Systém vnitřních zásad

Transkript

1 Systém vnitřních zásad (podle zákona č. 61/1996 Sb. po novele provedené zákonem č. 284/2004 Sb.) Povinná osoba: IČ: Adresa: Osoba zodpovědná za plnění oznamovací povinnosti a k zajišťování průběžného styku s ministerstvem: Jméno a příjmení: Mobil, telefon, mail: (dále jen ZO) Podpis: Zástupce ZO: Jméno a příjmení: Mobil, telefon, mail: (dále jen ZZO) Podpis: V, dne

2 Povinná osoba: právnická nebo fyzická osoba oprávněná ke zprostředkování spoření, peněžních úvěrů nebo půjček anebo ke zprostředkovatelské činnosti směřující k uzavření pojistné nebo zajišťovací smlouvy Obsah: 1. Podrobný demonstrativní výčet znaků podezřelého obchodu 2. Způsob identifikace klienta 3. Mechanismus, který umožní údaje uchovávané podle 3 zpřístupnit ministerstvu 4. Postup povinné osoby od zjištění podezřelého obchodu do okamžiku doručení oznámení ministerstvu tak, aby byly dodrženy lhůty stanovené v 4 odst. 2, jakož i pravidla pro zpracování podezřelého obchodu a určení osob, které podezřelý obchod vyhodnocují 5. Opatření, která zabrání hrozícímu nebezpečí, že bezodkladným splněním příkazu klienta by mohlo být zmařeno nebo podstatně ztíženo zajištění výnosu 6. Technická a personální opatření, která zajistí, aby ministerstvo mohlo vůči povinné osobě provádět v zákonných termínech úkony podle 6 a 8. 1) Podrobný demonstrativní výčet znaků podezřelého obchodu Podezřelým obchodem se rozumí obchod provedený za okolností vyvolávajících podezření ze snahy o legalizaci výnosu nebo podezření, že v obchodu užité prostředky jsou určeny k financování terorismu, teroristických činů nebo teroristických organizací; podezřelým obchodem jsou zejména a) vklady v hotovosti následované jejich okamžitými výběry nebo převody na jiné účty, b) zřizování účtů jedním klientem, jestliže jejich počet je ve zjevném nepoměru k předmětu jeho podnikatelské činnosti nebo jeho majetkovým poměrům, a převody mezi těmito účty, c) pohyby na účtech klienta, které zjevně neodpovídají povaze nebo rozsahu jeho podnikatelské činnosti nebo jeho majetkovým poměrům, d) případy, kdy počet obratů na účtu během jednoho dne nebo ve dnech následujících neodpovídá obvyklým peněžním operacím klienta, e) transakce, které zjevně nemají ekonomický důvod, případy, kdy účastníkem obchodu je přímo nebo nepřímo právnická nebo fyzická osoba, vůči níž Česká republika uplatňuje mezinárodní sankce podle zvláštního právního předpisu (např.: zákon č. 48/2000 Sb., o opatřeních ve vztahu k afghánskému hnutí Talibán, zákon č. 98/2000 Sb., o provádění mezinárodních sankcí k udržování mezinárodního míru a bezpečnosti) f) případy, kdy předmětem obchodu je, byť i jen zčásti, sankcionované zboží nebo služby poskytované sankcionovanému subjektu nebo sankcionované osobě (např.: zákon č. 48/2000 Sb., o opatřeních ve vztahu k afghánskému hnutí Talibán, zákon č. 98/2000 Sb., o provádění mezinárodních sankcí k udržování mezinárodního míru a bezpečnosti) g) transakce směrované do země, která nedostatečně nebo vůbec neuplatňuje opatření proti legalizaci výnosů Seznam zemí, které vůbec neuplatňují opatření proti legalizaci výnosů - posledně zveřejněný seznam ze dne zahrnuje tyto státy: Cookovy ostrovy (Cook Islands), Indonésie, Myanmar (dříve Barma), Nauru, Nigérie a Filipíny

3 2) Způsob identifikace klienta a) u fyzické osoby zjištění jejího jména a příjmení, případně všech jmen a příjmení, rodného čísla nebo data narození, pohlaví, trvalého nebo jiného pobytu, jejich ověření z průkazu totožnosti, jsou-li v něm uvedeny, a dále ověření shody podoby s vyobrazením v průkazu totožnosti a ověření čísla a doby platnosti průkazu totožnosti a orgánu nebo státu, který jej vydal; jde-li o fyzickou osobu provozující podnikatelskou činnost, též zjištění její obchodní firmy, odlišujícího dodatku nebo dalšího označení a identifikačního čísla, b) u právnické osoby zjištění obchodní firmy nebo názvu včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, jejího sídla, identifikačního čísla nebo obdobného čísla přidělovaného v zahraničí, jména, případně všech jmen a příjmení, rodného čísla nebo data narození a trvalého nebo jiného pobytu osob, které jsou jejím statutárním orgánem nebo jeho členem, dále zjištění většinového společníka nebo ovládající osoby ( 66a obchodního zákoníku) a identifikace fyzické osoby, která jejím jménem jedná v daném obchodu; je-li statutárním orgánem nebo jeho členem právnická osoba zjištění její obchodní firmy nebo názvu včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, jejího sídla a identifikačního čísla nebo obdobného čísla přidělovaného v zahraničí a zjištění identifikačních údajů osob, které jsou jejím statutárním orgánem nebo jeho členem. Povinnost identifikace Vždy při obchodu v hodnotě převyšující částku EUR. Není-li v době uzavření obchodu nebo v kterémkoliv pozdějším okamžiku přesná výše celého plnění známa, vzniká uvedená povinnost v době, kdy je zřejmé, že stanovené hranice bude dosaženo; je-li obchod uskutečněn formou opakujícího se plnění, je rozhodující součet dílčích plnění za dvanáct po sobě jdoucích měsíců. Vždy, jedná-li se o: a) podezřelý obchod, b) uzavření smlouvy o životním pojištění, jestliže splátky pojistného v jednom kalendářním roce přesahují částku v hodnotě EUR, nebo pokud jednorázové pojistné přesahuje částku v hodnotě EUR, c) přijetí splátek na dříve uzavřené životní pojištění, jestliže přesahují částky uvedené v písmenu b), Je-li účastník obchodu zastoupen na základě plné moci, provádí se identifikace zmocněnce podle postupu uvedeného v bodě 2a) a 2b) a dále předložením plné moci s úředně ověřeným podpisem; tato plná moc se nevyžaduje, jestliže majitel účtu u povinné osoby zmocnil třetí osobu k dispozici s účtem a tato osoba byla identifikována podle postupu uvedeného v bodě 2a) a 2b) a podepsala dispozici podle podpisového vzoru před zaměstnancem povinné osoby, nebo v případě, kdy osoba, která jinak dispoziční právo k tomuto účtu nemá, ukládá na účet hotovost a současně doručuje povinné osobě již vyplněné a oprávněnou osobou podepsané doklady. 3) Mechanismus, který umožní údaje uchovávané podle 3 zpřístupnit ministerstvu Identifikační údaje získané podle bodu 2, kopie dokladů, nebo výpis příslušných identifikačních údajů z nich, předložených k identifikaci a v případě zastupování originál plné moci, se uchovává po dobu 10 let od ukončení vztahu se zákazníkem. Údaje a doklady o obchodech spojených s povinností identifikace uchovává nejméně 10 let po uskutečnění obchodu. Tato doba počíná běžet prvním dnem kalendářního roku následujícího po roce, ve kterém byl proveden poslední úkon obchodu. Doklady ukládá a archivuje ZO, zároveň zajišťuje průběžný styk s ministerstvem podle pokynů ministerstva. V době nepřítomnosti ZO plní úkoly ZZO.

4 4) Postup povinné osoby od zjištění podezřelého obchodu do okamžiku doručení oznámení ministerstvu tak, aby byly dodrženy lhůty stanovené v 4 odst. 2, jakož i pravidla pro zpracování podezřelého obchodu a určení osob, které podezřelý obchod vyhodnocují Každá osoba, vázána tímto Systémem vnitřních zásad, oznámí ihned zjištění podezřelého obchodu ZO, není-li ho, oznámí podezřelý obchod ZZO. Při kontaktování ZO, nebo ZZO využije všech kontaktních způsobů, uvedených na titulní straně Systému vnitřních zásad. Není-li možné v průběhu 4 kalendářních dnů, od zjištění podezřelého obchodu, získat potvrzení ZO, resp. ZZO o tom, že mu byla předána informace o podezřelém obchodu, informuje o podezřelém obchodu ministerstvo přímo; povinnost neprodleného informování ZO, resp. ZZO tím není dotčena. Zároveň dbá, aby se informace o zjištění podezřelého obchodu nedostala k dispozici jiným osobám, než ZO, ZZO nebo ministerstvu. Pokud zjistí podezřelý obchod ZZO, hlásí tuto skutečnost ZO a ZO poté informuje ministerstvo. Postup ZZO při nedosažitelnosti ZO je analogický jako v předchozím odstavci. Kontaktní údaje: ZO a ZZO: viz titulní strana Ministerstvo: Mail: fau@mfcr.cz Telefon: (pracovní dny 8.00 až hod.) mimo obvyklou pracovní dobu Fax: Poštovní adresa Finančního analytického útvaru: Ministerstvo financí, Finanční analytický útvar, poštovní přihrádka 675, Jindřišská 14, Praha 1 Náležitosti oznámení podezřelého obchodu jsou uvedeny na příloze č. 1. 5) Opatření, která zabrání hrozícímu nebezpečí, že bezodkladným splněním příkazu klienta by mohlo být zmařeno nebo podstatně ztíženo zajištění výnosu Oznámení je třeba učinit bez zbytečného odkladu, nejpozději do pěti kalendářních dnů od zjištění obchodu. Vyžadují-li to okolnosti případu, zejména hrozí-li nebezpečí z prodlení, je oznamovatel povinen ministerstvo upozornit ihned po zjištění podezřelého obchodu. Osoba, která zjistila podezřelý obchod postupuje informaci podle bodu 4. Lhůta 4 dny pro předání informace ZO nebo ZZO se v tomto případě zkracuje na 20 minut. Poté povinná osoba informuje přímo ministerstvo. Zároveň, pokud by splněním příkazu klienta mohlo být zmařeno nebo podstatně ztíženo zajištění výnosu, odmítne provedení příkazu a to na dobu do uplynutí 24 hodin od přijetí oznámení podezřelého obchodu ministerstvem. 6, Technická a personální opatření, která zajistí, aby ministerstvo mohlo vůči povinné osobě provádět v zákonných termínech úkony podle 6 a 8 Ministerstvu je umožněno provádění úkonů podle 6 a 8 prostřednictvím ZO, případně ZZO. Kontaktní údaje jsou uvedeny na titulní straně tohoto dokumentu. Při souběžné nedosažitelnosti ZO a zároveň ZZO je kontaktní osobou ten, kdo zjistil podezřelý obchod a jehož kontaktní údaje jsou uvedeny v čl. V., přílohy č. 1: Náležitosti oznámení podezřelého obchodu. Jakmile je to technicky možné, převezme kontakt s ministerstvem ZO, případně ZZO.

5 Příloha č. 1: Náležitosti oznámení podezřelého obchodu I. Identifikační údaje oznamovatele podezřelého obchodu: Obchodní firma (jméno a příjmení) nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení; sídlo (adresa k doručování); identifikační číslo; předmět podnikání dle zápisu v obchodním rejstříku nebo dle průkazu živnostenského nebo jiného oprávnění k podnikání - pouze ten předmět podnikání, který s oznámením souvisí. A) Fyzická osoba: II. Identifikační údaje toho, koho se oznámení týká: Jméno a příjmení včetně případných dalších užívaných jmen a příjmení (ve sporných případech jednoznačně rozlišit jméno a příjmení); adresa místa pobytu v ČR, příp. mimo ČR a další adresy které používá, rodné číslo nebo datum narození, místo narození, druh a číslo průkazu totožnosti, kdy a kým byl vystaven a údaje o době jeho platnosti, státní příslušnost, pohlaví (není-li z dalších údajů zřejmé), popřípadě další identifikační údaje uvedené v průkazu totožnosti. B) Fyzická osoba - podnikatel: Kromě údajů podle bodu A) dodatky používané v podnikání, případně obchodní firma zapsaná v obchodním rejstříku a identifikační číslo, předmět podnikání dle průkazu živnostenského oprávnění nebo dle zápisu v obchodním rejstříku a místo podnikání. C) Právnická osoba: Obchodní firma nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, sídlo, identifikační číslo nebo obdobné číslo přidělované v zahraničí, jméno, příjmení, rodné číslo nebo data narození a bydliště osob, které jsou jejím statutárním orgánem nebo jeho členem; je-li statutárním orgánem nebo jeho členem právnická osoba, pak i její obchodní firma nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, místo podnikání a identifikační číslo a identifikační údaje osob, které jsou jejím statutárním orgánem nebo jeho členem, dále identifikační údaje většinového společníka nebo ovládající osoby. Dále v rozsahu bodu A) identifikační údaje fyzické osoby, která jedná jménem toho, koho se oznámení týká, pokud je v oznamovaném podezřelém obchodu fyzická osoba zastoupena, a vždy v případě právnické osoby. Požadované identifikační údaje není třeba podrobně rozepisovat, pokud jsou doloženy v příloze oznámení kopií té části příslušného dokladu (např. výpisu z obchodního rejstříku nebo obdobného registru nebo průkazu totožnosti), která tyto údaje obsahuje. III. Popis předmětu a podstatných okolností podezřelého obchodu Oznamovatel uvede předmět a podstatné okolnosti podezřelého obchodu, které jsou mu známy. Podrobně uvede zejména: důvod transakce, který účastník obchodu uvádí; popis použité hotovosti či jiných platebních prostředků a další okolnosti hotovostní platby; časové údaje; čísla účtů, na nichž jsou soustředěny peněžní prostředky ohledně kterých se oznámení podává a všech účtů, na které nebo z nichž byly či mají být převáděny, včetně identifikace jejich majitelů a disponentů, má-li k této informaci oznamovatel přístup; měnu; čím je obchod podezřelý; případně i zjištěná telefonní a faxová čísla; popis a evidenční čísla dopravních prostředků; popis chování účastníka obchodu i jeho společníků a další informace, které by mohly mít informační význam k zúčastněným osobám či předmětné transakci.

6 Případné další údaje, které mohou souviset s podezřelým obchodem - např. informace o dalších obchodech a osobách, které mají vztah k podezřelému obchodu, nebo o osobách, které by mohly poskytnout další informace o něm. Součástí popisu jsou kopie všech v oznámení uváděných a s předmětem oznámení souvisejících dokladů, které má oznamovatel k dispozici IV. Informace o provedení či odložení obchodu Oznamovatel uvede zda a kdy byl obchod proveden či zda byl odložen podle 6 odst. 1 nebo 6 odst. 3 zákona č. 61/1996 Sb., případně důvod, proč obchod byl nebo nebyl proveden. V. Kontaktní informace Jméno, příjmení a pracovní zařazení osoby, která za povinnou osobu podává oznámení podezřelého obchodu (lze nahradit kódem, přiděleným registrované kontaktní osobě Finančním analytickým útvarem), možnosti spojení k přijetí pokynů od Ministerstva financí, včetně možnosti spojení i mimo obvyklou pracovní dobu (telefon, fax, e- mail). Kontaktní informace lze uvést odděleně od vlastního textu oznámení; musí však z nich být zřejmé, ke kterému oznámení se vztahují. Datum, čas a místo podání oznámení a podpis osoby plnící oznamovací povinnost, která je současně odpovědná za správnost uvedených údajů.

7 Školení podle 9, zák 61/1996 Sb. prezenční listina DATUM JMÉNO A PŘÍJMENÍ PODPIS