené zprávy; uvážení, zda navržená zpráva odpovídá daným okolnostem a prověrku vybrané auditní dokumentace vztahující se k významným úsudkům a dosaženým závěrům. Osoba provádějící kontrolu kvality zakázky má mít zpracován standardní kontrolní seznam, aby dokončil prověrku a provedl vhodné zdokumentování této prověrky. U kótovaných účetních jednotek (a jiných organizací, které jsou zahrnuty do pravidel SČA) musí kontrola kvality zakázky vzít též v úvahu: vyhodnocení nezávislosti SČA ve vztahu ke konkrétním zakázkám; zda se uskutečnily vhodné konzultace o obtížných nebo sporných záležitostech a závěry vyplývající z těchto konzultací a zda dokumentace vybraná pro prověrku zobrazuje vykonanou práci ve vztahu k učiněným významným úsudkům a podporuje dosažené závěry. SČA v harmonogramu prací přidělí minimálně 2 3 pracovní dny do data vydání zprávy pro zahájení prověrky. Vymezený čas pro větší, složitější zakázky bude samozřejmě podstatně delší. Zpráva o zakázce nebude vydána před dokončením kontroly kvality zakázky Osoba provádějící kontrolu kvality zakázky SČA je odpovědný za určení kritérií pro jmenování osoby provádějící kontrolu kvality zakázky a musí určit její kvalifikační předpoklady. Osoba provádějící kontrolu kvality zakázky musí být objektivní, nezávislá a vhodně kvalifikovaná externí osoba, která má dostatek času ke splnění svého úkolu. Vlastnosti obvykle připisované vhodnému uchazeči, které mají sloužit k plnění jeho úkolu, zahrnují nejvyšší znalosti aktuálních účetních a ověřovacích standardů a široký rozsah zkušeností. Není neobvyklé, aby SČA konzultoval s osobou provádějící kontrolu kvality v průběhu zakázky. To obvykle neohrozí objektivitu za předpokladu, že SČA (a nikoliv osoba provádějící kontrolu kvality zakázky) činí konečná rozhodnutí, a pokud sporné otázky nejsou příliš významné. Tento proces může zabránit pozdějším rozdílům v názorech při zakázce. Pokud se objektivita osoby provádějící kontrolu kvality zakázky stává ohroženou díky konzultaci konkrétní záležitosti, SČA určí alternativní osobu provádějící kontrolu kvality zakázky. 6. Monitorování Pravidla a postupy řízení kvality jsou klíčovou součástí vnitřního kontrolního systému společnosti SČA. Monitorování se skládá v první řadě z porozumění tomuto kontrolnímu systému a určení (prostřednictvím dotazování, testů průběhu transakce a inspekcí spisů), zda a v jakém rozsahu tento kontrolní systém funguje efektivně. Monitorování dále zahrnuje navržení doporučení ke zlepšení systému, zejména pokud jsou objevena slabá místa nebo pokud se profesní standardy či postupy změnily. SČA také zváží jakoukoliv zpětnou vazbu z kontroly kvality prováděné KA ČR popřípadě RVDA. To však nesmí sloužit jako náhražka vlastního interního monitorovacího programu SČA.

7 strana 7 e-příloha Auditor č. 8/2014 Zabezpečovací prvky, které působí jako mechanismus monitorování pro SČA, zahrnují: interní a externí vzdělávací a školicí programy; požadavky, aby externí odborníci najatí SČA znali, porozuměli a uplatňovali pravidla a postupy společnosti SČA pro kontroly zakázek a kontroly kvality zakázky; standardní kontrolní systém společnosti SČA ohledně dokončení a vydání zprávy. 6.1 Monitorovací program Účelem monitorovacího programu je pomoci SČA v získání přiměřené jistoty, že pravidla a postupy vztahující se k systému řízení kvality jsou náležité, přiměřené a že fungují účinně. Program je dále zamýšlen jako pomoc při zajištění dodržování postupů a regulatorních požadavků na kontrolu. Systém byl navržen s cílem poskytovat SČA přiměřenou jistotu, že se pravděpodobně nebude vyskytovat nebo že zůstane neobjeveno významné a/nebo trvalé porušování pravidel a řízení kvality. SČA musí spolupracovat s osobou provádějící monitorování s vědomím, že tato osoba je základním prvkem systému řízení kvality. Vhodně kvalifikované externí osoby, které vykonávají prověrku, se budou řídit nastavenými postupy monitorování SČA. 6.2 Postupy inspekce Monitorování systému řízení kvality SČA bude prováděno periodicky. Výběr jednotlivých zakázek určených k inspekci bude prováděn ročně s pravidelnou inspekcí spisů. Inspekce se provádí v periodě tří let. Osoba provádějící monitorování bude při navrhování inspekce zvažovat výsledky předešlých monitorování, povahu a složitost postupů SČA a specifická rizika spojená s klientem. SČA bude instruovat osobu provádějící monitorování, aby připravila vhodnou dokumentaci z inspekce, která bude zahrnovat: vyhodnocení dodržování profesních standardů a požadavků příslušných právních předpisů; výsledky ohodnocení prvků systému řízení kvality; vyhodnocení, zda SČA vhodně aplikoval pravidla a postupy řízení kvality; vyhodnocení, zda zpráva o zakázce je přiměřená okolnostem; identifikaci jakýchkoliv nedostatků, jejich vlivů a rozhodnutí, zda je nutné přijmout opatření, podrobný popis těchto opatření a shrnutí výsledků a dosažených závěrů (poskytnutých SČA) s doporučeními pro nápravná opatření nebo nutné změny. SČA se setká s osobou provádějící monitorování, aby prozkoumali zprávu a rozhodli o nápravných krocích a/nebo změnách systému. 6.3 Zpráva o výsledcích monitorování Po dokončení vyhodnocení systému řízení kvality musí osoba provádějící monitorování předat SČA výsledky monitorování v podobě zprávy o výsledcích monitorování. Zpráva musí obsahovat popis vykonaných postupů a závěry plynoucí z kontroly. Jestliže byly zjištěny systematické, opakující se nebo závažné nedostatky, musí zpráva rovněž zahrnovat kroky k jejich nápravě. Zpráva o výsledcích monitorování bude minimálně zahrnovat: popis provedených monitorovacích postupů; závěry vyplývající z monitorovacích postupů a tam, kde je to relevantní, popis systémových, opakujících se nebo jinak závažných nedostatků a popis opatření doporučených k vyřešení těchto nedostatků. 6.4 Vyhodnocení, projednání a náprava nedostatků SČA řeší všechny nedostatky zjištěné a popsané osobou provádějící monitorování. SČA zváží, zda tyto nedostatky ukazují na systémovou vadu v systému řízení kvality nebo zda představují náhodné či ojedinělé nedodržování systému. Systémové vady mohou vyžadovat změny v systému řízení kvality nebo dokumentace. Osoba provádějící monitorování musí oznámit tyto změny SČA, aby mohla být provedena náprava. Pokud vyjde najevo, že došlo k vydání nepřiměřené zprávy o zakázce nebo předmět zprávy o zakázce obsahoval nesprávnosti nebo nepřesnosti, SČA zváží významné nedostatky a posoudí dodržování profesních standardů a příslušných právních předpisů. V těchto případech také SČA zváží využití právní pomoci Nedodržování pravidel Tato subkapitola není pro SČA bez zaměstnanců relevantní.

8 strana 8 e-příloha Auditor č. 8/ Stížnosti a obvinění SČA řeší všechny stížnosti a obvinění. Stížnosti a obvinění jsou závažnou skutečností, zvláště pokud se týkají selhání v poskytování řádné péče při práci pro klienty nebo jiných porušení profesních nebo zákonných povinností. SČA zváží oznámení těchto skutečností pojišťovně a/nebo vyhledá právní pomoc. Pokud existuje jakákoliv nejistota, měl by se poradit s důvěryhodnými profesními kolegy. Jakákoli stížnost obdržená od klienta nebo třetí strany bude zpracována co nejdříve s ujištěním, že je záležitost řešena a že bude zodpovězena po řádném prošetření. Jestliže byly vzneseny stížnosti nebo obvinění, drží se SČA nastavených zásad a doplňujících postupů. Výsledky postupů budou zdokumentovány společně s odpovědí. 7. dokumentace 7.1 Dokumentace pravidel a postupů společnosti SČA udržuje pravidla a postupy, které určují úroveň a rozsah dokumentace požadované pro všechny zakázky a pro obecné použití ve společnosti SČA (jak je stanoveno v manuálu společnosti nebo vzorech k zakázkám). SČA také udržuje pravidla a postupy vyžadující vhodnou dokumentaci sloužící jako důkaz činnosti každého základního prvku systému řízení kvality. Tato pravidla zajistí, aby dokumentace byla dostatečná a vhodná k poskytnutí důkazu o: dodržování každého základního prvku systému řízení kvality SČA a podpoře pro každou zprávu o zakázce vydanou v souladu s profesními standardy a standardy SČA a regulatorními a právními požadavky spolu s důkazem, že kontrola kvality zakázky byla dokončena nejpozději k datu zprávy (je-li to aplikovatelné). 7.2 Dokumentace zakázky Zásady SČA uvádějí to, co má dokumentace zakázky obsahovat: kontrolní seznam nebo záznam k plánování zakázky; identifikované sporné otázky s ohledem na etické požadavky (včetně prokázání dodržování těchto požadavků); dodržování požadavků na nezávislost a dokumentace jakýchkoliv diskuzí k této otázce; dosažené závěry s ohledem na přijetí nebo pokračování ve vztahu s klientem; provedené postupy k vyhodnocení rizika významné nesprávnosti díky podvodu nebo chybě v účetní závěrce a na úrovni tvrzení; povahu, časování a rozsah provedených postupů v reakci na vyhodnocené riziko, včetně výsledků a závěrů; povahu, rozsah a závěry plynoucí z konzultací; veškerou komunikaci přijatou i odeslanou; výsledky kontroly kvality zakázky, která byla dokončena před nebo k datu zprávy; potvrzení, že neexistují žádné nedořešené záležitosti, které by mohly zapříčinit, že osoba provádějící kontrolu kvality zakázky se bude domnívat, že učiněné významné úsudky a závěry nebyly přiměřené; závěr, že byly získány a vyhodnoceny dostatečné a vhodné důkazní informace a že podporují vydanou zprávu a uzavření spisu včetně příslušných schválení. Pravidla SČA požadují konečné zkompletování spisu o zakázce ve lhůtě ne více než 60 dnů po datu vydání auditorské zprávy. Pokud jsou vydávány dvě nebo více zpráv o stejném předmětu, pravidla SČA by měla určit, že časový limit pro zkompletování spisu o zakázce má být stanoven tak, jako by se každá zpráva vztahovala k samostatné zakázce. Dokumentace musí být uchovávána po období ne kratším než 10 let od data vydání auditorské zprávy nebo data zprávy auditora skupiny, aby ti, kteří provádí monitorovací postupy, zhodnotili míru dodržování vnitřního kontrolního systému společnosti SČA a aby byly splněny potřeby požadované profesními standardy, zákony a regulacemi. 7.3 Dokumentace kontroly kvality zakázky Každý odborník, který byl najat jako osoba provádějící kontrolu zakázky, musí vyplnit standardizovaný kontrolní seznam kontroly kvality zakázky, aby bylo možné zdokumentovat skutečnost, že prověrka byla provedena. Dokumentace musí obsahovat potvrzení a podpůrné důkazy, nebo křížové vazby na ně, potvrzující, že: vhodně vzdělaní externí odborníci provedli postupy požadované kontrolou kvality zakázky; kontrola byla dokončena před nebo k datu vydání zprávy o zakázce; osoba provádějící kontrolu kvality zakázky nezaznamenala žádné nedořešené záležitosti, které by mohly zapříčinit jeho domněnku, že závěry, ke kterým dospěl tým provádějící zakázku, nejsou odpovídající.

9 strana 9 e-příloha Auditor č. 8/ Přístup ke spisům a jejich uchování SČA nastaví pravidla a postupy vytvořené k udržování důvěrnosti, bezpečné úschově, úplnosti, přístupnosti a zpětné získatelnosti dokumentace zakázky. Tato pravidla obsahují zvážení různých požadavků na uchování dokumentace v souladu s předpisy a regulacemi tak, aby dokumentace zakázky byla uchována po dostatečně dlouhé období. Veškerá auditní dokumentace, zprávy a další dokumenty připravené SČA, včetně pracovních podkladů připravených klientem jsou důvěrné a musí být ochráněny před neautorizovaným přístupem. SČA musí schválit všechny externí požadavky k revizi auditní dokumentace auditora. Spis nebude zpřístupněn třetí straně v souladu s ustanovením 20 odst. 7 zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech. Právo nahlížet do spisu má pouze: auditor skupiny; dozorčí a kárná komise Komory auditorů ČR; členové prezidia Rady pro veřejný dohled nad auditem a jimi pověřené osoby pro potřeby kontroly kvality; soud; orgány činné v trestním řízení, ale pouze tehdy, pokud se trestní řízení týká SČA (nikoli tedy účetní jednotky nebo třetí osoby). Přílohy: Přijetí klienta memorandum (Příloha č. 1) Nezávislost při zakázce (Příloha č. 2) Monitorovací zpráva (Příloha č. 3)

10 strana 10 e-příloha Auditor č. 8/2014 Příloha č. 1 Přijetí klienta memorandum ISQC 1 ve svých odstavcích a dále pak v aplikační části A18 A22 klade značné požadavky na procesy související s přijetím nového klienta a do značné míry i na pokračování v zakázce u stávajícího klienta. S ohledem na tyto skutečnosti jsem jako samostatně činný auditor bez zaměstnanců posoudil a) Nového klienta b) Stávajícího klienta 1 Prohlašuji, že jsem získal/získala dostatečné informace a podklady pro rozhodnutí, zda s klientem a) Uzavřít smlouvu b) Pokračovat v zakázce Dílčí externí i interní informace jsou v podobě různých dokumentů založeny v dokumentaci zakázky, pro potřeby naplnění požadavků ISQC 1 níže uvádíme jejich souhrn. Klient XYZ (uvádět jednoznačnou identifikaci auditního klienta) Požadavek/otázka Mám dostatečné znalosti z příslušného oboru podnikání nebo předmětu zakázky? Mám zkušenosti s příslušnými regulačními předpisy nebo požadavky na vykazování nebo schopnost účinně získat potřebné dovednosti a znalosti? Existuje jakýkoli potenciální nebo skutečný konflikt zájmů? Jsou v případě potřeby k dispozici odborníci? Jsou v případě potřeby k dispozici externisté, kteří splňují kritéria a mají způsobilost k provádění prověrek řízení kvality? Jsem schopen dokončit zakázku a předložit zprávu ve stanoveném termínu? Seznámil jsem se dostatečně s těmi, kteří jsou pověřeni řízením a správou společnosti? Seznámil jsem se dostatečně s vrcholovým managementem? Další relevantní otázky si doplní SČA bez zaměstnanců podle okolností konkrétní zakázky. Odpověď V.. dne DDMMRR podpis 1 Zakroužkujte to, co je platné.

11 strana 11 e-příloha Auditor č. 8/2014 Příloha č. 2 Nezávislost při zakázce /označení auditního klienta/ Uveďte a krátce vysvětlete podstatu všech záležitostí, které by podle vašich nejlepších znalostí a přesvědčení mohly mít vliv na nezávislost. Při vyplňování seznamu vemte v úvahu ustanovení sekcí 290 a 291 Etického kodexu. Popis Podrobnosti, jak by mohla být ovlivněna nezávislost Odpovídající použitá ochranná opatření (jsou-li proveditelná), aby se vyloučilo nebo snížilo ohrožení na přijatelnou úroveň

12 strana 12 e-příloha Auditor č. 8/2014 Příloha č. 3 Monitorovací zpráva Komu:../SČA/ Prověrka provedena...(uveďte datum) Revidované období: od...do... Spisy, které byly prověřovány: Nenalezl jsem ve spisu zakázky nedostatky, které se ukázaly jako systémové, opakované nebo jinak závažné a vyžadující rychlé opravné opatření. nebo Nalezl jsem ve spisu zakázky nedostatky, které níže uvádím nebo Zjistil jsem skutečnosti, okolnosti či důkazy, že zpráva vydaná samostatně činným auditorem by mohla být nevhodná či zavádějící. Tyto níže uvádím.

13 strana 13 e-příloha Auditor č. 8/2014 nebo Nezjistil jsem žádné okolnosti, které by nasvědčovaly tomu, že postupy požadované standardy ISA nebyly v průběhu zakázky provedeny. Zjistil jsem, že postupy požadované standardy ISA nebyly v průběhu zakázky provedeny. Tato zjištění níže uvádím. V... dne... Jméno a podpis

14 strana 14 e-příloha Auditor č. 8/2014 právo zaznamenali a rekodifikace jsme Elektronická fakturace při zadávání veřejných zakázek V rámci celoevropského trendu digitalizovat proces zadávání veřejných zakázek byla na začátku května tohoto roku v Úředním věstníku EU uveřejněna Směrnice Evropského Parlamentu a Rady o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek (dále jen Směrnice ). Směrnice jako taková je velmi úsporná, čítá 9 článků a nemá žádné přílohy, její význam ale zanedbatelný rozhodně není. Hlavním účelem Směrnice je zavedení povinnosti členských států zajistit, aby zadavatelé veřejných zakázek přijímali (tedy neodmítali) daňové doklady (faktury), jsou-li jim v právním vztahu vzniklém zadáním veřejné zakázky nebo udělením koncese doručeny v elektronické podobě, pokud konvenují s evropským standardem elektronické faktury. Česká republika elektronickou fakturaci při zadávání veřejných zakázek podpořila, a to jako jeden z deklarovaných cílů EU v kontextu modernizace pravidel EU v oblasti veřejných zakázek a v kontextu dlouhodobého cíle zavedení e-governmentu v České republice. Elektronizace zadávání veřejných zakázek totiž může (a také má) vést k významným úsporám pro hospodářské subjekty a usnadnit účast malých a středních podniků v zadávacích řízeních dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZVZ ), a předejít vzájemné roztříštěnosti v různých členských státech již užívaných elektronických faktur. Právě otevření trhu mezi jednotlivými členskými státy je přitom jedním z (v preambuli Směrnice) proklamovaných cílů Směrnice. Elektronická fakturace při zadávání veřejných zakázek zároveň povede ke zvýšení transparentnosti zadávání veřejných zakázek, která je jednou ze základních zásad právní regulace jejich zadávání dle 6 odst. 1 ZVZ. Transpozicí Směrnice by přitom měla být dotčena především realizační fáze veřejných zakázek, přičemž na transparentnost ve veřejných zakázkách právě v jejich realizační fázi je kladen stále narůstající důraz, a to i ze strany českého zákonodárce. Například zákon č. 55/2012 Sb. účinný od 1. dubna 2012, tzv. transparentní novela ZVZ, zavádí nové povinnosti zadavatelů veřejných zakázek a také dodavatelů, které právě transparentnosti postupu zadavatelů v realizační fázi veřejných zakázek svědčí. Co se standardu elektronické faktury týká, Směrnice upravuje jak proces jeho vytváření a přijímání, tak jeho (minimální) náležitosti. Směrnice dává mandát Komisi, aby o vypracování evropské normy požádala příslušný evropský normalizační orgán Evropský výbor pro normalizaci (CEN). Nová evropská norma elektronické faktury pak bude uveřejněna v Úředním věstníku EU. Právě od tohoto okamžiku běží členským státům pro úpravu národních právních předpisů transpoziční lhůta v délce 18 měsíců, v této lhůtě musí členské státy vytvořit podmínky pro obligatorní akceptování elektronických faktur zadavateli (předpokládá se, že na území ČR budou Směrnicí dotčeny předpisy v oblasti zadávání veřejných zakázek a v oblasti účetnictví). Zadavatelé tak fakticky budou povinni akceptovat elektronické faktury odpovídající evropskému standardu nejpozději po uplynutí 18-ti měsíců ode dne uveřejnění normy v Úředním věstníku EU, ve spojitosti s nižšími zadavateli (ve smyslu nových zadávacích směrnic, které již také byly v Úředním věstníku EU uveřejněny) pak členské státy mají jistou úlevu, když pro tyto může být zavedení povinnosti akceptovat elektronické faktury odloženo až o dalších 12 měsíců. Právě nastavení transpoziční lhůty Směrnice bylo v legislativním procesu ze strany členských států nejčastěji skloňovaným pojmem. Dle původního návrhu Směrnice totiž transpoziční lhůta začala běžet už ode dne uveřejnění Směrnice, což členské státy (zcela oprávněně) označily jako potenciálně nebezpečné. Povinná akceptace elektronických faktur bude pro zadavatele veřejných zakázek nejen formální změnou (minimálně budou muset pořídit technické prostředky umožňující akceptaci elektronických faktur a rozpoznání shody s evropským standardem). Jedná se ale pouze o jednu z mnoha změn, které členské státy a i Českou republiku čekají v souvislosti s tzv. balíčkem zadávacích směrnic, tj. novou směrnicí klasickou, sektorovou a koncesní. Zdroj: MMR, odbor práva veřejných zakázek a koncesí ( )

15 strana 15 e-příloha Auditor č. 8/2014 právo a rekodifikace Otevírání obálek pojem ihned v rozhodovací praxi Velkou novelou zákona o veřejných zakázkách účinnou od byla do zákona vložena povinnost zahájit otevírání obálek ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek. I po uplynutí více než dvou let od této změny není termín ihned zcela jednoznačně definován. Je tedy otázkou, jakým způsobem pojem ihned interpretovat. Velkou transparentní novelou zákona o veřejných zakázkách 1 došlo k úpravě termínu pro otevírání obálek s nabídkami. Před účinností této novely (tj. do konce března 2012) platilo pravidlo, že zadavatel musí otevřít obálky s nabídkami nejpozději do 30 dnů od uplynutí lhůty pro podání nabídek. Transparentní novelou došlo k úpravě tohoto termínu tak, že otevírání obálek musí být zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek 2. Důvody provedené úpravy bychom mohli v kostce shrnout jako (i) posílení transparentnosti zadávacího řízení a (ii) omezení možnosti zadavatele či jiných osob manipulovat s nabídkami. Ačkoliv pochopení pojmu ihned nečiní v mimoprávních oblastech života zásadnějších problémů a můžeme jím rozumět za velmi krátký čas či bez čekání 3, v oblasti zadávání veřejných zakázek se ukazuje, že praktická aplikace pojmu ihned při realizaci zadávacích řízení není rozhodně bezproblémová. Záměr zákonodárců, zřejmý z veřejně dostupných zdrojů 4, byl, aby zadavatel u sebe nedržel neotevřené nabídky nad dobu nezbytně nutnou, čím by měla být znemožněna případná manipulace s nabídkami v mezidobí po jejich podání a před otevřením obálek. Z tohoto důvodu byl zvolen termín ihned, z jehož podstaty vyplývá požadavek na úzkou časovou souslednost mezi okamžikem uplynutí lhůty pro podání nabídek a zahájením otevírání obálek. Je samozřejmě obtížné obecně stanovit časový okamžik, ve kterém má dojít k otevření obálek, způsobem, který by vyhovoval všem zadavatelům a veškerým možným situacím. Pro dodržení (či posílení) transparentnosti zadávacího řízení je žádoucí, aby zadavatel žádným jednáním uměle neprodlužoval dobu, po kterou zůstanou obdržené obálky s nabídkami neotevřeny, resp. neoddaloval okamžik, kdy se uchazeči dozví informace o obsahu jednotlivých nabídek. Na druhou stranu je dle našeho názoru zbytečné, aby zadavatelé propadali panice v případě, že se jim nepodaří realizovat otevírání obálek skutečně ihned (neprodleně) po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Nahlédneme-li do rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen Úřad ), nalezneme rozhodnutí, ve kterých Úřad k problematice výkladu termínu ihned zaujal dle našeho názoru pro praxi velmi účelné stanovisko. Ve svém rozhodnutí č. j. ÚOHS-S698/2013/VZ-5909/2014/513/JVo ze dne Úřad uvádí, že: Ačkoli časový interval vyjádřený termínem ihned není v zákoně blíže specifikován, Úřad s ohledem na zásadu transparentnosti vyjádřenou v ust. 6 odst. 1 zákona konstatuje, že zahájení otevírání obálek musí být realizováno v nejkratším možném čase, tak, aby nebylo možné jakkoliv manipulovat s nabídkami nebo učinit jiné úkony, které by do procesu otevírání obálek, resp. celého zadávacího řízení vnesly jakékoliv pochybnosti o regulérnosti jednotlivých kroků zadavatele. Úřad uvádí, že mezi termínem pro podávání nabídek a termínem pro jejich otevření musí být ponechán časový prostor pro uskutečnění administrativních, technických a organizačních úkonů a příprav pro řádné otevírání obálek, avšak zadavatel by však měl brát zřetel na to, aby určil takový časový termín otevírání obálek, kterým bude sledován záměr zákonodárce, kterým bude posilována zásada transparentnosti a kterým tak nebude docházet ke zbytečným, neoprávněným, nedůvodným a podezřelým odkladům a prostojům při otevírání obálek s nabídkami. S ohledem na výše uvedené skutečnosti se jeví jako přiměřená doba mezi koncem lhůty pro podávání nabídek a začátkem otevírání obálek doba, která je počítána v řádu desítek minut nebo menší, rozhodně však nelze dobu několika dní považovat za stanovenou v souladu se zákonem, a to v návaznosti na požadavek zákonodárce zahájit otevírání obálek ihned po uplynutí lhůty pro podávání nabídek. Stejný názor Úřad prezentoval i v rozhodnutí č. j. ÚOHS-S51/2014/VZ-9093/2014/513/JWe ze dne V obou uvedených rozhodnutích tak Úřad dle názoru autorů článku definoval termín ihned při otevírání obálek jako nejkratší možný čas, v rámci kterého nelze předpokládat manipulaci s přijatými nabídkami, přičemž Úřad nadbytečně nelpí na striktním požadavku, aby zadavatelé zahájili otevírání obálek skutečně neprodleně. Z výkladu poskytnutého Úřadem vyplývá, že termín ihned zůstane zachován i v situaci, kdy mezi termínem pro podávání nabídek a termínem pro jejich otevření bude ponechán prostor pro uskutečnění administrativních, technických a organizačních úkonů a příprav pro řádné otevírání obálek. Úřad tak připouští, že termín ihned nelze vždy vykládat ve smyslu neprodleně navazující, nýbrž umožňuje zohlednit interní procesy zadavatele, kterými musí obálky s nabídkami projít, než se dostanou do dispozice komise pro otevírání obálek (hodnotící komise). Úřad zároveň rámcově stanovil délku přípustného odkladu otevírání obálek, a to jako dobu v řádu desítek minut nebo menší. 1 Novela zákona byla provedena zákonem č. 55/2012 Sb. 2 Viz aktuálně účinné znění 71 odst. 4 zákona, podle kterého musí být otevírání obálek zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek. 3 Viz např. dostupné na www, k dispozici zde (na 4 Například záznam ze schůze Parlamentu ČR ze dne

16 strana 16 e-příloha Auditor č. 8/2014 právo zaznamenali a rekodifikace jsme Na druhou stranu nelze opomíjet meze možnosti posunutí termínu otevírání obálek vytyčené Úřadem v uvedených rozhodnutích. Základní nepřekročitelnou hranici tvoří dodržení zásady transparentnosti. Z tohoto důvodu Úřad v rozhodnutích zcela neopustil požadavek na provedení otevírání obálek co nejdříve po uplynutí lhůty pro podání nabídek a uvedl, že: Skutečnost, že otevírání obálek bude zahájeno ihned po skončení lhůty pro podávání nabídek a uchazeči se bezprostředně poté dozví nabídkové ceny obsažené v jednotlivých nabídkách, má pro transparentní průběh zadávacího řízení zásadní význam, neboť možnost případné manipulace s nabídkou je v případě zahájení otevírání obálek ihned po skončení lhůty značně omezená, ne-li téměř vyloučená. Z uvedeného vyplývá, že stanovení termínu otevírání obálek nelze ponechat zcela na libovůli zadavatelů. Úřad v této souvislosti dává zadavatelům za povinnost, aby stanovení termínu otevírání obálek provedli způsobem, kterým (i) bude sledován záměr zákonodárce, (ii) bude posilována zásada transparentnosti a jehož užitím (iii) nebude docházet ke zbytečným, neoprávněným, nedůvodným a podezřelým odkladům a prostojům. Případný posun termínu otevírání obálek tak bude podle našeho názoru přípustný pouze a jenom tehdy, pokud pro takový posun budou existovat objektivní a věcné důvody, přičemž mezi tyto důvody zřejmě nebude možné podřadit důvody vycházející z nedostatečného organizačního zajištění otevírání obálek ze strany zadavatele. Za objektivní důvod posunu zahájení klasického otevírání obálek lze mj. považovat situaci, kdy zadavatel musí nejdříve otevřít obálky podané v elektronické podobě, a následně může otevřít obálky s nabídkami v listinné podobě 5. V souvislosti s tím, co lze či nelze považovat za důvody opravňující zadavatele k posunutí termínu otevírání obálek, se vyjádřil Úřad ve výše uvedeném rozhodnutí ÚOHS-S698/2013/VZ-5909/2014/513/JVo ze dne V tomto rozhodnutí se mimo obecného výkladu pojmu ihned (viz v článku výše) zabýval i důvody, kterými zadavatel posun termínu otevírání obálek odůvodnil. Zadavatel v rámci svého vyjádření ve správním řízení uvedl: termín stanovený v zadávací dokumentaci jako datum pro otevírání obálek je možný, neboť je to nejbližší technicky a organizačně možný (reálný) termín pro otevírání obálek, tj. je to otevírání obálek zahájené ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek všechny doručené nabídky budou bezpečně ukládány do trezoru a všichni uchazeči, jejichž nabídky byly podány ve lhůtě pro podávání nabídek, mají právo účastnit se otevírání obálek a sami se přesvědčit, že všechny nabídky budou otevřeny plně v souladu se zákonem. S uvedeným názorem zadavatele se Úřad neztotožnil a konstatoval, že: uvedené zdůvodnění termínu otevírání obálek neobsahuje žádné objektivní a konkrétní důvody, na základě kterých by bylo možné konstatovat, že k porušení zákona ze strany zadavatele nedošlo. Ačkoliv zadavatel podrobně zdůvodňuje, proč zahájil otevírání obálek ve stanoveném termínu Úřad uvádí, že skutečnost, že otevírání obálek s nabídkami bude zahájeno pět dní po skončení lhůty pro podávání nabídek, byla uvedena již v oznámení o zakázce , tudíž pokud zadavatel v době uveřejnění oznámení o zakázce věděl, že dne nebudou přítomni 2 jednatelé, jejichž účast je dle vyjádření zadavatele na jednání komise pro otevírání obálek nutná, mohl zadavatel upravit lhůtu pro podávání nabídek tak, aby otevírání obálek bylo zahájeno ihned po uplynutí této lhůty. Dle našeho názoru dává Úřad výše citovaným výkladem jednoznačně najevo, že za důvody opravňující k posunu termínu otevírání obálek není možné považovat takové důvody, jejichž existenci mohl zadavatel svým jednáním v rámci přípravy zadávacího řízení ovlivnit. V Úřadem šetřeném případě je zcela zjevné, že zadavatel měl již při zahájení zadávacího řízení informace o nepřítomnosti členů hodnotící komise (jednatelů společnosti) a měl tak možnost tuto skutečnost zohlednit, třeba způsobem, který uvádí Úřad, tj. stanovením delší lhůty pro podání nabídek. Otázkou, kterou může praxe přinést, je situace, kdy zadavatel pro realizaci zadávacího řízení využívá služeb tzv. administrátora. V tomto případě dochází často k situaci, kdy příjem nabídek zajišťuje administrátor ve svém sídle a následně nabídky za účelem otvírání obálek přemístí do sídla zadavatele. Časový posun termínu otevírání obálek může být v takovém případě poměrně výrazný. Podle názorů autorů článku nelze touto situací zdůvodňovat posun termínu otevírání obálek, neboť se jedná opět o situaci, jejíž řešení je zcela v dispozici zadavatele, který má možnost spolupráci s administrátorem nastavit způsobem umožňujícím dodržení termínu otevírání obálek ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Navíc je dle našeho názoru v této souvislosti nezbytné zohlednit i vlastní účel institutu otevírání obálek, kterým je mimo jiné umožnit uchazečům zjistit ihned po otevření obálek nabídkové ceny a další číselně vyjádřitelné hodnoty dílčích hodnotících kritérií ostatních uchazečů, čímž je zaručeno, že v dalším průběhu zadávacího řízení nedojde ke změnám těchto hodnot. 6 Z tohoto důvodu je dle našeho názoru nezbytné, aby při přípravě a organizaci vlastního otevírání obálek zadavatel postupoval způsobem, který bude pro uchazeče obecně řečeno uživatelsky přívětivý. Zadavatel by tak neměl uchazečům, a to ani těm, kteří využijí možnosti osobního doručení nabídky v posledních okamžicích před koncem lhůty pro podání nabídek, účast na otevírání obálek ztěžovat (např. právě stanovením místa otevírání obálek výrazně vzdáleného od místa jejich podávání apod.). Pokud bychom měli shrnout závěry uvedené v článku, můžeme říci, že i přes určité možnosti posunu zahájení otevírání obálek, které Úřad při splnění dalších podmínek umožňuje, by zadavatelé neměli rezignovat na zajištění otevírání obálek tak, aby mohlo být zahájeno neprodleně po skončení lhůty pro podání nabídek, pouze po vypořádání nezbytných administrativních formalit tak, aby se doba možné manipulace s obálkami obsahující nabídky zkrátila na minimum. Pouze v mimořádných případech, kdy zadavateli brání objektivně zdůvodnitelné věcné překážky, by mohl zadavatel termín zahájení otevírání obálek posunout o dobu nezbytně nutnou. Ovšem pouze za podmínky, že takový posun nebude na újmu transparentnosti zadávacího řízení. Autoři: Mgr. Karel Košťál, Mgr. Jan Hlavsa (Hirst) ( ) 5 Tuto situaci předvídá přímo zákon v 72 odst Nemožnost změnit nabídkovou cenu po otevření obálek s odkazem na porušení zásady transparentnosti konstatoval Úřad v několika svých rozhodnutích (např. v rozhodnutí ÚOHS-S729/2012/VZ-6199/2013/513/PPo ze dne či v rozhodnutí ÚOH- S-S3/2013/VZ-10139/2013/513/JWe ze dne ).

17 strana 17 e-příloha Auditor č. 8/2014 právo a rekodifikace Jednatelé jako kolektivní orgán Dne nabyl účinnosti zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) (dále jen ZOK nebo zákon o korporacích ), který zcela nově umožňuje, aby jednatelé společnosti s ručením omezeným (dále jen s.r.o. ) tvořili kolektivní orgán. Vzhledem k tomu, že zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ObchZ nebo obchodní zákoník ), který byl účinný do , nic podobného neumožňoval, je cílem tohoto článku stručně shrnout rysy nové právní úpravy jednatelů jako kolektivního orgánu a upozornit na možné problémy při aplikaci nové právní úpravy, zejména co se týče odpovědnosti jednatelů za škodu. Kolektivní orgán dle nového občanského zákoníku a zákona o korporacích Obchodní zákoník problematiku jednatelů s.r.o. jako kolektivních orgánů výslovně nijak neupravoval, jménem společnosti jednal každý jednatel samostatně, pokud společenská smlouva nestanovila jinak. Nutno však upozornit na skutečnost, že v odborné literatuře nebyla úplná shoda, zda více jednatelů znamená skutečně více statutárních orgánů nebo tvoří kolektivní orgán. 1 Rovněž je nutné upozornit, že k rozhodnutí o obchodním vedení společnosti byl vyžadován dle 134 ObchZ souhlas většiny jednatelů, pokud společenská smlouva nestanovila jinak. Dle ustanovení 44 odst. 5 ZOK je statutárním orgánem s.r.o. každý jednatel, ledaže společenská smlouva určí, že více jednatelů tvoří kolektivní orgán. Obdobně pak dle 194 odst. 2 ZOK tvoří více jednatelů kolektivní orgán, pokud tak stanoví společenská smlouva, když dle ustanovení 194 odst. 1 ZOK je statutárním orgánem s.r.o. jeden nebo více jednatelů. Ustanovení 440 a 444 ZOK upravující rozhodování představenstva, jmenování náhradních členů a volbu náhradníků se pro jednatele tvořící kolektivní orgán v souladu s 194 odst. 2 ZOK použijí obdobně. Někteří autoři odborné literatury pak mluví o tzv. jednatelstvu. Zákon o korporacích tedy umožňuje, pokud tak stanoví společenská smlouva s.r.o., aby měla s.r.o. více jednatelů, kteří však nebudou každý samostatným statutárním orgánem společnosti, ale kteří budou jediným kolektivním orgánem společnosti. Z dikce zákona o korporacích i z logiky věci pak vyplývá, že není možné, aby s.r.o. měla více jednatelů, přičemž někteří by tvořili kolektivní orgán a někteří by byli samostatným statutárním orgánem. Rozhodování jednatelů jako kolektivního orgánu a jednání jednatelů za společnost Dle 156 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen občanský zákoník nebo OZ ), pokud je orgán právnické osoby kolektivní, tak rozhoduje o záležitostech právnické osoby ve sboru, přičemž je schopen usnášet se za přítomnosti většiny členů a rozhoduje většinou hlasů zúčastněných členů. Dle 440 odst. 1 ZOK, v návaznosti na 194 odst. 2 ZOK, kolektivní statutární orgán složený z jednatelů s.r.o. rozhoduje většinou hlasů přítomných členů, pokud společenská smlouva neurčí vyšší počet, s tím, že každý jednatel má jeden hlas. Dle 44 odst. 3 ZOK pak kolektivní orgán zvolí svého předsedu, jehož hlas je rozhodující v případě rovnosti hlasů, pokud společenská smlouva nestanoví jinak. Jednatelé jako kolektivní orgán tedy mají dle nové právní úpravy svého předsedu, kterého jednatelé sami zvolí. Jednání jednatelů za s.r.o., pokud tvoří kolektivní orgán, je upraveno v 164 odst. 1 OZ, kde je stanoveno, že pokud zakladatelské právní jednání, tj. společenská smlouva nebo zakladatelská listina v případě s.r.o. (dále jen souhrnně společenská smlouva ), neurčí, jak členové kolektivního statutárního orgánu právnickou osobu zastupují, činí tak každý člen orgánu samostatně. Pokud by společenská smlouva vyžadovala, aby všichni jednatelé, kteří tvoří kolektivní statutární orgán s.r.o., jednali společně, pak může jednatel samostatně zastoupit s.r.o. jako zmocněnec pouze v případě, že byl zmocněn k určitému právnímu jednání. V takovém případě tedy není možné udělit jednateli generální plnou moc. Občanský zákoník v 164 odst. 3 rovněž upravuje případ jednání jednatelů (kolektivního orgánu) za společnost vůči zaměstnancům společnosti, když stanoví, že s.r.o. pověří jednoho z jednatelů právním jednáním vůči zaměstnancům. Pokud tak společnost neučiní, vykonává tuto působnost předseda statutárního orgánu. Obchodní vedení společnosti Dle 195 odst. 1 ZOK jednateli přísluší obchodní vedení společnosti a pokud má společnost více jednatelů, kteří netvoří kolektivní orgán, vyžaduje se k rozhodnutí o obchodním vedení souhlas většiny z nich, ledaže společenská smlouva určí jinak. Pokud jednatelé tvoří kolektivní orgán, užije se v návaznosti na 194 odst. 2 ZOK ustanovení 440 ZOK, které stanoví, že představenstvo (tedy jednatelé tvořící kolektivní orgán) rozhoduje většinou hlasů přítomných členů. Dle obecného ustanovení 156 odst. 1 OZ je pak kolektivní orgán schopen usnášet se za přítomnosti nebo jiné účasti většiny členů. Při rovnosti hlasů je v souladu s 44 odst. 3 ZOK rozhodující hlas předsedy kolektivního orgánu. 1 Srov. např. Štenglová, I., Plíva, S., Tomsa, M. a kol.: Obchodní zákoník. Komentář. 13. vydání. Praha : C. H. Beck, 2010, s. 460 a Eliáš, K.: Společnost s ručením omezeným. Praha : Prospektrum, 1997, s. 161 nebo Pelikánová, I.: Komentář k obchodnímu zákoníku. 2. díl. Praha : Linde, 1995, s. 328 a 329