SMĚRNICE SM 04/03/16

Transkript

1 MĚSTO HULÍN SMĚRNICE SM 04/03/16 O ZADÁVÁNÍ A HODNOCENÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU Zpracovatel: Schváleno: Účinnost od: Odbor rozvoje města a životního prostředí Rada města Hulína č. 45, usnesení č. 15/45/RM/2016, dne Účinnost do: Přílohy: Neomezena Příloha 1 Výzva k podání nabídky Příloha 2 Zadávací dokumentace Příloha 3 Rozhodnutí o jmenování komise Příloha 4 Oznámení o jmenování člena hodnotící komise a pozvání na jednání Příloha 5 Čestné prohlášení členů komise Příloha 6 Prezenční listina účastníků zadávacího řízení Příloha 7 Protokol z otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek Příloha 8 Rozhodnutí o výběru dodavatele Příloha 9 Oznámení o výběru dodavatele Příloha 10 Oznámení o vyloučení Příloha 11 Výše skutečně uhrazené ceny Příloha 12 Tabulka evidence veřejných zakázek malého rozsahu

2 1 OBSAH Preambule Článek 1 Článek 2 Článek 3 Článek 4 Článek 5 Článek 6 Článek 7 Článek 8 Článek 9 Úvodní ustanovení Základní pojmy Stanovení hodnoty zakázky Kategorie veřejných zakázek malého rozsahu Evidence a archivace veřejných zakázek Způsob zadání veřejné zakázky předpokládaná cena předmětu veřejné zakázky dle finančního limitu 1 a výběr nejvhodnější nabídky Způsob zadání veřejné zakázky předpokládaná cena předmětu veřejné zakázky dle finančního limitu 2 a výběr nejvhodnější nabídky Způsob zadání veřejné zakázky předpokládaná cena předmětu veřejné zakázky dle finančního limitu 3 a výběr nejvhodnější nabídky Závěrečná ustanovení

3 2 Preambule Tato směrnice upravuje závazný postup města Hulína při zadávání a hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu podle 27 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších přepisů (dále jen zákon o veřejných zakázkách ). Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Směrnice SM 04/03/16 O zadávání a hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen směrnice ) upravuje závazný postup města Hulín (dále jen zadavatele ) při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu specifikovaných v 27 a 219 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o veřejných zakázkách ). Veřejnou zakázkou malého rozsahu je veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota je rovna nebo nižší v případě veřejné zakázky: a) na dodávky nebo na služby částce Kč bez DPH; b) na stavební práce částce Kč bez DPH. Tato směrnice je závazná pro všechny kompetentní zaměstnance městského úřadu, kteří se podílí na zadávání veřejných zakázek a pro členy zastupitelstva obce, případně jeho orgánů a pro příspěvkové organizace města. Článek 2 Základní pojmy Pro účely směrnice se vymezují tyto základní pojmy: Veřejná zakázka je veřejná zakázka na dodávky, na služby nebo na stavební práce. Veřejná zakázka na dodávky je veřejná zakázka, jejímž předmětem je pořízení věci (zboží) formou koupě, koupě zboží na splátky nebo nájmu zboží. Dále za zakázku na dodávky lze považovat poskytnutí služby spočívající v umístění, montáži či uvedení zboží do provozu, pokud tyto činnosti nejsou základním účelem zakázky, avšak jsou nezbytné ke splnění zakázky na dodávky. Veřejná zakázka na stavební práce Veřejná zakázka na služby je veřejná zakázka, která není zakázkou na dodávky nebo stavební práce. Zadávací řízení postup zadavatele podle schválené Směrnice 04/03/2016 o zadávání a hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu, jehož účelem je zadání veřejné zakázky a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení zadávacího řízení. Zadavatel město Hulín jako právnická osoba nebo jím zřízené příspěvkové organizace.

4 3 Zástupce zadavatele pokud je zadavatelem město Hulín - příslušný odpovědný pracovník zadavatele podle Organizačního řádu Městského úřadu Hulín v platném znění, vedoucí odboru - vedoucí úředník. Je-li zadavatelem městem zřizovaná příspěvková organizace ředitel/ka příspěvkové organizace. Pověřený pracovník zaměstnanec Městského úřadu pověřený vedoucím odboru nebo zaměstnanec příspěvkové organizace pověřený ředitelem/kou příspěvkové organizace k vyřízení příslušné věci vymezené náplní práce. Dodavatel osoba, která nabízí poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací, nebo více těchto osob společně. Za dodavatele se považuje i pobočka závodu; v takovém případě se za sídlo dodavatele považuje sídlo pobočky závodu. Účastník zadávacího řízení dodavatel, který ve stanovené době podal nabídku na získání zakázky. Vybraný dodavatel účastník zadávacího řízení, jehož nabídka byla vyhodnocena zadavatelem jako nejvýhodnější, a který bude realizovat zakázku na základě smluvního vztahu. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky předpokládanou hodnotou veřejné zakázky je zadavatelem předpokládaná výše úplaty za plnění veřejné zakázky vyjádřená v penězích. Do předpokládané hodnoty veřejné zakázky se nezahrnuje daň z přidané hodnoty. Profil zadavatele elektronický nástroj, který umožňuje neomezený dálkový přístup a na kterém zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám. Článek 3 Stanovení hodnoty zakázky 1. Zadavatel nebo zástupce zadavatele dle 31 zákona o veřejných zakázkách není povinen zadávat veřejné zakázky malého rozsahu postupem podle zákona, je však povinen dodržet zásady podle 6 zákona o veřejných zakázkách, které jsou: zadavatel při postupu podle tohoto zákona musí dodržet zásady transparentnosti a přiměřenosti; ve vztahu k dodavatelům musí zadavatel dodržovat zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace; zadavatel nesmí omezovat účast v zadávacím řízení těm dodavatelům, kteří mají sídlo a) v členském státě Evropské unie, Evropského hospodářského prostoru nebo Švýcarské konference, nebo b) v jiném státě, který má s Českou republikou nebo s Evropskou unií uzavřenou mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelům z těchto států k zadávané veřejné zakázce. 2. Zadávání veřejných zakázek nad limity stanovené zákonem pro veřejné zakázky malého rozsahu se řídí přímo zákonem o veřejných zakázkách.

5 4 3. Základní povinností zadavatele je stanovit ještě před zahájením zadávacího řízení předpokládanou hodnotu veřejné zakázky ve smyslu 16 zákona o veřejných zakázkách. 4. Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky stanoví zadavatel v souladu s pravidly stanovenými v 17 až 22 zákona o veřejných zakázkách a na základě údajů a informací o zakázkách stejného nebo podobného plnění. 5. Zadavatel nesmí rozdělit předmět zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené v zákoně o veřejných zakázkách a k zadání zakázky v jiném (mírnějším) druhu zadávacího řízení, než jaký odpovídá celkové předpokládané hodnotě. 6. Nemá-li zadavatel k dispozici takové potřebné objektivní údaje, stanoví předpokládanou hodnotu na základě údajů a informací získaných průzkumem trhu s požadovaným plněním popř. jiným vhodným způsobem. 7. Zakázky mohou být v daném kalendářním roce zadávány pouze v rozsahu a do výše, která je schválena v rámci rozpočtu obce; každá veřejná zakázka malého rozsahu musí být vždy schválena v rámci předběžné řídící kontroly alespoň příslušným příkazcem operace a správcem rozpočtu, případně orgánem obce. 8. Před podpisem smluv bude postupováno dle Směrnice o evidenci a oběhu smluv v platném znění. Článek 4 Kategorie veřejných zakázek malého rozsahu 1. Veřejné zakázky malého rozsahu jsou dle této směrnice rozděleny do 3 finančních limitů a každý limit podléhá jinému způsobu administrace. Finanční limit 1 veřejné zakázky na dodávky, služby do Kč bez DPH a veřejné zakázky na stavební práce do Kč bez DPH. Finanční limit 2 veřejné zakázky od Kč bez DPH do Kč bez DPH na dodávky, služby a veřejné zakázky od Kč bez DPH do Kč bez DPH na stavební práce Finanční limit 3 veřejné zakázky od Kč bez DPH do zákonem stanoveného limitu na dodávky a služby bez DPH a veřejné zakázky od Kč bez DPH do zákonem stanoveného limitu na stavební práce bez DPH. 2. Zadavatel nebo zástupce zadavatele může v případech hodných zvláštního zřetele u veřejných zakázek malého rozsahu rozhodnout o odlišném postupu při zadávání veřejné zakázky, než je stanoveno touto směrnicí. 3. Za případy hodných zvláštního zřetele je možné považovat zejména případy, kdy se jedná o havarijní stavy ohrožující bezpečnost lidí či majetku, živelné pohromy a odvrácení možného ohrožení. 4. Pokud je v rámci zadávání veřejných zakázek malého rozsahu zpracována výzva k podání nabídek, případně zadávací dokumentace, musí vždy obsahovat jednoznačné konstatování, že se jedná o zakázky malého rozsahu ve smyslu 27

6 5 zákona o veřejných zakázkách, jejichž zadávání se v souladu s ust. 31 zákona o veřejných zakázkách neřídí zákonem. 5. Jestliže při realizaci veřejné zakázky malého rozsahu vzniknou dodatečné stavební práce, dodatečné služby nebo dodávky, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách a jejichž potřebu nemohl zadavatel jednající s náležitou péčí předvídat a nepřesáhnou 30% původní hodnoty závazku, budou zadány témuž dodavateli na základě uzavřeného dodatku ke smlouvě. 6. Tato směrnice se nevztahuje na nákup potravin do školních jídelen. Článek 5 Evidence a archivace veřejných zakázek 1. Příslušné odbory a příspěvkové organizace jsou povinny veřejné zakázce malého rozsahu v limitu 2 a 3 přidělit evidenční číslo. 2. Evidenční číslo veřejné zakázky bude mít následující tvar VZ/20xx/A/BB/zkratka odboru (zkratka příspěvkové organizace) jednotlivé položky znamenají: VZ - veřejná zakázka 20xx - rok, ve kterém bylo zahájeno zadávací řízení A - označení finančního limitu (finanční limit 2 nebo 3 dle čl. 4 odst. 1) BB - pořadové číslo veřejné zakázky v tomto limitu (např. 01) 3. Příslušný odbor a příspěvková organizace povede evidenci veřejných zakázek formou přehledné tabulky za kalendářní rok (viz Příloha č. 12 této směrnice). Článek 6 Způsob zadávání veřejné zakázky předpokládaná cena předmětu veřejné zakázky dle finančního limitu 1 a výběr nejvhodnější nabídky Veřejné zakázky malého rozsahu do výše Kč bez DPH na dodávky a služby a veřejné zakázky do výše Kč bez DPH na stavební práce lze uskutečnit přímo v kompetenci příslušného příkazce operace a správce rozpočtu dle aktuální situace na trhu. Tyto zakázky mohou být realizovány formou objednávky nebo formou ústní smlouvy, uzavřené na místě. Složka o zadání veřejné zakázky se vede v režimu předběžné řídící kontroly podle 26 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Dodrženy musí být principy efektivnosti, hospodárnosti a účelnosti a zásady řídící kontroly dle vnitřní směrnice Kontrolní činnost města Hulína v platném znění.

7 6 Článek 7 Způsob zadávání veřejné zakázky předpokládaná cena předmětu veřejné zakázky dle finančního limitu 2 a výběr nejvhodnější nabídky 1. Tyto veřejné zakázky lze uskutečnit přímo v kompetenci příslušného příkazce operace a správce rozpočtu dle aktuální situace na trhu. Pověřený pracovník, vychází ze svých zkušeností a informací o trhu. 2. Pověřený pracovník, vyzve 3 dodavatele k předložení cenové nabídky; v případě průzkumu trhu i více dodavatelů. Výzva k podání nabídky (poptávka) může být zaslána elektronickou formou. 3. O výběru nejvhodnější nabídky rozhodne pověřený pracovník se zástupcem zadavatele (není nutné ustanovit hodnotící komisi). 4. Veřejná zakázka na dodávky a služby je realizovaná na základě písemné objednávky nebo smlouvy. Objednávky podepisuje zástupce zadavatele, smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem podepisuje statutární zástupce města nebo ředitel/ka příspěvkové organizace. Veřejná zakázka na stavební práce je realizovaná na základě písemné smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem, kterou podepisuje statutární zástupce města nebo ředitel/ka příspěvkové organizace. 5. O průběhu a výsledku posouzení této zakázky je příslušný pracovník povinen vést složku, která musí obsahovat minimálně doložení tří nabídek a dále doklady povinné dle vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole a dále dle vnitřní směrnice Kontrolní činnost města Hulína v platném znění. Jedná se například o tyto doklady: - Doklady o zjišťování předpokládané hodnoty zakázky, - Rozhodnutí správce rozpočtu o poskytnutí individuálního nebo limitovaného příslibu, - Kopie objednávky event. kopie smlouvy, - Dodací listy, - Fakturu, - Záruční listy, - Reklamační listy apod. 6. Veřejná zakázka v tomto finančním limitu spadá do evidence veřejných zakázek malého rozsahu vedenou příslušným odborem, popřípadě příslušnou příspěvkovou organizací. Článek 8 Způsob zadání veřejné zakázky předpokládaná cena předmětu veřejné zakázky dle finančního limitu 3 a výběr nejvhodnější nabídky 1. Výzva k podání nabídky je písemně nebo elektronicky odeslána minimálně 3 dodavatelům; výzva k podání nabídky bude mít náležitosti dle přílohy č. 1; lhůta pro podání nabídek musí být minimálně 11 pracovních dnů u veřejných zakázek na dodávky, služby a stavební práce ode dne odeslání výzvy uchazečům, popřípadě ode dne uveřejnění na internetových stránkách města.

8 7 2. Výzvu k podání nabídky a zadávací dokumentaci schvaluje Rada města Hulín; nevztahuje se na příspěvkové organizace. 3. Výzva k podání nabídky je zpravidla zveřejněna na internetových stránkách města ve formátu PDF po celou dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Současně s výzvou k podání nabídky bude na internetových stránkách zveřejněna kompletní zadávací dokumentace. 4. Výzva k podání nabídek, popřípadě zadávací dokumentace musí obsahovat minimálně: a) Identifikační údaje zadavatele; b) Název a popis předmětu zakázky; c) Předpokládaná hodnota zakázky bez DPH; d) Lhůta a místo pro podání nabídky; e) Údaje o hodnotících kritériích a metodu jejich hodnocení, v případě, že jako základní hodnotící kritérium není zvolena nejnižší nabídková cena, musí se dílčí hodnotící kritéria jednoznačně vztahovat k předmětu zakázky; f) Informaci o tom, že se nejedná o zadávací řízení dle zákona č. 134/2016 Sb.; g) Požadavky na prokázání kvalifikace uchazeče; h) Podmínky a požadavky na zpracování nabídky (tj. co má být obsahem nabídek, jaké údaje týkající se předmětu zakázky, jeho realizace mají uchazeči v nabídkách uvést, aby mohl zadavatel nabídky vzájemně objektivně srovnávat a vyhodnotit soulad nabídky se zadavatelem vymezenými podmínkami); i) Požadavek na předložení návrhu smlouvy včetně obchodních podmínek ze strany uchazeče, nestanoví-li tyto podmínky závazně návrh smlouvy zpracovaný zadavatelem; j) Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny; k) Doba a místo plnění zakázky; l) Požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští; m) Platební podmínky; n) Požadavky na specifikaci případných poddodavatelů (alespoň jejich identifikační údaje) a vymezení přípustné míry plnění dodané jejich prostřednictvím; o) Výše smluvní pokuty, která bude uložena v případě nesplnění nebo porušení povinnosti vyplývající ze smlouvy; p) Formální požadavky na zpracování nabídky (např. kopie, podání nabídky na elektronickém médiu atd.) q) Vymezení práva na zrušení zadávacího řízení 5. K otvírání obálek a k posouzení a hodnocení předložených nabídek bude Radou města Hulín ustanovena hodnotící komise složená nejméně ze třech členů zaměstnanců úřadu resp. z členů zastupitelstva města, zaměstnanců příspěvkových organizací či přizvaných odborníků. Současně za každého člena hodnotící komise bude jmenován i náhradník. Komise je usnášeníschopná, jsou-li jejímu jednání přítomni alespoň 2 její členové. Rada města Hulín neschvaluje složení hodnotící komise pro příspěvkové organizace. Všichni členové komise písemně čestně prohlásí, že nejsou ve střetu zájmů.

9 8 6. Otevírání obálek bude veřejné, mohou se jej zúčastnit účastníci zadávacího řízení a zástupci účastníků zadávacího řízení, jejichž nabídky byly podány ve stanovené lhůtě. Přítomní účastníci zadávacího řízení svou účast stvrdí podpisem v listině přítomných účastníků zadávacího řízení. Zadavatel zahájí otevírání obálek bez zbytečného odkladu po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Při otevírání obálek zadavatel kontroluje, zda nabídky byly doručeny ve stanovené lhůtě. 7. Během otvírání obálek bude přítomným osobám sděleno: a) Identifikační údaje účastníka zadávacího řízení; b) údaje z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení; c) údaj o nabídkové ceně nebo nákladech 8. Hodnotící komise provede ve stanoveném termínu otevření obálek s nabídkami, posouzení nabídek z hlediska splnění požadavků zadavatele na předmět plnění a z hlediska případné mimořádné nízké nabídkové ceny. Pokud je v zadávacím řízení pouze jeden účastník, nemusí zadavatel hodnotit, ale může vybrat dodavatele bez hodnocení. 9. Protokol o otevírání obálek podepisují všichni přítomní členové komise a zadavatel jej pak bezodkladně uveřejní na internetových stránkách. 10. Po provedeném vyhodnocení nabídek navrhne hodnotící komise Radě města Hulín nejvhodnější nabídku. Rada města rozhodne následně na základě doporučení hodnotící komise o uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem. U příspěvkových organizací navrhne hodnotící komise nejvhodnější nabídku zástupci zadavatele. Zástupce zadavatele vystaví rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky a sdělí tuto informaci všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru. 11. S vybraným dodavatelem zadavatel uzavře do 30 dnů od vyhodnocení veřejné zakázky písemnou smlouvu, kterou za zadavatele podepisuje statutární zástupce města nebo ředitel/ka příspěvkové organizace. 12. V případě, že dodavatelé nepředloží pro zadavatele akceptovatelnou nabídku popř. nabídku na zadavatelem požadované plnění, má zadavatel možnost oznámením zrušit veřejnou zakázku. Možnost zrušení zadávacího řízení musí být již vymezeno ve výzvě dodavatelům k podání nabídky. 13. U zakázek, jejichž cena je vyšší, než Kč bez DPH bude v souladu s ust. 219 odst. 1 až 3 zákona o veřejných zakázkách, zveřejněn na profilu zadavatele, celý obsah uzavřené smlouvy a to do 15 dnů od uzavření smlouvy; změny a dodatky k uzavřené smlouvě budou zveřejněny ve stejné lhůtě od jejich uzavření. 14. Zadavatel uveřejní nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy na profilu zadavatele výši skutečně uhrazené ceny za plnění smlouvy, na kterou se vztahuje povinnost uveřejnění dle odstavce 13. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní veřejný zadavatel nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku cenu za plnění smlouvy v předchozím kalendářním roce. 15. Veřejná zakázka spadá do evidence veřejných zakázek malého rozsahu vedené příslušným odborem, popřípadě příslušnou příspěvkovou organizací. Článek 9 Závěrečná ustanovení

10 9 1. Tato směrnice SM/04/03/16 se vztahuje na veřejné zakázky malého rozsahu vyhlášené po dni nabytí účinnosti této směrnice. 2. Tato směrnice byla schválena Radou města Hulína č. 45, usnesením č. 15/45/RM/2016, ze dne Tato směrnice nabývá platnosti dnem jejího schválení a účinnosti od Směrnice je závazná pro všechny odbory a útvar tajemníka Městského úřadu v Hulíně. 4. Současně pozbývá platnosti Směrnice SM 04/02/15 O zadávání a hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu, která nabyla účinnosti od Výše uvedená pravidla se týkají zakázek malého rozsahu, financovaných výhradně z prostředků města. 6. V případě zadávání zakázek malého rozsahu, které budou spolufinancovány z dotačních titulů EU, zadávaných v rámci některého z programů strukturálních fondů EU je nutné respektovat metodické pokyny příslušných dotačních titulů. 7. Za řádnou archivaci dokumentace vztahující se k veřejným zakázkám ve finančním limitu 2 a 3 odpovídá příslušný odbor popřípadě příslušná příspěvková organizace města a to po dobu 10 let ode dne ukončení zadávacího řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku. 8. Administrací veřejné zakázky malého rozsahu může být na základě mandátní smlouvy pověřen externí subjekt. Mgr. Roman Hoza, v. r. Petr Polák, v. r. starosta města Hulína místostarosta města Hulína