Projektové a finanční řízení

Transkript

1 Projektové a finanční řízení

2 Obecná specifika projektového řízení Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji

3 Obecná specifika projektového řízení podnikové řízení projekt veličina není definován konec(předpoklad - čas podnik bude fungovat co nejdéle definitivní začátek i konec trvalé opakování aktivit rutinního řízení projekt realizován jednou, bez opakování perioda každá podnikatelská aktivita představuje malý díl celého podnikání riziko každé jednotlivé podnikatelské akce je malé odklady nemusí být vždycky kritické stálý tým se stálým vybavením hodnota projektu představuje někdy více, než roční příjem celého podnikání riziko projektu je značné, neúspěšné projekty nelze opravit každý odklad v průběhu projektu má vliv na výsledek, zejména odklad v činnosti, která je součástí tzv. kritické cesty struktura týmu a jeho vybavení pouze pro období projektu finance riziko Časové odchylky Lidské zdroje

4 Obecná specifika projektového řízení Pro projektové řízení je typická vysoká neurčitost spojená jak s definováním cílů, tak způsobu realizace těchto cílů. Tyto faktory ovlivňují rozhodovací procesy při projektovém řízení a vytvářejí typickou situaci pro rozhodování za rizika nejistoty a tím předurčují i volbu metod rozhodování Je tedy nutné aplikovat efektivní metody řízení v souladu s pravidly projektového managementu tak, aby byla rizika minimalizována

5 Obecná specifika projektového řízení Při projektovém řízení existuje velmi slabá zpětná vazba mezi výsledkem rozhodovacího procesu a vlastním rozhodnutím, který je základním prvkem efektivnosti rozhodování v běžném řízení. Uvnitř projekčního cyklu sice existují vnitřní zpětné vazby, ale mezi projektovým záměrem a konečným výsledkem je zpravidla tak dlouhé časové období, že tato vazba je pro vlastní řízení často zanedbatelná. Zpětnou vazbou jsou spíše zkušenosti z realizace projektu, ale ty jsou využitelné až v projektech dalších.

6 Obecná specifika projektového řízení Dodržování pravidel projektového managementu Řízení projektu Plánování (čas, zdroje, lidské zdroje,kompetence) Vedení projektu Komunikace Administrace Vyhodnocování průběhu projektu Přijímání adekvátních opatření Ukončení projektu

7 Projekty financované z dotací Pro úspěšnou realizaci projektu je stěžejní nejen dodržení zásad projektového managementu, ale též pravidel poskytovatele dotace Tato pravidla jsou vymezena v řízené dokumentaci daného operačního programu Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité se detailně seznámit se zněním právního aktu o poskytnutí dotace (Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Dohoda o poskytnutí příspěvku, Koordinační dohoda atp.)

8 Nastavení projektového řízení v rámci organizace Jasné vymezení procesů, jejich vlastníků, kompetencí respektive odpovědností Vymezení vztahů podřízenosti a nadřízenosti (organizační pavouk) zadávání a delegování úkolů, kontrola a hodnocení pracovníků Jasné vymezení schvalovacích a rozhodovacích procesů (eskalace rozhodování, schvalování výstupů, faktur, odměn atp.) Vazba projektového týmu na strukturu organizace (komunikační toky, hierarchie)

9 Nastavení projektového řízení v rámci organizace Nastavení pravidel komunikace (zejména u větších organizací, kde je nutná součinnost více útvarů/oddělení) Nastavení komunikační platformy/platforem (možnost sdílení dokumentace a sdílení informací) Přehledné vedení dokumentace k projektu a archivace dle pravidel dotačního programu Pravidla práce projektového týmu případně dílčích pracovních skupin (frekvence jednání, vedení zápisů z jednání, kontrola plnění úkolů)

10 Nastavení projektového řízení v rámci organizace Využití interních předpisů: formalizace pravidel projektového řízení v rámci organizace archivační směrnice a spisový řád zohledňující podmínky dotačního programu pravidla pro zajištění udržitelnosti projektu

11 Vedení dokumentace Pro uchování dokladů a dokumentů vztahujících se k projektu má příjemce dotace/partner projektu povinnost vytvořit spis příjemce. Spis musí být veden přehledně a všechny dokumenty musí být snadno dosažitelné. V případech, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává příjemce originály dokladů jako součást svého účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do spisu příjemce ukládá kopie. Ve všech ostatních případech jsou archivovány originály dokladů a dokumentů. V případě, kdy spis příjemce obsahuje kopie dokumentů a dokladů, musí příjemce zajistit, aby na nich byly vyznačeny odkazy na uložení originálu, které umožní jednoduchou, pohotovou a úplnou kontrolu příslušné dokumentace.

12 Spis příjemce Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh Originál právního aktu o poskytnutí podpory, vč. příloh a dodatků Originály smluv s partnery, vč. dodatků Čestná prohlášení a Oznámení o poskytnutí podpory de minimis Kompletní dokumentace k výběrovým a zadávacím řízením Externí a interní účetní doklady Schválené metodiky výpočtu podílu projektu na výdajích/příjmech organizace Doklady o realizaci projektových aktivit, plnění indikátorů, vzorky výstupů, publicita atp. Monitorovací zprávy a žádosti o platbu včetně příloh a doplnění Oznámení příjemce o změnách projektu Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu Zápisy z jednání

13 Sestavení projektového týmu Hlavní úkoly projektového týmu (jednotlivých členů PT): Řízení projektu a řešení případných problémů Zajištění realizace projektových aktivit Finanční řízení projektu Zajištění účetnictví projektu Monitoring naplňování cílů projektu a pravidel programu Administrace projektu vůči poskytovateli dotace Zajištění realizace opatření na zajištění publicity Zajištění zadávacího řízení včetně přípravy podkladů

14 Před uzavřením právního aktu o přidělení dotace Znovu prostudovat projektovou žádost a cíle projektu Znovu ověřit reálnost závazných indikátorů, harmonogramu, finančního plánu atd. Znovu ověřit strukturu rozpočtu a způsobilost předpokládaných výdajů projektu Zvážit aktualizaci údajů uvedených v žádosti. Využít možnosti konzultací s poskytovatelem dotace (co lze ještě měnit, přesný výklad indikátorů, položek rozpočtu, způsobilost výdajů atp.) Detailně se seznámit s podmínkami poskytnutí dotace

15 Před uzavřením právního aktu o přidělení dotace Zajištění finančních zdrojů pro spolufinancování / předfinancování projektu (vlastní zdroje, bankovní úvěr, dodavatelský úvěr, ex-ante financování) Zajištění finančních zdrojů na financování nezpůsobilých výdajů projektu (řízení rizik: riziko vzniku vícenákladů je třeba definovat opatření nejen na snížení pravděpodobnosti, ale rovněž zmírnění dopadu pokud nastane) U projektů generujících příjmy reálné nastavení cenové politiky(výpočet finanční mezery)

16 Po uzavření právního aktu o přidělení dotace Zajistit smlouvy s partnery (jasné vymezení rolí, případně podrobně definovaný rozpočet partnera) Zajistit pracovně právní vztahy s členy PT a řešiteli (jednoznačné pracovní náplně, mzdy v místě a čase obvyklé/limity, sčítání úvazků). Seznámit pracovníky s vykazováním odvedené práce na projektu dle pravidel programu (vazba na pracovní náplň) a pravidly řízení projektu (pravidla komunikace, organizační struktura týmu atp.)

17 Po uzavření právního aktu o přidělení dotace Zajistit výběr dodavatelů (dle zákona a dle pravidel poskytovatele dotace). Zapracovat do smluvních vztahů s dodavateli požadavky poskytovatele dotace (součinnost při kontrolách, náležitosti faktur atp.). Nastavení splatnosti dodavatelských faktur (zohlednit lhůty pro administraci žádostí o platbu, proces schvalování a cash-flow projektu)

18 Řízení projektu Podrobné rozpracování harmonogramu resp. realizačního plánu projektu a kontrola jeho dodržování Monitoring naplňování cílů projektu a závazných monitorovacích indikátorů Monitoring kvality činností a výstupů projektu Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace a pravidel programu a kontrola způsobilosti výdajů projektu Rozhodování (změny, specifická řešení atp.) a řešení případných problémů

19 Realizační plán projektu Aktivita Krok Zajišťuje Odpovídá Termín Školení XY Zpracování obsahové koncepce Zpracování programu Projektový manažer Projektový manažer + lektor Projektový manažer Projektový manažer Zajištění lektora Asistent Projektový manažer 01/03/ /03/ /03/2012 Zajištění prostor a techniky Asistent Asistent 15/03/2012 Publicita a marketing Asistent Projektový manažer Zpracování materiálů pro účastníky 20/03/2012 Lektor Asistent 31/03/2012

20 Finanční řízení projektu Vazba projektu na stávající praxi v organizaci (oběh účetních dokladů, zaúčtování investičních/neinvestičních výdajů, požadavek na oddělené účetnictví, formální a věcné schvalování - podpisové vzory, pokladní limity) Cash-flow projektu (ex-ante / ex-post financování, příp. modifikované financování) úzká komunikace mezi projektovým a finančním manažerem Kontrola čerpání rozpočtu projektu v jednotlivých položkách (dopady změn projektu např. harmonogram atp.)

21 Příjmy Náklady Finanční řízení projektu Monitorovací období Rozpoč et Dosud vyčerpá no leden únor březen duben Zbývá vyčerp at Osobní náklady Projekt. manažer Finanční manažer Asistent Služby Pronájem sálu Tisk publikací Celkové náklady Dary Příjmy celkem

22 Realizace projektových aktivit Opatření pro zajištění publicity projektu dle pravidel poskytovatele dotace (schválení návrhu) Důsledné dokladování všech činností a aktivit v rámci projektu (fotodokumentace, materiály z akcí, prezenční listiny, listy podpořených osob atp.) to co není doloženo jako by se nestalo Získávání zpětných vazeb od cílových skupin, jejich vyhodnocení a zapracování

23 Dokladování vedení dokumentace projektu Aktivita Krok Termín ukončení Výstup Školení XY Zpracování obsahové koncepce 01/03/2012 Obsahová koncepce Zpracování programu 07/03/2012 Program školení Zajištění lektora 15/03/2012 DPP/objednávka Zajištění prostor a techniky 15/03/ Publicita a marketing 20/03/2012 Článek v tisku Prt-sc webových stránek Zpracování materiálů pro účastníky 31/03/2012 Materiály pro účastníky

24 Administrace projektu ve vztahu k ŘO Zpracování monitorovacích zpráv případně hlášení o pokroku včetně povinných příloh Zpracování žádostí o platbu včetně povinných příloh Zpracování žádostí o změnu projektu včetně příloh Zajištění dokumentace o realizovaných aktivitách (včetně fotodokumentace a vzorků výstupů) Zajištění dokladů o naplnění monitorovacích indikátorů (listy podpořených osob, předávací protokoly atp.) Vedení spisu projektu přehlednost (snadná orientace pro kontroly především ex-post)

25 Vedení účetnictví projektu Vedení samostatného účtu projektu a oddělené účetní evidence projektu (samostatné analytické účty) Zaúčtování výdajů (příjmů) projektu dle požadavků dotačního programu (rozúčtování dle zdrojů financování) Zaúčtování investičních a neinvestičních výdajů (soulad projektu s vnitřními předpisy organizace) Zaúčtování mezd, odměn a cestovních náhrad v rámci projektu Metodiky výpočtu podílu projektu na režijních nákladech atp.

26 Problémy při realizaci Detailní analýza rizik - identifikace rizik, návrh opatření (živý dokument) Řízení rizik (sledování signálů rizik, realizace opatření, rozdělení zodpovědností a kontrola jejich naplňování) Realizovat preventivní opatření vzniku rizik a v případě výskytu rizika identifikovat příčinu vzniku a pokusit se navrhnout opatření k jejímu odstranění Interní problémy / externí problémy

27 Změnová řízení Identifikace odchylky od plánu návrh optimálního řešení (finanční a časové hledisko) Konzultace s ŘO (ověření postupu - typ změny) Oznámení změny ŘO: Nepodstatné změny (nezakládá změnu právního aktu o poskytnutí dotace) bez předchozího souhlasu ŘO (informovat v nejbližší MZ s výjimkou změny kontaktních údajů) Podstatné změny (nutnost vypracovat dodatek k právnímu aktu) podléhá schválení ŘO a partnery projektu. Žádost o změnu s podrobným zdůvodněním je třeba podat na ŘO min. 30 dní před koncem projektu.

28 Ukončení realizace projektu Dostatečná časová rezerva na zpracování ZMZ a realizaci všech plateb ZMZ rekapituluje celý průběh projektu, popisuje jakým způsobem byly naplněny cíle projektu (vazba na žádost o dotaci) Přílohou ZMZ jsou výstupy projektu ke kterým se příjemce zavázal (pokud nebyly předloženy již dříve)

29 Zajištění udržitelnosti projektu Proplacení finančních prostředků neznamená konec projektu Každý projekt je i nadále kontrolován a jeho výstupy musí být udrženy po celou dobu udržitelnosti projektu V případě nedodržení podmínek poskytnutí dotace a neudržení výstupů projektu bude dotace vymáhána zpět Při zodpovědném přístupu k povinnostem po dobu udržitelnosti projektu vymáhání dotace nehrozí, neboť povinnosti v udržitelnosti již nejsou tak náročné

30 Zajištění udržitelnosti projektu Lhůta 3 roky pro MSP, jinak 5 let od ukončení realizace Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace Zpracování monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti projektu včetně povinných příloh a zpracování žádostí o změnu projektu Monitoring naplňování a udržování výsledných hodnot závazných monitorovacích indikátorů Zaúčtování případných příjmů projektu a vedení samostatného účtu projektu Součinnost při kontrolách na místě Archivace veškeré dokumentace související s projektem dle pravidel dotačního programu

31 Co by měl příjemce udělat před podáním MZU Prostudovat žádost o dotaci vč. příloh Prostudovat právní akt o poskytnutí dotace vč. případných dodatků Prostudovat si závěrečnou MZ včetně případných doplnění Uvědomit si, k čemu se příjemce zavázal v žádosti o dotaci MZ o zajištění udržitelnosti = výstup naplnění udržitelnosti

32 Součinnost při kontrolách na místě Účelem kontroly je zjištění odchylek od žádoucího stavu, náprava nedostatků, odstranění příčin nedostatků, prevence před vznikem nedostatků, definování možných rizik Kontrolu projektu může provést nejen ŘO, ale i celá řada dalších oprávněných subjektů, a to v období 10 let od finančního ukončení projektu (povinnost archivace) K součinnosti se musí zavázat vedle příjemce rovněž partneři a dodavatelé Druhy kontrol: předběžná (ex-ante), průběžná (interim) následná (ex-post), kontrola postupu zadávání veřejných zakázek

33 Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly Úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ÚRR ve všech otázkách týkajících se předmětu projektu a důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace Přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace na jednom místě a ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní archivační směrnicí zohledňující podmínky programu Důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu Kvalitní práce projektového týmu/pověřené osoby i v období udržitelnosti monitoring naplňování závazných podmínek právního aktu o poskytnutí dotace

34 Závěrečná doporučení Jednoznačné definování kompetencí v rámci projektového týmu a organizace příjemce pokrytí všech klíčových činností při realizaci a administraci projektu (nepodcenit administrativní kapacitu PT) Jednoznačné nastavení pravidel komunikace v rámci PT i organizace příjemce Maximální využívání konzultací s poskytovatelem dotace (viz předchozí) Kvalitní řízení rizik projektu včasná identifikace signálů rizik a rychlý postup při realizaci opatření Jednoznačné delegování kompetencí rovněž ve fázi udržitelnosti projektu

35 Děkuji za pozornost

36 Diskuze Případně písemně na adresu