Seminář pro příjemce finanční podpory z II. výzvy OP VK v Jihočeském kraji pro oblasti podpory 1.1, 1.2 a 1.3

Transkript

1 Seminář pro příjemce finanční podpory z II. výzvy OP VK v Jihočeském kraji pro oblasti podpory 1.1, 1.2 a ledna 2010 Krajský úřad Jihočeského kraje Oddělení řízení grantů a projektů 1

2 Obsah semináře 1. Realizace GP 2. Účetnictví projektu 3. Způsob poskytnutí finanční podpory 4. Monitorování projektu 5. Povinné přílohy monitorovací zprávy s ţádostí o platbu 6. Pravidla při výběru dodavatelů 7. Publicita projektu 8. Závěr 2

3 1. Realizace projektu Stěţejním cílem smlouvy je realizovat projekt tak, jak byl schválen v ţádosti, tj. řádně naplňovat klíčové aktivity a monitorovací indikátory Za zahájení realizace GP je povaţováno datum zahájení realizace projektu uvedené ve smlouvě o realizaci GP, nejdříve však datum podpisu Smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK V projektu lze uplatňovat pouze tzv. způsobilé výdaje, které vznikají v průběhu jeho realizace, jak stanovuje smlouva V průběhu realizace projektu můţe dojít k následujícím změnám: Podstatné změny Nepodstatné změny 3

4 1. Realizace projektu Podstatné změny projektu Podstatné změny projektu nesmí být provedeny před jejich schválením poskytovatelem podpory! Navrhovaná podstatná změna projektu musí mít těsnou vazbu na charakter a hlavní cíle projektu! (nejčastějším případem je přesun v rozpočtu mezi kapitolami nad 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou prostředky přesouvány) Schválení nebo neschválení změn proběhne do 30 pracovních dní od předloţení ţádosti v písemné podobě na předepsaném formuláři poskytovateli podpory (změny schvaluje OŘGP) Odsouhlasení změn nesmí proběhnout se zpětnou platností Po odsouhlasení podstatné změny poskytovatelem podpory dojde k uzavření dodatku ke smlouvě Navýšení celkových způsobilých výdajů v rozpočtu projektu není moţné Změny v projektu nesmějí vést ke sníţení počtu monitorovacích indikátorů či jejich kvality 4

5 1. Realizace projektu Nepodstatné změny projektu Nepodstatné změny v projektu nezakládají povinnost schválení ze strany poskytovatele podpory (např. změna adresy, telefonního čísla příjemce podpory apod.) Nepodstatné změny jsou oznamovány v nejbliţší monitorovací zprávě + zdůvodnění proč ke změně došlo, uvedení účinnosti změny a případně doloţení dokumentace, která se k provedené změně váţe Jedna z nejčastěji pouţívaných změn ze strany příjemců je přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami v rozpočtu, kde je nutné dodrţovat maximální výši 15 % původního objemu kapitoly, z níţ jsou finanční prostředky přesouvány 5

6 2. Účetnictví projektu Pro projekt musí být vedeno samostatné účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmu Účetní doklady musí obsahovat všechny poţadované náleţitosti dle zákona o účetnictví Projekt musí být účtován odděleně od ostatních aktivit organizace, např. na zvláštním účetním středisku Touto povinností zaváţe příjemce podpory i případné partnery s finanční účastí na realizaci projektu Účetnictví projektu musí být vedeno v elektronické podobě Všechny faktury v rámci projektu musejí být vystaveny na příjemce podpory 6

7 2. Účetnictví projektu Další náležitosti účetních dokladů Kaţdý účetní doklad musí být označen identifikací projektu např.: Fakturujeme Vám za kancelářské potřeby na základě smlouvy XXXX/2010 ze dne XX.XX.2010 v rámci projektu Škola základ ţivota s reg.č. CZ.1.07/a.b.gg/yy.xxxx Na faktuře musí být uvedeny jednotkové ceny za jednotlivé poloţky, které budouna dokladu rozepsány Faktury na dodávku zboţí nebo sluţeb v hodnotě nad Kč bez DPH musejí být podloţeny písemně uzavřenou smlouvou s dodavatelem a objednávkou U paragonů, jejichţ zaplacení je dokladováno výdajovým pokladním dokladem, bude tento doklad označen názvem a registračním číslem projektu 7

8 3. Způsob poskytnutí finanční podpory Úhrady způsobilých výdajů projektu budou probíhat formou první zálohové platby, dalších průběţných plateb a závěrečné platby První zálohová platba - 25 % způsobilých výdajů projektu - do 30 kalendářních dnů od uzavření smlouvy - bude poskytnuta automaticky, tj. bez poţádání - bude odeslána na projektový účet Průběţné platby - vycházejí ze ţádostí o platby v průběţných MZ - jsou ve výši prokazovaných způsobilých výdajů - do výše 90 % schválených způsobilých výdajů Závěrečná platba - do 30 pracovních dnů od schválení závěrečné zprávy 8

9 4. Monitorování projektu Monitorování je průběţné sledování projektů z hlediska dosahování sledovaných cílů Nástrojem ke sledování jsou tzv. monitorovací zprávy (dále jen MZ) Typy MZ: Průběţná MZ předkládána v průběhu realizace projektu Závěrečná MZ předkládána po ukončení realizace projektu MZ o udrţitelnosti předkládána 1x ročně po dobu 5 let od ukončení realizace projektu 9

10 4. Monitorování projektu Průběžná MZ Průběţné MZ předkládá příjemce poskytovateli podpory NEJMÉNĚ jednou za 3 měsíce od zahájení realizace projektu, vţdy do 30 kalendářních dnů od ukončení monitorovacího období S kaţdou MZ je příjemce povinen předkládat i ţádost o platbu První monitorovací zpráva předkládá se po uplynutí 3 měsíců od začátku realizace projektu, tedy nejpozději 30 kalendářních dnů po uplynutí tohoto období 10

11 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 11

12 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 12

13 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 13

14 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 14

15 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 15

16 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 16

17 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 17

18 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 18

19 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 19

20 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 20

21 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 21

22 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 22

23 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 23

24 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 24

25 4. Monitorování projektu Průběžná MZ 25

26 5. Povinné přílohy MZ s žádostí o platbu V ţádosti o platbu se uvádějí všechny způsobilé výdaje projektu, které příjemce (případně jeho partneři) prokazuje v rámci dané MZ, tedy výdaje, které vznikly v průběhu odpovídajícího monitorovacího období Výše prostředků vyúčtovaných v ţádostech o platbu se můţe maximálně rovnat výši poskytnuté zálohy 26

27 5. Povinné přílohy MZ Příloha č. 1 Monitorovací indikátory - předkládá se v excelové tabulce Příloha č. 2 Přehled uzavřených zadávacích řízení - viz samostatná kapitola č. 7 Příručky pro příjemce Příloha č. 3 a), b) Přehled čerpání veřejných podpor - není relevantní Příloha č. 4 Ţádost o platbu - generuje se z IS Benefit Příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů - předkládá se v excelové tabulce 27

28 5. Povinné přílohy MZ příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů Veškeré výdaje projektu jsou uvedeny v tzv. Soupisce účetních dokladů a jsou doloţeny formou kopií účetních dokladů V soupisce je nutné řadit jednotlivé doklady tak, jak jsou uvedeny ve schváleném rozpočtu a stejně tak je řadit v tištěné podobě Časově se jedná o výdaje vzniklé a uhrazené během sledovaného období, je ovšem moţné zařadit i výdaj vzniklý v předchozím období realizace, pokud nebyl prokazován v předchozích MZ Příjemce, který je plátce DPH uvádí do soupisky částky bez DPH nebo tu část DPH, na kterou není v rámci přijatého plnění nárok na odpočet v souladu se zákonem Příjemce, který není plátce DPH uvádí do soupisky tu částku, kterou si v rámci projektu nárokuje, a to včetně DPH Soupiska musí být podepsána statutárním zástupcem a pracovníkem odpovědným za účetní případy Výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být doloţeno výpisem z projektového účtu, nebo výdajovým pokladním dokladem, pokud je vedena pokladna projektu 28

29 5. Povinné přílohy MZ Příloha č. 6 Kopie účetních dokladů - prosté kopie všech účetních dokladů tak, aby byly jasně čitelné (faktury, paragony atd.) Příloha č. 7 Kopie výpisu z účtu projektu - prostá kopie výpisu bankovního účtu speciálně zřízeného pro projekt, případně jiné doklady prokazující úhradu způsobilých výdajů, např. výdajový pokladní doklad, pokud je vedena pokladna projektu Příloha č. 8 Přehled čerpání způsobilých výdajů - v tomto přehledu jsou sledovány dosud prokázané výdaje (z minulých MZ kumulativně) a aktuálně prokazované výdaje, které jsou řazeny dle jednotlivých kapitol schváleného rozpočtu Příloha č. 9 Přepracovaný rozpočet projektu - v případě změny v rozpočtu je dokládán v nejbližší MZ, v němž jsou již zahrnuty provedené změny. Důvod k těmto přesunům se uvádí do MZ do podstatných či nepodstatných změn 29

30 5. Povinné přílohy MZ Příloha č. 10 Přepracovaný harmonogram projektu - pokud v projektu dochází ke změně harmonogramu Příloha č. 11 Podpisové vzory - pouze k první průběžné zprávě a při každé změně Příloha č. 12 Pracovní výkaz - tzv. timesheet pro dokladování mzdových nákladů (popis činností musí být podrobně zpracován vzhledem ke konkrétním prováděným činnostem) Příloha č. 13 Mzdové výdaje - celkový souhrn způsobilých mzdových výdajů projektu za sledované monitorovací období, dále budou doloženy pracovní smlouvy (HPP, DPP, DPČ), pracovní náplně, výplatní pásky nebo mzdové listy, kopie výpisů účtu (výpisy z projektového/provozního účtu, ve kterém jsou identifikované převody výplat a převody zákonných odvodů a daní, popřípadě výdajové pokladní doklady u mzdy vyplácené v hotovosti) 30

31 5. Povinné přílohy MZ Příloha č. 14 Cestovní výdaje - přehled cestovních náhrad za sledované monitorovací období, budou doloženy kopie cestovních příkazů včetně dokladů o jejich vyúčtování. U soukromých vozidel budou doloženy kopie technického průkazu, kopie účetních dokladů o zaplacení pohonných hmot a dále stručná zpráva ze služební cesty Příloha č. 15 Odpisy - tato příloha je relevantní pouze pro subjekty, které daňově odepisují; způsobilým výdajem jsou v tomto případě odpisy za celou dobu realizace projektu 31

32 5. Povinné přílohy MZ Příloha č. 16 Poţadavek na strukturu zaslané platby Příloha č. 17 Ţádost o schválení podstatných změn Příloha č. 18 Auditorská zpráva - pouze se závěrečnou zprávou pro projekty s celkovými způsobilými výdaji ve výši 3 mil. Kč včetně DPH a více Příloha č. 19 Souhrnné informace o realizaci projektu 32

33 6. Pravidla při výběru dodavatelů Pravidla jsou vymezena dvěma základními dokumenty: - Zákon č. 137/2006Sb., o veřejných zakázkách - Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK Rozdělení veřejných zakázek dle předpokládané hodnoty je podrobně popsáno v Příručce pro příjemce 33

34 6. Pravidla při výběru dodavatelů Veřejné zakázky malého rozsahu V rámci OP VK jsou veřejné zakázky malého rozsahu rozděleny: 1) Kč bez DPH nemusí být prováděno VŘ, stačí zaslat objednávku jednomu dodavateli; není třeba uzavírat písemnou smlouvu, je však nutné postupovat hospodárně (ceny v místě a čase obvyklé) 2) Kč bez DPH k podání nabídky písemně vyzvat alespoň 3 dodavatele, kteří jsou poţadované plnění schopni dodat (příjemce je povinen prokázat odeslání); nutno uzavřít písemnou smlouvu; lhůta pro podání nabídek je 9 kalendářních dní; o výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje pověřená osoba zadavatele, není třeba ustanovovat hodnotící komisi; o provedení výběru musí pověřená osoba sepsat zápis o posouzení a hodnocení nabídek; o výsledku musejí být informováni všichni uchazeči, kteří podali nabídky v řádném termínu a nebyli vyloučeni z účasti na výběrovém řízení (příjemce je povinen prokázat odeslání) 34

35 6. Pravidla při výběru dodavatelů Veřejné zakázky malého rozsahu 3) Kč bez DPH - k podání nabídky písemně vyzvat 5 dodavatelů, kteří jsou poţadované plnění schopni dodat (příjemce je povinen prokázat odeslání); výzvu je nutné zveřejnit na www stránkách Jihočeského kraje; nutno uzavřít písemnou smlouvu; lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší neţ 10 kalendářních dní; zadavatel můţe stanovit, ţe roli komise pro otevírání obálek bude současně plnit hodnotící komise; o výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje hodnotící komise, která má minimálně 3 členy a alespoň jeden ze členů musí mít odbornou kvalifikaci; o provedení výběru musí příjemce sepsat zápis o posouzení a hodnocení nabídek; o výsledku musejí být informováni všichni uchazeči, kteří podali nabídky v řádném termínu a nebyli vyloučeni z účasti na výběrovém řízení (příjemce je povinen prokázat odeslání); výsledky musí být zveřejněny na www stránkách Jihočeského kraje 35

36 7. Publicita projektu Povinná publicita projektu je zakotvena ve Smlouvě o realizaci grantového projektu a v Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 Příjemce je povinen informovat širokou veřejnost i účastníky projektu, ţe projekt je realizovaný v rámci OP VK a je financován z Evropského sociálního fondu Financování projektu z ESF musí být zdůrazněno během všech fází projektu Základem informačních aktivit je uţívání předepsaných log a odkazů Aktivity v souladu s projektovou ţádostí 36

37 7. Publicita programu Povinnosti příjemce Zajistit realizaci informačních a propagačních aktivit na úrovni projektu. Podmínkou je, ţe kaţdý dokument, který souvisí s projektem musí být označen povinnými logy a sdělením (výjimkou jsou jen účetní doklady) Dodrţovat pravidla podle Manuálu vizuální identity OP VK, který specifikuje vzhled a pouţití logolinku OP VK Pravidelně předkládat monitorovací zprávy o průběhu realizace projektu Poskytnout na vyţádání poskytovatele dotace ke zveřejnění informace o průběhu realizace projektu Souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců 37

38 7. Publicita projektu Prvky publicity, základní logolink Loga: Evropského sociální fondu, Evropské unie, Ministerstva školství, mládeţe a tělovýchovy a Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost Loga mají přesně vymezená pravidla pouţití a řazení. Uspořádaná loga dle daných pravidel pak tvoří tzv. logolink. Loga se nepouţívají samostatně, ale vţdy v rámci logolinku Součástí logolinku je i slogan: Investice do rozvoje vzdělávání Základní logolink 38

39 7. Publicita projektu Rozšířený logolink Rozšířený logolink k základnímu logolinku moţno přidat logo příjemce případně logo partnera, NIKOLIV logo projektu!!! Nutné dodrţet nejmenší povolené velikosti log, předepsané barvy, ochranné zóny a další náleţitosti dané v Manuálu vizuální identity OP VK Pozor! vlajku ČR pouţívá na svých materiálech pouze ŘO, nově - logo ZS pouţívá pouze kraj Na černobílých originálech nutno pouţít předepsané inverzní varianty log: 39

40 7. Publicita projektu Zkrácený logolink Na materiálech menšího rozměru lze logolink uvést i bez textů (pozor! u loga EU je text EVROPSKÁ UNIE vţdy) Malé propagační předměty (vizitka, flash disk, tuţky.) zkrácený logolink (moţnost i bez sloganu) Hmotné zařízení a vybavení (vč. publikací, učebnic, ) pořízené z prostředků ESF opatřit např. samolepkou nebo štítkem se základním logolinkem logolink včetně textů u log a sdělení (pokud je samolepka menšího charakteru lze vypustit logo MŠMT) 40

41 7. Publicita projektu Použití prvků publicity Propagační a informační materiály: letáky, plakáty, broţury, školicí materiály, certifikáty, prezenční listiny, příp. vizitky a obálky Propagační předměty: tuţky, bloky,. Mediální výstupy: inzeráty, tiskové zprávy, články, PPT prezentace Internet: webové stránky projektu Hmotné zařízení financované z prostředků ESF Projektová dokumentace: pracovní smlouvy/dohody (pokud to forma dokumentu umoţňuje), výroční a závěrečné zprávy, korespondence, Místnosti/prostory, v nichţ se konají informační akce k OP VK: umístit vlajky EU a ČR, loga EU, ESF, MŠMT, OP VK Označit kancelář uţívanou pro řízení realizace projektu např. cedulka na dveřích 41

42 8. Závěr Shrnutí nejdůležitějších postupů a doporučení: Výběrová řízení pokud nebude v souladu s pravidly, bude celý výdaj nezpůsobilý Publicita - pokud nebude v souladu s pravidly, bude celý výdaj nezpůsobilý Platby z projektového účtu platby mimo tento účet a platby z tohoto účtu nesouvisející s projektem můţe poskytovatel podpory zařadit mezi nezpůsobilé O veškeré podstatné změny v projektu je příjemce povinen písemně zaţádat před jejich uskutečněním Veškeré nepodstatné změny je příjemce povinen uvést v nejbliţší monitorovací zprávě Veškeré dokumenty a formuláře zmíněné v této prezentaci budou k dispozici na v sekci Pro příjemce II. výzva 42

43 Kontaktní osoby Oblast podpory 1.1 Oblast podpory 1.2 a 1.3 Ing. Jana Kostíková Ing. Martin Plucha kostikova@kraj-jihocesky.cz plucha@kraj-jihocesky.cz telefon: telefon: Mgr. Vladimíra Kotenová Bc. Markéta Pavlovská kotenova@kraj-jihocesky.cz pavlovskam@kraj-jihocesky.cz telefon: telefon: Ing. Olga Fraňková frankova@kraj-jihocesky.cz Publicita projektu telefon: Ing. Irena Bigasová Mgr. Eva Kuncipálová bigasova@kraj-jihocesky.cz kuncipalova@kraj-jihocesky.cz telefon: telefon: Ing. Zdeňka Bartošová bartosovaz@kraj-jihocesky.cz telefon: Ing. Martina Bremová bremova@kraj-jihocesky.cz telefon: Ing. Barbora Fuhrmannová fuhrmannova@kraj-jihocesky.cz 43 telefon:

44 Použité zdroje, odkazy: Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK verze 3, účinná od Manuál vizuální identity OP VK, účinný od Prezentace ŘO, Publicita projektu, Mgr. Simona Dvořáčková

45 Děkujeme za pozornost. 45