Riadenie dokumentov a záznamov

Transkript

1 Stredná priemyselná škola elektrotechnická Komenského KOŠICE Riadenie dokumentov a záznamov Vydanie č.: 1 Platné od: Strana 1 z 16 Výtlačok č.: 1 Riadenie dokumentov a záznamov Vypracoval Kontroloval Schválil Meno a priezvisko PhDr. A. Havrilová Ing. Š. Krištín Ing. Š. Krištín Funkcia PMK RŠ RŠ Organizačná jednotka Vedenie školy Vedenie školy Vedenie školy Dátum Podpis

2 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 2 z 16 Obsah 1. Účel Pokyny pre používanie organizačnej smernice Štruktúra dokumentácie systému kvality Správca dokumentácie systému kvality Riadenie dokumentácie systému kvality Príručka kvality Organizačné smernice Formuláre Riadenie externých dokumentov Riadenie záznamov Evidencia a označovanie záznamov Archívny a registratúrny poriadok Vyraďovanie registratúry Súvisiaca dokumentácia Prílohy Pojmy a skratky Zmenové konanie Rozdeľovník Rozsah platnosti Poznámky...15

3 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 3 z Účel Vedenie Strednej priemyselnej školy elektrotechnickej, Komenského 44, Košice (ďalej len SPŠE) touto organizačnou smernicou (ďalej len OS ) stanovuje oprávnenia, zodpovednosti a postupy v procese tvorby, overovania, schvaľovania, označovania, evidencie, distribúcie, aktualizácie a sťahovania z obehu dokumentácie systému kvality. Stanovuje oprávnenia, zodpovednosti a postupy v procese evidencie, ukladania, vyraďovania a archivácie záznamov, neaktuálnych dokumentov a inej registratúry vzniknutej pri činnosti organizácie. Táto OS tiež stanovuje štruktúru dokumentácie systému kvality, pričom definuje jednotlivé druhy dokumentov, ich význam a použitie, ako aj ich obsahové členenie a formálnu úpravu. 2. Pokyny pre používanie organizačnej smernice Oboznámenie: Vedúci organizačnej jednotky(ďalej len OJ ) riaditeľ školy RŠ oboznámi s OS svojich podriadených zamestnancov, ktorých sa jej obsah týka. Oboznámenie uskutoční inštruktážou, resp. určí zamestnancov, ktorí si ju preštudujú. Záznam o tom bude urobený do nižšie uvedenej tabuľky. Kontrola: Zmeny: Uloženie: Vedúci zamestnanci sú povinní kontrolovať dodržiavanie OS a pri zistení závad tieto v rámci svojej právomoci odstraňovať. Pokiaľ OS ako celok alebo jej časť neplní svoje poslanie, každý zamestnanec, ktorý uvedenú skutočnosť zistí, je povinný podať podnet na jej revíziu. OS počas celého obdobia platnosti musí byť uložená tak, aby bola prístupná všetkým zamestnancom, ktorí ju pre výkon svojej funkcie potrebujú.

4 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 4 z 16 Oboznámenie s organizačnou smernicou: Dátum Meno a priezvisko Funkcia Podpis 1. Ing. Štefan Krištín Riaditeľ školy 2. PhDr. Amália Havrilová PMK, ZRŠ 3. Ing. Soňa Krempaská ZRŠ 4. Ing. Ján Čamek ZRŠE 5. Bc. Ľubica Staňová SDMK 6. Zuzana Gmitrová SDMK 3. Štruktúra dokumentácie systému kvality Úroveň Názov dokumentu Označenie I. úroveň Príručka kvality PQ_XXXX II. úroveň Organizačný poriadok OPOR_XXXX Pracovný poriadok zamestnancov SPŠE PRAPOR_XXXX Prevádzkový poriadok PREVPOR_XXXX Rokovací poriadok RPOR_XXXX Registratúry poriadok REGP_XXXX Plán práce školy PLANP_XXXX Vnútorný platový predpis VPP_XXXX Smernica o dochádzke a jej vykazovaní pre pracovníkov SPŠE SMED_XXXX Smernica o evidencii a registrácii pracovných a školských úrazov SMEU_XXXX Smernica o slobodnom prístupe k informáciám SMEI_XXXX Smernica o prideľovaní osobných pracovných pomôcok SMEP_XXXX Požiarny štatút POŽSTA_XXXX Štatút komisie STATUT_XXXX Smernica o ochrane nefajčiarov SFAJ_XXXX

5 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 5 z 16 Štatút študentskej rady STASR_XXXX Vnútorný poriadok školy S _011_XXXX Postup pri vybavovaní sťažností POSTAZ_XXXX Smernica na vykonávanie finančnej kontroly SMEFK_XXXX Plán vnútroškolskej kontroly S_007_XXXX Smernica pre opravy a údržbu UDRŽBA_XXXX Smernica o ochrane majetku SMEOM_XXXX Smernica o oslobodzovaní v predmete STEV_2009 III. úroveň Formuláre FX -_XXXX 4. Správca dokumentácie systému kvality V organizácii bola ustanovená funkcia správcu dokumentácie systému kvality (ďalej len SDSK ), ktorého úlohou je: prijímať podnety na nové dokumenty systému kvality, prijímať podnety na zmeny dokumentácie systému kvality, predkladať riaditeľovi SPŠE návrhy na nové dokumenty a zmeny v existujúcich dokumentoch systému kvality, viesť zoznam internej a externej dokumentácie, prideľovať čísla interným dokumentom podľa existujúcich zoznamov, tlačiť a distribuovať dokumenty systému kvality vo fázach pripomienkovania, schvaľovania a konečného rozdelenia príslušného počtu výtlačkov podľa rozdeľovníka, poskytovať možnosť vytvoriť neriadenú kópiu dokumentu systému kvality. 5. Riadenie dokumentácie systému kvality Postupový diagram pre tvorbu, distribúciu a zmeny DSK je prílohou č.1 tejto organizačnej smernice. Za riadenie dokumentácie systému kvality zodpovedá správca dokumentácie systému kvality Príručka kvality Označovanie PQ_XXXX rok vydania dokumentu (mení sa pri každom novom vydaní)

6 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 6 z Formálna úprava Vzorom pre formálnu úpravu príručky kvality (ďalej len PQ ) je táto organizačná smernica (ďalej len OS ). Všetky riadené kópie PQ majú v záhlaví prvej strany uvedené poradové číslo vydania, dátum vydania, číslo strany, celkový počet strán, poradové číslo výtlačku; v päte prvej strany je uvedené kto PQ vypracoval, kontroloval a schválil. Na druhej a každej ďalšej strane PQ v záhlaví je uvedený názov, označenie dokumentu a číslo strany z celkového počtu strán. Poradové číslo podľa rozdeľovníka PQ sa zhoduje s poradovým číslom výtlačku uvedeného na prvej strane PQ. Neriadená kópia PQ (určená pre iné právnické alebo fyzické osoby alebo na reklamné účely organizácie) musí byť označená červenou pečiatkou NERIADENÁ KÓPIA, ktorou disponuje SDSK. Všetky neriadené kópie PQ sú aktuálne ku dňu vydania a nepodliehajú zmenovému konaniu. Za likvidáciu neriadenej kópie PQ zodpovedá ten, komu je táto kópia určená Tvorba, zmeny, rušenie a distribúcia PQ vypracoval predstaviteľ manažmentu pre kvalitu (ďalej len PMK ). Za preverenie PQ, jej vydanie, udržiavanie aktuálneho obsahu a jej prideľovanie je zodpovedný SDSK. Prehľad o rozdeľovaní PQ je uvedený v časti Rozdeľovník v PQ, ktorý vedie a aktualizuje SDSK. Na základe nových poznatkov o fungovaní systému manažérstva kvality, potreby zavedenia nápravných alebo preventívnych opatrení, potreby zlepšovania systému kvality ako aj na základe legislatívnych zmien môže vzniknúť potreba zmeny PQ. Preverenie a schválenie zmien vykonávajú tie isté funkčné pracovné pozície organizácie ako pri pôvodnom dokumente. Pri zavádzaní akejkoľvek zmeny v PQ SDSK zisťuje, či táto nevyvolá potrebu zmeny súvisiacej dokumentácie systému kvality. Pri čiastočnej revízii PQ sa zmení príslušná strana a číslo vydania sa nemení, pri úplnej revízii PQ sa zmení aj poradové číslo vydania. Evidencia zmien PQ sa zaznamenáva v časti Zmenové konanie PQ. Evidencia zmien sa zaznamená nasledovne: Poradové číslo zmeny podľa čísla predchádzajúcej zmeny, Dátum zmeny, kedy bola táto vykonaná, Strana alebo strany, ktorých sa zmena dotýka (pri úplnej revízii sa zaznamená všetky strany ), Uvedením P alebo D sa zaznačí o akú čiastočnú zmenu ide (P prepis textu, D doplnok textu, pri úplnej revízii sa nezaznamenáva), Obsah zmeny s uvedením zmeneného textu (pri úplnej revízii sa zaznamená úplná revízia príručky kvality ). Podnet na zmenu v PQ, môže podať: tvorca PQ, vedenie organizácie, PMK, SDSK, iný zamestnanec SPŠE správcovi dokumentácie systému kvality, ktorý posúdi relevantnosť daného návrhu. V prípade, že SDSK nie je schopný posúdiť

7 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 7 z 16 relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na tvorcovi PQ. Ak tvorca PQ nie je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie PMK. Ak PMK nie je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie riaditeľovi organizácie. Po schválení relevantnosti daného návrhu na pozmenenie PQ príslušnou inštanciou, SDSK požiada tvorcu PQ o zapracovanie daného návrhu na zmenu. Po zapracovaní navrhovanej zmeny distribuuje SDSK návrh pozmenenej PQ na pripomienkovanie všetkým zainteresovaným stranám v tlačenej forme podľa časti Rozdeľovník v PQ. Pripomienkujúce osoby písomne doručia svoje pripomienky k PQ tvorcovi PQ, ktorý ich zapracuje do konečnej verzie PQ a doručí ju SDSK. Uskutočnené zmeny v prípade čiastočnej revízie PQ zaznamená SDSK do časti Zmenové konanie v PQ; v prípade úplnej revízie PQ zmení poradové číslo vydania PQ zvýšením o jednu jednotku oproti pôvodnej číselnej hodnote vydania PQ, uvedené v záhlaví titulného listu PQ podľa vzoru formálnej úpravy PQ. SDSK vytlačí potrebný počet výtlačkov konečnej verzie PQ a predloží ich na podpis osobe, ktorá PQ vypracovala a osobe, ktorá PQ skontroluje. Po kontrole výtlačkov PQ ich predloží SDSK riaditeľovi organizácie na schválenie, čím PQ nadobúda právoplatnosť a účinnosť. Po schválení novej verzie PQ SDSK zabezpečí stiahnutie starej verzie PQ z obehu. SDSK zabezpečí distribúciu podpísaných výtlačkov schválenej PK podľa časti Rozdeľovník v PQ. Riaditeľ SPŠE, ktorej bola PQ dodaná, oboznámi s PQ svojich podriadených zamestnancov, ktorí sa podpíšu do časti Oboznámenie s PQ v PQ Organizačné smernice Organizačný poriadok, Pracovný poriadok, Prevádzkový poriadok, Rokovací poriadok, Vnútorný poriadok školy, Smernica o dochádzke a jej vykazovaní pre pracovníkov SPŠE, Smernica o evidencii a registrácii pracovných a školských úrazov, Smernica o slobodnom prístupe k informáciám, Smernica o prideľovaní osobných pracovných pomôcok, Požiarny štatút, Štatút škodovej komisie, Štatút Žiackej školskej rady, Vnútorný predpis upravujúci postup školy pri prijímaní a nakladaní s darmi a sponzorskými príspevkami, Postup pri vybavovaní sťažností, Metodický pokyn na vykonávanie finančnej kontroly, Výkon vnútroškolskej kontroly ako aj ďalšie novovznikajúce OS sa budú riadiť označovaním, formálnou úpravou, tvorbou, zmenami, rušením a distribúciou rovnako ako sa popisuje v bodoch , a Označovanie ON ZZZZ_XXXX (skratka normy) rok vydania dokumentu (mení sa pri každom novom vydaní) Rok vydania každej ON sa mení sa pri každom novom vydaní.

8 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 8 z Formálna úprava ON Vzorom pre formálnu úpravu vyššie uvedených organizačných noriem organizácie (ďalej len ON ) je táto organizačná smernica (ďalej len OS ). Všetky riadené kópie ON majú v záhlaví prvej strany uvedené poradové číslo vydania, dátum vydania, číslo strany, celkový počet strán, poradové číslo výtlačku; v päte prvej strany je uvedené, kto ON vypracoval, kontroloval a schválil. Na druhej a každej ďalšej strane ON v záhlaví je uvedený názov, označenie dokumentu a číslo strany z celkového počtu strán. Poradové číslo podľa rozdeľovníka ON sa zhoduje s poradovým číslom výtlačku uvedeného na prvej strane ON. Neriadená kópia ON (určená pre iné právnické alebo fyzické osoby alebo na reklamné účely organizácie) musí byť označená červenou pečiatkou NERIADENÁ KÓPIA, ktorou disponuje SDSK. Všetky neriadené kópie ON sú aktuálne ku dňu vydania a nepodliehajú zmenovému konaniu. Za likvidáciu neriadenej kópie ON zodpovedá ten, komu je táto kópia určená Tvorba, zmeny, rušenie a distribúcia Na základe nových poznatkov o fungovaní systému manažérstva kvality, potreby zavedenia nápravných alebo preventívnych opatrení, potreby zlepšovania systému kvality ako aj na základe legislatívnych zmien môže vzniknúť potreba zmeny ON, tvorby novej ON alebo zrušenie ON. Preverenie a schválenie zmien vykonávajú tie isté funkčné pracovné pozície organizácie ako pri pôvodnom dokumente. Pri zavádzaní akejkoľvek zmeny v ON SDSK zisťuje, či táto nevyvolá potrebu zmeny súvisiacej dokumentácie systému kvality. Pri čiastočnej revízii ON sa zmení príslušná strana a číslo vydania sa nemení, pri úplnej revízii ON sa zmení aj poradové číslo vydania. Evidencia zmien ON sa zaznamenáva v časti Zmenové konanie v ON. Evidencia zmien sa zaznamená nasledovne: Poradové číslo zmeny podľa čísla predchádzajúcej zmeny, Dátum zmeny kedy bola táto vykonaná, Strana alebo strany, ktorých sa zmena dotýka (pri úplnej revízii sa zaznamená všetky strany ), Uvedením P alebo D sa zaznačí o akú čiastočnú zmenu ide (P prepis textu, D doplnok textu, pri úplnej revízii sa nezaznamenáva), Obsah zmeny s uvedením zmeneného textu (pri úplnej revízii sa zaznamená úplná revízia organizačnej normy ). Podnet na zmenu v ON, vytvorenie novej ON alebo zrušenie ON môže podať: tvorca ON, vedenie organizácie, PMK, SDSK, zamestnanec SPŠE, ktorá je používateľom ON alebo zamestnanec inej OJ, správcovi dokumentácie systému kvality, ktorý posúdi relevantnosť daného návrhu (pozmenenie ON, vytvorenie ON, zrušenie ON). V prípade, že SDSK nie je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie (okrem návrhu na vytvorenie novej ON, kedy SDSK predkladá návrh PMK) tvorcovi ON. Ak tvorca ON nie je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie PMK. Ak PMK nie

9 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 9 z 16 je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie riaditeľovi organizácie. Po schválení relevantnosti daného návrhu príslušnou inštanciou, v prípade návrhu na pozmenenie ON, SDSK požiada tvorcu ON o zapracovanie daného návrhu na zmenu. Po zapracovaní navrhovanej zmeny distribuuje SDSK návrh pozmenenej ON na pripomienkovanie všetkým zainteresovaným stranám v tlačenej forme podľa časti Rozdeľovník v ON. Pripomienkujúce osoby písomne doručia svoje pripomienky k ON tvorcovi ON, ktorý ich zapracuje do konečnej verzie ON a doručí ju SDSK. Uskutočnené zmeny v prípade čiastočnej revízie ON zaznamená SDSK do časti Zmenové konanie v ON; v prípade úplnej revízie ON zmení poradové číslo vydania ON zvýšením o jednu jednotku oproti pôvodnej číselnej hodnote vydania ON, uvedené v záhlaví titulného listu ON podľa vzoru formálnej úpravy ON. SDSK vytlačí potrebný počet výtlačkov konečnej verzie ON a predloží ich na podpis osobe, ktorá ON vypracovala a osobe ktorá ON skontroluje. Po kontrole výtlačkov ON ich predloží SDSK riaditeľovi organizácie na schválenie, čím ON nadobúda právoplatnosť a účinnosť. Po schválení novej verzie ON SDSK zabezpečí stiahnutie starej verzie ON z obehu. SDSK zabezpečí distribúciu podpísaných výtlačkov schválenej ON podľa časti Rozdeľovník v ON. Riaditeľ SPŠE, ktorej bola ON dodaná, oboznámi s ON svojich podriadených zamestnancov, ktorí sa podpíšu do časti Oboznámenie s ON v ON. V prípade schváleného návrhu na vytvorenie novej ON príslušnou inštanciou v organizácii dá SDSK pokyn na vypracovanie 1. návrhu ON. Tvorca ON určí osoby na pripomienkovanie a ON a spolu s návrhom ON ho doručí SDSK, ktorý môže rozšíriť okruh osôb určených na pripomienkovanie ON. SDSK doručí návrh ON na pripomienkovanie osobám na to určeným. Pripomienkujúce osoby písomne doručia svoje pripomienky k ON tvorcovi ON, ktorý ich zapracuje do konečnej verzie ON a doručí ju SDSK. SDSK vytlačí potrebný počet výtlačkov konečnej verzie ON a predloží ich na podpis osobe, ktorá ON vypracovala a osobe ktorá ON skontroluje. Po kontrole výtlačkov ON ich predloží SDSK riaditeľovi organizácie na schválenie, čím ON nadobúda právoplatnosť a účinnosť. Po schválení ON jej SDSK pridelí evidenčné číslo na základe zoznamu ON v zozname internej dokumentácie organizácie, kde zapíše názov a označenie novovytvorenej ON. SDSK zaeviduje novovytvorenú ON do registratúrneho plánu organizácie. SDSK zabezpečí distribúciu podpísaných kópií schválenej ON podľa časti Rozdeľovník v ON. Vedúci OJ, ktorej bola ON dodaná, oboznámi s ON svojich podriadených zamestnancov, ktorí sa podpíšu do časti Oboznámenie s ON v ON. V prípade schváleného návrhu na zrušenie ON príslušnou inštanciou v organizácii, SDSK zabezpečí jej stiahnutie z obehu v organizácii. SDSK zrušenú ON vyškrtne zo zoznamu ON v zozname internej dokumentácie organizácie. SDSK upovedomí riaditeľa školy a osôb, ktorých sa daná ON týkala o jej zrušení. Riaditeľ SPŠE, ktorých sa daná ON týkala, oboznámia o jej zrušení svojich podriadených zamestnancov.

10 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 10 z Formuláre Označovanie FX/XXXX rok vydania poradové číslo formulára podľa zoznamu formulárov Pri externých formulároch (ŠEVT a iné) sa používa pôvodné označenie vyznačené na príslušnom formulári a tieto formuláre sa v zozname interných formulárov organizácie neevidujú Formálna úprava Každý formulár obsahuje v záhlaví názov organizácie a názov formulára, v jeho päte sa vyznačí označenie, poradové číslo vydania a strana z celkového počtu strán. Formálna úprava obsahovej štruktúry každého formulára je individuálna závislá na špecifických potrebách organizácie. Poznámka Vzhľadom na vysoký stav skladových zásob tlačených interných formulárov organizácie pred implementáciou systému manažérstva kvality, ktorých formálna úprava nespĺňa kritériá podľa článku OS Riadenie dokumentov a záznamov je možné v organizácii používať i takéto formuláre, a to do 6 mesiacov odo dňa získania certifikátu SMK podľa ISO 9001:2000. Po uplynutí tejto lehoty sú platné výlučne formuláre s formálnou úpravou v zmysle ustanovení článku OS Riadenie dokumentov a záznamov Tvorba, zmeny, rušenie a distribúcia Podnet na zmenu vo formulári, vytvorenie nového formulára alebo zrušenie formulára môže podať: tvorca formuláru, vedenie organizácie, PMK, SDSK, zamestnanec SPŠE, ktorá používa daný formulár alebo zamestnanec inej OJ, správcovi dokumentácie systému kvality, ktorý posúdi relevantnosť daného návrhu (zmena formulára, vytvorenie nového formulára alebo zrušenie formulára). V prípade, že SDSK nie je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie (okrem návrhu na vytvorenie nového formulára, kedy SDSK predkladá návrh PMK) tvorcovi formulára. Ak tvorca formulára nie je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie PMK. Ak PMK nie je schopný posúdiť relevantnosť daného návrhu, predkladá daný návrh na posúdenie riaditeľovi organizácie. Po schválení relevantnosti daného návrhu príslušnou inštanciou v organizácii, SDSK požiada tvorcu formulára o zapracovanie daného návrhu. SDSK vyznačí v päte novej verzie formulára číslo jeho vydania zvýšením o jednu jednotku oproti pôvodnej číselnej hodnote vydania formulára, podľa vzoru formálnej úpravy formulára. SDSK zabezpečí v prípade schválenej zmeny vo formulári stiahnutie pôvodnej verzie formulára z obehu. SDSK si ponechá jeden exemplár formulára - vzor formulára, v šanóne pre vzory formulárov a zabezpečí distribúciu novej verzie formulára príslušným osobám. Vedúci každého

11 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 11 z 16 úseku, ktorý daný formulár používa, upovedomí o zmene svojich podriadených zamestnancov. V prípade schváleného vytvorenia nového formulára SDSK pridelí novovytvorenému formuláru evidenčné číslo na základe zoznamu formulárov v zozname internej dokumentácie organizácie, kde zapíše názov a označenie novovytvoreného formulára, jeden exemplár formulára - vzor formulára si ponechá SDSK v šanóne pre vzory formulárov a zabezpečí distribúciu formulára na príslušné úseky v SPŠE. Vedúci každého úseku, ktorý daný formulár bude používať, o ňom upovedomí svojich podriadených zamestnancov. V prípade schváleného návrhu na zrušenie formulára, SDSK zabezpečí jeho stiahnutie z obehu v organizácii. SDSK zrušený formulár vyškrtne zo zoznamu formulárov v zozname internej dokumentácie organizácie a vylúči ho zo šanónu pre vzory formulárov. Vedúci každého úseku, ktorý daný formulár používala, upovedomí o jeho zrušení svojich podriadených zamestnancov. V prípade zmeny externého formulára je každá zmena externého formulára riadená externou organizáciou vydávajúcou príslušný formulár. V zozname organizácie sa evidujú len formuláre vypracované organizáciou SPŠE. Pri zmene externého formulára sú za stiahnutie neaktuálnych formulárov zodpovední vedúci zamestnanci jednotlivých organizačných jednotiek, o čom upovedomia svojich podriadených. Všetky vzory interných formulárov má k dispozícii pre zamestnancov SPŠE SDSK, ktorá eviduje ich tvorbu, zmeny a rušenie. 6. Riadenie externých dokumentov Externé dokumenty používané v SPŠE majú pôvodné identifikačné znaky. Ak externý dokument, ktorý sa používa v niektorých procesoch zahrnutých do SMK, stratí platnosť, vedúci danej organizačnej jednotky zabezpečí jeho stiahnutie a nahradenie platným dokumentom, ak si to jeho charakter vyžaduje. Platnosť a aktuálnosť externých dokumentov preveruje zamestnanec, ktorému boli pridelené podľa rozdeľovníka v zozname externej dokumentácie (F2/2007) v spolupráci so SDSK, minimálne raz za 6 mesiacov v zozname externej dokumentácie (F2/2007), a to: vyznačením dátumu preverenia platnosti a aktuálnosti externého dokumentu, vlastnoručným podpisom, zakrúžkovaním Áno v prípade, že je dokument aktuálny alebo zakrúžkovaním Nie v prípade, že je dokument neaktuálny. V prípade neplatnosti alebo neaktuálnosti dokumentu SDSK informuje PMK o strate aktuálnosti alebo platnosti daného dokumentu PMK a všetkých zamestnancov SPŠE disponujúcich s daným dokumentom podľa rozdeľovníka v zozname externej dokumentácie (F2/2007) a zabezpečí jeho stiahnutie z obehu podľa rozdeľovníka v zozname externej dokumentácie (F2/2007) a jeho uloženie podľa registratúrneho plánu.

12 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 12 z 16 V prípade potreby zaradenia do užívania nového externého dokumentu SPŠE, zamestnanec, ktorého činnosť sa má takýmto dokumentom riadiť, je povinný oznámiť túto skutočnosť PMK, ktorý po preskúmaní relevantnosti dokumentu pre potreby organizácie dá pokyn SDSK na zaradenie takéhoto dokumentu do zoznamu externej dokumentácie (F2/2007). 7. Riadenie záznamov 7.1. Evidencia a označovanie záznamov Každý vyhotovený záznam je jednoznačne identifikovaný podpisom zhotoviteľa a dátumom zhotovenia. Úložné jednotky šanony, fascikle, spisy, obaly, elektronické médiá - označujú zamestnanci organizácie tak, že na ne uvedú názov dokumentu/záznamu a rok, v ktorom sú dané záznamy vyhotovené alebo dokumenty stratili platnosť. Tam, kde množstvo záznamov presahuje v danom roku jeden úložný spis, založí sa ďalší a na príslušné úložné spisy sa vyznačí aj mesiac Archívny a registratúrny poriadok Archívny a registratúrny poriadok je upravený v samostatnom dokumente - organizačnej norme Registratúrny poriadok Vyraďovanie registratúry Vyraďovanie registratúry je upravené v samostatnom dokumente - organizačnej norme Registratúrny poriadok. 8. Súvisiaca dokumentácia 1. Príručka kvality 2. STN EN ISO 9001: Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov 9. Prílohy 1. Postupový diagram procesu Riadenie dokumentov 2. Postupový diagram procesu Riadenie záznamov 3. Formulár: F1 Zoznam internej dokumentácie 4. Formulár: F2 Zoznam externej dokumentácie

13 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 13 z Pojmy a skratky Formulár - pravidelne alebo podľa potreby používaná pomôcka s účelovo usporiadanou predtlačou, ktorá po vyplnení predpísaných údajov slúži na sprostredkovanie, uchovanie alebo prenos predpísaných údajov a informácií vo vnútri organizácie alebo mimo nej. Organizačné smernice - dokumenty, ktoré stanovujú rámcové pravidlá pre realizáciu dôležitých procesov, resp. opisujú spôsob ich realizácie v organizácii prostredníctvom priradenia zodpovedností a právomocí zainteresovaným zamestnancom. Pomáhajú zamedziť vzniku problémov a chýb pri výmene zamestnancov na jednotlivých pracoviskách. Príručka kvality - dokument, ktorým sa špecifikuje systém kvality organizácie. Čiastočná revízia revízia, pri ktorej sa mení len malá časť dokumentu prostredníctvom výmeny revidovanej strany, pričom sa nemení poradové číslo vydania dokumentu. Úplná revízia revízia, pri ktorej dochádza k novému vydaniu dokumentu. Správa registratúry - organizovanie manipulácie so záznamami a dokumentáciou, ich ukladanie, ochrana a vyraďovanie. Súčasťou správy registratúry je aj príprava karty procesu, riadenie záznamov a registratúrneho plánu. Záznam - písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti organizácie alebo bola organizácii doručená. Registratúra - súbor všetkých záznamov a dokumentácie pochádzajúcich z činnosti organizácie a organizácii doručených. Registratúrny plán - zoznam všetkej registratúry používanej v organizácii s pridelením registratúrnej značky a zodpovedných zamestnancov. Registratúrna značka - symbol určujúci znak hodnoty a lehotu uloženia registratúry. Znak hodnoty A (archív)- záznam (dokument) je určený do trvalej archívnej starostlivosti. Znak hodnoty S (skart)- záznam (dokument) je určený na vyradenie a následné zničenie. Archívny fond - súbor dokumentov, bez ohľadu na dátum ich vzniku, ich formu a nosič, vyhotovený a prijatý organizáciou, ktoré majú trvalú archívnu hodnotu. Organizačný poriadok organizačná norma upravujúca základné pracovné vzťahy a kompetencie jednotlivých OJ v organizácii a fungovanie organizácie ako celku. Prevádzkový poriadok organizačná norma upravujúca prevádzkové vzťahy a postupy OJ v organizácii, ako aj prevádzku organizácie ako celku. Prevádzkový poriadok pracoviska organizačná norma upravujúca organizačné a prevádzkové vzťahy a postupy v konkrétnej organizačnej jednotke organizácie.

14 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 14 z 16 Pracovný poriadok organizačná norma upravujúca pracovnoprávne vzťahy a výkony funkčných pracovných pozícií v organizácii. Registratúrny poriadok organizačná norma upravujúca systém a postupy narábania s registratúrou v organizácii. Vnútorný obeh účtovných dokladov organizačná norma upravujúca pravidlá narábania s účtovnými dokladmi v organizácii. Požiarny štatút - ochrany. organizačná norma upravujúca zásady týkajúce sa požiarnej DSK Dokumentácia systému kvality F Formulár NPO Nápravné alebo preventívne opatrenie OJ Organizačná jednotka PS Príslušný spis SMK Systém manažérstva kvality SDSK Správca dokumentácie systému kvality PMK Predstaviteľ manažmentu pre kvalitu PQ Príručka kvality OPOR Organizačný poriadok PRAPOR Pracovný poriadok S_008 Prevádzkový poriadok RPOR Rokovací poriadok SMED Smernica o dochádzke a jej vykazovaní pre pracovníkov SPŠE SMEU Smernica o evidencii a registrácii pracovných a školských úrazov SMEI Smernica o slobodnom prístupe k informáciám SMEP Smernica o prideľovaní osobných pracovných pomôcok POŽSTA Požiarny štatút STATUT Štatút komisie ( predmetovej komisie a koordinátorov výchov) STASR Štatút študentskej rady S_011 Vnútorný poriadok školy POSTAZ Postup pri vybavovaní sťažností SMEFK Metodický pokyn na vykonávanie finančnej kontroly OS - ON - Organizačná norma

15 Riadenie dokumentov a záznamov Strana 15 z Zmenové konanie Zmeny eviduje tvorca dokumentu. P. č. Dátum zmeny Strana Prepis, Doplnok Obsah zmeny Zmenu zaznačil P Zmena SDSK PMK D , 14 D D Doplnenie súvisiacich dokumentov o novú normu STN EN ISO 9001:2008 Označenie Prevádzkového poriadku z PREVPOR na S_008/XXXX Zoznam dokumentov doplnený o smernicu STEV oslobodzovanie v predmete TEV 12. Rozdeľovník Por. č. výtlačku Držiteľ Organizačná jednotka Podpis o prevzatí 1. Zuzana Gmitrová SDSK 2. PhDr. Amália Havrilová PMK 13. Rozsah platnosti Platí v celej SPŠE. 14. Poznámky V prípade potreby vytvorenia novej organizačnej smernice, bude sa pri jej tvorbe pokračovať podľa tejto ON Riadenie dokumentov a záznamov.