SMĚRNICE K ZAJIŠTĚNÍ SVOBODNÉHO PŘÍSTUPU K INFORMACÍM, OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A K ŘEŠENÍ STÍŽNOSTÍ

Transkript

1 Vysoká škola polytechnická Jihlava Č. j. KR/09/ SMĚRNICE K ZAJIŠTĚNÍ SVOBODNÉHO PŘÍSTUPU K INFORMACÍM, OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A K ŘEŠENÍ STÍŽNOSTÍ Článek 1 Úvodní ustanovení (1) Povinnost zajištění svobodného přístupu k informacím vyplývá pro Vysokou školu polytechnickou Jihlava (dále jen VŠPJ) jako veřejnou vysokou školu a příjemce dotací ze státního rozpočtu ze zákona č. 106/1999 Sb. (zák. o svobodném přístupu k informacím). (2) Právo každého občana na zamezení neoprávněnému zasahování do jeho soukromí se naplňuje mimo jiné prostřednictvím ochrany jeho osobních údajů. Práva a povinnosti při automatizovaném nebo jiném zpracovávání osobních údajů jsou dány zákonem č.101/2000 Sb. (zák. o ochraně osobních údajů). (3) V případech, kdy VŠPJ vykonává působnost orgánu veřejné správy, tj. vystupuje jako správní orgán, se na její postup vztahuje zákon č. 500/2004 Sb. (správní řád). Rozhodnutí, proti kterým není dle toho řádu odvolání, upravuje zejména zák. č.111/1998 Sb. (zák. o vysokých školách). (4) Veřejná správa je službou veřejnosti každý se musí k dotčeným osobám chovat zdvořile, podle možnosti jim vycházet vstříc, dle povahy úkonu je přiměřeně poučit o jejich právech a povinnostech, vyřizovat věci bez zbytečných průtahů a tak, aby nikomu nevznikaly zbytečné náklady. (5) Povinnosti dané výše uvedenými zákony a touto směrnicí musí dodržovat všichni zaměstnanci VŠPJ. Článek 2 Svobodný přístup k informacím (1) VŠPJ jako povinný subjekt poskytuje žadatelům (právnickým nebo fyzickým osobám) informace s výjimkou těch, které jsou předmětem průmyslového vlastnictví nebo se týkají dotazů na názory, budoucí rozhodnutí a vytváření nových informací. Informací není počítačový program. (2) Informace se poskytují buď zveřejněním (např. na úřední desce, nástěnkách v objektu školy, ve školní knihovně a v elektronické formě na webových stránkách školy na adrese ), anebo na základě žádosti. (3) Povinně zveřejňované údaje o VŠPJ podle 5 zák. 106/1999 Sb. viz příloha č. 1. 1/ 9

2 (4) Podat žádost, stížnost, předložit návrh, podnět či jiné dožádání podle zák. č. 106/1999 Sb. lze písemně na adrese podatelny VŠPJ: Vysoká škola polytechnická Jihlava, Tolstého 16, Jihlava (sídlo podatelny pro osobní dodání je na téže adrese) faxem na tel. č em na adrese ústně Žádost o poskytnutí informace podaná ústně se zodpovídá ústně. Příjemce písemného podání na VŠPJ je povinen zajistit jeho řádnou evidenci podle vnitřních směrnic o spisové službě. Vyřízením podání je pověřena kancelář rektora. (5) Postup při podávání a vyřizování písemných žádostí viz příloha č. 2. Článek 3 Ochrana osobních údajů 1) Osobní údaj je jakákoliv informace týkající se určené nebo určitelné fyzické osoby. Osoba se považuje za určenou nebo určitelnou pokud ji lze z údajů přímo nebo nepřímo identifikovat (např. na základě čísla, kódu, prvků specifických pro její fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu). 2) Citlivý údaj je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě osoby a jakýkoliv biometrický nebo genetický údaj osoby. 3) Oprávnění pracovníci jsou v rozsahu svých pracovních zařazení a pravomocí při zpracovávání osobních údajů povinni: stanovit účel, k němuž mají být zpracovány, stanovit prostředky a způsob jejich zpracování, shromažďovat osobní údaje pouze ke stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu, uchovávat je pouze po dobu nezbytně nutnou k účelu jejich zpracování, zpracovávat je pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny, neshromažďovat osobní údaje pod záminkou jiného účelu nebo jiné činnosti a nesdružovat údaje, které byly získány k rozdílným účelům, zpracovávat osobní údaje pouze s prokazatelným souhlasem dané osoby, Bez souhlasu osoby lze podle 5, odst. 2 zák. 101/2000 Sb. zpracovávat osobní údaje - nezbytné pro dodržování právní povinnosti VŠPJ dle zák. č.111/1998 Sb. o vysokých školách (např. vedení matriky studentů), - nezbytné pro jednání o smlouvě či plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je daná osoba, - pokud je to nezbytně potřeba k ochraně životně důležitých zájmů osoby nebo pro ochranu práv VŠPJ, - pokud se poskytují údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazení. 2/ 9

3 informovat osobu, jejíž údaje jsou zpracovávány, při udělení souhlasu o tom, pro jaký účel zpracování, k jakým osobním údajům a komu je souhlas dáván a na jaké období a zda je poskytnutí osobních údajů povinné nebo dobrovolné, předávat tyto osobní údaje jinému správci pouze za zákonem stanovených podmínek ( 5). 4) Oprávnění pracovníci mohou zpracovávat citlivé údaje jen, jestliže: osoba dala výslovný souhlas a byla informována o účelu zpracování, druhu zpracovávaných údajů, jakému správci a na jaké období a byla poučena o svých právech (přístup ke zpracovávaným informacím, právo na blokování, opravu, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, právo na stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem v Praze), je to nezbytné pro zajištění právních nároků, zdravotní péče, ochrany veřejného zdraví, zdravotního pojištění, nemocenského a důchodového pojištění, státních sociálních dávek, pro dodržení povinností v oblasti pracovního práva a zaměstnanosti a dále dle 9 zákona. 5) Pracovníci zpracovávající osobní údaje dbají, aby při tom nedošlo k újmě na právech osob, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a rovněž dbají na zachování mlčenlivosti a ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života dotčených osob. 6) Vedoucí pracovníci zodpovídají za to, že nedojde k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení, či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů a jejich následné likvidaci. 7) Jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, anebo na základě žádosti příslušné osoby, platí povinnost likvidace osobních údajů (výjimkou je jejich uchování pro účely archivnictví, pro uplatnění práv v občanském soudním řízení, trestním a správním řízení). Likvidací se rozumí fyzické zničení nosiče osobních údajů, fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalšího zpracování Článek 4 Řešení stížností 1) Dotčené osoby mají právo obracet se na VŠPJ se stížnostmi proti nevhodnému chování úředních osob nebo proti postupu VŠPJ jako správního orgánu ( 175 zák. 500/2004 Sb.). 2) Podání stížnosti nesmí být stěžovateli na újmu. 3) Stížnost lze podat písemně na adrese podatelny VŠPJ (Vysoká škola polytechnická Jihlava, Tolstého 16, Jihlava, vspj@vspj.cz) nebo ústně. Sídlo podatelny pro osobní dodání je na téže adrese. 4) Je-li podána ústně stížnost, kterou nelze ihned vyřídit, sepíše o ní zástupce VŠPJ písemný záznam. 5) Příjemce písemné stížnosti je povinen bezodkladně předat stížnost kanceláři rektora k její řádné evidenci ve spisové službě a k dalšímu řešení. 3/ 9

4 6) Stížnosti vyřizuje kancelář rektora nebo vedoucí pracovník určený rektorem. Je nepřípustné postupovat stížnost k prošetření útvarům či pracovníkům, proti nimž stížnost směřuje. 7) Stížnost musí být řádně prošetřena, ověřeny skutečnosti v ní uvedené, případně lze vyslechnout stěžovatele, osoby, proti nimž stížnost směřuje, a další osoby, které mohou přispět k objasnění věci. 8) Stížnost musí být vyřízena do 60 dnů ode dne jejího doručení na VŠPJ. O vyřízení stížnosti musí být stěžovatel v této lhůtě vyrozuměn. Stanovenou lhůtu lze překročit jen tehdy, nelze-li v jejím průběhu zajistit podklady potřebné pro vyřízení stížnosti; stěžovatel musí být o prodloužení lhůty informován. 9) Byla-li stížnost shledána důvodnou nebo částečně důvodnou, je VŠPJ povinna bezodkladně učinit nezbytná opatření k nápravě. O výsledku šetření a opatřeních přijatých k nápravě se učiní záznam do spisu; stěžovatel bude vyrozuměn jen tehdy, jestliže o to požádal. 10) Má-li stěžovatel za to, že stížnost, kterou podal, nebyla řádně vyřízena, může požádat nadřízený správní orgán, aby přešetřil způsob vyřízení stížnosti. Článek 5 Odvolací řízení proti rozhodnutí správního orgánu 1) Účastník správního řízení může proti rozhodnutí VŠPJ podat odvolání podle hlavy VIII, 81 a násled. zák. 500/2004 Sb., pokud to nevylučuje jiný zákonný předpis. Nestanoví-li zákon jinak, má včas dodané a přípustné odvolání odkladný účinek. 2) Odvoláním lze napadnout výrokovou část rozhodnutí, jednotlivý výrok nebo jeho vedlejší ustanovení. Odvolání jen proti odůvodnění rozhodnutí je nepřípustné. 3) Pokud odvolání směřuje jen proti některému výroku rozhodnutí nebo proti vedlejšímu ustanovení výroku, které netvoří nedílný celek s ostatními, a pokud tím nemůže být způsobena újma některému z účastníků, nabývá zbytek výrokové části právní moci, umožňuje-li to povaha věci. 4) K novým skutečnostem a k návrhům na provedení nových důkazů, uvedeným v odvolání nebo v průběhu odvolacího řízení, se přihlédne jen tehdy, jde-li o takové skutečnosti nebo důkazy, které účastník nemohl uplatnit dříve. Namítá-li účastník, že mu nebylo umožněno učinit v řízení v prvním stupni určitý úkon, musí být tento úkon učiněn spolu s odvoláním. 5) Odvolací lhůta činí 15 dnů od dne oznámení rozhodnutí, nestanoví-li jinou lhůtu zvláštní předpis. 6) Odvolání musí mít potřebné náležitosti (jméno, adresa a podpis osoby, která jej činí a vůči komu jej činí) a musí obsahovat údaje o tom, proti kterému rozhodnutí směřuje, v jakém rozsahu ho napadá a v čem je spatřován rozpor s právními předpisy nebo nesprávnost rozhodnutí nebo řízení, jež mu předcházelo. Není-li v odvolání uvedeno, v jakém rozsahu odvolatel rozhodnutí napadá, platí, že se domáhá zrušení celého rozhodnutí. 7) Správní orgán, který napadené rozhodnutí vydal, je může zrušit nebo změnit, pokud tím plně vyhoví odvolání a jestliže tím nemůže být způsobena újma žádnému 4/ 9

5 z účastníků, ledaže s tím všichni, kterých se to týká, vyslovili souhlas. Proti tomuto rozhodnutí lze podat odvolání. 8) Neshledá-li VŠPJ jako správní orgán, který napadené rozhodnutí vydal, podmínky pro postup podle odst. 7), předá spis se svým stanoviskem odvolacímu správnímu orgánu do 30 dnů ode dne doručení odvolání. V případě nepřípustného nebo opožděného odvolání předá spis odvolacímu správnímu orgánu do 10 dnů; ve stanovisku se omezí na uvedení důvodů rozhodných pro posouzení opožděnosti nebo nepřípustnosti odvolání. Proti rozhodnutí odvolacího správního orgánu se nelze dále odvolat. Článek 6 Ustanovení společná a závěrečná 1) Tato směrnice vstupuje v platnost dnem 18. září ) Ruší se platnost Směrnice k zajištění svobodného přístupu k informacím, ochraně osobních údajů a k řešení stížností z 1. října 2007 vydané pod č. j. KR/07/ ) Přílohy: 1. Povinně zveřejňované informace o VŠPJ 2. Postup při podávání a vyřizování písemných žádostí dle zák.106/1999 Sb. V Jihlavě, 18. září 2009 PaedDr. Ladislav Jirků rektor 5/ 9

6 Příloha č. 1 Povinně zveřejňované údaje o VŠPJ dle 5 zák.106/1999 Sb. a) důvod a způsob založení VŠPJ, včetně podmínek a principů, za kterých provozuje svoji činnost, b) popis organizační struktury, místo a způsob, jak získat příslušné informace, kde lze podat žádost či stížnost, předložit návrh, podnět či jiné dožádání anebo obdržet rozhodnutí o právech a povinnostech osob, c) místo, lhůtu a způsob, kde lze podat opravný prostředek proti rozhodnutí VŠPJ o právech a povinnostech osob, včetně uvedení požadavků, které jsou kladeny na žadatele, popis postupů a pravidel, které je třeba v souvislosti s tím dodržovat, a označení příslušného formuláře a způsob a místo, kde lze takový formulář získat, d) postup, který musí VŠPJ dodržovat při vyřizování všech žádostí, e) přehled nejdůležitějších předpisů, podle nichž VŠPJ jedná a rozhoduje, f) sazebník úhrad za poskytování informací, g) výroční zprávu za předcházející kalendářní rok o své činnosti v oblasti poskytování informací (dle 18 zák.) Údaje podle odst. g) se nevydávají samostatně, ale jsou začleněny do Výroční zprávy o činnosti VŠPJ za předchozí kalendářní rok. Obsahují tyto údaje: - počet podaných žádostí o informace, - počet vydaných rozhodnutí o odmítnutí žádosti, - počet podaných odvolání proti rozhodnutí, - opis podstatných částí každého rozsudku soudu ve věci přezkoumání zákonnosti rozhodnutí VŠPJ o odmítnutí žádosti a přehled všech výdajů vynaložených VŠPJ v souvislosti s těmito soudními řízeními, - výčet poskytnutých výhradních licencí, - počet stížností podaných podle 16a (stížnosti na postup při vyřizování žádosti o informace), důvody jejich podání a popis způsobu jejich vyřízení, - další informace vztahující se k uplatňování zák. 106/1999 Sb. Povinně zveřejňované informace jsou uvedeny na úřední desce, resp. je zde odkaz, kde je možno uvedené informace získat, a na webových stránkách školy 6/ 9

7 Příloha č. 2 Postup při podávání a vyřizování písemných žádostí došlých na VŠPJ podle zák.106/1999 Sb. (o svobodném přístupu k informacím) a sazebník úhrad za poskytování informací 1) Vyřizováním žádostí, podnětů a stížností je pověřena kancelář rektora. Ostatní vedoucí pracovníci mají povinnost součinnosti. 2) Podat žádost, stížnost, předložit návrh, podnět či jiné dožádání podle zák. č. 106/1999 Sb. lze - písemně na adrese podatelny VŠPJ : Vysoká škola polytechnická Jihlava, Tolstého 16, Jihlava (sídlo podatelny pro osobní dodání je na téže adrese) - faxem na tel. č em na adrese vspj@vspj.cz 3) Pokud žádost o poskytnutí informace směřuje k poskytnutí již zveřejněné informace, může VŠPJ nejpozději do 7 dnů místo poskytnutí informace sdělit žadateli údaje umožňující vyhledání a získání zveřejněné informace. Pokud žadatel trvá na přímém poskytnutí zveřejněné informace je mu poskytnuta. 4) Je-li požadovaná informace v souladu s právními předpisy označena za utajovanou např. podle zák. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací, občanského zákoníku nebo zák. č.101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, nebo je obchodním tajemstvím dle obchodního zákoníku nebo by byla porušena autorská práva, VŠPJ ji neposkytne. 5) VŠPJ rovněž může omezit poskytnutí informace, pokud se vztahují výlučně k vnitřním pokynům a personálním předpisům VŠPJ, jde o informaci vzniklou bez použití veřejných prostředků (která byla předána osobou, jíž takovouto povinnost zákon neukládá), anebo pokud je informace zveřejňována pravidelně např. podle zákona o státní statistické službě. 6) Žádost o poskytnutí informace je podaná dnem přijetí na VŠPJ (podací razítko podatelny VŠPJ, datum na faxové nebo ové zprávě ). 7) Za žádost se považuje podání, které obsahuje tyto náležitosti: a) komu je určeno, b) že se žadatel domáhá poskytnutí informace podle zákona 106/1999 Sb., c) jméno, příjmení, datum narození, adresu bydliště a adresu pro doručování, je-li žadatel fyzickou osobou, d) název, identifikační číslo, adresu sídla a adresu pro doručování, je-li žadatel právnickou osobou. Adresa pro doručování může být též elektronická. 7/ 9

8 8) Kancelář rektora posoudí náležitosti podání dle bodu 7) a v případě, že a) neobsahuje náležitosti dle bodu 7 a) a b) a adresu pro doručování, podání není žádostí a je odloženo, b) jde o žádost, ale ta je formulována nesrozumitelně, nejasně nebo příliš obecně, je žadatel do 7 dnů od podání žádosti vyzván k upřesnění žádosti. Pokud žadatel do 30 dnů ode dne doručení této výzvě nevyhoví, je žádost odmítnuta. c) jde o žádost, ale nedostatek údajů podle odst. 7) brání jejímu vyřízení, je žadatel do 7 dnů od podání žádosti vyzván k upřesnění žádosti. Pokud žadatel do 30 dnů ode dne doručení této výzvě nevyhoví, je žádost odložena. d) jde o žádost, ale požadované informace se nevztahují k působnosti VŠPJ, žádost je odložena a žadateli je tato skutečnost sdělena do 7 dnů od podání žádosti. 9) Na základě kladně vyřízené žádosti je informace poskytnuta žadateli nejpozději do 15 dnů ode dne přijetí žádosti, resp. ode dne jejího doplnění. Ze závažných důvodů lze tuto lhůtu prodloužit nejvýše o 10 dní, ale žadatel musí být o prodloužení lhůty a o jeho důvodech prokazatelně informován před uplynutím řádné lhůty. 10) Vedoucí kanceláře rektora zodpovídá za to, že do 15 dnů od poskytnutí informací na žádost zveřejní tyto informace (příp. jen doprovodnou informaci u rozsáhlejších objemů informací) na webových stránkách školy 11) Pokud žádosti o poskytnutí informace není částečně nebo zcela vyhověno, vydá kancelář rektora ve lhůtě do 15 dnů ode dne přijetí žádosti, resp. od jejího doplnění, rozhodnutí o odmítnutí žádosti. 12) Proti rozhodnutí o odmítnutí žádosti lze podat odvolání. VŠPJ předloží odvolání spolu se spisovým materiálem nadřízenému orgánu, a to ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení odvolání. Nadřízený orgán je povinen rozhodnout o rozkladu do 15 pracovních dnů ode dne doručení materiálu. 13) Žadatel může dle 16a zákona do 30 dnů od doručení sdělení nebo marného uplynutí lhůty k vyřízení žádosti podat stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace. Pokud je stížnost podána ústně a nelze-li ji ihned vyřídit, sepíše zaměstnanec VŠPJ o stížnosti písemný záznam. 14) O stížnosti rozhoduje nadřízený orgán, kterému je do 7 dnů od dne podání stížnosti zaslána tato stížnost včetně spisového materiálu. Orgán rozhodne do 15 dnů ode dne, kdy mu byla stížnost předložena. 15) VŠPJ je oprávněna žádat úhradu nákladů spojených s poskytováním informací ve výši, která nesmí přesáhnout náklady spojené s pořízením kopií, opatřením technických nosičů dat s odesláním informací žadateli., případně za mimořádně rozsáhlé vyhledávání informací. Úhrady jsou příjmem VŠPJ. 16) Výše úhrady a způsob vyčíslení musí být písemně sděleny žadateli před poskytnutím informace, jinak VŠPJ ztrácí nárok na úhradu nákladů. 8/ 9

9 17) Pokud žadatel do 60 dnů ode dne oznámení výše úhrady tuto nezaplatí, VŠPJ žádost odloží. Po dobu vyřizování stížnosti na výši úhrady 60-denní lhůta neběží. 18) Sazebník úhrad za poskytování informací (v Kč včetně DPH) - výše úhrady se stanoví jako součet dílčích částek odvozených z přímých nákladů na: a) pořízení kopie tisk nebo kopírování A4 čb. jednostr. tisk nebo kopírování A4 čb. oboustr, tisk nebo kopírování A3 čb. jednostr. tisk nebo kopírování A3 čb. oboustr. 2,- Kč 3,- Kč 3,- Kč 4,- Kč b) pořízení technických nosičů kopie informace na disketu 3,5" kopie informace na CD 15,- Kč 20,- Kč c) odeslání informací žadateli poštovní výlohy balné tarif poskytovatele služby 20,- Kč paušálně d) za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací 200, - Kč/hod práce (účtuje se za každou započatou čtvrthodinu práce) Výše úhrad je stanovena podle zásad uvedených v nařízení vlády č.173/2006 Sb. Jihlava, 18. září 2009 PaedDr. Ladislav Jirků rektor 9/ 9