Zápis ze zasedání komise pro metodiku zpracování archiválií 10. listopadu Plzeň

Transkript

1 Zápis ze zasedání komise pro metodiku zpracování archiválií 10. listopadu Plzeň Účast: Program: Mgr. Petr Hubka, ředitel SOA v Plzni PhDr. Karel Řeháček, ředitel odboru archivnictví a spisové služby SOA v Plzni PhDr. Hana Říhová, SOA v Plzni ved. 1. odd. Mgr. Jakub Mírka, SOA v Plzni ved. 5. odd. Tomáš Fencl, SOkA Domažlice se sídlem v Horšovském Týně Hana Vildová, SOA v Plzni 1/ Posouzení konceptů archivních pomůcek na základě posudků 2/ Rozdělení konceptů archivních pomůcek k posouzení 3/ Delimitace vojenských matrik do Vojenského ústředního archivu (VÚA) 4/ Návrhy na pořádání fondů 5/ Různé Ad 1/ Posouzení konceptů archivních pomůcek na základě posudků SOkA Domažlice - Archiv města Domažlice, (1321) (1948), 214,51 bm (T. Fencl, 1 inv.) pos. Mgr. Halla, Mgr. Cais Na žádost obou posuzovatelů bude koncept AP z důvodu rozsahu a významu archivního fondu připomínkován až při zasedání komise v únoru Vedoucí SOkA Domažlice s tímto postupem souhlasí. Pro posuzovatele je stanoven termín pro zaslání posudků: 13. ledna Místní národní výbor Srbice, (1936) , 3,35 bm - Místní národní výbor Strýčkovice, (1935) , 0,66 bm (M. Žáčková, 2 inv., 1 prot. VAzDPV) pos. Mgr. Martínková, S. Pelcová Dop.: Oba koncepty AP lze dopracovat do podoby čistopisů s využitím především obecných nebo formálních připomínek obou posuzovatelek. Tam, kde zpracovatelka fakticky nechybuje, dává komise jejich doporučení ke zvážení. U MNV Strýčkovice obě shodně poukazují na možné přehodnocení některých archiválií v rámci vnitřní skartace (inventární knihy a knihy přijatých peněžních zásilek), jejichž případné zachování nechť zpracovatelka zdůvodní. U MNV Srbice nebude nutné přepracovávat sériovo-chronologické řazení zápisů bez ohledu na typ archiválie, neboť zpracovatelka postupovala v souladu s metodikou pro pořádání NV. Podobně legitimní způsob byl zvolen u příloh k zápisům ze schůzí pléna a rady (inv. č ), které nebude nutné přeřazovat na jiné místo inventárního seznamu. Pouze v úvodu bude vhodné na tuto skutečnost upozornit. Dále bude třeba zhodnotit celkový fyzický stav fondu. Protokol VAzDPV k MNV Srbice byl až na drobné formální nepřesnosti komisí kladně posouzen. Další doporučená skartace je ponechána na zvážení zpracovatelky. Oba koncepty AP lze po dopracování jako čistopisy schválit. SOkA Cheb - Archiv obce Pomezí nad Ohří, , 0,29 bm - Archiv obce Všeboř, , 0,28 bm (PhDr. Kolouchová, 2 inv.) pos. Bc. Vetrák, Mgr. Rys Dop.: Komise doporučuje do kap. I úvodu doplnit informaci (včetně citace) o obecních zřízeních z let 1864 a 1935, prověřit příslušnost částí obce a přesunout kroniku do skupiny ostatní knihy. V případě AO Všeboř doporučuje vytvořit skupinu mapy a katastrální mapu přesunout tam, přeskupit rozpočty tak, aby nebyly na dvou různých místech, používat raději termín registraturní pomůcky namísto spisovenské. Formulaci Při zpracování nebyly vyřazeny žádné jednotliviny nearchivní povahy by bylo vhodnější nahradit konstatováním, že při zpracování fondů nebyla provedena vnitřní skartace, případně že nebyl vyřazen materiál nearchivní povahy. Komise nepovažuje za nutné přesouvat informace z poznámkového aparátu do hlavního textu (pos. Rys). 1

2 Dopracované koncepty AP lze následně jako čistopisy schválit. SOkA Karlovy Vary - Archiv města Chyše, (1955), 5,04 bm (Mgr. Cais, 1 MS II, 1 prot. VAzDPV) pos. Mgr. Mach, Mgr. Němečková, Ph.D. Dop.: Precizně zpracovaný koncept AP lze po drobných úpravách jako čistopis schválit. Protokol VAzDPV byl komisí kladně posouzen. SOA v Plzni 5. odd. - Velkostatek Luka Verušičky, (1665)[1683]-1850(1880), 1,63 bm (Mgr. Mírka, 1 inv.) pos. PhDr. Mařík, Mgr. Hlavová Dop.: Koncept lze dopracovat do podoby čistopisu s využitím posudků a textových revizí obou posuzovatelů. Je třeba sjednotit některé údaje uvedené v úvodu a přílohách a především doplnit chybějící inventární záznamy. Dopracovaný koncept AP lze jako čistopis předložit řediteli SOA k podpisu. SOkA Plzeň-jih - Místní národní výbor Újezd u Kasejovic, , 0,03 bm - Místní národní výbor Vlčí, (1978), 0,51 bm (J. Mašková, 2 inv, 1 prot. VAzDPV) pos. Mgr. Čermáková, M. Žáčková Dop.: Oba koncepty potřebují provést důkladnou kontrolu všech částí úvodu, opravit formální a stylistické nedostatky a překlepy a zrevidovat seznam zkratek a citace právních norem. U MNV Vlčí obě posuzovatelky doporučují provést drobné zásahy do inventárního seznamu, komise se ztotožňuje s doporučením pos. Žáčkové u inv. č. 19, 38 a 40 a pos. Čermákové u inv. č. 28. Ostatní navrhované změny dává ke zvážení. Komise dále upozorňuje na nesrovnalost v časovém rozsahu celého fondu, která se projevuje napříč všemi částmi konceptu a bude nutné ji prověřit a příp. opravit. Dále doporučuje prověřit časové rozsahy IV. a V. dílu pamětní knihy, které jsou na příslušném místě úvodu v rozporu s inventárním seznamem, zároveň je třeba doplnit, jakým způsobem archiv získal VI. díl pamětní knihy, prověřit a v úvodu zdůvodnit časové přesahy pamětních knih (kn. č ). Po zapracování výše uvedených připomínek lze koncepty AP dovést do podoby čistopisu a schválit. Protokol VAzDPV k MNV Vlčí byl komisí kladně posouzen upozornění na formální nepřesnost je dle daného vzoru a tudíž v pořádku. - Archiv obce Šťáhlavy, (1952), 2,85 bm (Mgr. Rys, 1 inv., reinventarizace fondu, pův. AP z r. 1962) pos. Mgr. Dohnal, Bc. Vetrák Dop.: Komise doporučuje stylistickou úpravu textu úvodu (omezit užívání 1. osoby množného čísla), prověřit příslušnost Sedlce k obci Šťáhlavy, upravit grafickou podobu pomůcky, opravit údaj úvodu, kde se uvádí, že materiál fondu se člení do tří základních skupin, přičemž inventární seznam obsahuje skupiny čtyři, doplnit seznam zkratek. Komise nepovažuje za nutné redukovat text kap. I úvodu, pokud se zpracovatel sám nerozhodne využít zjištěných informací k publikační činnosti (pos. Vetrák). Komise dále nepovažuje za nutné měnit formu inventárních záznamů. Koncept AP lze po dopracování jako čistopis schválit. SOkA Plzeň-sever - Cech hrnčířů Kralovice, , 0,11 bm - Cech krejčích Kralovice, [1651]-1860(1868), 0,22 bm - Cech mlynářů Kralovice, , 0,32 bm - Cech novoševců Kralovice, , 0,11 bm (Mgr. Němečková, Ph.D., 4 inv.) pos. PhDr. Kolouchová, Mgr. L. Novotná - Cech pekařů Kralovice, (1712) , 0,11 bm - Cech řezníků Kralovice, (1862, 0,11 bm - Cech tesařů kralovice, (1720) , 0,11 bm - Cech tkalců Kralovice, (1876), 0,11 bm - Cech zedníků, kameníků a přikrývačů Kralovice, (1690)1696, 0,11 bm 2

3 (Mgr. Němečková, Ph.D., 5 inv.) pos. Mgr. Kinkorová, Mgr. Knetlová Dop.: Koncepty lze dopracovat do podoby čistopisu s využitím posudků a textových revizí posuzovatelek a analogicky též některých připomínek ke kožlanským cechům v zápise KAP z Komise se domnívá, že v kap. I úvodu není nutné krátit pasáže o vývoji řemesel v Kralovicích, jak navrhují některé posuzovatelky. Na druhou stranu by, pokud možno, uvítala rozšíření pasáží, pojednávajících o samotných ceších. Obdobně by uvítala konkrétnější informace o zajímavých archiváliích v kap. IV úvodu. Částečně toho lze docílit přesunutím některých informací z kap. III do kap. IV, jak navrhují některé posuzovatelky. Pokud nelze zjistit, kdy se archiválie cechů do SOkA dostaly, bylo by vhodné alespoň přibližně uvést, kdy vznikl fond daného cechu, případně zda byly archiválie před jeho vznikem uloženy v jiném fondu či sbírce. V inventárním seznamu komise doporučuje blíže specifikovat charakter účetního materiálu ve formě spisů. Není nutno rozřazovat jej do více inventárních jednotek, nicméně by bylo vhodné podat jeho (alespoň stručnou) bližší charakteristiku v rámci inventárního záznamu, např. pomocí obvyklého (mj. ) uvedeného v závorce. Komise se domnívá, že není nutné respektovat požadavek na vytvoření samostatných oddělení Účetní knihy a Účty, když inventář obsahuje jen nepatrné množství inventárních jednotek obsahujících účty. Cech krejčích: Inv. č. 1 2 kniha uvedená pod inv. č. 2 je starší než kniha uvedená pod inv. č. 1. Komise dává ke zvážení změnu pořadí. Cech pekařů: Inv. č. 2 není dodrženo avizované chronologické řazení. Cech zedníků, kameníků a přikrývačů Kralovice: Komise se domnívá, že by bylo vhodné změnit název fondu dle připomínky pos. Kinkorové. Rovněž je třeba prověřit připomínku pos. Kinkorové k inv. č. 1. Po dopracování všech konceptů do podoby čistopisů lze AP jako čistopisy schválit. Ad 2/ Rozdělení konceptů archivních pomůcek k posouzení SOkA Domažlice - Místní národní výbor Postřekov, (1923) (1992), 3,57 bm (M. Svobodová, 1 inv., 1 prot. VAzDPV) pos. Mgr. Švecová, Bc. Seabornová - Archiv obce Puclice, (1951), 0,68 bm (Mgr. Hrušková, 1 inv.) pos. Mgr. Mach, Mgr. Knetlová SOkA Klatovy - Újezdní školní rada Janovice nad Úhlavou, , 0,13 bm - Místní školní rada Ježovy, , 0,26 bm - Místní školní rada Kadešice, 1932, 0,01 bm - Újezdní školní rada Klatovy, , 0,33 bm - Újezdní školní rada Kolinec, , 0,13 bm (E. Ulrichová, 5 inv.) pos. Mgr. Čermáková, J. Mašková - Místní školní rada Komušín, , 0,14 bm - Místní školní rada Kovčín, , 0,04 bm - Místní školní rada Křenice, , 0,04 bm - Místní školní rada Kvášňovice, , 0,13 bm - Místní školní rada Kydliny, , 0,03 bm (E. Ulrichová, 5 inv.) pos. Mgr. Babincová, Mgr. Járová SOA 5. oddělení - Rodinný archiv Lažanských Manětín (dodatek č. 1 k AP č. 255), [1581]-1947, 0,37 bm (Mgr. Vanišová, 1 inv.) zrušení pův. dodatku a vytvoření nového zamanipulovány další získané archiválie - pos. Mgr. Němečková, Ph.D., Mgr. Červenka 3

4 SOkA Plzeň-jih - Místní národní výbor Malinec, (1944) , 0,26 bm - Místní národní výbor Životice, (1930) (1985), 0,44 bm (J. Mašková, 2 inv., 1 prot. VAzDPV) pos. S. Pelcová, M. Žáčková - Újezdní školní rada Starý Plzenec, (reinventarizace fondu), 1,20 bm (Mgr. Járová, 1 inv., 1 prot. VAzDPV) pos. Mgr. Dohnal, E. Ulrichová SOkA Plzeň-sever - Archiv města Manětín, (1949), 3,95 bm (Mgr. Němečková, Ph.D., MS II) pos. Mgr. Kinkorová, PhDr. Mařík - MNV Nadryby, (1930) , 0,33 bm (Mgr. Kříž, 1 inv.) pos. Mgr. Andrš, J. Zímová SOkA Sokolov - Obecná škola (německá), Háj, , 0,12 bm - Obecná škola (německá), Hlavno, , 0,40 bm - Obecná škola (německá), Horní Rozmyšl, , 0,01 bm - Obecná škola (německá), Hory, , 0,34 bm (Mgr. Dohnal, 4 inv.) pos. PhDr. Novotná, Bc. Valinová Ad 3/ Delimitace vojenských matrik do Vojenského ústředního archivu (VÚA) Jednotlivé SOkA (t. č. Plzeň-jih, Rokycany, Tachov) po oznámení OASSS MV delimitují archiválie do SOA do Sbírky matrik západních Čech, EL NAD SOA následně požádá OASSS MV o vydání rozhodnutí a po jeho obdržení budou matriční knihy za celý archiv převedeny do péče VÚA. Ad 4/ Návrhy na pořádání fondů a) Karlovarský porcelán, s. p., Stará Role, EL NAD odd. SOA žádá o posouzení návrhu na pořádání tzv. blokovaných fondů (Mgr. Sankot) Vyjádření komise: Komise s navrhovaným postupem nesouhlasí. Ze seznamu dokumentů, které 3. oddělení zaslalo na ukázku, je patrné, že zdaleka ne všechny uváděné dokumenty splňují kritéria archiválií. Dokumenty tzv. blokovaných fondů neprošly řádným skartačním řízením (jejich skartace je vládním nařízením zakázána) a podle názoru komise se jako tzv. živá účetní agenda neměly do archivu přejímat. Komise proto navrhuje několik možností řešení: a) 3. oddělení kontaktuje Ministerstvo financí s návrhem na převzetí těchto dokumentů, pokud se jedná o tzv. živou agendu, kterou ministerstvo potřebuje pro správní a právní účely při mezistátních jednáních, b) pokud by ministerstvo tyto dokumenty převzít nechtělo, doporučuje komise buď vyčlenit je a prozatím archivně nezpracovávat, nebo provést předběžný výběr archiválií a zinventarizovat pouze tu část, která kritéria archiválií splňuje, zbytek (dokumenty kategorie S ) nechat nezpracovaný a později, až pominou důvody k jejich ponechání v péči archivu, jej vyskartovat. b) Rodinný archiv Škodů, EL NAD odd. SOA žádá o posouzení návrhu na rozčlenění fondu do jiných (Mgr. Mírková) Vyjádření komise: Komise souhlasí s rozdělením dle zaslaného návrhu. V úvodech budoucí archivní pomůcky k fondu Rodinný archiv Škodů, EL NAD 20262, je nutno uvést odkazy na archiválie se vztahem k rodině Škodů, uložené v ostatních fondech. Ad 5/ Různé a) Samostatné protokoly o vnitřní skartaci (protokoly o vyřazení archiválií z evidencí NAD z důvodu přehodnocení významu, multiplicita - VAzDPV) SOkA Cheb - ve fondu Městský národní výbor Mariánské Lázně (EL NAD 274) vyřazené dokumenty 36,00 bm (1. část) nelze uložit do doby konečné inventarizace fondu v archivu poškozeny vodou při havárii. Doporučení komise: Protokol byl komisí kladně posouzen. 4

5 SOkA Rokycany - ve fondu Okresní národní výbor Rokycany (EL NAD 5) nedostatek úložných prostor při zpracování velkého fondu 11,00 bm (7. část). Doporučení komise: Protokol byl komisí kladně posouzen. b) Samostatné protokoly o zrušení fondu (včleněním), o zrušení EL NAD (duplicita evidence archiválií) SOkA Klatovy - zrušení archivního fondu Místní školní rada Klatovy (EL NAD 1541) včleněním jeho archiválií do archivního fondu Újezdní školní rada Klatovy (EL NAD 1619) stejný původce; - zrušení archivního fondu Místní školní rada Kydliny (EL NAD 2145) včleněním jeho archiválií do archivního fondu Místní školní rada Kydliny (EL NAD 1548) různé archiválie stejného původce omylem evidovány na dvou stejně znějících EL NAD Doporučení komise: oba protokoly byly kladně posouzeny c) Čistopisy/koncepty zaslané komisi k nahlédnutí před jejich schválením SOA v Plzni 3. odd. Kozak, n. p., Klatovy (Bc. Nováková) koncept AP dle připomínek posuzovatelů, KAPu a Ř SOA s názvem Kozak, kožedělné závody, n. p., Klatovy dopracovala Mgr. Mírková. Vyjádření komise: komise souhlasí s provedenými změnami a doporučuje čistopis AP zaslat ke schválení řediteli SOA. d) církevní fondy EL NAD církevních fondů spadajících pod smlouvu uzavřenou s Biskupstvím plzeňským předaly: SOkA Domažlice, SOkA Plzeň-sever, SOkA Cheb, SOkA Klatovy - též pro Biskupství českobudějovické. e) Školení ELZA zhodnocení konference, přihlášky na seminář Vedoucí pracovníci SOA se zúčastnili konference, kde jim byl představen software ELZA pro elektronické zpracování archiválií. Referující se věnovali projektu, aplikaci, vztahu software k NZP a metodice a způsobu implementace v archivech. Na konferenci bude navazovat seminář určený pro metodiky a informatiky, na němž by se měly řešit praktické otázky instalace a implementace. Semináře se za SOA zúčastní kolegyně a kolegové: Římovský, Kocourek, Edl, Mírka, Fencl, Sankot, Zdráhalová, Cais a Bortelová. Ve spolupráci s komisí pro informatiku a digitalizaci pak KAP doporučí řediteli SOA další postup v této oblasti. f) Metodický blok setkání západočeských archivářů definitivní program informace Metodický blok je letos sestaven ze tří částí: první se bude zabývat evidencí a pořádáním archiválií (depozita, osobní fondy, necírkevní matriky), ve druhém se zaměříme na vývoj nových elektronických aplikací (NAP, ELZA, informační systémy SOA) a restaurování a pak bude následovat zhruba hodinový diskusní stůl k návrhům nové podoby AZ. Termín pro zaslání posudků konceptů AP: 30. ledna 2017, pro AM Domažlice termín 13. ledna Termín pro zaslání nových konceptů AP k posouzení: 30. ledna pro archiváře SOA v Plzni stále platí, že k tomuto datu budou mít aktualizované i EL NAD, tj. předají podklady k jejich aktualizaci s předstihem. Příští jednání komise: 9. února 2017 Předpokládané další termíny: 15. června, 7. září, 9. listopadu 2017 Zapsali: H. Vildová, PhDr. Říhová, Mgr. Mírka, T. Fencl Konečná redakce: PhDr. Řeháček 5