MANUÁL PRO AUDITORY. s platností od 1. září 2013

Transkript

1 MANUÁL PRO AUDITORY s platností od 1. září 2013 Tento dokument byl vytvořen za finanční pomoci Revolvingového fondu Ministerstva životního prostředí. Za obsah tohoto dokumentu je výhradně odpovědné Sdružení středisek ekologické výchovy Pavučina a nelze jej v žádném případě považovat za názor Ministerstva životního prostředí.

2 Obsah OBSAH OBSAH... 1 ÚVOD... 2 JAK SE STÁT AUDITOREM SYSTÉMU... 2 Kvalifikační předpoklady... 2 Proces výběru auditorů... 2 Školení pro auditory... 2 Smlouva... 2 Doba výkonu funkce... 3 PRŮBĚH AUDITU Z POHLEDU AUDITORA... 4 VÝBĚR AUDITORŮ... 4 KONZULTACE PŘED AUDITEM... 4 VLASTNÍ AUDIT... 4 Oblast 1 Řízení... 4 Oblast 2 Programoví pracovníci... 4 Oblast 3 Programy... 4 Oblast 4 Ekologický provoz... 5 Dále... 5 UKONČENÍ AUDITU PŘED MÍSTNÍM ŠETŘENÍM... 5 PŘÍPRAVA ŠETŘENÍ NA MÍSTĚ... 5 ŠETŘENÍ NA MÍSTĚ... 6 Způsob šetření... 6 SESTAVENÍ AUDITORSKÉ ZPRÁVY... 7 ODVOLÁNÍ

3 Úvod ÚVOD Tento manuál slouží jako základní vodítko pro auditory Certifikace poskytovatelů environmentální výchovy. Manuál shrnuje, jaká je role auditora v systému, do jakých procesů auditor vstupuje, jakým způsobem komunikuje se žadatelem apod. Informace v tomto materiálu doplňují informace, které auditor získá na školení pro auditory. Jak se stát auditorem systému Kvalifikační předpoklady Auditorem systému se může stát osoba, která splňuje požadavky kladené na auditory systému. Auditor: Disponuje zkušenostmi s tvorbou, realizací a vyhodnocováním programů v oblasti EVVO a dovednostmi pro hodnocení programů. (Lze prokázat např. předchozí publikační a přednáškovou činností (týkající se programů), působením jako auditor v projektu Ekoškola, působením jako hodnotitel některého ze schémat zelených škol, NSZM, EMAS, ISO apod.). Disponuje zkušenostmi s řízením organizace v oblastech řízení lidských zdrojů, řízení provozu, strategické plánování apod. (Lze doložit CV.). Má znalosti a zkušenosti v oblasti ekologicky šetrného provozu, znalosti opatření k ekologizaci provozu, realizace opatření apod. (Lze doložit CV (dosavadní činnost), osvědčeními ze vzdělávacích akcí apod.). Má znalosti v oblasti relevantních politik a zákonných požadavků v oblasti EVVO a ŽP. (Lze doložit CV (dosavadní zkušenosti), osvědčení ze vzdělávacích akcí apod.). Vzhledem k tomu, že auditoři budou pracovat vždy v dvoučlenných týmech, nemusí jednotlivý auditor splnit všechny uvedené body, stačí jeden a více. Certifikační rada z žadatelů o roli auditora vybere ty, jejichž předpoklady nejvíce odpovídají aktuálním potřebám systému. Proces výběru auditorů Zájemce o roli auditora zašle Administrátorovi systému žádost o přijetí za auditora obsahující motivační dopis a životopis, případně další doklady, ze kterých vyplývá splnění alespoň jednoho z výše uvedených požadavků na auditory. Administrátor žádost postoupí certifikační radě, která pozve zájemce na pohovor. Na základě předložených dokladů a pohovoru rozhodne Certifikační rada o přijetí, nebo zamítnutí žádosti zájemce. Školení pro auditory Každý auditor přijatý Certifikační radou musí projít školením, bez jehož absolvování nemůže vykonávat svoji funkci. Školení trvá zpravidla jeden den v rozsahu 6 vzdělávacích hodin. O termínech školení bude nové auditory informovat Administrátor systému. Smlouva Auditoři vykonávají svoji činnost na základě smlouvy o provedení práce uzavřené mezi Administrátorem a auditorem. Dohoda o provedení práce bude uzavírána na každý audit samostatně. Auditor dále před každým auditem podepíše prohlášení o nestrannosti a mlčenlivosti auditora, kterým se zaváže nevyužívat a nešířit informace získané z titulu své funkce. 2

4 Úvod Doba výkonu funkce Auditor je do své funkce jmenován na 3 roky. V případě zájmu o prodloužení mandátu podává auditor žádost o prodloužení Certifikační radě. V tomto případě již nedokládá splnění kvalifikačních předpokladů. 3

5 Průběh auditu z pohledu auditora PRŮBĚH AUDITU Z POHLEDU AUDITORA Výběr auditorů Pro žadatele o certifikaci vybere Administrátor náhodným mechanismem dva auditory. Po té, co auditor obdrží informaci o přidělené organizaci a druhém auditorovi, zváží, zda není ve střetu zájmu vůči žadateli. Pokud neexistuje objektivní překážka, aby auditor provedl audit, oznámí tuto skutečnost Administrátorovi a převezme od Administrátora kontaktní údaje žadatele. Vzhledem k tomu, že žadatel může rovněž vznést námitku vůči nestrannosti auditorů, nezahájí auditoři činnost do doby, než jim Administrátor oznámí, že žadatel přidělení auditorů akceptoval. Konzultace před auditem Auditoři mohou poskytovat žadatelům a potenciálním žadatelům konzultace, které se omezují na informace o procesech certifikace, upřesňování a vysvětlování informací uvedených v Manuálu pro žadatele apod. Auditoři nesmějí před vlastním auditem posuzovat materiály, které budou předkládány v rámci auditu, ani jiné podklady žadatelů a potenciálních žadatelů a tím jim zajišťovat výhodu oproti jiným žadatelům. Vlastní audit Auditoři se domluví na rozdělení úkolů a způsob, jakým budou zpracovávat materiály od žadatele. Žadatele následně osloví prostřednictvím kontaktů, které obdrželi od Administrátora, a dohodnou se na způsobu předání materiálů, které žadatel musí předložit před šetřením na místě. Přehled materiálů, které žadatel předá auditorům před šetřením na místě: Oblast 1 Řízení Žadatel zašle předem: vizi, poslání a/nebo dlouhodobé cíle jeho činnosti v EVVO; odkazy nebo ukázky svých propagačních materiálů, případně odkazy na ně, pokud jsou k dispozici na webových stránkách. Oblast 2 Programoví pracovníci Žadatel zašle předem: doklady, kterými dokazuje splnění kritéria, a to v případě, že existují v písemné podobě. Oblast 3 Programy Žadatel vyplní tabulku uvedenou v příloze (Příloha: Portfolio programů). Pokyny k vyplnění tabulky jsou uvedeny v příloze Vysvětlivky k portfoliu programů. 4

6 Průběh auditu z pohledu auditora Postup po vyplnění a odevzdání tabulky Administrátor předem daným náhodným mechanismem vybere k hodnocení jeden program z preferovaného typu. Další program vybere opět náhodným mechanismem ze zbývajících typů (pokud žadatel programy v dalších typech uvádí) a poslední třetí vyberou auditoři dle vlastního uvážení. Jestliže žadatel realizuje programy jen v jedné kategorii, budou vybrány tři programy z této jedné kategorie. K těmto třem vybraným programům zašle žadatel auditorům podrobnější informace: jména aktuálních lektorů a/nebo koordinátorů programů; popis metodiky programu (existuje-li v písemné podobě) včetně seznamu pomůcek (pracovní listy, prezentace, seznam dalších pomůcek); případně další relevantní dokumenty zápisy z tvorby (i pracovní), řešení programu v interních dokumentech (zápisy z porad), popis tvorby programu, apod. Oblast 4 Ekologický provoz Žadatel zašle předem: popis, jaká činí opatření ke snižování dopadu svého provozu na ŽP. Dále Žadatel dále zašle předem: Ke každému bodu (indikátoru) seznam důkazů, které bude dokládat. Seznam důkazů bude zpracován do tabulky uvedené v příloze (Příloha: Seznam důkazů). Pokud není uvedeno jinak v předchozí části tohoto dokumentu, vlastní důkaz není třeba posílat auditorům dopředu, bude předložen na místě. Pokud je například v oblasti 3, kritériu 3.2 indikátor Volba aktivit programu výrazně neodpovídá schopnostem cílové skupiny, má organizace několik možností, jak doložit, že se pohybuje nad touto úrovní. Důkazem může být sylabus výukového programu, kde jsou zvolené aktivity a cílová skupina podrobně popsány. Pokud sylabus výukového programu neobsahuje dostatečně podrobné informace, může organizace zvolit jako důkaz rozhovor s autorem nebo lektorem programu, případně zvolit kombinaci obou důkazů apod. Důkazy, které žadatel zvolí a připraví, zaznamená do uvedené tabulky důkazů v příloze. Ukončení auditu před místním šetřením V případě, že auditoři zjistí již z předem zaslaných podkladů, že žadatel nesplňuje požadavky certifikace, ukončí audit v této fázi a místní šetření nezahájí. Tuto skutečnost s odůvodněním uvedou do auditorské zprávy. O ukončení auditu budou informovat žadatele a Certifikační radu. Příprava šetření na místě Auditoři oznámí žadateli termín místního šetření, a to do 7 dnů od obdržení a odsouhlasení kompletních materiálů od žadatele. Místní šetření může proběhnout nejdříve po 7 dnech od oznámení termínu, nejdéle však do 30 dnů od odsouhlasení kompletnosti všech podkladů. 5

7 Průběh auditu z pohledu auditora Auditoři v této fázi informují žadatele o seznamu materiálů, které chtějí připravit na místě a které žadatel nezaslal předem, protože neměl tuto povinnost. V době před zahájením místního šetření se auditoři dohodnou na způsobu jeho vedení, komunikace se zástupci žadatele pořizování poznámek, apod. Způsob zapojení auditorů do komunikace se žadatelem je na jejich vlastním uvážení. Šetření na místě Šetření na místě trvá maximálně 8 hodin v rámci jednoho pracovního dne. Pokud se auditoři dohodnou se žadatelem, mohou výjimečně dobu místního šetření rozložit i do dvou dnů. (Např. z důvodu špatné dopravní dostupnosti žadatele.) Pokud žadatel disponuje více organizačními složkami, bude pro každou tuto složku provedeno vlastní místní šetření v rozsahu uvedeném výše. O této skutečnosti bude auditory informovat Administrátor ještě před zahájením auditu. Způsob šetření Základem místního šetření je rozhovor mezi auditory a zástupcem/zástupci žadatele. Auditoři v rozhovoru zjišťují úroveň žadatele ve vztahu ke kritériím, resp. indikátorům certifikace. V průběhu rozhovoru žadatel předkládá auditorům důkazy, kterými dokládá popisovaný stav. Vedle důkazů, které žadatel zaslal auditorům předem a důkazů, které si vyžádali auditoři připravit na místě, mohou auditoři vyžádat i další podklady na místě, pokud zjistí, že takové existují. Při šetření na místě se auditorům doporučuje věnovat se jednotlivým oblastem certifikace v následujícím pořadí a věnovat jim přibližně uvedený relativní podíl z celkového času věnovaného šetření na místě: 1. Řízení 30 % času 2. Pracovníci 10 % času 3. Programy 50 % času 4. Ekologický provoz 10 % času Toto pořadí řešení jednotlivých oblastí bylo stanoveno na základě dosavadních zkušeností s audity organizací. Pokud se auditoři rozhodnou zvolit jiné pořadí, je to možné, ale je v takovém případě nutné sdělit žadateli, že tento postup je nestandardní a auditoři k němu přistupují díky aktuálním podmínkám šetření. Auditoři dbají na to, aby si čas dobře rozvrhli a zbyl jim v průběhu auditu dostatek času na všechny oblasti. Pro místní šetření jsou auditoři dále váhání následujícími pravidly: Místní šetření probíhá v prostorách, které žadatel využívá pro svoji činnost. Pokud toto není možné, je třeba místo šetření konzultovat a dohodnout s Administrátorem. Místní šetření je vedeno korektním způsobem, auditoři jsou povinni chovat se tak, aby nezneužívali svého postavení a nediskreditovali proces certifikace. V rámci místního šetření je zachována určitá míra formálnosti (ani familiérní přístup, ani přílišná odtažitost). Komunikace je spíše emocionálně neutrální a věcná. Auditoři primárně auditoři sledují naplnění kritérií, resp. indikátorů. Dotazy a požadavky směřují k těmto zjištěním. V případě dostatku času poskytují auditoři zpětnou vazbu žadateli k úrovni Dobrá praxe. 6

8 Průběh auditu z pohledu auditora Důkazy, které žadatel předkládá, by měly být relevantní indikátoru, který je posuzován. Způsob, kterým žadatel dokládá splnění indikátorů je ve většině případů čistě na jeho uvážení. Výjimkou jsou indikátory, kde je podoba důkazu jasně uvedena. Důkaz by měl mít takovou podobu, aby prokázal, zda žadatel naplňuje indikátor. Auditor však vždy zkoumá, zda nemají pouze formální charakter, a snaží se zjistit, jaká je reálná situace v organizaci. Pokud žadatel zvolí jako důkaz rozhovor, je zapotřebí, aby naopak auditoři zjistili, zda se tvrzení osob účastnících se šetření zakládají na realitě (např. dotazováním se dalších osob v organizaci apod.). Na závěr místního šetření auditoři nesdělují konečný verdikt, pouze stručně zrekapitulují, k jakým zjištěním došli a o jakých kritériích se musejí ještě poradit. Auditoři na závěr rovněž informují žadatele o dalším postupu. Sestavení auditorské zprávy Auditoři zpracovávají jednu společnou auditorskou zprávu, na které se musejí shodnou. Auditorská zpráva se zpracovává do jednotného formuláře. Příloha: Vzor auditorské zprávy. Pravidla pro sestavení auditorské zprávy: Na začátku auditorské zprávy uvedou auditoři, zda žadatel splnil, či nesplnil podmínky certifikace. Certifikát může být udělen, pokud žadatel ve všech indikátorech přesahuje nedostatečnou úroveň naplňování kritéria. Do úvodu auditorské zprávy auditoři uvedou stručný popis průběhu auditu (kdo se auditorům věnoval, jaký byl postup práce při auditorské návštěvě, jaké podmínky organizace vytvořila vše s relevancí ke zjištěním auditu), stručné shrnutí aktuálního stavu organizace v jednotlivých oblastech, které certifikace zahrnuje, s uvedením, v čem jsou již nyní silné stránky organizace a kde existují příležitosti pro další rozvoj (slabé stránky), jaké navrhujete zlepšení do příštího auditu. Úvod nepřekročí svým rozsahem 1 stranu textu. Dále ke každému kritériu uvedou auditoři, zda žadatel u jednotlivých indikátorů přesahuje nedostatečnou úroveň naplňování kritéria. Pokud ne, je třeba jednoznačně zdůvodnit stanovisko, proč nepřesahuje. Ke každému kritériu auditoři dále uvedou jeho stručné zhodnocení. Toto hodnocení může obsahovat celkové zhodnocení naplňování kritéria organizací, naplňování dobré praxe, náměty na zlepšení (vždy nutno zdůvodnit), případně další komentáře. Zprávu auditoři zašlou v tištěné i elektronické verzi žadateli a Administrátorovi, který ji postoupí Certifikační radě. Odvolání Proti verdiktu auditorů se může žadatel odvolat k Certifikační radě ve formě písemného stanoviska. Pokud se žadatel odvolá, může si Certifikační rada vyžádat od auditorů vyjádření ke stanovisku žadatele. Pokud se žadatel rozhodne osobně se zúčastnit jednání Certifikační rady, může rada požadovat rovněž osobní účast auditorů na svém zasedání. 7