Kvalifikační řízení na MU příručka k administraci řízení

Transkript

1 Kvalifikační řízení na MU příručka k administraci řízení Aktualizace leden

2 1. SPOLEČNÉ INFORMACE K HABILITAČNÍM ŘÍZENÍM A ŘÍZENÍM KE JMENOVÁNÍM PROFESOREM APLIKACE KVALIFIKACE V INET Založení řízení Zveřejňování údajů o řízeních Kontrola externích členů komise a oponentů Generování návrhů VR na jmenování docentem, resp. na jmenování profesorem MATERIÁLY DODÁVANÉ UCHAZEČI Doklady o dosaženém vysokoškolském vzdělání a o dosažených vědeckých hodnostech Habilitační práce Publikace předložené uchazečem Seznam ohlasů na publikované práce předložené uchazečem Aktualizace podkladů uchazečem PŘEDNÁŠKA PRO ODBORNOU VEŘEJNOST TAJNÉ HLASOVÁNÍ KOMISÍ HABILITAČNÍ ŘÍZENÍ OBSAH HABILITAČNÍHO SPISU OPONENTSKÉ POSUDKY UKONČENÍ ŘÍZENÍ Ukončení řízení zastavením VR MU Ukončení jmenováním Zavedení nového titulu do personálního systému ŘÍZENÍ KE JMENOVÁNÍ PROFESOREM OBSAH JMENOVACÍHO SPISU ZAHÁJENÍ JMENOVACÍHO ŘÍZENÍ Možnost dvojí profesury DOPORUČUJÍCÍ STANOVISKA PROFESORŮ UKONČENÍ ŘÍZENÍ Ukončení řízení zastavením VR MU Ukončení jmenováním Zavedení nového titulu do personálního systému

3 1. Společné informace k habilitačním řízením a řízením ke jmenováním profesorem 1.1 Aplikace Kvalifikace v Inet Níže pouze vybrané informace metodického charakteru, blíže k aplikaci Inet v samostatném manuálu Založení řízení Co nejdříve po zahájení řízení proto referent fakulty vyplní záznam o kvalifikačním řízení uchazeče v Inet MU v sekci Výzkum, v části Kvalifikace - Habilitační a profesorská řízení a dále jej pak udržuje aktualizovaný dle průběhu řízení. Od se veškeré dokumenty habilitačního, resp. jmenovacího spisu vkládají v elektronické podobě přímo do aplikace Kvalifikace v Inet, která je propojena s centrální spisovou evidencí v IS, a stává se tak elektronickým archivem spisu. Při založení nového řízení v Inetu je automaticky vytvořen spis v centrální spisové evidenci IS a příslušné materiály k řízením jsou na dokumentový server přeneseny automaticky po jejich uložení do dokumentů daného řízení v aplikaci v Inet. Dokumenty spisu jsou zpřístupněny účastníkům habilitačního, resp. jmenovacího řízení dle předem definovaných práv. Do elektronického archivu, tj. k danému záznamu řízení v aplikaci Inet, se pod příslušným typem dokumentu ukládají všechny dokumenty spisu podle čl. 2 odst. 3 směrnice. Do elektronického archivu se vkládají scany tištěných dokumentů, tj. vč. podpisů. Pozor: Dle aktuálního právního výkladu nelze zveřejňovat dokumenty související s habilitačním řízením a řízením ke jmenování profesorem včetně podpisů. Proto je třeba do elektronického archivu dotčené dokumenty nahrávat výhradně ve verzi bez podpisů, resp. se začerněnými (nebo jinak zneviditelnými ) podpisy. Toto se týká POUZE dokumentů, které jsou v souladu se směrnicí 7/2017 zveřejňovány, tzn.: 1) oponentské posudky, 2) hodnocení přednášky pro odbornou veřejnost, 3) stanovisko komise. Všechny ostatní dokumenty, týkající se jednotlivých řízení, jsou v aplikaci Inet archivovány s podpisy Zveřejňování údajů o řízeních Vysoká škola má povinnost informovat MŠMT o zahájení, změnách i o výsledcích kvalifikačních řízení. Bezprostředně po založení záznamu o řízení referent fakulty v Inet vyplní také záložku Zveřejňování údajů. Pracovník OAZ je o vyplnění informován automaticky vygenerovanou zprávou a následně zajistí předání potřebných informací MŠMT v požadované struktuře. V případě ukončení řízení zpětvzetím návrhu uchazečem nebo zastavením vědeckou radou fakulty, ale i v případě přerušení řízení (v souvislosti se zánikem platnosti akreditace nebo dle rozhodnutí děkana) referent fakulty neprodleně vyplní informace o ukončení / přerušení řízení v Inet MU a vloží související písemné materiály (oznámení uchazeče o zpětvzetí návrhu, zápis ze zasedání vědecké rady fakulty apod.) do dokumentů spisu v Inet. Pracovník OAZ je v takovém případě informován automaticky vygenerovanou zprávou a zajistí předání potřebných informací MŠMT v požadované struktuře. V případě ukončení řízení jmenováním (u habilitací), resp. návrhem na jmenování VR MU (u profesur), příp. zastavením VR MU (u habilitací i profesur), zpracovává formulář Zveřejnění údajů již pouze pracovník OAZ. 3

4 1.1.3 Kontrola externích členů komise a oponentů Osoby, které jsou v probíhajícím řízení označeny jako "externisté" (plnění podmínek 72 odst. 5, resp. odst. 7, resp. 74 odst. 3 zákona o vysokých školách.), podléhají pravidelné kontrole oproti dalším záznamům v Magionu a o případných změnách ve vztahu k MU (externista vs. zaměstnanec v pracovním poměru či s DPČ) jsou referentky pro kvalifikační řízení na dotčené fakultě informovány automatickým em. Za externistu lze považovat pouze osobu, která v okamžiku jmenování a dále v průběhu její funkce v roli člena (habilitační) komise či oponenta není zaměstnancem MU, tedy která nemá s MU uzavřen pracovněprávní vztah formou pracovního úvazku nebo dohody o provedení pracovní činnosti (DPČ), jak uvádí v čl. 7 odst. 2, resp. čl. 14 odst. 2 směrnice. Nehraje žádnou roli, že osoba s uzavřenou DPČ např. není členem akademické obce, ani co je konkrétním obsahem dané dohody. V případě, že se v průběhu funkce externího člena (habilitační) komise či oponenta dotyčný chystá uzavřít pracovní smlouvu nebo DPČ na MU, měl by o tom zavčas informovat fakultu, aby jej bylo možno nahradit osobou splňující požadavky zákona. V tomto směru by bylo vhodné jmenované akademiky předem instruovat. Dokud fakulta od jmenovaných externistů neobdrží informaci o tom, že se chystají uzavřít na jiných součástech MU pracovní poměr či DPČ, měla by s nimi jako s externími členy komisí v dobré víře nakládat. V případě, že by takové sdělení bylo fakultě zasláno, mělo by dojít k odvolání původního a ke jmenování nového externího člena komise v souladu se směrnicí Generování návrhů VR na jmenování docentem, resp. na jmenování profesorem Návrhy vědecké rady na jmenování se v Inet generují na základě údajů vložených do části "Úprava řízení" a "Návrh na jmenování" a na základě dat uložených v systému Magion. Mezi informace o získaných titulech a vědeckých hodnostech je přitom dle požadavku MŠMT v případě profesorských řízení třeba doplnit i údaje o habilitačním řízení. Návrhy fakultních vědeckých rad na jmenování podepisuje děkan. Informace o termínu konání Vědecké rady MU, na jejímž programu bylo dané řízení projednáno, vč. výsledků hlasování, informace o datu a stavu ukončení řízení (jmenování docentem/profesorem, resp. zastavením Vědeckou radou MU) a informace o datu podpisu rektora vyplňuje v aplikaci pracovník OAZ a generuje výsledný návrh VR MU na jmenování. 1.2 Materiály dodávané uchazeči Pozor: I v případě, kdy uchazeč předloží podklady svázané, musí být jeho podpis alespoň na poslední straně každé jednotlivé přílohy - nepostačuje podpis pouze na poslední straně výsledného dokumentu, neboť do elektronického archivu v Inet musí být doklady vloženy jednotlivě a jako scan tištěného dokumentu, vč. podpisu Doklady o dosaženém vysokoškolském vzdělání a o dosažených vědeckých hodnostech Doklady o dosaženém vysokoškolském vzdělání a o dosažených vědeckých hodnostech (vč. dokladů vydaných MU) musí být doloženy úředně ověřenou kopií (notářskou či matriční), nebo kopií, jejíž shodu s originálem stvrdí referentka svým podpisem a razítkem fakulty (čl. 5 odst. 2 písm. c), resp. čl. 13 odst. 2 písm. d) směrnice) Nostrifikace předchozího studia Pokud uchazeč absolvoval doktorské vzdělání v zahraničí, je třeba, aby měl toto vzdělání úředně uznáno v ČR (nostrifikováno), pokud bilaterální dohody o uznávání rovnocennosti dokladů o vzdělání a dokladů o vědeckých hodnostech a akademických titulech, tzv. ekvivalenční dohody, nestanoví jinak. Nostrifikaci doktorského zahraničního vzdělání zajišťuje Odbor výzkumu RMU, konkrétně Mgr. Markéta Burešová (podrobné info viz 4

5 Pozor: V případě ekvivalenčních dohod platí uznání rovnocennosti dokladů o vzdělání a titulech pouze u těch titulů, které jsou v dohodě konkrétně zmíněny. Pozor: Nostrifikace udělená na Slovensku není postačující, protože platí pouze na území Slovenska, stejně jako nostrifikace udělená v ČR platí pouze u nás. Nostrifikaci bakalářského a magisterského stupně vzdělání absolvovaného v zahraničí není pro účely habilitací a profesur nutné dokládat. Dokládá se pouze v případě, kdy si uchazeč uvádí tyto tituly v podkladech pro dané řízení Kandidát věd, doktor věd Dle posledního vyjádření MŠMT je třeba tituly kandidát věd a doktor věd vnímat jako ostatní vědecké hodnosti, ačkoli se v ČR již neudělují, a proto: 1) zahraniční vědecké hodnosti udělené v zemích, s nimiž ČR je vázána smlouvou o vzájemném uznávání rovnocennosti dokladů o vzdělání a vědeckých hodnostech, se uznávají automaticky za podmínek stanovených konkrétní mezinárodní smlouvou za rovnocenné vědeckým hodnostem kandidát věd či doktor věd udělovaným v ČR a nostrifikace proto není požadována 2) zahraniční vědecké hodnosti udělené v zemích, s nimiž ČR není vázána smlouvou o vzájemném uznávání rovnocennosti dokladů o vzdělání a vědeckých hodnostech, se uznávají podle 89 a 90 zákona o vysokých školách, tj. na základě porovnání udělené zahraniční vědecké hodnosti s akademickým titulem absolventa doktorského studijního programu uskutečňovaného vysokou školou a lze ji uznat za rovnocennou s akademickým titulem doktor uchazeč tedy k diplomu musí doložit osvědčení o rovnocennosti zahraničního diplomu s diplomem absolventa doktorského studijního programu v ČR, které vydá Odbor výzkumu (Mgr. Markéta Burešová) Uvádění českých zkratek zahraničních titulů V případě akademických titulů a hodností získaných v zahraničí je potřeba kontrolovat, zdali si uchazeč uvádí takové znění zkratek titulů a hodností, které mu byly přiznány (pozor na tečky! např. varianty Ph.D., PhD., PhD ). Tzn. zkratka titulu je uvedena na samotném diplomu, nebo se v případě uznání rovnocennosti dosaženého vzdělání na základě ekvivalenčních dohod uzavřených vládou ČR uvádí v samotné dohodě, případně je uvedena v zákonech dané země, kde byl titul získán. Pozor: Uchazeč není oprávněn uvádět si u svého jména jako ekvivalent českou zkratku titulu, i když mu bylo zahraniční vzdělání uznáno za rovnocenné. České akademické tituly a jejich zkratky jsou přiznávány absolventům studia v ČR dle příslušných ustanovení zákona o vysokých školách a nelze je se zahraničními zaměňovat či "překládat" Habilitační práce Pozor: Habilitační práce musí nově vždy obsahovat abstrakt práce, příp. komentář v anglickém jazyce. Abstrakt, resp. komentář může být přímou součástí habilitační práce nebo může být přiložen jako zvláštní dokument (soubor) Publikace předložené uchazečem Za účelem kvalitnějšího posouzení uchazečovy publikační činnosti habilitační, resp. hodnoticí komisí a vědeckou radou fakulty v souladu s čl. 5 odst. 2 písm. e), resp. čl. 13 odst. 2 písm. f) směrnice se doporučuje, aby fakulty od uchazečů žádaly předložení většího množství významných publikací, než je minimální počet uvedený směrnicí, tj. více než jen 3 své původní práce Seznam ohlasů na publikované práce předložené uchazečem V případě zájmu o vypracování citační analýzy je třeba se obracet na Mgr. Michala Petra Petr@rect.muni.cz tel , manažera Odboru výzkumu Rektorátu MU. 5

6 1.2.5 Aktualizace podkladů uchazečem Zůstává na uvážení uchazeče a jeho dohodě s fakultou, zda zaktualizuje celou přílohu nebo doloží jen aktualizované body záleží především na rozsahu a povaze změn. Pokud např. pouze přibydou nové citace, bude pravděpodobně dostačující doplnit jejich výčet v příloze 6 a zaktualizovat příslušnou tabulku v příloze 7. Pokud však uchazeč opravuje nalezené nesrovnalosti, tj. někde v dokumentu něco přibyde, jinde ubyde, bude vhodnější zaktualizovat celou přílohu tak, aby bylo i po aktualizaci jasně patrné, co uchazeč vykazuje. Každý aktualizovaný doklad musí obsahovat aktuální datum a podpis uchazeče a je předkládán také v elektronické verzi formou elektronického obrazu (scanu) podepsaného dokumentu (čl. 5 odst. 5 směrnice). Elektronickou verzi aktualizovaného dokumentu je pak nutné vložit do elektronického spisu v Inet. 1.3 Přednáška pro odbornou veřejnost Přednáška pro odbornou veřejnost se může konat i mimo fakultu, na které probíhá habilitační, resp. profesorské řízení, avšak pouze tehdy, budou-li dodrženy podmínky stanovené čl. 7 odst. 9, resp. čl. 14 odst. 6 směrnice. Pozor: Přednášku pro odbornou veřejnost nelze zaměnit ani spojit s přednáškou, která se koná na veřejném zasedání vědecké rady fakulty při projednávání daného návrhu na jmenování. 1.4 Tajné hlasování komisí Sdělování výsledků tajného hlasování v případě habilitačních a profesorských řízení je zcela na zvyklosti dané fakulty či univerzity (zákon blíže nespecifikuje). Je možno informovat jak o přesném počtu hlasů, tak pouze o tom, zdali byl či nebyl uchazeč navržen na jmenování. Tajné hlasování je možné uskutečnit také elektronicky pouze však za předpokladu, že členem komise je osoba ze zahraničí (blíže viz směrnici). Elektronické hlasování je možné uskutečnit výhradně v tomu určené aplikaci Kvalifikace v Inet. Externí členové komisí, kteří nedisponují primárním heslem, přistupují k hlasování prostřednictvím jedinečného odkazu, pod kterým bude nejprve jejich identita ověřena zadáním data narození, které musí korespondovat s datem, jež bylo zadáno při zavádění osoby do personálního systému. Je proto třeba dbát na zadávání správného data narození členů komisí. V případě elektronického hlasování stanovisko komise podepisuje pouze její předseda. 2. Habilitační řízení 2.1 Obsah habilitačního spisu Habilitační spisy, které jsou zasílány na OAZ, musí obsahovat dokumenty dle čl. 2 odst. 3 směrnice. Na OAZ je za účelem archivace třeba dodat navíc v kopii nebo ve druhém originále: 1x Hodnocení přednášky pro odbornou veřejnost, 1x Stanovisko habilitační komise k návrhu na jmenování docentem, 1x Návrh vědecké rady fakulty na jmenování docentem. Na OAZ se nezasílá výtisk habilitační práce ani výtisky 3 nejvýznamnějších publikací předložených uchazečem. Nezasílá se ani elektronická verze dokumentů na CD. V případě zvláštní potřeby si tyto materiály vyžádá pracovník OAZ. Pro kontrolu spisu před odesláním na OAZ doporučujeme využít pomocnou tabulku umístěnou na dokumentovém serveru IS MU. 6

7 2.2 Oponentské posudky V oponentských posudcích na habilitační práce je potřeba uvádět požadované informace dle vzoru v příloze č. 11 směrnice, přičemž mohou být zpracovány i v jiné grafické podobě než doporučený vzor, musí však v každém případě obsahovat požadované informace tj. musí být především patrné kdo, z jaké instituce píše posudek na jakou a čí práci. Oponentské posudky také musí obsahovat výslovný závěr dle čl. 7 odst. 8 směrnice. Oponentské posudky musí být v habilitačním spisu založeny v originálním znění. Možnost založit jen kopii posudku je akceptována pouze v odůvodněných případech u zahraničních oponentů. 2.3 Ukončení řízení Způsoby ukončení řízení specifikuje čl. 9 odst. 1 5 směrnice. Řízení nelze v žádném případě anulovat Ukončení řízení zastavením VR MU V případě, že rektor neschválí návrh na jmenování uchazeče docentem, předkládá návrh k projednání Vědecké radě MU. Pakliže návrh neschválí ani VR MU, habilitační řízení se zastavuje. Uchazeč je o této skutečnosti informován ze strany OAZ dopisem. Uchazeči jsou ze strany OAZ vráceny materiály, které doložil s návrhem na zahájení řízení a na fakultu jsou vráceny ostatní dokumenty spisu (posudky, zápisy, návrhy apod.) Ukončení jmenováním Datum ukončení habilitačního řízení jmenováním, resp. datum účinnosti jmenování uchazeče docentem je vždy k 1. dni měsíce, který následuje po měsíci, ve kterém je jmenovací dekret rektorem podepsán (tzn. pakliže rektor podepíše dekret v dubnu, uchazeč je jmenován s účinností k 1. květnu). Jmenovací dekret je uchazeči předáván na slavnostní ceremonii, která se koná zpravidla 4x ročně, vždy 2x v podzimním a 2x v jarním semestru. Pozvánku na promoci uchazeč obdrží vždy nejpozději 3 týdny před jejím konáním z OAZ, který promoci organizačně zajišťuje. Po úspěšně ukončeném habilitačním řízení je spis, vč. kopie jmenovacího dekretu, vrácen zpět na fakultu Zavedení nového titulu do personálního systému Nově získaný titul docent zavádí do informačních systémů univerzity pracovník personálního oddělení fakulty, a to na základě předložení kopie jmenovacího dekretu. Kopii, resp. scan jmenovacího dekretu zasílá uchazeči em pracovník OAZ, a to po podpisu dekretu rektorem. U externích uchazečů (neaktivních na MU) zavádí nově získaný titul do personálního systému pracovník OAZ. 3. Řízení ke jmenování profesorem 3.1 Obsah jmenovacího spisu Jmenovací spisy, které jsou zasílány na OAZ, musí obsahovat dokumenty dle čl. 2 odst. 3 směrnice. Na OAZ je za účelem zasílání podkladů ministrovi dle požadavků MŠMT třeba dodat kromě originálu navíc v kopii nebo ve druhém, případně třetím originále: 2x Stanovisko komise k návrhu na jmenování profesorem, 2x Životopis, 1x Doklady osvědčující pedagogickou praxi, 1x Seznam odborných, vědeckých a uměleckých prací. 7

8 Návrh vědecké rady fakulty na jmenování uchazeče profesorem vygenerovaný z Inet MU se na OAZ v tištěné podobě s podpisem děkana zasílá pouze jednou, a to - dle požadavků MŠMT - s textem v rozsahu maximálně dvou stran. Na OAZ se nezasílají výtisky 3 nejvýznamnějších publikací předložené uchazečem. Nezasílá se ani elektronická verze dokumentů na CD. V případě zvláštní potřeby si tyto materiály vyžádá pracovník OAZ. Pro kontrolu spisu před odesláním na OAZ doporučujeme využít pomocnou tabulku umístěnou na dokumentovém serveru IS MU. Návrh Vědecké rady MU na jmenování profesorem vygeneruje a na MŠMT zasílá pracovník OAZ. 3.2 Zahájení jmenovacího řízení Žádná minimální doba, která by měla uplynout mezi úspěšně ukončeným habilitačním řízením a podaným návrhem na zahájení jmenovacího řízení nikde stanovena není. Předpokládá se, že uchazeč o jmenovací řízení je význačnou a uznávanou vědeckou nebo uměleckou osobností ve svém oboru, jak je uvedeno v ZVŠ. Pokud uchazeč splňuje všechny požadavky zákona a směrnice pro podání návrhu, pak tak samozřejmě může učinit v momentě, kdy to uzná za vhodné. Posouzení jeho pedagogické a vědecké kvalifikace potom již záleží na komisi, VR fakulty a VR MU. Předpokladem k zahájení řízení je předchozí jmenování docentem na základě habilitačního řízení, pokud jeho součástí bylo předložení habilitační práce. Řízení ke jmenování profesorem může zahájit pouze osoba, která se habilitovala dle českého práva (zákona o vysokých školách). Ostatní osoby mohou zahájit řízení pouze po splnění zákonné výjimky dle 74 odst. 1 zákona o vysokých školách: Ve výjimečných případech, kdy je na profesora navrhován někdo, kdo již je profesorem na renomované vysoké škole v zahraničí, může rektor na návrh vědecké rady vysoké školy předchozí jmenování docentem jako předpoklad k zahájení řízení ke jmenování profesorem prominout. Podrobnosti k udílení této výjimky viz čl. 12 odst. 3 směrnice. V souladu s čl. 12 odst. 2 směrnice v případě nejasné příbuznosti oboru uchazečovy docentury s oborem řízení ke jmenování profesorem nejprve VR fakulty přezkoumá obsahovou příbuznost oborů. Pokud obory příbuzné nejsou, děkan řízení zastaví Možnost dvojí profesury Možnost zahájení druhého jmenovacího řízení v případě, že má uchazeč docenturu pouze v jednom oboru, není vyloučena. Schválení zahájení druhého jmenovacího řízení akreditovaného oboru spadá do kompetence vysoké školy, přičemž vědecká rada fakulty přezkoumá obsahovou příbuznost navrhovaného oboru. V případě druhého návrhu na jmenovací řízení, vědecká rada fakulty nejprve posoudí, že se jedná o obsahově příbuzný obor s oborem dosažené uchazečovy docentury. Je-li tomu tak, uchazeč může absolvovat druhé jmenovací řízení. Pokud obor dalšího jmenovacího řízení není obsahově příbuzný oboru dosažené docentury, měl by uchazeč nejprve získat habilitaci v daném oboru. 3.3 Doporučující stanoviska profesorů Doporučující stanoviska profesorů v případě profesorského řízení je potřeba do spisu zakládat v originálním znění. Pouze ve výjimečných odůvodněných případech, kdy např. originál stanoviska nelze zaslat poštou, může být ve spise založena jeho prostá kopie (např. vytištěná *.pdf verze dokumentu - v tom případě je vhodné přiložit výtisk u, ve kterém daný hodnotitel své stanovisko posílá). 8

9 Doporučující stanoviska by měla obsahovat takové informace, aby z nich bylo především patrné kdo, z jaké instituce píše posudek na kterého uchazeče. Další předepsaná grafická podoba doporučujícího stanoviska není stanovena. V případě doporučujících stanovisek profesorů, která jsou psána v jiném než anglickém jazyce, je nutné rovněž doložit jejich úředně ověřený překlad do anglického jazyka (viz čl. 13 odst. 2 písm. a) směrnice). 3.4 Ukončení řízení Způsoby ukončení řízení specifikuje čl. 17 odst. 1 5 směrnice. Řízení nelze v žádném případě anulovat Ukončení řízení zastavením VR MU V případě, že VR MU neschválí návrh na jmenování uchazeče profesorem, jmenovací řízení se zastavuje. Uchazeč je o této skutečnosti informován přímo na zasedání VR MU. Veškeré doklady podle čl. 13 odst. 2 a 4 směrnice se vrátí uchazeči. V elektronické podobě zůstávají dokumenty archivovány v příslušné databázi Inet MU Ukončení jmenováním V případě schválení návrhu na jmenování uchazeče profesorem VR MU postupuje pracovník OAZ návrh na jmenování ministrovi školství. MŠMT následně komunikuje s pracovníkem OAZ v souvislosti s předáváním informací pro budoucí nově jmenované profesory o podpisu jmenovacích dekretů a konání slavnostní ceremonie, na níž jsou dekrety předávány. Informace o jmenování a konání ceremonie, vč. veškerých organizačních záležitostí předává nově jmenovaným profesorům pracovník OAZ. Slavnostní ceremonie k příležitosti předání jmenovacích dekretů se koná zpravidla 2x ročně (obvykle v červnu a prosinci). Spis jmenovacího řízení zůstává k archivaci na OAZ Zavedení nového titulu do personálního systému Nově získaný titul profesor zavádí do informačních systémů univerzity pracovník personálního oddělení fakulty, a to na základě žádosti nově jmenovaného profesora a po předložení kopie jmenovacího dekretu. Vzhledem k tomu, že účinnost jmenování uchazeče profesorem nastává dnem podpisu jmenovacího dekretu prezidentem republiky, ale jmenovací dekret je uchazečům předáván na slavnostní ceremonii, která se může konat až několik týdnů poté, může být titul profesor zadán do personálního systému na základě sdělení MŠMT o podepsání jmenovacích dekretů prezidentem republiky, pakliže to fakulta takto uzná za vhodné. Toto sdělení MŠMT přeposílá pracovník OAZ fakultním pracovníkům zodpovědným za oblast habilitací a profesur. V případě, že fakulta zvolí tento postup, je třeba zabezpečit, aby byla kopie jmenovacího dekretu do personálního spisu nově jmenovaného profesora dodána neprodleně po jeho převzetí. U externích uchazečů zavádí nově získaný titul do personálního systému pracovník OAZ. 9