Jak na spolkový rejstřík

Transkript

1 Jaroslav Benák David Zahumenský Jste jedním z 60 tisíců existujících spolků, dříve občanských sdružení? Publikace vás provede procesem nutného zápisu do spolkového rejstříku, který musí do konce roku 2016 provést všechny organizace, které měly dříve právní formu občanského sdružení. Naleznete informace o tom, jaké podklady je třeba připravit (včetně vzorů základních listin), jak vyplnit interaktivní formulář (včetně detailního návodu) a jak postupovat při komunikaci s rejstříkovým soudem. Autoři jsou právníci s rozsáhlými zkušenostmi z neziskového sektoru. Publikace se věnuje také prvozápisu nového spolku, naleznete zde i informace k přeměně, kdy se spolek mění na ústav či sociální družstvo. Jaroslav Benák David Zahumenský Mgr. David Zahumenský působí jako advokát, věnuje se mimo jiné problematice práva neziskových organizací či ústavnímu právu. Pravidelně pomáhá zakládat spolky či ústavy a řeší právní otázky spojené s jejich fungováním. Vystudoval Právnickou fakultu Masarykovy univerzity a dále absolvoval v rámci prestižního IVLP programu organizovaném vládou USA třítýdenní stáž v USA, která byla zaměřena na management neziskového sektoru. Několik let působil jako předseda Ligy lidských práv a člen správní rady Pro bono aliance. Zde nasbíral praktické zkušenosti s fungováním občanských sdružení (dnes spolků). Problematice neziskového sektoru se v letech věnoval také jako člen Rady vlády pro nestátní neziskové organizace, působil rovněž ve Výboru pro lidská práva a biomedicínu. Jak na spolkový rejstřík Mgr. Bc. Jaroslav Benák, Ph.D. vystudoval Právnickou a Ekonomicko-správní fakultu Masarykovy univerzity. V současnosti je odborným asistentem na katedře ústavního práva a politologie Právnické fakulty MU. V minulosti působil též jako výzkumný pracovník v Centru pro výzkum neziskového sektoru. S neziskovými organizacemi má i řadu praktických zkušeností. Od roku 2004 působí v různých funkcích ve sportovních spolcích. Je mezinárodním rozhodčím šachu, členem komise rozhodčích Šachového svazu ČR a v letech 2011 až 2012 byl členem Výkonného výboru Šachového svazu ČR. Od roku 2013 přednáší spolkové právo na akcích pro mateřská centra, místní akční skupiny a další spolky. Pravidelně publikuje odborné i popularizační texty. Jak na spolkový rejstřík ISBN Grada Publishing, a.s., U Průhonu 22, Praha 7 tel.: , fax: info@grada.cz, - prvozápis nového spolku - změna údajů dřívějších občanských sdružení - zápis pobočného spolku - zápis přeměny a likvidace spolku - vzory příloh a vyplněných formulářů

2

3 Jak na spolkový rejstřík Jaroslav Benák David Zahumenský

4 Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Edice Právo pro praxi Mgr. Bc. Jaroslav Benák, Ph.D., Mgr. David Zahumenský Jak na spolkový rejstřík Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7, jako svou publikaci Realizace obálky Michal Němec Sazba Antonín Plicka Odpovědná redaktorka Ing. Michaela Průšová Počet stran 144 První vydání, Praha 2015 Vytiskla tiskárna Printo, spol. s r. o., Ostrava-Poruba Grada Publishing, a.s., 2015 ISBN (epub) ISBN (pdf) ISBN (print) GRADA Publishing: tel , fax ,

5 Obsah 1. Úvodem Předmluva Jak pracovat s knížkou? Seznam zkratek ČÁST PRVNÍ OBECNÉ OTÁZKY 2. Co je spolkový rejstřík? Proč už nás neeviduje ministerstvo vnitra? Veřejný rejstřík Rejstříkový soud Soudní poplatek Princip formální a materiální publicity Formální publicita Materiální publicita Co se zapisuje a jak to doložit? Ověřování podpisů Na co potřebuji ověřený podpis? Jak získám ověřený podpis? Kolik to bude stát? Jak se provádí zápis do rejstříku? Kde najdu formulář? Inteligentní formulář Vyplňování formuláře Obecné rady k vyplňování formuláře Vyplňování předmětné části Vyplňování závěrečné části Vytvoření podání Doručení návrhu k soudu Návratový kód Co je návratový kód? Použití návratového kódu

6 8. Komunikace se soudem Obecně k rejstříkovému řízení Podání návrhu nesprávnému soudu Výzva k zaplacení soudního poplatku Výzva k doplnění podkladů pro zápis Usnesení o odmítnutí návrhu na zápis spolku Usnesení o zamítnutí návrhu na zápis spolku Usnesení o zápisu skutečností do spolkového rejstříku Granty a dotace Jaké dopady má existence nové právní úpravy? Příklady z praxe poskytovatelů dotací ČÁST DRUHÁ JEDNOTLIVÉ TYPY NÁVRHŮ 10. Prvozápis spolku Co je potřeba na prvozápis spolku? Jak vyplnit formulář? Výběr formuláře Vyplňování předmětné části Vyplnění závěrečné části a odeslání návrhu soudu Zápis změny údajů Lhůta pro bývalá občanská sdružení Chybně převedené informace od Ministerstva vnitra ČR Co potřebuji pro změnu údajů v rejstříku? Jak se to dělá? Výběr formuláře Změna názvu Změna sídla Zápis člena orgánu Změna účelu Závěrečná část formuláře a doručení soudu Kolik to bude stát? Kdy se nové údaje objeví v rejstříku? Sankce za porušení povinnosti doložit rejstříkovému soudu změny skutečností

7 12. Zápis pobočného spolku Co je pobočný spolek? K čemu je to dobré? Jak založit pobočný spolek? Co potřebuji na zápis pobočného spolku do rejstříku? Jak vyplnit formulář Výběr formuláře Vyplňování předmětné části Vyplnění závěrečné části a odeslání návrhu soudu Přeměny spolku: fúze, rozdělení a změna právní formy Fúze spolků Rozdělení spolků Změna právní formy spolku Podrobný návod na vyplnění inteligentního formuláře (změna právní formy spolku na ústav) Volba příslušného formuláře Vyplnění předmětné části Závěrečná část Finalizace a odeslání návrhu Likvidace a výmaz spolku z rejstříku Likvidace spolku Výmaz spolku z rejstříku Sbírka listin Praktické pokyny k založení dokumentu do sbírky listin ČÁST TŘETÍ POMOCNÉ MATERIÁLY 16. Checklisty kontrolní seznamy Než začnete vyplňovat formulář Než odešlete návrh soudu Bývalé občanské sdružení Změna jednotlivého údaje v existujícím spolku Prvozápis Zápis pobočného spolku Prameny

8 18. Vzory Vzor č. 1: Souhlas vlastníka s umístěním sídla spolku Vzor č. 2: Prohlášení statutárního zástupce předsedy (fyzická osoba) Vzor č. 3: Prohlášení statutárního zástupce člena výboru (právnická osoba) Vzor č. 4: Prohlášení zástupce člena orgánu (právnické osoby) Vzor č. 5: Vzdání se práva na odvolání Vzor č. 6: Stanovy spolku Vzor č. 7: Zápis z ustavující schůze spolku Vzor č. 8: Listina přítomných na ustavující schůzi spolku

9 Úvodem 9 1. Úvodem 1.1 Předmluva Vážení čtenáři, publikace, kterou otevíráte, si klade za cíl být praktickou příručkou pro všechny, kteří přicházejí do styku se spolkovým rejstříkem. Nenajdete zde právní teorie. Naopak jsme se snažili zahrnout praktické tipy a návody, jak konkrétně v určitých situacích postupovat. Jak ale vlastně došlo k tomu, že máme spolkový rejstřík? Pád komunismu v roce 1989 nastartoval společenské změny, v rámci kterých bylo zapotřebí upravit vznik neziskových organizací. Proto byl již v roce 1990 přijat zákon č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů, jako nástroj pro výkon práva jednotlivců svobodně se sdružovat. Tato právní úprava byla značně neformální, což nepochybně pomohlo rychlému nárůstu počtu občanských sdružení (v roce 1996 jich již bylo 27 tisíc, na konci roku 2013 pak, společně s organizačními složkami, 113 tisíc). Zakládání a fungování občanských sdružení bylo v podstatě cíleně podregulováno, což usnadňovalo zakládání nových neziskových organizací, ale vnášelo také řadu problémů. Jedním z často vypočítávaných nedostatků pak byla neexistence veřejného rejstříku. Občanská sdružení byla evidována pouze u ministerstva vnitra a jeho rejstřík byl neveřejný. Tato skutečnost rozhodně nepomáhala transparentnosti neziskového sektoru, vedla ale také k praktickým problémům v občanskoprávních vztazích. Pro třetí osoby bylo mnohdy obtížné, ne-li nemožné, získat oficiální informace o daném občanském sdružení (například o osobě oprávněné za sdružení jednat). Prakticky záviselo pouze na samotném občanském sdružení, jaké informace se o sobě rozhodne zveřejnit. Nová právní úprava účinná od výše uvedené změnila. Spolky (dřívější občanská sdružení) jsou nyní zrovnoprávněny s dalšími právnickými osobami v tom, že jsou vedeny v rejstříku, o který se stará krajský soud. Nepochybně došlo ve srovnání s předchozí úpravou ke zvýšení administrativní náročnosti. To je ovšem nutná daň za vyšší transparentnost a právní jistotu třetích osob. Věříme, že tato publikace pomůže při překonávání úvodních problémů, se kterými se spolky musejí naučit vypořádat. V Brně dne Autoři

10 10 Jak na spolkový rejstřík 1.2 Jak pracovat s knížkou? Tato publikace je určena v prvé řadě spolkům a jejich funkcionářům. Nepředpokládáme, že čtenáři publikace mají právnické vzdělání. Navíc jsme přesvědčeni, že ani není třeba, aby ten, kdo usiluje o provedení zápisu do spolkového rejstříku, byl vystudovaným právníkem. V některých případech (typicky u fúzí a rozdělení spolků) je situace ovšem natolik složitá, že bez včasného zapojení advokáta může nastat řada problémů a výsledek nakonec nemusí odpovídat původním představám. Ve všech případech, kdy se domníváme, že je vhodné, či dokonce nutné oslovit advokáta (respektive notáře či jiného právního profesionála), je to v knize jasně uvedeno. Nepředpokládáme, že někdo bude číst knížku celou od začátku až do konce, aby si udělal lepší představu, jak funguje spolkový rejstřík. Očekáváme, že jste po této publikaci sáhli proto, že máte konkrétní problém, který potřebujete vyřešit. Tomu odpovídá členění publikace. Stěžejní kapitoly se věnují nejčastějším úkonům, které je třeba vyřídit v souvislosti se spolkovým rejstříkem. V úvodních a závěrečných kapitolách najdete jen věci, které jsou společné pro všechny typy řízení, a v případě, že nějakou informaci odsud budete potřebovat, vedou sem odkazy z jednotlivých stěžejních kapitol. V klíčových kapitolách postupně probíráme prvozápis (tedy vznik nového spolku), zápis změny údajů (který musí provést všechna bývalá občanská sdružení, ale který budou při změně sídla či dalších skutečností provádět všechny spolky), zápis přeměny (kterou může být fúze, rozdělení nebo změna právní formy na ústav či sociální družstvo), zápis pobočného spolku, vložení dokumentu do sbírky listin a likvidaci spolku. V každé kapitole se dozvíte, jaké podklady si máte připravit a jak vyplnit příslušný formulář. V kapitole najdete rovněž odkazy na vzory různých dokumentů, které jsou pro daný úkon zpravidla potřeba. Na konci knížky najdete kapitolu věnovanou checklistům, tedy kontrolním seznamům. Zde si ověříte, zda máte k dispozici vše potřebné a na nic jste nezapomněli. Pokud knížku berete do ruky v situaci, kdy se domníváte, že už máte všechno nebo skoro všechno hotové, doporučujeme začít právě od tohoto checklistu. Přílohy knížky by vám pak měly pomoci se zpracováním častých podkladů (které přikládáte k návrhu na zápis do rejstříku) a dalších dokumentů. Záměrně knížka neobsahuje rozsáhlé pasáže s okopírovaným textem zákonů. Takové pasáže by totiž jen zvyšovaly výslednou cenu publikace kvůli něčemu, co si můžete zdarma přečíst jinde. Pokud nemáte přístup k právním informačním systémům, můžete si text zákona opatřit i zdarma na internetu, například na adrese

11 Úvodem Seznam zkratek Pro citované právní předpisy a pro další často užívané pojmy budeme v publikaci používat tyto zkratky: OSŘ = zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád OZ = zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník RejZ = zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob MVČR = Ministerstvo vnitra České republiky

12

13 ČÁST PRVNÍ OBECNÉ OTÁZKY

14

15 Co je spolkový rejstřík? Proč už nás neeviduje ministerstvo vnitra? Co je spolkový rejstřík? Proč už nás neeviduje ministerstvo vnitra? Jedním z cílů rekodifikace soukromého práva bylo sjednocení evidence různých právních forem právnických osob. 1 Spolky se tak nově evidují ve spolkovém rejstříku. Týká se to nejen nově vznikajících spolků, ale též těch organizací, které byly dříve občanskými sdruženími a od účinnosti občanského zákoníku se staly spolkem. Jedním z uváděných motivů, proč bylo rozhodnuto, že se nový režim (tj. zápis do veřejného rejstříku) bude vztahovat i na spolky, bývají i špatné zkušenosti konkrétních spolků s rozhodováním ministerstva při vyřizování této agendy. 2 Setkáme se i s názory, že zavedením evidence ve spolkovém rejstříku bude posílena transparentnost neziskových organizací a tím se zároveň zvýší jejich atraktivita pro soukromé dárce. Od evidence, kterou dříve vedlo ministerstvo vnitra, se spolkový rejstřík liší v několika ohledech, které postupně rozebereme. Z komentáře bude zřejmé, že touto změnou získaly spolky některé výhody. Ty ovšem budou vykoupeny rovněž jistými nevýhodami, které s předchozím řešením spojeny nebyly. 2.1 Veřejný rejstřík Hlavní výhodou spolkového rejstříku je, že jde o veřejný rejstřík, tedy o veřejně dostupný zdroj informací o spolku. Dosud bylo při řadě právních jednání nutné prokazovat, že spolek vůbec existuje, kde sídlí a že za něj může jednat konkrétní osoba, která přišla právní jednání učinit. Pro založení bankovního účtu tak bylo zpravidla zapotřebí donést originál stanov s registračním razítkem ministerstva vnitra (velkou nepříjemností bylo, pokud se povedlo organizaci tento originál stanov ztratit), zápis z členské schůze, která zvolila 1 Toto sjednocení nebylo úplné. Mimo veřejné rejstříky jsou stále evidovány například politické strany, církve a náboženské společnosti či veřejné výzkumné instituce. 2 Srov. BENÁK, Jaroslav. Dopad účinnosti NOZ na občanská sdružení. Časopis pro právní vědu a praxi, Brno: Masarykova univerzita, 2013, roč. 21, č. 3, s. 337.

16 16 Jak na spolkový rejstřík spolkové orgány, a učinit čestné prohlášení, že složení orgánu se nezměnilo oproti předloženému zápisu. Nově všechny tyto skutečnosti bude moci každý ověřit online v rejstříku. Každý, kdo uvažuje, že by uzavřel smlouvu s nějakým spolkem, se může na internetu podívat, jak se spolek jmenuje, jak dlouho existuje, čemu se věnuje. Může si stáhnout jeho stanovy (a podívat se, jak vypadá vnitřní organizační struktura, a zejména, kdo rozhoduje o těch otázkách, kterých by se měla zamýšlená smlouva týkat). A především v rejstříku uvidí, které osoby jsou oprávněny spolek zastupovat a jak to dělají, například zda je třeba k platnosti smlouvy podpis dvou členů statutárního orgánu, nebo zda musí předseda vždy používat razítko. Vedle možnosti se na vše online podívat, je také možné si z internetu stáhnout výpis z veřejného rejstříku, jenž bude digitálně podepsán. V takovém případě už nemusíte chodit na Czech POINT pro papírový výpis. 3 Pokud čtete tuto knihu, pravděpodobně je pro vás aktuálně spolkový rejstřík zdrojem nepříjemností. Nejspíš ho vnímáte jako obtěžování ze strany státu a zbytečnou povinnost navíc oproti minulosti. Až tyto povinnosti zvládnete, stane se rejstřík vaším spojencem. V budoucnu vám pak ušetří řadu starostí (nebudete už muset opatrovat jediný originál stanov s razítkem ) a zjednoduší uzavírání smluv. 2.2 Rejstříkový soud Spolkový rejstřík vedou rejstříkové soudy. Jde o krajské soudy, jejichž příslušnost se posuzuje podle místa sídla spolku. Pokud si nejste jisti, do obvodu kterého krajského soudu daná obec spadá, můžete využít vyhledávač na webu Přehled rejstříkových soudů je v tabulce na následující straně. 4 3 Digitálně podepsaný výpis slouží pro elektronickou komunikaci (typicky pro e mail nebo datovou schránku). Pokud budete potřebovat něco doložit papírovým výpisem, nestačí elektronický výpis vytisknout. Tím by se totiž ztratil digitální podpis. V takových případech bude třeba buď provést autorizovanou konverzi digitálně podepsaného dokumentu, nebo požádat o papírový výpis. 4 Tabulka je dostupná také online na webové stránce

17 Co je spolkový rejstřík? Proč už nás neeviduje ministerstvo vnitra? 17 V rámci těchto soudů agendu spolkového rejstříku zpravidla vyřizují asistenti soudců a vyšší soudní úředníci, kteří obvykle mají na starosti nejen spolkový rejstřík, ale též rejstřík obchodní (do něhož se zapisují obchodní společnosti a družstva) či nadační rejstřík. Rejstříkový soud Adresa Kontakty Městský soud v Praze Krajský soud v Českých Budějovicích Krajský soud v Plzni Krajský soud v Ústí nad Labem Krajský soud v Hradci Králové Krajský soud v Brně Krajský soud v Ostravě Praha, Slezská 2000/9, PSČ České Budějovice, Zátkovo nábřeží 10/2, PSČ Plzeň, Veleslavínova 21/40, PSČ Ústí nad Labem, Národního odboje 1274/26, PSČ Krajský soud v Ústí nad Labem pobočka v Liberci Liberec, U Soudu 540/3, PSČ Hradec Králové, Československé armády 218/57, PSČ Krajský soud v Hradci Králové pobočka v Pardubicích Pardubice, Sukova třída 1556, PSČ Brno, Husova 353/15, PSČ Ostrava, Havlíčkovo nábřeží 1835/34, PSČ Krajský soud v Ostravě pobočka v Olomouci Olomouc, Studentská 1187/7, PSČ OR@msoud.pha.justice.cz Tel.: podatelna@ksoud.cbu.justice.cz Tel.: podatelna@ksoud.plz.justice.cz sbirkalistin@ksoud.plz.justice.cz Tel.: podatelna@ksoud.unl.justice.cz Tel.: ústředna podatelna@ksoud.lbc.justice.cz Tel.: orpodatelna@ksoud.hrk.justice.cz Tel.: ústředna orpodatelna@ksoud.pce.justice.cz podatelna@ksoud.brn.justice.cz Tel.: ústředna podatelna@ksoud.ova.justice.cz Tel.: podatelna@ksoud.olc.justice.cz

18 18 Jak na spolkový rejstřík * Nevýhodou tohoto řešení, kdy je agenda svěřena více orgánům, rozděleným podle místní příslušnosti, může být, že různé soudy některé otázky mohou posuzovat rozdílně. Všechny soudy samozřejmě postupují podle téhož zákona, jsou v něm však otázky, kde existuje určitý prostor pro uvážení. Například když soud posuzuje, zda je navrhovaný název spolku zaměnitelný s názvem jiné již existující právnické osoby. Přechodem evidence z ministerstva vnitra k rejstříkovým soudům se také změnila pravidla, podle nichž registrátor postupuje, stejně tak opravné prostředky. Řízení před soudem je formalizovanější. Znamená to například to, že pokud v podkladech pro zápis do rejstříku uděláte nějakou chybu, nemohou vám ze soudu zavolat, ať se někdy stavíte a opravíte si to. Soud vám pošle dopis doporučenou poštou a vyzve vás (zpravidla), ať podáte návrh znovu, tentokrát už bez chyby. Od existuje také možnost využít služeb notáře. Notáři provádějí přímo zápis do rejstříku na místo soudů. Jinými slovy, agendou spolkového rejstříku se nemusíte vůbec zabývat a necháte tuto práci na notáři. Výhodou je, že nové údaje budou zapsány přímo online a případné nejasnosti či chyby můžete ihned během návštěvy notáře vyřešit. Notář vám rovněž může pomoci s přípravou stanov či dalších podkladových dokumentů. Samozřejmě se jedná o placenou službu. Zápis provedený notářem vyjde řádově na několik tisíc korun. 2.3 Soudní poplatek Řízení u soudu bývá zpoplatněno. Z tohoto pravidla existují výjimky pro některé typy navrhovatelů (osobní osvobození) či pro některé typy řízení (věcná osvobození). Bylo plánováno, že agenda spolkového rejstříku pro spolky nebude spojena s žádnými poplatky. Jinými slovy, že neprodělají na tom, že je již neeviduje ministerstvo, ale soud. Tento plán se ovšem podařilo realizovat až na několikátý pokus. Od , kdy nabyl účinnosti občanský zákoník stejně jako rejstříkový zákon a řada dalších předpisů, byl za založení spolku i za každou změnu ve spolkovém rejstříku vybírán soudní poplatek ve výši Kč. Od něj byly osvobozeny právnické osoby se zapsaným statusem veřejné prospěšnosti. Neexistoval však žádný zákon, který by umožňoval nechat si tento status zapsat. Fakticky tudíž od poplatku nebyl osvobozen nikdo.

19 Co je spolkový rejstřík? Proč už nás neeviduje ministerstvo vnitra? nabyla účinnosti novela, která zavedla osobní osvobození spolků od soudního poplatku v rejstříkových věcech. Toto osvobození (právě proto, že bylo osobní) se ovšem nevztahovalo na zakladatele nových spolků. Osvobozen byl pouze ten, kdo byl spolek. Typicky tak osvobození pomohlo bývalým občanským sdružením při doplňování údajů do rejstříku či při zápisu nového názvu. Zakladatelé nových spolku museli za prvozápis spolku platit Kč. Ve výsledku tak novela, která měla zakládání spolku usnadnit, prvozápis šestinásobně zdražila. 5 Od je účinné věcné osvobození. Za agendu spojenou se spolkovým rejstříkem se tak už soudní poplatky nevybírají. Vzhledem k věcnému osvobození už nadále nerozhoduje charakter navrhovatele a zdarma jsou jak prvozápisy nových spolků, tak návrhy na zápis podávané již existujícími spolky. 5 Jak přesně došlo k tomu, že byl prvozápis spolku zdražen na šestinásobek, je popsáno například v článku -prvozapis-spolku html.

20 20 Jak na spolkový rejstřík 3. Princip formální a materiální publicity Právní úprava spolkového rejstříku vychází ze zásad formální a materiální publicity. Tato krátká kapitola slouží k vysvětlení, co se pod těmito právnickými pojmy skrývá a k čemu je to dobré. 3.1 Formální publicita Podstata formální publicity je velmi jednoduchá. Tato zásada znamená, že údaje o spolcích, které se evidují v rejstříku, jsou veřejné. Tedy veřejně dostupné každému na internetu. Rejstříkový soud nesmí tyto údaje nijak utajovat nebo bránit zájemcům, aby se s údaji na internetu seznámili, popřípadě od nich za přečtení webové stránky vybírat peníze. Sám fakt, že informace jsou k dispozici na internetu, není v dnešní době nic převratného. Na internetu se toho najde spousta. Odlišností spolkového rejstříku od jiných webových stránek je, že rejstřík provozuje stát a je tudíž pravděpodobné, že řada lidí bude údajům v rejstříku věřit a chovat se podle nich. Proto je důležitá také zásada materiální publicity, jež upravuje jednání na základě informací zjištěných z veřejného rejstříku. 3.2 Materiální publicita Základní pravidlo o údajích ve spolkovém rejstříku a o jednání na jejich základě, lze formulovat takto: co je napsáno v rejstříku, je pravda. Toto pravidla má několik praktických projevů a také několik výjimek, které postupně projdeme. V první řadě platí, že pokud někdo jedná na základě informací ve spolkovém rejstříku (například uzavře smlouvu s tím, o němž je v rejstříku uvedeno, že může zavazovat spolek), nemůže se spolek bránit poukazem na to, že zápis v rejstříku neodpovídá skutečnosti (například proto, že už jsme zvolili nového předsedu, akorát jsme to ještě nenechali zapsat ). Pokud někdo se spolkem uzavře smlouvu způsobem popsaným v rejstříku (tj. učiní-li jednání za spolek statutární orgán způsobem, který je v rejstříku

21 Princip formální a materiální publicity 21 uveden), nemůže se spolek bránit, že má ještě další interní pravidla, která omezují pravomoci k jednání za spolek (například, že stanovy předepisují předsedovi respektovat rozhodnutí členské schůze a že členská schůze rozhodla, že letos nebudeme nic kupovat ). Zákon pak má další ustanovení, které se týká případů, kdy se změnily údaje, jež se do rejstříku zapisují (třeba osoba člena statutárního orgánu): Třetí osoby se mohou vždy dovolat nezveřejněných údajů a obsahu listin, neodnímá-li jim skutečnost nezveřejnění účinnost. 6 Příklad: spolek má individuální statutární orgán předsedu. V rejstříku je jako předseda zapsán Jan Novák. 1. června se sejde členská schůze, která Jana Nováka odvolá a místo něj zvolí předsedou Michaelu Dvořákovou. 2. června chce pan Karel Veselý se spolkem uzavřít smlouvu, potom platí: 1. Jestliže pan Veselý uzavře smlouvu s Janem Novákem, bude uzavřena platně, neboť pan Veselý jedná v důvěře v údaj zapsaný v rejstříku. 2. Paní Dvořáková chce jednat s panem Veselým za spolek sama. V takovém případě ovšem musí prokázat, co ji k tomu opravňuje, neboť v rejstříku je zapsáno něco jiného. Může se stát, že jí pan Veselý neuvěří a smlouvu tak neuzavře s nikým. 3. Pan Veselý by chtěl jednat s paní Dvořákovou a Jan Novák se brání, že musí za spolek jednat on, neboť je zapsán v rejstříku. V takovém případě se pan Veselý může dovolat skutečného stavu. 4. Pokud je pan Veselý známý Jana Nováka a připravili spolu plán, jak poškodit spolek uzavřením nevýhodné smlouvy, a kvůli tomu byl Jan Novák odvolán, může se spolek dovolat toho, že pan Veselý není v dobré víře a musel mu být známý skutečný stav věcí, byť nebyl zapsán v rejstříku. 7 6 Ustanovení 8 odst. 3 RejZ. 7 Blíže viz 8 odst. 2 RejZ.

22 22 Jak na spolkový rejstřík 4. Co se zapisuje a jak to doložit? V této kapitole se dozvíte, které údaje se zapisují do spolkového rejstříku, a především, jakým způsobem je třeba tyto údaje doložit. Platí, že některé údaje se zapisují povinně (bez jejich zápisu není možné založit spolek či splnit povinnosti, které mají bývalá občanská sdružení), jiné sice není třeba zapsat, ale spolek na tom může mít zájem. Konkrétní seznam údajů, které je třeba zapsat, najdete vždy v příslušné kapitole. Název spolku Název je povinnou náležitostí stanov. To, že konkrétní označení je názvem vašeho spolku, tak musíte doložit právě tím, že k návrhu na zápis přiložíte stanovy. Aby bylo jasné, že daný dokument skutečně obsahuje platné stanovy, přiložíte též zápis z jednání orgánu, který stanovy schválil. Účel Opět jde o povinnou náležitost stanov. Je tak třeba doložit stanovy a zápis z jednání orgánu, který stanovy přijal. Chcete-li v rámci účelu spolku uvést nějakou činnost, která podléhá veřejnoprávnímu povolení, 8 je třeba k zápisu doložit také, že spolek je oprávněn tuto činnost provozovat. Předmět vedlejší hospodářské činnosti, je-li vykonávána Podle ustanovení 217 odst. 2 občanského zákoníku může spolek vedle hlavní činnosti vyvíjet také vedlejší hospodářskou činnost spočívající v podnikání nebo jiné hospodářské činnosti, je-li její účel v podpoře hlavní činnosti nebo v hospodárném využití spolkového majetku. Pokud spolek ve formuláři vyznačí, že má být zapsána vedlejší hospodářská činnost (zpravidla oprávnění k činnosti volné výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona), je povinen doložit také živnostenské (nebo jiné) oprávnění k výkonu příslušné činnosti. 8 Někteří poskytovatelé dotací vymezují okruh možných příjemců tak, že požadují, aby určitá informace byla uvedena v rejstříku. Například, aby bylo uvedeno, že je spolek registrovaným poskytovatelem sociálních služeb.

23 Co se zapisuje a jak to doložit? 23 Již v okamžiku, kdy byl spolek založen (například již proběhla ustavující schůze nebo došlo k založení shodou zakladatelů na obsahu stanov), je možné pro tuto právnickou osobu na živnostenském úřadě ohlásit živnost. Po vyřízení příslušných formalit (zejména vyplnění registračního formuláře a zaplacení správního poplatku) je na jméno zřizované právnické osoby živnostenské oprávnění vydáno. Naopak pro zápis živnostenského oprávnění spolku nestačí, že daným oprávněním disponuje některý ze zakladatelů nebo statutární orgán. Sídlo spolku Místo sídla musí být identifikováno přesnou adresou. V interaktivním formuláři bude adresa dohledávána v systému RUIAN (Registr územní identifikace, adres a nemovitostí). Zároveň musí spolek doložit, že má oprávnění na této adrese sídlo mít. Pokud je spolek sám vlastníkem nemovitosti, v níž má sídlo, nic dokládat nemusí. Jinak je třeba doložit souhlas vlastníka s umístěním sídla (viz vzor č. 1 v kapitole 18). Prohlášení nesmí být starší než tři měsíce a podpisy na něm musí být úředně ověřeny. 9 Název nejvyššího orgánu/název statutárního orgánu/existence kontrolní a komise Orgány spolku jsou uvedeny typicky ve stanovách. Proto je třeba doložit stanovy a rozhodnutí orgánu, který stanovy schválil. Může se stát, že orgán spolku (třeba kontrolní komise) nebyl vytvořen přímo stanovami. Stanovy mohou například povolovat, aby tyto otázky upravoval vnitřní předpis (například organizační řád), popřípadě aby o zřízení určitého orgánu rozhodl nějaký jiný již existující orgán spolku. Potom je třeba doložit: V případě založení orgánu vnitřním předpisem: 1. Stanovy povolující zakládání orgánů spolku prostřednictvím vnitřních předpisů. 2. Nejsou-li stanovy uloženy ve sbírce listin, je třeba doložit též zápis z jednání orgánu, který přijal stanovy (= aby bylo zřejmé, že ony stanovy jsou skutečně stanovami). 9 Podle 14 odst. 2 RejZ.

24 24 Jak na spolkový rejstřík 3. Vnitřní předpis, kterým se orgán zřizuje, a zápis z jednání orgánu, který byl oprávněn tento předpis přijmout. V případě založení orgánu rozhodnutím jiného orgánu: 1. Stanovy, které popisují, který orgán spolku rozhoduje o založení příslušných orgánů. 2. Nejsou-li stanovy uloženy ve sbírce listin, je třeba doložit též zápis z jednání orgánu, který přijal stanovy (= aby bylo zřejmé, že ony stanovy jsou skutečně stanovami). 3. Rozhodnutí o zřízení orgánu a zápis z jednání orgánu, který rozhodnutí přijal. S ohledem na poměrně komplikované prokazování doporučujeme rozhodnout o nepovinných orgánech (kontrolní komise, rozhodčí komise) vždy již při sestavování stanov a případnou změnu tohoto rozhodnutí řešit přímo změnou stanov. Podobným způsobem se budou prokazovat též další informace o orgánech. Například počet jejich členů (může se stát třeba, že spolek ve stanovách upraví, že o počtu členů kontrolní komise rozhodne členská schůze, která bude komisi volit, podle počtu zájemců). Typ statutárního orgánu (individuální/kolektivní) Zda je váš statutární orgán individuální, nebo kolektivní, poznáte snadno. Kolektivní je každý orgán, který je tvořen dvěma a více osobami, a to i v případě, že za spolek může jednat každá samostatně. Pokud je orgán tvořen jen jedinou osobou, je individuální. Člen orgánu spolku Členy spolkových orgánů mohou být fyzické i právnické osoby. I v případě, že je členem orgánu právnická osoba (s tímto uspořádáním se setkáme například v místních akčních skupinách), musí určit konkrétní fyzickou osobu, která bude za právnickou osobu jednat v orgánu spolku.

25 Co se zapisuje a jak to doložit? 25 U zapisovaných osob je třeba splnit tři věci: 1. Jednoznačně osobu identifikovat Je třeba si připravit jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo (bylo-li osobě přiděleno) a adresu místa pobytu (popřípadě také bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu). Jde-li o státního občana České republiky, budete dále potřebovat znát jeho rodné příjmení a okres narození. Tyto údaje budete vyplňovat proto, aby si soud mohl vyžádat informace z rejstříku trestů. 2. Doložit, že osoba byla do funkce řádně ustavena V první řadě je třeba doložit, jak se daná funkce ve spolkovém orgánu obsazuje (tj. typicky přiložit stanovy). Dále potom přiložíte záznam o tom, že funkce byla obsazena zapisovanou osobou (nejčastěji půjde o zápis z členské schůze, která funkcionáře zvolila, či rozhodnutí orgánu, který funkcionáře jmenoval). 3. Doložit, že osoba splňuje zákonné požadavky pro zápis Je třeba doložit souhlas zapisované osoby s tím, že bude do rejstříku zapsána. Součástí tohoto souhlasu je také čestné prohlášení, že daná osoba splňuje podmínky pro zápis. Vzor tohoto prohlášení najdete v kapitole 18. Podpis na prohlášení musí být úředně ověřen. V případě, že je zapisován člen rozhodčí komise cizinec, rejstříkové soudy vyžadují doložení dokladu obdobného našemu výpisu z rejstříku trestů. Konkrétní soudy užívaná výzva je, že je třeba doložit doklad vydaný příslušným soudním nebo správním orgánem státu, jehož je cizinec občanem, nebo státu, kde pobýval v posledních třech letech po dobu nejméně třech měsíců, nebo čestné prohlášení o bezúhonnosti učiněné před notářem nebo orgánem členského státu Evropské unie, nevydává-li stát, jehož je cizinec občanem, nebo stát jeho posledního pobytu, příslušný výpis z evidence trestů nebo rovnocenný doklad vydaný příslušným soudním nebo správním orgánem; tyto doklady nesmí být starší tří měsíců. Způsob jednání za spolek Také způsob jednání za spolek je skutečností, která se povinně zapisuje do spolkového rejstříku. V návrhu je zapotřebí uvést takový způsob jednání, který odpovídá vymezení ve stanovách (zároveň ale nestačí, aby v návrhu byl pouze uveden odkaz na stanovy, jako např. viz čl. VI. Stanov ). Uvede se tedy (v souladu se stanovami) například text předseda jedná za spolek ve všech věcech samostatně.

26 26 Jak na spolkový rejstřík 5. Ověřování podpisů 5.1 Na co potřebuji ověřený podpis? V některých případech zákon vyžaduje, aby na podkladech pro zápis do rejstříku byly úředně ověřené podpisy. Konkrétně jde o tři dokumenty. Souhlas s umístněním sídla Spolek musí mít právní důvod k umístění svého sídla na adrese, kterou navrhuje zapsat do rejstříku. Takovým právním důvodem je například fakt, že spolek příslušnou nemovitost vlastní. V takovém případě není nutné právní důvod dokládat, neboť je zjistitelný z katastru nemovitosti. Ve většině případů ovšem spolek sídlí v nemovitosti, která patří někomu jinému. V takovém případě je třeba doložit souhlas vlastníka této nemovitosti s umístěním sídla (vzor najdete v kapitole 18). Tento dokument nesmí být starší tří měsíců (počítáno do dne, kdy soudu dojde návrh na zápis sídla) 10 a podpis na něm musí být úředně ověřen ( 14 odst. 2 RejZ). Prohlášení zapisované osoby Osoby, které se zapisují do rejstříku (členové statutárního orgánu, kontrolní komise či rozhodčí komise), musí splňovat zákonné požadavky na členství v orgánu a především musí vyslovit svůj souhlas se zápisem do spolkového rejstříku. Pokud souhlas není obsažen ve veřejné listině (například v notářském zápisu), musí být podpis zapisované osoby úředně ověřen ( 12 RejZ). Formulář návrhu na zápis do rejstříku Existují tři způsoby, jak odeslat vyplněný formulář rejstříkovému soudu. Pokud si vyberete možnost formulář vytisknout, podepsat a doručit soudu (poštou či osobně), musí být podpis osoby podávající návrh úředně ověřen ( 22 odst. 2 RejZ). 10 Například pokud podáváte návrh na zápis sídla dne , může být souhlas nejdříve ze dne Dokument ze srpna 2015 už soud musí dle zákona odmítnout.

27 Ověřování podpisů 27 Podpisy se úředně ověřují v zájmu zvýšení právní jistoty. Díky úřednímu ověření soud ví, kdo příslušný dokument skutečně podepsal. Ověření podpisu opravdu znamená jen to, že někdo autoritativně potvrdí, kdo dokument podepisoval. Nejde o kontrolu obsahu dokumentu. Zákon výslovně stanoví, že se ověřením podpisu neověřuje správnost údajů uvedených na listině ani jejich soulad s právními předpisy Jak získám ověřený podpis? Ověřování podpisu provádí: Krajský úřad; Obecní úřad; Česká pošta; Hospodářská komora ČR; Notář; Advokát. V případě obecních úřadů jde o obecní úřady obcí s rozšířenou působností ( trojkové obce ) a dále ty obecní úřady a úřady městských částí, o kterých to stanoví příloha vyhlášky. 12 V menších obcích je vhodné si předem zjistit, zda se na daném úřadě ověřování podpisů provádí. Z povahy věci je nutné, aby se ověřování zúčastnila osoba, jejíž podpis se ověřuje. Typicky je potřeba, aby se dotyčný dostavil na úřad nebo na poštu. V případě ověřování podpisu notářem či advokátem nejspíš bude možné se dohodnout i na variantě, že dotyčný profesionál přijde ověřit podpis k někomu domů nebo na schůzi spolkového orgánu. Ověření podpisu spočívá v tom, že ověřovatel potvrdí, že dotyčná osoba dokument před ním podepsala, nebo prohlásila, že podpis již vyhotovený na listině je její. V případě ověření podpisu advokátem je možná pouze první varianta (tj. podepsat listinu před advokátem). 13 Před tím je třeba ještě ověřit totožnost podepisující se osoby na základě občanského průkazu či cestovního pasu. 11 Podle 10 odst. 2 zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování. 12 Jde o vyhlášku č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu. 13 Srov. 25a odst. 1 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii.

28 28 Jak na spolkový rejstřík Ověření podpisu nelze provést v případě, že je podpis na prázdném listu papíru. Je tedy třeba nejprve připravit dokument, který bude podepsán. 5.3 Kolik to bude stát? Za ověření podpisu na úřadě, na poště nebo na pracovišti Hospodářské komory zaplatíte 30 Kč. U notáře činí poplatek rovněž 30 Kč. Pokud je však notář plátcem DPH, připočte k poplatku ještě tuto daň. Ve výsledku vás tak ověření bude stát 36 Kč. V případě advokáta je cena smluvní. Záleží tedy, jak se s advokátem dohodnete a ve výsledku (například budete-li chtít, aby advokát přišel na jednání orgánu spolku a ověřil podpisy všech přítomných) můžete i ušetřit. Někdy je také ověření podpisů advokátem, který pro zápis připravuje podklady, zahrnuto v celkové odměně za danou službu. Při ověřování podpisu na úřadě lze v některých případech využít osobní osvobození. Od poplatku jsou osvobozeni občané se zvlášť těžkým zdravotním postižením, kteří jsou držiteli průkazu ZTP nebo ZTP/P. 14 Ve třetím z výše uvedených případů (tj. v případě podpisu zástupce spolku na vytištěném návrhu na zápis do rejstříku) lze využít osvobození pro některé typy spolků. Konkrétně jsou osvobozeny spolky založené k poskytování obecně prospěšných činností v oblastech ochrany životního prostředí, ochrany mládeže, ochrany zvířat, sociálních služeb, sociální péče a pomoci v hmotné nouzi, zdravotnictví, ochrany života a zdraví osob, kultury, tělovýchovy a sportu, vědy a výzkumu, vzdělávání a výchovy, požární ochrany a ochrany památek. 15 Jestliže účel vašeho spolku odpovídá některé z vyjmenovaných činností, ověří vám úřad podpis na formuláři zdarma. 16 Bohužel se osvobození nevztahuje na předchozí dva typy případů. Sice náklady spojené s ověřením podpisu vlastníka nemovitosti a ověřením podpisu zapisovaného funkcionáře velmi pravděpodobně ponese spolek, nejde však přímo o podpis osoby jednající za spolek a tudíž se zde osobní osvobození neuplatní. Můžete ovšem v praxi narazit na to, že konkrétní úředník či úřednice nebude mít ve věci jasno a ověří vám zdarma i tyto podpisy. 14 Podle položky 5 bodu 3 přílohy zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích. 15 Podle položky 5 bodu 2 přílohy zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích. 16 Osvobození lze uplatnit pouze na úřadě. Jen tam se totiž vybírají správní poplatky. Na poště, hospodářské komoře nebo u advokáta či notáře jde o cenu za službu.

29 Jak se provádí zápis do rejstříku? Jak se provádí zápis do rejstříku? V této kapitole se dozvíte obecné informace o zápisech do spolkového rejstříku. Budeme tak rozebírat pouze to, co je stejné u všech typů řízení. Podrobnosti pro konkrétní akci (například pro prvozápis) najdete v příslušné kapitole. Zápis do rejstříku provádějí rejstříkové soudy a notáři. Nechcete-li využít služeb notáře, který by vše zapsal přímo do rejstříku, budete potřebovat vyplnit formulář, kterým navrhnete rejstříkovému soudu, aby zapsal potřebné údaje. Pokud se na rejstříkový soud obrátíte jinou formou, například klasickým dopisem, vyzve vás, ať předložíte návrh na příslušném formuláři. 6.1 Kde najdu formulář? Formulář pro zápis do spolkového rejstříku může být vyplněn pouze na internetu. Není možné si formulář vytisknout a vyplnit ho rukou či k vyplňování použít software a dokument upravit offline. Potřebné formuláře najdete na webu ministerstva spravedlnosti na adrese Je možné se k nim dostat též z úvodní stránky na

30 30 Jak na spolkový rejstřík Stránka s podáními do veřejného rejstříku nabízí dvě základní možnosti. Nejčastěji použijete variantu Inteligentní formulář. Druhá možnost slouží k uložení dokumentu do sbírky listin. O těchto podáních se více dozvíte v kapitole Inteligentní formulář Inteligentní formulář slouží pro návrh na zápis do rejstříku. Tímto zápisem může být jednak prvozápis, jímž vzniká nový spolek, ale i změny údajů o již existujících spolcích. Konkrétní typ formuláře si vyberete z nabídky. Spolků se týká pouze prvních šest možností. Jimi se budeme postupně zabývat v jednotlivých kapitolách. Poslední dvě možnosti jsou určeny pouze pro obchodní korporace. Týká-li se návrh již existujícího spolku, je třeba do druhého políčka zadat identifikační číslo spolku. Pokud ho neznáte, můžete ho zjistit například právě ve spolkovém rejstříku prostřednictvím vyhledávání dostupného na webové adrese