Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu. Ivana Göttingerová Odbor interního auditu a kontroly Magistrát města Brna

Transkript

1 Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Ivana Göttingerová Odbor interního auditu a kontroly Magistrát města Brna

2 Odbor interního auditu a kontroly oddělení interního auditu Oddělení interního auditu Odboru interního auditu a kontroly Magistrátu města Brna (dále jen OKO ) je součástí OKO (viz níže) a problematikou kvality se zabývá již od svého vzniku tj. od roku V květnu roku 2003 bylo vydáno Organizační opatření vedoucího OKO,, Program zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu,, Cílem tohoto Programu je zejména možnost rozpoznání slabých oblastí v činnosti interního auditu, získání podkladů a údajů pro možnost porovnání vývoje ve směru zvyšování kvality jeho činnosti a také podklady pro posouzení odborných možností interního auditu a pro případnou potřebu využití odborníků např. znalců, expertů v oblasti problematiky, která je předmětem konkrétního plánovaného nebo mimořádného auditu. Vedoucí OKO Interní audit Kontrola Stížnosti Právní referát 2

3 I. Proces zpracování dokumentace Organizační opatření k přípravě, realizaci a vypořádání auditů a k archivaci dokumentace V souladu s Mezinárodním rámcem pro profesní praxi interního auditu, Standardem pro výkon interního auditu číslo 2040 (Doporučení pro praxi Zásady a postupy vedoucí interního auditu musí stanovit zásady a postupy, kterými se řídíčinnost interního auditu) je schváleno toto Organizační opatření. Organizační opatření vychází ze: zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, příkazu tajemníka Opatření k zabezpečení výkonu interního auditu (Statut interního auditu), Mezinárodního rámce pro profesní praxi interního auditu, pokynů MF ČR. 3

4 Obsah Organizačního opatření I. Úvodní ustanovení viz předchozí snímek II. Příprava auditu před zahájením auditů vypracují interní auditoři pověření jejich výkonem programy jednotlivých auditů. Program obsahuje: identifikační údaje, cíl auditu, vymezení auditu, postupy, metody a techniky provedení auditu, materiály při přípravě auditu, časový plán, seznam příloh, použité zkratky, program auditu, po doporučení vedení interního auditu, schvaluje vedoucí OKO, vydání Pověření, vypracování Oznamovacího dopisu a odeslání auditovanému útvaru. 4

5 Obsah Organizačního opatření III. Provedení auditu a předání výsledků auditu ke splnění cílů auditu musí auditoři identifikovat dostatečné, spolehlivé, odpovídající a užitečné informace, auditoři musí výsledky auditu podložit patřičnými analýzami a hodnoceními v návaznosti na stanovené auditní postupy, auditoři musí zaznamenávat do záznamu interního auditora odpovídající informace, které zdokumentují průběh a závěry auditu, dokumentace získaná a vypracovaná v průběhu auditu musí prokazatelně a objektivně podpořit závěry auditu tyto závěry jsou shrnuty ve Zprávě o provedeném auditu, zpráva o provedeném auditu je vyhotovena, předána a projednána s oprávněným zástupcem auditovaného útvaru. 5

6 Obsah Organizačního opatření IV. Monitorování přijatých opatření auditoři sledují plnění doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti, vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo zmírnění rizik, plnění doporučení je prověřeno následným auditem proces následného auditu, včetně příslušné dokumentace, je obdobný jako při základním auditu, V. Vedení dokumentace a informace o auditu auditorský spis se zakládá ke každému prováděnému auditu, auditorský spis je sestaven po ukončení každého auditu, realizace auditů a auditorské spisy jsou prověřeny v rámci pravidelných prověrek kvality práce interních auditorů, 6

7 Obsah Organizačního opatření V. Vedení dokumentace a informace o auditu obsah spisu program auditu, Pověření, Zpráva o provedeném auditu, zápis o zahájení auditu, zápis o předání Zprávy o provedeném auditu, zápis z projednání Zprávy o provedeném auditu, záznamy z poskytnutých konzultací, záznam interního auditora, analýzy, dotazníky, korespondence v rámci auditu, opatření k odstranění zjištěných nedostatků příp. úkolové listy, podpora závěrů a doporučení, analýza rizik, ostatní dokumentace, která netvoří přílohy Zprávy o provedeném auditu, do spisu (po ukončení následného auditu) je ukládána i veškerá dokumentace související s prověrkami kvality. 7

8 Obsah Organizačního opatření VI. Archivace dokumentace v rámci oddělení jsou ukládány auditorské spisy, periodické zprávy pro primátora města Brna, roční a střednědobé plány interního auditu, roční zprávy o výsledcích interních auditů, podklady k ročním zprávám o výsledcích finančních kontrol a podklady k monitorování a aktualizaci rizik v rámci, přístup k dokumentaci jednotlivých auditů dalším interním a externím subjektům je možný pouze po udělení souhlasu vedoucího OKO, po ukončení auditu (základního či následného) je aktualizována elektronická databáze auditů. 8

9 Elektronická databáze interního auditu 9

10 II. Program pro zabezpečení a zvyšování kvality interního auditu Program je navržen za účelem vyhodnocení a ověření, zda práce interního auditu je: - prováděna v souladu se Statutem interního auditu, - vykonávána dle Mezinárodního rámce profesní praxe, - vykonávána v souladu s Etickým kodexem úředníků a zaměstnanců veřejné správy, - vnímána jako činnost, která umožňuje zdokonalovat procesy v rámci. 10

11 1. Interní hodnocení a průběžné monitorování Interní hodnocení je zabezpečováno průběžným monitorováním činnosti interních auditorů po celou dobu realizace auditu. Průběžné monitorování je zabezpečováno vedoucí oddělení a referátu interního auditu. Náplní průběžného monitorování jsou zejména následující činnosti: - ve spolupráci s auditorským týmem je projednáván předmět, cíl a vymezení auditu v návaznosti na připravovaný program auditu, - po konzultaci s vedením interního auditu je předkládám program auditu ke schválení vedoucímu OKO, - vedením interního auditu je průběžně sledován průběh a kvalita výkonu auditu, - na závěr je s auditorským týmem projednána a posouzena zpráva o provedeném auditu, která je verifikována vedením interního auditu; tato verifikace má zajistit, že auditorské týmy postupují podle příslušných norem, že jsou plněny cíle auditů a že shromážděné materiály jsou dostatečným a prokazatelným podkladem pro zjištění a doporučení uvedená ve zprávě o provedeném auditu. 11

12 1.2 Pravidelné prověrky kvality obsah a zaměření prověrek a) kvalifikace a další kompetence interního auditora b) plánování a příprava auditu c) shromáždění, analýza a vyhodnocování získaných informací d) zpracování výsledků auditu ve formě zprávy, předání zprávy auditovanému útvaru e) výhrady auditovaného útvaru ke zjištěním či doporučením uvedeným ve zprávě f) prověření opatření přijatých k odstranění zjištěných nedostatků g) hodnocení ze strany auditovaného útvaru 12

13 a) kvalifikace a další kompetence interního auditora byly znalosti, dovednosti a ostatní schopnosti interního auditora dostatečné k provedení auditu? byl audit proveden nezávisle, objektivně, bez střetu zájmů? byl interní auditor kreativní ve svém přístupu k danému auditu? 13

14 b) plánování a příprava auditu byl stanoven předmět a cíl auditu? bylo provedeno předběžné šetření, včetně vytipování předpokládaných rizik? byl vypracován program auditu a byl tento program doporučen ke schválení vedením interního auditu a byl schválen vedoucím OKO? byl časový prostor využit efektivně v návaznosti na realizaci jiných auditů, vzdělávání a jiné činnosti interního auditora? 14

15 c) shromáždění, analýza a vyhodnocení získaných informací byly použity vhodné postupy, metody a techniky při výkonu auditu? byly získané informace a pracovní materiály dostačující vzhledem k předmětu a cíli auditu? byly pracovní materiály shromážděny a vyhodnoceny tak, aby relevantně prokazovaly analýzu a popis auditních zjištěních a z nich vyplývající doporučení? byly v rámci auditu poskytnuty konzultace, které vedly k odstranění některých negativních skutečností (např. nedostatků formálního charakteru, méně závažných nedostatků) zjištěných při výkonu auditu? 15

16 d) zpracování výsledků auditu ve formě zprávy, předání zprávy auditovanému útvaru byla zpráva zpracována a vydána ve formě stanovené interními normativními akty a organizačními opatřeními vedoucího OKO? byla zjištění a doporučení řádně prověřena vedením interního auditu? byla zpráva schválena vedoucím OKO? byla zpráva předána oprávněnému zástupci auditovaného útvaru po ukončení auditu bez zbytečného odkladu? 16

17 e) výhrady auditovaného útvaru ke zjištěním či doporučením uvedeným ve zprávě byly ve stanovisku auditovaného útvaru ke zprávě uvedeny závažné výhrady k některému zjištěníči doporučení uvedenému ve zprávě? byly výhrady auditovaného útvaru opodstatněné? bylo stanovisko auditorského týmu k výhradám auditovaného útvaru dostatečně zdůvodněno? došlo při projednávání zprávy k zásadní změně nebo vypuštění zjištění či doporučení? 17

18 f) prověření opatření přijatých k odstranění zjištěných nedostatků bylo opatření přijaté k odstranění zjištěných nedostatků prověřeno v souladu s organizačním opatřením vedoucího OKO? byla v návaznosti na přijatá opatření k odstranění zjištěných nedostatků eliminována zejména významná rizika zjištěná v základním auditu? 18

19 g) Hodnocení ze strany auditovaného útvaru Závěry z auditu jsou ověřovány i hodnocením ze strany auditovaného útvaru, a to po projednání zprávy o provedeném auditu. Hodnocení je prováděno formou dotazníku pro hodnocení kvality provedeného auditu. Níže uvádíme výběr otázek uvedených v tomto dotazníku: 1. Postupoval auditorský tým dle Vašeho názoru při provádění auditu kvalifikovaným a profesionálním způsobem? 2. Byly konzultace poskytnuté auditorským týmem v průběhu auditu srozumitelné, dostatečné a pro Vámi řízený útvar přínosné? 3. Vedl provedený audit k minimalizaci příp. odstranění rizik souvisejících s auditovanou oblastí? Pokud ano, tato rizika uveďte. 19

20 1.3 Vlastní realizace prověrek Vlastní realizaci prověrek provádí pracovní skupina ve složení vedoucí oddělení interního, vedoucí referátu interního auditu. Tato pracovní skupina prověří na ukončeném základním a následném auditu kvalitu práce interních auditorů dle výše uvedených kritérií. O výsledku prověření vyhotoví pracovní skupina Zápis pracovní skupiny o prověření kvality interního auditu, ke kterému se vyjádří příslušná vedoucí auditorského týmu. Pracovní skupina předá zápis, včetně případné související dokumentace vedoucímu OKO, který stanoví termín projednání výsledků prověrek. Projednání výsledků prověrek provede pracovní skupina ve složení vedoucí OKO, vedoucí oddělení interního auditu, vedoucí referátu interního auditu. Projednání je přítomen i příslušný auditorský tým. Na závěr jednání je opět vyhotoven zápis a to Zápis komise o vyhodnocení kvality interního auditu. 20

21 1.3 Vlastní realizace prověrek vzor - Zápis komise 21

22 III. Program rozvoje interních auditorů Hodnocení interních auditorů Od roku 2007 probíhala na oddělení interního auditu debata na téma nastavení efektivního sytému hodnocení interních auditorů. Během roku 2008 došlo k průběžnému zavádění systému hodnocení, na kterém se spolupodíleli všichni interní auditoři. Výsledkem této snahy bylo vytvoření dokumentu, který zastřešuje hodnocení interních auditorů. Smyslem hodnocení bylo vytvoření kontinuálního, efektivního a administrativně nenáročného systému hodnocení podporující stanovené cíle oddělení interního auditu a odpovídající jeho potřebám. Důležitou součástí byl i fakt, aby tento vytvářený systém hodnocení byl vnímán interními auditory jako spravedlivý a motivující. Dalším smyslem hodnocení je mimo samotné hodnocení i rozvíjení pracovního potenciálu hodnocených interních auditorů a poskytování zpětné vazby. 22

23 Systém hodnocení oddělení interního auditu 1. Oblasti hodnocení Základními oblastmi hodnocení interních auditorů jsou: - pracovní výkon (znalost pracovní problematiky, kvalita pracovních úkolů, analýze řešení problémů ), - vztah k práci (zájem o práci, ochota podílet se na realizaci mimořádných úkolů, zájem o odborný růst ), - spolupráce (schopnost týmové práce, schopnost delegovat úkoly, komunikace.), - osobní faktory ( kreativita, asertivita, schopnost řešit konflikty a problémy ), - u vedoucích pracovníků jsou hodnoceny i manažerské dovednosti (řízení útvaru, delegování úkolů, komunikace, motivace a vytváření pracovní atmosféry ). 23

24 Systém hodnocení oddělení interního auditu 2. Typy a časové intervaly hodnocení Základní hodnocení probíhá za období jednoho roku tzv. roční hodnocení. Toto období se dále dělí na časové úseky odpovídající přibližně 3 kalendářním měsícům. Za tento časový interval probíhá tzv. periodické hodnocení. V rámci zavedeného systému hodnocení lze považovat za časovou jednotku na nejnižší úrovni období jednoho kalendářního týdne tzv. průběžné neformální hodnocení. 24

25 Systém hodnocení oddělení interního auditu a). Průběžné neformální hodnocení - podkladem pro provedení hodnocení je týdenní report zaměstnance. 25

26 Systém hodnocení oddělení interního auditu b). Periodické hodnocení výstupem hodnocení je příslušný formulář, hodnocení je přítomen celý auditorský tým 26

27 Systém hodnocení oddělení interního auditu c). Roční hodnocení V rámci ročního hodnocení vyplní zúčastněné strany (tj. hodnocený a hodnotitel) příslušné hodnotící dotazníky s využitím sedmibodové hodnotící stupnice. Dotazník pro roční hodnocení je tvořen hodnotícími kritérii, nejlépe vystihujícími konkrétní oblasti hodnocení (viz snímek č. 28). Po vyplnění těchto dotazníků vzniká několikadenní časový prostor pro vzájemnou výměnu dotazníků mezi hodnotitelem a hodnoceným, jejich podrobné nastudování a samotnou přípravu na hodnotící pohovor. Roční hodnotící pohovor probíhá za účasti hodnoceného, vedoucí oddělení (hodnotitel) a vedoucí referátu. Úkolem hodnotitele je shrnout a vzájemně porovnat výsledky hodnocení. Výsledkem pohovoru je pak navržení konkrétních doporučení a cílů pro rozvoj zaměstnance. O ročním hodnotícím pohovoru se pořizuje záznam. 27

28 Systém hodnocení oddělení interního auditu c). Roční hodnocení vzor záznamu 28

29 Systém hodnocení oddělení interního auditu 3. Zpětná vazba zaměstnanců interního auditu vedení interního auditu 29

30 DĚKUJI ZA POZORNOST Ing. Ivana Göttingerová vedoucí oddělení interního auditu Odboru interního auditu a kontroly tel.: gottingerova.ivana@brno.cz