Program opatření provozovatele distribuční soustavy

Transkript

1 Program opatření provozovatele distribuční soustavy k vyloučení diskriminačního chování ve vztahu k ostatním účastníkům trhu s plynem a ohledně pravidel pro zpřístupňování informací o provozování a rozvoji distribuční soustavy a přístupu do ní RWE GasNet, s.r.o. Klíšská Ústí nad Labem IČ: DIĆ: CZ

2 1. Úvod Právní rámec Účel a rozsah Programu Definice pojmů a zkratek Opatření k vyloučení diskriminačního chování ve vztahu k ostatním účastníkům trhu s plynem ohledně pravidel pro zpřístupnění informací o provozování a rozvoji distribuční soustavy a přístupu do ní Vyloučení diskriminačního chování Schéma začlenění Společnosti uvnitř vertikálně integrovaného podnikatele Organizační zajištění Manažerské zajištění Standardy nediskriminačního přístupu k distribuční soustavě Veřejné informace Důvěrné informace Smluvní informace Interní informace Pravidla poskytování dat a informací Účel Zásady poskytování dat a informací Data pro veřejnoprávní projednání staveb neplynárenských zařízení (cizí investice) Data pro veřejnoprávní projednání staveb PZ zajišťovaných cizím investorem nebo staveb OPZ Data pro územní plánování, územně analytické podklady, zpracování zemních energetických koncepcí, územní generely a energetické studie Data obchodníkům s plynem Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích ve Společnosti Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích u vlastníka Společnosti Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích ve vztahu k externím poskytovatelům služeb Řízení Programu opatření (popis subjektů, činností a pravidel compliance) Statutární orgán Zaměstnanci společnosti Compliance Officer Statut Compliance Officera Činnosti Compliance Officera Výbor compliance Spolupráce ostatních útvarů Společnosti s Compliance Officerem Reporting compliance Činnosti vykonávané pro zajištění compliance Sledování právních a regulatorních změn Kontrola souladu procesů a interních předpisů Společnosti s právními a regulatorními předpisy Koordinace opatření k nápravě nedostatků zjištěných na základě podání (stížností) klientů Koordinace komunikace se státními orgány Školení zaměstnanců PDS v oblasti compliance Informování zaměstnanců Společnosti o Programu opatření Informace o realizaci Programu opatření Shrnutí Účinnost Programu opatření Aplikace Programu opatření Změny Programu opatření TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 2 z 12

3 1. Úvod 1.1. Právní rámec V souladu se směrnicí Evropské unie 2009/73/ES článek 26, 2d, a s ustanovením 59a, odst. 3, zákona č. 458/2000 Sb., o podmínkách podnikání a o výkonu státní správy v energetických odvětvích a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen Energetický zákon /, je provozovatel distribuční soustavy povinen přijmout vnitřním předpisem program (dále jen Program opatření ), který stanoví: opatření k vyloučení diskriminačního chování ve vztahu k ostatním účastníkům trhu s plynem, zejména pokud jde o přístup do jím provozované distribuční soustavy a využívání jeho služeb, pravidla pro zpřístupňování informací o provozování a rozvoji distribuční soustavy a přístupu do ní; informace, jejichž poskytnutí pouze určitým účastníkům trhu s plynem by mohlo tyto účastníky zvýhodnit na úkor ostatních, je provozovatel distribuční soustavy povinen zpřístupnit neznevýhodňujícím způsobem i ostatním účastníkům trhu s plynem Účel a rozsah Programu Účelem Programu opatření je vytvoření dokumentu, kterým se zajistí, aby provozovatel distribuční soustavy, jednotliví zaměstnanci a členové statutárních orgánů provozovatele distribuční soustavy, případně třetí osoby, plnili povinnost zajistit nediskriminační přístup k distribuční soustavě. Nediskriminační přístup k distribučnímu systému je nejdůležitějším faktorem z hlediska vytvoření funkčního a konkurenčního trhu s plynem. Programem opatření a jeho realizací se zajistí rovnocenný přístup účastníků trhu s plynem k distribuční soustavě a ke službám poskytovaným jejím provozovatelem. Žádný účastník nebude zvýhodňován z hlediska přístupu k distribuční soustavě na úkor jiného účastníka a zároveň žádnému účastníkovi nebudou poskytovány výhodnější informace o provozování a rozvoji a o přístupu k distribuční soustavě Definice pojmů a zkratek Pojem / Zkratka DS Společnost PDS GIS HUP Definice Distribuční soustava. Společnost RWE GasNet, s.r.o. Provozovatel distribuční soustavy. Geografický informační systém Hlavní uzávěr plynu (uzavírací armatura odběrného plynového zařízení, která odděluje odběrné plynové zařízení od plynovodní přípojky). Data Informace o DS, resp. o provozovaných PZ, které specifikují: geodeticky zaměřený průběh (polohopis) PZ v písemné a elektronické podobě, kde neexistuje geodeticky zaměřený průběh, poskytuje se orientační zákres průběhu PZ, data z provozní dokumentace zařízení, vlastnická a majetková práva k zařízení. Oprávněný zájem žadatele Rozumí se jím zájem žadatele na získání podkladů pro účely územního a stavebního řízení, územních plánů nebo energetických koncepcí ( 4 odstavec 6, zákona 406/2000 Sb.) případně informací o poloze plynárenského zařízení v blízkosti nemovitosti vlastněné nebo provozované žadatelem. Získání podkladů pro projektovou činnost. Získání informací o poloze plynárenského zařízení pro práci obchodníka s plynem. OPZ Odběrné plynové zařízení. Zákazník Zákazníkem je smluvní strana. Pracovník Zaměstnanec PDS nebo zaměstnanec jiné společnosti, která poskytuje služby PDS na základě smluvního vztahu. PZ Plynárenské zařízení. RS Regulační stanice plynu podle TPG SKAO Stanice katodové ochrany. STL Středotlaký plynovod. NTL Nízkotlaký plynovod. VTL Vysokotlaký plynovod. Žadatel Právnická nebo fyzická osoba nebo orgán státní správy, který písemně požádá o informaci o poloze a o technické specifikaci plynárenského zařízení v digitální podobě, ve formě papírového výtisku nebo zákresem do žadatelem předloženého papírového podkladu. TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 3 z 12

4 2. Opatření k vyloučení diskriminačního chování ve vztahu k ostatním účastníkům trhu s plynem ohledně pravidel pro zpřístupnění informací o provozování a rozvoji distribuční soustavy a přístupu do ní 2.1. Vyloučení diskriminačního chování Za účelem vyloučení diskriminačního chování provozovatele distribuční soustavy vůči ostatním účastníkům trhu s plynem byly identifikovány korporátní postupy držitele licence na distribuci plynu, v rámci kterých by mohlo potenciálně dojít ke zvýhodnění či znevýhodnění postavení jednoho účastníka oproti druhému. K zamezení uvedeného důsledku Společnost provedla opatření, zejména: úpravu informačních systémů přijetím systémových opatření, včetně stanovení přístupových práv; oddělení sdílených složek informačních systémů, a to formou nastavení oprávnění. Přípustná výměna dat je pouze na základě uzavřené smlouvy s příslušným dodavatelem služeb; převedení správy informačních systémů na externí subjekt, který je smluvně zavázán ochraňovat a nesdělovat třetím stranám žádné informace týkající se distribuce; uzavření dohod o mlčenlivosti se všemi zaměstnanci Společnosti; úpravu vnitropodnikových předpisů; úpravu vnitropodnikových procesů; fyzické zabezpečení přístupu k archivované dokumentaci Společnosti; zamezení nekontrolovaného přístupu do prostoru kanceláří Společnosti třetím osobám i jakékoliv propojené osoby v rámci koncernu RWE; implementace Programu opatření do všech smluvních vztahů mezi Společností a poskytovatelem služeb, kde jsou poskytovány informace o distribuční soustavě; organizační změny; zřízení funkce Compliance Officera. Všechna opatření k vyloučení diskriminačního chování jsou provedena v souladu s energetickým zákonem, vyhláškou č. 365/2009 Sb., kterou se stanoví pravidla pro organizování trhu s plynem, v platném znění, a s Řádem provozovatele distribuční soustavy Schéma začlenění Společnosti uvnitř vertikálně integrovaného podnikatele Společnost je ovládaná následujícími osobami: RWE AG, Essen 100,00 % RWE Gas International B.V. 100,00 % RWE Energie, a.s. 100,00 % RWE GasNet, s.r.o Organizační zajištění Výše uvedené schéma odráží organizační a právní nezávislost provozovatele distribuční soustavy. Funkční oddělení je zajištěno plněním tohoto Programu opatření. Osoby odpovědné za řízení Společnosti nejsou přímo ani nepřímo zapojeny do žádné společnosti, jež je držitelem licence na výrobu nebo obchod s plynem; žádný člen statutárního orgánu a žádný vedoucí zaměstnanec Společnosti není současně členem žádného statutárního orgánu, prokuristou nebo vedoucím zaměstnancem jiné společnosti, jež je držitelem licence na výrobu nebo obchod s plynem. TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 4 z 12

5 Žádný člen statutárního orgánu nebo žádný vedoucí zaměstnanec Společnosti není závislý na hospodářských výsledcích jiné společnosti, jež je držitelem licence na výrobu či obchod s plynem Manažerské zajištění Společnost disponuje skutečnými rozhodovacími právy ve vztahu k majetku nezbytnému k provozování, údržbě a rozvoji distribuční soustavy. RWE Energie, a.s., jako vlastník Společnosti neuděluje Společnosti jakékoliv pokyny ohledně běžného provozu nebo údržby distribuční soustavy a dále žádným způsobem nezasahuje do rozhodování, pokud takové rozhodnutí nejde nad rámec schváleného finančního plánu či jiného obdobného nástroje. Tím není dotčeno právo vlastníka Společnosti schvalovat roční finanční plán či jiné obdobné nástroje Společnosti a schvalovat její maximální limity zadlužení. Vyšší řídící struktura holdingu RWE Group může zasahovat do rozhodování Společnosti pouze v případě, že takové rozhodnutí je v rámci schváleného finančního plánu či jiného obdobního nástroje. 3. Standardy nediskriminačního přístupu k distribuční soustavě 3.1. Veřejné informace Veřejné informace jsou veřejně přístupné každému zájemci o informaci, zejména zveřejňované na internetových stránkách Společnosti a zahrnují: dlouhodobý plán rozvoje distribuční soustavy v rozsahu definovaném jednateli Společnosti a uveřejněném na internetu, roční plán odstávek distribuční soustavy v rozsahu: název stavby, číslo stavby, obec, lokalita, plánovaný termín odstávky, název dotčených katastrů, neplánované odstávky v rozsahu: identifikační kód, datum vzniku, obec, místní část ulice, předpokládaná doba obnovení, kontaktní spojení, ceníky za distribuci a činnosti spojené s distribucí ZP, on-line toky do domácí zóny, seznam vstupních bodů a popis distribuční soustavy v rozsahu stanoveném řádem PDS, seznam míst měření kvality plynu v rozsahu stanoveném řádem PDS, kontakty na Společnost, informace dle 15 odst. 1, písm. c) e) vyhlášky číslo 365/2009 Sb., v platném znění, pro předávací místa přeshraničních plynovodů, informace, jejichž výčet je uveden v řádu PDS. Další informace mohou být definovány jako veřejné pouze statutárním orgánem Společnosti. Společnost také zveřejňuje další informace, jejichž povinnost zveřejnění vyplývá i z jiných právních předpisů než z oblasti plynárenství Důvěrné informace Smluvní informace Jde o informace charakteru obchodního, technického a finančního, o kterých se člen orgánu Společnosti nebo kterýkoli zaměstnanec Společnosti dozvěděli od smluvních stran, zejména od zákazníků Společnosti. Člen statutárního orgánu nebo kterýkoli zaměstnanec Společnosti nezveřejní a neposkytne nebo nezpřístupní smluvní informace jakýmkoli třetím stranám, s výjimkami níže uvedenými. Člen statutárního orgánu nebo zaměstnanec Společnosti poskytne nebo zpřístupní smluvní informace mimo rámec Společnosti, pokud: smluvní strana, zejména zákazník Společnosti, udělil Společnosti písemný souhlas s poskytnutím nebo zpřístupněním smluvní informace; smluvní informace je poskytnuta nebo zpřístupněna externím poskytovatelům služeb Společnosti mimo organizační složky poskytovatelů služeb vykonávající výrobu plynu, obchod s plynem nebo elektřinou, avšak za uvedených zásad dle Programu opatření; zpřístupnění smluvní informace je vyžadováno na základě obecně závazných právních předpisů a v souladu s nimi. Smluvní informace jsou zejména: identifikační údaje o zákazníkovi v rozsahu smlouvy o připojení, data o odběrném místě v rozsahu smlouvy o připojení, TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 5 z 12

6 informace v rozsahu smlouvy o distribuci a smlouvy o připojení, údaje z měření zákaznického odběrného místa, fakturační údaje zákaznického odběrného místa, informace o reklamaci, pohledávky vzniklé při poskytování služeb distributora, došlé platby za služby distributora Interní informace Všechny ostatní informace o provozování distribuční soustavy, o jejím rozvoji a přístupu do ní, pokud nejde o veřejnou nebo smluvní informaci. Způsob poskytování těchto informací je upraven tímto Programem opatření. Člen statutárního orgánu nebo zaměstnanec Společnosti poskytne nebo zpřístupní interní informace mimo rámec Společnosti, pokud: interní informace je nebo se stala veřejně přístupnou; zpřístupnění interní informace je vyžadováno na základě obecně závazných právních předpisů a v souladu s nimi. Interní informace jsou zejména: data obchodníkům se ZP v rozsahu dle kapitoly 4.6 tohoto Programu opatření, data pro územní či stavební řízení v rozsahu dle kapitoly 4.3 a 4.4 tohoto Programu opatření, data pro územní plánování, zpracování územních energetických koncepcí, územní generely a energetické studie v rozsahu dle kapitoly 4.5 tohoto Programu opatření, informace vyplývající ze smlouvy o nákupu ZP pro krytí ztrát v distribuční soustavě a pro vlastní spotřebu. 4. Pravidla poskytování dat a informací 4.1. Účel Data jsou poskytována zejména z důvodu: naplňování povinností podle 161 zákona č. 183/2006 Sb., stavební zákon, v platném znění, kdy na žádost pořizovatele územně analytických podkladů, územně plánovací dokumentace, obecního úřadu, žadatele o vydání regulačního plánu nebo územního rozhodnutí, stavebníka nebo osoby jím zmocněné sdělí vlastník technické infrastruktury ve lhůtě do 30 dnů údaje o její poloze, podmínkách napojení, ochrany a další údaje nezbytné pro projektovou činnost a provedení stavby; zpřístupnění informací o topologii a základních technických vlastnostech distribuční soustavy v rámci umožnění přístupu k ní v souladu s energetickým zákonem Zásady poskytování dat a informací Zásadou je poskytování dat na základě zákonných povinností Společnosti souvisejících s právem přístupu třetích stran k DS a dále s výstavbou a připojováním zákazníků k síti provozovatele distribuční soustavy. Veřejné informace v rozsahu určeném tohoto Programu opatření se poskytují automaticky. Smluvní informace se poskytují výhradně na základě písemné žádosti, a to pouze v rozsahu nezbytném pro splnění požadavku a určeném tímto Programem opatření. Interní informace se poskytuji v rozsahu určeném tímto Programem opatření. Data jsou poskytována bezúplatně, s výjimkou poskytování těch dat, které jsou poskytovány za úplatu; tato data jsou specifikována v ceníku PDS. Data předávaná v písemné podobě, případně data předávaná zaručeným elektronickým podpisem musí být opatřena razítkem Společnosti nebo zplnomocněného poskytovatele služeb a datem tisku a podpisem. TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 6 z 12

7 4.3. Data pro veřejnoprávní projednání staveb neplynárenských zařízení (cizí investice) Jde zejména o data o poloze a technické specifikaci plynárenského zařízení v konkrétní lokalitě o rozsahu nepřesahujícím nejbližší okolí stavby, resp. několik okolních ulic. Poskytován je vždy aktuální stav. Data jsou poskytována: na základě žádosti o stanovisko, bezplatně v rámci vydávání Stanoviska pro veřejnoprávní projednání stavby, na přenosném médiu žadatele, případně elektronickou poštou nebo písemně (standardně o rozměru A4 nebo A3). Data jsou součástí Stanoviska PDS k veřejnoprávnímu projednání stavby. Rozsah dat představuje průběh VTL, STL a NTL plynovodů a plynovodních přípojek, včetně umístění předávacích stanic, ochranná, bezpečnostní pásma, RS a SKAO a souvisejících technologických částí (včetně dalších plynárenských i neplynárenských vedení provozovaných PDS el. přípojky k RS, odběrná plynová zařízení, teplovodní vedení z kotelen do RS apod.). Data jsou poskytována bez technických (databázových) údajů. Žádosti přijímají a data poskytují pracovníci poskytovatele služeb v oblasti operativní správy plynárenského majetku na základě uzavřené smlouvy s PDS a v rozsahu udělené plné moci Data pro veřejnoprávní projednání staveb PZ zajišťovaných cizím investorem nebo staveb OPZ Jde zejména o data o poloze a technické specifikaci plynárenského zařízení v konkrétní lokalitě o rozsahu nepřesahujícím nejbližší okolí stavby, resp. několik okolních ulic. Poskytován je vždy aktuální stav s případným doplněným návrhem způsobu připojení na stávající PZ a s tím souvisejících údajů. Data jsou poskytována: na základě žádosti o připojení nebo žádosti o stanovisko, bezplatně při poskytování podkladů investorovi / stavebníkovi PZ, OPZ nebo jeho zástupci na základě plné moci. Data jsou součástí Smlouvy o připojení nebo jako součást Stanoviska PDS k projektu stavby PZ, OPZ pro účely veřejnoprávního projednání. Rozsah dat představuje průběh VTL, STL a NTL plynovodů a plynovodních přípojek, včetně umístění předávacích stanic, RS a SKAO a souvisejících technologických částí (včetně dalších plynárenských i neplynárenských vedení provozovaných PDS el. přípojky k RS, odběrná plynová zařízení, teplovodní vedení z kotelen do RS apod.). Data jsou poskytována bez technických (databázových) údajů, vyjma následujících: plynovody: tlakový stupeň, etapa života, DN, materiál, typ úseku, vlastník, uvedení do provozu, přípojka: tlakový stupeň, materiál, etapa života (provoz/ mimo provoz/ ve výstavbě), DN, vlastník, adresa, HUP: místo osazení HUP, ulice územní identifikace, ochranné a bezpečnostní pásmo, RS a SKAO: tlakový stupeň, etapa života, výkon, adresa (název). Žádosti přijímají a data poskytují pracovníci odboru územního a kapacitního rozvoje DS nebo u staveb PZ v investorství PDS pracovníci poskytovatele služeb v oblasti přípravy a realizace staveb, a u staveb PZ v investorství třetích stran pracovníci poskytovatele služeb v oblasti operativní správy plynárenského majetku, na základě uzavřené smlouvy s PDS a v rozsahu udělené plné moci Data pro územní plánování, územně analytické podklady, zpracování zemních energetických koncepcí, územní generely a energetické studie Jde zejména o data o poloze a technické specifikaci plynárenského zařízení a o případných plánovaných změnách. Rozsah dat se týká území převážně určených územně správním členěním (obec, místní část, městská část, urbanistický obvod, kraj). TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 7 z 12

8 Data jsou poskytována: na základě zákona (např. Zákon o hospodaření energií, Stavební zákon), na základě písemné nebo elektronické žádosti, přednostně v el. podobě ve formátu *.DXF nebo *.XML, a to na přenosném médiu žadatele nebo zaručeným elektronickým podpisem. Data jsou poskytována v rozsahu potřebném pro zpracování dokumentace stanovené Zákonem o hospodaření energií a Stavebním zákonem v platném znění. Žádosti zpracovávají pracovníci odboru územního a kapacitního rozvoje DS. Data připravují a poskytují pracovníci poskytovatele služeb odboru dokumentace sítí na základě uzavřené smlouvy s PDS a v rozsahu udělené plné moci, případně pracovníci odboru územního a kapacitního rozvoje DS. Za obsah, správnost a úplnost poskytovaných dat zodpovídá příslušný pracovník poskytující data Data obchodníkům s plynem Jde o průběh části nebo celé plynárenské soustavy provozovatele distribuční soustavy zpravidla v elektronické podobě pro potřeby obchodníků s plynem v souvislosti s umožněním přístupu k distribuční soustavě danou energetickým zákonem. Data jsou poskytována na základě žádosti zpravidla na el. nosiči na základě žádosti obchodníka, zpravidla v el. podobě ve formátu *.DXF nebo *.XML, případně on-line přístupem do GIS distributora, pokud to systém umožňuje. Data jsou minimálně jednou ročně aktualizována nejpozději ke příslušného roku. Každý držitel licence na obchod s plynem má právo požádat o tato data jednou ročně, a to bezplatně. V případě častějšího požadavku nebo požadavku a častější aktualizaci jsou data poskytována výhradně elektronickou cestou. Rozsah dat představuje průběh VTL, STL a NTL plynovodů a plynovodních přípojek, včetně umístění RS. Data jsou poskytována bez technických (databázových) údajů, vyjma následujících: plynovod: tlakový stupeň, etapa života, DN, materiál, typ úseku, uvedení do provozu, přípojka: tlakový stupeň, etapa života (provoz/ mimo provoz/ ve výstavbě), DN, vlastník, adresa, značka standardu připojení, HUP: místo osazení HUP, ulice územní identifikace, RS: tlakový stupeň, etapa života, adresa (název). Mapové podklady se neposkytují. V případě on-line přístupu se mapové podklady zobrazují na základě užívacího práva na dané mapové podklady. Žádosti zpracovávají pracovníci odboru dokumentace sítí na základě uzavřené smlouvy s PDS a udělené plné moci. Data připravují pracovníci odboru dokumentace sítí, kteří zodpovídají za správnost a úplnost poskytovaných dat na základě uzavřené smlouvy s PDS a udělené plné moci. 5. Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích 5.1. Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích ve Společnosti Povinnost nesdělovat důvěrné informace je zabezpečena dohodami o mlčenlivosti uzavíranými se všemi zaměstnanci Společnosti. Porušení povinnosti nesdělovat důvěrné informace může být kvalifikováno jako závažné porušení pracovní kázně. Členové statutárního orgánu Společnosti podléhají povinnosti mlčenlivosti o důvěrných informacích na základě příslušné smlouvy o výkonu funkce Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích u vlastníka Společnosti Povinnost mlčenlivosti o důvěrných informacích u společnosti vlastnící Společnost je zajištěno dohodou o mlčenlivosti, která je uzavřena mezi společností vlastnící Společnost a jejími zaměstnanci přicházejícími do styku s těmito informacemi. TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 8 z 12

9 Na základě dohody o mlčenlivosti jsou pověření zaměstnanci a členové statutárního orgánu a dozorčí rady, kterým je poskytnuta důvěrná informace, povinni dodržovat mlčenlivost o takové informaci a neposkytnout ji jakékoli třetí osobě a ani jakémukoli zaměstnanci vertikálně integrovaného podnikatele vykonávajícího činnost výroby plynu, obchod s plynem nebo elektřinou Zajištění mlčenlivosti o důvěrných informacích ve vztahu k externím poskytovatelům služeb Smlouvy Společnosti s externími poskytovateli služeb, musí obsahovat ustanovení o mlčenlivosti o důvěrných informacích, a to formou odkazu na Program opatření. Na základě příslušných smluvních ujednání jsou externí poskytovatelé služeb povinni zajistit mlčenlivost o takových informacích shodným způsobem, který uplatňuje Společnost vůči svým zaměstnancům, a to se zaměstnanci, kteří se seznamují nebo mohou seznámit s důvěrnými informacemi. 6. Řízení Programu opatření (popis subjektů, činností a pravidel compliance) 6.1. Statutární orgán Statutární orgán je nositelem hodnot compliance a spolupracuje s Compliance Officerem v oblasti řízení compliance rizik. Statutární orgán je odpovědný za dodržování Programu opatření ve Společnosti Zaměstnanci společnosti Každý zaměstnanec je odpovědný za dodržování compliance předpisů v rámci jím vykonávaných činností Compliance Officer Compliance Officer podporuje management Společnosti v oblasti řízení compliance rizik, koordinuje compliance činnosti a zároveň některé činnosti přímo vykonává. Dále je pověřen kontrolou dodržování Programu opatření ve Společnosti. Výkonem funkce Compliance Officera ve Společnosti je pověřen konkrétní zaměstnanec Společnosti. Zaměstnance pověřuje statutární orgán Společnosti Statut Compliance Officera 1. Compliance Officer koordinuje řízení compliance rizika a dohlíží nad zajišťováním funkce compliance. O obsazení pozice Compliance Officera rozhoduje statutární orgán. 2. Compliance Officer má nezávislé postavení a právo přístupu k informacím nutným k plnění jeho odpovědnosti ohledně zajišťování funkce compliance. Compliance Officer plní ve vztahu k managementu Společnosti a statutárnímu orgánu informační a poradní roli. 3. Všichni zaměstnanci jsou povinni poskytovat Compliance Officerovi všechny compliance relevantní informace. 4. Compliance Officer má v případě zjištění závažných informací z oblastí compliance rizika přímý přístup ke statutárnímu orgánu. V případě závažného pochybení v oblasti compliance zjištěného nebo hrozícího u Společnosti, které významně zvyšuje riziko narušení nediskriminačního chování, je Compliance Officer povinen o této skutečnosti neprodleně informovat statutární orgán Společnosti Činnosti Compliance Officera Činnosti Compliance Officera jsou: a. sledování právních a regulatorních změn z hlediska compliance a jejich promítnutí do procesů a interních předpisů Společnosti, b. kontrola souladu interních předpisů Společnosti s Programem opatření a externími předpisy, c. připomínkování interních a externích předpisů z hlediska compliance. Compliance Officer je součástí připomínkového řízení předpisů Společnosti, d. kontrola nastavení přístupových práv do informačních systémů (nejméně jednou ročně), e. předcházení zneužívání vnitřních informací, f. kontrola dodržování Programu opatření zaměstnanci Společnosti, g. koordinace opatření k nápravě nedostatků zjištěných na základě podání (stížností) zákazníků, h. komunikace s regulatorním orgánem, a konzultace problematiky souladu Programu opatření a nediskriminačního přístupu k distribuční soustavě, TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 9 z 12

10 i. zpracování zprávy o plnění Programu opatření a její zaslání Energetickému regulačnímu úřadu a Ministerstvu průmyslu a obchodu, j. vyhodnocení rizik compliance, k. zabezpečení školení zaměstnanců Společnosti v oblasti dodržování Programu opatření (jednou ročně) Výbor compliance 1. Na zabezpečování činností compliance je ustanoven Výbor compliance, který je složen z vedoucích zaměstnanců následujících útvarů: a. úsek financí a koordinace služeb, b. úsek prodeje kapacity, c. technický úsek, d. úsek strategie DS, e. úsek správy DS, f. odbor regulace a řízení rizik. Dalším členem Výboru compliance je senior manager krizového řízení. 2. Vedoucí zaměstnanec může pověřit svým zastoupením zaměstnance příslušného útvaru. 3. Hlavním úkolem Výboru compliance je spolupodílení se na přípravě zprávy o plnění Programu opatření a identifikování compliance rizik. Výbor compliance se schází nejméně jednou ročně a svolává ho Compliance Officer Spolupráce ostatních útvarů Společnosti s Compliance Officerem 1. Všechny útvary Společnosti jsou povinny spolupracovat s Compliance Officerem a poskytnout mu požadovanou součinnost při zajišťování úkolů v oblasti compliance a v práci Výboru compliance. 2. Vedoucí zaměstnanci Společnosti odpovídají za seznámení podřízených zaměstnanců s povinností spolupracovat s Compliance Officerem při plnění jeho úkolů, zejména pak s povinností každého zaměstnance poskytnout Compliance Officerovi požadované informace a údaje, vysvětlení i související dokumenty v písemné či elektronické podobě Reporting compliance 1. Členové Výboru compliance předkládají za své útvary jednou ročně nejpozději do 15. února běžného roku, Compliance Officerovi zprávu za předcházející kalendářní rok o plnění Programu opatření v oblasti, za kterou odpovídají. Výsledky této zprávy budou zohledněny ve výroční zprávě o plnění Programu opatření. 2. Compliance Officer jednou ročně, a to nejpozději do tří měsíců po skončení kalendářního roku, předkládá ke schválení statutárnímu orgánu Společnosti Zprávu o plnění Programu opatření. Zprávu konzultuje s Výborem compliance. Statutární orgán jednou ročně vyhodnotí účinnost a efektivnost funkce Compliance Officer ve Společnosti Činnosti vykonávané pro zajištění compliance Sledování právních a regulatorních změn 1. Compliance Officer průběžně sleduje právní a regulatorní změny, zajištění plnění Programu opatření a nediskriminačního chování. 2. Všichni vedoucí zaměstnanci Společnosti, vlastníci procesů a zpracovatelé interních předpisů PDS jsou povinni sledovat právní a regulatorní změny, které se týkají oblasti jejich činnosti a odpovědnosti. Všichni zaměstnanci Společnosti jsou povinni seznamovat se s Programem opatření. 3. Compliance Officer poskytuje procesním vlastníkům a zpracovatelům interních předpisů PDS podporu a poradenství při zapracování právních a regulatorních změn do procesů a interních předpisů Společnosti Kontrola souladu procesů a interních předpisů Společnosti s právními a regulatorními předpisy 1. Za soulad každého procesu Společnosti s Programem opatření odpovídá vlastník procesu ve Společnosti. Případné pochybnosti či nesoulad je vlastník povinen řešit s Process Expertem. Je-li takový proces implementován do Společnosti, je Compliance Officer povinen tento proces prověřit. TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 10 z 12

11 2. Vlastník procesu odpovídá i za to, že předpisy compliance jsou dodržovány i ve smluvních vztazích se třetími osobami. 3. Za soulad každého interního předpisu Společnosti s Programem opatření a s právními a regulatorními předpisy odpovídá schvalovatel příslušného předpisu (jemu se zodpovídá zpracovatel dokumentu). Případný nesoulad jednotných vzorů řídicích dokumentů je zpracovatel povinen řešit se Standard Expertem. 4. Kontrolu souladu procesů a předpisů Společnosti s právními a regulatorními předpisy provádí Compliance Officer v rámci připomínkového řízení při tvorbě, změně a rušení procesů nebo předpisů Společnosti. 5. V případě zjištěného nesouladu kontrolovaných procesů a interních předpisů s právními či regulatorními předpisy jsou příslušní vlastníci procesů nebo schvalovatelé/ zpracovatelé interních předpisů povinni: a. navrhnout ve lhůtě stanovené dohodou s Compliance Officerem jejich úpravu i s termínem její realizace; b. nežádoucí stav bezodkladně odstranit, a to ještě před zamýšleným datem účinnosti (aby nesoulad účinnosti vůbec nenabyl). Lhůtu odstranění nesouladu stanoví po dohodě Compliance Officer (Compliance Officer je oprávněn pozastavit účinnost procesu nebo interního předpisu Společnosti). 6. U opatření navržených k nápravě podle odst. 5 výše, posoudí Compliance Officer, zda navržená opatření a úpravy jsou v souladu s Programem opatření, nediskriminačním chováním, právními či regulatorními předpisy, a se zainteresovanými útvary projedná jejich realizaci. 7. Všichni zaměstnanci jsou v případě zjištění nesouladu (nebo důvodného podezření na něj) procesů nebo předpisů Společnosti s Programem opatření, nediskriminačním chováním, právními či regulatorními předpisy povinni na tento nesoulad ihned upozornit Compliance Officera a dle své odpovědnosti zahájit kroky ke sjednání nápravy Koordinace opatření k nápravě nedostatků zjištěných na základě podání (stížností) klientů 1. Vedoucí útvarů informují Compliance Officera: a. o podáních (stížnostech) zákazníků na činnost Společnosti (s výjimkou standardních reklamací), b. o výsledcích vyřízení těchto stížností. 2. V souvislosti s podáními (stížnostmi) podanými na činnost Společnosti a na výsledky jejich vyřízení Compliance Officer koordinuje tvorbu opatření k nápravě, která jsou vytvářena ve spolupráci všech zainteresovaných útvarů společnosti. U navržených opatření Compliance Officer kontroluje jejich soulad s právními a regulatorními předpisy. 3. Compliace Officer má zabezpečen přístup do IS-U modulu reklamace Koordinace komunikace se státními orgány 1. Běžnou komunikaci se státními orgány, související s předmětem činnosti jednotlivých odborných útvarů Společnosti, zajišťují pověření pracovníci, stejně jako plnění povinností vůči těmto orgánům. 2. Compliance Officer koordinuje komunikaci se státními orgány v oblasti Compliance a uskutečňuje komunikaci s Energetickým regulačním úřadem v oblasti dodržování Programu opatření a předkládání Zprávy o plnění Programu opatření. 3. Všechny útvary Společnosti zajišťující plnění právními či regulatorními předpisy stanovených informačních či jiných povinností jsou povinny bez zbytečného odkladu předat seznam všech těchto jimi plněných povinností Compliance Officerovi. 4. Všechny útvary Společnosti jsou povinny neprodleně informovat Compliance Officera: a. o všech správních a daňových řízeních zahájených proti Společnosti, v rámci kterých může být Společnosti uložena sankce; b. o průběhu a výsledku sankčních řízení zahájených proti Společnosti. Compliance Officer následně podle povahy zahájeného sankčního řízení informuje statutární orgán, případně další vedoucí zaměstnance o zahájení sankčního řízení, a případně o jeho průběhu a výsledku Školení zaměstnanců PDS v oblasti compliance 1. Compliance Officer připravuje školící materiály a koordinuje školení v oblasti Programu opatření a compliance. TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 11 z 12

12 2. Seznamování zaměstnanců s interními předpisy Společnosti a na ně navázanými pracovními postupy a s jejich změnami zajišťují vždy nadřízení vedoucí zaměstnanci. 3. Seznamování zaměstnanců s právními a regulatorními předpisy a jejich změnami zajišťuje vždy útvar za danou oblast odpovědný. 4. Všichni zaměstnanci se mohou obracet s dotazy týkajícími se oblasti compliance na Compliance Officera. 5. Všechny útvary mohou Compliance Officera žádat o podporu v oblasti compliance při spolupráci s jinými útvary, případně s externími subjekty. 6. Odbor personalistiky a odměňování a vedoucí zaměstnanci jsou odpovědni za to, že jednotliví zaměstnanci se zaváží mlčenlivostí v pracovně právních dokumentech. 7. Odbor personalistiky a odměňování zabezpečuje proškolení nových zaměstnanců z oblasti Programu opatření Informování zaměstnanců Společnosti o Programu opatření Všichni zaměstnanci, a členové statutárního orgánu Společnosti potvrdí svým podpisem, že byli seznámeni s Programem opatření a budou plnit povinnosti z něho vyplývající. Společnost využije stejný postup, jestliže dojde ke změnám v Programu opatření nebo nastoupí noví zaměstnanci nebo dojde ke změnám ve složení členů statutárního orgánu Společnosti. 7. Informace o realizaci Programu opatření Compliance Officer předkládá pravidelné zprávy o plnění Programu opatření členům statutárního orgánu Společnosti. Compliance Officer vypracovává a předkládá členům statutárního orgánu Společnosti výroční zprávu o plnění Programu opatření v předchozím roce. Tuto zprávu Společnost zasílá vždy do 30. dubna následujícího kalendářního roku Energetickému regulačnímu úřadu a Ministerstvu průmyslu a obchodu; zpráva je současně publikována na webových stránkách Společnosti. 8. Shrnutí 8.1. Účinnost Programu opatření Program opatření ze dne se nahrazuje dnem schválení jednateli Společnosti tímto Programem opatření Aplikace Programu opatření Program opatření a jeho změny jsou závazné pro všechny zaměstnance a členy statutárního orgánu Společnosti počínaje dnem jeho schválení Změny Programu opatření Compliance Officer předkládá statutárnímu orgánu Společnosti návrhy na nezbytné změny Programu opatření. Compliance Officer zabezpečí, aby všichni zaměstnanci a členové statutárního orgánu Společnosti byli se změnou Programu opatření seznámeni, a to neprodleně po přijetí změny Programu opatření. Změny v Programu opatření schvalují jednatelé Společnosti. Upravený Program opatření je předkládán Energetickému regulačnímu úřadu a Ministerstvu průmyslu a obchodu. Za RWE GasNet, s.r.o.: (podepsán) Ing. Miloslav Zaur jednatel společnosti (podepsán) Thomas Merker jednatel společnosti TISK: :32 NEŘÍZENÝ VÝTISK JEN PRO INFORMACI Stránka 12 z 12