Projektové a finanční řízení u investičních projektů Ing. Ondřej Miffek, Ph.D. a Ing. Petra Crlíková České Budějovice, 19. 3. 2013
Obsah prezentace Základní teorie projektového řízení Projektové řízení v organizaci Procesy a pravidla finančního řízení projektu Management změn a výběrových řízení Rizika plynoucí z nedodržení projektového plánu a podmínek poskytovatele dotace Eliminace rizik a závěrečná doporučení
Projektové řízení Projektové řízení vymezuje řada definic, přičemž základem je následující: projektové řízení je uplatnění vědomostí, dovedností, nástrojů a technik na aktivity projektu za účelem dosažení projektových cílů (Zdroj: A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK guide, 2004)
Projektové řízení V podstatě se jedná o určitý způsob dosažení cílů projektu. Je zcela nezbytnou součástí pro úspěšnou realizaci projektu. V souvislosti s přípravou projektu, přichází jako první na řadu právě definování správného systému projektového řízení. Správné projektové řízení směřuje k dosažení vyšší efektivity tohoto procesu, je schopno eliminovat řadu chyb při přípravě a realizaci projektů. Vyhnout se všem chybám však není možné, protože chyba je přirozenou součástí procesu učení se. Ve vztahu k podporovaným EU projektům je třeba si rovněž uvědomit přímou závislost mezi projektovým řízením a výší finanční podpory, neboli, čím vyšší je finanční podpora projektu, tím větší jsou nároky na proces projektového řízení.
Definice projektu Všeobecně je možné projekt definovat jako: určitý proces zahrnují řadu řízených kroků a koordinovaných činností, směřujících k dosažení stanoveného cíle a to ve stanoveném čase a s určitým rozpočtem. Projekt je realizován pouze jedenkrát, tedy bez opakování a vyznačuje se řadou specifik.
Definice projektu trojimperativ projektu základny projektového managementu Tato definice obsahuje tři hlavní charakteristiky tři imperativy (základny) projektového managementu, které definují prostor, v němž se podle vytyčených cílů vytváří určitá nová hodnota produkt projektu definovaný jako výstup nebo výsledek projektu. Jedná se konkrétně o: Čas, který je limitní pro plánování sledu jednotlivých dílčích aktivit projektu; Zdroje jsou přiděleny k projektu a průběžně užívány a čerpány. Jedná se o vstupní prvky materiálních hodnot a lidské pracovní síly, které jsou pod přímou kontrolou manažera projektu. Náklady, které jsou finančním projevem užití zdrojů v časovém rozložení.
Definice projektu trojimperativ projektu základny projektového managementu
Životní cyklus projektu Základní fáze projektu: Definice a zahájení projektu definování projektu, vytvoření projektového záměru (logický rámec projektuživý dokument) Realizace projektu porady projektového týmu, porady kontrolních komisí, monitoring stavu projektu, sledování a evidence požadavků na změny, hodnocení kvality, řízení rizik Ukončení projektu - předávací protokoly, předání výstupů, akceptační protokoly, závěrečné porady, uzavření rozpočtu
Definice projektu v kontextu EU Pro úspěšnou realizaci projektu je stěžejní nejen dodržení zásad projektového managementu, ale též pravidel poskytovatele dotace Tato pravidla jsou vymezena v řízené dokumentaci daného operačního programu Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité se detailně seznámit se zněním právního aktu o poskytnutí dotace (Smlouva o poskytnutí dotace, Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Dohoda o poskytnutí příspěvku, Koordinační dohoda atp.)
Definice projektu v kontextu EU Nedodržení pravidel poskytovatele dotace či nesplnění cílů projektu s sebou nese vysoká rizika: vznik nezpůsobilých výdajů projektu zatěžujících rozpočet příjemce narušení cash-flow projektu v důsledku pozdržení proplácení ŽoP v průběhu prošetřování porušení rozpočtové kázně či podezření na nesrovnalost vyměření sankcí, respektive vrácení až 100% již proplacené dotace (objem prostředků projektu často několikanásobně převyšuje rozpočet organizace příjemce) uvedení organizace v registru nesrovnalostí (znemožnění čerpání dalších dotačních prostředků)
Definice projektu v kontextu EU V projektu je velmi důležité nastavit jeho nejdůležitější složky, konkrétně: Aktivity projektu tyto musí jednoznačně nastaveny ve vazbě na cíle projektu. Cíle projektu tyto musí být stanovené předem a jasně definované. Čas (harmonogram projektu) doba trvání projektu, resp. Časové nastavení jednotlivých aktivit. Rozpočet projektu definuje zdroje pro financování projektu.
Cíle projektu Cíl projektu představuje jeden z nejzákladnějších parametrů projektu, a proto je nutné věnovat jeho nastavení značnou pozornost. Cíl projektu by měl být nastaven vždy tak, aby byl tzv. SMARTi: Specific specifikovaný Measurable měřitelný Aligned akceptovatelný Realistic realizovatelný Timed termínovaný Integrated - integrovatelný
Aktivity projektu Aktivity projektu jsou nastaveny v závislosti na charakteru projektu a odrážejí jeho podstatu. Aktivity projektu probíhají v souladu s připraveným harmonogramem projektu. V podstatě se jedná soubor realizačních procesů realizovaných s cílem dosažení dílčích cílů a výstupů projektu.
Harmonogram projektu časový plán Harmonogram projektu představuje hlavní výstup procesu řízení projektu v čase. V harmonogramu jsou obsaženy všechny činnosti v rámci projektu, tj. od rozhodnutí o jeho zahájení, až do ukončení projektu. Je definován v návaznosti na systémový rozpad projektu, tedy vychází z rozdelení projektu na jednotlivé etapy, aktivity a kroky.
Harmonogram projektu časový plán Řízení procesu času v rámci projektu je možné shrnout následovně: 1. Definice jednotlivých činností v projektu (aktivit) 2. Řazení činností 3. Odhad trvání činnosti 4. Návrh harmonogramu 5. Řízení harmonogramu
Harmonogram projektu časový plán Při stanovování harmonogramu je pro každou část projektu na každé úrovni (etapa, aktivita, krok) stanovena základní sada časových informací: začátek datum zahájení konec datum ukončení délka trvání Milníky projektu důležité časové okamžiky. Vhodným způsobem pro zachycení harmonogramu je např. Ganntův diagram.
Rozpočet projektu Rozpočet projektu je velmi důležitou součástí projektu a projektové žádosti. Popisuje strukturu financování projektu v jednotlivých letech realizace včetně členění celkových výdajů na způsobilé a nezpůsobilé (uznatelné a neuznatelné náklady). Procesem sestavování rozpočtu je v praxi míněna aktivní činnost vedoucí k prokazatelnému a podloženému vyčíslení veškerých projektových nákladů.
Základy projektového řízení ve Vaší organizaci Jasné vymezení procesů, jejich vlastníků, kompetencí respektive odpovědností Vymezení vztahů podřízenosti a nadřízenosti (organizační pavouk) zadávání a delegování úkolů, kontrola a hodnocení pracovníků Jasné vymezení schvalovacích a rozhodovacích procesů (eskalace rozhodování, schvalování výstupů, faktur, odměn atp.) Vazba projektového týmu na strukturu organizace (komunikační toky, hierarchie)
Základy projektového řízení ve Vaší organizaci Nastavení pravidel komunikace (zejména u větších organizací, kde je nutná součinnost více útvarů/oddělení) Nastavení komunikační platformy/platforem (možnost sdílení dokumentace a sdílení informací) Přehledné vedení dokumentace k projektu a archivace dle pravidel dotačního programu Pravidla práce projektového týmu případně dílčích pracovních skupin (frekvence jednání, vedení zápisů z jednání, kontrola plnění úkolů)
Výchozí podmínky pro řízení projektu Definovat projekt, jeho cíle Disponovat pracovníky s odpovídajícími znalostmi a dovednostmi projektový tým Nastavit priority projektu Definovat důležité termíny projektu vazba na harmonogram Definovat rozpočet Vytvořit jasné informační a komunikační zásady Vytvořit jasné zásady pro činnost projektového týmu Definovat jasná pravidla pro projektové řízení
Výchozí podmínky pro řízení projektu Vytvořit jasná pravidla pro vedení dokumentace k projektu Vytvoření databáze formulářů a dokumentů projektu splňujících požadavky na publicitu a požadavky na obsahované informace dle pravidel daného operačního programu a zásad projektového řízení Definovat požadavky na strukturu a termíny předkládání průběžných zpráv Vytvořit zásady pro archivaci dokumentů Definovat pravidla pro udržitelnost projektu Předpokládat rizika a problémy
Definice a zahájení projektu Definování logického rámce projektu Vytvoření projektového týmu Jmenování manažera týmu Přidělení zdrojů k projektu Plán řízení projektu nastavení projektového řízení
Definování projektu - logický rámec projektu definování projektu s využitím metodiky logického rámce je základem pro řízení projektového cyklu jedná se o vysoce účinný, plánovací a pracovní nástroj vhodný pro identifikaci a analýzu problémů na straně jedné a definování cílů a stanovení konkrétních aktivit k řešení těchto problémů na straně druhé metodou logického rámce se připravovaný projekt testuje jak z hlediska vhodnosti a přiměřenosti pro řešení daného problému, tak z hlediska jeho proveditelnosti a trvalé udržitelnosti Lze jej použít pro široké spektrum projektů
Projektový záměr a aktivity projektu logický rámec (LR) by měl být použit pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektu. LR má svůj význam v každé etapě projektového cyklu; stanoví, čeho by mělo být realizací projektu dosaženo, obsahuje objektivně ověřitelné ukazatele, kterými lze měřit dosažení cílů a provádět efektivní monitoring a tvoří základ pro následné (expost) hodnocení projektu logický rámec lze v průběhu realizace projektu aktualizovat a to v návaznosti na konkrétní změny výstupů či aktivit daného projektu celkový účel a záměr projektu však musí zůstat nezměněn
Projektový management Samotné řízení projektu probíhá na základě jasně vymezených vztahů nadřízenosti a podřízenosti, kompetencí a pravomocí, udělených v rámci jednotlivých pozic projektového týmu. Pro dosažení efektivního řízení v oblasti lidských zdrojů (konkrétně tedy v rámci projektového týmu), je nutné respektovat princip týmové práce a řízení týmu, jehož nejdůležitějším prvkem je zcela jistě osobnost manažera projektu.
Projektový management Základními subjekty projektového managementu jsou: Manažer projektu Asistent manažera projektu Projektová kancelář v závislosti na charakteru projektu Projektový tým
Projektový management organizační struktura Organizační struktura představuje síť definovaných vztahů v rámci řízení projektu. V rámci této sítě probíhá komunikace v projektu a jsou rovněž nastaveny vztahy nadřízenosti, podřízenosti (řídící struktura), je vymezena odpovědnost a kompetence. Rovněž zde probíhá řada interakcí mezi účastníky projektu, jejichž cílem je zejména: Koordinace a řízení projektových prací ve vazbě na jasné vymezení procesů Monitorování a kontrola jednotlivých procesů Projektová komunikace tato je v rámci projektu velmi dynamická a je proto nutné správné nastavení vztahů v projektovém týmu, rozložení autority a formalizace vztahů a komunikačních toků.
Projektový tým Představuje základní výkonnou složku projektu. V podstatě se jedná o skupinu osob, složenou za účelem dosažení cílů projektu, která má dočasný charakter a podléhá řízení projektového manažera. Je potřeba věnovat velkou pozornost obsazení jednotlivých pozic v rámci projektového týmu, přičemž je důležité zvažovat zejména: Odbornost Dostupnost Náklady
Projektový tým Správné nastavení projektového týmu, je jedním z hlavních determinantů úspěšnosti projektu. Projektový tým a jeho složení, má určitá specifika v porovnání s běžným pracovním týmem. Jedná se konkrétně o následující: Dočasný charakter- existuje pouze po dobu trvání projektu Specifické složení je složen z osob s různými specifickými dovednostmi a zkušenostmi (z hlediska podnikového řízení se může jednat o spolupracovníky na různých úrovních podnikové hierarchie) Pružnost reakce na změny jednotliví členové týmu musí být připraveni a schopni pružně reagovat na měnící se požadavky.
Projektový tým Hlavní úkoly projektového týmu, důležité pro zajištění projektu: Řízení projektu a řešení vzniklých problémů Finanční řízení projektu Zajištění realizace aktivit Účetnictví projektu Administrace projektu Monitoring projektu Publicita projektu Výběr dodavatelů
Dokumentace k projektu - zásady Úplná a kontinuální dokumentace k projektu(jak v elektronické, tak i v papírové podobě), Formalizovaná podoba veškeré dokumentace Vytvoření databáze dokumentů a formulářů projektu, splňující veškeré požadavky kladené na projekt z hlediska povinné publicity i z hlediska obsahu, dle pravidel konkrétního operačního programu a zásad projektového řízení. nejlépe zajištění v podobě komunikační platformy, která umožňuje sdílení dokumentace. Založení samostatné projektové složky, kam budete systematicky zakládat veškerou dokumentaci. Centrální způsob odevzdávání veškerých dokumentů k projektu. Tyto musí být odevzdány řádně a včas. Pravidelný monitoring projektového managementu ve formě zpráv o své činnosti.
Dokumentace k projektu Pozor, administrativní stránka projektu je velmi důležité pro celkovou úspěšnost projektu!!!!! Nejdůležitějším dokumentem je zcela jistě smlouva či rozhodnutí o poskytnutí dotace, která je závazná. Databáze kontaktů(seznam všech členů projektového týmu s jejich kontaktními údaji a jiných osob relevantních k projektu), Dokumenty spojené s personalistikou pracovní smlouvy nebo dohody členů projektového týmu, mzdové výměry, pracovní výkazy, členů projektového týmu a další Zprávy o činnosti projektového týmu Zprávy o ukončení dílčích projektových aktivit
Dokumentace k projektu rozpočet a jeho čerpání v aktualizované podobě, účetní doklady (objednávky, faktury, cestovní příkazy apod.), korespondence (doporučujeme uchovávat veškerou korespondenci i e-mailovou relevantní k projektu), aktuální verze harmonogramu a všechny jeho předešlé verze, popis činností v rámci jednotlivých aktivit projektu, Průběžné monitorovací zprávy a závěrečná zpráva (v případě čerpání dotace na projekt), zápisy z porad vedení, odborných skupin, společných seminářů, doplněné o prezenční listiny, publicita projektu (reklamní materiály, publikované články, zprávy z propagačních akcí apod.), záznamy o kontrole aj.
Základní pravidla pro řízení projektu po podpisu podmínek Seznámit všechny pracovníky s pravidly řízení projektu. Pracovní síly projektu zajistit jejich kapacity, vyřešit pracovně-právní vztahy, úvazky. Partneři projektu uzavření smluv, nastavení spolupráce ve vztahu k řízení projektu. Dodavatelé projektu provést výběrová řízení dle zákona nebo dle pravidel pro výběr dodavatele (Pozor, u některých dotačních titulů je nutné mít dodavatele vybraného ještě před podpisem smlouvy!!!!!)
Základní pravidla pro řízení projektu po podpisu podmínek Pro příjemce dotace je znění smlouvy závazné a příjemce jej musí plně respektovat a dodržovat. Při neplnění povinností ze smlouvy vyplývajících, se příjemce vystavuje sankcím za jejich neplnění, a to nepřidělení, krácení či odebrání již přidělené dotace, v horším případě potom spojeno s vyměřením penále.
Základní pravidla pro řízení projektu po podpisu podmínek (realizace projektu) Úspěšná realizace projektu nespočívá pouze ve správném projektovém řízení, ale rovněž v dodržování pravidel poskytovatele dotace a veškerých povinností příjemce, ke kterým se tato vážou Pravidla se liší mezi dotačními programy navzájem, ale také může docházet k odlišnostem mezi různými koly výzev v rámci jednoho programu, popř. dokonce mezi různými verzemi týž příruček v rámci jedné výzvy! Prvním důležitým krokem při správné realizaci projektu je tedy výběr relevantních příruček a pokynů, kterými se bude příjemce dotace při realizaci projektu řídit.
Základní pravidla pro řízení projektu realizace projektu Podrobné rozpracování harmonogramu resp. realizačního plánu projektu a kontrola jeho dodržování Monitoring naplňování cílů projektu a závazných monitorovacích indikátorů Monitoring kvality činností a výstupů projektu Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace a pravidel programu a kontrola způsobilosti výdajů projektu Rozhodování (změny, specifická řešení atp.) a řešení případných problémů
Kontrola a monitoring projektu Projekt je třeba průběžně monitorovat a kontrolovat především ze dvou hlavních hledisek: časového (doba zbývající do dokončení projektu), konkrétně sledujeme plnění jednotlivých projektových činností v návaznosti na harmonogram projektu a také čas nutný k dokončení zbývajících aktivit ve vazbě na plánované ukončení projektu. nákladového (náklady zbývající do dokončení projektu) je sledována výše vynaložených nákladů ve vztahu k jejich odhadu pro zdárné dokončení projektu.
Kontrola a monitoring projektu U projektů, na jejichž realizaci byla získána dotace, je požadováno průběžné informování o jejich aktuálním stavu. Toto průběžné informování probíhání prostřednictvím tzv. monitorovacích zpráv, jejichž interval a forma předložení, je vždy definována poskytovatelem dotace.
Publicita projektu poskytnutí podpory pro realizaci projektu EU a Českou republikou musí být dostatečně zviditelněno a propagováno volba vhodných prostředků a opatření pro zajištění publicity projektu a jejich věcné a organizační zajištění závisí na rozhodnutí realizátora projektu konkrétní nástroje k zajištění publicity projektu jsou specifikovány v projektové žádosti o finanční podporu finanční spoluúčast EU, resp. ERDF, musí být zdůrazněna během celé doby realizace a udržitelnosti projektu.
Publicita projektu Veškerá informační a propagační opatření musí obsahovat: 1. Symbol OP; 2. Symbol EU; 3. Odkaz na spoluúčast Evropské unie na financování projektu - text EVROPSKÁ UNIE, či jiným způsobem se stejným významem; 4. Odkaz na ERDF: Evropský fond pro regionální rozvoj ; 5. Prohlášení ŘO: Investice do vaší budoucnosti. Pozor na barevné / černobílé provedení!
Publicita projektu symboly a odkazy musí být uvedeny na objednávkách pro dodavatele (přímý nákup, kdy zadavatel poptává služby nebo dodávky), na všech příslušných informačních, školících a propagačních materiálech zakoupených z prostředků EU. rovněž musí být umístěny ve školících místnostech, na hmotném majetku zakoupeném v rámci projektu, na dokumentaci související s projektem apod. symboly musí být uvedeny na viditelném místě
Publicita projektu symboly musí být uvedeny na viditelném místě, u tiskových materiálů vždy uvedeny na titulní straně při používání současně s jinými logy nebo znaky se umísťují znaky EU a OP jako první v pořadí, první v pořadí logo OP, poté logo EU stejné pravidlo platí i při umístění svisle pod sebe, ostatní loga nebo znaky nesmí být větší než symboly EU a OP odkaz na finanční spoluúčast EU a ERDF /ESF a prohlášení ŘO ve znění: INVESTICE DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI musí být užíván vždy se symboly EU a OP při využívání symbolů je při jejich případném zvětšování nebo zmenšování nutné dodržovat správný poměr stran
Publicita projektu náklady spojené se zajištěním publicity projektu jsou způsobilým výdajem, mohou být proto součástí rozpočtu projektu dodržování a provádění publicity projektu (zvolené formy) dle stanovených pravidel je velmi důležité a je předmětem kontrol
Výběrové řízení Nejčastější důvod pro zjištění pochybení (ne)dodržování zákona o veřejných zakázkách. Je nutné posoudit, zda na realizaci VŘ máme dostatečné znalosti, zkušenosti a kapacitu Zajištění organizace externí firmou x vlastní organizace Odpovědnost za správnost VŘ je vždy na zadavateli!!!
Výběrové řízení Příprava VŘ Rozhodnutí o zajištění činností Příprava realizační dokumentace pro VŘ Příprava zadávací dokumentace včetně příloh Příprava Smlouvy o dílo Konzultace a kontrola ZD u poskytovatele dotace Seznámení se s pravidly poskytovatele dotace Stanovení jasného plánu (HMG) VŘ
Výběrové řízení Realizace VŘ Dodržování ZVZ a pravidel poskytovatele dotace Pečlivé vedení administrativy Transparentní, nediskriminační a rovné zacházení se všemi uchazeči Kontrola dodržování plánu (HMG) VŘ Kontrola proběhlého VŘ poskytovatelem dotace Podpis smlouvy a realizace
Nejčastější pochybení u VZ nesprávně stanovená cena veřejné zakázky (v režimu zákona o veřejných zakázkách předpokládaná hodnota veřejné zakázky umělé dělení veřejné zakázky porušení zásad transparentnosti, rovného přístupu a zákazu diskriminace (často souvisí s příliš specifickým zadáním předmětu zakázky)
Nejčastější pochybení u VZ neúměrné nároky na ekonomické nebo technické kvalifikační předpoklady vzhledem k ceně zakázky kvalifikační kritéria na místě hodnotících kritérií nedostatečný popis hodnotících kritérií nedostatečný počet oslovených dodavatelů/nevhodný způsob uveřejnění nedodržování lhůt není vyloučen uchazeč, který prokazatelně nesplnil požadovanou kvalifikaci
Nejčastější pochybení u VZ netransparentní hodnocení nabídek (změny či doplňování hodnotících kriterií, přidělené bodové hodnocení není zdůvodněno, chybí zápis z jednání hodnotící komise, nepřípustné složení hodnotící komise, apod) chybějící dokumentace vyžadovaná zákonem (protokol z jednání hodnotící komise, oznámení o výběru nejvhodnější nabídky nebo písemnou zprávu zadavatele nesprávné použití jednacího řízení bez uveřejnění změna podmínek smlouvy ve fázi plnění zakázky
Dokumentace ve vztahu k ŘO Pravidelné monitorovací zprávy je povinností příjemce předkládat informace o stavu realizace projektu prostřednictvím monitorovacích zpráv. Žádosti o změnové řízení projektu Žádost o platbu Doložení realizovaných aktivit Doložení naplnění monitorovacích indikátorů/závazných ukazatelů Spis příjemce
Archivace dokladů a dokumentů spis příjemce Slouží pro uchování dokladů a dokumentů, vztahujících se k projektu. Vytváří jej příjemce i partner projektu. Musí být snadno dosažitelný, musí být veden přehledně. Ve spisu jsou archivovány originály dokumentů, pouze v případě, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává příjemce originály dokladů jako součást svého účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do spisu příjemce ukládá kopie. Pokud jsou ve spisu uloženy kopie dokumentů, je potřeba na nich vyznačit odkazy na uložení originálu, které umožní kontrolu příslušné dokumentace.
Archivace dokladů a dokumentů spis příjemce Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh Originál právního aktu o poskytnutí podpory, vč. příloh a dodatků Originály smluv s partnery, vč. dodatků Čestná prohlášení a Oznámení o poskytnutí podpory de minimis Kompletní dokumentace k výběrovým a zadávacím řízením Externí a interní účetní doklady Schválené metodiky výpočtu podílu projektu na výdajích/příjmech organizace Doklady o realizaci projektových aktivit, plnění indikátorů, vzorky výstupů, publicita atp. Monitorovací zprávy a žádosti o platbu včetně příloh a doplnění Oznámení příjemce o změnách projektu Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu Zápisy z jednání
Finanční řízení Základem finančního řízení je zhodnocování finančních prostředků s větším či menší důrazem na časový horizont. Finanční řízení je ovlivněno časem a rizikem, v neposlední míře také okolím. Vliv času časová hodnota peněz Vliv rizika nebezpečí, že očekávané výnosy nebudou dosaženy, případně, že investovaný kapitál bude úplně ztracen (klást důraz na analýzu a řízení rizik). Vliv okolí makroekonomické změny, politické prostředí a další.
Finanční řízení projektu Pro samotné řízení projektu, představuje znalost průběhu finančních toků, velmi důležitou informaci Cash-flow projektu - z hlediska přidělené dotace, je nutné si uvědomit způsob financování zálohové financování x předfinancování, případně modifikované financování Vlastní podíl z celkového rozpočtu Pokrytí finančních toků Termíny proplacení výdajů, závěrečná platba Kontrola čerpání rozpočtu dle jednotlivých položek Rovněž je velmi důležité zajistit návaznost projektu na vnitropodnikovou praxi oběh dokumentů, požadavky na oddělené účetnictví aj.) Případné finanční postihy za nedodržení rozpočtové kázně!
Sestavování rozpočtu Sestavení rozpočtu projektu je vždy do jisté míry závislé na podmínkách konkrétního programu podpory, do něhož žádost připravujeme. Při stanovení odhadu celkových nákladů můžeme postupovat dle metod ZDOLA-NAHORU, SHORADOLŮ či použít jakýkoli jiný způsob výpočtu (odhadu) nákladů. Takto zpracovaný rozpočet nám pomůže při zpracování formuláře grantové žádosti, ale s největší pravděpodobností jej bude třeba korigovat, tak aby odpovídal podmínkám příslušného programu podpory.
Sestavování rozpočtu Vždy je důležité pozorně prostudovat pravidla financování platná pro konkrétní výzvu k předkládání projektů, do níž projekt připravujeme, a těmto pravidlům rozpočet uzpůsobit. Základním předpokladem úspěšně realizovatelného projektu je reálně sestavený rozpočet.
Sestavování rozpočtu Při sestavování rozpočtu je třeba dbát několika hlavních zásad: realistický a hospodárný rozpočet - při sestavování rozpočtu je třeba dbát na pravidla hospodárnosti, uměle nenavyšovat ani nepodceňovat jednotlivé položky (vždy by se mělo řídit cenami v místě a čase obvyklými) pružný rozpočet - rozpočet je třeba sestavit tak, aby v průběhu projektu mohlo případně docházet k přesunům mezi položkami, pokud si to situace vynutí a zároveň tyto změny budou pro projekt přínosné a efektivní
Sestavování rozpočtu Při sestavování rozpočtu je třeba dbát několika hlavních zásad: rozpočet pro delší časový úsek - při sestavování rozpočtu je nutné si uvědomit, že tvoříme rozpočet, který bude muset být funkční v následujících téměř třech letech. odůvodnění rozpočtových položek - rozpočtové položky by měly být řádně zdůvodněny a měla by být prokázána jejich nezbytnost pro realizaci projektu o položky, u nichž není jasný účel nebo nezbytnost pro realizaci projektu, bývá rozpočet projektu zkrácen
Sestavování rozpočtu druhy výdajů V rámci rozpočtu rozlišujeme dva druhy výdajů: Způsobilé výdaje - jsou nezbytné pro realizaci projektu a dosažení cílů projektu, mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů EU. Nezpůsobilé výdaje vznikají v rámci realizace projektu, ale nejsou vyjmenovány mezi uznatelnými výdaji. Mezi tyto výdaje patří např. daně, poplatky, úroky, leasingové splátky apod.). Představují součást rozpočtu projektu, avšak netvoří základ pro výpočet dotace. Tyto výdaje nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu a nejsou pro jejich dosažení nezbytné. V případě jejich vzniku jsou hrazeny příjemcem dotace z vlastních prostředků.
Způsobilé výdaje jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a ČR odpovídají cílům, zaměření dané prioritní osy a oblasti podpory poskytovatele dotace jsou v souladu s pravidly a podmínkami poskytovatele dotace Naplňují princip 3E (Hospodárnost (economy), Efektivnost (effectivness), Účelnost (efficiency))
Základní principy způsobilosti Časová způsobilost a okamžik vzniku výdaje Výdaje jsou způsobilé, jestliže vznikly a byly skutečně uhrazeny mezi dnem předložení OP EK nebo 1. lednem 2007 (podle toho, co nastane dříve), a 31. prosincem 2015 Projekty nesmějí být dokončeny před počátečním dnem způsobilosti.
Základní principy způsobilosti Časová způsobilost a okamžik vzniku výdaje ŘO mohou stanovit užší kritéria pro počáteční a koncové datum způsobilosti výdajů Obecně platí, že výdaje musí být vzniklé v průběhu realizace projektu a uhrazené po počátečním datu způsobilosti výdajů Výjimkami z uvedeného pravidla jsou odpisy, režijní náklady, věcné příspěvky a výdaje na projektovou dokumentaci.
Základní principy způsobilosti Dokladování a zaplacení výdaje Výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné a musí být doložitelné potvrzenými účetními doklady, tzn. musí být definitivní a zachycené odpovídajícím způsobem a v souladu s požadavky legislativy v účetnictví nebo daňové evidenci příjemce pomoci Výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být doloženo před jejich certifikací a proplacením z Fondů EU (s výjimkou odpisů, režijních nákladů a věcných příspěvků).
Základní principy způsobilosti Věcná povaha způsobilého výdaje zpravidla taxativně vymezena pro jednotlivé oblasti podpory dvě základní kategorie hlavní způsobilé výdaje vedlejší způsobilé výdaje zpravidla maximálně do výše 10% celkových způsobilých výdajů Není-li zcela zřejmé, zda daná kategorie výdaje svou věcnou povahou spadá do způsobilých výdajů kontaktovat poskytovatele dotace
Účet projektu Příjemce zřídí pro účely projektu samostatný bankovní účet/podúčet, který bude využíván pouze pro transakce spojené s realizací projektu a budou k němu vydávány vlastní výpisy Přípustný je také další účet pro projekt, a to v případě financování projektu pomocí úvěru. Všechny výdaje musejí být uhrazeny bezhotovostně z tohoto zvláštního účtu/podúčtu, příp. z úvěrového účtu projektu. Výjimkou jsou způsobilé výdaje uhrazené před podpisem smlouvy o poskytnutí dotace, které mohou být uhrazeny z jiných účtů žadatele
Účet projektu Veškeré výdaje projektu jsou standardně propláceny ze zvláštního účtu. Pokud nejsou ve výjimečných případech proplaceny ze zvláštního účtu, musí být přeúčtovány mezi běžným účtem a zvláštním účtem příjemce do okamžiku předložení monitorovací zprávy za etapu, ke které náležejí. Příjemce musí doložit přeúčtování bankovními výpisy obou bankovních účtů, kde tato transakce nastala.
Účet projektu Nezbytné platby v hotovosti (např. notářské poplatky, poštovné) může příjemce uhradit pouze do výše 10.000 Kč na jeden pokladní doklad Finanční prostředky použité na úhradu výdajů v hotovosti však musí projít přes zvláštní účet projektu (existence záznamu mezi zvláštním účtem a pokladnou
Vedení účetnictví Vedení analytické evidence s vazbou ke konkrétnímu projektu Správné zařazení výdaje do účetní položky Dodržování zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a souvisejících prováděcích vyhlášek V případě, že příjemce vede daňovou evidenci dle 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, je povinen rozšířit daňovou evidenci: příslušné doklady musejí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Vedení účetnictví předmětné doklady musejí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost při kontrole poskytne příjemce na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu, uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují
Doložení způsobilého výdaje Náležitosti účetního dokladu označení účetního dokladu, obsah účetního případu a označení jeho účastníků, peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou jednotku, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování (vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě)
Doložení způsobilého výdaje Náležitosti účetního dokladu obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, pro něhož se uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem evidenční číslo daňového dokladu rozsah a předmět plnění
Doložení způsobilého výdaje Náležitosti účetního dokladu datum vystavení daňového dokladu, datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, která nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, základ daně sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení zákona výši daně každý daňový doklad musí být označen registračním číslem projektu
Problémy při realizaci projektu Projekt může být úspěšný pouze za předpokladu dosažení stanovených cílů ve stanovené kvalitě, času, nákladech. Riziko projektu představuje stupeň vystavení cílů projektu negativním vlivům a jejich pravděpodobným následkům z hlediska rozsahu, kvality, času a nákladů. Je tedy důležité identifikovat všechna rizika projektu. Rizikům předcházíme nebo je eliminujeme dobrou prací projektového týmu. S riziky musíme počítat a u těch nejvíce důležitých bychom měli mít připraveny scénáře řešení (písemně).
Řízení rizik projektu Základem je detailní analýza rizik identifikace rizik, jejich pravděpodobnost a závažnost, včetně návrhů opatření na jejich eliminaci. Provádět řízení rizik, preventivní opatření. Interní problémy ztráta osobností projektového týmu, finanční problémy, změna vnitřního politického nastavení Externí problémy změny vnějších podmínek
Rizika spojená s nesprávným postupem v rámci realizace projektu je nutné dodržovat pravidla poskytovatele dotace povinnosti příjemce dotace jsou vymezeny dokumentací programu a Smlouvou/Rozhodnutím o poskytnutí dotace Porušení povinností vymezených Smlouvou může být kvalifikováno jako: Nesrovnalost Porušení rozpočtové kázně
Rizika spojená s nesprávným postupem Příklady nesrovnalostí: Účetnictví proplacení výdajů z jiného než projektového (případně úvěrového) účtu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace (dále jen Smlouva ) nesprávné prokazování způsobilých výdajů (absence bankovních výpisů, pokladních dokladů apod.) neoznámení nebo nesprávný výpočet příjmů projektu v souladu se Smlouvou; nevedení příjmů projektu na projektovém účtu proplacení výdajů v hotovosti nad 10.000 Kč
Rizika spojená s nesprávným postupem Příklady nesrovnalostí: Změny v projektu dochází při realizaci ke změně, která nebyla oznámena poskytovateli dotace v souladu s pravidly nenaplnění monitorovacích indikátorů o více než 10% neoznámení příjmů projektu neoznámení změny finančního plánu Publicita nedodržení pravidel publicity dle pravidel poskytovatele dotace
Rizika spojená s nesprávným postupem Příklady nesrovnalostí: Nakládání s majetkem zřízení zástavního práva v rozporu se Smlouvou pronajmutí majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou převedení vlastnického práva k majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou nesplnění povinnosti pojistit veškerý pojistitelný majetek pořízený z dotace
Rizika spojená s nesprávným postupem Příklady nesrovnalostí: Ostatní nenaplnění cílů a účelu projektu vyhotovení, použití nebo předložení nepravdivých, nesprávných nebo neúplných dokladů ve smyslu ustanovení 129a trestního zákona porušení pravidel veřejné podpory neposkytování dostatečné součinnosti v souvislostí s realizací projektu dle Smlouvy
Jak riziko eliminovat Znalost pravidel poskytovatele dotace Kvalitní projektový management Kvalitní projektová dokumentace V případě staveb věnovat zvýšenou pozornost vícepracem / méněpracem a dohledu při realizaci stavby Součinnost všech dotčených útvarů příjemce, které se spolupodílejí na realizaci projektu, vymezení kompetencí, zodpovědností, včasné předávání informací Věnovat dostatečnou pozornost účetnictví projektu Dodržovat pravidla v oblasti zadávání zakázek.
Závěrečné shrnutí a doporučení řídit se platnou dokumentací OP zejména příručky, metodické pokyny či pravidla hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu iformovat ŘO o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv dodržovat harmonogram projektu a naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti vést oddělenou účetní evidenci a dodržovat pravidla pro publicitu archivovat dokumentaci projektu po stanovenou dobu
Závěrečné shrnutí a doporučení Nepodceňujte výběr projektového týmu a nastavení projektového řízení. Jednoznačně definujte vztahy nadřízenosti a podřízenosti, kompetence a odpovědnosti jednotlivých členů PT. Nastavte si důsledná pravidla pro komunikaci v PT. Věnujte pozornost kvalitnímu zpracování analýzy rizik a následně jejich řízení. Konzultujte!!!
Děkujeme za pozornost Kontakt (uveďte prosím jméno lektora): seminare@mmr.cz