Jak vyplnit finanční zprávy za rok 2014 Aktivita dofinancování , Technologické centrum AV ČR

Transkript

1 Jak vyplnit finanční zprávy za rok 2014 Aktivita dofinancování , Technologické centrum AV ČR 1 Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Karmelitská 7, Praha 1 tel.: msmt@msmt.cz

2 Odbor podpory vysokých škol a výzkumu (O32) Ředitelka odboru Ing. Jana Říhová tel.: jana.rihova@msmt.cz Sekretariát: Veronika Hlinská tel.: veronika.hlinska@msmt.cz Oddělení podpory výzkumu a vývoje (odd. 321) Mgr. Romana Strnadová tel.: romana.strnadova@msmt.cz 2 Oddělení podpory vysokých škol (odd. 320) Ing. Petr Valášek pověřen zastupováním VO tel.: petr.valasek@msmt.cz

3 Aktivita dofinancování projektů mezinárodní spolupráce ve VaV Jitka Sigmundová tel.: B Program Společenství pro zachování, popis, sběr a využití genetických zdrojů v zemědělství UŽ NENÍ ŽÁDNÝ PROJEKT 7C Výzkumný program Výzkumného fondu pro uhlí a ocel (RFCS) 7E 7. RP Evropského společenství pro výzkum, technologický rozvoj a demonstrace 7G 7. RP Evropského společenství pro atomovou energii (Euratom) 7HX Společné technologické iniciativy (JTI - IMI, FCH, Clean Sky, mimo ARTEMIS/ENIAC) 7F Finanční mechanismus EHP/Norsko RNDr. Jana Bystřická - tel.: jana.bystricka@msmt.cz Mgr. Štěpán Obrtlík tel.: stepan.obrtlik@msmt.cz Odbor výzkumu a vývoje - O31 PhDr. Lukáš Levák lukas.levak@msmt.cz , A Evropský metrologický výzkumný program (EMRP) Mgr. Pavlína Janová - tel.: pavlina.janova@msmt.cz 3

4 Periodická finanční zpráva = PEZ 2014 Titulní strana: Vždy do 15. ledna následujícího roku - vyplnit v záhlaví kód projektu přidělen ministerstvem (není to číslo GA!) - celý název projektu (NE akronym) + celý název instituce (NE zkratka) - datum, kdy bude další Form C nebo jiná zpráva pro EK nebo koordinátora - verze finanční zprávy + datum, ke kterému je vypracována 2. Skutečnost za uplynulé období Projektový tým organizace s údaji typu: IČO, název, sídlo, statutární zástupce, BÚ, atd. - role organizace příjemce (neměnit!) - druh organizace (= právní forma) vybrat jen 1 možnost identickou se žádostí (další možnosti vymazat) Řešitelský tým - důležitá je osoba řešitele (pro CEP!!) + všechny osoby, které jsou z projektu placeny! ( pro účely sledování osobních nákladů v projektu) Změny v týmech: - uvést všechny osoby mohou být uvedeny i ty, které nejsou z projektu placeny - ty, které by chyběly = neoprávněný osobní náklad v projektu

5 PEZ Náklady projektu vyplnit kód projektu - přidělen ministerstvem (není to číslo GA!!) - Organizace = celý název instituce (NE zkratka) - Pracoviště = např. fakulta, oddělení, atd. (je to požadováno pro CEP) Nákladová tabulka projektu (CZK) Pro účely registru CEP (v tis. Kč) náklady projektu = podpora ministerstva - L sloupec P sloupec (MŠMT L sloupec nekontroluje kvůli kolizi kurzu a report. období) - F9. CELKEM = vyplnit ve žlutém poli tu částku v tis. Kč, která je pro ten daný kalendářní rok uvedena v platném rozhodnutí 5 FÚUP částka tam uvedená není součástí kolonky F9.CELKEM čerpat ji hned následující rok není potřeba, ale nejpozději v roce ukončení projektu NEZAPOMENOUT na ni, neboť by se musela částka zbylá v FÚUP vracet PODPORA V DANÉM ROCE = F9. CELKEM + F0 (FÚUP) + F0V (vratka za ten rok) KOMENTÁŘ K NEVYUŽITÉ PODPOŘE 2014 podrobně popsat ve zprávě + zaslat em ve formátu doc. na jitka.sigmundova@msmt.cz

6 PEZ Záměr a návrhy pro následující období rok Projektový a řešitelský tým Projektový tým = identifikace organizace (statutár, sídlo, IČO, BÚ, atd.) Řešitelský tým = hlavní řešitel + všechny osoby na projektu pracující ZMĚNY, které je nutno avizovat i písemně!! - možno na můj (např. změna názvu instituce či řešitele lépe i dopisem) - nestačí jejich uvedení ve zprávě (mohlo by být přehlédnuto) - 9, odst zákona č.130/2002 Sb. druhy změn = vystavení změnového rozhodnutí!! 1. změna názvu nebo sídla organizace 2. změna subjektu, který projekt řeší (tj. přebírá ho třeba jiný partner z konsorcia v ČR) 3. změna v osobě řešitele + jeho příslušnost k organizaci (u VŠ se týká jen změny VŠ, nikoliv Fa) 4. změna bankovního spojení organizace pozor na zákon č. 218/2000 Sb. VVI + VVŠ = povinnost mít účet u ČNB pro účely příjmu dotace/podpory ze SR 5. změna požadované částky na další rok změna lze pouze směrem dolů 6. změna doby řešení, atd. vliv na data v účetnictví projektu 6

7 PEZ Náklady projektu rok Nákladová tabulka požadavek CELKEM pro další rok v P části podpora na rok 2014 schváleno vyplnit to, co je v platném rozhodnutí pro rok 2015! změna ve financích i směrem dolů vyžaduje změnové rozhodnutí Komentář k návrhu změn v nákladech uveďte důvody změny VŽDY, neboť: 1. každá změna financí musí být s odůvodněním oznámena finančnímu odboru MŠMT 2. musí být vystaveno změnové rozhodnutí o změně rozhodnutí s požadovanou částkou 7

8 PEZ Přílohy Zpráva mezinárodnímu poskytovateli - seznam všech odevzdaných Form C stačí podepsaný scan dokumentu - jiné zprávy, které mají vliv na výši příspěvku od mezinárodního poskytovatele (např. Adjustement, apod.) - není třeba je zasílat v listinné podobě, stačí scan dokumentů Vyjádření mezinárodního poskytovatele - třeba avíza plateb, když z nějakého důvodu nemůžete předložit Form C, apod Ostatní přílohy - např. plná moc z rektora na děkana apod., (jen v případě PEZ!) - cokoliv jiného, co uznáte za důležité 8

9 Závěrečná finanční zpráva = ZAZ Titulní strana - viz PEZ 2014 (4. snímek) Vždy do 31. ledna následujícího kalendářního roku 2. Skutečnost za uplynulé období Projektový tým - role organizace příjemce (neměnit!) - druh organizace (= právní forma) vybrat jen1 možnost identickou se žádostí a rozhodnutím (další možnosti vymazat) Řešitelský tým - důležitá je osoba řešitele (pro CEP!!) + všechny osoby, které jsou z projektu placeny! ( pro účely sledování osobních nákladů v projektu) Změny v týmech: - uvést všechny osoby (doporučení: i ty, které nejsou z projektu placeny) - ty, které by chyběly = neoprávněný osobní náklad v projektu - pokud změna není uveďte beze změn 9

10 ZAZ Náklady projektu vyplnit kód projektu přidělen ministerstvem (není to číslo GA!!) - Organizace = celý název instituce (NE zkratka) - Pracoviště = např. fakulta, oddělení, atd. (je to požadováno pro CEP) Nákladová tabulka projektu (CZK) Pro účely registru CEP (v tis. Kč) náklady projektu = podpora ministerstva - L sloupec P sloupec (MŠMT L sloupec nekontroluje kvůli kolizi kurzu a report. období) - F9. CELKEM = vyplnit ve žlutém poli tu částku v tis. Kč, která je pro ten daný kalendářní rok v uvedena v platném rozhodnutí FÚUP částka tam uvedená není součástí kolonky F9.CELKEM v posledním roce řešení by už FÚUP měl být v této části vyplněn jen v kolonce použití z FÚUP v tis. Kč (třeba i součet všech FÚUP za roky předtím) NEZAPOMENOUT na ni, neboť by se musela částka zbylá v FÚUP vracet PODPORA V DANÉM ROCE = F9. CELKEM + F0 (FÚUP) + F0V (vratka za ten rok) KOMENTÁŘ K NEVYUŽITÉ PODPOŘE 2014 podrobně popsat ve zprávě + zaslat em ve formátu doc. na jitka.sigmundova@msmt.cz 10

11 ZAZ NÁKLADY A ZDROJE PROJEKTU CELÉ OBDOBÍ ŘEŠENÍ PROJEKTU 3.1. Nákladová tabulka projektu CELKEM v TIS. Kč = celá doba řešení - vyplnit kód projektu přidělen ministerstvem - Organizace = celý název instituce (NE zkratka) - Pracoviště = fakulta, oddělení, odbor, apod. Pro účely registru CEP náklady projektu = podpora ministerstva - L sloupec P sloupec - viz obr. č. 5 (PEZ) řádky F1 až F8 = součet položek z identických řádků ze všech PEZ za všechny roky řešení F9. CELKEM = vyplnit ve žlutém poli tu částku v tis. Kč, která je součtem všech částek za všechny roky řešení (v rozhodnutích od roku 2011 včetně je to částka, která je uvedena v posledním řádku tabulky rozhodnutí) částka, která je součtem podpory vyčerpané v jednotlivých letech řešení = součet všech F9 z jednotlivých PEZ (bez FÚUP a vratek) FÚUP částka tam uvedená není součástí kolonky F9.CELKEM V ZAZ musí být částka v kolonce převod do FÚUP rovna částce použití z FÚUP 11 F9. CELKEM + F0 (FÚUP) + F0V (součet vratek za všechny roky řešení)

12 ZAZ zdůvodnění způsobu čerpání za celé období!!! stručný a výstižný popis včetně výčtu eventuálních vratek a jejich zdůvodnění (prosba: zaslání em ve formátu doc. na jitka.sigmundova@msmt.cz) 12

13 ZAZ SUMARIZACE CELKOVÝCH NÁKLADŮ A ZDROJŮ CELÉ OBDOBÍ v EUR Pravidlo: nesmí být porušena podmínka neziskovosti projektu, tj. ZC ZE + ZD + eventuálně ZO (ostatní veřejné zdroje/neveřejné zdroje) zdroje nesmí být vyšší než celkové náklady!! nebere se v potaz žádný kurz jen to, co je v EUR uvedeno v rozhodnutí!! ZC = celkové náklady na projekt = součet všech částek TOTAL z Form C ZE = celkový příspěvek EK = součet všech příspěvků EK z Form C ZD = příspěvek MŠMT celkem = dle rozhodnutí po odečtení všech eventuálních vratek - přepočet vratek = kurz dle konkrétní vlny od 9. vlny je fixní kurz na celou dobu řešení projektu Kurzový rozdíl není uznatelný náklad projektu. ZO = ostatní veřejné/neveřejné zdroje = viz Ve všech řádcích v kolonce schváleno vyplnit částku dle rozhodnutí 13 po vyplnění odstranit zažlucení textu

14 ZAZ PŘÍLOHY 4.1. Zprávy mezinárodnímu poskytovateli seznam - uvést všechny finanční formuláře Form C od začátku řešení projektu dle reportovacího období (z GA) + všechny dodatky Amendment No. Xyz, atd. - jiné dokumenty, které dokladují výši nákladů v EUR a výši příspěvku mezinárodního poskytovatele a) do 10.vlny včetně zaslat em ve formátu *pdf b) 11. vlna vložit do datového úložiště a označit takto: 7E12025_Form C_1, 7E12025_Form C_2, atd Vyjádření mezinárodního poskytovatele seznam - výčet dokumentů, např. platba, souhlas s Form C, avíza plateb scany - em přeposlat např. od koordinátora nebo doklad o platbě v *pdf. doklady, který vyjadřují souhlas EK nebo koordinátora s formuláři Form C, apod. nebo jinak prokazují schválení všech nákladů na daný projekt 4.3. Čestné prohlášení příjemce povinná příloha každé ZAZ Formulář vyvěšen na webu MŠMT Nelze podepsat na základě plné moci!! 4.4. Ostatní přílohy

15 Formuláře PEZ 2014/ZAZ 2014 (včetně ČP) jsou na webu MŠMT. Po vypracování finanční zprávy: - zprávu vytisknout - připojit podpisy řešitele a statutárního zástupce organizace + razítko organizace (PEZ lze podepsat v zastoupení, pokud byla při podávání žádosti podepsána plná moc) - s podpisy a razítkem převést do PDF formátu!! 15 Předání zpráv poskytovateli ve 2 podobách: listinná verze a elektronická verze obě verze musí být identické do 10. vlny včetně v elektronické podobě jako scan dokumentu ve formátu PDF na adresu elektronické korespondence jitka.sigmundova@msmt.cz 11. vlna 2013 (kód 7E13xxxx) - prostřednictvím datového úložiště na webové adrese: - přístupová hesla přidělená při podávání žádostí zůstávají v platnosti - přístup přidělen jen ke konkrétnímu projektu s právem číst, zapisovat, nikoliv mazat - nová osoba musí nutno požádat em z elektronické adresy příjemce - zavěsit ve formátu PDF do datového úložiště a označit jednotně tedy např.: 7E13001_PEZ 2014 nebo 7E13002_ZAZ důležité: oprava jakéhokoliv dokumentu neznamená jeho přepis nebo výmaz, ale dokument se tam objeví znovu důsledně označit opravený dokument jako verzi č. 2, tedy např. 7E13001_PEZ 2013_verze 2, atd.

16 1. Pokyny k vypracování průběžných a závěrečných zpráv za rok Finanční vypořádání institucionální podpory se státním rozpočtem Vratky: Současně s převodem prostředků obratem zaslat informaci o vrácených prostředcích s uvedením kódu projektu, který byl přidělen poskytovatelem (MŠMT) Bankovní spojení: /0710 (ČNB) Avízo o vratce: jarmila.chmielovska@msmt.cz (tel.: ) 3. Jak požádat o vrácení DPH Potvrzení o původu finančních prostředků Ing. Jarmila Horská, , jarmila.horska@msmt.cz 16

17 Děkuji za pozornost a těším se na další spolupráci v roce Ing. Jitka Sigmundová Odbor podpory vysokých škol a výzkumu Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Karmelitská 7, Praha 1 tel.: Jitka.sigmundova@msmt.cz 17