FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ZÁSADY OCHRANY SOUKROMÍ. Září 2010

Transkript

1 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ZÁSADY OCHRANY SOUKROMÍ A. Účel Září 2010 Společnost Franklin Electric Co., Inc. a její pobočky a partneři (souhrnně nazývanými společnost ) jsou zavázáni chránit soukromí osob, které jí svěřují osobní údaje. Účelem této zásady ochrany soukromí (dále jen zásady ) je popsat závazek společnosti vytvářet prostředí, ve kterém se zaměstnanci mohou spolehnout na důvěrnost svých osobních údajů, a stanovit normy pro všechny vedoucí pracovníky a zaměstnance společnosti pro zachování soukromí. B. Působnost těchto zásad Pro účely těchto zásad znamenají údaje o zaměstnání a zaměstnancích všechny osobní údaje o identifikovaných nebo neidentifikovatelných osobách, které společnost získá. Osoby chráněné těmito zásadami jsou uchazeči o zaměstnání, zaměstnanci (včetně dočasných, na plný i částečný úvazek), smluvní zaměstnanci, stážisté, vypomáhající pracovníci, důchodci a bývalí zaměstnanci, a rovněž jejich rodinní příslušníci nebo jiné osoby, jejichž osobní údaje byly poskytnuty společnosti těmito zahrnutými osobami. Tyto zásady se nevztahují na anonymizované údaje, kdy nelze jednotlivé osoby identifikovat, na údaje identifikovatelné pouze za vynaložení velkých časových nebo pracovních nákladů a na situace, kdy se používají pseudonymy. Prohlášení učiněná v rámci těchto zásad neomezují žádné další korporátní zásady společnosti. C. Principy a postupy 1. Zásady ochrany soukromí. Následující zásady ochrany soukromí se vztahují na všechny údaje shromažďované, používané a zveřejněné společností v oblasti personálních činností. Tyto zásady představují standard pro společnost s ohledem na ochranu údajů o zaměstnání a zaměstnancích a jiných osobních údajů (jak je definováno níže) na celém světě. Osobní údaje znamenají jakékoli informace, které identifikují nebo mohou být smysluplně použity k identifikaci jednotlivce. Osobní údaje nezahrnují informace, které jsou kódované nebo anonymizované nebo informace, které jsou veřejně dostupné. Citlivé osobní údaje jsou osobní údaje, které odhalují rasu, etnický původ, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení nebo členství v odborech, lékařský/zdravotní stav a sexuální život/orientaci. Citlivé osobní údaje nebudou společností používány pro žádnou interní potřebu. Místo toho budou citlivé osobní údaje pouze 1) shromažďovány schváleným správcem třetí strany k provádění služeb pro společnost (např. nároky z dentistického nebo zdravotního pojištění) nebo 2)

2 shromažďovány společností anonymním způsobem a používány pro účely vykazování statistických údajů subjektu třetí strany. Některé místní zákony mohou vyžadovat přísnější standardy. Proto bude společnost zpracovávat data v těchto lokalitách v souladu s platnými místními zákony a předpisy. (a) Oznámení. Společnost bude informovat fyzické osoby (1) o účelu, za kterým jsou osobní údaje shromažďovány, (2) jak kontaktovat společnost, (3) o typech třetích stran, se kterými mohou být osobní údaje sdíleny, a (4) o způsobech, jak mohou jednotlivci omezit používání a sdílení svých osobních dat. Společnost poskytne toto oznámení v době, kdy budou jednotlivci poprvé požádáni o poskytnutí osobních údajů, nebo co nejdříve potom. (b) Možnost rozhodnutí. Společnost nabídne jednotlivci příležitost rozhodnutí nebo výběru, zda je možné osobní údaje (a) sdílet se třetí stranou nebo (b) používat pro jiné účely, než pro které byly údaje původně shromážděny nebo následně dotyčným jednotlivcem schváleny. (c) Možnost předběžného rozhodnutí. Společnost nabídne jednotlivci příležitost předběžného rozhodnutí, zda je možné osobní údaje zveřejnit třetí straně nebo používat pro jiné účely, než pro které byly údaje původně shromážděny nebo následně dotyčným jednotlivcem schváleny. (d) Přístup. Společnost poskytne jednotlivcům přiměřený přístup k osobním údajům o své osobě a umožní jim na základě odůvodněné žádosti opravovat jakékoli osobní údaje, které mohou být ověřeny jako nesprávné nebo neúplné. (e) Převod na agenty. Společnost bude předávat osobní údaje pouze, když agent poskytne ujištění že těmto osobním údajům poskytne stejnou míru ochrany, jako vyžadováno podle těchto zásad. Pokud se společnost dozví, že agent používá nebo sdílí osobní údaje způsobem, který není v souladu s těmito zásadami, přijme společnost přiměřená opatření k zabránění takové činnosti. (f) Převody na třetí strany. Společnost bude předávat osobní údaje dodavateli třetí strany, která není agentem, pouze v případě, že je to v souladu s oznámením těmto jednotlivcům a na základě souhlasu těchto osob. (g) Integrita informací. Společnost bude používat a sdílet osobní údaje o jednotlivcích způsobem, který je v souladu s účelem, pro který byly tyto údaje shromážděny a/nebo schváleny těmito jednotlivci. V nezbytném rozsahu podnikne společnost přiměřené kroky, aby zajistila, že jsou údaje pravdivé a úplné. (h) Bezpečnost informací. Společnost přijme vhodná preventivní opatření na ochranu osobních údajů před ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem, zveřejněním, pozměněním a zničením. 2

3 (i) Vynucování. Společnost zavedla postupy pro ověření trvalého dodržování těchto zásad ochrany soukromí. Doporučujeme, aby se každý jednotlivec, na kterého se vztahují tyto zásady, a který má obavy v souvislosti se způsobem, jakým zpracováváme jeho osobní údaje, obrátil na finančního ředitele, podnikového právníka nebo vedoucího interního auditu. 2. Bezpečnost. Společnost se zavázala přijmout vhodná opatření na ochranu údajů o zaměstnání/zaměstnancích a osobních údajů a přijmout přiměřená opatření na ochranu před neoprávněným přístupem nebo zveřejněním. Tato opatření zahrnují: (a) Systém ochrany údajů. Na ochranu před neoprávněným přístupem k údajům o zaměstnání/zaměstnancích a osobních údajů třetími stranami a/nebo dodavateli, jsou elektronická data v držení společnosti udržována na systémech chráněných bezpečnou architekturu sítě, firewallem a detekcí narušení zařízení. Servery obsahující tato data jsou pravidelně zálohovány (tj. data jsou zaznamenána na samostatných médií) v pravidelných intervalech, aby se zabránilo neúmyslné ztrátě nebo zničení dat. Servery jsou uloženy v zařízení s komplexním zabezpečením, poplachovými a protipožárními systémy. Údaje o zaměstnání/zaměstnancích a osobní údaje v záložních systémech jsou zabezpečeny a uchovávány v souladu s těmito zásadami. (b) Ochrana údajů (přístup). Společnost omezí přístup k interním systémům, které obsahují údaje o zaměstnání/zaměstnancích a osobní údaje, na vybranou skupinu oprávněných uživatelů, kteří budou mít přístup k takovému systému pomocí unikátního identifikátoru a hesla. Přístup k těmto údajům je omezen na osoby v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností. Citlivé osobní údaje s identifikačními prvky nejsou společností používány pro žádný pracovní účel. Citlivé osobní údaje se pracovně používají pouze ve formě jejich poskytnutí anonymní formou dodavateli třetí strany, takže žádný zaměstnanec společnosti nemůže být identifikován nebo spojen se svými citlivými osobními údaji. Rozhodnutí týkající se přístupu činí a schvaluje finanční ředitel a přiděluje je správce zabezpečení. 3. Zaměstnání/práva zaměstnanců. Zaměstnanec má právo si vyžádat informace o údajích o zaměstnání/zaměstnanci, které jsou o něm ukládána a zpracovávána společností nebo dodavatelem třetí strany v souladu se zákony země, které tento zaměstnanec sídlí. Zaměstnanci bude umožněn přístup ke jeho osobním údajům, jak vyžaduje zákon v jeho zemi, bez ohledu na místo, kde jsou údaje uloženy a zpracovávány. Společnost bude spolupracovat při poskytování takového přístupu buď přímo nebo prostřednictvím zaměstnávající osoby. Všechny tyto žádosti o přístup mohou být vzneseny prostřednictvím místního personálního oddělení. Pokud jsou některé údaje o zaměstnání/zaměstnanci nepřesná nebo neúplná, může zaměstnanec požádat, aby byly 3

4 tyto údaje doplněny, či v případě potřeby zablokovány nebo vymazány. Místní zákony, které poskytují zaměstnancům právo omezit používání svých osobních údajů (např. námitky proti marketingovému využití) budou také dodržovány. 4. Zaměstnání/odpovědnosti zaměstnanců. Povinností každého jednotlivce je poskytnout personálnímu oddělení přesné údaje o své osobě a informovat personální oddělení o jakýchkoliv změnách (např. změna bydliště nebo příjmení). Pokud je přístup odmítnut, bude důvod odmítnutí sdělen a bude učiněn záznam o žádosti a důvodu jejího zamítnutí. 5. Přenos dat jiným entitám společnosti Franklin. Společnost se zavázala přijmout vhodná opatření na ochranu údajů o zaměstnání/zaměstnancích a osobních údajů zpracovávaných nebo přenášených mezi entitami společnosti. Následující požadavky musí být splněny předtím, než dojde k převodu: (a) Přenos dat je založen na požadavku provozní činnosti vzhledem k zamýšlenému účelu; (b) Přijímací subjekt poskytuje odpovídající fyzické a organizační zabezpečení dat; (c) Přijímající subjekt zajišťuje dodržování těchto zásad pro převod a jakékoli následné zpracování údajů; a (d) Přenos údajů bude v souladu s touto politikou. 6. Přenos dat jiným entitám mimo společnost Franklin. Subjekty společnosti mohou převést údaje o zaměstnání/zaměstnancích nebo osobní údaje vybraným externím třetím stranám, které budou najaty na provedení určitých služeb. Tyto třetí strany mohou údaje zpracovávat pouze v souladu s pokyny společnosti (zpracování dat) nebo činit rozhodnutí (např. pro způsobilost pro zdravotní, životní, invalidní pojištění, apod.) ohledně údajů v rámci dodávání svých služeb (správa údajů). V každém případě si společnost zvolí spolehlivé dodavatele, kteří se na základě smlouvy nebo jiných právně závazných a přípustných prostředků zaváží, zavést odpovídající administrativní, technická a bezpečnostně správní opatření k zajištění odpovídající úrovně ochrany a právních požadavků dané země, ve které byly přijímané údaje shromážděny a zpracovány. Takto vybrané třetí strany obdrží přístup k těmto datům pouze výlučně účelem poskytování služeb uvedených v příslušné smlouvě o službách. Pokud se společnost dozví, že dodavatel neplní všechny povinnosti, jak je uvedeno, neprodleně přijme vhodná opatření k nápravě tohoto pochybení a zavedení nezbytných sankcí. Nouzové a povinné zveřejňování informací. Někdy může být nutné, aby společnost zveřejnila určité údaje o zaměstnání/zaměstnanci a osobní údaje jiným třetím stranám na základě zákonného požadavku (např. na ochranu v soudním sporu) a v případě nouze, když je ohroženo zdraví nebo bezpečnost jednotlivce. 7. Vynucování práva a procesy. Společnost využívá přístup sebehodnocení při zajištění souladu s těmito zásadami. Společnost pravidelně ověřuje, že jsou tyto zásady přesné, 4

5 úplné vzhledem k informacím, které mají být především zahrnuty, plně zavedena a v souladu se zákonem. 8. Povinnosti (a) Povinné dodržování. Všichni zaměstnanci, dodavatelé, a dodavatelé třetích stran, kteří mají přístup k údajům o zaměstnání/zaměstnancích a osobním údajům sum dodržovat tyto zásady. V některých zemích může porušení předpisů o ochraně osobních údajů vést k uložení pokud a/nebo nárokům na náhradu škody od osob, které jsou nepříznivě ovlivněny. (b) Nedodržení shody. Nedodržení těchto zásad nebo úmyslné porušení důvěrnosti nebo bezpečnosti údajů o zaměstnání/zaměstnancích a osobních údajů může mít za následek disciplinární řízení proti zúčastněným a/nebo odpovědným osobám. Pokud kdykoliv, jakýkoli jedinec shledá, že osobní údaje týkající se jeho osoby byly zpracovány v rozporu s těmito zásadami, může se obrátit na finančního ředitele, podnikového právníka, vedoucího interního auditu nebo na Horkou linku pro otázky etiky a integrity. (a) Povinné oznamování. Každý zaměstnanec, který se dozví o porušení zásad na ochranu soukromí má povinnost oznámit to porušení. Rovněž jsou předmětem disciplinárního opatření včetně možnosti výpovědi. (b) Postupy auditu. Aby bylo dále zajištěno prosazování této politiky, zavede oddělení auditu společnosti postupy a audit pro kontrolu shody s těmito zásadami. (c) Legitimní účel. Všechny údaje o zaměstnání/zaměstnancích a osobní údaje budou zpracovávány poctivě a v souladu se zákonem. Budou shromažďovány pro určené, legitimní účely a nebudou dále zpracovávány způsobem s nimi neslučitelným. (d) Podřízení stávajících zásad. S platností od zavedení těchto zásad jsou všechny stávající vnitropodnikové dohody řešící platné směrnice ochrany soukromí společnosti nebo postupy týkající se zpracování údajů o zaměstnání/zaměstnancích a osobních údajů nahrazeny ustanoveními těchto zásad a příslušným způsobem změněny. 9. Oprávnění při ochraně údajů. Zaměstnanci, kteří přijímání žádostí a/nebo dotazy od orgánů na ochranu údajů týkající se těchto zásad nebo shody s platnými zákony na ochranu údajů a soukromí, by měli kontaktovat finančního ředitele nebo podnikového právníka, aby odpověď na takovou žádost byla včasná a vhodná. 10. Jak nás kontaktovat. Všechny dotazy týkající se použití nebo zveřejňování údajů o zaměstnání/zaměstnancích nebo osobních údajů by měly být směrovány na finančního ředitele, podnikového právníka, vedoucího interního auditu nebo na Horkou linku pro 5

6 otázky etiky a integrity. 11. Evropská směrnice o ochraně osobních údajů. Kromě práv a povinností uvedených v těchto zásadách, nebo jinak existujících, platí na údaje o zaměstnání/zaměstnancích shromážděné společností v zemích Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru bez ohledu na místo jejich zpracování principy stanovené směrnicí 95/46/ES ( Evropská směrnice o ochraně údajů ). V jurisdikcích, kde tyto zásady platí, platí rovněž práva a mechanismy jejich vymáhání uvedené v těchto zásadách. Tyto zásady neposkytují zaměstnancům další práva ani nestanovují další povinnosti nad rámec těch, které již byly stanoveny v rámci evropské směrnice o ochraně údajů. 6

7 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. DOHODA O ZÁSADÁCH OCHRANY SOUKROMÍ Obdržel(a), přečetl(a), porozuměl(a) jsem a souhlasím ve všech ohledech se zásadami ochrany soukromí společnosti, datovanými v září Kromě níže uvedených skutečností jsem se nedopustil(a) ani neúčastnil(a) žádné činnosti, která je zakázána těmito zásadami nebo by mohla vyústit v jejich porušení, a ani se takové činnosti nedopustím a nebudu se jí účastnit: (Pokud neuvedete žádné skutečnosti, vepište žádné.) Jestliže si budu vědom(a) jakýchkoli informací nebo činností, které by změnily výjimky uvedené výše, budu neprodleně písemně informovat finančního ředitele nebo manažera pro vnitřní kontrolu nebo prostřednictvím Horké linky pro otázky etiky a integrity. Souhlasím s uvedením všech podrobností, které by mohly být požadovány. Podepsáno dne, Podpis: Jméno tiskacím písmem: Pozice: Místo: 7