Elektronické katalogy praktické příklady použití

Transkript

1 Elektronické katalogy MMR Elektronické katalogy praktické příklady použití dokument ze dne , verze 1.03

2 Elektronické katalogy praktické příklady použití Počet stran v dokumentu celkem : 22 1

3 OBSAH 1. POUŽÍVANÉ ZKRATKY A POJMY POUŽÍVANÉ ZKRATKY POUŽÍVANÉ POJMY VÝCHODISKA DOKUMENTU ÚČEL DOKUMENTU ROZSAH POUŽITELNOSTI DOKUMENTU PRO KOHO JSOU PRAKTICKÉ PŘÍKLADY URČENY CO MUSÍ ZADAVATEL UČINIT, KDYŽ CHCE V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ VYUŽÍT ELEKTRONICKÝ KATALOG STANOVENÍ POŽADAVKŮ NA ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY CO MUSÍ ELEKTRONICKÝ NÁSTROJ SPLŇOVAT PRAVIDLA PRO PŘENOS A PŘÍJEM NABÍDEK V PODOBĚ ELEKTRONICKÉHO KATALOGU POROVNÁNÍ JEDNOTLIVÝCH TECHNOLOGICKÝCH VARIANT ELEKTRONICKÉHO KATALOGU CO MUSÍ ZADAVATEL VŽDY DEFINOVAT JAK SE ELEKTRONICKÝ KATALOG POUŽÍVÁ STRUKTUROVANÝ TEXTOVÝ SOUBOR Popis strukturovaného textového souboru Jak se elektronický katalog používá Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Možnost validace Výhody strukturovaného textového souboru Nevýhody strukturovaného textového souboru SPREADSHEET Popis spreadsheetu Jak se elektronický katalog používá Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Možnost validace Výhody spreadsheetu Nevýhody spreadsheetu PŘENOSITELNÝ DATABÁZOVÝ SOUBOR Popis přenositelného databázového souboru Jak se elektronický katalog používá Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Možnost validace Výhody přenositelného databázového souboru Nevýhody přenositelného databázového souboru XML SOUBOR Popis XML souboru Jak se elektronický katalog používá Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Možnost validace Výhody XML souboru

4 4.6.6 Nevýhody XML souboru ZÁVĚREČNÉ DOPORUČENÍ PŘÍLOHY...19 PŘÍLOHA 1 PRAKTICKÁ UKÁZKA ELEKTRONICKÉHO KATALOGU V PODOBĚ STRUKTUROVANÉHO TEXTOVÉHO SOUBORU...19 Tiskový výstup podoby elektronického katalogu...19 PŘÍLOHA 2 PRAKTICKÁ UKÁZKA ELEKTRONICKÉHO KATALOGU V PODOBĚ SPREADSHEET...19 PŘÍLOHA 3 PRAKTICKÁ UKÁZKA ELEKTRONICKÉHO KATALOGU V PODOBĚ PŘENOSITELNÉHO DATABÁZOVÉHO SOUBORU...19 PŘÍLOHA 4 PRAKTICKÁ UKÁZKA ELEKTRONICKÉHO KATALOGU V PODOBĚ XML SOUBORU...19 Tiskový výstup podoby elektronického katalogu...19 Tiskový výstup podoby XML schématu elektronického katalogu

5 1. Používané zkratky a pojmy 1.1 Používané zkratky EU IDABC MI ČR MMR ČR MS MV ČR VZ XML WSDL ZEK ZVZ European Union Interoperable Delivery of European egovernment Services to public Administrations, Businesses and Citizens Ministerstvo informatiky ČR Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Microsoft Ministerstvo vnitra ČR Veřejné zakázky Extensible Markup Language Web Services Description Language Zákon č. 137/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů 1.2 Používané pojmy Atribut položky elektronického katalogu Elektronický katalog Elektronický nástroj Elektronický prostředek Kombinovaná nabídka Obchodní aplikace dodavatele Reprezentuje jednu vlastnost položky elektronického katalogu. Seznam atributů je uveden v Tabulce 1 tohoto dokumentu. Soubor informací obsahující ceny odpovídající jednotlivým položkám předmětu veřejné zakázky, popis takových položek, případně další údaje s nimi souvisejícími. Elektronický katalog prakticky odpovídá standardnímu ceníku, v němž má zadavatel souhrnně popsány jednotlivé komodity, jakož i jejich ceny, za které potřebné množství objednává. Podrobné vymezení elektronického katalogu je uvedeno v dokumentu Metodický postup pro elektronické katalogy minimální obsahové náležitosti. Technické zařízení nebo programové vybavení (tj. hardware a software), případně jejich součásti, které jsou spojeny se sítí nebo službou elektronických komunikací a umožňují prostřednictvím této sítě nebo služby provádění úkonů v elektronické podobě, včetně zpracování, zahrnujícího digitální kompresi, a uchovávání dat. Elektronickými prostředky se rozumí síť a služby elektronických komunikací ve smyslu 2 zákona č. 137/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (ZEK). Na rozdíl od ZEK se za elektronický prostředek podle zákona nepovažuje fax. Za kombinovanou nabídku je pro účely tohoto metodického postupu považována nabídka, která se skládá jak z listinných, tak i elektronických dokumentů. Stávající softwarový nástroj dodavatele, určený k podpoře obchodní činnosti dodavatele a evidující jednotlivé komodity, které dodavatel 5

6 Položka elektronického katalogu Vyhláška č. 329/2006 Sb. nabízí. Obchodní aplikace dodavatele zpravidla podporuje celý životní cyklus komodity. Záznam v elektronickém katalogu, popisující jednu položku nabídky (jednu komoditu ceníku). Vyhláška č. 329/2006 Sb., kterou se stanoví bližší požadavky na elektronické prostředky, elektronické nástroje a elektronické úkony při zadávání veřejných zakázek 2. Východiska dokumentu 2.1 Účel dokumentu V tomto dokumentu jsou popsány praktické příklady, jak mohou zadavatelé používat elektronický katalog při zadávání veřejných zakázek. Používání elektronických katalogů umožňuje ustanovení 149 odst. 7 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále též ZVZ ). Podle tohoto ustanovení může dodavatel předložit zadavateli údaje nezbytné pro hodnocení nabídky ve formě elektronického katalogu. Elektronické katalogy se uplatní zejména při zadávání veřejných zakázek v dynamickém nákupním systému a při zadávání VZ na základě rámcové smlouvy. ZVZ však umožňuje podávání nabídek v podobě elektronického katalogu i v případě jiných zadávacích postupů upravených zákonem. Rozsáhlejší využívání elektronických katalogů přinese významné procesní úspory spojené se zpracováním a hodnocením nabídek na straně dodavatelů i zadavatelů. Zavádění elektronických katalogů do praxe brzdí skutečnost, že ZVZ nestanoví žádné obsahové požadavky a ani nejsou vytvořeny standardy pro elektronické katalogy. Vývoj rámcových norem pro elektronické katalogy je sice jedním ze standardizačních projektů zastřešených Evropskou komisí, výstupy příslušných pracovních skupin nejsou doposud k dispozici. Neexistence obsahových požadavků a standardů může tvořit určité překážky pro masivnější používání elektronických katalogů a zvyšovat náklady spojené s používáním elektronických katalogů, a to jak na straně zadavatelů, tak na straně dodavatelů. Z tohoto důvodu připravilo Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Metodický postup pro elektronické katalogy minimální obsahové náležitosti. Tato metodika definuje základní rámec používání elektronických katalogů a stanovuje minimální požadavky na obsah elektronických katalogů, které vyplývají z: právních předpisů ČR, technické specifikace IDABC. Tento dokument navazuje na metodiku MMR a specifikuje ji tím, že uvádí praktické postupy, co musí zadavatel učinit, aby mohl v zadávacím řízení u příslušné veřejné zakázky elektronický katalog použít. Metodický rámec uvedený ve výše uvedeném dokumentu zde není opakován a tato metodika ani výše uvedenou metodiku nenahrazuje. 6

7 2.2 Rozsah použitelnosti dokumentu Tento dokument se vztahuje na rozbor praktických aspektů spojených použitím elektronického katalogu v zadávacím řízení, a to u následujících variant technologického řešení elektronického katalogu: využití strukturovaného textového souboru jednotlivé položky katalogu a jednotlivé atributy položek katalogu jsou odděleny danými znaky (např. koncem odstavce a středníkem), využití spreadsheetu (např. MS Excel, Lotus) katalog má podobu tabulky v tabulkovém procesoru, využití přenositelného databázového souboru (např. MS Access) katalog je v podobě databáze, využití XML struktury struktura a obsah elektronického katalogu jsou dány XML schématem. Všechny příklady elektronického katalogu jsou zpracovány pro obsahové náležitosti (atributy), uvedené v tabulce č. 1. Tabulka 1 Atributy elektronického katalogu Číslo položky Název položky Závaznost položky Poznámka 01 Identifikace produktu DOPORUČENÁ Tuto položku vyžaduje technická specifikace IDABC, obsahuje údaje jednoznačně určující produkt a je unikátní u daného zadavatele/uchazeče. 02 Název produktu POVINNÁ Tuto položku vyžaduje výslovně technická specifikace IDABC, právní předpisy ČR vyžadují tuto položku v rámci popisu produktu. 03 Popis produktu POVINNÁ Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR. 04 Údaj o ceně produktu POVINNÁ Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR. 05 Údaj o množství produktu 06 Údaj o způsoby dodání produktu 07 Údaj o případných vadách produktu PODMÍNEČNÁ PODMÍNEČNÁ PODMÍNEČNÁ Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR, pokud není obsažena v jiném obchodním dokument vztahujícím se k danému elektronickému katalogu. Existenci této položky vyžaduje technická specifikace IDABC. Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR, pokud není obsažena v jiném obchodním dokument vztahujícím se k danému elektronickému katalogu. Tato položka je relevantní pouze v případě, že zboží není nabízené bezvadné. Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR, 7

8 08 Údaj o čase platnosti údajů 09 URI (odkaz na místo v adresářové struktuře) DOPORUČENÁ VOLITELNÁ pokud není obsažena v jiném obchodním dokument vztahujícím se k danému el. katalogu. Tuto položku vyžaduje technická specifikace IDABC, popisuje interval, ve kterém jsou údaje uvedené v elektronickém katalogu platné a závazné. Tuto položku doporučuje technická specifikace IDABC, odkazuje na místo v určité adresářové struktuře, které obsahuje doplňující informace o produktu. Nejčastěji se jedná o hypertextový odkaz. 10 Země původu VOLITELNÁ Tuto položku doporučuje technická specifikace IDABC, specifikuje zemi původu daného produktu. 11 Digitální podpis POVINNÁ Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR. Elektronický katalog lze řešit i jinými způsoby (např. prostřednictvím webové aplikace), ty však nejsou v tomto dokumentu rozpracovány. Tato metodika nemá charakter závazného dokumentu a její plnění nemůže být vymáháno v rámci právního řádu ČR. Tuto metodiku ani nelze považovat za technologický standard pro elektronické katalogy. 2.3 Pro koho jsou praktické příklady určeny Praktické příklady uvedené v tomto metodickém dokumentu jsou určeny pro: zadavatele, kteří chtějí využívat v souladu s ustanovením 149 odst. 7 při zadávání veřejných zakázek elektronický katalog jako formu nabídky, dodavatele, kteří se účastní zadávacích řízení, ve kterých zadavatel stanovil požadavek, že dodavatelé musí podávat údaje nezbytné pro hodnocení nabídky ve formě elektronického katalogu. 3. Co musí zadavatel učinit, když chce v zadávacím řízení využít elektronický katalog Pokud má zadavatel zájem, aby mu dodavatelé předkládali údaje nezbytné pro hodnocení nabídek ve formě elektronického katalogu, musí: stanovit požadavky na zpracování nabídky, mít k dispozici elektronický nástroj odpovídající legislativním podmínkám, splnit další legislativní požadavky spojené s přenosem a příjmem nabídek v podobě elektronického katalogu. 8

9 Jednotlivé povinnosti zadavatele související s využitím elektronického katalogu jsou blíže rozebrány v následujících kapitolách. 3.1 Stanovení požadavků na zpracování nabídky Jaké kombinace elektronické a listinné podoby se v zadávacím řízení reálně vyskytnou, záleží na rozhodnutí zadavatele, neboť požadavky na zpracování nabídky stanovuje zadavatel. Zadavatel je povinen uvést tyto požadavky v souladu s ustanovením 44 odst. 3 písm. e) v zadávací dokumentaci. Skutečnosti, které musí v případě elektronického katalogu zadavatel stanovit, aby elektronický katalog jednoznačně technicko-technologicky definoval, jsou uvedeny v kapitole 3. Zadavatel musí uveřejnit v souladu s ustanovením 6 odst. 1 vyhlášky č. 329/2006 Sb., kterou se stanoví bližší požadavky na elektronické prostředky, elektronické nástroje a elektronické úkony při zadávání veřejných zakázek (dále též vyhláška č. 329/2006 Sb. ) ve vyhlášení, případně ve výzvě, elektronickou adresu pro podávání nabídky (tedy i nabídky v podobě elektronického katalogu). Ze smyslu ustanovení 149 odst. 7 vyplývá, že elektronický katalog musí být podáván elektronickými prostředky a nikoliv v listinné podobě v uzavřené obálce. Ostatní části nabídky (např. kvalifikační doklady) však mohou dodavatelé podávat v listinné podobě (viz např. 149 odst. 5), a to dle požadavků stanovených zadavatelem. Požadavek na elektronickou formu nabídky zadavatel stanoví již fakticky samotnou volbou elektronického prostředku použitého v zadávacím řízení (tím, že např. stanoví, že nabídky v podobě elektronického katalogu budou zadavatelé podávat přes webové rozhraní). Zadavatel kromě toho může stanovit další upřesňující či omezující požadavky na kombinaci elektronické a listinné podoby u nabídky. Pokud zadavatel stanovil, že nabídky podávají dodavatelé elektronickými prostředky a výslovně nezakázal, že dodavatelé nesmějí podat nabídku v listinné podobě, je na rozhodnutí dodavatele, jak nabídku či její část podá (tj. zda elektronickými prostředky nebo v listinné podobě). Dodavatel se například rozhodne, že nabídku podá elektronickými prostředky s výjimkou návrhu smlouvy, který dodavatel doručí zadavateli poštou. V případě, že má zadavatel zájem přijímat nabídky pouze elektronickými prostředky (konkrétně v podobě elektronického katalogu), musí listinou podobu v zadávacích podmínkách zakázat. Bližší metodické postupy ke kombinovaným nabídkám naleznete v dokumentu Metodický postup pro kombinované nabídky/žádosti o účast, který je volně přístupný na adrese v záložce Metodiky/stanoviska (v rámci metodických postupů vzniklých na základě Národního plánu). 3.2 Co musí elektronický nástroj splňovat Pokud chcete jako zadavatel využít v zadávacím řízení u podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek elektronické nástroje (tj. i provádět příjem nabídek v podobě elektronického katalogu podávaných elektronickými prostředky), musíte splnit veškeré požadavky zákona stanovené v ustanovení 149 ZVZ. Mezi tyto požadavky patří zejména, že elektronický nástroj, který chcete využít k realizaci elektronických úkonů v zadávacím řízení, musí být atestován. Atestační řízení je postup, v jehož rámci Ministerstvo vnitra ČR (dále též MV ČR ) zkoumá požadavky shody elektronického nástroje s požadavky zákona o veřejných zakázkách a 9

10 prováděcích právních předpisů k zákonu. Na základě atestačního řízení vydává MV ČR atest, jenž je dokladem osvědčujícím kladný výsledek atestace. K provedení 149 odst. 2 zákona vydalo MI ČR vyhlášku č. 326/2006 Sb., o podrobnostech atestačního řízení pro elektronické nástroje, náležitostech žádosti o atest a o výši poplatku za podání žádosti o atest (vyhláška o atestačním řízení pro elektronické nástroje) dále též jen atestační vyhláška. Splnění požadavků kladených na elektronický nástroj zadavatel zajistí: atestem, v případě, že jste jako zadavatel provozovatelem elektronického nástroje. Provozovatelem rozumí atestační vyhláška fyzickou nebo právnickou osobu, která zajišťuje provoz elektronického nástroje za účelem zadávání veřejných zakázek nebo použitím elektronického nástroje jiného provozovatele, který má atest, pro potřeby zadávacího řízení v případě, že jako zadavatel nejste provozovatelem elektronického nástroje (např. komerčně provozované elektronické nástroje). Zadavatel rovněž musí poskytnout dodavatelům, kteří mohou mít zájem účastnit se zadávacího řízení či soutěže o návrh, veškeré informace technické povahy, včetně kódování a šifrování, které jsou nezbytné pro komunikaci elektronickými prostředky, zejména pro elektronické podání nabídek a žádostí o účast (více viz kapitola 4). 3.3 Pravidla pro přenos a příjem nabídek v podobě elektronického katalogu Kdo je oprávněn činit za zadavatele úkony spojené s podáním nabídky elektronickými prostředky? Pokud zadavatel chce přijímat nabídky v podobě elektronického katalogu musí v souladu s ustanovením 3 odst. 1 vyhlášky č. 329/2006 Sb. určit oprávněné osoby, které jsou za zadavatele oprávněné činit příslušném zadávacím řízení elektronické úkony (zejména potvrzování doručení nabídek, otevírání nabídek, atd.). Co musí zadavatel učinit po podání nabídky (tj. i nabídky v podobě elektronického katalogu? Po podání každé nabídky zaznamená zadavatel čas podání nabídky. Po podání nabídky zadavatel dále ověří platnost zaručeného elektronického podpisu dodavatele a výsledek ověření zaznamená k doručené nabídce. Dodavatel je povinen dle ustanovení 6 odst. 2 vyhlášky č. 329/2006 Sb. chránit podané nabídky před neoprávněným čtením formou šifrování jejich obsahu, a to veřejným klíčem zadavatele. Veřejný klíč poskytuje zadavatel dodavatelům za účelem šifrování obsahu nabídky prostřednictvím internetové adresy zadavatele nebo zasláním na základě vyžádání. Zadavatel musí dále zajistit, aby: veřejný klíč určený k šifrování obsahu nabídek jednoznačně odpovídal soukromému klíči zadavatele a nebylo možné za vynaložení přiměřených prostředků certifikát veřejného klíče padělat. Pokud zadavatel stanovil v souladu se ZVZ lhůtu pro podávání nabídky, musí zajistit, aby nabídka podaná na elektronickou adresu uvedenou zadavatelem: 10

11 před uplynutím stanovené lhůty byla uložena v nezměněné podobě do doby jejího otevření. V tomto případě odešle zadavatel zároveň dodavateli na jeho elektronickou adresu oznámení o doručení nabídky, po uplynutí stanovené lhůty byla označena jako nepřijatelná. V takovém případě odešle zadavatel dodavateli na jeho elektronickou adresu oznámení o skutečnosti, že nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek. 4. Porovnání jednotlivých technologických variant elektronického katalogu V této kapitole je uvedeno: Co musí zadavatel vždy, tj. pro všechny technologické varianty, definovat a vytvořit Jaký je obecný postup, kterým lze elektronický katalog ve všech variantách používat Pro každou technologickou variantu je pak uvedeno: Stručný popis technologické varianty Co musí zadavatel pro danou variantu stanovit, aby byl elektronický katalog jednoznačně definován a aby ho mohl zadavatel vyhodnotit automatizovanou metodou hodnocení Odlišnosti použití elektronického katalogu v dané variantě S jakými výhodami a nevýhodami může zadavatel pro danou technologickou variantu počítat Elektronické nástroje také umožňují validaci elektronických katalogů. Při validaci lze ověřit, zda elektronické katalogy odpovídají požadovanému formátu (např. zda jsou vyplněny všechny povinné atributy). Tento dokument uvádí, jak lze u jednotlivých technologických variant validaci zabezpečit. 4.1 Co musí zadavatel vždy definovat Zadavatel musí pro všechny technologické varianty vždy definovat: požadavky na způsob doručení souboru elektronického katalogu: o přenosový protokol (cestu přenosu) např. , internetový HTTP protokol o adresa elektronické podatelny zadavatele ( ová adresa nebo adresa webové služby či aplikace) požadavky na zabezpečení ačkoli ZVZ stanovuje poměrně striktně způsob zabezpečení elektronických nabídek, je vhodné je přesně specifikovat pro daný konkrétní případ. Jedná se o následující záležitosti: o dostupnost veřejného klíče zadavatele o použité algoritmy šifrování 11

12 o požadavky na certifikační autority, vydávající certifikáty klíčů pro elektronický podpis (stanovení důvěryhodných certifikačních autorit) o posloupnost šifrování a podpisu a jejich vazba na použitý způsob přenosu (např. možnost vytvoření elektronického podpisu poštovním klientem) 4.2 Jak se elektronický katalog používá Při použití elektronického katalogu ve všech formátech je posloupnost kroků následující: 1. Dodavatel v souladu s požadavky zadavatele vlastními prostředky vytvoří soubor elektronického katalogu, a to buď automaticky (výstupem z aplikace dodavatele), nebo i ručně. 2. Dodavatel požadovaným způsobem zabezpečí soubor elektronického katalogu. 3. Dodavatel požadovaným způsobem odešle zabezpečený soubor elektronického katalogu na adresu, publikovanou zadavatelem. 4. Zadavatel dále postupuje způsobem, popsaným v kap. 3.3 tohoto dokumentu. 5. Po otevření nabídek zadavatel zpracuje soubor elektronického katalogu. Předpokládáme, že toto zpracování probíhá vždy automatizovaně (aplikací). 4.3 Strukturovaný textový soubor Popis strukturovaného textového souboru Strukturovaný textový soubor je jednoduchý textový soubor, v němž jsou uvedeny jednotlivé položky elektronického katalogu. Strukturovaný textový soubor elektronického katalogu je formátován podle následujících pravidel: pomocí tzv. oddělovačů jsou odděleny jednotlivé atributy položek elektronického katalogu. Oddělovačem může být v zásadě jakýkoli znak; v praxi se nejčastěji používají středník, čárka, tabelátor nebo mezera. pomocí znaku konce položky jsou odděleny jednotlivé položky elektronického katalogu. Znakem konce položky může být opět v zásadě jakýkoli znak; nejčastěji je požíván znak konce odstavce. Příklad strukturovaného textového souboru je uveden v příloze č Jak se elektronický katalog používá Při použití elektronického katalogu ve formátu strukturovaného textového souboru je většinou nutné, aby krok 1 podle kap. 4.2 (vytvoření elektronického katalogu na straně dodavatele) byl podporován obchodní aplikací dodavatele. Tato aplikace musí být přizpůsobena pro export dat v požadovaném formátu. Náklady na vytvoření exportního modulu jsou (vzhledem k trivialitě požadované funkcionality) obecně nízké; proto lze předpokládat, že si každý dodavatel svou obchodní aplikaci upraví ve vlastní režii Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Zadavatel musí při použití elektronického katalogu ve formátu strukturovaného textového souboru definovat detailní popis formátu strukturovaného textového souboru elektronického katalogu. To prezentuje zejména: 12

13 výčet atributů položek elektronického katalogu stanovení povinných a volitelných atributů položek elektronického katalogu stanovení formátu oddělovačů atributů položek a znaku konce položky kódování, případně znakovou stránku souboru elektronického katalogu Možnost validace Pro elektronický katalog ve formátu strukturovaného textového souboru neexistuje možnost interní validace (validace v rámci souboru katalogu). Externí online validaci elektronického katalogu ve formátu strukturovaného textového souboru je možno zabezpečit např. pomocí webové aplikace. Taková webová aplikace umožní vložení vytvořeného souboru elektronického katalogu, provede jeho ověření a vrátí výsledek validace (seznam chyb nebo potvrzení validity). Vytvoření validační webové aplikace je v odpovědnosti zadavatele a jedná se o poměrně nákladnou záležitost Výhody strukturovaného textového souboru Velmi jednoduchý formát Lze jej prohlížet a upravovat i v jednoduchých nástrojích typu Notepad Nevýhody strukturovaného textového souboru Neexistuje standardní formát strukturovaného textového souboru Velmi citlivý na chyby formátování a kódování (zadavatel nemá strukturu pod kontrolou a korektnost vytvoření souboru leží zcela na dodavateli, který nemusí mít dostatečné znalosti) Ruční vytváření souborů je z výše uvedených důvodů velmi zatíženo chybami Neexistují univerzální nástroje pro vytváření strukturovaného textového souboru; většinou je však možno exportovat data z obchodních aplikací dodavatelů v požadovaném formátu. Obchodní aplikace dodavatelů se však zpravidla musejí (vzhledem k neexistenci standardu) pro daný formát exportu upravit Neexistuje možnost interní validace (uvnitř strukturovaného textového souboru) Pro online validaci je nutno vytvořit zvláštní webovou aplikaci 4.4 Spreadsheet Popis spreadsheetu Spreadsheet je soubor ve standardním formátu tabulkového procesoru (např. Lotus, MS Excel). Řádky tabulky obvykle odpovídají položkám elektronického katalogu, sloupce pak atributům položek elektronického katalogu. Příklad elektronického katalogu ve formátu spreadsheetu uvádí příloha č

14 4.4.2 Jak se elektronický katalog používá Při použití elektronického katalogu ve formátu spreadsheetu je typické, že krok 1 podle kap. 4.2 (vytvoření elektronického katalogu na straně dodavatele) probíhá ručně přímým vyplněním spreadsheetu uživatelem Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Zadavatel musí vytvořit prázdný spreadsheet (případně předvyplněný pevnými, předem danými údaji) a publikovat jej tak, aby byl dostupný dodavatelům. Je vhodné, aby zadavatel uzamknul soubor spreadsheetu jako prevenci proti nežádoucímu rušení, přesunu či přidávání objektů, i když tato ochrana většinou není dokonalá. Zadavatel musí dále stanovit požadavky na minimální verzi tabulkového procesoru, ve kterém bude spreadsheet vyplněn Možnost validace Pro elektronický katalog ve formátu spreadsheetu existuje možnost interní validace; lze např. kontrolovat formát dat. Možnosti interní validace jsou však poměrně omezené. Externí online validaci elektronického katalogu ve formátu spreadsheetu je možno zabezpečit např. pomocí webové aplikace. Taková webová aplikace umožní vložení vytvořeného souboru elektronického katalogu, provede jeho ověření a vrátí výsledek validace (seznam chyb nebo potvrzení validity). Vytvoření validační webové aplikace je v odpovědnosti zadavatele a jedná se o poměrně nákladnou záležitost Výhody spreadsheetu Jedná se o rozšířený a uživatelům známý formát, se kterým umějí pracovat Soubor spreadsheetu lze částečně ochránit (uzamknout) před změnami struktury, které by provedl uživatel Spreadsheet umožňuje částečnou interní validaci souboru Nevýhody spreadsheetu Jedná se o nestandardní formát (každý dodavatel software má vlastní formát spreadsheetu) Při automatizovaném exportu se aplikace zpravidla musejí pro daný formát spreadsheetu upravit Při ručním vyplňování je nutné, aby měl uživatel instalován software pro práci s daným formátem spreadsheetu Existuje pouze částečná možnost interní validace (uvnitř souboru spreadsheetu) Pro online validaci je nutno vytvořit zvláštní aplikaci Uzamčení struktury spreadsheetu lze překonat 14

15 4.5 Přenositelný databázový soubor Popis přenositelného databázového souboru Přenositelným databázovým souborem rozumíme buď soubor jednotlivé databázové tabulky (např. formátu DBase III) nebo jednoduchou databázi (např. MS Access). Řádky tabulky obvykle odpovídají položkám elektronického katalogu, sloupce pak atributům položek elektronického katalogu. Příklad elektronického katalogu ve formátu přenositelného databázového souboru uvádí příloha č Jak se elektronický katalog používá Typický způsob použití přenositelného databázového souboru je spojen s využitím aplikací, které vytvářejí daný soubor. Vytvoření elektronického katalogu na straně dodavatele může být podporováno obchodní aplikací dodavatele. V tomto případě musí být aplikace přizpůsobena pro export dat v požadovaném formátu. Náklady na vytvoření takového exportního modulu jsou obecně nízké; proto lze předpokládat, že si každý dodavatel svou obchodní aplikaci upraví ve vlastní režii. Další možností je situace, kdy zadavatel poskytne jednoduchou pořizovací aplikaci, vytvořenou pouze pro účely tvorby elektronických katalogů. V tomto případě zadavatel ve vlastní režii vytvoří danou aplikaci, zpřístupní ji ke stažení dodavatelům a udělí jim obvykle bezplatnou licenci k použití aplikace. Dodavatel pak tento jednoduchý jednoúčelový nástroj používá v offline režimu. Tato možnost je však poměrně nákladná (ve srovnání s přínosy, které může poskytnout), a to především vzhledem k nákladům na vývoj a potřebě rozsáhlé technické podpory Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Zadavatel musí vytvořit prázdnou tabulku či databázi a publikovat ji tak, aby byla dostupná dodavatelům. Zadavatel musí dále stanovit požadavky na minimální verzi databázového software, ve kterém tabulka / databáze bude vyplněna Možnost validace Pro elektronický katalog ve formátu přenositelného databázového souboru existuje možnost interní validace; lze např. kontrolovat formát dat. Možnosti interní validace jsou omezené pro jednoduché tabulky, v případě databází (MS Access) se nabízí širší možnosti. Externí online validaci elektronického katalogu ve formátu přenositelného databázového souboru je možno zabezpečit např. pomocí webové aplikace. Taková webová aplikace umožní vložení vytvořeného souboru elektronického katalogu, provede jeho ověření a vrátí výsledek validace (seznam chyb nebo potvrzení validity) Výhody přenositelného databázového souboru Tabulka či databáze umožňují částečnou interní validaci souboru Jednoduché přizpůsobení aplikace dodavatele pro export dat v požadovaném formátu Nevýhody přenositelného databázového souboru Jedná se o nestandardní formát (každý dodavatel databázového software má vlastní formát souborů) 15

16 Při automatizovaném exportu se obchodní aplikace dodavatele zpravidla musejí pro daný formát upravit Při ručním vyplňování je nutné, aby měl uživatel instalován software pro práci s daným databázovým formátem Existuje pouze částečná možnost interní validace (uvnitř souboru) Pro online validaci je nutno vytvořit zvláštní aplikaci Bez použití doplňkové aplikace nelze zamezit změnám struktury dodavatelem Bez použití doplňkové aplikace velmi omezená možnost použití 4.6 XML soubor Popis XML souboru XML soubor je jednoduchý textový soubor s jasně definovanou strukturou. Strukturální kostru XML souboru tvoří strukturální značky tagy. Uvnitř tagů se pak nacházejí vlastní data. Struktura XML souboru může být složitější než např. v případě přenositelného databázového souboru; může obsahovat např. vnořené struktury. Příklad elektronického katalogu ve formátu XML souboru uvádí příloha č Jak se elektronický katalog používá Při použití elektronického katalogu ve formátu XML souboru je možné, aby krok 1 podle kap. 4.2 (vytvoření elektronického katalogu na straně dodavatele) byl podporován obchodní aplikací dodavatele. Kromě toho však vytvoření elektronického katalogu na straně dodavatele je možné poměrně komfortně ručně provádět i komerčními nástroji, určenými k tvorbě XML souborů (jmenujme alespoň XML 602 Filler a MS Office InfoPath) Co musí zadavatel navíc definovat a vytvořit Pro XML soubory je možné doručení prostřednictvím webové služby; v tomto případě musí zadavatel: publikovat popis webové služby ve standardním formátu WSDL publikovat popis XML souboru elektronického katalogu ve formátu XML Schema Možnost validace Elektronický katalog ve formátu XML souboru je možno validovat. Validace je přímo vlastností XML technologií a sestává se z ověření korektnosti struktury (tzv. well-formedness) a vlastního ověření validity vložených dat. Provedení validace nevyžaduje žádnou externí aplikaci postačuje, pokud jsou XML schémata dokumentu přístupná pomocí URL adresy Výhody XML souboru XML je standardní, mezinárodně respektovaný formát dat XML je jednoduchý textový formát, editovatelný i v jednoduchých nástrojích XML soubor je dobře čitelný 16

17 XML technologie umožňují validaci souboru bez nutnosti externí validující aplikace XML technologie umožňují přímou vazbu na sdílené datové typy veřejné správy Validace okamžitě odhalí změny struktury souboru Pro vytváření XML dokumentů existuje řada nástrojů Identický XML dokument je použitelný jak v režimu manuálním, tak i plně automatizovaném (webová služba) XML Schema jako standard pro elektronické katalogy bude v nejbližší době dostupné jako výstup standardizačních projektů zastřešených Evropskou komisí Nevýhody XML souboru Při manuálním vyplňování XML souboru musí mít uživatel (dodavatel) instalován příslušný software Při automatizovaném exportu se aplikace zpravidla musejí pro daný formát upravit. 5. Závěrečné doporučení V současné době neexistují široce respektované standardy pro elektronické katalogy, o něž by bylo možno se opřít při návrhu dalšího postupu. Avizován byl metodický materiál, vznikající na půdě IDABC, který měl mimo jiné navrhnout XML formát elektronických katalogů. Tento materiál (Electronic Catalogues in Electronic Public Procurement), vytvořený v září 2007 a uvolněný DG Internal Markets (European Commission) , však bohužel nepřináší požadovaný posun do standardizace elektronických katalogů. Dokument sice shrnuje současnou situaci v jednotlivých členských státech EU (kapitola State of Play), uvádí přehled jednotlivých standardizačních aktivit, jak např. UBL a c-catalogue (kapitola Standardisation Activities) a předkládá požadavky na elektronické katalogy (kapitola Functional Requirements), avšak nepřináší žádná jednoznačná doporučení ohledně použití konkrétních standardů ani nenavrhuje standard vlastní. Jako cílový stav je preferována konvergence UBL a c-catalogue. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem je možno navrhnou následující postup: V případě potřeby rychlého a levného řešení je možno kombinovat tvorbu elektronického katalogu ve formátu spreadsheetu s jeho odesláním zabezpečenou elektronickou poštou na adresu elektronické podatelny zadavatele. Standardní a rozšířitelné řešení pak představuje využití XML technologií. XML soubor elektronického katalogu může být dodavatelem vytvářen buď přímo obchodní aplikací dodavatele, nebo uživatelským způsobem s využitím komerčních aplikací třetích stran. Zadavatel může podporovat příjem webovou aplikací, webovou službou nebo elektronickou poštou. Pokud se budete jako zadavatel rozhodovat o využívání elektronických katalogů v zadávacích řízení, mělo by toto rozhodování být zasazeno do širší strategie elektronizace zadávání veřejných zakázek v organizaci zadavatele. Před rozhodnutím o technologické variantě elektronického katalogu je vhodné, aby zadavatel rozhodl, zda: budou elektronické nástroje využívány pouze u veřejných zakázek malého rozsahu či rovněž u podlimitních/nadlimitních VZ, 17

18 budou elektronizovány pouze vybrané úkony v zadávacím řízení (a jaké) či budou zaváděny plně elektronické zadávací postupy, zadavatel chce využívat separátní aplikace pro elektronické zadávání (tj. vzájemně nepropojené) či zda má zájem integrovat aplikace pro elektronické zadávání s ekonomickými informačními systémy zadavatele, atd. 18

19 6. Přílohy Příloha 1 Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě strukturovaného textového souboru Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě strukturovaného textového souboru je umístěna na portálu o veřejných zakázkách a koncesích na adrese... Priklady\katalog.txt Tiskový výstup podoby elektronického katalogu 1,"toaletní papír","toaletní papír - balení po 6 rolích",25.00, ,"obchodní balík","",02/12/2008," 2,"kancelářský papír","kancelářský papír, gramáž xx/m2",51.30, ,"obchodní balík","",02/12/2008," 3,"kancelářský papír kopírovací","kancelářský papír kopírovací, gramáž xx/m2",58.00, ,"obchodní balík","",02/12/2008," 4,"kancelářský papír Inkjet","Kancelářský papír Inkjet, gramáž xx/m2",62.00, ,"obchodní balík","",02/12/2008," Příloha 2 Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě spreadsheet Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě spreadsheetu je umístěna na portálu o veřejných zakázkách a koncesích na adrese... Priklady\katalog.xls Příloha 3 Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě přenositelného databázového souboru Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě přenositelného databázového souboru je umístěna na portálu o veřejných zakázkách a koncesích na adrese... Priklady\katalog.dbf Příloha 4 Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě XML souboru Praktická ukázka elektronického katalogu v podobě XML souboru je umístěna na portálu o veřejných zakázkách a koncesích na adrese... Priklady\katalog.xml Praktická ukázka XML schématu elektronického katalogu je umístěna na portálu o veřejných zakázkách a koncesích na adrese... Priklady\Katalog.xsd Tiskový výstup podoby elektronického katalogu <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <Katalog xsi:schemalocation="urn:cz:isvs:mmr:schemas:elektronickykatalog:v1 katalog.xsd" xmlns:xsi=" xmlns="urn:cz:isvs:mmr:schemas:elektronickykatalog:v1"> <Polozka> <ID>1</ID> <Nazev>toaletní papír</nazev> <Popis>Toaletní papír - balení po 6 rolích</popis> 19

20 <CenaJednotka>25.00</CenaJednotka> <Mnozstvi> </Mnozstvi> <DoruceniZpusob>obchodní balík</dorucenizpusob> <Vady /> <PlatnostDoDatum> T09:30:47.0Z</PlatnostDoDatum> <URL> <PuvodZeme>CZE</PuvodZeme> </Polozka> <Polozka> <ID>2</ID> <Nazev>kancelářský papír</nazev> <Popis>Kancelářský papír, gramáž xx/m2</popis> <CenaJednotka>51.30</CenaJednotka> <Mnozstvi> </Mnozstvi> <DoruceniZpusob>obchodní balík</dorucenizpusob> <Vady /> <PlatnostDoDatum> T09:30:47.0Z</PlatnostDoDatum> <URL> <PuvodZeme>CZE</PuvodZeme> </Polozka> <Polozka> <ID>3</ID> <Nazev>kancelářský papír kopírovací</nazev> <Popis>Kancelářský papír kopírovací, gramáž xx/m2</popis> <CenaJednotka>58.00</CenaJednotka> <Mnozstvi> </Mnozstvi> <DoruceniZpusob>obchodní balík</dorucenizpusob> <Vady /> <PlatnostDoDatum> T09:30:47.0Z</PlatnostDoDatum> <URL> <PuvodZeme>CZE</PuvodZeme> </Polozka> <Polozka> <ID>4</ID> <Nazev>kancelářský papír Inkjet</Nazev> <Popis>Kancelářský papír Inkjet, gramáž xx/m2</popis> <CenaJednotka>62.00</CenaJednotka> <Mnozstvi> </Mnozstvi> <DoruceniZpusob>obchodní balík</dorucenizpusob> <Vady /> <PlatnostDoDatum> T09:30:47.0Z</PlatnostDoDatum> <URL> <PuvodZeme>CZE</PuvodZeme> </Polozka> </Katalog> Tiskový výstup podoby XML schématu elektronického katalogu <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <xs:schema xmlns:xs=" xmlns="urn:cz:isvs:mmr:schemas:elektronickykatalog:v1" xmlns:cct="urn:cz:isvs:micr:schemas:corecomponenttypes:v1" xmlns:cmn="urn:cz:isvs:micr:schemas:commontypes:v1" xmlns:spa="urn:cz:isvs:micr:schemas:spacetypes:v1" targetnamespace="urn:cz:isvs:mmr:schemas:elektronickykatalog:v1" elementformdefault="qualified"> 20

21 <xs:import namespace="urn:cz:isvs:micr:schemas:commontypes:v1" schemalocation="isvs_common.xsd"/> <xs:import namespace="urn:cz:isvs:micr:schemas:corecomponenttypes:v1" schemalocation="corecomponenttypes.xsd"/> <xs:import namespace="urn:cz:isvs:micr:schemas:spacetypes:v1" schemalocation="isvs_space.xsd"/> <xs:complextype name="polozkaurltype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cmn:urltype"/> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkapuvodzemetype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="spa:statkodtype"/> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkapopistype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cct:texttype"> <xs:maxlength value="2048"/> </xs:restriction> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkaplatnostdodatumtype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cmn:datumxmltype"/> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkanazevtype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cct:identifikatortype"/> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkamnozstvitype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cct:mnozstvitype"/> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkaidtype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cct:identifikatortype"/> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkadorucenizpusobtype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cct:identifikatortype"> <xs:enumeration value="obchodní balík"/> <xs:enumeration value="pošta"/> <xs:enumeration value="osobní odběr"/> <xs:enumeration value="posel"/> </xs:restriction> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkacenajednotkatype"> <xs:simplecontent> <xs:restriction base="cct:cenatype"/> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkavadytype"> <xs:simplecontent> 21

22 <xs:restriction base="cct:texttype"> <xs:maxlength value="2048"/> </xs:restriction> </xs:simplecontent> <xs:complextype name="polozkastructure"> <xs:sequence> <xs:element name="id" type="polozkaidtype"/> <xs:element name="nazev" type="polozkanazevtype"/> <xs:element name="popis" type="polozkapopistype"/> <xs:element name="cenajednotka" type="polozkacenajednotkatype"/> <xs:element name="mnozstvi" type="polozkamnozstvitype"/> <xs:element name="dorucenizpusob" type="polozkadorucenizpusobtype"/> <xs:element name="vady" type="polozkavadytype"/> <xs:element name="platnostdodatum" type="polozkaplatnostdodatumtype"/> <xs:element name="url" type="polozkaurltype"/> <xs:element name="puvodzeme" type="polozkapuvodzemetype"/> </xs:sequence> <xs:complextype name="katalogstructure"> <xs:sequence> <xs:element name="polozka" type="polozkastructure" maxoccurs="unbounded"/> </xs:sequence> <xs:element name="katalog" type="katalogstructure"/> </xs:schema> 22