PRAVIDLA PRO PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ PETIC A STÍŽNOSTÍ Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Cílem těchto pravidel je upravit závazný postup při přijímání a vyřizování petic a stížností. Podle ustanovení 102 odst. 2 písm. l) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, je radě města vyhrazeno stanovit pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností. 2. Podání občanů (petice, stížnosti) se vyřizují v souladu se zákonem č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, pokud zvláštní předpisy nestanoví jinak. Podání se vždy posuzuje a vyřizuje podle obsahu bez ohledu na to, jak je označeno. Článek 2 Petice 1. Postup při přijímání a vyřizování petic se řídí zákonem č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů, a těmito pravidly. 2. Petice je písemné podání obsahující žádost, návrh a stížnost, jehož prostřednictvím se fyzické a právnické osoby obracejí na orgány města ve věcech veřejného nebo jiného společného zájmu, jejíž řešení spadá do působnosti těchto orgánů. Postup při přijímání a evidování petic: 3. Petice musí mít vždy písemnou formu (listinnou nebo elektronickou) a musí být pod ní uvedeno jméno, příjmení a bydliště a podpis toho, kdo ji podává. 4. Podává-li petici petiční výbor, musí být uvedena jména, příjmení a bydliště všech členů výboru a dále jméno, příjmení a bydliště osoby starší 18 let, která je oprávněna členy výboru ve věci zastupovat. 5. V případě, že podpisové archy neobsahují samotný text petice, musí být označeny tak, aby bylo zřejmé, jaká petice má být podpisy podpořena, dále na nich musí být uvedeno jméno, příjmení a bydliště toho, kdo petici sestavil nebo jméno, příjmení a bydliště toho, kdo je oprávněn členy petičního výboru v této věci zastupovat. 6. Město je povinno petici přijmout. Podacím místem je podatelna, případně příslušný odbor MěÚ Kyjov. Petice musí být opatřena otiskem podacího razítka s uvedením data doručení/převzetí a zaevidována v elektronickém systému spisové služby. 7. Všechny doručené petice musí být poté bez zbytečného odkladu (nejpozději následující den po jejich obdržení) nahlášeny k zaevidování do centrální evidence, dle evidence jim bude přiděleno příslušné pořadové číslo. 8. Centrální evidencí petic je pověřen Odbor organizační a právní (právní a kontrolní oddělení) MěÚ Kyjov. Centrální evidence obsahuje pořadové číslo v daném kalendářním roce, datum doručení a číslo jednací dokumentu, jméno, příjmení a adresu osoby, která petici podává, předmět petice, uvedení kdy a komu byla petice předána k vyřízení, datum vyřízení. Stránka 1 (celkem 5)
Vyřizování petic: 9. Jednotlivé petice podle jejich obsahu vyřizují vedoucí zaměstnanci toho odboru, do jehož působnosti předmět petice náleží. Ve sporných případech rozhodne o příslušnosti i projednání a vyřízení petice tajemník MěÚ. Vedoucí příslušného odboru odpovídá za správné, včasné a důsledné prověření a vyřízení petice. 10. Petice musí být do 30 dnů ode dne přijetí vyřízena a písemně zodpovězena tomu, kdo ji podal, popř. tomu, kdo zastupuje petiční výbor. Kopie vyřízení petice se předává tajemníkovi MěÚ a na odbor organizační a právní k založení do centrální evidence. Vyřízený spis zůstává v samostatně vedené evidenci u odboru, který petici vyřizoval. 11. Petice, jejíž vyřízení náleží do působnosti jiného orgánu, musí mu být do 5 dnů ode dne doručení postoupena. O postoupení se uvědomí ten, kdo petici podal. 12. Petice, které jsou adresovány na starostu, popř. místostarostu města, jsou vyřizovány tajemníkem MěÚ nebo tím odborem, kterému z rozhodnutí výše uvedených funkcionářů budou předány k vyřízení. 13. V případě petic adresovaných Radě města Kyjova či Zastupitelstvu města Kyjova předává tajemník MěÚ petice věcně příslušným odborům ke zpracování odborných stanovisek s uvedením termínu zaslání písemného stanoviska. Členům rady města je znění petice zasíláno e-mailovou poštou. Vedoucí příslušných odborů zpracovávají odborná stanoviska k příslušné obsahové části petice, přičemž za jimi zpracované stanovisko k věcně příslušné a obsahové části petice odpovídají. Z předložených stanovisek zpracovává tajemník MěÚ konečný návrh odpovědi pisateli petice. 14. Návrh odpovědi pisateli petice adresované radě města předkládá tajemník MěÚ spolu s příslušnou peticí radě města na nejbližším zasedání tohoto orgánu. Schválenou odpověď podepisuje tajemník MěÚ, pokud není radou města stanoveno jinak. 15. Jde-li o petici adresovanou zastupitelstvu města, předloží tajemník MěÚ návrh odpovědi pisateli včetně příslušné petice tomuto orgánu na jeho nejbližším zasedání, je-li to prakticky časově uskutečnitelné vzhledem ke lhůtě uvedené v odstavci 10 tohoto článku. V opačném případě tajemník MěÚ petici vyřídí a zastupitelstvu města předloží na nejbližším zasedání informativní zprávu o přijetí a vyřízení této petice. 16. Petice, které nesplňují formální náležitosti petic dle zákona č. 85/1990 Sb., o právu petičním, budou vyřizovány v souladu s pravidly pro přijímání a vyřizování stížností. Článek 3 Stížnosti 1. Stížnost podle 175 správního řádu je podání, kterým fyzická či právnická osoba upozorňuje na nevhodné chování úřední osoby nebo si stěžuje na postup orgánů města při výkonu působnosti v oblasti veřejné správy, neposkytuje-li správní řád jiný prostředek ochrany 1. Postup při přijímání a vyřizování stížností podle 175 správního řádu se řídí správním řádem a těmito pravidly. 2. Stížností proti výkonu samostatné působnosti města Kyjova podle zákona o obcích je podání fyzických či právnických osob, v jehož rámci si tyto osoby stěžují na chování či projevy orgánů města nebo na jinou skutečnost, kterou nelze podřadit pod působnost 1 Např. možnost podat řádný či mimořádný opravný prostředek proti správnímu rozhodnutí, žádost o uplatnění opatření proti nečinnosti, apod. Stránka 2 (celkem 5)
správního řádu. Postup při přijímání a vyřizování stížností podle zákona o obcích se řídí těmito pravidly. Postup při přijímání a evidenci stížností: 3. Ze stížnosti musí být zřejmé, kdo ji podává a co obsahuje. Musí obsahovat jméno, příjmení, adresu stěžovatele, přesné uvedení věci, které se stížnost týká. 4. Stížnosti lze podávat: písemně (podána poštou nebo doručena stěžovatelem osobně na podatelnu nebo na příslušný odbor MěÚ), ústně, a to na kterémkoliv odboru MěÚ, přičemž u věcí, které nelze vyřídit ihned, musí být o obsahu stížnosti vyhotoven písemný záznam, který bude stěžovateli předložen k podpisu a opis záznamu bude stěžovateli následně předán, prostřednictvím datové schránky, elektronicky s uznávaným elektronickým podpisem, prostřednictvím technických prostředků (např. fax, dálnopis) anebo elektronicky bez uznávaného elektronického podpisu, takto doručená stížnost podle 175 správního řádu musí být stěžovatelem do 5 kalendářních dnů doručena také v písemné podobě, případně doplněna některým se shora uvedených způsobů, jinak takový úkon nelze považovat za podání, telefonicky - dle povahy věci se stížnost vyřídí buď vysvětlením, nebo se stěžovateli sdělí, aby stížnost sepsal písemně. 5. Stížnosti přijímají zásadně všechny odbory MěÚ a následně vyřizují stížnosti dle věcné příslušnosti. Stížnost je třeba pro posouzení a stanovení dalšího postupu vyhodnotit dle jejího obsahu. Ve sporných případech rozhodne o příslušnosti i projednání a vyřízení stížnosti tajemník MěÚ. 6. Všechny stížnosti musí být zaevidovány v elektronickém systému spisové služby, ihned (nejpozději následující den po jejich obdržení) nahlášeny tajemníkovi MěÚ a zaevidovány do centrální evidence. Jednotlivým stížnostem je přiděleno dle evidence příslušné pořadové číslo. 7. Centrální evidencí stížností je pověřen Odbor organizační a právní (právní a kontrolní oddělení) MěÚ Kyjov. Centrální evidence obsahuje pořadové číslo v daném kalendářním roce, datum doručení a číslo jednací podání, jméno, příjmení a adresu stěžovatele, předmět stížnosti, uvedení kdy a komu byla stížnost předána k vyřízení, datum vyřízení a oprávněnost stížnosti. 8. Stížnost, jejíž vyřízení náleží do působnosti jiného orgánu, musí mu být do 5 dnů ode dne doručení postoupena. O postoupení musí být stěžovatel vyrozuměn. Vyřizování stížností: 9. Stížnosti, které nejsou adresovány na konkrétní odbor, předá podatelna tajemníkovi MěÚ, který je dle věcné příslušnosti postoupí k prošetření a vyřízení na jednotlivé odbory, pokud je nevyřídí samostatně. U stížností se širší problematikou, kde je třeba do šetření zapojit více odborů, koordinuje šetření tajemník MěÚ, který zodpovídá za úplné a kvalitní vyřízení takovéto stížnosti. 10. Stížnosti, které jsou adresovány na starostu, popř. místostarostu města, jsou vyřizovány tajemníkem MěÚ nebo tím odborem, kterému z rozhodnutí výše uvedených funkcionářů budou předány k vyřízení. Stránka 3 (celkem 5)
11. V případě stížností adresovaných radě města či zastupitelstvu města, předává tajemník MěÚ stížnost věcně příslušným odborům ke zpracování odborných stanovisek s uvedením termínu zaslání písemného stanoviska. Členům rady města je znění stížnosti zasláno e-mailovou poštou. Vedoucí příslušných odborů zpracovávají odborná stanoviska k příslušné obsahové části stížnosti, přičemž za jimi zpracované stanovisko k věcně příslušné a obsahové části odpovídají. Z předložených stanovisek zpracovává tajemník MěÚ konečný návrh odpovědi stěžovateli, který předkládá k posouzení radě města či zastupitelstvu města na jejich nejbližším zasedání. Schválenou odpověď podepisuje tajemník MěÚ, pokud není orgány města stanoveno jinak. 12. Stížnosti směřované proti: činnosti nebo zaměstnancům odboru zásadně vyřizuje vedoucí odboru, vedoucímu odboru zásadně vyřizuje tajemník MěÚ, tajemníkovi MěÚ vyřizuje starosta města, starostovi, členům rady města nebo členům zastupitelstva města, řeší rada města nebo zastupitelstvo města a vyřizuje pověřený člen rady města či zastupitelstva města, například ve spolupráci s kontrolním výborem zastupitelstva města. 13. Stížnosti musí být vyřízeny nejdéle do 60 dnů ode dne, kdy byly doručeny oprávněnému orgánu příslušnému k jejímu vyřízení. Stanovenou lhůtu lze překročit jen tehdy, nelze-li v jejím průběhu zajistit podklady pro vyřízení, o překročení stanovené lhůty je nutno stěžovatele informovat. 14. Příslušný vedoucí zaměstnanec, který stížnost obdržel k vyřízení, zajistí, aby stížnost byla řádně prošetřena, popř. učiněna veškerá potřebná opatření k odstranění zjištěných závad a stěžovatel byl o tom písemně ve shora uvedené lhůtě informován. Ve stejné lhůtě musí být stěžovatel písemně informován i v případě, že stížnost nebyla oprávněná. Kopii dopisu, ve kterém se stěžovateli sděluje výsledek vyřízení jeho stížnosti, je nutno bez zbytečného odkladu předat tajemníkovi MěÚ a na odbor organizační a právní k založení do centrální evidence včetně informace, zda byla stížnost vyhodnocena jako oprávněná, částečně oprávněná nebo neoprávněná. Vyřízený spis zůstává v samostatně vedené evidenci u odboru, který stížnost vyřizoval. 15. Stížnost je vyřízena podáním zprávy o vyřízení stěžovateli, respektive dnem předání dopisu poště k odeslání. 16. Opakuje-li stěžovatel stížnost, je nutné přezkoumat, zda původní stížnost byla správně vyřízena a o výsledku kontroly podat stěžovateli zprávu. Neobsahuje-li jeho další stížnost v téže věci nových skutečností, stěžovateli se sdělí, že opakovaná stížnost vzhledem k jejímu obsahu nebude již projednávána. 17. Vyřizování anonymních stížností probíhá ve stejném režimu s tím rozdílem, že po ukončení prošetření se odpověď na anonymní stížnost zakládá do spisu. Článek 4 Kontrola stavu vyřizování stížností a petic 1. Časový průběh vyřizování příslušné stížnosti či petice sleduje příslušný vedoucí odboru a tajemník MěÚ. 2. Vedoucí příslušných odborů provádí kontroly plnění opatření uložených při vyřizování petic a stížností a v případě neplnění vyvozují příslušné sankce proti osobám, které jsou odpovědné za jejich nesplnění. Stránka 4 (celkem 5)
3. Odbor organizační a právní zpracovává do konce prvního čtvrtletí zprávu o vyřizování stížností a petic za předchozí kalendářní rok, která obsahuje minimálně následující údaje: - celkový počet přijatých petic včetně výsledku jejich šetření, - počet vyřízených stížností, z toho počet stížností oprávněných, částečně oprávněných a neoprávněných, - počet anonymních stížností, z toho počet oprávněných stížností. 4. Zprávu o vyřizování stížností a petic předkládá tajemník MěÚ na vyžádání radě města. Článek 5 Závěrečná ustanovení 1. Všichni zaměstnanci odpovídají za dodržování těchto pravidel. 2. Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností nabývají účinnosti dnem 1. 11. 2017, tímto dnem se ruší Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností schválená Radou města Kyjova dne 19. 10. 2015. Mgr. František Lukl, MPA starosta města Kyjova Stránka 5 (celkem 5)