FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ZÁSADY UCHOVÁVÁNÍ ZÁZNAMŮ. Revidováno v říjnu 2009

Transkript

1 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ZÁSADY UCHOVÁVÁNÍ ZÁZNAMŮ Revidováno v říjnu 2009 A. Účel Společnost Franklin Electric Co., Inc. a její pobočky a partneři (souhrnně nazývaní společnost ) si uvědomují, že je zavedenou obchodní praxí uchovávat firemní a podnikové záznamy konzistentním, systematickým a spolehlivým způsobem. Účely těchto zásad uchovávání záznamů (dále jen zásady ) jsou následující: 1. zavést konzistentní způsob správy, uchovávání, skladování a likvidace záznamů, 2. zajistit uchovávání záznamů relevantních vzhledem k nerozhodnutým, hrozícím, přiměřeně předvídatelným nebo zvažovaným soudním sporům či řízením nebo vládním vyšetřováním, 3. zajistit, aby byly záznamy, které společnost potřebuje ke svému provozu, udržovány účinným způsobem, aby mohly být rychle k dispozici, když to bude třeba, a aby byl snižován objem a náklady na skladování záznamů, které již společnost nepotřebuje, 4. dodržovat platné právní a zákonné požadavky na uchovávání a likvidaci záznamů a 5. zajistit, aby byly odpovědnosti za implementaci těchto zásad jasně vysvětleny a přiděleny. B. Definice 1. Záznamy společnosti jedná se o všechny údaje, dokumenty nebo záznamy, které byly vytvořeny, obdrženy nebo udržovány v rámci podnikatelské činnosti společnosti. To zahrnuje mimo jiné papírové dokumenty a elektronické informace. 2. Dokumenty jedná se o všechny poznámky, zápisy, zprávy, hlášení, analýzy, stvrzenky, formuláře, rozvrhy, tabulky, grafy a podobné materiály, které se vyskytují ve fyzické podobě nebo jsou uloženy v elektronické podobě na stolních počítačích, přenosných počítačích, digitálních diářích nebo jiných elektronických zařízeních, na kterých mohou být tato data uložena. 3. Elektronické informace jedná se o všechny dokumenty, údaje a data včetně všech záznamů společnosti uložených na elektronických médiích (např. pevných discích počítače, v ech, hlasových schránkách, na discích, kazetách,

2 webových stránkách, intranetové a extranetové síti atd.) bez ohledu na software, který byl k vytvoření dokumentu nebo položky použit. 4. Soudní zadržení jedná se o proces, který znamená dočasné zadržení likvidace všech dokumentů a záznamů společnosti (v papírové i elektronické podobě) podle těchto zásad. Soudní zadržení musí být uplatněno v okamžiku, kdy existuje podezření nebo je potvrzeno, že budou potřeba konkrétní informace v rámci řízení u soudu nebo jiného orgánu. C. Působnost těchto zásad Prohlášení učiněná v rámci těchto zásad neomezují žádné další korporátní zásady společnosti. Tyto zásady se vztahují na všechny zaměstnance společnosti včetně, nikoli výhradně, pracovníků pracujících na dobu určitou a všech, kdo mají přístup a používají záznamy společnosti z důvodu týkajícího se nebo ovlivňujícího podnikatelské aktivity společnosti. Tyto zásady musí dodržovat všichni zaměstnanci, kteří vytvářejí, používají nebo spravují záznamy společnosti. Tyto zásady upravují každý typ záznamů společnosti, které vytvořila nebo obdržela v průběhu svých podnikatelských aktivit. Z těchto zásad jsou vyňati ředitelé, nezávislí dodavatelé, konzultanti a jiné osoby, které nejsou zaměstnanci. Osoby, které nejsou zaměstnanci společnosti, se musí řídit závazky pro uchovávání dokumentů, jak stojí ve smlouvě s jejich zaměstnavatelem. Pro identifikaci zákonných požadavků na uchovávání záznamů ve Spojených státechbylo vyvinuto veškeré úsilí. V souladu se zásadou, že je třeba se řídit všemi místními a federálními zákony při vytváření, uchovávání a likvidaci záznamů, jsou však za identifikaci oblastí odlišných od pokynů v těchto zásadách odpovědny obchodní jednotky, partnerské společnosti a pobočky v cizích zemích. D. Principy a postupy Společnost vyvinula tyto zásady pro účely poskytování pomoci zaměstnancům společnosti se správou záznamů společnosti (podle definice uvedené výše) během jejich životního cyklu podle postupů běžných v solidních podnicích a podle zákona. Všechny záznamy společnosti jsou důležitým majetkem společnosti, nepatří oddělením či jednotlivcům a musí být uchovávány v souladu s následujícími principy a postupy. 1. Vlastnictví záznamů. Žádný zaměstnanec nemá právo na žádné záznamy společnosti včetně záznamů, které pomáhal vytvořit. Všechny záznamy společnosti tudíž podléhají těmto zásadám a musí být spravovány, uchovávány a zničeny v souladu s nimi. Právo na intelektuální vlastnictví všech záznamů společnosti zůstává trvale majetkem společnosti. Intelektuální vlastnictví zahrnuje, nikoli výhradně, registrované obchodní známky, patenty, registrované vzory, žádosti a právo žádat o tato práva, vynálezy, neregistrované obchodní známky, obchodní a podnikové 2

3 názvy, autorská práva, práva na neregistrované vzory, databáze a práva v databázích a všechna další vlastnická práva, která mohou existovat v libovolné části světa. Na všechny výše uvedené druhy vlastnictví a s nimi spojená obnovení, prodloužení, revize, souhlasy a žádosti se také vztahují práva na intelektuální vlastnictví. 2. Odpovědnosti zaměstnanců. Každý zaměstnanec, který vytváří, přijímá nebo skladuje záznamy společnosti na jakémkoli místě, má následující odpovědnosti: vytvářet všechny dokumenty podle platného obchodního a etického kodexu společnosti, zachovávat důvěrnost vlastnických a citlivých informací o společnosti podle obchodního a etického kodexu společnosti a také podle dohody o vlastnických informacích / mlčenlivosti s každým zaměstnancem, udržovat, uchovávat a ničit přiměřeně podle těchto zásad záznamy společnosti a seznámit se se zásadami používání informačních technologií a jednat podle nich. V rámci souladu s těmito zásadami musí každý zaměstnanec podniknout následující kroky: zkontrolovat přibližně každých 90 dnů své papírové a elektronické informace za účelem identifikace, které záznamy společnosti by měly být uchovány a které zlikvidovány, likvidovat jakékoli dokumenty, soubory a elektronické informace, jejichž uchovávání není požadováno těmito zásadami, ukládat elektronické informace či výtisky k dlouhodobému uskladnění v případě, že je to požadováno těmito zásadami, při použití stejného popisu typu dokumentu jako v plánu uchovávání dokumentů, který je popisován níže v části D.7, a při odchodu do důchodu či ze společnosti musí každý zaměstnanec společnosti vrátit všechny jí náležející záznamy. 3. Odpovědnosti právního oddělení. Právní oddělení má odpovědnost: revidovat tyto zásady a aktualizovat plán uchovávání dokumentů s příslušnými změnami zákonů či obchodních požadavků společnosti, 3

4 vydávat oznámení o soudním zadržení příslušným oddělením v souladu s požadavky federálních zákonů občanského řízení pro soudní spory nebo vládních či veřejnoprávních šetření a odpovídat na dotazy týkající se implementace a dodržování těchto zásad. 4. Porady o správě záznamů. Pro usnadnění implementace těchto zásad bude mít právní oddělení společnosti s různými odděleními ve společnosti každoroční poradu o správě záznamů. Jejím účelem je diskuse a poradenství týkající se záležitostí těchto zásad, doporučení pro uchovávání a likvidaci a pravidelné podávání zpráv právnímu oddělení o stavu těchto zásad. 5. Vedení / obchodní jednotky. Manažer každé pobočky, partnerské společnosti nebo obchodní jednotky musí neprodleně oznámit právnímu oddělení definitivní nebo předpokládaný termín začátku soudního sporu, aby mohla být zvažována odpovídající reakce zahrnující přerušení platnosti těchto zásad vystavením soudního zadržení. 6. Vytváření záznamů. Zaměstnanci jsou odpovědní za zavedení přiměřených způsobů fyzického a logického přístupu k záznamům společnosti, které mají v držení, a to až do doby, kdy je podle těchto zásad nezbytné záznamy předat k uchování či zničit. Společnost se zavazuje k vytváření a udržování úplných, přesných a důvěryhodných záznamů všech svých podnikatelských aktivit. Záměrné vytváření falešných či zavádějících záznamů týkajících se aktivit společnosti je přísně zakázáno. Všechny záznamy společnosti by měly být vytvářeny za konkrétním účelem sdělování či dokumentace obchodních záležitostí. Všichni jednotlivci vytvářející záznamy společnosti musí jednat ve spojení s vytvářením těchto záznamů odpovědně, podle zákona a profesionálně. 7. Uchovávání záznamů. Pro zajištění toho, že záznamy společnosti jsou uchovávány tak dlouho, jak stanovují zákonné či provozní požadavky, a zastaralé záznamy jsou důsledně a řízeně likvidovány, vytvořila společnost plán uchovávání dokumentů. Plán uchovávání dokumentů má za cíl usnadnit rozhodnutí o správě záznamů společnosti a zajistit, že se zaměstnanci budou řídit schválenými požadavky na jejich uchovávání. Plán uchovávání stanovuje příslušné období pro uchovávání pro různé typy záznamů společnosti, které závisí na platných zákonných povinnostech pro uchovávání, provozních potřebách a požadavcích společnosti. Plán uchovávání je k dispozici na intranetových stránkách společnosti na adrese a uvádí záznamy společnosti podle abecedy. Plán uchovávání rozdělený podle oddělení bude pro vaši potřebu k dispozici také na intranetu. Uchovávání záznamů společnosti je upravováno následujícími směrnicemi a postupy. 4

5 Dodržování plánu uchovávání společnost se zavazuje k uchovávání a likvidaci záznamů společnosti v souladu s obdobím pro uchovávání stanoveným plánem uchovávání. Plán uchovávání je jedinou oficiální autoritou pro uchovávání a likvidaci záznamů společnosti. Plán uchovávání je odvozen z prací dokončených v rámci různých oddělení společnosti a je k dispozici na intranetu společnosti. Období pro uchovávání období pro uchovávání dané plánem uchovávání jsou co nejkratší z důvodu minimalizace objemu záznamů společnosti, jsou však současně v souladu se zákonnými, smluvními, veřejnoprávními a provozními požadavky. Záznamy společnosti by neměly být uchovávány déle, než jak je stanoveno v plánu uchovávání, ani by neměly být likvidovány před jeho vypršením. Rozpor mezi požadavky na uchovávání plán uchovávání stanovuje seznam záznamů nebo kategorií záznamů spolu s minimálním obdobím, po které je musí společnost uchovávat. Jestliže je plán uchovávání v rozporu s jakýmikoli zákonnými nebo veřejnoprávními požadavky na uchovávání záznamů, platí delší období pro uchovávání. V případě, že jsou záznamy s různými obdobími pro uchovávání pohromadě v rámci jedné jednotky, období pro uchovávání celé jednotky je dáno záznamem s nejdelším požadovaným obdobím pro uchovávání. 8. ové požadavky. Řádné období pro uchovávání korespondence včetně ové korespondence je dáno jejím obsahem. Přikládané dokumenty (nebo dokumenty připojované k ové zprávě) musí být pro účely uchovávání analyzovány odděleně. Obecným pravidlem je, že dokumenty přiložené ke korespondenci posílané v rámci společnosti jsou duplikáty a není třeba je uchovávat. , který je označen za záznam společnosti, by neměl být uložen v ovém softwarovém systému společnosti, ale měl by být náležitě uložen podle tohoto označení. Společnost si vyhrazuje právo měnit elektronický formát u a jeho příloh za účelem souladu s účely těchto zásad. Zaměstnancům se výslovně zakazuje přeposílat y společnosti na své soukromé ové účty nebo je ukládat na disky CD, jednotky zip či podobná zařízení. Všechny y, které obsahují záznam společnosti, musejí být náležitě uloženy. Hlasová pošta, která je doručena na ový server, musí být odstraněna do 30 dní od přijetí. 5

6 Společnost si vyhrazuje právo na výslovný zákaz souborů PST (Souborů osobních složek, tj. souborů používaných k ukládání místních kopií zpráv, událostí v kalendáři, kontaktů a jiných položek aplikace Microsoft Outlook). Po případném zavedení tohoto zákazu se bude vztahovat mimo jiné na archivaci u v aplikaci Outlook a ukládání ů na jednotky zip, disky CD atd. , který je obchodním záznamem, musí být náležitě uchováván, nikoli v aplikaci Outlook. uchovávaný v aplikaci Outlook musí být odstraněn po 24 měsících u nekrizových zaměstnanců a 36 měsících u krizových zaměstnanců. Kritičtí zaměstnanci jsou definováni jako vedoucí pracovníci, viceprezidenti a ředitelé oddělení. 9. Dokumenty, které není třeba uchovávat. Jakýkoli dokument, který nepředstavuje záznam společnosti, a mimo jiné obzvláště následující dokumenty nemusejí být uchovávány, jakmile splní svůj účel, a měly by být zlikvidovány do 12 měsíců od vytvoření (mějte však na paměti, že materiál musí být uchován, pokud je to relevantní z důvodu očekávaného či probíhajícího soudního sporu týkajícího se společnosti nebo auditu IRS): osobní poznámky, korespondence a y a různé materiály neobsahující zřejmou obchodní, právní či jinou institucionální hodnotu, např. komunikace o společenských událostech na oddělení nebo zprávy vyvěšované na nástěnce, které nemají nic společného s obchodními záležitostmi. 10. Likvidace záznamů. Záznamy společnosti musí být likvidovány za chodu podniku a v souladu s těmito zásadami. Všechny záznamy společnosti musí být uchovávány podle plánu uchovávání a jakéhokoli platného soudního zadržení. Za žádných okolností nelze zlikvidovat žádný záznam společnosti podléhající soudnímu zadržení. Zničení záznamů společnosti podléhajících soudnímu zadržení může vést k postihům a pokutám společnosti nebo jednotlivých zaměstnanců. Po skončení daného období pro uchovávání a po získání všech nezbytných povolení musí být záznamy společnosti zlikvidovány prostředky přiměřenými jejich povaze a úrovni utajení (např. skartace, recyklace, vymazání). Tyto zásady a plán uchovávání se vztahují na všechny záznamy společnosti bez ohledu na média, na kterých se záznamy nacházejí. 6

7 Ukládání záznamů společnosti po skončení období pro uchovávání daném těmito zásadami znamená pro společnost zbytečné skladovací poplatky, brání účinnému vyhledávání a přístupu k nezbytným záznamům a také důslednému uplatňování těchto zásad. Výjimky z těchto zásad budou tedy udělovány jen za mimořádných okolností a na základě současných obchodních potřeb nebo zákonných požadavků. O všechny výjimky je třeba žádat prostřednictvím zástupce vaší obchodní jednotky a musí být schváleny právním oddělením. Záznamy společnosti, které byly schváleny k likvidaci, musí být zničeny prostředky, které jsou zárukou bezpečného a úplného zničení. Podpisem těchto zásad potvrzujete, že jste zlikvidovali všechny dokumenty, kterým skončilo období pro uchovávání, jak je definováno v plánu. Společnost si vyhrazuje právo implementovat software nebo jakýkoli jiný program, který bude automaticky prohledávat pevné disky a síťové servery za účelem zajištění dodržování požadavků na likvidaci. 11. Každoroční kontrola. Každá pobočka, partnerská společnost či obchodní jednotka provede alespoň jednou za rok kontrolu souborů a čisticí proces. Tento proces musí sestávat z: identifikace a likvidace nepotřebných a duplicitních kopií dokumentů včetně konceptů, kontroly a zničení dokumentů, kterým skončilo jejich požadované období pro uchovávání, a identifikace, seskupení a označení dokumentů, které je třeba uchovávat, a, pokud je to nezbytné, přenosu těchto dokumentů na vyznačené úložiště elektronických informací nebo na místo uskladnění záznamů společnosti. Dokumenty budou trvale vymazány podle plánu s výjimkou všech dokumentů, na které se vztahuje soudní zadržení. 12. Kopie. Od zaměstnanců se očekává, že budou pravidelně likvidovat kopie záznamů společnosti, které měli pro vlastní potřebu, koncepty, duplicitní kopie záznamů a dočasné záznamy, aby tím minimalizovali správu nepotřebných záznamů. Po dokončení finálních dokumentů si neukládejte jejich koncepty, pokud nebude v plánu uvedeno jinak. 13. Soudní zadržení a přerušení platnosti likvidace záznamů. Společnost převzala tyto zásady, aby bylo zajištěno, že učinila všechna náležitá opatření k ochraně a zabezpečení možných relevantních důkazů 7

8 souvisejících s jakýmkoli probíhajícím nebo očekávaným soudním sporem, reklamací, auditem či vyšetřováním. Všechny záznamy společnosti, o kterých bude jakýkoli vedoucí pracovník nebo zaměstnanec vědět nebo o kterých by měl vědět, že mohou být relevantní v záležitosti stávajícího nebo potenciálního zákonem předepsaného vyšetřování, reklamace, řízení nebo soudního procesu nebo je pravděpodobné, že budou vyžadovány v rámci předkládání důkazů nebo podléhají probíhajícímu požadavku na předložení důkazů, musí být uchovávány až do skončení celé záležitosti, a to bez ohledu na jakékoli zavedené období pro uchovávání. Aby bylo zabráněno neúmyslné likvidaci takových záznamů společnosti, rozešle společnost prostřednictvím právního oddělení zaměstnancům, kterých se to týká, memorandum o soudním zadržení s podrobnostmi o rozsahu přerušení platnosti těchto zásad. Všechny záznamy společnosti podléhající soudnímu zadržení musí být uchovány. Žádný z těchto dokumentů nesmí být z žádného důvodu pozměněn, zlikvidován nebo vyřazen, a to bez ohledu na období pro uchovávání stanovené v plánu uchovávání. Společnost si vyhrazuje právo implementovat software nebo jiné programy, které budou automaticky prohledávat a uchovávat záznamy související se soudním zadržením. Právní oddělení společnosti může vydat oznámení o soudním zadržení, ve kterém uvede, že záležitosti vyžadující toto zadržení byly vyřešeny a záznamy společnosti, které dříve podléhaly tomuto soudnímu zadržení, mají být uchovávány a likvidovány v souladu s obdobím pro uchovávání stanoveném v plánu uchovávání. E. Přezkoumání, dodatky a správa 1. Každoroční revize zásad. Společnost přezkoumá tyto zásady alespoň jednou ročně, aby zjistila, zda je podle zákonných, daňových nebo obchodních požadavků nutné vydat dodatky. Společnost může kdykoli doplnit, změnit, zrušit nebo vzít zpět všechny nebo některé části těchto zásad nebo namísto těchto přejmout zásady nové. 2. Pravidelná kontrola dodržování. Manažer pro vnitřní kontrolu společnosti nese odpovědnost za provádění pravidelných kontrol dodržování těchto zásad a podávání zpráv o postupech při spravování záznamů společnosti oddělení vnitřní kontroly a právnímu oddělení. 3. Podávání zpráv a nedodržování zásad. Jakýkoli zaměstnanec, který si bude vědom jakéhokoli porušení těchto zásad, musí toto porušení neprodleně oznámit 8

9 finančnímu řediteli společnosti, manažerovi pro vnitřní kontrolu nebo prostřednictvím Horké linky pro otázky etiky a integrity. Nedodržení těchto zásad může znamenat pro zaměstnance nebo společnost disciplinární řízení (vedoucí až k propuštění), trestní stíhání, postihy a pokuty, obvinění z maření výkonu spravedlnosti, obvinění z úmyslného zničení důkazů v soudním procesu nebo veřejnoprávním řízení a mohlo by znamenat také vystavení společnosti obvinění z pohrdání soudem nebo ji vážně znevýhodnit v soudním sporu. 4. Správa a vnitřní dozor. Za správu těchto zásad včetně revize a posouzení jejich dodržování a určení kroků v případě jejich nedodržení nese odpovědnost finanční ředitel společně s oddělením pro vnitřní kontrolu a právním oddělením. Jakékoli dotazy týkající se toho, do jaké kategorie záznam spadá, nebo žádosti o výjimky z těchto zásad je třeba zasílat na oddělení vnitřní bezpečnosti a právní oddělení společnosti nebo pověřenou osobu. 5. Elektronické monitorování a prosazování. Společnost si vyhrazuje právo implementovat jakoukoli technologii, program, software či jiné prostředky vedoucí k automatickému prosazování těchto zásad. A to včetně, nikoli však výhradně, automatické archivace, automatického odstraňování a elektronického prohledávání serverů a pevných disků. 9

10 FRANKLIN ELECTRIC CO., INC. ZÁSADY UCHOVÁVÁNÍ ZÁZNAMŮ Obdržel(a), přečetl(a), porozuměl(a) jsem a souhlasím ve všech ohledech se zásadami uchovávání záznamů společnosti, revidovanými v říjnu Kromě níže uvedených skutečností jsem se nedopustil(a) ani neúčastnil(a) žádné činnosti, která je zakázána těmito zásadami nebo by mohla vyústit v jejich porušení, a ani se takové činnosti nedopustím a nebudu se jí účastnit: (Pokud neuvedete žádné skutečnosti, vepište žádné.) Jestliže si budu vědom(a) jakýchkoli informací nebo činností, které by změnily výjimky uvedené výše, budu neprodleně písemně nebo prostřednictvím Horké linky pro otázky etiky a integrity informovat finančního ředitele nebo manažera pro vnitřní kontrolu. Souhlasím s uvedením všech podrobností, které by mohly být požadovány. Svým podpisem níže potvrzuji, že jsem zkontroloval(a) před 1. lednem 2010 všechny dokumenty, které mám v držení, a nebudu uchovávat žádné dokumenty, kterým skončilo jejich období pro uchovávání. Podepsáno dne, Podpis: Jméno tiskacím písmem: Pozice: Místo: